Zasady wystawiania faktur 2022

Zasady wystawiania faktur. W 2022 r. zostanie wprowadzony Krajowy System e-Faktur (KSeF). Podatnicy będą mogli wystawiać e-faktury w formie ustrukturyzowanej. Będzie to jednak dobrowolna metoda fakturowania. Wprowadzono także zmiany w zasadach wystawiania faktur korygujących oraz zmieniono terminy wystawiania faktur.

Zmiany w zasadach fakturowania wprowadziła ustawa z 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (dalej jako ustawa zmieniająca z 29 października 2021 r.).

1. Wybór metody fakturowania na 2022 r.

W 2022 r. podatnicy będą mieli wybór, jak fakturować swoją sprzedaż. Wystawianie e-faktur ustrukturyzowanych nie będzie obowiązkowe. Podatnicy mogą wybrać jedną z trzech metod fakturowania:

1) faktury papierowe,

2) "zwykłe" e-faktury,

3) e-faktury ustrukturyzowane wystawiane za pomocą KSeF.

Można będzie również stosować system mieszany. Dodatkowo będzie działał system faktur ustrukturyzowanych PEF stosowany w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym. Nie zastąpi go platforma KSeF.

Po uzyskaniu decyzji derogacyjnej Komisji Europejskiej MF planuje, aby w 2023 r. KSeF stał się rozwiązaniem obligatoryjnym.

Podatnik, przechodząc na nowy system fakturowania, nie składa zawiadomienia do US. Jednak będzie musiał się uwierzytelnić na platformie KSeF oraz zgłosić osoby uprawnione.

Plusy i minusy wystawiania ustrukturyzowanych faktur

Plusy wystawiania ustrukturyzowanych faktur	Minusy wystawiania ustrukturyzowanych faktur
Możliwość dostępu do wystawionych faktur przez podmioty trzecie, np. biura rachunkowe	Konieczność zakupu oprogramowania do fakturowania lub jego aktualizacji, gdy nie korzystamy z programu mikrofirma MF
Nie trzeba gromadzić żadnej dokumentacji, aby rozliczać faktury korygujące	Trzeba uzgodnić z nabywcą, czy wyraża zgodę na otrzymywanie takich faktur; jeśli nie, to możemy wystawić taką fakturę w KSeF, ale trzeba ją doręczyć w sposób uzgodniony z nabywcą
Faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w KSeF przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione	Nie wszystkie faktury i dokumenty będą mogły być wystawiane przez KSeF; przy użyciu KSeF nie wystawimy noty korygującej, faktury VAT-RR, faktury pro forma
W czasie kontroli organy podatkowe będą miały bezpośredni dostęp do tych faktur, dlatego nie trzeba będzie ich udostępniać, np. w formacie JPK	Organ będzie miał od razu dostęp do wystawionej faktury w KSeF; może to być jednak problem tylko dla nieuczciwego podatnika, który nie chce rozliczyć wystawionej faktury
Możliwość uzyskania zwrotu VAT w terminie 40 dni, gdy wszystkie faktury zostaną wystawione przez KSeF	Faktury, którym zostanie nadany numer ewidencyjny w KSeF, będą uznane za doręczone, dlatego nie będzie można ich anulować - możliwa będzie tylko korekta
Nie będzie problemu z zagubieniem faktur
Faktura będzie uznawana za doręczoną w dniu przydzielenia jej w KSeF numeru identyfikującego, gdy nabywca wyrazi zgodę na otrzymywanie takich faktur
Możliwość wystawiania wszystkich faktur w formie ustrukturyzowanej, nawet gdy nabywca nie wyrazi zgody; wtedy należy doręczyć mu fakturę w innej formie

Skorzystaj z wiedzy najlepszych ekspertów! ZOBACZ TAKŻE: Komplet Polski Ład - Jak przygotować się do zmian 2022. Podatki Rachunkowość Prawo pracy i ZUS (PDF)

2. Zasady wystawiania faktur na 2022 r.

Ustawodawca, wprowadzając system KSeF, dokonał też drobnych zmian w zasadach fakturowania.

2.1. Zmniejszenie zakresu danych na fakturach i zmiana terminu ich wystawiania w 2022 r.

Wprowadzone zmiany dotyczą wszystkich faktur, niezależnie od przyjętego sposobu fakturowania. Oznacza to, że od 2022 r.:

1. zrezygnowano z obowiązku umieszczania na fakturze zaliczkowej ceny jednostkowej netto (art. 106f ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT);
2. wydłużono termin, kiedy można wystawić fakturę przed:
   • dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi,
   • otrzymaniem całości lub części zapłaty (art. 106i ust. 7 ustawy o VAT),

z 30 do 60 dni; jednocześnie pozostawiono bez zmian przypadki, gdy fakturę można wystawić dowolnie wcześnie, pod warunkiem że zawiera informację, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy;

3. zrezygnowano z obowiązku oznaczania duplikatów faktur wyrazem "DUPLIKAT" (art. 106l ust. 2 ustawy o VAT); to od podatnika zależy, czy będzie stosował to oznaczenie.

2.2. Zasady wystawiania e-faktur ustrukturyzowanych

Ustawodawca zdefiniował e-fakturę ustrukturyzowaną w art. 2 pkt 32a ustawy o VAT.

Definicja

 

Faktura ustrukturyzowana będzie miała format xml, zgodny ze strukturą logiczną e-faktury (FA_VAT). MF udostępniło na razie roboczą wersję e-faktury (FA_VAT), aby umożliwić dostosowanie systemów informatycznych do tego rozwiązania. Faktura ustrukturyzowana będzie zawierała obowiązkowe dane z ustawy o VAT oraz dane podawane zwyczajowo w obrocie gospodarczym.

Faktury za pomocą KSeF będą mogli wystawiać:

• przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT,
• przedsiębiorcy zwolnieni z VAT,
• podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP.

 

2.2.1. Zakup oprogramowania, które umożliwi wystawianie faktur ustrukturyzowanych

Do obowiązków podatnika, który wybierze system KSeF, będzie należała aktualizacja obecnie stosowanego oprogramowania księgowego lub zakup nowego, aby móc się połączyć z platformą KSeF. Tylko mikroprzedsiębiorcy uzyskają darmowy dostęp do aplikacji webowej MF e-Mikrofirma, która będzie umożliwiała również wystawianie ustrukturyzowanych faktur.

Ważne

Faktury ustrukturyzowane będzie można wystawiać:

• z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi, które udostępni Ministerstwo Finansów, albo

• przy użyciu programów komercyjnych.

Faktury ustrukturyzowane będą sporządzane (przygotowywane) przez podatnika w jego lokalnych lub chmurowych systemach finansowo-księgowych, według wzoru udostępnionego przez MF, a następnie przesyłane do KSeF za pomocą .oprogramowania interfejsowego. KSeF będzie weryfikował, czy plik jest zgodny ze schemą, a jeśli formalnie wszystko będzie się zgadzać, system nada unikatowy numer KSeF.

2.2.2. Zgoda nabywcy na otrzymywanie ustrukturyzowanych e-faktur

Należy także ustalić, czy wszyscy kontrahenci wyrażą zgodę na uzyskiwanie ustrukturyzowanych e-faktur. Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF wymagać będzie akceptacji odbiorcy takiej faktury (art. 106na ust. 2 ustawy o VAT).

Wyrażanie zgody powinno odbywać się na takich samych zasadach, jakie obowiązują dla faktur elektronicznych. KSeF nie będzie obsługiwał procesu akceptacji przez nabywcę sposobu otrzymania faktur ustrukturyzowanych.

Ważne

Akceptacja przez nabywcę otrzymywania ustrukturyzowanych faktur będzie mogła mieć dowolną formę i będzie się odbywała poza KSeF.

 

Jeśli kontrahent nie wyrazi zgody na jej otrzymanie przy użyciu KSeF, to i tak podatnik zachowa prawo do wystawienia faktury ustrukturyzowanej w systemie. Wtedy wystawioną fakturę będzie obowiązany przekazać odbiorcy w inny uzgodniony z nim sposób, np. e-mailem w postaci elektronicznej lub papierowej. Takie faktury zachowają walor faktur ustrukturyzowanych i będą pozwalać na korzystanie przez dostawcę z możliwości:

1. rozliczania faktur korygujących "in minus" w miesiącu ich wystawienia bez dodatkowej dokumentacji,
2. otrzymywania zwrotu VAT w terminie 40 dni.

Natomiast nabywca, który nie wyrazi zgody na otrzymywanie e-faktur ustrukturyzowanych, będzie rozliczał korekty "in minus" w miesiącu, w którym warunki korekty zostaną uzgodnione i spełnione.

Przykład

Spółka A zdecydowała się od 2022 r. wystawiać ustrukturyzowane faktury. Spółka B - klient spółki A - nie zgodziła się na otrzymywanie takich faktur. Dlatego faktury wysyłane są do spółki B e-mailem. 8 stycznia 2022 r. spółka B zakupiła towar od spółki A. Jednak część towaru miała wady fabryczne. Dlatego na podstawie uzgodnień 26 stycznia 2022 r. towar został zwrócony. Jednak faktura korygująca została wystawiona przy użyciu KSeF 2 lutego 2022 r. i tego dnia przesłana e-mailem do spółki B. W tym przypadku spółka A może rozliczyć korektę w rozliczeniu za luty 2022 r., a spółka B musi dokonać zmniejszenia w rozliczeniu za styczeń 2022 r., gdyż wtedy warunki korekty zostały uzgodnione. To oznacza, że musi zmniejszyć VAT naliczony wynikający z faktury pierwotnej o kwotę wynikającą z korekty.

2.2.3. Uwierzytelnienie na platformie KSeF

Aby wystawiać e-faktury ustrukturyzowane, konieczne będzie uwierzytelnienie się podatnika w systemie KSeF. Po uwierzytelnieniu się w systemie podatnik będzie mógł korzystać z KSeF w zakresie przeglądania, wystawiania i otrzymania faktur ustrukturyzowanych. Podatnik będzie mógł także przesłać w formacie xml lub przekonwertować do PDF dowolną fakturę lub paczkę faktur. Poza podatnikiem faktury ustrukturyzowane będzie mógł wystawić lub będzie mógł mieć do nich dostęp podmiot uprawniony przez tego podatnika, np. biuro rachunkowe lub konkretna osoba fizyczna.

 

Podmioty te będą mogły korzystać z KSeF po uwierzytelnieniu, w sposób określony w przepisach wykonawczych. Z opublikowanego projektu rozporządzenia wynika, że będą cztery metody uwierzytelniania się w systemie (podpis kwalifikowany, profil zaufany, kwalifikowana pieczęć urzędowa oraz wygenerowany token).

2.2.4. Ustalenie, które faktury można wystawiać za pomocą KSeF

Wybierając wystawianie e-faktur ustrukturyzowanych należy pamiętać, że nie każdy dokument może być wystawiony w takiej formie. Dlatego nawet gdy wybierzemy fakturowanie ustrukturyzowane, musimy te dokumenty wystawiać poza KSeF. Jak czytamy w uzasadnieniu do projektu ustawy z 29 października 2021 r.:

W celu każdorazowego ustalenia zakresu elementów gwarantujących możliwość wystawienia dokumentu z wykorzystaniem KSeF zasadne jest odwołanie się do wzoru faktury ustrukturowanej, którego elementy obligatoryjne stanowią odzwierciedlenie zakresu danych wynikającego z art. 106e ustawy, udostępnionego przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych na elektronicznej platformie usług administracji publicznej zgodnie z art. 106nc ust. 3 ustawy o VAT.

(…) Faktury, których nie wystawia się w systemie KSeF, cechuje zasadniczo jedna z dwóch właściwości:

• odrębne przepisy przewidują brak obowiązku ujęcia numeru, za pomocą którego sprzedawca zidentyfikowany jest na potrzeby podatku lub danych umożliwiających jednoznaczną identyfikację nabywcy,

• dokument jest wystawiany przez nabywcę.

 

Dokumenty, które nie będą mogły być wystawiane w formie ustrukturyzowanej

Lp.	Rodzaj dokumentów
	Faktury pro forma
	Faktury VAT-RR
	Noty korygujące
	Faktury, w odniesieniu do których przepisy rozporządzenia z 29 października 2021 r. w sprawie fakturowania przewidują brak obowiązku ujęcia numeru, za pomocą którego sprzedawca zidentyfikowany jest na potrzeby podatku, np. faktury uproszczone dokumentujące czynności zwolnione z VAT
	Faktury, w odniesieniu do których przepisy np. rozporządzenia z 29 października 2021 r. w sprawie fakturowania przewidują brak obowiązku podawania danych umożliwiających jednoznaczną identyfikację nabywcy, np. bilety uznane za fakturę

 

E-faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w KSeF przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Jeżeli gwarantowany ustawowo okres przechowywania faktur ustrukturyzowanych w KSeF będzie niewystarczający dla podatnika, to będzie mógł dalej przechowywać faktury ustrukturyzowane poza KSeF - do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dlatego w przypadku faktur wystawianych za pomoc KSeF nie będzie możliwości ich zaginięcia. W związku z tym nie będą do nich wystawiane duplikaty.

WAŻNE

W przypadku faktur wystawianych za pomocą KSeF nie będzie możliwości ich zaginięcia. W związku z tym nie będą do nich wystawiane duplikaty.

2.2.5. Wystawianie i doręczanie e-faktur ustrukturyzowanych

Po przesłaniu faktury do KSeF i pozytywnej weryfikacji ze wzorem udostępnionym przez MF zostanie przydzielony numer identyfikujący tę fakturę w systemie z oznaczeniem daty i czasu. Numer identyfikujący fakturę będzie miał charakter systemowy i nie należy go utożsamiać z numerem stanowiącym element faktury.

Ważne

Faktura ustrukturyzowana będzie uznawana za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF, a za otrzymaną w dniu przydzielenia jej w tym systemie numeru identyfikującego, jeżeli odbiorca wyrazi akceptację na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF.

Nowe zasady fakturowania będą miały zastosowanie także do czynności dokonanych przed 1 stycznia 2022 r., w stosunku do których termin wystawienia faktury upływa po 31 grudnia 2021 r.

Przykład

Spółka A dokonała dostawy na rzecz spółki B 22 grudnia 2021 r. Jednak do końca roku nie wystawiła faktury. Zrobiła to dopiero 10 stycznia 2022 r. Jeśli spółka od 2022 r. przejdzie na ustrukturyzowane fakturowanie, to będzie mogła tę dostawę udokumentować taką fakturą, mimo że dostawa miała miejsce w 2021 r. i będzie rozliczona w JPK_V7 za grudzień 2021 r.

Platforma KSeF będzie miała wiele przydatnych funkcjonalności. Do podatnika lub osoby uprawnionej będą wysyłane następujące powiadomienia o:

• dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej oraz numerze identyfikującym fakturę ustrukturyzowaną, przydzielonym przez ten system,
• odrzuceniu faktury ustrukturyzowanej - w przypadku niezgodności ze wzorem faktury ustrukturyzowanej,
• braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej - w przypadku niedostępności KSeF.

KSeF powiadomi również podmiot, który nie posiada uprawnień do dostępu do KSeF o braku możliwości wystawienia faktur ustrukturyzowanych lub dostępu do tych faktur.

 

3. Zasady wystawiania faktur do paragonów i biletów

Sposób fakturowania sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie fiskalnej zależy od tego, kto jest nabywcą towarów oraz kto dokonuje sprzedaży. W 2022 r. zasady te nie ulegną zmianie.

Kupujący, dokonując zakupu, powinien poinformować sprzedawcę, w jakim charakterze kupuje towar, gdy sprzedaż jest ewidencjonowana na kasie fiskalnej. Brak takiej informacji może spowodować, że nie otrzyma interesującego go dokumentu sprzedaży.

 

3.1. Zakupy prywatne

Jeśli nabywcą jest osoba prywatna (osoba fizyczna nieprowadząca działalności i rolnik ryczałtowy), sprzedaż musi być:

● zaewidencjonowana na kasie fiskalnej, gdy sprzedawca nie korzysta ze zwolnienia z tego obowiązku;

● udokumentowana fakturą, gdy nabywca wystąpi z takim żądaniem. Obowiązek taki istnieje, jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone przez kupującego w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty. Po tym terminie to od sprzedawcy zależy, czy wystawi fakturę.

Terminy wystawienia faktury na rzecz osoby prywatnej

Termin zgłoszenia żądania	żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone do końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty	żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone po upływie miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty
Termin wystawienia faktury	fakturę wystawiamy nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę albo wpłacono zaliczkę	fakturę wystawiamy nie później niż 15 dnia od dnia zgłoszenia żądania

3.2. Zakupy firmowe

Gdy zakupu dokonuje polska firma lub firma z kraju UE (podatnik podatku od wartości dodanej), powinna poinformować o tym sprzedawcę przed rozpoczęciem ewidencjonowania. Sposób postępowania zależy od tego, jaką kasą fiskalną dysponuje sprzedawca. Jeśli kasa fiskalna:

● pozwala wpisać NIP kupującego - sprzedawca może ewidencjonować sprzedaż na kasie i wystawić fakturę,

● nie pozwala wpisać NIP kupującego - sprzedawca wystawia tylko fakturę.

Gdy nabywca nie zgłosił, że dokonuje zakupów firmowych i nie dysponuje paragonem ze swoim NIP, należy odmówić mu wystawienia faktury. Fakturę można mu wystawić, gdy ma dokumentować usługi taksówkowe lub nabywca jest podatnikiem z kraju trzeciego.

3.2.1. Wymiana paragonu z NIP na fakturę

Gdy paragon zawiera NIP kupującego, sprzedawca ma obowiązek wystawienia faktury dokumentującej sprzedaż firmową. Od tej zasady istnieje wyjątek. Zasady wymiany paragonu z NIP kupującego zależą od wartości sprzedaży brutto. Gdy wartość brutto nie przekracza 450 zł to do takiego paragonu nie wolno wystawić faktury mimo, że zawiera NIP nabywcy.

 

WAŻNE

Faktura dla firmy powinna być wystawiona nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy, wykonano usługę lub otrzymano zaliczkę.

3.2.2. Dowody sprzedaży, które można wymienić na faktury, mimo braku NIP nabywcy

Od zasady, że faktura z NIP sprzedawcy może być wystawiona tylko do paragonu z tym numerem, przewidziano kilka wyjątków. Jak potwierdza MF, jeśli sprzedawca jest zwolniony z obowiązku ewidencjonowania na kasie, nadal może wystawić fakturę, gdy kupujący dysponuje biletami m.in:

● z parkomatu,

● parkingowymi,

● z biletomatu

lub paragonem za przejazd taksówką, nawet gdy nie zawiera NIP.

3.3. Bilety stanowiące faktury

W rozporządzeniu w sprawie wystawiania faktur określony został wykaz dokumentów, które są uznawane za fakturę. Gdy nabywca dysponuje takim dokumentem, nie musi występować o fakturę.

Bilety uznane za faktury

Lp.	Rodzaj biletu	Warunki, jakie musi spełniać bilet, aby uznać go za fakturę
1.	Bilet za przejazd autostradą	Bilet powinien zawierać następujące dane: ● numer i datę wystawienia, ● imię i nazwisko lub nazwę podatnika, ● numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, ● informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi, ● kwotę podatku ● kwotę należności ogółem
2.	Bilety: ● kolejowe, ● autobusowe, ● na statki pełnomorskie, żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, ● na prom, ● na przelot samolotem lub śmigłowcem

Gdy bilety nie zawierają wymaganych danych, obowiązują ogólne zasady otrzymania faktur dokumentujących ich sprzedaż.

3.4. Kary za wystawienie i posługiwanie się fakturą z NIP nabywcy wystawioną do paragonu bez tego numeru

Zarówno sprzedawca, jak i nabywca mogą być ukarani sankcją. Sprzedawca za wystawienie, a kupujący za ujęcie w ewidencji faktury z jego NIP wystawionej do paragonu bez tego numeru.

Sankcje dla sprzedawcy i nabywcy

Sankcje dla sprzedawcy za wystawienie faktury	Sankcje dla kupującego za ujęcie w ewidencji niewłaściwie wystawionej faktury
Dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze; w stosunku do osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe, dodatkowego zobowiązania podatkowego się nie ustala.
Za wadliwe wystawienie faktury sprzedawca podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych, a w przypadku mniejszej wagi - karze grzywny za wykroczenia skarbowe.	W k.k.s. nie przewidziano sankcji za posługiwanie się wadliwymi fakturami, jakimi są faktury wystawione niezgodnie z przepisami.

Istnieje ryzyko, że faktury z NIP wystawione do paragonów bez tego numeru mogą być również, według k.k.s., uznane za faktury nierzetelne, czyli niezgodne ze stanem faktycznym. Dokumentują bowiem zakupy firmowe, które nie mogą być uznane za takie.

Za wystawienie oraz posługiwanie się taką fakturą grożą wysokie sankcje na podstawie art. 62 k.k.s.

4. Zasady wystawiania i rozliczania faktur korygujących w 2022 r.

W 2022 r. zmiany będą dotyczyły także zasad rozliczania i wystawiania faktur korygujących. Podatnik, rozliczając faktury korygujące "in minus", będzie mógł stosować już tylko nowe zasady rozliczeń. Kończy się okres przejściowy, podczas trwania którego podatnicy mogli stosować stare lub nowe zasady rozliczeń. Zostaną wprowadzone uproszczenia w rozliczaniu ustrukturyzowanych e-faktur korygujących.

Zasady rozliczania faktur korygujących zależą od tego, czy są to faktury zwiększające czy zmniejszające VAT.

4.1. Rozliczenie faktur korygujących "in minus" u sprzedawcy

Od 2022 r. podatnicy nie mają już wyboru, czy stosują stare zasady rozliczeń czy już nowe. Muszą stosować nowe zasady rozliczeń, czyli oprócz faktury korygującej muszą posiadać dokumenty potwierdzające uzgodnienie warunków korekty i ich spełnienie.

Od tej zasady są jednak wyjątki. W przypadku niektórych faktur korygujących "in minus", aby je rozliczyć, nie trzeba uzgadniać warunków korekty.

Korekta "in minus", której podstawą może być tylko faktura korygująca lub nota

Lp.	Rodzaj faktury
1.	Faktury korygujące "in minus" dotyczące faktur dokumentujących eksport towarów i wewnątrzwspólnotową dostawę towarów
2.	Faktury korygujące "in minus" do faktur, na których nie była wykazana kwota VAT, np. faktury dokumentujące sprzedaż VAT marża, sprzedaż zwolnioną z VAT, sprzedaż objętą odwrotnym obciążeniem
3.	Faktury korygujące "in minus" do faktur dokumentujących dostawy towarów i świadczenie usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju
4.	Faktury korygujące "in minus" do faktur dokumentujących sprzedaż: energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, usług dystrybucji gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 24-37, 50 i 51 zał. nr 3 do ustawy (m.in. dostawy wody, ścieków)
5.	Rabat pośredni (w tym przypadku sprzedawca wystawia tylko notę obciążeniową)
6.	Od 2022 r. ustrukturyzowane faktury korygujące

4.1.1. Rozliczenie faktur korygujących "in minus", gdy konieczne jest uzyskanie dokumentów potwierdzających uzgodnienie i spełnienie warunków korekty

Gdy podatnik wystawił fakturę korygującą, której rozliczenie wymaga uzgodnienia warunków korekty i ich spełnienia, termin rozliczenia takiej faktury zależy od tego, kiedy podatnik uzyskał dokumentację potwierdzającą ten fakt.

Terminy rozliczenia faktury korygującej "in minus"

Termin uzyskania dokumentów potwierdzających uzgodnienie i spełnienie warunków korekty	Termin rozliczenia faktury korygującej przez sprzedawcę
do końca okresu rozliczeniowego, w którym została wystawiona faktura korygująca	za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą
po zakończeniu okresu rozliczeniowego, w którym została wystawiona faktura korygująca	za okres rozliczeniowy, w którym podatnik uzyskał tę dokumentację

Obecnie rozliczanie takich faktur jest ułatwione, gdyż znamy wytyczne MF, jaką dokumentację musimy zgromadzić, aby rozliczać korekty.

Przykłady wskazanej przez MF dokumentacji, jaką trzeba zgromadzić, aby dokonać korekty

Lp.	Przyczyna korekty	Wymagana dokumentacja według MF
1.	Sprzedawca udziela nabywcy rabatu do transakcji dokonanych w danym półroczu, pod warunkiem realizacji na rzecz nabywcy dostaw na ustaloną kwotę	■ umowa oraz ■ dowolne dokumenty potwierdzające realizację na rzecz nabywcy dostaw na ustaloną kwotę
2.	Zwrot części towarów przez nabywcę	dokumenty potwierdzające dokonanie zwrotu towarów
3.	Skonto	■ umowa regulująca warunki skonta lub ewentualnie faktura, na której wskazano warunki skonta, oraz ■ potwierdzenie otrzymania zapłaty w terminie określonym w warunkach skonta
4.	Zwrot zaliczki ze względu na niedokonanie dostawy w ustalonym terminie	zawarta umowa oraz dokument lub dokumenty (np. korespondencja) potwierdzające, że dostawa nie została zrealizowana w terminie
5.	Przyznanie rabatu ze wskazaniem okoliczności skutkujących podwyższeniem ceny	zawarta przez strony umowa
6.	Udzielenie opustu na podstawie porozumienia regulującego sposób przyznawania opustów	porozumienie regulujące sposób przyznawania opustów oraz przekazana nabywcy wiadomość
7.	Zawyżenie ceny	korespondencja mailowa między stronami

 

Opierając się na tych wytycznych, należy ustalić własne zasady ustalania i dokumentowania warunków korekty, uwzględniając specyfikę prowadzonej działalności. Zasady te powinny zostać przedstawione także wszystkim zainteresowanym pracownikom, zwłaszcza tym, którzy zajmują się ewidencją podatku od towarów i usług oraz uzgodnieniami z klientami. Warto więc zadbać, aby te ustalenia były dość jednoznaczne i odpowiednio udokumentowane.

4.1.2. Rozliczenie faktur korygujących "in minus", gdy spełnienie dodatkowych warunków nie jest konieczne

Przepisy nadal nie określają, kiedy należy rozliczać faktury korygujące "in minus", w przypadku których uzyskanie dokumentacji potwierdzającej prawo do korekty nie jest konieczne. Zdaniem MF, co zostało potwierdzone w objaśnieniach podatkowych, takie faktury korygujące rozliczamy w miesiącu ich wystawienia.

Terminy rozliczenia faktury korygującej "in minus", gdy nie jest wymagane spełnienie dodatkowych warunków

Lp.	Rodzaj faktury	Termin rozliczenia
1	2	3
1.	Faktury korygujące "in minus" dotyczące faktur dokumentujących eksport towarów i wewnątrzwspólnotową dostawę towarów WAŻNE Zdaniem MF prawo do korekty bez uzyskania dodatkowej dokumentacji przysługuje również, gdy naliczono błędnie VAT zamiast stawki 0%.	w rozliczeniu za okres, w którym wystawiono fakturę korygującą Korektę można jednak rozliczyć nie wcześniej niż w deklaracji składanej za okres rozliczeniowy, w którym wykazane zostały te transakcje.
2.	Faktury korygujące "in minus" do faktur, na których nie była wykazana kwota VAT, np. faktury dokumentujące sprzedaż VAT marża, sprzedaż zwolnioną z VAT, sprzedaż objętą odwrotnym obciążeniem	w rozliczeniu za okres, w którym wystawiono fakturę korygującą
3.	Faktury korygujące "in minus" do faktur dokumentujących dostawy towarów i świadczenia usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju	w rozliczeniu za okres, w którym wystawiono fakturę korygującą
4.	Faktury korygujące "in minus" do faktur dokumentujących sprzedaż: energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, usług dystrybucji gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 24-37, 50 i 51 zał. nr 3 do ustawy	w rozliczeniu za okres, w którym wystawiono fakturę korygującą
5.	Ustrukturyzowana faktura korygująca	w rozliczeniu za okres, kiedy została wystawiona

4.1.3. Faktury korygujące niewpływające na wysokość podatku

Natomiast faktury korygujące wpływające na treść ewidencji VAT lub przesłanego JPK_V7, które nie zmieniają wysokości podstawy opodatkowania ani kwoty podatku, rozliczamy w deklaracji za okres, kiedy powstała przyczyna korekty. Najczęściej będzie to deklaracja, w której rozliczono pierwotną fakturę.

Przykład

W lipcu 2021 r. podatnik wystawił fakturę, która została rozliczona w JPK_V7 za ten sam miesiąc. We wrześniu wystawił fakturę korygującą poprawiającą błędny NIP nabywcy. Faktura ta powinna być rozliczona w lipcu. Dlatego podatnik musi złożyć korektę JPK_V7.

4.2. Rozliczenie faktur korygujących "in plus" u sprzedawcy

Od 1 stycznia 2021 r. przepisy ustawy o VAT regulują zasady rozliczania faktur korygujących "in plus". Termin rozliczenia zależy od tego, kiedy powstała przyczyna wystawienia faktury korygującej.

Dlatego faktury korygujące "in plus" rozliczamy za okres, w którym:

1) wykazano pierwotną fakturę, gdy przyczyną wystawienia korekty był błąd istniejący w chwili wystawienia faktury pierwotnej,

2) powstała przyczyna wystawienia faktury korygującej, gdy jest to nowa okoliczność.

Podkreślić przy tym należy, że omawiany przepis nie uzależnia momentu korekty od "momentu wystawienia faktury korygującej", ale od momentu, w którym "powstała przyczyna korekty". Oba te zdarzenia są niezależne od siebie i mogą wystąpić w różnych okresach rozliczeniowych.

Powstaje pytanie, jaka okoliczność może być uznana za nową. Z Objaśnień podatkowych do SLIM VAT (z 23 kwietnia 2021 r.) wynika, że przesłankami, których zaistnienie spowoduje zwiększenie podstawy opodatkowania i podatku należnego w okresie ich wystąpienia (tj. na bieżąco), będzie np. wzrost wskaźnika inflacji w przypadku, jeżeli od niego uzależniono cenę, oraz wzrost kursu waluty obcej, na podstawie której kalkuluje się ostateczną kwotę zapłaty za świadczenie.

4.3. Kiedy nabywca rozlicza faktury korygujące

Zasady rozliczania faktur korygujących są inne dla faktur zmniejszających VAT niż dla faktur zwiększających VAT.

4.3.1. Rozliczenie faktur korygujących "in minus", dla których uregulowano zasady rozliczeń

W przypadku faktur korygujących "in minus" wymienionych w art. 29a ust. 13 i 14 ustawy o VAT, z wykazanym podatkiem (zob. tabelę ), ustawodawca uregulował zasady ich rozliczeń również u nabywcy.

Rodzaje faktur korygujących "in minus", w przypadku których obowiązują specjalne zasady rozliczeń u nabywcy

Lp.	Faktury korygujące
1.	dokumentujące kwoty udzielonych po dokonaniu sprzedaży opustów i obniżek cen
2.	dokumentujące wartość zwróconych towarów i opakowań
3.	dokumentujące zwróconą nabywcy całość lub część zapłaty otrzymaną przed dokonaniem sprzedaży, jeżeli do niej nie doszło
4.	poprawiające pomyłki w kwocie podatku na fakturze, w której wykazano kwotę podatku wyższą niż należna

Nabywca zmniejsza podatek naliczony nie w momencie otrzymania faktury korygującej, ale w momencie, gdy uzgodnione warunki obniżenia podstawy opodatkowania zostały spełnione. Może być zobowiązany do obniżenia VAT naliczonego, mimo że nie otrzyma faktury korygującej. Wtedy ewidencjonuje korektę na podstawie dokumentu wewnętrznego. Po otrzymaniu faktury korygującej nie musi dokonywać korekty.

Terminy rozliczenia faktury korygującej u nabywcy

Termin, w którym warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług zostały spełnione	Termin obniżenia VAT naliczonego przez nabywcę, gdy odliczył podatek z faktury pierwotnej	Termin obniżenia VAT naliczonego przez nabywcę, gdy nie odliczył podatku z faktury pierwotnej
do końca okresu rozliczeniowego, w którym warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług zostały uzgodnione z dostawcą towarów lub usługodawcą	za okres rozliczeniowy, w którym warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług zostały uzgodnione z dostawcą towarów lub usługodawcą	w rozliczeniu za okres, w którym podatnik dokonuje tego obniżenia
po zakończeniu okresu rozliczeniowego, w którym warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług zostały uzgodnione z dostawcą towarów lub usługodawcą	za okres rozliczeniowy, w którym warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług zostały spełnione	w rozliczeniu za okres, w którym podatnik dokonuje tego obniżenia

Jednak zdaniem MF nabywca ma obowiązek dokonania korekty, gdy otrzyma fakturę korygującą mimo braku innej dokumentacji. W takim przypadku nie może powoływać się na brak uzgodnienia warunków transakcji. Jest zatem obowiązany do skorygowania podatku naliczonego.

4.3.2. Rozliczenie faktur korygujących "in minus" za media

W przypadku korekty faktury dotyczącej transakcji określonych w art. 29a ust. 15 pkt 3 ustawy o VAT, tj. nabycia energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, usług dystrybucji gazu

przewodowego, usług telekomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 24-37, 50 i 51

załącznika nr 3 do ustawy - także obowiązek zmniejszenia kwoty podatku naliczonego

powstaje w rozliczeniu za okres, w którym nabywca może zapoznać

się z wysokością obniżki, rozumianą zgodnie z art. 86 ust. 19a ustawy o VAT jako uzgodnienie warunków korekty i ich spełnienie (zazwyczaj dopiero w momencie otrzymania faktury korygującej). Stanowisko to potwierdził MF w objaśnieniach podatkowych.

4.3.3. Rozliczenie faktur korygujących "in plus"

Od 1 stycznia 2021 r. przepisy ustawy o VAT regulują zasady rozliczania faktur korygujących "in plus" przez sprzedawców. Nadal nie ma specjalnych regulacji dotyczących rozliczania faktur korygujących "in plus" u nabywcy.

Dlatego faktury korygujące "in plus" nabywca rozlicza jak normalne faktury, tj. za okres, w którym otrzymał fakturę korygującą, pod warunkiem że powstał u sprzedawcy obowiązek podatkowy. Jeśli nie dokonał odliczenia za ten okres, może odliczyć VAT za trzy następne miesiące lub za dwa następne kwartały, gdy rozlicza się kwartalnie.

Ważne!

Faktury korygujące "in plus" nabywca rozlicza za okres, w którym otrzymał fakturę korygującą, pod warunkiem że powstał u sprzedawcy obowiązek podatkowy.

4.3.4. Faktury korygujące, które nie wpływają na wysokość podatku

Faktury korygujące, które nie wpływają na wysokość odliczonego podatku, rozliczane są za okres powstania przyczyny korekty. Najczęściej oznacza to konieczność rozliczania tych faktur korygujących wstecznie.

PRZYKŁAD

Nabywca odliczył VAT na podstawie faktury z błędną nazwą sprzedawcy. Wykazał ją również w ewidencji VAT oraz w części ewidencyjnej pliku JPK_V7M za wrzesień 2021 r. Popełniony błąd sprzedawca zauważył w listopadzie 2021 r. i wystawił fakturę korygującą nazwę sprzedawcy wskazaną na fakturze pierwotnej. Nabywca powinien skorygować JPK_V7 za wrzesień.

4.3.5 Ustrukturyzowane faktury korygujące

Od 1 stycznia 2022 r. otrzymanie faktury korygującej będzie jednak decydowało o okresie dokonania zmniejszenia kwoty podatku naliczonego przez nabywcę, jeżeli będzie to faktura korygująca w postaci faktury ustrukturyzowanej otrzymana przy użyciu KSeF (art. 86 ust. 19d ustawy o VAT).

4.4. Zmiany w zasadach wystawiania faktur korygujących

Od 2022 r. wprowadzone zostaną zmiany w przepisach dotyczących zasad wystawiania faktur korygujących. Ograniczona zostanie liczba danych, które powinny zawierać faktury korygujące. W treści faktur korygujących nie trzeba już będzie wskazywać:

1. wyrazów "FAKTURA KORYGUJĄCA" albo "KOREKTA",
2. przyczyny korekty,
3. daty dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, lub daty otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT.

Te dwa pierwsze elementy będzie można podawać w treści faktur korygujących fakultatywnie (art. 106j ust. 2a ustawy o VAT). To od sprzedawcy będzie zależało, czy zamieści te elementy. Dlatego będzie można nadal stosować dotychczasowe wzory faktur korygujących.

Uporządkowany został również przepis, który wymienia przypadki, kiedy należy wystawić fakturę korygującą. Nie zmieni to zasad wystawiania tych faktur.

 

Od 2022 r. zmiany dotyczą również wystawiania zbiorczych, uproszczonych faktur korygujących. Obecnie mogą być wystawiane tylko, jeżeli podatnik udziela opustu lub obniżki ceny w odniesieniu do wszystkich dostaw towarów lub usług dokonanych lub świadczonych na rzecz jednego odbiorcy w danym okresie. Po zmianie będzie możliwość wystawiania takich faktur korygujących również, gdy podatnik udziela opustu lub obniżki ceny w odniesieniu do części (dowolnej) dostaw towarów lub usług dokonanych lub świadczonych na rzecz jednego odbiorcy w danym okresie. Jednak uproszczone zbiorcze faktury korygujące dotyczące wszystkich dostaw towarów i świadczonych usług na rzecz jednego odbiorcy w danym okresie będą mogły zawierać mniej danych niż standardowo. Nie będą musiały zawierać nazwy towarów i usługi. Gdy korekta nie będzie dotyczyła wszystkich dostaw, element ten będzie musiał się znaleźć.

 

Podsumowanie

1. W 2022 r. podatnicy mogą wybrać jedną z trzech metod fakturowania: faktury papierowe, "zwykłe" e-faktury, e-faktury ustrukturyzowane, wystawiane za pomocą KSeF.
2. Faktury ustrukturyzowane będzie można wystawiać z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi, które udostępni Ministerstwo Finansów, albo przy użyciu programów komercyjnych.
3. Faktura ustrukturyzowana uznawana będzie za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF, a za otrzymaną w dniu przydzielenia jej w tym systemie numeru identyfikującego, jeżeli odbiorca wyrazi akceptację na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF.
4. Podatnik, rozliczając faktury korygujące "in minus", będzie mógł stosować już tylko nowe zasady rozliczeń. Kończy się okres przejściowy, podczas trwania którego podatnicy mogli stosować stare lub nowe zasady rozliczeń.
5. Wydłużono termin, kiedy można wystawić fakturę przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi lub otrzymaniem całości lub części zapłaty z 30 do 60 dni.

 

Podstawa prawna:

• art. 29a, art. 86 ust. 19a, art. 106a-106q, art. 109 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 685; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2105

• art. 5 ustawy z 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw - Dz.U. z 2021 r. poz. 2076

• § 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur - Dz.U. z 2021 r. poz. 1979

 

Joanna Dmowska

ekspert w zakresie VAT