Czy można skorzystać z numeru telefonu otrzymanego w trakcie rekrutacji, aby odwołać pracownika z urlopu wypoczynkowego

PROBLEM

RADA

UZASADNIENIE

Oprócz danych, jakie obligatoryjnie powinna podać osoba ubiegająca się o zatrudnienie oraz osoba, która została zatrudniona, istnieje możliwość przekazania pracodawcy dodatkowych danych osobowych na podstawie dobrowolnej decyzji pracownika. Taką dodatkową daną osobową, która w praktyce bywa przekazywana w procesie rekrutacji, jest numer telefonu kontaktowego pracownika. Udostępnianie takiego numeru jest korzystne zarówno dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie, jak i dla pracodawcy prowadzącego proces rekrutacyjny. Pozwala to na sprawny i szybki kontakt z osobą starającą się o pracę.

Zakończenie procesu rekrutacyjnego względem osoby, która została przyjęta do pracy, nie powoduje, że dokumenty i oświadczenia gromadzone w takim postępowaniu są niszczone lub zwracane, jak to ma miejsce w przypadku osób, dla których rekrutacja zakończyła się niepomyślnie. Zatrudnienie osoby przyjmowanej do pracy wiąże się z koniecznością założenia akt osobowych.

W części A akt osobowych pracodawca gromadzi oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych zebranych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowanie na badania lekarskie i orzeczenie lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich.

W przedstawionej sytuacji przekazanie numeru telefonu kontaktowego nastąpiło nie przez pracownika, lecz przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie w konkretnych celach. Tym samym należy uznać, że przetwarzanie tej danej osobowej przez pracodawcę było dopuszczalne w okresie poprzedzającym zatrudnienie na potrzeby postępowania rekrutacyjnego. W związku z tym, niezależnie od faktu znajdowania się w części A akt osobowych informacji w sprawie numeru telefonu, pracodawca nie powinien przetwarzać tej danej osobowej na potrzeby związane z realizacją stosunku pracy - zarówno w czasie pracy, jak i w czasie wolnym od pracy, np. w okresie urlopu wypoczynkowego pracownika.

Przykład

Osoba ubiegająca się o zatrudnienie udostępniła w dokumentach aplikacyjnych numer prywatnego telefonu. Jednocześnie złożyła oświadczenie, zgodnie z którym wyraża zgodę na przetwarzanie udostępnionych danych osobowych wykraczających poza zakres danych osobowych, jakich pracodawca może wymagać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, wyłącznie na potrzeby i przez okres trwania procesu rekrutacji. Pracodawca po zatrudnieniu osoby ubiegającej się o pracę chciał skorzystać z numeru udostępnionego w procesie rekrutacji i wezwać pracownika do pracy po godzinach w ramach pracy nadliczbowej. Postępowanie pracodawcy należy uznać za nieprawidłowe. Numer telefonu został udostępniony przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie, a zgoda na przetwarzanie tej danej osobowej obejmowała wyłącznie postępowanie rekrutacyjne. Pracodawca nie miał prawa wykorzystać numeru telefonu udostępnionego na potrzeby rekrutacji w związku z wystąpieniem przesłanki uzasadniającej pracę w godzinach nadliczbowych.

Pracodawca ma możliwość wykorzystania prywatnego numeru telefonu pracownika w sytuacji, gdy został on przez pracownika udostępniony na potrzeby kontaktu w czasie trwania stosunku pracy. W takim przypadku można przyjąć, że pracodawca będzie uprawniony do kontaktu z pracownikiem z wykorzystaniem numeru telefonu zarówno w okresach świadczenia pracy, jak i w przypadku czasowego zaprzestania jej wykonywania, np. w okresie urlopu.

Pracodawca może żądać podania innych danych osobowych niż te, które obowiązkowo przekazuje ubiegający się o zatrudnienie oraz pracownik, w sytuacji gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa (art. 22¹ § 4 Kodeksu pracy). W związku z tą regulacją mogą pojawić się wątpliwości w zakresie dopuszczalności żądania przez pracodawcę udostępnienia prywatnego numeru telefonu pracownika w celu umożliwienia pracodawcy odwołania pracownika z urlopu. Z całą pewnością w uzasadnionych przypadkach uprawnieniem pracodawcy jest odwołanie pracownika z urlopu. Trudno natomiast uznać, że pozyskanie od pracownika danej osobowej, jaką jest numer prywatnego telefonu, jest niezbędne w związku z wyłącznie potencjalną realizacją prawa pracodawcy do odwołania pracownika z urlopu. Tym bardziej że pracodawca nie ma żadnych podstaw prawnych, by mógł zobowiązać pracownika do zabrania prywatnego telefonu komórkowego na urlop wypoczynkowy, w tym "bycia pod telefonem" przez cały czas urlopu.

Przykład

Pracodawca uzależnił udzielenie pracownikom planowanego urlopu wypoczynkowego od podania przez nich prywatnych numerów telefonów komórkowych na wypadek, gdyby chciał ich odwołać z urlopu. Pracownik odmówił podania numeru telefonu. Wskazał jednocześnie, że nie zabiera na urlop prywatnego telefonu. Zgodnie z informacją pracownika telefon będzie miała jego żona. Pracodawca nie ma prawa uzależniać udzielenia zaplanowanego urlopu od uprzedniego przekazania prywatnego numeru telefonu kontaktowego. Nie powinien on oczekiwać udostępnienia przez pracownika jego numeru telefonu ani numeru telefonu żony.

Podstawa prawna:

art. 22¹, art. 167 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1043

§ 3 pkt 1 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej - Dz.U. z 2018 r. poz. 2369

Sebastian Kryczka,

ekspert z zakresu prawa pracy, prawnik, były pracownik Państwowej Inspekcji Pracy, od kilkunastu lat specjalizuje się w problematyce prawa pracy oraz zagadnieniach kontroli i nadzoru nad przestrzeganiem prawa pracy, autor wielu komentarzy, artykułów i porad z zakresu prawa pracy, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony danych osobowych