Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych - zasady tworzenia i ewidencja
1. Czym jest ZFŚS
Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS) jest funduszem przeznaczonym na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z funduszu, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli, a także innych form wychowania przedszkolnego.
2. Kto tworzy ZFŚS
Pracodawcy tworzący ZFŚS
| Lp. | Zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty według stanu na 1 stycznia danego roku | Obowiązek tworzenia ZFŚS |
| 1. | Bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników | Tak - w przypadku pracodawcy prowadzącego działalność w formie jednostki budżetowej i samorządowego zakładu budżetowego |
| 2. | Co najmniej 50 pracowników | Tak |
| 3. | Co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników | Tak - pod warunkiem że zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem o utworzenie ZFŚS. Pracodawca nie musi tworzyć ZFŚS, jeżeli organizacja związkowa nie wystąpi z takim wnioskiem. Może jednak utworzyć ZFŚS dobrowolnie |
| 4. | Do 19 pracowników | Nie - jednak pracodawca może utworzyć ZFŚS dobrowolnie |
3. Jaka jest wysokość odpisów na ZFŚS
W 2024 r. podstawą naliczania odpisów na ZFŚS jest kwota 6445,71 zł.
Odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w 2024 r.
| Odpis podstawowy | ||
| Na jednego zatrudnionego w normalnych warunkach | 37,5% | 2417,14 zł |
| Na jednego zatrudnionego wykonującego pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy o emeryturach pomostowych | 50% | 3222,86 zł |
| Na pracownika młodocianego w I roku nauki | 5% | 322,29 zł |
| Na pracownika młodocianego w II roku nauki | 6% | 386,74 zł |
| Na pracownika młodocianego w III roku nauki | 7% | 451,20 zł |
| Fakultatywne zwiększenia odpisu/funduszu | ||
| Na każdą osobę zatrudnioną, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności, można zwiększyć fundusz o 6,25% | 402,86 zł | |
| Na każdego emeryta lub rencistę, nad którym pracodawca sprawuje opiekę socjalną, można zwiększyć fundusz o 6,25% | 402,86 zł | |
| Pracodawcy, którzy utworzyli zakładowy żłobek lub klub dziecięcy, mogą zwiększyć fundusz na każdą zatrudnioną osobę o 7,5%, pod warunkiem przeznaczenia całości tego zwiększenia na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego | 483,43 zł | |
Naliczone odpisy, zarówno podstawowe, jak i zwiększające, tworzą u pracodawcy jeden fundusz, którego środki należy gromadzić na odrębnym rachunku bankowym.
UWAGA!
Odpisy i zwiększenia obciążają koszty działalności pracodawcy.
4. Kiedy pracodawca przekazuje środki na ZFŚS
Wpłaty na ZFŚS pracodawca dokonuje w dwóch ratach.
Terminy i wysokość przekazania środków na ZFŚS
| Rata | Termin przekazania | Przekazane środki na ZFŚS |
| 1. | do 31 maja | co najmniej 75% odpisów podstawowych |
| 2. | do 30 września | pozostała część odpisów podstawowych i zwiększenia |
5. Konsekwencje nieprzekazania środków na ZFŚS
Kary grożące za nieprzekazanie środków na ZFŚS
| Lp. | Kara | Zagrożenie | Uwagi |
| 1. | Odsetki | Nie | Przekazanie środków na ZFŚS po wyznaczonym terminie nie powoduje powstania po stronie pracodawcy zobowiązania do odprowadzenia odsetek z tego tytułu (zob. wyrok SN z 11 kwietnia 2012 r., sygn. akt III PK 66/11, OSNP 2013/5-6/54). |
| 2. | Grzywna | Tak | Odpowiedzialność ponosi pracodawca (lub osoba będąca w imieniu pracodawcy odpowiedzialna za wykonanie przepisów ustawy o ZFŚS) niewykonujący przepisów ustawy o ZFŚS albo podejmujący działania niezgodne z przepisami tej ustawy. Takim wykroczeniem może być nieterminowe przekazywanie środków na rachunek funduszu. |
6. Jak ustalać liczbę pracowników
Podstawę naliczania odpisu na ZFŚS stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych u pracodawcy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby pracowników. Liczba ta obejmuje pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy, po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy.
Przy obliczaniu przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli się przez 12.
Obliczanie przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym
| Krok 1. | Należy ustalić przeciętną liczbę osób zatrudnionych w poszczególnych miesiącach. W tym celu można zastosować: | |||||||||||
| metodę średniej arytmetycznej ze stanów dziennych w miesiącu, polegającą na zsumowaniu stanów zatrudnienia z każdego dnia, a następnie podzieleniu otrzymanej wartości przez liczbę dni miesiąca: | ||||||||||||
| ||||||||||||
| metodę uproszczoną, polegającą na obliczaniu przeciętnego zatrudnienia w miesiącu na podstawie sumy dwóch stanów dziennych (w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca) podzielonej przez dwa: | ||||||||||||
| ||||||||||||
| metodę średniej chronologicznej, polegającą na obliczeniu przeciętnej liczby zatrudnionych na podstawie sumy połowy stanu dziennego w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca oraz stanu zatrudnienia w 15 dniu miesiąca podzielonej przez dwa: | ||||||||||||
| ||||||||||||
| Krok 2. | Należy zsumować średnie liczby zatrudnionych w każdym z miesięcy i wynik podzielić przez 12. Na tej podstawie należy wyliczyć kwotę odpisu na dany rok. | |||||||||||
| ||||||||||||
7. Jak obliczyć korektę odpisu na koniec roku
Planowana liczba pracowników może się różnić od faktycznej liczby zatrudnionych. Powoduje to zmianę kwoty należnego odpisu na ZFŚS. Z tego względu do 31 grudnia danego roku należy dokonać korekty odprowadzonego odpisu.
Korekta odpisu na ZFŚS na 31 grudnia
| Krok 1. | Należy ustalić przeciętne zatrudnienie w całym roku na podstawie faktycznej liczby zatrudnionych pracowników z poszczególnych miesięcy. |
| Krok 2. | Należy ustalić wysokość kwoty należnego odpisu na ZFŚS na podstawie faktycznego stanu zatrudnienia. Uzyskane liczby faktycznego stanu zatrudnienia trzeba pomnożyć przez wysokość obowiązujących odpisów - co daje odpis należny: |
| odpis należny = faktyczna liczba zatrudnionych × odpis na ZFŚS | |
| Jeżeli: ● odpis wstępny < odpis należny - pracodawca ma obowiązek dopłaty brakującej kwoty na ZFŚS; ● odpis wstępny > odpis należny - pracodawca może zmniejszyć środki na ZFŚS; ● odpis wstępny = odpis należny - pracodawca nie ma obowiązku korygowania ZFŚS. |
8. Ewidencja księgowa odpisów i wpłat na ZFŚS
| Lp. | Zdarzenie gospodarcze | Ewidencja kosztów na kontach zespołu 4 i 5 | Ewidencja kosztów na kontach zespołu 4 | Ewidencja kosztów na kontach zespołu 5 |
| 1. | PK - utworzenie całorocznego odpisu na ZFŚS | Wn konto 405 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia na rzecz pracowników" | Wn konto 405 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia na rzecz pracowników" | Wn konto 640 "Rozliczenia międzyokresowe kosztów - czynne" |
| Ma konto 850 "Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych" | Ma konto 850 "Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych" | Ma konto 850 "Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych" | ||
| 2. | PK - zarachowanie odpisu do rozliczenia w czasie | Wn konto 640 "Rozliczenia międzyokresowe kosztów - czynne" | Wn konto 640 "Rozliczenia międzyokresowe kosztów - czynne" | |
| Ma konto 490 "Rozliczenie kosztów" | Ma konto 490 "Rozliczenie kosztów" | |||
| 3. | PK - odpis przypadający na okres sprawozdawczy (jeden miesiąc) | Wn konto zespołu 5 | Wn konto 490 "Rozliczenie kosztów" | Wn konto zespołu 5 |
| Ma konto 640 "Rozliczenia międzyokresowe kosztów - czynne" | Ma konto 640 "Rozliczenia międzyokresowe kosztów - czynne" | Ma konto 640 "Rozliczenia międzyokresowe kosztów - czynne" | ||
| 4. | WB - przekazanie w maju i we wrześniu środków na wyodrębniony rachunek ZFŚS | Wn konto 135 "Wyodrębniony rachunek bankowy środków ZFŚS" | Wn konto 135 "Wyodrębniony rachunek bankowy środków ZFŚS" | Wn konto 135 "Wyodrębniony rachunek bankowy środków ZFŚS" |
| Ma konto 131 "Bieżący rachunek bankowy" | Ma konto 131 "Bieżący rachunek bankowy" | Ma konto 131 "Bieżący rachunek bankowy" |
9. Ewidencja księgowa korekty odpisów na ZFŚS
| Lp. | Zdarzenie | Ewidencja kosztów na kontach zespołu 4 i 5 | Ewidencja kosztów na kontach zespołu 4 | Ewidencja kosztów na kontach |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 1. | PK - zwiększenie odpisu na ZFŚS | Wn konto 405 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia na rzecz pracowników" | Wn konto 405 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia na rzecz pracowników" | Wn konto zespołu 5 |
| Ma konto 850 "Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych" oraz równolegle Wn konto zespołu 5 Ma konto 490 "Rozliczenie kosztów" | Ma konto 850 "Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych" | Ma konto 850 "Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych" | ||
| 2. | WB - przelew środków na wyodrębniony rachunek ZFŚS | Wn konto 135 "Wyodrębniony rachunek bankowy środków ZFŚS" | Wn konto 135 "Wyodrębniony rachunek bankowy środków ZFŚS" | Wn konto 135 "Wyodrębniony rachunek bankowy środków ZFŚS" |
| Ma konto 131 "Bieżący rachunek bankowy" | Ma konto 131 "Bieżący rachunek bankowy" | Ma konto 131 "Bieżący rachunek bankowy" | ||
| 3. | PK - zmniejszenie odpisu na ZFŚS | Wn konto 850 "Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych" | Wn konto 850 "Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych" | Wn konto 850 "Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych" |
| Ma konto 405 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia na rzecz pracowników" oraz równolegle Wn konto 490 "Rozliczenie kosztów" Ma konto zespołu 5 | Ma konto 405 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia na rzecz pracowników" | Ma konto zespołu 5 | ||
| 4. | WB - przelew środków z wyodrębnionego rachunku ZFŚS na rachunek bieżący | Wn konto 131 "Bieżący rachunek bankowy" | Wn konto 131 "Bieżący rachunek bankowy" | Wn konto 131 "Bieżący rachunek bankowy" |
| Ma konto 135 "Wyodrębniony rachunek bankowy środków ZFŚS" | Ma konto 135 "Wyodrębniony rachunek bankowy środków ZFŚS" | Ma konto 135 "Wyodrębniony rachunek bankowy środków ZFŚS" |
Podstawa prawna
Podstawa prawna:
● art. 1, art. 3, art. 5, art. 5i, art. 6 i art. 12a ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - j.t. Dz.U. z 2024 r. poz. 288
● § 1 i § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych - Dz.U. z 2009 r. Nr 43, poz. 349
