Wniosek o niestosowanie ulgi dla klasy średniej w aktach osobowych pracownika

PROBLEM

Czy wniosek o niestosowanie ulgi dla klasy średniej należy przechowywać w aktach osobowych pracownika?

ODPOWIEDŹ

Przepisy o dokumentacji pracowniczej nie wymieniają w zawartych tam wykazach ani wniosku, o którym mowa w pytaniu, ani innych oświadczeń i dokumentów sporządzanych w oparciu o przepisy prawa podatkowego. W związku z tym należałoby uznać, że podatkowych dokumentów nie należy włączać do akt osobowych pracownika.

UZASADNIENIE

Jeżeli podatnik (pracownik) złoży sporządzony na piśmie wniosek o niepomniejszanie dochodu o kwotę ulgi dla pracowników (tzw. ulgi dla klasy średniej), płatnik (pracodawca) nie pomniejsza dochodu najpóźniej od miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymał wniosek. Wniosek ten składa się odrębnie dla każdego roku podatkowego (art. 32 ust. 2b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Obowiązkiem pracodawcy jest m.in. prowadzenie i przechowywanie w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentacji pracowniczej, czyli dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników (art. 94 pkt 9a ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy).

Akta osobowe pracownika składają się z 4 części i obejmują:

• w części A - oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie;
• w części B - oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika;
• w części C - oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy;
• w części D - odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Szczegółowy opis zawartości poszczególnych części akt osobowych określają przepisy § 3 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (dalej: rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej). W § 6 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej stwierdzono zaś, że pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą wymienione tam dokumenty.

W przepisach rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej (zarówno dotyczących zawartości akt osobowych pracownika, zwłaszcza w części B, jak i dotyczących dokumentów w sprawach związanych ze stosunkiem pracy) nie wymienia się dokumentów powstałych na podstawie przepisów podatkowych. W związku z tym należałoby uznać, że dokumentów powstałych na podstawie innych przepisów niż prawo pracy nie włącza się do akt osobowych pracownika. Tak wynika m.in. ze stanowiska Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 12 lipca 2019 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, zgodnie z którym nieuzasadnione jest gromadzenie w aktach osobowych dokumentów, które powstają na mocy innych przepisów niż prawo pracy.

Jednak w praktyce przyjmuje się również, że dokumentacja wynikająca z przepisów prawa podatkowego, tzn. m.in. wszelkiego rodzaju dokumenty podatkowe, można przydzielić do części B akt osobowych pracownika. Stanowisko to może być uprawnione w związku z tym, że osoba składająca takie oświadczenia ma status pracownika, a dokumenty te składa w związku z istniejącym stosunkiem pracy. Przy czym dla bezpieczeństwa wskazane jest jednak stosowanie się do stanowiska resortu rodziny i pracy wykluczającego możliwość gromadzenia dokumentacji podatkowej i innej, która nie wynika wprost z prawa pracy, w aktach osobowych pracownika. Co za tym idzie, wniosek, o którym mowa w pytaniu, jak i inne dokumenty podatkowe, należałoby gromadzić w odrębnej, przeznaczonej w tym celu, dokumentacji.

Podstawa prawna

• art. 32 ust. 2a i 2b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1128; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 64)

• art. 94 pkt 9a ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1162)

• § 3, § 6 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369)

©℗

SŁAWOMIR LIŻEWSKI

prawnik, były wieloletni pracownik aparatu skarbowego, autor licznych publikacji z zakresu prawa gospodarczego, prawa organizacji pozarządowych, instytucji kultury, prawa administracyjnego; doradca organizacji pozarządowych