Prawidłowe postępowanie

Kontrola merytoryczna dowodów księgowych przed wykonaniem operacji gospodarczych i finansowych jest elementem kontroli zarządczej I stopnia w obszarze gospodarki finansowej jednostki. Zasady dotyczące tej kontroli oraz osoby odpowiedzialne za jej wykonanie powinien ustalić na piśmie kierownik jednostki (art. 68, art. 69 ust. 1 pkt 3 uofp). Zwyczajowo zamieszcza się je w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych.

Za kontrolę powinien odpowiadać pracownik komórki merytorycznej (tu: kadr). Przy czym powinien to być pracownik inny niż ten, który podaje dane do sporządzenia listy płac, w szczególności może to być kierownik komórki kadr.

Kontrola merytoryczna listy wypłat nagród - co należy sprawdzić?

1. Czy osoba umieszczona na liście wypłat jest pracownikiem jednostki w chwili sporządzania listy i będzie tym pracownikiem w planowanym dniu wypłaty nagrody?

2. Czy prawidłowo został ustalony dzień wypłaty nagrody?

3. Czy prawidłowo został ustalony, udokumentowany i podany w liście okres zatrudnienia uprawniający do nagrody i kwota nagrody (należna)?

4. Czy prawidłowo zostały ustalone wszystkie potrącenia z kwoty nagrody i kwota nagrody po potrąceniach (do wypłaty)?

Na liście nie trzeba zamieszczać opisu merytorycznego, jeśli zawiera wszystkie dane konieczne do ustalenia jej poprawności merytorycznej (podane w ramce).

Fakt sprawdzenia listy i jej poprawności powinien potwierdzić pracownik odpowiedzialny za kontrolę merytoryczną. Na potwierdzenie musi zamieścić datę wykonania kontroli i złożyć na liście swój podpis.

W opisanej jednostce doszło do nieprawidłowości nie tylko na skutek niefunkcjonowania kontroli merytorycznej. Swoich obowiązków nie wykonywał prawidłowo również główny księgowy. W ramach kontroli wstępnej powinien on zausterkować niewykonanie kontroli merytorycznej list wypłat nagród jubileuszowych. Powinien odmówić podpisania list. Powinien także sprawdzić, dlaczego nie zostały skontrolowane pod względem merytorycznym. Po ustaleniu, że nie określono w przepisach wewnętrznych zasad tej kontroli oraz osoby za nią odpowiedzialnej, powinien zgłosić to do kierownika jednostki. Jednocześnie powinien przedłożyć kierownikowi jednostki do zatwierdzenia projekt uregulowań w tym zakresie. Takie obowiązki nakłada na niego art. 54 ust. 1 pkt 3, ust. 3 pkt 1 i 2, ust. 4, ust. 7 pkt 2 uofp.

Izabela Motowilczuk

były wieloletni inspektor kontroli RIO

Podstawy prawne:

• art. 54 ust. 1 pkt 3, ust. 3 pkt 1 i 2, ust. 4, ust. 7 pkt 2, art. 68, art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 305; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2270)

• Komunikat nr 23 Ministra Finansów z 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz.Urz. MF z 2009 r. Nr 15, poz. 84)