Jakie koszty ponosi pracodawca w związku z odwołaniem pracownika z urlopu wypoczynkowego lub przesunięciem urlopu

Pracownik odwołany z urlopu wypoczynkowego lub któremu przesunięto termin tego urlopu musi otrzymać od pracodawcy zwrot kosztów bezpośrednio związanych z odwołaniem go z urlopu lub z przesunięciem tego urlopu. W takim przypadku nie powstaje przychód u pracownika i tego rodzaju wydatek jest kosztem podatkowym pracodawcy.

W związku z odwołaniem pracownika z urlopu lub przesunięciem urlopu pracodawca ma obowiązek zwrotu kosztów bezpośrednio z tym związanych. Może jednak pokryć takie wydatki do wysokości faktycznie poniesionej i udokumentowanej przez pracownika.

Zwrot kosztów bezpośrednio związanych z odwołaniem z urlopu

Pracodawca jest zobowiązany pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu wypoczynkowego (art. 167 § 2 Kodeksu pracy). Ta reguła jest konsekwencją tego, że prawo do urlopu jest chronione - jego ograniczenie może mieć miejsce tylko wyjątkowo i wiąże się z otrzymaniem przez pracownika rekompensaty za straty związane z nagłym przerwaniem wypoczynku. Wskazany przepis Kodeksu pracy nakazuje pokrycie kosztów bezpośrednich, przy czym ich nie definiuje ani nie określa przykładowych wydatków. A jest to o tyle istotne, że zwrot kosztów bezpośrednich nie stanowi przychodu ze stosunku pracy. Koszty bezpośrednie cechują 3 podstawowe elementy:

• pracownik nie uzyskuje w związku z nimi ani zwiększenia, ani zmniejszenia swojego majątku - rekompensata, którą otrzymuje, wyrównuje wyłącznie szkodę w jego majątku,
• pracownik nie wraca z urlopu dobrowolnie - odmowa wykonania polecenia powrotu może stanowić podstawę do ukarania pracownika karą dyscyplinarną a nawet rozwiązania stosunku pracy,
• przedwczesny powrót pracownika z urlopu następuje wyłącznie w interesie pracodawcy - pracownik otrzymujący wynagrodzenie za czas urlopu nie odnosi korzyści, przerywając ten urlop.

Podobne cechy - jako charakterystyczne dla nieodpłatnego świadczenia, które nie jest opodatkowane po stronie otrzymującego je pracownika - wskazał Trybunał Konstytucyjny w wyroku z 8 lipca 2014 r. (K 7/13).

Przyjmuje się, że przez zwrot kosztów bezpośrednich należy rozumieć zwrot wydatków, które są obligatoryjne, aby urlop mógł się odbyć, np. wydatków:

• za nocleg (hotel, ośrodek wypoczynkowy, kemping, agroturystyka),
• za wyżywienie,
• z tytułu kosztów wiz i opłat klimatycznych,
• za obowiązkowe ubezpieczenia.

Oprócz obowiązkowych wydatków (bez których nie można spędzić urlopu np. w miejscowości turystycznej) rozliczeniu między pracodawcą a pracownikiem odwołanym z urlopu podlegają także wydatki np. na wycieczki, festiwale, wynajęcie jachtu albo samochodu. One także są bezpośrednio związane z urlopem, choć często mają charakter fakultatywny. Wydatkami pośrednio związanymi z urlopem są koszty, których poniesienie nie było niezbędne wyłącznie w okresie korzystania z urlopu.

PRZYKŁAD

Pracownik nabył komplet nart w czasie urlopu w Alpach. Nie zdążył ich użyć z powodu odwołania z urlopu. Nie otrzyma zwrotu tego wydatku, gdyż nie jest on bezpośrednio związany z urlopem. Pracownik mógł bowiem kupić narty w dowolnym czasie. Ponadto narty stanowią dodatek w majątku pracownika. Nie poniósł on żadnej straty nie używając ich i wracając wcześniej z urlopu.

Pośrednio związane z urlopem są zakupy sprzętu wędkarskiego i żeglarskiego, alkoholu i książek. Obecnie nawet pamiątki regionalne można kupić przez Internet, zatem przebywanie w miejscowości turystycznej nie jest jedynym sposobem ich nabycia. Zasadniczo pośredni charakter mają wydatki na przedmioty, które pracownik może zabrać ze sobą po zakończeniu urlopu, a w konsekwencji zwiększają one jego majątek.

Zwrot wydatków proporcjonalny i podwójny

Pracodawca musi uwzględnić fakt, że z części nabytych świadczeń na urlop pracownik skorzystał przed przerwaniem płatnego wypoczynku. Pokrycie straty poniesionej przez pracownika jest więc proporcjonalne do stopnia nieskorzystania z usług turystycznych.

PRZYKŁAD

Pracownik przebywający na urlopie wynajął na 2 tygodnie samochód za 1500 zł. Zapłacił z góry i w ten sposób uzyskał rabat w wysokości 300 zł (1800 zł - 300 zł). Pracodawca przerwał pracownikowi urlop w połowie jego trwania i zwrócił mu 750 zł (1500 zł : 2 tygodnie). Takie postępowanie pracodawcy jest prawidłowe.

Zwrot wydatków jest zwolniony z podatku w sytuacji, gdy pracownik nie otrzymał równoległego zwrotu z innego źródła niż środki pracodawcy.

PRZYKŁAD

Po odwołaniu z urlopu pracownik uzyskał w hotelu, w którym musiał przerwać pobyt, zwrot opłaty za niewykorzystane noclegi. Wynikało to z tego, że pracownik był stałym klientem hotelu i jego dyrektor założył, iż pracownik skorzysta z oferty hotelu w przyszłości. Poza tym ze względu na duże obłożenie hotelu zwolniony pokój został bez problemu sprzedany innym osobom. W związku z tym pracodawca nie powinien zwracać pracownikowi opłaty za hotel. Jeżeli dokona zwrotu, to jest on opodatkowanym przychodem dla tej osoby. Pracodawca ryzykuje też wykluczeniem takiego wydatku z kosztów podatkowych.

PRZYKŁAD

Menedżer spółki akcyjnej wykupił 3-tygodniową wycieczkę po 5 krajach Afryki. Ze względu na znaczny koszt wycieczki skorzystał z dobrowolnego ubezpieczenia na wypadek różnych zdarzeń. Na podstawie polisy ubezpieczyciel miał m.in. zwrócić mu koszty niewykorzystanej wycieczki w przypadku niezależnej od menedżera konieczności powrotu do Europy z przyczyn zawodowych lub zdrowotnych. Po odwołaniu pracownika z urlopu ubezpieczyciel wypłacił mu odszkodowanie. Taka sytuacja powoduje, że wypłacone odszkodowanie zmniejsza ewentualny zwrot kosztów należny menedżerowi od pracodawcy z tytułu przerwanego wypoczynku.

W przypadku otrzymania przez pracownika zwrotu wydatków z tego samego tytułu zarówno od organizatora wypoczynku, jak i od pracodawcy taki zwrot staje się przychodem pracownika. Ponadto istnieje ryzyko, że zwrot wydatków zostanie wykluczony z kosztów podatkowych.

Zwrot wydatków poniesionych na rodzinę pracownika

Zwrot przez pracodawcę bezpośrednich kosztów w związku z odwołaniem pracownika z urlopu dotyczy także części niewykorzystanych świadczeń na rzecz rodziny, jeżeli musiała ona też przerwać odpoczynek.

PRZYKŁAD

Pracownik, jego żona i ich 2-letnie dziecko spędzali urlop w górach. Po odwołaniu pracownika z urlopu żona także zdecydowała się na przerwanie wypoczynku, gdyż opieka nad małym dzieckiem wymagała współpracy obojga rodziców. Należy przyjąć, że koszty związane z przerwanym wypoczynkiem rodziny pracownika również obciążają pracodawcę.

Rekompensata za przerwany urlop

Pracodawca może wypłacić pracownikowi nie tylko zwrot kosztów bezpośrednio związanych z urlopem, ale i rekompensatę za przerwany wypoczynek.

PRZYKŁAD

Przed urlopem pracownik kupił powrotne bilety lotnicze za 2000 zł. Jego urlop został przerwany w połowie. Pracodawca zwrócił pracownikowi koszt biletów i wypłacił 1000 zł argumentując, że z uwagi na nieprzewidziane okoliczności zmuszające go do odwołania pracownika z urlopu chce dodatkowo zrekompensować mu tą sytuację. W przypadku pokrycia przez pracodawcę całej kwoty, tj. 3000 zł, istnieje ryzyko uznania przez fiskusa, że 2000 zł jest kwotą wynikającą ze zwrotu kosztów bezpośrednio związanych z odwołaniem z urlopu, a 1000 zł stanowi bonus pracowniczy podlegający opodatkowaniu.

PRZYKŁAD

Pracodawca wypłacił pracownikowi 3000 zł z tytułu zwrotu kosztów bezpośrednio związanych z odwołaniem z urlopu. Dodatkowo pracownik otrzymał 2000 zł z tytułu rekompensaty za nieudany, w związku z odwołaniem, urlop. Przychodem pracownika jest kwota 2000 zł. Należy liczyć się z tym, że organ podatkowy zakwestionuje ten zwrot w kosztach podatkowych pracodawcy.

Sposobem na zabezpieczenie możliwości zaliczenia tego rodzaju rekompensat do kosztów jest uczynienie ich elementem stosunku pracy np. poprzez umieszczenie odpowiedniego zapisu w regulaminach wynagradzania lub umowach o pracę (jeżeli pracodawca nie ma obowiązku opracowania regulaminu):

Można przy tym argumentować przed organem podatkowym, że w czasach deficytu pracowników brak takiej rekompensaty może powodować rezygnację tych osób z zatrudnienia.

Koszty związane z przesunięciem urlopu

Rozliczenia i zwrotu kosztów związanych z przesunięciem urlopu (art. 164 Kodeksu pracy) dokonuje się podobnie jak w przypadku odwołania pracownika z urlopu. Mimo, że przepisy Kodeksu pracy nie przewidują wprost obowiązku pokrycia szkód przez pracodawcę w związku z przerwaniem płatnego wypoczynku, to jednak organy podatkowe nie rozpoznają z tego tytułu przychodu po stronie pracownika.

W wyroku z 28 kwietnia 2010 r. (I SA/Go 56/10) WSA w Gorzowie Wielkopolskim uznał, że:

WSA

(….) przesunięcie terminu urlopu powoduje zmianę planów urlopowych pracowników. Jeżeli pracownicy podjęli już konkretne wydatki dotyczące organizacji urlopu, tj. dokonali przedpłat, lub ponieśli inne koszty bezpośrednio związane z zaplanowanym wypoczynkiem, zaś przesunięcie urlopu nastąpiło z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, to pracodawca jest obowiązany do zwrotu pracownikowi poczynionych wydatków. Jeżeli odszkodowanie jest przewidziane w sytuacji odwołania z urlopu, to tym bardziej dotyczy zaplanowanego urlopu i poniesionych w związku z tym konkretnych wydatków.

Sąd wskazał przy tym kilka argumentów dodatkowo uzasadniających korzystną dla pracowników interpretację przepisów w tym zakresie, tj.:

• zobowiązanie pracodawcy do zwrotu kosztów przesuniętego urlopu można wywieść z zasady zawartej w art. 117 § 2 Kodeksu pracy, zgodnie z którą pracownik nie ponosi ryzyka związanego z działalnością pracodawcy;
• pracownik, któremu pracodawca przesunął termin rozpoczęcia urlopu wypoczynkowego, może dochodzić zwrotu poniesionych wydatków na podstawie art. 471 Kodeksu cywilnego (w zw. z art. 300 Kodeksu pracy). Plan urlopów wypoczynkowych jest traktowany w prawie pracy jako źródło zobowiązania pracodawcy. Jego niedopełnienie powoduje roszczenie odszkodowawcze, które - z powodu braku regulacji w Kodeksie pracy - ma podstawę prawną w przepisach Kodeksu cywilnego o skutkach niewykonania zobowiązania;
• pracownik finansuje wydatki na urlop z opodatkowanego wynagrodzenia. Opodatkowanie zwrotu kosztów przez pracodawcę prowadziłoby do podwójnego opodatkowania tych kwot - poprzez ponowne uznanie ich za przychód ze stosunku pracy wypłacony dopiero po potrąceniu podatku.

W kwestii uznania za koszty podatkowe zwrotu wydatków z tytułu przesunięcia urlopu wypoczynkowego wypowiedział się m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 3 lutego 2014 r. (sygn. ITPB1/415-1148/13/MR). Oceniał w niej sytuację, w której z powodu niespodziewanego zwiększenia liczby zamówień w firmie pracownikowi przesunięto o 18 dni termin urlopu wypoczynkowego. Pracownik wystąpił do pracodawcy o zwrot wydatków za wykupione na pierwotny termin urlopu imienne bilety lotnicze dla niego i jego rodziny. W przypadku rezygnacji linia lotnicza nie zwraca wartości biletów. Organ podatkowy zajął następujące, korzystne dla stron stosunku pracy stanowisko:

MF

(…) wydatki Wnioskodawcy na zwrot pracownikowi - w związku z przesunięciem terminu urlopu wypoczynkowego - kosztów, które ten poniósł na zakup biletów lotniczych, mają na celu uzyskiwanie (zwiększenie) przez niego przychodów z prowadzonej działalności gospodarczej. Wobec tego spełnią kryteria określone w art. 22 ust. 1 ustawy i o ile zostaną właściwie udokumentowane, można zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 152, art. 164 § 2, art. 167 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 962

• art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 2032; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 1089

Tomasz Król

konsultant podatkowy, prawnik specjalizujący się w prawie gospodarczym i podatkowym, trener, autor kilkuset publikacji fachowych