Nagroda jubileuszowa po przedstawieniu przez pracownika dodatkowych dokumentów

PROBLEM

Czy po dostarczeniu przez pracownika samorządowego dodatkowych dokumentów należy mu wypłacić nagrodę jubileuszową wyższego stopnia? Jeśli tak, to w jakiej wysokości? Czy należy ją oskładkować?

ODPOWIEDŹ

Tak. Jeśli od wypłaty poprzedniej nagrody upłynęło więcej niż 12 miesięcy, wówczas nagrodę wyższego stopnia należy wypłacić w pełnej wysokości. Natomiast w sytuacji uzyskania prawa do kolejnej nagrody w ciągu 12 miesięcy po otrzymaniu ostatniej - wypłaca się różnicę między kwotą nagrody wyższej a kwotą nagrody niższej.

UZASADNIENIE

Przepisy określające prawo do urlopu wypoczynkowego, dodatku stażowego oraz nagrody jubileuszowej posługują się określeniami: "po 20 latach pracy", "do okresów pracy uprawniających do …", "jeżeli jest zatrudniony co najmniej …". We wszystkich tych regulacjach odwołano się do liczby lat przepracowanych (oraz tzw. okresów wliczalnych). Przykładowo, zgodnie z art. 38 ust. 2 pkt 1 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych, pierwsza nagroda jubileuszowa przysługuje po 20 latach pracy - w wysokości 75% wynagrodzenia miesięcznego. Przepisy nie uzależniają samego prawa do nagrody jubileuszowej, dodatku stażowego czy wyższego wymiaru urlopu wypoczynkowego od udokumentowania okresów zatrudnienia. Udokumentowanie jest jedynie niezbędne do skorzystania z tych uprawnień.

Obowiązek udokumentowania stażu

Pracodawca prywatny może, jako potwierdzenie okresu pracy, przyjąć samo oświadczenie pracownika albo świadków. Wynika to z ogólnej zasady dopuszczalnego działania na korzyść podwładnego. Z takiej możliwości nie powinien natomiast korzystać pracodawca ze sfery finansów publicznych z uwagi na dyscyplinę finansową. Okresu pracy i innego okresu tzw. wliczalnego nie można wliczyć do stażu pracy, jeżeli nie jest on udokumentowany zgodnie z obowiązującymi przepisami. Wliczenie następuje dopiero wówczas, gdy pracownik dostarczy odpowiednie dokumenty. W efekcie często okazuje się, że podwładny już w dniu zatrudnienia miał prawo do wyższego dodatku stażowego albo rok temu nabył prawo do nagrody jubileuszowej. Pracodawca ma wówczas obowiązek wypłaty nagrody i wyrównania dodatku stażowego.

Zatajenie okresu aktywności zawodowej

Niekiedy zdarza się, że pracownik w ogóle nie informuje, że w jego historii aktywności zawodowej były jeszcze jakieś nieudokumentowane okresy zatrudnienia albo pracy na roli. Także wówczas, gdy w ocenie pracodawcy podwładny zataił takie informacje, należy dokonać wyrównania i wypłaty w razie przedstawienia dokumentów. Uprawnienia te nie zależą bowiem od informowania pracodawcy o stażu pracy.

Okres przedawnienia

Wyrównanie ograniczone jest do 3 lat wstecz, gdyż tyle wynosi termin przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy. Zgodnie z art. 291 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne.

Zwolnienie ze składek

Nagroda wypłacona pracownikowi samorządowemu jest zawsze zwolniona z oskładkowania, ponieważ zgodnie z przepisami nabywa on do niej prawo co 5 lat. Niekiedy może być wypłacona wcześniej, np. w przypadku przejścia na emeryturę czy dostarczenia do jednostki dodatkowych dokumentów poświadczających wyższy staż pracy.

INTERPRETACJE

(...) decydujące znaczenie w kontekście zwolnienia tego typu świadczeń pieniężnych z obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne ustawodawca przypisał periodycznemu, nie częstszemu niż co 5 lat nabywaniu przez pracownika prawa do ich uzyskania na podstawie wewnętrznych przepisów (np. Zakładowego Układu Zbiorowego Pracy, Regulaminu Wynagradzania) obowiązujących u pracodawcy. Podstawą zwolnienia ze składek świadczenia pieniężnego wypłacanego pracownikowi z tytułu jego stażu pracy jest wyłącznie fakt przepracowania określonej liczby lat. Przy czym okres ten może być krótszy niż 5 lat liczonych od daty nabycia prawa do poprzedniej nagrody jubileuszowej. Bez znaczenia prawnego pozostaje natomiast moment wypłaty tych świadczeń pracownikowi. Zatem, by nagroda jubileuszowa mogła zostać wyłączona z obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne, istotny jest fakt, że prawo do nagrody uregulowane w wewnętrznych przepisach przedsiębiorcy obwarowane jest zastrzeżeniem, iż przysługuje ona pracownikowi nie częściej niż co 5 lat (wypłata nagrody może wtedy nastąpić nawet w okresie krótszym niż 5 lat). (...).

Interpretacja indywidualna Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z 27 listopada 2019 r., znak WPI/200000/43/1095/2019

Podstawa prawna

• art. 291 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320)

• art. 38 ust. 2 pkt 1 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1282)

• § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949)

©℗

EWA DRZEWIECKA

- doktor nauk prawnych prawnik, autorka artykułów naukowych i opracowań popularnonaukowych z zakresu prawa pracy