Monitor Księgowego 4/2022, data dodania: 18.03.2022

Zasady oskładkowania kierowców w transporcie międzynarodowym po zmianie przepisów

Od 2 lutego 2022 r. - w związku z wejściem w życie tzw. pakietu mobilności - obowiązują zmodyfikowane reguły rozliczania składek ZUS kierowców realizujących przejazdy międzynarodowe. Obecnie, w przypadku wspomnianej grupy zawodowej, podstawę wymiaru składek zusowskich należy ustalać zgodnie z przepisami, które dotyczą pracowników zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców (czyli pracujących w ramach zagranicznego oddelegowania).

Zagraniczne przewozy drogowe nie są podróżą służbową

Po 1 lutego 2022 r. za podróż służbową kierowcy uznaje się wyłącznie zadania wykonywane na polecenie pracodawcy w ramach krajowych przewozów drogowych. A zatem, w aktualnym stanie prawnym, kierowca realizujący przewozy międzynarodowe:

  • nie jest w delegacji w rozumieniu art. 775 § 1 Kodeksu pracy,
  • nie ma prawa do diet, ryczałtów za noclegi i innych należności delegacyjnych.

Ogólne reguły wyznaczania podstawy składkowej po zmianach

Począwszy od 2 lutego 2022 r. od świadczeń przyznawanych kierowcom "międzynarodowym" pracodawcy powinni naliczać składki ZUS na zasadach przewidzianych dla pracowników oddelegowanych do pracy poza granicami Polski.

Tabela 1. Praktyczne aspekty nowych reguł rozliczeń składkowych kierowców wykonujących przejazdy międzynarodowe

Wskazanie poszczególnych kroków

Zasady, których stosowanie jest niezbędne do prawidłowego skalkulowania podstawy wymiaru i kwoty składek zusowskich kierowców

Krok 1. Wyznaczenie miesięcznego przychodu kierowcy w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych

Należy zsumować łączny przychód, jaki kierowca uzyskał w danym miesiącu za pracę wykonywaną zarówno na terenie Polski, jak i za granicą (po uprzednim przeliczeniu na złote według średniego kursu walut NBP z dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu).

Co istotne, należy brać pod uwagę wszystkie wypłaty stanowiące podstawę wymiaru składek ZUS dokonane lub postawione do dyspozycji kierowcy od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca bez względu na okres za jaki przysługują, w tym wynagrodzenie za urlop.

Przy sumowaniu nie należy natomiast uwzględniać:

  • zasiłków z ubezpieczeń społecznych,
  • wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
  • przychodów wymienionych w rozporządzeniu składkowym, z tym zastrzeżeniem, że:
    • kierowcom za przejazdy międzynarodowe od 2 lutego 2022 r. nie przysługują już należności delegacyjne, a zatem obecnie w stosunku do nich nie znajduje już zastosowania zwolnienie, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia składkowego, dotyczące należności z tytułu podróży służbowych;
    • wyłączenie z podstawy wymiaru składek równowartości diet zagranicznych na mocy § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia składkowego rozważa się dopiero w kroku 2.

Krok 2. Porównanie miesięcznego przychodu ustalonego w kroku 1 z kwotą prognozowanego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej

  • Jeśli faktycznie uzyskany w danym miesiącu przychód jest wyższy od kwoty prognozowanego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej (w 2022 r. - 5922 zł), wówczas płatnik powinien pomniejszyć go o równowartość diet przysługujących z tytułu zagranicznych podróży służbowych, określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, zwanym dalej: rozporządzeniem z 29 stycznia 2013 r. (§ 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia składkowego). Tak obliczony przychód stanowiący podstawę składek nie może być niższy od kwoty przeciętnego wynagrodzenia (w 2022 r. - 5922 zł).

Te diety, o które pomniejsza się przychód, nazywane są potocznie "wirtualnymi dietami".

Co ważne, na potrzeby ww. porównania stosuje się zawsze pełną kwotę prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia. Zgodnie z wyjaśnieniami ZUS brak jest podstaw prawnych do proporcjonalnego zmniejszania tej kwoty odpowiednio do okresu przebywania za granicą, np.w przypadku realizowania zadań służbowych w ramach przewozu międzynarodowego przez część miesiąca. A zatem, niezależnie od liczby dni świadczenia pracy przez kierowcę poza Polską, omawianego porównania należy dokonywać zawsze do pełnej kwoty przeciętnego wynagrodzenia.

  • Jeśli faktyczny miesięczny przychód kierowcy nie przekracza zaś kwoty prognozowanego wynagrodzenia miesięcznego, wówczas jego podstawę składkową ustala się na zasadach ogólnych (bez pomniejszania jej o kwotę "wirtualnych diet").

Krok 3. Wyliczenie na zasadach ogólnych kwoty należnych składek ZUS od podstawy wyznaczonej w kroku 2

Kwoty poszczególnych składek nalicza się od skalkulowanej w kroku 2 podstawy wymiaru, na takich samych zasadach jak w przypadku innych zatrudnionych osób.

Tabel 2. Wysokość podstawy wymiaru składek ZUS kierowców "międzynarodowych" obowiązująca w okresie od 2 lutego do 31 grudnia 2022 r.

Miesięczny przychód

Miesięczny przychód
po pomniejszeniu
o wartość "wirtualnych diet"

Podstawa wymiaru składek

niższy lub równy 5922 zł

niższy lub równy 5922 zł

kwota faktycznie uzyskanego przychodu, bez pomniejszania o wartość diet

wyższy niż 5922 zł

niższy lub równy 5922 zł

5922 zł (kwota przychodu po pomniejszeniu o wartość diet do kwoty dolnego ograniczenia)

wyższy niż 5922 zł

wyższy niż 5922 zł

kwota faktycznie uzyskanego przychodu po pomniejszeniu o wartość diet

Ustalenie kwoty "wirtualnych diet"

Aby prawidłowo ustalić kwotę podlegającą wyłączeniu z podstawy wymiaru składek kierowcy, należy obliczyć dla niego równowartość diet zagranicznych za każdy dzień pobytu poza terytorium Polski (określonych w przepisach rozporządzenia z 29 stycznia 2013 r.).

Przez sformułowanie "za każdy dzień pobytu" należy rozumieć zarówno dni pracy poza granicami kraju, jak i dni wolne od pracy, w których kierowca pozostaje w gotowości do świadczenia pracy, np. oczekując na podjęcie następnego dnia kolejnej operacji transportowej.

Przy wyznaczaniu liczby dni pobytu za granicą pomija się:

    • dni urlopu wypoczynkowego (pomimo tego że wynagrodzenie urlopowe stanowi podstawę wymiaru składek),
    • dni choroby oraz
    • okres korzystania z urlopu bezpłatnego.

Przykład

Pełnoetatowemu pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku kierowcy pracodawca zlecił w marcu 2022 r. przewóz towarów do Włoch. Po dotarciu na miejsce i rozładunik kierowca skorzystał z 7 dni urlopu, który spędził w Rzymie. Należną w tej sytuacji kwotę wynagrodzenia urlopowego zakład pracy powinien wliczyć do podstawy wymiaru składek ZUS. Przy stosowaniu zwolnienia wynikającego z § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia składkowego w przedstawionych okolicznościach od całości marcowego przychodu uzyskanego w danym miesiącu przez podwładnego nie należy jednak odejmować równowartości diet za wspomniane 7 dni urlopu.

W sytuacji gdy kierowca w danej dobie przebywa w więcej niż jednym państwie, podmiot zatrudniający powinien mieć na uwadze ogólne reguły wynikające z rozporządzenia z 29 stycznia 2013 r., w myśl których:

  • dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej;
  • w przypadku podróży zagranicznej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe, pamiętając, iż:
    • za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości,
    • za niepełną dobę podróży zagranicznej:
  • do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,
  • ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,
  • ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Przykład

Pracownik - kierowca realizujący przejazdy międzynarodowe - został wysłany w marcu 2022 r. z ładunkiem do Niemiec, Luksemburga i Belgii. W krajach tych spędził odpowiednio: 11 godz., 9 godz. oraz 70 godz. W rozstrzyganym przypadku na potrzeby zastosowania zwolnienia zusowskiego na podstawie § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia składkowego, kwotę "wirtualnych diet" należy ustalić w następujący sposób:

    • Niemcy - 49 euro × 50% = 24,5 euro

    • Luksemburg - 48 euro × 50% = 24 euro

    • Belgia - 48 euro × 3 = 144 euro.

Jak wynika z powyższego, łącza kwota "wirtualnych diet" to 192,5 euro (24,5 euro + 24 euro + 144 euro).

Przeliczenia "wirtualnych diet" wg kursu NBP

Dokonując rozliczeń podatkowo-składkowych pracownika zatrudnionego na stanowisku kierowcy i wykonującego przewozy międzynarodowe, określone w walutach obcych "wirtualne diety" (wynikające ze zwolnienia składkowego, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia składkowego), należy przeliczać na złote według kursu średniego walut obcych ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu (art. 11a ust. 1 updof).

Przykład

32-letni pracownik zatrudniony w spółce akcyjnej z Wrocławia jako kierowca wykonujący przewozy międzynarodowe od 7 do 22 marca 2022 r. został wysłany z towarem do Portugalii, z przejazdem przez Niemcy, Francję i Hiszpanię oraz z dodatkowym załadunkiem w tym ostatnim państwie. Przez resztę marca realizował on obowiązki służbowe Polsce. Jego łączny marcowy przychód wyniósł 9700 zł. Z tego powodu w tym przypadku podstawę wymiaru składek ZUS należy ustalić z zastosowaniem zwolnienia wynikającego z § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia składkowego.

Spółka na potrzeby rozliczenia ww. przewozu wskazała dwa państwa docelowe: Hiszpanię i Portugalię, z czego na ten pierwszy kraj przypadło 7 dni zagranicznego wyjazdu, a pozostałe 9 dni na Portugalię.

Uwzględniając fakt, iż do przeliczeń "wirtualnych diet" przyjęto średni kurs euro ogłoszony przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania marcowego przychodu przez omawianego kierowcę na poziomie 4,7989 zł, ustalenie podstawy wymiaru składek zusowskich w zaprezentowanych okolicznościach powinno wyglądać następująco:

Krok 1. Ustalenie wartości "wirtualnych diet":

  • [(7 dni przejazdu przypadającego na Hiszpanię × 50 euro × 4,7989 zł (średni kurs NBP)) + (9 dni przejazdu przypadającego na Portugalię × 49 EUR × 4,7989 zł (średni kurs NBP))] = 3795,93 zł.

Krok 2. Ustalenie finalnej podstawy wymiaru składek ZUS:

9700 zł - 3795,93 zł = 5904,07 zł.

Obliczona kwota jest niższa od kwoty prognozowanego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej (5922 zł), a zatem podstawa wymiaru składek za marzec powinna wynieść 5922 zł.

Krok 3. Obliczenie kwoty składek finansowanych przez pracownika:

Rodzaj składki

Sposób wyliczenia

Kwota składek

składka emerytalna

5922 zł × 9,76%

577,99 zł

składka rentowa

5922 zł × 1,5%

88,83 zł

składka chorobowa

5922 zł × 2,45%

145,09 zł

składki na ubezpieczenia społeczne razem

577,99 zł + 88,83 zł + 145,09 zł

811,91 zł

składka na ubezpieczenie zdrowotne w pełnej wysokości

(5922 zł - 811,91 zł) × 9%

459,91 zł

Podstawa prawna

  • art. 2 pkt 7, art. 21b ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców - j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1412; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 209

  • art. 11a ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1128; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 501

  • art. 18 ust. 1 i 2 ustawy z 13 października 1998 o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 423; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2105

  • § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 449

  • § 13 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej - Dz.U. z 2013 r. poz. 167

  • obwieszczenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 4 listopada 2021 r. w sprawie kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w roku 2022 oraz przyjętej do jej ustalenia kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia - M.P. z 2021 r., poz. 1056

Mariusz Pigulski

ekspert ds. prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, autor licznych opracowań i publikacji z dziedziny kadrowo-płacowej

Notyfikacje

Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych szkoleniach? Zgódź się na powiadomienia od wideoakademii

Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE NIE
TAK TAK