6/2020, data dodania: 21.05.2020 Czy z dokumentacji pracowniczej należy usuwać dane, których pozyskiwanie jest obecnie zabronione
PROBLEM
Posiadamy w dokumentacji kadrowej pracowników dokumenty z różnych okresów ich zatrudnienia. Czy zasada minimalizacji danych zawarta w przepisach RODO oznacza, że z dokumentacji pracowniczej należy usuwać dane, które zostały pozyskane jeszcze przed rozpoczęciem stosowania RODO, a których obecnie nie można wymagać od zatrudnionych?
RADA
Dane osobowe wchodzące w skład dokumentacji pracowniczej nie muszą być usuwane z akt osobowych pracownika, jeżeli zostały zebrane zgodnie z przepisami obowiązującymi w chwili ich pozyskania.
UZASADNIENIE
Prowadzenie dokumentacji pracowniczej jest regulowane przez przepisy prawa pracy. To, w jaki sposób i jak długo należy przetwarzać dane osobowe pracowników oraz przechowywać dokumenty wchodzące w skład zasobu kadrowego, określają przepisy sektorowe. To z ich uwzględnieniem należy stosować zasady, o których mowa w ogólnym rozporządzeniu o ochronie danych (RODO).
Od 1 stycznia 2019 r. obowiązują nowe przepisy dotyczące dokumentacji pracowniczej, tj. rozporządzenie z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Mają one zastosowanie do dokumentacji pracowników, których stosunek pracy został nawiązany począwszy od 1 stycznia 2019 r. Natomiast jeśli chodzi o pracowników, którzy w dniu wejścia w życie ww. rozporządzenia pozostawali w stosunku pracy, to odnośnie do zakresu danych przetwarzanych w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz w ich aktach osobowych, a zgromadzonych przed tym dniem, stosuje się przepisy obowiązujące przed dniem wejścia w życie wskazanego rozporządzenia, tj. przepisy obowiązujące w dniu pozyskania danych.
Warto dodać, że od 1 stycznia 2019 r. obowiązują również przepisy ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Przewidują one skrócenie (w zależności od tego, kiedy pracownik został zatrudniony) dotychczas obowiązujących terminów przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Jeśli chodzi o podmioty publiczne, to dla realizacji zasady minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 lit. c RODO) oraz usuwania danych nadmiarowych znajdujących się w teczkach osobowych pracowników, istotne znaczenie będą miały przepisy dotyczące archiwizacji. Zgodnie bowiem z ustawą z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (dalej: ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach) podmioty te mają obowiązek archiwizowania wytworzonej dokumentacji. Oznacza to, że jeżeli dokumentacji pracowniczej zostanie przypisana kategoria archiwizacyjna z jednolitego rzeczowego wykazu akt, to dokumenty te będą musiały być przechowywane przez określony w tej kategorii czas. Artykuł 5 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz przepisy wykonawcze przewidują, jaka dokumentacja, wytwarzana w organach państwowych i samorządowych, jest przekazywana po określonym czasie do właściwych archiwów państwowych, a jaka może ulec - po spełnieniu określonych w ustawie warunków - brakowaniu (dokumentacja niearchiwalna).
Zatem usuwanie danych z takiej dokumentacji będzie się odbywało dopiero w chwili jej brakowania, ponieważ podmioty te mają obowiązki wynikające z przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
Należy zwrócić uwagę, że materiały archiwalne stanowiące narodowy zasób archiwalny przechowuje się wieczyście (art. 3 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach). Dokumenty te podlegają ochronie przed uszkodzeniem z uwagi na ich wartość historyczną, co wiąże się z zapewnieniem im odpowiednich warunków gwarantujących ochronę przed utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem (art. 12 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach). Należy jednak zaznaczyć, że do narodowego zasobu archiwalnego nie zalicza się wszystkich dokumentów wytworzonych przez administrację publiczną, lecz jedynie taką dokumentację, która jest źródłem informacji o wartości historycznej.
Podstawa prawna:
art. 5 ust. 1 lit. c rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE - ogólne rozporządzenie o ochronie danych - Dz.Urz. UE L 119 str. 1; ost.zm. Dz.Urz. UE L z 2018 r. Nr 127, s. 2
art. 3, art. 5, art. 12 ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 164
§ 19-20 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej - j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 2369
art. 13 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją - Dz.U. z 2018 r. poz. 357
Monika Młotkiewicz,
naczelnik Wydziału Współpracy z Inspektorami Ochrony Danych w UODO
