Sygnaliści w zakładzie pracy - nowe obowiązki pracodawców

Od 17 grudnia 2021 r. będą obowiązywać w Polsce przepisy dotyczące ochrony sygnalistów, czyli osób zgłaszających nieprawidłowości w zakładach pracy. W związku z tym pracodawcy będę musieli opracować procedury dotyczące zgłaszania tych nadużyć oraz zapewnić ochronę informującym o nich pracownikom.

W październiku 2019 r. Parlament Europejski i Rada UE uchwaliły dyrektywę 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (dalej: dyrektywa). Państwa członkowskie mają 2 lata na przyjęcie przepisów dyrektywy do krajowych porządków prawnych. Termin ten upłynie 17 grudnia 2021 r. W przypadku niewdrożenia do tego czasu przepisów dyrektywy zdaniem części ekspertów będą one miały bezpośrednie zastosowanie.

Sygnaliści to osoby, które informują o nielegalnych lub nieuczciwych zachowaniach dla dobra publicznego lub organizacji, w której pracują. Dyrektywa jest odpowiedzią na niewystarczającą ochronę sygnalistów i niejednolite krajowe regulacje dotyczące wykrywania nadużyć.

Jej celem jest wprowadzenie zharmonizowanych, minimalnych norm, dzięki którym ludzie mający wiedzę lub będący świadkami nieprawidłowości i nadużyć będą o tym informować chętniej niż do tej pory. Ma to zwiększyć wykrywalność przestępstw, zaniedbań i przypadków niegospodarności.

Polska ustawa o sygnalistach

Do dziś nie poznaliśmy nawet projektu polskiej ustawy o sygnalistach. Dyrektywa unijna w tej sprawie zawiera wytyczne na poziomie minimum i wszystko co jest w niej zawarte, zapewne znajdzie się również w polskich przepisach. Polska ustawa będzie prawdopodobnie powieleniem dyrektywy unijnej o sygnalistach, dodatkowo wyznaczającym instytucje kontrolne i sankcje za nieprzestrzeganie przepisów ustawy. Dlatego już dziś warto zapoznać się z regulacjami zawartymi w dyrektywie o sygnalistach.

Kto może zostać sygnalistą

Sygnalista to nie stanowisko ani funkcja. Sygnalistą może zostać każdy, kto ma związek z daną organizacją i chce się podzielić swoją wiedzą, aby poprawić jej funkcjonowanie lub zgłosić ewentualne, występujące w niej nieprawidłowości. Największą wiedzę z tego zakresu mają z reguły szeregowi pracownicy. To oni najczęściej będą sygnalizować o sytuacjach negatywnych dla nich, ale również takich, które godzą w interes firmy. Trzeba jednak pamiętać, że sygnalistą może być też osoba spoza firmy (organizacji), która posiada wiedzę o nadużyciach, jakie zachodzą w firmie.

Na czym polega ochrona sygnalistów

Dyrektywa zapewnia ochronę zarówno osobom zatrudnionym w sektorze prywatnym, jak i publicznym. Sygnalistą mogą być:

• pracownicy, w tym urzędnicy, takeże służby cywilnej,
• osoby samozatrudnione,
• akcjonariusze, wspólnicy i osoby będące członkami organu administrującego, zarządzającego lub nadzorczego przedsiębiorstwa,
• wolontariusze i stażyści,
• osoby pracujące pod nadzorem i kierownictwem wykonawców, podwykonawców i dostawców,
• byli pracownicy,
• kandydaci do pracy.

W szczególnych sytuacjach ochroną zostają objęte także osoby pomagające sygnaliście, osoby trzecie, jak współpracownicy czy krewni, które mogą spotkać negatywne skutki zgłoszenia nieprawidłowości, oraz podmioty prawne powiązane z osobą dokonującą zgłoszenia (art. 4 dyrektywy 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii).  

Na dokonanie zgłoszenia zdecydują się tylko ci, którzy będą mieli poczucie bezpieczeństwa i nie będą musieli się obawiać o negatywne konsekwencje swoich działań. Dlatego dyrektywa wprowadza szeroki katalog zakazanych działań odwetowych wobec sygnalistów. W szczególności są to:

• zwolnienie z pracy,
• przymusowy urlop bezpłatny,
• zawieszenie w obowiązkach służbowych,
• degradacja lub wstrzymanie awansu,
• przekazanie obowiązków innej osobie lub zmiana miejsca pracy,
• obniżenie wynagrodzenia lub zmiana godzin pracy,
• wstrzymanie szkoleń,
• negatywna ocena wyników lub opinia o pracy,
• środki dyscyplinarne, nagana, kara, w tym kara finansowa,
• przymus, zastraszanie, mobbing, wykluczenie,
• dyskryminacja, niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie,
• nieprzekształcenie umowy o pracę na czas określony w umowę o pracę na czas nieokreślony w sytuacji, gdy pracownik mógł mieć uzasadnione oczekiwania, że zostanie mu zaoferowane stałe zatrudnienie,
• nieprzedłużenie lub wcześniejsze rozwiązanie umowy o pracę na czas określony,
• szkody, w tym nadszarpnięcia reputacji danej osoby, zwłaszcza w mediach społecznościowych, lub straty finansowe, w tym gospodarcze i utrata dochodu,
• umieszczenie na czarnej liście na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego, co może skutkować tym, że taka osoba nie znajdzie w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze lub branży,
• wcześniejsze rozwiązanie lub wypowiedzenie umowy dotyczącej towarów lub umowy o świadczenie usług,
• odebranie licencji lub zezwolenia,
• skierowanie na badania psychiatryczne lub lekarskie.

Sygnaliści, dokonując zgłoszenia, nie ponoszą odpowiedzialności za informacje będące treścią zgłoszenia, o ile nie zostały one uzyskane w sposób stanowiący czyn zabroniony. W przypadku gdy sygnalista uczestniczył w nieprawidłowościach, będzie chroniony przed działaniami odwetowymi, ale nie zwolni go to z odpowiedzialności za własne działania.

Dyrektywa zapewnia również pełne odszkodowanie za szkody poniesione przez osoby zgłaszające nieprawidłowości. Istnieje również domniemanie, że szkoda doznana przez sygnalistę jest wynikiem działań odwetowych. Ciężar udowodnienia, że podjęte działania są poparte uzasadnionymi motywami, spoczywa w tym przypadku na osobie, która podjęła działania powodujące szkodę..

Środki ochrony przewidziane są także dla osób, których dotyczy zgłoszenie. Przede wszystkim jest to prawo do skutecznej ochrony prawnej i do bezstronnego sądu. Takim osobom przysługuje także domniemanie niewinności, prawo do obrony, w tym prawo do bycia wysłuchanym i prawo do dostępu do akt, a także prawo do ochrony tożsamości.

Praw i środków ochrony przewidzianych w dyrektywie nie można się zrzec, nie podlegają one ograniczeniu w jakiejkolwiek formie. Oznacza to, że żadna umowa czy porozumienie z pracownikiem nie może zawierać uzgodnień pozbawiających go tej ochrony.

WAŻNE

Sygnalista nie może się zrzec w żaden sposób swojego prawa do ochrony przewidzianego w dyrektywie o sygnalistach.

Warunki objęcia sygnalisty ochroną

Nie każdy zgłaszający będzie jednak podlegał ochronie. Zgłoszenie nadużyć dokonane przez sygnalistę musi spełniać odpowiednie warunki, takie jak:

• istnieją uzasadnione podstawy świadczące o prawdziwości informacji w momencie dokonywania zgłoszenia - oznacza to, że nie trzeba mieć niezbitych dowodów nieprawidłowości, wystarczy poczucie, że przekazywane informacje są prawdziwe,
• zgłaszane nieprawidłowości są ujęte w dyrektywie,
• zgłoszenie zostało dokonane z zachowaniem jednej z 3 procedur określonych w dyrektywie (opisujemy je poniżej).

Sposoby zgłaszania nieprawidłowości przez sygnalistę

Dyrektywa przewiduje 3 formy dokonywania zgłoszeń nieprawidłowości przez sygnalistów. Sygnalista może wykorzystać do tego kanały wewnętrzny i zewnętrzny, a jeśli to nie odniesie skutku, może dokonać ujawnienia publicznego.

Państwa członkowskie mają obowiązek wyznaczenia organów zewnętrznych odpowiedzialnych za przyjmowanie zgłoszeń nieprawidłowości i podejmowanie działań następczych. To właśnie jest najważniejszym zadaniem polskiego ustawodawcy.

WAŻNE

Zgłoszenie nieprawidłowości przez sygnalistę może nastąpić przez kanały wewnętrzny i zewnętrzny lub ujawnienie publiczne.

Zewnętrzny system dla sygnalistów musi zapewniać: kompletność, integralność i poufność informacji, uniemożliwiać dostęp do nich osobom nieupoważnionym oraz pozwalać na przechowywanie informacji w sposób trwały w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego. Ponadto musi umożliwiać dokonywanie anonimowych zgłoszeń w formie ustnej lub pisemnej.

Sygnalista ma do wyboru również trzecią formę zgłoszenia nieprawidłowości, jaką jest ujawnienie publiczne. Kieruje się je do instytucji, organizacji czy mediów, które nie zostały wyznaczone w przepisach dotyczących przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych.

Ochrona sygnalistów w przypadku ujawnienia publicznego zachodzi wówczas, gdy pracownik dokonał zgłoszeń wewnętrznego i zewnętrznego, ale nie podjęto w tej sprawie działań. Ujawnienie publiczne będzie zgodne z przepisami także wtedy, gdy naruszenie może stanowić zagrożenie dla interesu publicznego, istnieje duże prawdopodobieństwo działań odwetowych albo są niewielkie szanse na podjęcie działań przez organy zewnętrzne.

Skorzystanie z kanału zewnętrznego czy ujawnienie publiczne naruszeń prawa i nieprawidłowości może wywołać bardzo negatywne skutki dla organizacji, której dotyczy zgłoszenie. Dlatego tak ważne jest stworzenie dobrze funkcjonującego kanału wewnętrznego. Pracownicy, którzy będą mieli świadomość, że w ich miejscu pracy można łatwo i bezpiecznie zgłosić każdy problem, a firma odpowiednio reaguje na te zgłoszenia, nie będą mieli podstaw do korzystania z innych kanałów dokonywania zgłoszeń. Dzięki temu pracodawca jako pierwszy dowie się o nieprawidłowościach i będzie mógł kontrolować sytuację.

PRZYKŁAD

Pracodawca ustalił w przepisach wewnątrzzakładowych, że zgłoszenie nieprawidłowości przez sygnalistów w jego firmie będzie odbywało się w następujący sposób:

1) za pomocą poczty elektronicznej na adres: xxxxx@best.pl w zaszyfrowanym pliku. Szyfr do pliku należy przekazać pracownikowi osobiście lub telefonicznie;

2) w formie listownej na adres: … (adres firmy)…. z dopiskiem na kopercie, np. "zgłoszenie nieprawidłowości" itp.;

3) poprzez aplikację …. (należy podać sposób jej pobrania)…;

4) telefonicznie do osoby wyznaczonej w firmie (nr tel. ……). Pracownik, do którego telefonicznie zgłoszono nieprawidłowość, dokumentuje zgłoszenie w formie karty zgłoszenia, protokołu, nagrania rozmowy;

5) z wykorzystaniem wewnętrznej sieci intranet.

Wskazanie tylu wariantów dokonywania zgłoszeń nieprawidłowości zaistniałych w firmie, zapewnienie ich bezpieczeństwa oraz szybka reakcja pracodawcy na zgłaszane nieprawidłowości powinny spowodować, że pracownicy będą korzystali wyłącznie z wewnętrznego kanału zgłaszania nadużyć.

Kto podlega przepisom dyrektywy o sygnalistach

Zakres podmiotów objętych obowiązkami zawartymi w dyrektywie jest bardzo szeroki, a docelowo ochrona sygnalistów ma być powszechna.

Tabela. Podmioty objęte dyrektywą o sygnalistach

Nowe obowiązki dla pracodawców dotyczące sygnalistów

Trzeba pamiętać, że wytyczne dyrektywy to minimum, jakie muszą zawierać krajowe przepisy, i ten katalog może zostać rozbudowany w polskiej ustawie. Z punktu widzenia pracodawców najważniejszym obowiązkiem jest stworzenie wewnętrznych kanałów zgłoszeniowych. Cały proces należy zorganizować tak, żeby był bezpieczny dla sygnalisty. Ważne, żeby zgłaszający miał możliwość zachowania anonimowości, a postępowania wyjaśniające muszą być prowadzone z zachowaniem poufności. Wszystko po to, żeby nie narazić sygnalisty na jakiekolwiek działania odwetowe, czy to ze strony przełożonych czy współpracowników. Ewentualne zaniedbania w tym zakresie będą podlegały sankcjom.

Dyrektywa zawiera konkretne wytyczne, jakie należy wypełnić, tworząc wewnętrzny kanał zgłoszeniowy. Każda organizacja musi:

• stworzyć wewnętrzną procedurę określającą sposoby i formę dokonywania zgłoszeń,
• udostępnić pracownikom bezpieczne kanały zgłoszeniowe,
• stworzyć procedurę postępowania po otrzymaniu zgłoszenia,
• dbać o poufność całego procesu i anonimowość sygnalisty,
• chronić sygnalistę przed wszelkimi negatywnymi konsekwencjami i działaniami odwetowymi,
• wyznaczyć osobę lub jednostkę, która będzie nadzorowała ten proces,
• prowadzić rejestr zgłoszeń,
• potwierdzić przyjęcie zgłoszenia w terminie 7 dni,
• zachować maksymalnie 3-miesięczny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej na temat przeprowadzonych działań dotyczących jego zgłoszenia,
• zapewnić zrozumiałe i łatwo dostępne dla personelu informacje dotyczące procedur zgłaszania nieprawidłowości.

Wypełnienie tych wszystkich obowiązków może być trudne dla firm nieposiadających rozbudowanych działów prawnych czy compliance. Jeśli stworzony system okaże się pozorny, pracownicy nie będą mieli do niego zaufania i nie będą z niego korzystali. Wtedy pozostaną im do wyboru dwie opcje zgłaszania nieprawidłowości, czyli zgłoszenie zewnętrzne i ujawnienie publiczne. Nadal będą korzystać z ustawowej ochrony, ale cały proces będzie poza kontrolą pracodawcy.

Outsourcing w zakresie obowiązków związanych z dyrektywą o sygnalistach

W dużych firmach proces wdrożenia systemu spełniającego wszystkie wytyczne zgłaszania nieprawidłowości może być skomplikowany i czasochłonny. Przygotowanie procedur i zorganizowanie bezpiecznych kanałów zgłoszeniowych to nie wszystko. Trzeba jeszcze w odpowiedni sposób zaplanować prowadzenie postępowań wyjaśniających, wyznaczyć kompetentne osoby do ich obsługi, a co najtrudniejsze - trzeba odpowiednio zakomunikować to wszystko pracownikom.

Dyrektywa przewiduje jednak możliwość zlecenia tych zadań podmiotom zewnętrznym. W ostatnim czasie w Polsce prężnie rozwija się rynek usług z zakresu compliance. Przy wyborze zewnętrznego dostawcy należy zwrócić uwagę właśnie na zakres oferowanych usług.

PODSTAWA PRAWNA:

art. 4-12, art. 15, art. 19 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii - Dz.Urz. UE L z 2019 r. Nr 305, str. 17; ost.zm. Dz.Urz. UE L z 2020 r. Nr 347, str. 1

Jakub Niemoczyński

radca prawny, compliance officer, ekspert w zakresie przepisów o sygnalistach