Procedura wprowadzania pracy zdalnej
Od 7 kwietnia 2023 r. obowiązują nowe przepisy, które regulują wykonywanie pracy zdalnej. Poniżej przedstawiamy procedurę wprowadzenia pracy zdalnej w zakładzie pracy na podstawie uzgodnienia. Według tej procedury pracodawca, który chce, żeby pracownicy pracowali zdalnie, powinien postąpić w następujący sposób:
Krok 1. Podpisz porozumienie ze związkami zawodowymi w sprawie wprowadzenia pracy zdalnej
Zasady wykonywania pracy zdalnej pracodawca ustala w porozumieniu zawieranym z zakładową organizacją związkową. W przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna organizacja związkowa, zasady wykonywania pracy zdalnej należy określić w porozumieniu zawieranym między pracodawcą a tymi organizacjami.
Jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia z wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 253 ust. 1 lub ust. 2 ustawy o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy.
Definicja reprezentatywnej zakładowej organizacji związkowej w rozumieniu art. 253 ust. 1 lub ust. 2 ustawy o związkach zawodowych
| Reprezentatywną zakładową organizacją związkową jest zakładowa organizacja związkowa: ● będąca jednostką organizacyjną albo organizacją członkowską ponadzakładowej organizacji związkowej uznanej za reprezentatywną w rozumieniu ustawy o Radzie Dialogu Społecznego, zrzeszająca co najmniej 8% osób wykonujących pracę zarobkową, zatrudnionych u pracodawcy lub ● zrzeszająca co najmniej 15% osób wykonujących pracę zarobkową, zatrudnionych u pracodawcy. Jeżeli żadna z zakładowych organizacji związkowych nie spełnia tych wymogów, reprezentatywną zakładową organizacją związkową jest organizacja zrzeszająca największą liczbę osób wykonujących pracę zarobkową, zatrudnionych u pracodawcy. |
Krok 2. Jeżeli nie dojdzie do porozumienia ze związkami zawodowymi lub w zakładzie pracy nie działa organizacja związkowa, wydaj regulamin pracy zdalnej
Jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia przez pracodawcę związkom zawodowym projektu porozumienia nie dojdzie do jego zawarcia, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie. Należy w nim uwzględnić ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia.
Tak samo w przypadku gdy u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, określa on zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.
Treść porozumienia lub regulaminu pracy zdalnej
| W porozumieniu oraz regulaminie pracy zdalnej pracodawca ustala: 1) grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną; 2) zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z pracą zdalną; 3) zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu z tytułu pracy zdalnej; 4) zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną; 5) zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika świadczącego pracę zdalną; 6) zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy; 7) zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych; 8) zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych. |
Krok 3. Jeśli nie doszło do zawarcia porozumienia w sprawie wprowadzenia pracy zdalnej lub nie został wydany regulamin, ustal zasady wykonywania pracy zdalnej w indywidualnym porozumieniu z pracownikiem
Wykonywanie pracy zdalnej będzie dopuszczalne także wtedy, gdy nie zostanie zawarte porozumienie albo nie zostanie wydany regulamin pracy zdalnej. Wówczas zasady wykonywania pracy zdalnej można określić w porozumieniu zawartym z pracownikiem. Takie porozumienie powinno uwzględniać wszystkie elementy, które obejmuje porozumienie zawierane ze związkami zawodowymi oraz regulamin pracy zdalnej, oprócz wskazania grupy pracowników objętych pracą zdalną.
Krok 4. Uzgodnij z pracownikiem wykonywanie pracy zdalnej
Wykonywanie pracy zdalnej, poza zawarciem porozumienia lub ustaleniem regulaminu pracy zdalnej, wymaga co do zasady uzgodnienia między stronami umowy o pracę. Takie uzgodnienie może nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia. Uzgodnienie dotyczące zmiany dotychczasowej formy pracy na pracę zdalną może być zawarte w postaci papierowej lub elektronicznej, z inicjatywy pracodawcy lub na wniosek pracownika. W praktyce zakres takiego uzgodnienia powinien obejmować sam fakt wykonywania pracy zdalnej, ustalenie, czy będzie to praca zdalna częściowa czy całkowita, jak również miejsce świadczenia pracy zdalnej. Nie wyklucza to możliwości uzgodnienia także innych istotnych dla stron stosunku pracy elementów pracy zdalnej, o ile nie będą one sprzeczne z przepisami Kodeksu pracy.
W przypadku uzgodnienia pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia dochodzi do zmiany miejsca wykonywania pracy określonego w umowie o pracę. Nie ma jednak konieczności zawierania w tym zakresie aneksu do umowy o pracę.
UWAGA!
W przypadku rozpoczęcia wykonywania pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia nie ma potrzeby zawierania porozumienia zmieniającego umowę o pracę (zawierania aneksu).
Jeżeli uzgodnienie pracy zdalnej nastąpi przy zawieraniu umowy o pracę, żadna ze stron nie będzie mogła jednostronnie wycofać się z niego.
W przypadku gdy uzgodnienie pracy zdalnej ma miejsce w trakcie zatrudnienia, to zarówno pracodawca, jak i pracownik może wystąpić z wnioskiem, złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej, o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Termin przywrócenia poprzednich warunków wykonywania pracy jest kwestią porozumienia pomiędzy pracodawcą i pracownikiem, jednak nie może być dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku.
Jeżeli pracodawca i pracownik nie osiągną porozumienia co do terminu, przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy następuje w dniu przypadającym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.
Krok 5. Przekaż pracownikowi informację o ocenie ryzyka zawodowego i warunkach bhp
Pracodawca ocenia i dokumentuje ryzyko zawodowe związane z wykonywaną pracą oraz stosuje niezbędne środki profilaktyczne zmniejszające to ryzyko. Ten obowiązek dotyczy również pracy w formie zdalnej.
Dlatego pracodawca ma obowiązek przekazania pracownikowi informacji opracowanej na podstawie oceny ryzyka zawodowego i odebrania od niego przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej oświadczeń, że:
● zapoznał się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego i informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiązuje się do ich przestrzegania,
● na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy.
Oba oświadczenia mogą być złożone przez pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej.
Przy sporządzaniu oceny ryzyka zawodowego pracownika wykonującego pracę zdalną trzeba uwzględnić w szczególności wpływ tej pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy i uwarunkowania psychospołeczne tej pracy.
Na podstawie wyników tej oceny pracodawca opracowuje informację zawierającą:
● zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii,
● zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej,
● określenie czynności do wykonania po zakończeniu pracy zdalnej,
● zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego.
Pracodawca może sporządzić uniwersalną ocenę ryzyka zawodowego dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej.
Krok 6. Odbierz od pracownika oświadczenia o zapoznaniu się z procedurami ochrony danych osobowych
Na potrzeby wykonywania pracy zdalnej pracodawca określa procedury ochrony danych osobowych oraz przeprowadza, w miarę potrzeby, instruktaż i szkolenie w tym zakresie. Pracownik wykonujący pracę zdalną potwierdza w postaci papierowej lub elektronicznej zapoznanie się z procedurami i jest zobowiązany do ich przestrzegania.
Krok 7. Przekaż pracownikowi dodatkową informację o warunkach zatrudnienia
Najpóźniej w dniu rozpoczęcia wykonywania pracy zdalnej pracodawca przekazuje pracownikowi informację wskazującą:
● jednostkę organizacyjną pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika wykonującego pracę zdalną,
● osoby lub organ odpowiedzialne za współpracę z pracownikiem wykonującym pracę zdalną i upoważnione do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej.
Podstawa prawna
Podstawa prawna: art. 6718-6722, art. 6724, art. 6726, art. 6731 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465
