ZFŚS - naliczenie I transzy, ewidencja księgowa, odpisy

Jednostki sektora finansów publicznych, w tym samorządowe jednostki budżetowe, mają obowiązek tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS) bez względu na liczbę zatrudnionych pracowników. Jednocześnie z utworzeniem ZFŚS jednostki te zobowiązane są do prawidłowego naliczania środków oraz ich właściwej ewidencji księgowej. W terminie do 31 maja 2021 r. jednostki mają obowiązek przekazać na rachunek bankowy ZFŚS kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów obowiązkowych.

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych

Działalność ZFŚS reguluje ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ustawa o ZFŚS). W szkołach oraz jednostkach objętych systemem oświaty ZFŚS jest tworzony na zasadach szczególnych - na podstawie ustawy z 26 stycznia 1982 r. - Karta Nauczyciela (dalej: Karta Nauczyciela).

Zgodnie z art. 2 pkt 5 ustawy o ZFŚS, uprawnieni do korzystania ze środków funduszu socjalnego są pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści (byli pracownicy i ich rodziny) oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał prawo do korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z funduszu.

Szczegółowe zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej powinny być zawarte w regulaminie funduszu, który określa pracodawca, w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową. Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Regulamin funduszu powinien w szczególności określać:

• katalog wszystkich osób, którym pracodawca przyznał prawo do korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z funduszu,
• sposób dokumentowania sytuacji materialnej osób uprawnionych do świadczeń z funduszu (np. w formie oświadczeń, zaświadczeń, bądź rocznych zeznań podatkowych),
• kryteria regulujące wysokość przyznawanych świadczeń w zależności od sytuacji materialnej osób uprawnionych (np. progi dochodowe),
• rodzaje świadczeń przysługujących z funduszu - zarówno pieniężnych, jak i rzeczowych (np. dofinansowanie wypoczynku, wyjazdów, zapomogi losowe, pożyczki na cele mieszkaniowe, paczki świąteczne itp.).

 

ZAPAMIĘTAJ!

Przyznawanie świadczeń ze środków ZFŚS oraz ich wysokość powinna być uzależniona od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej.

 

Istotna jest wysokość różnicowania sytuacji dochodowej osób uprawnionych do korzystania z funduszu. Pracodawca nie może odstąpić od stosowania kryterium socjalnego, które powinno być określone w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Niestosowanie kryteriów dotyczących sytuacji socjalnej, materialnej i rodzinnej podczas przydzielania ulgowych świadczeń i usług z funduszu w celu różnicowania ich wysokości może narazić pracodawcę na obowiązek odprowadzenia składek na ubezpieczenia społeczne i podatku dochodowego od osób fizycznych.

 

ZAPAMIĘTAJ!

Ostateczną decyzję w sprawie udzielenia świadczeń z funduszu podejmuje pracodawca (np. dyrektor szkoły) - jako administrator środków funduszu. Nieprzyznanie świadczenia osobie uprawnionej nie może być przedmiotem jej roszczenia.

 

Wszystkie środki ZFŚS stanowią jeden fundusz. Oznacza to, że bez względu na ilość i wysokość odpisów na ZFŚŚ, fundusz jest jeden i nie podlega podziałowi, np. odrębnie dla nauczycieli, odrębnie dla emerytowanych nauczycieli oraz odrębnie dla pracowników niepedagogicznych.

Środki ZFŚS są gromadzone na specjalnie otwartym w tym celu rachunku bankowym. Może to generować dodatkowe koszty, związane z prowadzeniem tego rachunku, m.in. takie, jak:

• opłaty za prowadzenie rachunku,
• opłaty za wykonywanie przelewów.

 

Koszty te obciążają pracodawcę, w związku z czym nie mogą obciążać zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Należy je pokrywać z rachunku podstawowego jednostki - ze środków na bieżącą działalność jednostki. W zależności od postanowień umowy o prowadzenie obsługi bankowej jednostki, bank może potrącać koszty prowadzenia wyodrębnionego rachunku bankowego ZFŚS ze środków zgromadzonych na rachunku bieżącym jednostki lub z rachunku ZFŚS - wtedy należy je niezwłocznie zrefundować ze środków przeznaczonych na wydatki, zgromadzonych na rachunku bieżącym jednostki. Oba rozwiązania są zgodne z prawem.

 

Odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych

Odpisy, które zasilają ZFŚS, przeznaczone są na prowadzenie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z funduszu. Działalnością socjalną są usługi świadczone przez pracodawców na rzecz:

• różnych form wypoczynku zorganizowanego we własnym zakresie przez pracowników i inne podmioty, bez względu na ich długość i docelowe miejsce, np. wycieczki (krajowe i zagraniczne), agroturystyka, kolonie, zimowiska, obozy,
• działalności kulturalno-oświatowej, np. wycieczki do kina, teatru, muzeum oraz bilety na tego rodzaju wydarzenia; wycieczki turystyczne połączone ze zwiedzaniem, bilety wstępu na różnego rodzaju wystawy,
• działalności sportowo-rekreacyjnej, np. bilety wstępu na basen, siłownię, organizowanie zawodów sportowych, spływów kajakowych, rajdów,
• opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego zorganizowanych we własnym zakresie przez pracodawcę lub podmiot zewnętrzny, np. dopłaty do tego rodzaju usług wspierających opiekę nad dziećmi,
• udzielanie pomocy materialno-rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową, np. ze względu na budowę domu, zakup mieszkania, remont.

 

ZAPAMIĘTAJ!

Ze środków funduszu nie może być finansowany zakup kawy, herbaty i cukru dla pracowników do codziennej konsumpcji.

 

W 2021 r. odpis na ZFŚS został zamrożony na poziomie z 2020 r.

 

Odpis na ZFŚS dla nauczycieli

Dla nauczycieli dokonuje się corocznie odpisu na ZFŚS w wysokości ustalanej jako iloczyn planowanej, przeciętnej w danym roku kalendarzowym, liczby nauczycieli zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze zajęć (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć) i 110% kwoty bazowej obowiązującej 1 stycznia danego roku (art. 53 ust. 1 Karty Nauczyciela).

Do ustalenia odpisu na ZFŚS dla nauczycieli w roku 2021 r. stosuje się kwotę bazową obowiązującą od 1 stycznia 2018 r., tj. 2752,92 zł (art. 4 ustawy z 19 listopada 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach służących realizacji ustawy budżetowej na rok 2021; dalej: ustawa okołobudżetowa). W 2021 r. odpis na ZFŚS dla nauczycieli wynosi (2752,92 zł x 110%) 3028,21 zł.

 

Odpis na ZFŚS dla nauczycieli emerytów i rencistów

Odpis na ZFŚS dla nauczycieli emerytów i rencistów oraz nauczycieli pobierających nauczycielskie świadczenie kompensacyjne w 2021 r. nalicza się na takich samych zasadach jak dotychczas - czyli 5% pobieranych przez nich emerytur, rent lub nauczycielskich świadczeń kompensacyjnych (art. 53 ust. 2 Karty Nauczyciela).

 

Odpis na ZFŚS dla pracowników niepedagogicznych

Wysokość odpisu podstawowego na ZFŚS dla pracowników innych niż nauczyciele wynosi na jednego zatrudnionego 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą (art. 5 ust. 2 ustawy o ZFŚS).

Odpis podstawowy na ZFŚŚ w 2021 r. oblicza się na podstawie przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2018 r., tj. 4134,02 zł (art. 81 ustawy okołobudżetowej; art. 5j ustawy o ZFŚS).

Odpis podstawowy na ZFŚS w 2021 r. wynosi (4134,02 zł x 37,5%) - 1550,26 zł.

Ustawa o ZFŚS przewiduje bowiem zarówno obowiązkowe, jak i fakultatywne zwiększenia odpisów, co przedstawia TABELA 1.

 

TABELA 1. Odpisy na ZFŚŚ w 2021 r.

Odpis obligatoryjny (obowiązkowy)		Wysokość odpisu
Na jednego pracownika zatrudnionego w tzw. normalnych warunkach pracy	37,5% x 4134,02 zł	1 550,26 zł
Na jednego pracownika wykonującego pracę w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych	50% x 4134,02 zł	2 067,01 zł
Na jednego pracownika młodocianego:	x	x
w pierwszym roku nauki	5% x 4134,02 zł	206,70 zł
w drugim roku nauki	6% x 4134,02 zł	248,04 zł
w trzecim roku nauki	7% x 4134,02 zł	289,38 zł
Zwiększenie odpisu fakultatywne (uznaniowe)		Wysokość odpisu
Na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności	6,25% x 4134,02 zł	258,38 zł
Na każdego emeryta lub rencistę, nad którym jednostka sprawuje opiekę	6,25% x 4134,02 zł	258,38 zł
Na każdą zatrudnioną osobę, pod warunkiem przeznaczenia całości tego zwiększenia na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego	7,5% x 4134,02 zł	310,05 zł

 

ZAPAMIĘTAJ!

Podstawę do naliczenia odpisu na ZFŚS stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba osób zatrudnionych u pracodawcy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych.

 

Zasady ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych zostały określone w § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, zgodnie z którym przy obliczaniu przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli się przez 12. W przeciętnej liczbie zatrudnionych uwzględnia się pracowników, którzy wykonują pracę w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy, po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy. Przepisy wspomnianego rozporządzenia oraz ustawy o ZFŚS nie określają, w jaki sposób dokonać obliczenia przeciętnej liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach. W praktyce, do wyliczeń, jednostki stosują jedną z trzech metod opisanych w wyjaśnieniach do druku Z-06, które zamieszczono w TABELI 2.

 

TABELA 2. Metody stosowane do obliczania przeciętnej liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach.

Metoda	Sposób obliczenia
średnia arytmetyczna	sumę dziennych stanów zatrudnienia ze wszystkich dni w danym miesiącu dzieli się przez liczbę tych dni
średnia chronologiczna	sumę połowy stanu zatrudnienia w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca i pełnego zatrudnienia w 15 dniu miesiąca dzieli się przez 2
uproszczona	sumę dziennych stanów zatrudnienia w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca dzieli się przez 2

 

ZAPAMIĘTAJ!

Kierownik jednostki podejmuje decyzję w sprawie sposobu wyliczenia przeciętnej liczby pracowników zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i zapisuje go w polityce rachunkowości.

 

Wielkość odpisu na ZFŚS każda jednostka budżetowa powinna uwzględnić w planie finansowym swojej jednostki, w podziałce klasyfikacji budżetowej § 444 "Odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych" oraz ująć na koncie pozabilansowym 998 jako zaangażowanie środków budżetowych roku bieżącego.

Pracodawca jest zobowiązany do przekazania równowartości dokonanych odpisów i zwiększeń na dany rok kalendarzowy na rachunek bankowy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w terminie do dnia 30 września tego roku, z tym że:

• w terminie do dnia 31 maja tego roku przekazuje się kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów obowiązkowych.

W jednostkach sektora finansów publicznych nieprzekazanie odpisu w prawidłowej wysokości może wiązać się z odpowiedzialnością za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

 

Świadczenie urlopowe z dla nauczycieli z ZFŚS

Poza świadczeniami przyznawanymi na podstawie regulaminu ZFŚS nauczyciele mają prawo do dodatkowego świadczenia urlopowego. Zgodnie z art. 53 ust. 1a Karty Nauczyciela, z odpisu na ZFŚS nauczycielom wypłacane jest do końca sierpnia każdego roku budżetowego świadczenie urlopowe w wysokości odpisu podstawowego, o którym mowa wcześniej, ustalonego proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy i okresu zatrudnienia nauczyciela w danym roku szkolnym. Świadczenie urlopowe należy również wypłacić tym nauczycielom, którzy w dniu jego wypłaty nie są już zatrudnieni w szkole, ale nabyli oni do niego prawo w związku z zatrudnieniem przez część danego roku szkolnego. Także nauczycielowi, który przeszedł na emeryturę i został ponownie zatrudniony w szkole, należy wypłacić świadczenie urlopowe za okres zatrudnienia w danym roku szkolnym.

Przy ustalaniu świadczenia urlopowego należnego danemu nauczycielowi w pierwszej kolejności należy ustalić, w jakim okresie w danym roku szkolnym był on zatrudniony na stanowisku nauczyciela, a następnie określić wymiar jego czasu pracy w danym roku szkolnym.

W 2021 r. nauczycielowi zatrudnionemu w pełnym wymiarze zajęć przez cały rok szkolny (2020/2021) przysługuje świadczenie urlopowe w wysokości odpisu podstawowego, o którym mowa w przepisach ustawy o ZFŚS, czyli kwota 1550,26 zł.

 

ZAPAMIĘTAJ!

Świadczenie urlopowe nauczycieli przysługuje w wysokości proporcjonalnej do okresu i wymiaru zatrudnienia w danym roku szkolnym.

 

TABELA 3. Wysokość świadczenia urlopowego wypłacanego do 31 sierpnia 2021 r. w zależności od okresu zatrudnienia i wymiaru czasu pracy w roku szkolnym 2020/2021

Wymiar etatu	Okres zatrudnienia
	12 miesięcy	10 miesiecy	6 miesięcy	1 miesiąc
1/18 etatu	86,13 zł	71,77 zł	43,06 zł	7,18 zł
1/4 etatu	387,57 zł	322,97 zł	193,78 zł	32,30 zł
1/3 etatu	516,75 zł	430,63 zł	258,38 zł	43,06 zł
1/2 etatu	775,13 zł	645,94 zł	387,57 zł	64,59 zł
3/4 etatu	1162,70 zł	968,91 zł	581,35 zł	96,89 zł

 

W sytuacji gdy nauczyciel zawarł dwie umowy z daną szkoła na stanowisku nauczyciela, świadczenie to należy obliczyć i wypłacić odrębnie dla każdej z umów.

Nauczyciele, którzy korzystają z urlopu dla poratowania zdrowia, urlopów związanych z macierzyństwem albo są niezdolni do pracy z powodu choroby, również otrzymują świadczenie urlopowe, nawet w sytuacji gdy nie wykorzystają ani jednego dnia urlopu wypoczynkowego, a także w sytuacji gdy ani jednego dnia nie świadczyli pracy w danym roku szkolnym.

Ustalając wysokość świadczenia urlopowego dla nauczyciela w roku szkolnym 2020/2021, można posiłkować się zasadami z TABELI 4.

 

TABELA 4. Sposoby obliczania wysokości świadczenia urlopowego dla nauczycieli

Zatrudnienie nauczyciela	Obliczenie świadczenia
nauczyciel zatrudniony przez cały rok szkolny w niepełnym wymiarze czasu pracy	1550,26 zł x wymiar etatu
nauczyciel zatrudniony przez część roku szkolnego w niepełnym wymiarze czasu pracy	(1550,26 zł : 12 m-cy) x liczba przepracowanych m-cy x wymiar etatu
nauczyciel zatrudniony przez część roku szkolnego w pełnym wymiarze czasu pracy	(1550,26 zł : 12 m-cy) x liczba przepracowanych m-cy
nauczyciel, który nie przepracował w całości danego miesiąca zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy	(1550,26 zł : 12 m-cy) : liczba dni danego m-ca x liczba dni przepracowanych w danym m-cu x wymiar etatu
nauczyciel, który nie przepracował w całości danego miesiąca zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy	(1550,26 zł : 12 m-cy) : liczba dni danego m-ca x liczba dni przepracowanych w danym m-cu

 

PRZYKŁAD 1

1. Nauczyciel jest zatrudniony w szkole przez pół roku na zastępstwo na cały etat.

Świadczenie urlopowe wyniesie 1550,26 zł. : 12 miesięcy x 6 miesięcy x 1 etat = 775,13 zł.

2. Nauczyciel jest zatrudniony w dwóch liceach ogólnokształcących. W jednym na 1/2 etatu, a w drugim na 3/7. Za rok szkolny 2020/2021 otrzyma dwa świadczenia urlopowe w kwocie:

• w pierwszym liceum - 1550,26 zł x 1/2 etatu = 775,13 zł,

• w drugim liceum - 1550,26 zł x 3/7 etatu = 664,40 zł.

 

Ewidencja księgowa środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych

Naliczenie i odprowadzenie odpisu podstawowego na ZFŚS podlega ewidencji w księgach rachunkowych jednostki budżetowej według zasad, które zostały określone w rozporządzeniu Ministra Rozwoju i Finansów z 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.

Do ewidencji stanu zwiększeń i zmniejszeń zakładowego funduszu świadczeń socjalnych służy konto 851 "Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych". Środki pieniężne zakładowego funduszu świadczeń docjalnych, które są gromadzone na odrębnym rachunku bankowym, ewidencjonuje się na koncie 135 "Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia".

Zapisy na koncie 135 dokonywane są na podstawie dowodów bankowych, gdzie musi zachodzić pełna zgodność zapisów jednostki z zapisami bankowymi. Na stronie Wn konta 135 księguje się wpływy środków na rachunek bankowy środków ZFŚS, zaś na stronie Ma konta 135 - rozchody tych środków. Konto 135 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków pieniężnych zakładowego funduszu świadczeń socjalnych zgromadzonych na rachunku bankowym.

 

Podatek i składki ZUS od świadczeń z ZFŚS

Prawidłowo przyznane świadczenia z ZFŚS mogą być zwolnione ze składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz z podatku. Zakres tego zwolnienia ma charakter całkowity w zakresie składek ZUS oraz całkowity i częściowy dotyczący podatku dochodowego. Aby świadczenia finansowane ze środków ZFŚS korzystały z wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, muszą posiadać cechy działalności socjalnej, o której mowa w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Z dniem 31 marca 2020 r., na mocy ustawy o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw, w życie weszły nowe regulacje, w których podwyższeniu uległy limity zwolnień w podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) dla niektórych świadczeń otrzymywanych przez podatników. Zwiększono m.in. limit zwolnienia od rzeczowych lub pieniężnych świadczeń otrzymanych przez pracownika z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS).

 

TABELA 5. Limity zwolnień z podatku dochodowego od osób fizycznych świadczeń wypłacanych z ZFŚS w roku 2021

Rodzaj świadczenia z ZFŚS	Kwota limitu zwolnienia
zapomogi wypłacane w całości ze środków ZFŚS, otrzymane w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci	są zwolnione w całości niezależnie od ich wysokości
wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach ustawy o ZFŚS, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków ZFŚS lub funduszy związków zawodowych	do wysokości 2000 zł*

* Od nadwyżki ponad limit pobierana jest zaliczka na podatek.

 

Świadczenia otrzymywane przez emerytów lub rencistów w związku z łączącym ich uprzednio z zakładem pracy stosunkiem służbowym, stosunkiem pracy lub spółdzielczym stosunkiem pracy, w tym od związków zawodowych, podlegają zwolnieniu z opodatkowania do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 3000 zł. Kwota ta nie uległa zmianie i obowiązuje od 1 stycznia 2018 r. Stawka zryczałtowanego podatku dla emeryta lub rencisty po przekroczeniu limitu (3000 zł) wynosi 10%.

 

Dopłaty do wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu, które są finansowane z ZFŚS dla dzieci i młodzież do lat 18, w całości są zwolnione od podatku, niezależnie od ich wysokości.

 

ZAPAMIĘTAJ!

Do kwoty rocznego limitu 2000 zł wlicza się wartość wypłaconych świadczeń pracownikom z ZFŚS oraz funduszy związków zawodowych - jest to limit łączny.

 

Należy mieć na uwadze, że aby skorzystać ze zwolnienia od podatku na mocy art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, muszą być spełnione łącznie następujące warunki:

• wypłata świadczenia dla pracownika musi nastąpić w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych,
•  pracownik musi otrzymać rzeczowe lub pieniężne świadczenie,
• świadczenia muszą być w całości sfinansowane ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
• kwota świadczenia nie może przekroczyć 2000 zł w ciągu roku kalendarzowego.

 

Kwoty wypłacone z ZFŚŚ ponad limit (w 2021 r. - powyżej 2000 zł) podlegają opodatkowaniu wg skali podatkowej.

 

ZAPAMIĘTAJ!

Rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi, dlatego też nie podlegają one zwolnieniu od podatku.

 

Korekta odpisu na ZFŚS

Najpóźniej do 31 grudnia danego roku jednostka budżetowa, która na początku roku dokonała odpisu na ZFŚS według przeciętnej planowanej liczby zatrudnionych, musi dokonać ponownego przeliczenia etatów do rzeczywistego stanu przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym, a co za tym idzie, dokonać ewentualnej korekty odpisu na ten fundusz.

Korekta roczna odpisu na ZFŚS dokonana na koniec roku, w związku ze zmianą zatrudnienia, może spowodować zwiększenie lub zmniejszenie stanu środków na rachunku ZFŚS.

 

ZAPAMIĘTAJ!

Jeżeli faktyczna przeciętna liczba zatrudnionych jest wyższa od przewidywanej, różnicę między odprowadzonym a należnym odpisem należy przekazać z rachunku podstawowego jednostki budżetowej na rachunek ZFŚS. W przypadku zmniejszenia odpisu jednostka jest zobowiązana do przekazania nadwyżki odpisu z rachunku bankowego ZFŚS na rachunek podstawowy.

 

Jednostka budżetowa może także dokonać korekty odpisu w trakcie roku, jeżeli nastąpiły zmiany w zatrudnieniu, jednak nie zwalnia to pracodawcy z obowiązku grudniowej weryfikacji przeciętnej liczby zatrudnionych pracowników i dokonania ewentualnej korekty liczby zatrudnionych osób, a w konsekwencji do dokonania korekty odpisu na ZFŚS.

 

ZAPAMIĘTAJ!

Ustawodawca nie zakazał dokonywania korekty odpisu w ciągu roku, przy czym ostateczna wysokość odpisu wynika z przeciętnej liczby osób zatrudnionych w dniu 31 grudnia danego roku.

 

Podstawą dokonania korekty odpisu na ZFŚS może być m.in.:

• śmierć pracownika lub nauczyciela,

• odejście w trakcie roku z pracy pracownika lub nauczyciela,
• zatrudnienie nowego pracownika lub nauczyciela,
• zmiana wymiaru etatu (zwiększenie lub zmniejszenie etatu) zatrudnienia pracownika lub nauczyciela,

 

PRZYKŁAD 2

Na dzień 1 stycznia 2021 r. szkoła zatrudnia:

• 19 nauczycieli w wymiarze 18/18 pensum = 19 etatów,

• 6 nauczycieli w wymiarze 20/20 pensum = 6 etatów,

• 1 nauczyciela w wymiarze 30/30 pensum = 1 etat,

• 1 nauczyciela w wymiarze 4/18 pensum = 0,22 etatu,

• 1 nauczyciela w wymiarze 2/22 pensum = 0,09 etatu,

• 5 pracowników niepedagogicznych w wymiarze 1 etatu każdy = 5 etatów,

• 2 woźne w wymiarze 3/4 etatu = 1,5 etatu,

• 1 konserwatora w wymiarze 1/2 etatu = 0,5 etatu.

Do celów naliczenia odpisu na ZFŚS suma etatów nauczycielskich wyniosła 26,31 etatu, zaś suma etatów osób zatrudnionych na stanowiskach administracji i obsługi wyniosła 7 etatów.

Ponadto szkoła nalicza odpis dla nauczycieli emerytów na podstawie dostarczonych decyzji ZUS o wysokości emerytury/renty. Na 2021 r. kwota 21 160,26 zł (35 267,10 zł emerytury miesięcznie x 12 miesięcy x 5%).

Szkoła wyliczyła odpis na ZFŚS na 2021 r. w następujący sposób:

• 26,31 et. x 3028,21 zł = 79 672,2051 = 79 672,21 zł,

• 7 et. x 1550,26 zł = 10 851,82 zł,

• nauczyciele emeryci = 21 160,26 zł.

Razem odpis na ZFŚS na 2021 r. w szkole wynosi 111 684,29 zł.

Szkoła do 31 maja 2021 r. przekazała na konto ZFŚS, zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie, 75% odpisu - tj. kwotę 83 763,22 zł.

 

Podsumowując, jednostki budżetowe, które dysponują środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych powinny przestrzegać następujących zasad:

• ustalić na początku roku prognozowaną liczbę zatrudnionych,
• obliczyć prognozowany odpis na ZFŚS,
• przekazać część odpisu na ZFŚS na rachunek funduszu do dnia 31 maja (co najmniej 75%),
• przekazać drugą część odpisu na rachunek ZFŚS do dnia 30 września,
• naliczyć i odprowadzić w terminie z rachunku zakładowego funduszu świadczeń socjalnych podatek dochodowy od świadczeń, które nie podlegają zwolnieniu,
• w końcu roku dokonać korekty odpisu na ZFŚS,
• rozliczyć odpis (dokonać odpowiednich przelewów).

 

Podstawa prawna

• art. 2 pkt 5, art. 5 ust. 2, art. 5j ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. 2020 r. poz. 1070; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 2400)

• art. 53 ust. 1, ust. 1a, ust. 2 ustawy z 26 stycznia 1982 r. - Karta Nauczyciela (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 2215; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 4)

• art. 4, art. 81 ustawy z 19 listopada 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach służących realizacji ustawy budżetowej na rok 2021 (Dz.U. z 2020 r. poz. 2400)

• art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1426; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 464)

• załącznik nr 3 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (j.t. Dz. U. z 2020 r. poz. 342)

• załącznik nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 1053; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 299)

• § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2009 r. Nr 43, poz. 349)

©℗

Marta Banach

ekonomistka, certyfikowana księgowa posiadająca wieloletnie doświadczenie oraz szeroką wiedzę merytoryczną i praktyczną w obszarze finansów publicznych, wspartą studiami podyplomowymi z zakresu finansów i rachunkowości oraz audytu wewnętrznego i kontroli zarządczej w jsfp. Zdobywczyni I miejsca w całorocznym konkursie Księgowy Budżetu 2017-2019