Jak rozliczać składki za zleceniobiorcę, który został powołany w skład rady nadzorczej

PROBLEM

RADA

Członek rady nadzorczej będzie obowiązkowo podlegał ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym oraz zdrowotnemu (jeśli jest polskim rezydentem). Na obowiązek ubezpieczeń społecznych z tytułu członkostwa w radzie nie wpływa fakt jednoczesnego wykonywania umowy zlecenia (także stanowiącej tytuł do ubezpieczeń społecznych). Ponadto płatnik ma obowiązek opłacania za członka rady nadzorczej składek na Fundusz Pracy oraz wpłat do PPK (w obu przypadkach - pod ogólnymi, ustawowymi warunkami). Szczegóły w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym podlegają osoby fizyczne, które na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej są m.in.:

• osobami wykonującymi pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, osobami z nimi współpracującymi,
• członkami rad nadzorczych wynagradzanymi z tytułu pełnienia tej funkcji.

Składki za członków rad nadzorczych. Członkowie rad nadzorczych spełniający warunki do objęcia ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi z innych tytułów podlegają ubezpieczeniom również z tytułu pełnienia funkcji członka rady nadzorczej. Oznacza to, że członkostwo w radzie nadzorczej, za wynagrodzeniem, jest tytułem obowiązkowym niezależnie od współistnienia innych tytułów, takich jak umowa o pracę, umowa zlecenia czy posiadanie statusu emeryta. Wysokość wynagrodzenia uzyskiwanego np. ze zlecenia czy ze stosunku pracy też nie ma tutaj żadnego znaczenia.

WAŻNE

Członek rady nadzorczej pełniący funkcję za wynagrodzeniem podlega z tego tytułu obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, niezależnie od posiadanych innych obowiązkowych tytułów do ubezpieczeń.

Członek rady nadzorczej podlega wymienionym ubezpieczeniom od dnia powołania do tej funkcji, ale nie wcześniej niż od dnia, w którym jej wykonywanie zaczęło być odpłatne, do dnia zaprzestania pełnienia tej funkcji.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe stanowi przychód - łącznie z kosztami uzyskania i kwotą podatku, o których mowa w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych, czyli przychód z działalności wykonywanej osobiście przez osoby należące do składu rad nadzorczych, niezależnie od sposobu ich powoływania.

Składek emerytalno-rentowych nie opłaca się od niektórych składników przychodu, które zostały wymienione w rozporządzeniu składkowym. Co prawda zasadniczo dotyczy ono pracowników, ale na podstawie § 5 ust. 2 pkt 3 tego rozporządzenia wyłączenia mają też odpowiednie zastosowanie do zleceniobiorców bądź członków rad nadzorczych wynagradzanych z tego tytułu.

Członkowie rad nadzorczych posiadający miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej podlegają również obowiązkowi ubezpieczenia zdrowotnego. W przypadku gdy ubezpieczony uzyskuje przychody z więcej niż jednego tytułu do objęcia obowiązkiem ubezpieczenia zdrowotnego, składka zdrowotna musi być opłacana z każdego z tych tytułów odrębnie. W opisanym w problemie przypadku będzie zatem opłacana zarówno ze zlecenia, jak i z tytułu pełnienia funkcji członka rady nadzorczej.

Obowiązek ubezpieczenia zdrowotnego powstaje z dniem powołania na członka rady nadzorczej, a wygasa w dniu zaprzestania pełnienia tej funkcji. Zgłoszenia do ubezpieczeń dokonuje podmiot, w którym działa rada nadzorcza. Do ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne stosuje się przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tych osób, czyli jest to przychód po odliczeniu składek emerytalno-rentowych finansowanych ze środków ubezpieczonego.

Członek rady nadzorczej nie podlega ubezpieczeniu chorobowemu (ani obowiązkowo, ani dobrowolnie). Nie podlega również ubezpieczeniu wypadkowemu. Pracodawca nie opłaca za niego składek na FGŚP. Natomiast w przypadku wynagrodzenia za pracę wyższego niż minimalne należna będzie składka na FP, chyba że członek rady spełnia warunki do zwolnienia ze względu na wiek - mężczyzna w wieku 60 lat.

Podmiot, w którym działa rada nadzorcza, musi także pamiętać o obowiązkach wynikających z ustawy o PPK. Ustawa ta uznaje bowiem za osoby zatrudnione członków rady nadzorczej opłacanych z tytułu pełnienia tych funkcji (w związku z tym podlegających obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym). A zatem pod ustawowymi warunkami (m.in. kryterium wieku i niezłożenie przez członka rady deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK) należy za członka rady nadzorczej odprowadzać także wpłaty do instytucji finansowej obsługującej w danym podmiocie pracowniczy plan kapitałowy.

Zasady zgłaszania członków rad nadzorczych do ZUS. Płatnik składek powinien zgłosić członka do ubezpieczeń w ciągu 7 dni od daty przyznania wynagrodzenia. Zgłoszenia do ubezpieczeń emerytalno-rentowych i ubezpieczenia zdrowotnego należy dokonać na druku ZUS ZUA z kodem tytułu ubezpieczenia 22 41 xx (22 41 - członek rady nadzorczej, podlegający z tego tytułu ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu). Kod ten dotyczy więc osoby, która jest wynagradzana z tytułu pełnionej funkcji i miejsce jej zamieszkania znajduje się w Polsce.

Składki za członka rady nadzorczej płatnik składek rozlicza w dwóch blokach raportu ZUS RCA, z różnymi kodami tytułu ubezpieczenia, tj. odpowiednio 04 11 xx ze zlecenia oraz 22 41 xx z racji członkostwa w radzie nadzorczej.

PRZYKŁAD

Zleceniobiorca mieszkający w Polsce, zarabiający 10 000 zł miesięcznie, podlega z tego tytułu obowiązkowo ubezpieczeniom: emerytalnemu, rentowym, dobrowolnie chorobowemu oraz zdrowotnemu. Od 1 stycznia 2022 r. podlega również ubezpieczeniom: emerytalnemu, rentowym oraz zdrowotnemu, ponieważ został w tej samej spółce powołany jako członek rady nadzorczej, za wynagrodzeniem 4600 zł miesięcznie.

Spółka dokonała zgłoszenia do ZUS nowego członka rady 4 stycznia 2022 r., na druku ZUS ZUA, z kodem tytułu 22 44 00. Składki od obu przychodów będzie rozliczała w comiesięcznych raportach imiennych ZUS RCA pod dwoma kodami:

• 04 11 00 z podstawą wymiaru składek społecznych 10 000 zł oraz składki zdrowotnej - 8629 zł (10 000 zł - 13,71%),

• 22 41 00 z podstawą wymiaru składek społecznych 4600 zł oraz składki zdrowotnej - 4082,04 zł (4600 zł - 11,26%).

Zakaz łączenia stanowisk w spółce. Warto zasygnalizować istotny problem, który może mieć wpływ na decyzję spółki w sprawie powołania danej osoby w skład rady nadzorczej.

W spółce kapitałowej nie jest dopuszczalne łączenie funkcji członka rady nadzorczej z funkcją członka zarządu, prokurenta, likwidatora, kierownika oddziału lub zakładu tejże spółki oraz z zatrudnieniem na stanowisku głównego księgowego, radcy prawnego lub adwokata (art. 214 § 1 oraz art. 387 § 1 Kodeksu spółek handlowych).

Zakaz ten dotyczy także wszystkich innych osób, które podlegają bezpośrednio członkowi zarządu albo likwidatorowi (art. 214 § 2 oraz art. 387 § 2 Kodeksu spółek handlowych). Podległość danej osoby np. członkowi zarządu może wynikać nie tylko z umowy o pracę, lecz także z innych umów cywilnoprawnych, np. umowy o świadczenie usług czy umowy zlecenia.

Naruszenie zakazu łączenia funkcji (stanowisk) wynikającego z przywołanych przepisów może skutkować nawet uznaniem aktu powołania danej osoby w skład rady nadzorczej za nieważny.

Należy bezwzględnie przestrzegać tych regulacji i upewnić się, że ze struktury organizacyjnej spółki oraz z charakteru zadań podejmowanych przez zleceniobiorcę nie wynika jego bezpośrednia podległość zarządowi spółki.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 6 ust. 1 pkt 22, art. 11, art. 12, art. 13 pkt 17, art. 18 ust. 4 pkt 10 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 423; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2105

• art. 66 ust. 1 pkt 35, art. 73 pkt 17, art. 75 ust. 17, art. 81 ust. 1, art. 82 ust. 2 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1285; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2270

• § 5 ust. 2 pkt 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949

• art. 214 § 1-2, art. 387 § 1-2 ustawy z 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1526; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 2052

• § 1 oraz załączniki nr 1, 12, 25 do rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 20 grudnia 2020 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów - Dz.U. z 2020 r. poz. 2366; ost. zm. Dz.U. z 2021 r. poz.846

Izabela Nowacka

ekonomista, od wielu lat zajmuje się tematyką wynagrodzeń i rozliczaniem płac, autorka licznych publikacji z dziedziny prawa pracy