Zasady wliczania trzynastki i innych składników za 2021 r. do podstawy wymiaru świadczeń chorobowych

Dodatkowe wynagrodzenie roczne przysługujące pracownikom sfery budżetowej, tzw. trzynastka, zawsze jest wliczane do podstawy wymiaru zasiłków (chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego), a także świadczenia rehabilitacyjnego. Wysokość dodatkowego wynagrodzenia rocznego stanowi określony procent wynagrodzenia pracownika, przysługującego za czas faktycznie przepracowany. Oznacza to, że zatrudniony nie zachowuje prawa do trzynastki lub jest ona zmniejszana m.in. za okresy niezdolności do pracy. Jeżeli pracodawca wypłaca składniki roczne o charakterze podobnym do trzynastki (np. roczne premie czy dodatki), będą miały do nich zastosowanie zasady uwzględniania w podstawie zasiłkowej właściwe dla dodatkowego wynagrodzenia rocznego.

Trzynasta pensja podwyższa kwotę wynagrodzenia chorobowego i zasiłków przysługujących pracownikowi w razie niezdolności do pracy z powodu: choroby, macierzyństwa albo sprawowania opieki nad dzieckiem lub innym chorym członkiem rodziny.

Dodatkowe wynagrodzenie roczne jest składnikiem wynagrodzenia, od którego należy obliczyć składkę na ubezpieczenie chorobowe. Trzynastka podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru świadczeń z tytułu choroby i macierzyństwa, jeżeli pracownik, zgodnie z przepisami płacowymi:

• nie zachowuje do niej prawa za okresy pobierania tych świadczeń albo
• otrzymuje ją w wysokości pomniejszonej za okresy pobierania tych świadczeń.

Ogólne zasady uwzględniania trzynastki w podstawie zasiłkowej

W związku z tym, że trzynasta pensja jest składnikiem wypłacanym za okres roczny, w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego i zasiłków uwzględnia się ją w wysokości stanowiącej 1/12 kwoty wypłaconej pracownikowi za rok poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy.

PRZYKŁAD

Pracownik zatrudniony od 1 kwietnia 2012 r., otrzymujący stałe miesięczne wynagrodzenie, był niezdolny do pracy z powodu choroby w okresie od 1 do 12 lutego 2022 r. Oprócz pensji w kwocie 5200 zł brutto miesięcznie (po pomniejszeniu o składki w wysokości 13,71% - 4487,08 zł) nabył prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego (trzynastki) za 2021 r., które otrzymał w pierwszej połowie stycznia 2021 r. w ww. kwocie. Podstawę wymiaru przysługującego pracownikowi wynagrodzenia chorobowego w lutym 2022 r. stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone mu za okres od lutego 2021 r. do stycznia 2022 r. wynoszące 4487,08 zł (po odliczeniu kwoty składek na ubezpieczenia społeczne, tj. 13,71% podstawy wymiaru). Tak ustaloną podstawę wymiaru zasiłku należy podwyższyć o 1/12 kwoty wypłaconej trzynastej pensji za rok poprzedzający miesiąc, w którym pracownik choruje, czyli za 2021 r., tj. 373,92 zł (4487,08 zł x 1/12). Podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego wynosi 4861 zł (4487,08 zł + 373,92 zł).

Trzynastka niewypłacona za rok poprzedzający niezdolność do pracy

W przypadku gdy w chwili ustalania podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku pracodawca nie dokonał wypłaty trzynastej pensji za rok poprzedzający, do podstawy wymiaru przyjmuje się ten składnik, ale wypłacony za poprzedni okres. Dotyczy to np. pracownika, który zachorował w lutym 2022 r. i w chwili obliczania wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku za ten miesiąc nie otrzyma jeszcze trzynastki za 2021 r. Wówczas do podstawy wymiaru świadczenia chorobowego należy przyjąć 1/12 trzynastki wypłaconej za 2020 r. Należy podkreślić, że po wypłacie trzynastki za 2021 r. nie trzeba weryfikować tak ustalonej podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku, bez względu na to, czy kwota trzynastki jest wyższa czy niższa od przyjętej kwoty za 2020 r.

PRZYKŁAD

Pracownik zatrudniony od 2015 r. stał się niezdolny do pracy z powodu choroby w lutym 2022 r. i ma za ten czas prawo do wynagrodzenia chorobowego. Osoba ta otrzymuje wynagrodzenie w stałej miesięcznej wysokości wynoszącej 4600 zł (po pomniejszeniu o składki 13,71% - 3969,34 zł). Pracownik nabył prawo do trzynastki za 2021 r., którą pracodawca wypłaci pod koniec lutego 2022 r. Do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia wypłaconego pracownikowi za okres od lutego 2021 r. do stycznia 2022 r. w kwocie 3969,34 zł pracodawca powinien doliczyć 1/12 trzynastej pensji wypłaconej pracownikowi za 2020 r. w lutym 2022 r. w kwocie 330,78 zł (3969,34 zł : 12). Podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego za luty 2022 r. pozostanie bez zmian mimo wypłaty przez pracodawcę trzynastki za 2021 r. pod koniec lutego 2022 r.

PRZYKŁAD

Pracownik zatrudniony w 2019 r. zachorował w styczniu 2022 r. Otrzymuje wynagrodzenie w stałej miesięcznej wysokości 4600 zł (po pomniejszeniu o składki 13,71% - 3969,34 zł). Pracownik nabył prawo do trzynastki za 2021 r., którą pracodawca wypłaci pod koniec stycznia 2022 r. Zatem w chwili ustalania podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego przysługującego pracownikowi za styczeń 2022 r. pracodawca nie wypłacił jeszcze trzynastki. Trzynastka za 2020 r. została wypłacona w grudniu 2020 r. Mimo że ta trzynastka została wypłacona poza okresem, z którego jest ustalana podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego (czyli z okresu od stycznia do grudnia 2021 r.), do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia wypłaconego pracownikowi za ww. okres, stanowiącego podstawę wynagrodzenia chorobowego w kwocie 3969,34 zł, pracodawca powinien doliczyć 1/12 trzynastej pensji wypłaconej pracownicy w grudniu 2020 r. za 2020 r. w kwocie 330,78 zł (3969,34 zł : 12). Podstawa ta pozostanie bez zmian po wypłacie przez pracodawcę trzynastki za 2021 r.

Jeżeli w chwili ustalania podstawy wymiaru wynagrodzenia/zasiłku chorobowego nie została wypłacona trzynastka za rok poprzedni (w omawianym przypadku za 2021 r.) ani trzynastka za okres wcześniejszy (za 2020 r.), podstawę wymiaru należy ustalić bez tego składnika wynagrodzenia, a po jego wypłacie (chodzi o trzynastkę za 2021 r.) podstawę należy przeliczyć, uwzględniając ten składnik, i wyrównać pracownikowi świadczenie chorobowe.

PRZYKŁAD

Pracownik zatrudniony w 2017 r. był niezdolny do pracy z powodu choroby od 10 do 17 stycznia 2022 r. Oprócz miesięcznego wynagrodzenia w kwocie 4600 zł brutto (po pomniejszeniu o składki 13,71% - 3969,34 zł) uzyskał prawo do trzynastki, która została wypłacona pod koniec lutego 2021 r. Podstawę wymiaru przysługującego pracownikowi wynagrodzenia chorobowego w styczniu 2022 r. stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone mu za okres od stycznia do grudnia 2021 r. W chwili ustalania podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego przysługującego pracownikowi za ww. okres pracodawca nie wypłacił jeszcze trzynastki za rok poprzedzający, tj. za 2021 r. Natomiast trzynastka za 2020 r. nie została pracownikowi wypłacona, ponieważ nie nabył on do niej prawa. Podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego powinna być ustalona bez trzynastki. Po wypłacie trzynastej pensji za 2021 r. trzeba przeliczyć ustaloną podstawę wymiaru świadczenia chorobowego z uwzględnieniem 1/12 trzynastki za 2021 r. i wypłacić pracownikowi wyrównanie.

Przerwa między okresami pobierania zasiłków

Należy pamiętać o zasadzie, zgodnie z którą podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku nie ustala się na nowo, jeżeli między okresami pobierania świadczeń - zarówno tego samego, jak i innego rodzaju - nie było przerwy albo była ona krótsza niż 1 miesiąc kalendarzowy (zmiana przepisów od 1 stycznia 2022 r., poprzednio przerwa wynosiła 3 miesiące kalendarzowe). Zatem może się zdarzyć, że w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku, do którego pracownik nabędzie prawo w 2022 r., nie zostanie uwzględniona trzynasta pensja za 2021 r. Stanie się tak nawet wtedy, gdy trzynastka zostanie już wypłacona. Podstawa wymiaru świadczenia chorobowego nie będzie bowiem ustalana dla tej niezdolności na nowo, jeśli ubezpieczony chorował wcześniej, a przerwa między poprzednią a obecną niezdolnością nie przekroczyła 1 miesiąca kalendarzowego. Należy jednak podkreślić, że nowy okres przerwy, dla którego należy ponownie ustalić podstawę zasiłkową, nie dotyczy pracownika, który jest nieprzerwanie niezdolny do pracy, tj. nabył prawo do zasiłku chorobowego lub świadczenia rehabilitacyjnego przed 1 stycznia 2022 r., i niezdolność do pracy, z tytułu której przysługuje ww. świadczenie, trwa nieprzerwanie również w 2022 r.

PRZYKŁAD

Pracownik chorował od 12 do 20 grudnia 2021 r. Do podstawy wymiaru przysługującego mu zasiłku chorobowego zostało przyjęte przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres od grudnia 2020 r. do listopada 2021 r. oraz 1/12 trzynastej pensji za rok poprzedzający, tj. za 2020 r. Pod koniec grudnia 2021 r. pracownikowi wypłacono trzynastkę za 2021 r. Ponownie był on niezdolny do pracy z powodu choroby od 4 do 8 stycznia 2022 r. i za ten okres przysługuje mu wynagrodzenie chorobowe. Ponieważ między niezdolnością do pracy z powodu choroby w grudniu 2021 r., a następnie w styczniu 2022 r., przerwa jest krótsza niż 1 miesiąc kalendarzowy, podstawy wymiaru wynagrodzenia za czas choroby przysługującego pracownikowi w styczniu 2022 r. nie należy ustalać na nowo. Stanowi ją ta sama podstawa wymiaru, która została ustalona dla niezdolności w grudniu 2021 r., tj. przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres od grudnia 2020 r. do listopada 2021 r. oraz 1/12 trzynastej pensji za 2020 r. W tym przypadku wypłata trzynastej pensji za 2021 r. nie ma wpływu na podstawę wymiaru świadczenia chorobowego przysługującego za styczeń 2022 r.

Uzupełnienie wysokości trzynastki

Wynagrodzenie roczne podlega uzupełnieniu. Stanie się tak w sytuacji, gdy w roku kalendarzowym, z którego składnik roczny podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego, pracownik był nieobecny w pracy z przyczyn usprawiedliwionych (np. choroba, urlop macierzyński) i w związku z tym wysokość tego składnika została proporcjonalnie zmniejszona. Uzupełnienie wysokości rocznego składnika polega na ustaleniu, w jakiej wysokości pracownik otrzymałby ten składnik, gdyby przepracował cały rok.

Tabela 1. Sposób uzupełniania składników rocznych w zależności od ich rodzaju w podstawie wymiaru zasiłku

PRZYKŁAD

Pracownik zatrudniony od 2018 r. poza wynagrodzeniem zasadniczym otrzymał w styczniu 2022 r. trzynastkę za 2021 r. Jest ona proporcjonalnie pomniejszona za czas usprawiedliwionej nieobecności w pracy. W 2021 r., czyli w roku kalendarzowym poprzedzającym miesiąc zachorowania, pracownik był zobowiązany przepracować 253 dni. W tym okresie przez 30 dni roboczych był niezdolny do pracy i otrzymał za ten okres wynagrodzenie chorobowe, zatem przepracował 223 dni. Dodatkowe wynagrodzenie roczne zostało proporcjonalnie pomniejszone za okres nieobecności w pracy z powodu choroby i wypłacone w styczniu 2022 r. w wysokości 4053,15 zł (kwota po pomniejszeniu o składki 13,71%). Trzynastkę należy uzupełnić do kwoty, jaka przysługiwałaby pracownikowi, gdyby przepracował cały rok, co wynika z wyliczenia:

• 4053,15 zł : 223 dni x 253 dni = 4598,42 zł.

W podstawie wymiaru zasiłku należy uwzględnić 1/12 nagrody rocznej, tj. kwotę 383,20 zł (4598,42 zł x 1/12).

Trzynastka wypłacona za niepełny rok zatrudnienia

Może się zdarzyć, że pracownik nie był zatrudniony u pracodawcy wypłacającego trzynastki przez cały rok, ale nabył prawo do tego składnika wynagrodzenia. W takim przypadku trzynastkę należy uwzględnić w podstawie wymiaru zasiłku proporcjonalnie do liczby pełnych kalendarzowych miesięcy zatrudnienia pracownika w roku, za który przysługiwał ten składnik.

PRZYKŁAD

Pracownik zatrudniony od 1 lutego 2021 r. otrzymał trzynastkę za 2021 r. w grudniu 2021 r. Składnik ten nie przysługuje za okresy pobierania świadczeń z tytułu choroby i macierzyństwa. Pracownik stał się niezdolny do pracy z powodu choroby w styczniu 2022 r. i nabył prawo do zasiłku chorobowego. Przy obliczaniu podstawy wymiaru przysługującego mu zasiłku należy przyjąć wynagrodzenie wypłacone za okres od lutego do grudnia 2021 r., w tym 1/11 kwoty nagrody wypłaconej za 2021 r., czyli proporcjonalnie do liczby pełnych miesięcy kalendarzowych zatrudnienia.

Zmiana wymiaru czasu pracy

Zmiana wymiaru czasu pracy zarówno po zakończeniu roku, za jaki przysługuje trzynastka, jak i w jego trakcie, ma konsekwencje przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczeń z tytułu choroby i macierzyństwa. W takiej sytuacji składnik roczny należy przeliczyć. Przeliczenia należy dokonać w stosunku do nowego wymiaru etatu.

Tabela 2. Wpływ zmiany etatu na zasady wliczania składnika rocznego do podstawy zasiłkowej

PRZYKŁAD

Pracownik zatrudniony w 2018 r. do 31 stycznia 2022 r. pracował w wymiarze 3/4 etatu. Od 1 lutego 2022 r. jest zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy. Pracownik ma prawo do wynagrodzenia zasadniczego w wysokości 4745,95 zł (po pomniejszeniu o składki 13,71%). W styczniu 2022 r. otrzymał trzynastkę za poprzedni rok w wysokości 3451,60 zł (po pomniejszeniu o składki 13,71%). Przyjmijmy, że pracownik zachorował w kwietniu 2022 r. i nabył prawo do wynagrodzenia chorobowego. W podstawie wymiaru tego wynagrodzenia należy uwzględnić:

• średnie wynagrodzenie zasadnicze po zmianie etatu, ustalone z okresu od lutego do marca 2022 r. - 4745,95 zł, oraz

• 1/12 kwoty trzynastki za 2021 r. po pomnożeniu jej przez współczynnik odpowiadający proporcji aktualnego wymiaru czasu pracy do poprzedniego wymiaru czasu pracy, tj. przez 1,33 (1 : 3/4):

3451,60 zł x 1,33 = 4590,63 zł,

4590,63 zł : 12 = 382,55 zł.

Podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego wyniesie 5128,50 zł (4745,95 zł + 382,55 zł = 5128,50 zł).

PRZYKŁAD

Pracownik zatrudniony w 2018 r.:

• do 31 marca 2021 r. pracował w wymiarze 3/4 etatu (0,75),

• od 1 kwietnia do 31 sierpnia 2021 r. pracował w wymiarze 3/5 etatu (0,6),

• od 1 września 2021 r. pracuje w wymiarze 1/2 etatu (0,5).

Zmiana wymiaru czasu pracy nie została wprowadzona na podstawie ustawy o COVID-19. Pracownikowi przysługuje wynagrodzenie zasadnicze i trzynastka, która została wypłacona w grudniu 2021 r. Pracownik zachorował w styczniu 2022 r. Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego należy ustalić z okresu po zmianie etatu, tj. od września do grudnia 2021 r. Do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia należy doliczyć 1/12 trzynastki po pomnożeniu jej przez współczynnik odpowiadający proporcji aktualnego wymiaru czasu pracy do średniego wymiaru czasu pracy w 2021 r. w następujący sposób:

Krok 1. Ustalenie średniego wymiaru czasu pracy w 2021 r.:

(3/4 x 90 dni + 3/5 x 153 dni + 1/2 x 122 dni) : 365 dni = 0,6.

Krok 2. Ustalenie wysokości współczynnika proporcji:

0,5 : 0,6 = 0,83.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 36 ust. 1, art. 41 ust. 1, art. 42 ust. 3 i ust. 5, art. 43 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1133; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1834

• art. 21, art. 23 ustawy z 24 czerwca 2021 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw - Dz.U. z 2021 r. poz. 1621

• art. 1-5 ustawy z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej - j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 1872

Renata Tonder

specjalista z zakresu ubezpieczeń społecznych