Praca zdalna - nowy sposób pracy na odległość

W celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie przez czas oznaczony obowiązków określonych w umowie o pracę poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna). Jest to możliwe, jeśli pozwala na to rodzaj pracy, możliwości techniczne oraz lokalowe pracownika, a także jego umiejętności wykonywania zadań za pomocą narzędzi do pracy zdalnej.

Miejscem pracy pracownika jest co do zasady siedziba pracodawcy lub jego jednostka organizacyjna, taka jak oddział czy filia. Jednak nie w każdym przypadku wykonywanie pracy na terenie zakładu pracy ma racjonalne uzasadnienie. W czasie pandemii możliwość pracy np. z domu zyskuje coraz większą popularność.

1. Praca zdalna a telepraca

Kodeks pracy od wielu lat dopuszcza możliwość wykonywania pracy na odległość w ramach telepracy. W tym trybie praca jest wykonywana regularnie poza zakładem, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej (w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną). Tym samym w ramach telepracy można wykonywać wszelkiego rodzaju prace biurowe, których efekty są przekazywane pracodawcy w szczególności za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej (art. 67⁵ Kodeksu pracy).

Epidemia COVID-19 i związana z nią izolacja społeczna mająca na celu ograniczenie rozprzestrzeniania się wirusa wymusiła wprowadzenie nowego rozwiązania w zakresie organizacji procesu pracy. Jest nim praca zdalna, która jest uregulowana w art. 3 ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (dalej: ustawa o COVID-19). Zgodnie z wprowadzonymi tą ustawą regulacjami pracodawca w celu przeciwdziałania COVID-19 może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna).

WAŻNE (!)

Pracodawca w celu przeciwdziałania COVID-19 może polecić pracownikowi wykonywanie obowiązków określonych w umowie o pracę poza miejscem jej stałego wykonywania.

Pracą zdalną jest wykonywanie obowiązków służbowych określonych w umowie o pracę:

• poza miejscem stałego wykonywania,
• w celu przeciwdziałania COVID-19,
• na polecenie pracodawcy,
• przez oznaczony czas.

Definicja pracy zdalnej wykazuje istotne różnice w stosunku do telepracy. Wspólnym mianownikiem zarówno pracy zdalnej, jak i telepracy jest fakt, iż są one realizowane poza zakładem pracy (w przypadku pracy zdalnej poza miejscem stałego wykonywania pracy). Do różnic należy zaliczyć to, iż telepraca może być wykonywana zarówno w czasie epidemii COVID-19, jak i poza okresem epidemii. Telepraca może być świadczona wyłącznie wówczas, gdy wykonywanie obowiązków wiąże się z przesyłaniem efektów pracy drogą elektroniczną. W przypadku pracy zdalnej nie ma takiego ograniczenia.

Tabela. Różnice między pracą zdalną a telepracą

2. Polecenie wykonywania pracy zdalnej

Wykonywanie pracy zdalnej nie zależy od swobodnego uznania zatrudnionego, nawet w sytuacji, gdy takie względy, jak wiek czy ogólny stan zdrowia, przemawiają za zasadnością wykonywania pracy poza stałym miejscem realizowania obowiązków pracowniczych. Rozpoczęcie wykonywania pracy zdalnej musi poprzedzać polecenie pracodawcy.

Należy także mieć na uwadze, że praca zdalna może być polecona do wykonywania przez czas oznaczony. Tym samym należy przyjąć, że pracodawca nie ma legalnej możliwości polecenia pracy zdalnej na czas nieokreślony.

Przykład

Pracodawca 1 czerwca 2020 r. wydał pracownikowi polecenie wykonywania pracy zdalnej w celu przeciwdziałania COVID-19. Polecenie miało formę ustną, a pracodawca nie wskazał, przez jaki okres praca zdalna będzie wykonywana. Poinformował tylko pracownika, że polecenie pracy zdalnej obowiązuje do odwołania. Postępowanie pracodawcy należy uznać za nieprawidłowe, ponieważ z definicji pracy zdalnej wynika jasno, że polecenie powinno zawierać okres, w którym pracownik będzie realizował swoje obowiązki w ramach pracy zdalnej.

Przepisy nie regulują formy wydania polecenia o wykonywaniu pracy w trybie zdalnym. Jednak w celach dowodowych warto, aby polecenie pracy zdalnej zostało przekazane pracownikowi na piśmie, w formie tradycyjnej papierowej lub korespondencji elektronicznej.

Do elementów, jakie powinny znaleźć się w poleceniu pracy zdalnej, należy zaliczyć:

• oznaczenie miejsca i daty wydania polecenia,
• oznaczenie pracodawcy wydającego polecenie oraz pracownika, którego ono dotyczy,
• uzgodnione miejsce wykonywania pracy zdalnej,
• oznaczenie czasu, przez jaki praca zdalna będzie wykonywana.

W treść polecenia pracy warto także ustalić obowiązek sporządzania ewidencji wykonywanych czynności oraz jego formę, czy możliwości cofnięcia polecenia wykonywania pracy zdalnej.

Przykładowy wzór polecenia wykonywania pracy zdalnej

Ponieważ przepisy jednoznacznie wskazują na konieczność oznaczenia terminu wykonywania pracy zdalnej, a okres epidemii COVID-19 jest trudny do przewidzenia, pracodawca ma możliwość wielokrotnego ponawiania polecenia wykonywania pracy zdalnej.

Podczas podejmowania przez pracodawcę decyzji o poleceniu pracy zdalnej należy mieć na uwadze, że pracodawca nie ma możliwości wręczenia pracownikowi polecenia pracy zdalnej bez względu na okoliczności, kierując się wyłącznie potrzebą przeciwdziałania COVID-19. Wykonywanie pracy zdalnej może zostać bowiem polecone tylko w przypadku, gdy pracownik ma:

• umiejętności konieczne do wykonywania pracy na odległość,
• możliwości techniczne i lokalowe

oraz pozwala na to rodzaj pracy.

Przykład

Pracodawca prowadzący zakład produkujący meble zamierza stosować pracę zdalną w celu przeciwdziałania COVID-19. W tym celu postanowił przenieść do mieszkań pracowników obrabiarki do drewna. Postępowanie pracodawcy nie jest prawidłowe. Wprawdzie przedmiotem pracy zdalnej może być praca, w ramach której wytwarzane są części wytwórcze lub usługi materialne, jednak trudno uznać, że większe maszyny i urządzenia techniczne mogą stać się częścią wyposażenia domu czy mieszkania pracownika zdalnego.

Uwzględniając powyższą zasadę należy przyjąć, że zanim pracodawca wyda pracownikowi polecenie wykonywania pracy zdalnej, powinien w pierwszej kolejności dokonać stosownych uzgodnień z pracownikiem, w szczególności w zakresie możliwości lokalowych jej wykonywania.

Przykład

Pracodawca zatrudnia pracownika na stanowisku związanym z przetwarzaniem dużej ilości danych osobowych. Praca jest realizowana zarówno przy użyciu komputera, jak i z wykorzystaniem dokumentów w formie papierowej. Pracodawca wydał pracownikowi polecenie wykonywania pracy zdalnej. Pracownik poinformował pracodawcę, że na czas budowy domu mieszka z żoną i dzieckiem w wynajętym pokoju. W tym przypadku pracodawca powinien odstąpić od polecenia wykonywania pracy zdalnej. Pracownik nie ma bowiem warunków do wykonywania takiej pracy, w szczególności uwzględniając konieczność zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych.

3. Możliwość odwołania polecenia pracy zdalnej

Zasadą jest, że określony termin obowiązywania polecenia wykonywania pracy zdalnej powinien być dla stron wiążący. Nie można jednak wykluczyć okoliczności, kiedy wykonywanie pracy w formie zdalnej będzie musiało być przerwane np. z powodu konieczności wykonania obowiązków wymagających obecności w stałym miejscu pracy.

Przepisy umożliwiają pracodawcy cofnięcie w każdym czasie polecenia wykonywania pracy zdalnej, także gdy jest ona zasadna w kontekście przeciwdziałania COVID-19. Zatem prawnie dopuszczalna jest sytuacja, w której pracodawca cofa polecenie wykonywania pracy zdalnej z dnia na dzień. Jednak z uwagi na fakt, że praca zdalna stanowi istotną zmianę w zakresie organizacji wykonywania obowiązków pracowniczych, dobrą praktyką jest zawiadomienie pracowników o terminie cofnięcia polecenia wykonywania pracy zdalnej z kilkudniowym wyprzedzeniem.

WAŻNE (!)

Prawnie dopuszczalne jest cofnięcie polecenia wykonywania pracy zdalnej z dnia na dzień.

Nie ma w przepisach regulacji co do formy cofnięcia polecenia wykonywania pracy w trybie zdalnym. Optymalnym rozwiązaniem, uwzględniającym zarówno szybkość doręczenia, jak i walory dowodowe, będzie skorzystanie z poczty elektronicznej.

4. Narzędzia pracy w trybie zdalnym

Zgodnie z obowiązującymi przepisami narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca. Narzędzia i materiały to przykładowo komputer wyposażony w monitor ekranowy oraz materiały eksploatacyjne, np. tusze do drukarki czy papier. Obsługa logistyczna może natomiast być utożsamiana z wszelką pomocą ze strony pracodawcy w zakresie zorganizowania, zainstalowania, przetestowania sprzętu oraz zapewnienia jego serwisowania czy konserwacji.

WAŻNE (!)

Narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca.

Jednak przepisy dopuszczają także sytuację, w której przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik może używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę, pod warunkiem że umożliwia to poszanowanie i ochronę:

• informacji poufnych,
• innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa,
• danych osobowych,
• informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Przepisy nie regulują natomiast innych kwestii związanych z bezpieczeństwem pracy zdalnej. Niezależnie od niedoskonałości obowiązującej regulacji należy przyjąć, że sprzęt będący własnością pracownika zdalnego powinien spełniać wymagania określone w rozdziale IV działu 10 Kodeksu pracy - tak samo, jak ma to miejsce w przypadku prywatnego sprzętu telepracowników. Zatem stosowane maszyny i inne urządzenia techniczne powinny zapewniać bezpieczne i higieniczne warunki pracy, w szczególności powinny:

• zabezpieczać pracownika przed urazami, działaniem niebezpiecznych substancji chemicznych, porażeniem prądem elektrycznym, nadmiernym hałasem, działaniem drgań mechanicznych i promieniowania oraz szkodliwym i niebezpiecznym działaniem innych czynników środowiska pracy,

• uwzględniać zasady ergonomii.

W przypadku pracy zdalnej niedopuszczalne jest wyposażanie stanowisk pracy w maszyny i inne urządzenia techniczne, które nie spełniają wymagań dotyczących oceny zgodności określonych w odrębnych przepisach.

5. Ewidencja czynności wykonywanych w trakcie pracy zdalnej

Na polecenie pracodawcy pracownik wykonujący pracę zdalną ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonanych czynności, uwzględniającą w szczególności:

• opis tych czynności,
• datę wykonywania czynności,
• czas ich wykonania.

Sporządzanie ewidencji wykonywanych czynności powinno być przez pracownika realizowane w formie i z częstotliwością określoną w poleceniu pracodawcy.

Polecenie o obowiązku prowadzenia ewidencji wykonanych czynności można przekazać pracownikom w dowolnej formie, np. pisma, ogłoszenia w intranecie, e-maila. Dobrą praktyką będzie przekazanie pracownikom zdalnym wzoru takiej ewidencji.

Podstawa prawna:

• art. 3 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych - Dz.U. z 2020 r. poz. 374; ost.zm. Dz.U. 2020 r. poz. 1106

• art. 67⁵ - art. 67⁷, art. 67¹¹ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1495

Sebastian Kryczka

ekspert z zakresu prawa pracy, prawnik, były pracownik Państwowej Inspekcji Pracy, od kilkunastu lat specjalizuje się w problematyce prawa pracy oraz zagadnieniach kontroli i nadzoru nad przestrzeganiem prawa pracy