E-faktury ustrukturyzowane będzie można wystawiać i odbierać dobrowolnie w 2022 r. Będzie to zależało od podatnika, czy zdecyduje się na taką metodę fakturowania.
1. Wybór faktur ustrukturyzowanych
Jeśli wybierzemy trzecią metodę fakturowania, którą można stosować od 2022 r., należy podjąć działania, aby nowy proces fakturowania przebiegał sprawnie. Sam wybór tej metody fakturowania nie wymaga składania zawiadomień do urzędu skarbowego. Zgłosić należy natomiast osoby, które chcemy upoważnić do wystawiania w naszym imieniu faktur lub do wglądu w nasze faktury (np. biuro rachunkowe).
Prawo do wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych będzie miał:
1) podatnik;
2) osoba fizyczna wskazana przez podatnika;
3) podmiot wskazany przez podatnika;
4) osoba fizyczna wskazana przez podmiot, który został wskazany przez podatnika;
5) podmioty, o których mowa w art. 106c ustawy (organ egzekucyjny i komornik sądowy);
6) osoba fizyczna wskazana przez organ egzekucyjny lub komornika sądowego.
Krok 1. Ustalenie z kontrahentami, czy wyrażą zgodę na odbiór ustrukturyzowanych faktur
Jeżeli współpracujemy ze stałymi kontrahentami, należy ustalić z nimi, czy wyrażają zgodę na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych. Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF wymaga akceptacji odbiorcy takiej faktury.
Brak zgody kontrahenta nie oznacza, że sprzedawca straci prawo wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Będzie jednak musiał, mimo wystawiania ustrukturyzowanych faktur, przekazywać je nabywcy w tradycyjny sposób (papierowo lub elektronicznie).
Gdy większość lub wszyscy kontrahenci odmówią przyjmowania takich faktur, sprzedawca powinien przemyśleć, czy opłaca mu się przejście na nowy system.
Krok 2. Zakup lub aktualizacja oprogramowania
E-faktury ustrukturyzowane będą wystawiane w lokalnych lub chmurowych systemach księgowych i następnie wysyłane do KSeF. Dlatego aby korzystać z nowej metody fakturowania, należy zaopatrzyć się w odpowiedni program, który umożliwi wystawianie takich faktur.
MF udostępni takie oprogramowanie bezpłatnie, ale będą mogli z niego korzystać tylko mikroprzedsiębiorcy.
Krok 3. Uwierzytelnienie w KSeF przez wystawcę faktury i nadanie
uprawnień
Wystawca faktury będzie musiał uwierzytelnić się w systemie. Nie będzie to dowolny sposób, tylko wskazany w rozporządzeniu w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, tj:
1) kwalifikowany podpis elektroniczny,
2) kwalifikowana pieczęć elektroniczna,
3) podpis zaufany oraz
4) wygenerowanym przez KSeF token (ciąg znaków alfanumerycznych, z wyłączeniem znaków interpunkcyjnych), po uwierzytelnieniu się podatnika lub podmiotu uprawnionego w sposób, o którym mowa w pkt 1-3.
Po uzyskaniu uwierzytelnienia podatnik będzie mógł upoważnić inne osoby, aby w jego imieniu wystawiały i wprowadzały faktury do obrotu lub miały dostęp do jego faktur. Zawiadomienie o upoważnionych osobach będzie składane elektronicznie, gdy podatnik może uwierzytelnić się we wskazany sposób, za pomocą dedykowanej strony internetowej.
Podmiot, który uzyskał uprawnienia do wystawiania faktur, będzie musiał również się uwierzytelnić w systemie.
Krok 4. Uwierzytelnienie w KSeF przez odbiorcę faktury i nadanie
uprawnień innym osobom
Nabywca, który wyraził zgodę na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych, będzie mógł sam odebrać fakturę lub będzie mógł to zrobić upoważniony przez niego pracownik czy np. biuro rachunkowe. Nabywca również będzie musiał uwierzytelniać się w systemie jak sprzedawca. Zawiadomienie o upoważnionych osobach będzie składał elektronicznie, gdy może uwierzytelnić się we wskazany w kroku 3 sposób.
2. Zasady wystawiania faktur ustrukturyzowanych
Sposób wystawiania faktur ustrukturyzowanych zależy od tego, czy klient wyrazi zgodę na ich otrzymywanie.
I. Wystawianie faktur, gdy klient nie wyraził zgody na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych
II. Wystawianie faktur ustrukturyzowanych, gdy klient wyraził zgodę na ich otrzymywanie
III. Informacje, jakie uzyskamy z KSeF
Kluczową rolę w wystawianiu i odbieraniu faktur ustrukturyzowanych będzie miał system KseF. Jest to system teleinformatyczny, który będzie służył do wystawiania, odbierania czy przechowywania faktur. Będzie też nadawał i weryfikował uprawnienia oraz wysyłał komunikaty.
Zasady funkcjonowania KSeF
Uprawnienia, | Rodzaj powiadomień, | Możliwości, jakie daje podatnikom KseF |
nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF, zgodnie wnioskiem podatnika | o dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej oraz numerze identyfikującym fakturę ustrukturyzowaną przydzielonym w KSeF oraz dacie i czasie jego przydzielenia | wystawianie faktur ustrukturyzowanych |
uwierzytelnianie oraz weryfikacja uprawnień do korzystania z KSeF, posiadanych przez podmioty, które mogą korzystać z KSeF | o dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku jej niezgodności ze wzorem schemy | dostęp do faktur ustrukturyzowanych |
oznaczanie faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym | o braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej - w przypadku niedostępności KSeF | otrzymywanie faktur ustruk- |
analiza i kontrola prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych | o braku uprawnień do korzystania z KSeF | przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w KSeF |
o nadanych uprawnieniach do korzystania z KSeF lub ich odebraniu | wnioskowanie o nadanie, zmianę lub odbieranie uprawnień do wystawiania w jego imieniu faktur lub wglądu w te faktury przez inne osoby lub podmioty |
My i nasi partnerzy (w łącznej liczbie: 878), na podstawie wyrażonej zgody lub uzasadnionego interesu, przetwarzamy dane osobowe, takie jak: adresy IP i unikalne identyfikatory, wykorzystywanie ograniczonych danych do wyboru reklam, reklamy oparte na ograniczonych danych i pomiarach reklam oraz podobne technologie w następujących celach: spersonalizowane reklamy, wybór spersonalizowanych treści, pomiar reklam i treści, badanie odbiorców oraz ulepszanie usług. Wykorzystanie ich pozwala nam zapewnić Państwu maksymalną wygodę przy korzystaniu z naszych serwisów poprzez zapamiętanie Państwa preferencji i ustawień na naszych stronach.
Pliki cookie, identyfikatory urządzeń lub podobne identyfikatory online (np. identyfikatory oparte na logowaniu, identyfikatory przypisywane losowo, identyfikatory sieciowe) w połączeniu z innymi informacjami (takimi jak rodzaj przeglądarki i informacje w niej zawarte, język, rozmiar ekranu, obsługiwane technologie itp.) mogą być przechowywane lub odczytywane na Twoim urządzeniu celem rozpoznania urządzenia za każdym razem, gdy następuje połączenie z aplikacją lub witryną internetową – w celach tutaj przedstawionych.
W dowolnym momencie mają Państwo możliwość samodzielnej zmiany ustawień dotyczących przetwarzanych informacji, a także wyrażenia sprzeciwu odnośnie przetwarzania tych danych lub ich wycofania, które na podstawie uzasadnionego interesu nie wymagają Państwa zgody. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania Państwa danych, którego dokonano na podstawie udzielonej wcześniej zgody.
W celu zmiany ustawień (przycisk "USTAWIENIA ZAAWANSOWANE") lub wycofania zgody (przycisk "WYCOFUJĘ ZGODĘ") na przetwarzanie danych, należy wyświetlić okno z ustawieniami, klikając w link "Zmień ustawienia prywatności" znajdujący się w stopce strony.
Dalsze korzystanie z serwisu bez zmiany ustawień dotyczących prywatności oznacza ich akceptację, co będzie skutkowało zapisywaniem danych osobowych opisanych powyżej na Państwa urządzeniach przez wszystkie serwisy internetowe Spółek Grupy INFOR PL.
Więcej informacji o zamieszczanych plikach cookie, możliwości zmiany ustawień prywatności oraz polityce przetwarzania danych znajdą Państwo w Polityce Prywatności Grupy INFOR PL i Polityce Cookies Grupy INFOR PL