Jak wystawić fakturę korygującą, gdy była wpłacona zaliczka

PROBLEM

RADA

UZASADNIENIE

Jeżeli po wystawieniu faktury podatnik stwierdził pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury, to jest zobowiązany wystawić fakturę korygującą (art. 106j ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT). Jak z tego wynika, istnieje obowiązek korekty niezależnie od tego, czy błąd powstał na fakturze zaliczkowej czy końcowej.

Wystawienie jednej faktury korygującej do kilku faktur

Należy skorygować obie faktury. Można wystawić jedną fakturę korygującą do faktury zaliczkowej i końcowej. Musi ona zawierać:

1) wyrazy "FAKTURA KORYGUJĄCA" albo wyraz "KOREKTA";

2) numer kolejny oraz datę jej wystawienia;

3) dane zawarte w fakturach, których dotyczy:

• datę wystawienia faktury zaliczkowej i końcowej,
• numery faktury zaliczkowej i końcowej,
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
• NIP sprzedawcy,
• NIP nabywcy,
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów oraz datę otrzymania zapłaty, o ile te daty były określone i różniły się od daty wystawienia faktury,
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą;

4) przyczynę korekty: błędna stawka VAT;

5) jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego - odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej.

Faktury korygujące "in minus" rozliczane na dotychczasowych zasadach

Sposób rozliczenia faktury korygującej zależy od tego, czy podpiszą Państwo z kontrahentem porozumienie, że w 2021 r. faktury korygujące "in minus" nadal będą rozliczane na dotychczasowych zasadach. Jeśli tak, to aby rozliczyć taką fakturę, należy uzyskać potwierdzenie jej odbioru przez nabywcę. O dacie obniżenia podatku należnego wynikającego z faktury korygującej decyduje więc kolejno:

1. data potwierdzenia odbioru korekty przez nabywcę - jeśli sprzedawca otrzyma to potwierdzenie przed terminem złożenia deklaracji za okres rozliczeniowy, w którym nabywca potwierdził odbiór korekty,
2. data otrzymania przez sprzedawcę potwierdzenia odbioru faktury korygującej - jeśli sprzedawca otrzymał to potwierdzenie w terminie późniejszym niż opisany w pkt 1.

W przypadku gdy podatnik nie uzyskał potwierdzenia mimo udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej, ale z posiadanej dokumentacji wynika, że nabywca towaru lub usługobiorca wie, iż transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej - podatnik ma prawo do obniżenia podstawy opodatkowania nie wcześniej niż w deklaracji za okres rozliczeniowy, w którym zostały spełnione te przesłanki. Faktury korygujące "in minus", dla których nie ma potwierdzeń odbioru, powinny być wykazywane dopiero w ewidencji obejmującej okres rozliczeniowy, w którym zostały spełnione te przesłanki.

Faktury korygujące "in minus" rozliczane na nowych zasadach

Gdy nie dojdzie do uzgodnień między kontrahentami, faktura korygująca "in minus" musi być rozliczona na nowych zasadach, tj. za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą, pod warunkiem że:

• z posiadanej przez niego dokumentacji wynika, iż uzgodnił on z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług określone w fakturze korygującej oraz warunki te zostały spełnione,
• faktura ta jest zgodna z posiadaną dokumentacją.

Jeśli w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura korygująca, podatnik nie posiada dokumentacji, obniżenia podstawy opodatkowania dokonuje za okres rozliczeniowy, w którym dokumentację tę uzyskał.

Powstaje pytanie, o jakiej dokumentacji można mówić, gdy powodem korekty jest błąd w stawce VAT. Może to być np. e-mail informujący kupującego, że będzie wystawiona korekta i z jakiego powodu, lub potwierdzenie przelewu, gdy w związku z korektą jest zwracana część ceny.

Niezależnie od przyjętych zasad rozliczania faktur korygujących "in minus" podstawą wpisu w JPK_V7M będzie wystawiona faktura korygująca. Kwoty korekty należy wykazać ze znakiem (-).

Podstawa prawna:

• art. 106j, art. 109 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 106; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 2419

Marcin Jasiński

ekspert w zakresie VAT