Zmiany w czasie pracy kierowców wynikające z Pakietu Mobilności I

Od 2 lutego 2022 r. obowiązują pierwsze regulacje wdrażające do polskiego prawa rozwiązania z tzw. Pakietu Mobilności I. Nowelizacja ta zmienia m.in. definicję oraz zasady rozliczania podróży służbowych kierowców w transporcie międzynarodowym, sposób ewidencjonowania czasu pracy kierowców, wykorzystywanie przez nich przerw na odpoczynek czy limity pracy w porze nocnej, a także ograniczenia w zakresie dopuszczanych kryteriów, na jakich mogą opierać się składniki wynagrodzenia kierowców.

Nowe regulacje w zakresie czasu pracy kierowców wprowadza ustawa z 26 stycznia 2022 r. o zmianie ustawy o transporcie drogowym, ustawy o czasie pracy kierowców oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2022 r. poz. 209). Jak wynika z uzasadnienia projektu tej ustawy, jej celem jest dostosowanie polskich przepisów do wymogów art. 2 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2020/1057 z 15 lipca 2020 r. ustanawiającej przepisy szczególne w odniesieniu do dyrektywy 96/71/WE i dyrektywy 2014/67/UE dotyczące delegowania kierowców w sektorze transportu drogowego oraz zmieniającej dyrektywę 2006/22/WE w odniesieniu do wymogów w zakresie egzekwowania przepisów oraz rozporządzenie (UE) nr 1024/2012, stanowiącej jeden z aktów wchodzących w skład tzw. Pakietu Mobilności I. Zgodnie z motywem 1 dyrektywy (UE) 2020/1057 zmierza ona do utworzenia bezpiecznego, efektywnego i społecznie odpowiedzialnego sektora transportu drogowego.

Rozliczanie międzynarodowej podróży służbowej kierowców

Znowelizowana ustawa o czasie pracy kierowców odchodzi od podróży służbowych kierowców w transporcie międzynarodowym. Zmiana ta stanowi wdrożenie postanowienia wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 24 listopada 2016 r. (K11/15) w zakresie niekonstytucyjności przepisów dotyczących wypłacania świadczeń związanych z zagranicznymi podróżami służbowymi w transporcie międzynarodowym.

Od 2 lutego 2022 r. podróżą służbową kierowcy jest każde zadanie służbowe wykonywane w ramach krajowych przewozów drogowych polegające na wykonywaniu, na polecenie pracodawcy:

• przewozu drogowego poza miejscowość, o której mowa w art. 2 pkt 4 lit. a ustawy o czasie pracy kierowców (tj. siedzibę pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki, oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddziały), lub
• wyjazdu poza miejscowość, o której mowa w art. 2 pkt 4 lit. a ustawy o czasie pracy kierowców, w celu wykonania przewozu drogowego (art. 2 pkt 7 ustawy o czasie pracy kierowców).

Zatem podróżą służbową nie jest obecnie podróż zagraniczna kierowcy w transporcie międzynarodowym.

W konsekwencji opisanej zmiany definicji podróży służbowej zmodyfikowano także art. 21a ustawy o czasie pracy kierowców, w którym wskazano wyraźnie, że wyłącznie kierowcy wykonującemu krajowe przewozy drogowe w podróży służbowej przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem tego zadania służbowego, ustalane na zasadach określonych w przepisach art. 77⁵ § 3-5 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy. Ponadto dodany art. 21b ustawy o czasie pracy kierowców wyraźnie przesądza, że kierowca wykonujący zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych nie jest w podróży służbowej w rozumieniu art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy.

Oznacza to, że od 2 lutego 2022 r. należności na pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem zadania służbowego w podróży służbowej, ustalane na zasadach określonych w przepisach art. 77⁵ § 3-5 Kodeksu pracy, przysługują wyłącznie kierowcy wykonującemu krajowe przewozy drogowe. Zatem w przypadku krajowych przejazdów nadal będących podróżami służbowymi kierowcom przysługują diety i zwrot innych należności zgodnie z umową o pracę, układem zbiorowym lub regulaminem wynagradzania, a w przypadku ich braku - rozporządzeniem określającym wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

WAŻNE

Od 2 lutego 2022 r. kierowca wykonujący zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych nie jest w podróży służbowej w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy.

Natomiast do kierowcy wykonującego zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych stosuje się w zakresie ustalania podstawy wymiaru:

• podatku dochodowego od osób fizycznych - przepisy dotyczące osób zatrudnionych w kraju i przebywających czasowo za granicą (o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 20 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych),
• składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - przepisy dotyczące pracowników zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców, wydane na podstawie art. 21 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Dzięki wprowadzeniu powyższych regulacji kierowcy wykonujący przewozy w ramach międzynarodowych przewozów drogowych mogą skorzystać z ograniczeń w zakresie opodatkowania i oskładkowania ich dochodu z tego tytułu. Tym samym ich przychód z tego tytułu nie będzie podlegał oskładkowaniu w wysokości równowartości diety przysługującej z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju, za każdy dzień pobytu, określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (§ 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe). Jednak z tym zastrzeżeniem, że ustalony w ten sposób miesięczny przychód tych osób stanowiący podstawę wymiaru składek nie może być niższy od kwoty przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej.

Natomiast na podstawie przepisów dotyczących zwolnień podatkowych wolna od podatku dochodowego pozostaje część przychodów za każdy dzień pobytu za granicą, w kwocie odpowiadającej 30% diety, określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.

WAŻNE

Kierowcom transportu międzynarodowego nie przysługują diety i ryczałty, które do tej pory nie były opodatkowane ani oskładkowane, ale w zamian za to będą mogli korzystać z ulgi podatkowej i składkowej w zakresie diet.

PRZYKŁAD

Pracownik będący kierowcą w przewozie międzynarodowym podróżował 15 dni w miesiącu do Niemiec. Z tego tytułu pracodawca wypłacał mu do tej pory diety w wysokości 49 euro (stawka diety według rozporządzenia) oraz ryczałt za nocleg w wysokości 37,50 euro (25% limitu według rozporządzenia). Pracownikowi przysługiwałaby więc zgodnie ze starymi zasadami kwota 1297,50 euro. Obecnie kwota ta będzie podlegała oskładkowaniu i opodatkowaniu, jeżeli mimo zmiany przepisów pracodawca nadal będzie wypłacał diety. Zwolniona ze składek ZUS będzie jednak kwota przychodu w wysokości 49 euro x 15 dni miesięcznie, z zastrzeżeniem, że miesięczna podstawa oskładkowania pracownika nie będzie niższa niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej (w 2022 r. pracownik będzie zarabiał ponad 5922 zł). Z kolei zwolnieniu podatkowemu będzie podlegał przychód w wysokości 30% diety, co stanowi 220,50 euro (30% x 49 euro x 15 dni).

Zmiana zasad ewidencji czasu pracy kierowców

Nowelizacja ustawy o czasie pracy kierowców doprecyzowała zasady ewidencji czasu pracy kierowców.

Od 29 maja 2022 r. ewidencja czasu pracy powinna obejmować:

• liczbę przepracowanych godzin,
• godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• liczbę godzin przepracowanych w porze nocnej,
• liczbę godzin nadliczbowych,
• dni wolne od pracy z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
• liczbę godzin dyżuru oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem, czy jest to dyżur pełniony w domu,
• rodzaj i wymiar zwolnień od pracy,
• rodzaj i wymiar innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
• wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.

Dane ujmowane w tej ewidencji powinny uwzględniać jak przed nowelizacją:

• zapisy na wykresówkach,
• wydruki danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,
• pliki pobrane z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,
• inne dokumenty potwierdzające czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności lub
• rejestr opracowany na podstawie wyżej wskazanych dokumentów.

Nie zmieniają się zasady ewidencjonowania pracowników objętych zadaniowym czasem pracy, otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub ryczałt za porę nocną. W ich przypadku nadal nie ewidencjonuje się godzin pracy, zamiast których prowadzi się indywidualne karty ewidencji nieobecności pracownika w pracy z podziałem na rodzaj i wymiar.

Nową regulacją jest natomiast wprowadzenie możliwości prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców w postaci papierowej lub elektronicznej.

WAŻNE

Od 29 maja 2022 r. ewidencja czasu pracy kierowców może być prowadzona w postaci papierowej lub elektronicznej.

Niezmienny pozostaje obowiązek udostępniania kierowcy, na jego wniosek, ewidencji czasu pracy.

Wydłużeniu natomiast ulega okres przechowywania tego typu ewidencji. Od 29 maja 2022 r. dokumentacja czasu pracy kierowców powinna być przechowywana przez 10 lat po zakończeniu okresu nią objętego (co ma pozostawać spójne z ogólnym okresem przechowywania dokumentacji pracowniczej wynikającym z Kodeksu pracy). Dotychczas okres archiwizacji tych dokumentów wynosił 3 lata od zakończenia okresu objętego dokumentacją.

WAŻNE

Od 29 maja 2022 r. ewidencja czasu pracy kierowców powinna być archiwizowana przez 10 lat po zakończeniu okresu nią objętego.

Wykorzystywanie przerw na odpoczynek

Nowelizacja uściśliła także zasady wykorzystywania przerw na odpoczynek.

Kierowcy nadal mają obowiązek wykorzystać przerwę przeznaczoną na odpoczynek w wymiarze nie krótszym niż 30 minut, gdy łączny dzienny czas prowadzenia pojazdu wynosi od 6 do 8 godzin, oraz w wymiarze nie krótszym niż 45 minut, gdy łączny dzienny czas prowadzenia pojazdu przekracza 8 godzin. Jednak od 1 marca 2022 r. przerwa ta nie może być odebrana przed rozpoczęciem lub po zakończeniu dziennego czasu prowadzenia pojazdu.

Zmianie uległa też możliwość dzielenia trwających co najmniej 30 minut przerw na krótsze. Mianowicie od 1 marca 2022 r. przerwy te mogą być dzielone na okresy krótsze, jednak z zastrzeżeniem, że każda z nich ma trwać co najmniej 15 minut i być wykorzystywana zgodnie z obowiązującym kierowcę rozkładem jazdy. Przed nowelizacją przy podziale przerw limit minimum 15 minut obowiązywał przy 1 podzielonej przerwie, a nie przy wszystkich. Ponadto przy okazji nowelizacji wyraźnie zaznaczono, że przerwy te zawierają w sobie przerwę w pracy trwającą 15 minut, którą kierowca ma obowiązek odbyć, jeżeli dobowy wymiar jego czasu pracy wynosi co najmniej 6 godzin. Doprecyzowano także, że przerwy przeznaczone na odpoczynek są rozliczane jak czas pracy.

PRZYKŁAD

Łączny dzienny czas prowadzenia pojazdu wynosi od 6 do 8 godzin. Pracodawca chce, żeby pracownik wykorzystał przerwę na odpoczynek w wymiarze pół godziny, przychodząc później do pracy. Taki sposób wykorzystania przerwy nie jest prawidłowy. Pracownik powinien wykorzystać przerwę w czasie pracy, ponieważ przepis wyraźnie wskazuje, że przerwa nie może być odebrana przed rozpoczęciem lub po zakończeniu dziennego czasu prowadzenia pojazdu.

Praca kierowców w porze nocnej

Nowelizacja doprecyzowała także obowiązujące ograniczenia pracy kierowców w porze nocnej.

W przypadku gdy praca jest wykonywana w porze nocnej, czas pracy kierowcy także po nowelizacji nie może przekraczać 10 godzin. Zmienia się natomiast przedział czasowy, w jakim jest liczony 10-godzinowy limit. Mianowicie od 2 lutego 2022 r. limit ten obowiązuje między dwoma kolejnymi okresami dziennego odpoczynku albo dziennego i tygodniowego okresu odpoczynku, a nie - jak przed nowelizacją - w okresie danej doby pracowniczej.

Po zmianie przepisów w pełni jest jasne, że taki odpoczynek skutkuje zamknięciem rozliczenia związanego z pracą w nocy, czyli czas pracy po odpoczynku nie jest doliczany do 10 godzin pracy także wówczas, gdy następuje podjęcie pracy w tej samej dobie. Przez dobę pracowniczą należy rozumieć 24 kolejne godziny, poczynając od godziny, w której kierowca rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Przed zmianą przepisów w tak ustalonej dobie pracowniczej rozliczany był maksymalny czas pracy w razie świadczenia przez kierowcę pracy w nocy.

Kryteria wynagradzania

W ramach nowelizacji dodano także nowe kryterium - szybkości dostawy, które uznaje się za niedopuszczalne do zastosowania przy wyliczaniu składników wynagradzania kierowców.

Warunki wynagradzania kierowców nie mogą więc przewidywać składników wynagrodzenia, których wysokość jest uzależniona od:

• liczby przejechanych kilometrów,
• szybkości dostawy,
• ilości przewiezionego ładunku,

jeżeli ich stosowanie mogłoby zagrażać bezpieczeństwu na drogach lub zachęcać do naruszania przepisów rozporządzenia (WE) nr 561/2006.

Zakaz stosowania składników wynagradzania opartych na szybkości dostawy obowiązuje od 1 marca 2022 r.

WAŻNE

Od 1 marca 2022 r. ograniczono możliwość stosowania składników wynagradzania kierowców opartych na kryterium szybkości dostawy.

Obowiązuje też nowa zasada, zgodnie z którą ograniczenia w stosowaniu wszystkich wymienionych składników wynagrodzenia od 1 marca 2022 r. stosuje się także do przedsiębiorców wykonujących osobiście przewozy drogowe oraz osób niezatrudnionych przez przedsiębiorcę, lecz osobiście wykonujących na jego rzecz przewozy drogowe lub regularne.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 77⁵ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320, ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1162

• art. 2 ustawy z 26 stycznia 2022 r. o zmianie ustawy o transporcie drogowym, ustawy o czasie pracy kierowców oraz niektórych innych ustaw - Dz.U. z 2022 r. poz. 209

• art. 2 pkt 7, art. 21a-21b, art. 25-26, art. 31b ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców - Dz.U. z 2019 r. poz. 1412; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 209

• art. 21 ust. 1 pkt 20 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1128; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 138

• art. 21 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - Dz.U. z 2021 r. poz. 423; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2105

• § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - j. t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949

Małgorzata Mędrala

radca prawny, doktor nauk prawnych, autorka wielu publikacji z zakresu prawa pracy i ochrony danych osobowych