Trzynastka dla pracowników oświaty w pytaniach i odpowiedziach

Pierwszy kwartał roku to dla większości jednostek budżetowych moment wypłaty dodatkowego wynagrodzenia rocznego. W oświacie prawo do trzynastki mają zarówno nauczyciele, jak i pracownicy administracji i obsługi. Nie zawsze ustalenie prawa do świadczenia i jego wysokości jest proste. Rotacja zatrudnienia oraz charakterystyczny dla oświaty cykl zawierania umów o pracę na okres prowadzenia zajęć lekcyjnych czy roku szkolnego budzi wiele pytań. Bogactwo składników wynagrodzenia pochodzących z różnych źródeł finansowania też nie ułatwia rozwiązania. Redakcja "Rachunkowości Budżetowej" opracowała odpowiedzi na wybrane przez naszych Czytelników zagadnienia.

Jaka jest definicja zatrudnienia zgodnie z organizacją pracy szkoły w kontekście trzynastki

Nauczyciel zatrudniony zgodnie z organizacją pracy szkoły, tj. od 1 września 2021 r., przebywał we wrześniu 2021 r. 2 dni na zwolnieniu lekarskim. Inny podobnie zatrudniony nauczyciel w listopadzie korzystał z 2 dni opieki nad dzieckiem. Czy z uwagi na to, że ustawodawca w art. 2 pkt 3 ustawy z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (dalej: ustawa o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym) dopuszcza możliwość nieprzepracowania co najmniej 6 miesięcy warunkujących prawo do nabycia wynagrodzenia rocznego przez nauczycieli zatrudnionych zgodnie z organizacją szkoły, nauczyciel ten nabywa prawo do trzynastki, jeżeli w wyniku choroby nieefektywnie przepracował 4 miesiące?

Tak. Sam fakt zatrudnienia nauczyciela od 1 września daje mu prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego. Okres od września do grudnia jest tym wyjątkowym czasem, że nie musi być faktycznie przepracowany i już samo zatrudnienie zgodnie z organizacją pracy szkoły daje pedagogowi prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego.

Zgodnie z art. 2 ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym, pracownik nabywa prawo do trzynastki w pełnej wysokości po przepracowaniu u danego pracodawcy całego roku kalendarzowego, zaś ten, który nie przepracował całego roku kalendarzowego, ma do niej prawo w wysokości proporcjonalnej do okresu przepracowanego, pod warunkiem że okres ten wynosi co najmniej 6 miesięcy. Od tej reguły jest jednak wyjątek. Mianowicie przepracowanie co najmniej 6 miesięcy warunkujących nabycie prawa do nagrody rocznej nie jest wymagane m.in. w przypadku nawiązania stosunku pracy w trakcie roku kalendarzowego z nauczycielem zgodnie z organizacją pracy szkoły.

SŁOWNICZEK

Organizacja pracy szkoły - zgodnie z art. 94 ustawy z 14 grudnia 2016 r. - Prawo oświatowe, rok szkolny rozpoczyna się 1 września i kończy 31 sierpnia roku kolejnego. Zajęcia dydaktyczno-wychowawcze rozpoczynają się zaś w pierwszym powszednim dniu września, a jeśli dzień ten wypada w piątek albo sobotę - w najbliższy poniedziałek po 1 września (§ 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z 11 sierpnia 2017 r. w sprawie organizacji roku szkolnego). Na gruncie tych przepisów przyjmuje się, że zatrudnienie zgodnie z organizacją roku szkolnego oznacza nawiązanie stosunku pracy 1 września lub nie później niż w dniu rozpoczęcia zajęć.

ZAPAMIĘTAJ!

Prawo do trzynastki w wymiarze proporcjonalnym przysługuje każdemu nauczycielowi, który w danym roku kalendarzowym 1 września rozpoczął pracę w szkole. Bez znaczenia pozostaje fakt, że nauczyciel nie przepracował pełnego okresu 4 miesięcy - od września do grudnia - i co do zasady nie są istotne przyczyny nieobecności, zaś jedynym wyjątkiem jest nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy trwająca dłużej niż 2 dni i wtedy świadczenie nie przysługuje w żadnym przypadku. W pozostałych sytuacjach trzynastka powinna zostać mu wypłacona proporcjonalnie wyłącznie z tego powodu, że umowę zawarto od 1 września.

Podkreślenia wymaga, że bez znaczenia jest, czy umowa o pracę była zawarta z tym nauczycielem, np. do końca roku szkolnego, czy do końca sierpnia 2022 r. Prawo nauczyciela do dodatkowego wynagrodzenia rocznego za okres od stycznia kolejnego roku będzie oceniane dopiero w roku następnym i z uwzględnieniem faktu, że zatrudnienie nauczyciela nie nastąpiło zgodnie z organizacją pracy szkoły.

Podstawa prawna

• art. 2 ust. 3 pkt 1 ustawy z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 1872)

• art. 94 ustawy z 14 grudnia 2016 r. - Prawo oświatowe (j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1082; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 762)

• § 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z 11 sierpnia 2017 r. w sprawie organizacji roku szkolnego (Dz.U. z 2017 r. poz. 1603; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1093)

Kiedy nauczyciel zatrudniony na zastępstwo ma prawo do trzynastki

Czy nauczyciel zatrudniony zgodnie z organizacją pracy szkoły, tj. od 1 września 2021 r. na umowę na zastępstwo do 25 października 2021 r., nabywa prawo do trzynastki proporcjonalnie do okresu zatrudnienia?

Tak. Przepracowanie pełnego okresu od września do grudnia nie jest wymagane. Ustawodawca zastrzega jedynie, że wyjątkiem od reguły przepracowania wymaganych 6 miesięcy jest zatrudnienie zgodnie z organizacją roku szkolnego.

Przepracowanie co najmniej 6 miesięcy warunkujących nabycie prawa do wynagrodzenia rocznego nie jest wymagane m.in. w przypadku nawiązania stosunku pracy w trakcie roku kalendarzowego z nauczycielem zgodnie z organizacją pracy szkoły. Przez pojęcie organizacji pracy szkoły należy z kolei rozumieć terminy powołane w art. 94 ustawy z 14 grudnia 2016 r. - Prawo oświatowe. Zgodnie z nimi, rok szkolny rozpoczyna się 1 września, a kończy 31 sierpnia roku kolejnego. Rodzaj umowy (umowa na czas określony, nieokreślony, na zastępstwo) nie ma przy tym znaczenia. Istotny jest jedynie fakt zatrudnienia nauczyciela z dniem 1 września. Bez znaczenia pozostaje także, na jaki okres zatrudniono pedagoga. Może być to umowa od 1 września do 31 sierpnia następnego roku, a może, jak ma to miejsce w pytaniu, umowa od 1 września do 25 października 2021 r. Ustawodawca w art. 2 ust. 3 pkt 1 ustawy z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej wskazał, że w stosunku do nauczycieli nie jest wymagane przepracowanie co najmniej 6 miesięcy w danym roku kalendarzowym i jednocześnie w żadnym z przepisów nie ograniczył tego prawa do przepracowania co najmniej 4 miesięcy.

Podstawa prawna

• art. 2 ust. 3 pkt 1 ustawy z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 1872)

• art. 94 ustawy z 14 grudnia 2016 r. - Prawo oświatowe (j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1082; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 762)

Czy nauczyciel zatrudniony w trakcie roku szkolnego ma prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego

Szkoła zatrudniła nauczycieli od 1 września i od 4 października 2021 r. Czy należy się im trzynastka za 2021 r.?

W sytuacji opisanej w pytaniu tylko nauczyciel zatrudniony od 1 września nabędzie prawo do trzynastki za 2021 r. Pedagog, z którym zawarto umowę od 4 października, nie powinien otrzymać dodatkowego wynagrodzenia rocznego, gdyż nie jest zatrudniony zgodnie z organizacją pracy szkoły.

Przez organizację pracy szkoły rozumiemy terminy powołane w art. 94 ustawy z 14 grudnia 2016 r. - Prawo oświatowe. Zgodnie z nimi, rok szkolny rozpoczyna się 1 września, a kończy 31 sierpnia roku kolejnego. Oznacza to, że zatrudnienie w terminie późniejszym nie daje nauczycielowi prawa do trzynastki.

Podobne stanowisko zajęło też Ministerstwo Edukacji Narodowej w piśmie z 4 grudnia 2009 r., gdzie czytamy: (…) określenie "nawiązanie stosunku pracy z nauczycielem zgodnie z organizacją pracy szkoły" oznacza, że prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego dotyczy nauczycieli, z którymi stosunek pracy został nawiązany z początkiem roku szkolnego, tj. z dniem 1 września (z uwzględnieniem dopuszczonej przepisami możliwości rozpoczęcia zajęć w innym terminie). (…) gdyby ustawodawca zamierzał przyznać prawo do wynagrodzenia rocznego każdemu nauczycielowi niezależnie od tego, z jaką datą został zatrudniony, to nie wpisywałby w art. 2 ust. 3 pkt 1 ustawy z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej warunku nawiązania stosunku pracy zgodnie z organizacją pracy szkoły, a po prostu ustaliłby, że przepracowanie co najmniej 6 miesięcy warunkujących nabycie prawa do wynagrodzenia rocznego nie jest wymagane w przypadku nawiązania stosunku pracy w trakcie roku kalendarzowego z nauczycielem - sygn. akt DS-WPZN-AB-401-02/09.

Podstawa prawna

• art. 2 ust. 3 pkt 1 ustawy z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 1872)

• art. 94 ustawy z 14 grudnia 2016 r. - Prawo oświatowe (j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1082; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 762)

Czy nauczyciel zatrudniony w miejsce innego, odchodzącego na emeryturę nauczyciela, ma prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego

Nauczyciel odszedł na emeryturę 28 października 2021 r., a w jego miejsce od 29 października 2021 r. jest zatrudniony następny nauczyciel. Czy nowo zatrudnionemu nauczycielowi należy się trzynastka i czy jest to zatrudnienie zgodnie z organizacją szkoły?

Nie. Nauczycielowi zatrudnionemu od 29 października nie będzie przysługiwać dodatkowe wynagrodzenie roczne i w świetle przepisów ustawy z 14 grudnia 2016 r. - Prawo oświatowe (dalej: Prawo oświatowe), nie jest to zatrudnienie zgodnie z organizacją pracy szkoły.

Zatrudnienie w terminie późniejszym niż 1 września nie daje prawa nauczycielowi do trzynastki. Fakt, że pedagog został zatrudniony bezpośrednio po rozwiązaniu umowy z innym nauczycielem z powodu jego przejścia na emeryturę, nie oznacza zatrudnienia zgodnie z organizacją pracy szkoły. Prawo do nagrody rocznej otrzyma natomiast on za kolejny rok kalendarzowy, pod warunkiem że przepracuje w nim co najmniej 6 miesięcy. Przez organizację pracy szkoły rozumiemy terminy powołane w art. 94 Prawa oświatowego. Zgodnie z nimi, rok szkolny rozpoczyna się 1 września, a kończy 31 sierpnia roku kolejnego. Oznacza to, że zatrudnienie w terminie późniejszym nie daje pedagogowi prawa do trzynastki.

Podstawa prawna

• art. 2 ust. 3 pkt 1 ustawy z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 1872)

• art. 94 ustawy z 14 grudnia 2016 r. - Prawo oświatowe (j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1082; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 762)

Czy zatrudnienie nauczyciela na zastępstwo uprawnia go do trzynastki

Czy nauczyciel zatrudniony na zastępstwo, np. na 2 miesiące, ma prawo do trzynastki, jeśli jest zatrudniony zgodnie z organizacją pracy szkoły?

Nauczyciel zatrudniony zgodnie z organizacją pracy szkoły to nauczyciel, z którym zawarto umowę od 1 września i może być to umowa zawarta na okres dwóch miesięcy. W takiej sytuacji ma on prawo do dodatkowej gratyfikacji rocznej. Jeśli zaś zatrudnienie nastąpiłoby w innym terminie, wtedy pedagog nie nabędzie prawa do dodatkowej gratyfikacji rocznej.

Nauczyciel ma prawo do trzynastki także wtedy, gdy nie przepracuje wymaganych 6 miesięcy. Warunkiem jest podpisanie z nim umowy od 1 dnia września. Rodzaj i długość umowy w aktualnym stanie prawnym nie ma znaczenia. Istotne jest nawiązanie stosunku pracy zgodnie z organizacją pracy szkoły, a przez to rozumiemy rozpoczęcie pracy w dniu 1 września lub w najbliższy poniedziałek po dniu 1 września.

Przepracowanie co najmniej 6 miesięcy warunkujących nabycie prawa do wynagrodzenia rocznego nie jest wymagane m.in. w przypadku nawiązania stosunku pracy w trakcie roku kalendarzowego z nauczycielem zgodnie z organizacją pracy szkoły. Przez pojęcie organizacji pracy szkoły należy z kolei rozumieć terminy powołane w art. 94 ustawy z 14 grudnia 2016 r. - Prawo oświatowe. Zgodnie z nimi, rok szkolny rozpoczyna się 1 września, a kończy 31 sierpnia roku kolejnego. Umowa zlecenia czy inne szczególne potrzeby związane z nauczaniem nie mają znaczenia.

Podstawa prawna

• art. 2 ust. 3 pkt 1 ustawy z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 1872)

• art. 94 ustawy z 14 grudnia 2016 r. - Prawo oświatowe (j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1082; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 762)

Czy nauczycielka, która przepracowała mniej niż 6 miesięcy, ma prawo do trzynastki

Czy nauczycielka zatrudniona na okres roku szkolnego, tj. od 1 września 2020 r. do 31 sierpnia 2021 r. otrzyma trzynastkę za 2021 r., będąc w nim zobowiązana przepracować 243 dni, ale chorując 69 dni?

Brak obowiązku przepracowania wymaganych 6 miesięcy dotyczy tylko roku, w którym nauczyciel rozpoczyna pracę zgodnie z organizacją roku szkolnego (od września do grudnia). Natomiast już w następnym roku pedagog powinien przepracować co najmniej 6 miesięcy. W opisanej sytuacji za 2021 r. nauczycielka nie powinna więc otrzymać trzynastki.

Dodatkowe wynagrodzenie roczne bez względu na okres przepracowany w przypadku nauczycieli dotyczy nawiązania stosunku pracy w określonym momencie roku (od 1 września) i wyjątek ten będzie miał zastosowanie wyłącznie w roku podjęcia zatrudnienia. Za kolejny rok nauczyciel musi już wypracować trzynastkę na zasadach ogólnych, tj. przepracować co najmniej 6 miesięcy. W konsekwencji, aby w przypadku opisanym w pytaniu nauczycielka otrzymała dodatkowe wynagrodzenie roczne, musi przepracować co najmniej 6 miesięcy, przez co należy rozumieć 180 dni.

Jak obliczyć 6 miesięcy

W kwestii obliczania 6 miesięcy można spotkać 2 podejścia do ustalenia liczby dni przepracowanych jako okresu 6 miesięcy:

1. na potrzeby ustalania okresu przepracowanego stosuje się art. 114 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny. To znaczy, że gdy nie jest wymagana ciągłość okresu przepracowanego, przez miesiąc rozumie się 30 dni; wynika z tego, że okres 6 miesięcy wynosi 180 dni, które pracownik musi efektywnie przepracować;

2. zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 11 grudnia 2009 r. (sygn. akt II PK 223/09), do okresów liczonych w miesiącach należy odnosić się do upływu dnia bezpośrednio poprzedzającego dzień, który datą odpowiada dniowi, w którym pracownik został zatrudniony.

Przyjmując stan faktyczny opisany w pytaniu, można zastosować pierwsze rozwiązanie. Nauczycielka nie przepracowała wymaganych 180 dni. Absencja chorobowa wynosząca 69 dni sprawiła, że nie spełnia warunku przepracowania co najmniej 6 miesięcy (243 - 69 = 174 dni). Oznacza to, że za 2021 r. nie nabyła ona prawa do trzynastki.

Podstawa prawna

• art. 114 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1740; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 2320)

• art. 2 ust. 1-2 i ust. 3 pkt 1 ustawy z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 1872)

• art. 94 ustawy z 14 grudnia 2016 r. - Prawo oświatowe (j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1082; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 762)

Powołane orzeczenia sądów

• wyrok Sądu Najwyższego z 11 grudnia 2009 r. (sygn. akt II PK 223/09)

Czy urlop macierzyński zawsze uprawnia do trzynastki

Czy nauczycielka, która w okresie od 1 kwietnia do 31 października 2021 r. przebywała na zwolnieniu lekarskim z powodu ciąży, po czym rozpoczęła urlop macierzyński ma prawo do trzynastki za 2021 r.?

Tak. Osoba przebywająca na urlopie macierzyńskim zawsze uzyskuje prawo do trzynastki proporcjonalnie do przepracowanego okresu.

Jednym z wyjątków braku obowiązku przepracowania 6 miesięcy wymaganych do otrzymania trzynastki jest zapis zawarty w art. 2 ust. 3 pkt 6 lit. aa ustawy z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej. Przepracowanie co najmniej 6 miesięcy warunkujących nabycie prawa do wynagrodzenia rocznego nie jest wymagane m.in. w przypadku korzystania z urlopu macierzyńskiego. Przy tym bez znaczenia pozostaje fakt, czy przez resztę roku kalendarzowego pracownik faktycznie świadczył pracę, czy ma inne absencje. Ustawodawca nie zastosował w tym przypadku dodatkowych ograniczeń. Osoba przebywająca na urlopie macierzyńskim zawsze uzyskuje prawo do trzynastki proporcjonalnie do przepracowanego okresu.

ZAPAMIĘTAJ!

Należy odróżnić prawo do trzynastki od przyjmowanej do jej ustalenia podstawy. Może zdarzyć się więc, że osoba przebywająca na urlopie macierzyńskim ma prawo do dodatkowej gratyfikacji, ale z powodu innych absencji, np. zwolnień lekarskich, w analizowanym roku nie otrzymała żadnego wynagrodzenia. W konsekwencji pracownik może mieć prawo do trzynastki, ale jej nie otrzymać.

Podstawa prawna

• art. 2 ust. 3 pkt 6 lit. aa ustawy z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 1872)

Kiedy pracownik zatrudniony w wyniku naboru otrzyma prawo do trzynastki

Pracownik administracji szkoły został zatrudniony od 25 września 2021 r. w ramach naboru na stanowisko urzędnicze (wcześniej pracował w innej jednostce budżetowej, tj. od stycznia do września 2021 r.). Czy jednostka powinna wypłacić mu dodatkowe wynagrodzenie roczne za okres od 25 września do końca roku?

Samo zatrudnienie w wyniku naboru na wolne stanowisko urzędnicze nie daje mu prawa do trzynastki.

Wymóg przepracowania co najmniej 6 miesięcy nie obowiązuje m.in. osób, z którymi zawarto umowę w trakcie roku kalendarzowego:

1. w wyniku przeniesienia służbowego,
2. na podstawie powołania lub wyboru,
3. w związku z likwidacją poprzedniego pracodawcy albo ze zmniejszeniem zatrudnienia z przyczyn dotyczących tego pracodawcy,
4. w związku z likwidacją jednostki organizacyjnej poprzedniego pracodawcy lub jej reorganizacją

- art. 2 ust. 3 pkt 5 lit. a-d ustawy z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej.

Samo zatrudnienie w wyniku naboru na wolne stanowisko nie daje mu prawa do trzynastki w przypadku nieprzepracowania przez niego co najmniej 6 miesięcy. Gdyby był zatrudniony w wyniku przeniesienia lub na podstawie powołania lub wyboru - wówczas jak najbardziej dodatkowe wynagrodzenie roczne będzie mu przysługiwać. W przeciwnym razie niestety nie.

Natomiast w poprzedniej jednostce zatrudniony był on do września i jeśli tam wypracował wymagany staż, to dotychczasowy pracodawca wypłaci mu omawiane świadczenie.

Podstawa prawna

• art. 2 ust. 3 pkt 5 lit. a-d ustawy z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 1872)

Jak obliczyć 6 miesięcy wymaganych do otrzymania trzynastki

Pracownik zatrudniony w ramach robót publicznych przepracował 181 dni kalendarzowych, w tym 127 roboczych. Czy należy mu naliczyć i wypłacić trzynastkę?

Tak. Gdy mowa o 6 miesiącach wymaganych do przepracowania, ustawodawca ma na myśli dni kalendarzowe, a nie robocze. Jeśli pracownik efektywnie przepracował ten okres, a tak jest w tym przypadku, ma on prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego.

Zgodnie z tezą uchwały Sądu Najwyższego z 25 lipca 2003 r. (sygn. akt III PZP 7/03) oraz z 7 lipca 2011 r. (sygn. akt III PZP 3/11), okresy przepracowane, o których mowa w art. 2 ustawy z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (dalej: ustawa o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym), powinno się rozumieć jako okresy faktycznie (efektywnie) przepracowane u danego pracodawcy. Należy więc przyjąć, że wyliczenie przypadków wymienionych w art. 2 ust. 3 ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej, w których przepracowanie co najmniej 6 miesięcy nie jest wymagane, ma charakter wyczerpujący. Oznacza to, że nie ma możliwości zaliczenia okresu choroby do okresu przepracowanego jako przesłanki nabycia prawa do trzynastki.

Pracownik, który przepracował 181 dni, co do zasady ma prawo do trzynastki, biorąc pod uwagę, że w tym przypadku na potrzeby ustalania okresu przepracowanego stosuje się art. 114 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny. To znaczy, że gdy nie jest wymagana ciągłość okresu przepracowanego, przez miesiąc rozumie się 30 dni, więc okres 6 miesięcy wynosi 180 dni, które pracownik musi efektywnie przepracować.

Podstawa prawna

• art. 2 ustawy z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 1872)

• art. 114 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1740; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 2320)

Powołane orzeczenia sądów

• uchwała Sądu Najwyższego z 25 lipca 2003 r. (sygn. akt III PZP 7/03)

• uchwała Sądu Najwyższego z 7 lipca 2011 r. (sygn. akt III PZP 3/11)

Czy praca podczas zwolnienia lekarskiego uprawnia do trzynastki

Pracownik jednostki w okresie zwolnienia lekarskiego (w związku z COVID-19) pracował zdalnie. Czy okres takiej pracy wlicza się do okresu uprawniającego do dodatkowej gratyfikacji?

Mimo że taki okres pracy powinien być wliczony do okresu uprawniającego do trzynastki, na przyszłość pracodawca powinien pamiętać, że pod żadnym pozorem nie powinien dopuścić do pracy osoby znajdującej się na zwolnieniu lekarskim z powodu orzeczonej niezdolności do pracy.

Zacznijmy od tego, że pracodawca nie może dopuścić do pracy osoby przebywającej na zwolnieniu lekarskim. Czym innym jest kwarantanna czy izolacja, kiedy dopuszczalne jest świadczenie zadań pracowniczych, pod warunkiem stosowania się do sanitarnych zaleceń, a czym innym choroba pracownika, kiedy lekarz orzeka niezdolność do wykonywania jakiejkolwiek działalności zarobkowej. Bez znaczenia pozostaje fakt, w jakiej formie jest świadczona praca i czy jest to praca w zakładzie, zdalna, czy telepraca.

Pracownik nie może też samodzielnie skrócić swojego zwolnienia lekarskiego. Jest to możliwe tylko po konsultacji z lekarzem. Nie może więc zdecydować, że czuje się na tyle dobrze, by pracować. Powrót do pracy, mimo trwającego zwolnienia lekarskiego, uznany będzie za wykorzystywanie zwolnienia niezgodnie z jego celem - a to z kolei będzie skutkować utratą świadczenia chorobowego. Ponadto zgodnie z art. 17 ust. 1 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, ubezpieczony pracownik wykonujący w okresie orzeczonej niezdolności do pracy pracę zarobkową lub wykorzystujący zwolnienie od pracy w sposób niezgodny z celem tego zwolnienia traci prawo do zasiłku chorobowego za cały jego okres.

W sytuacji opisanej w pytaniu pracownik jednak świadczył pracę podczas orzeczonej niezdolności do pracy, w związku z czym nie miał on prawa do świadczeń chorobowych i za każdy dzień pracy powinien otrzymać wynagrodzenie za pracę. Jeśli legitymuje się wymaganym okresem pracy, wynoszącym co najmniej 6 miesięcy, dni pracy podczas zwolnienia lekarskiego należy włączyć do okresu uprawniającego do trzynastki. Mimo że niezgodnie z przepisami pracownik świadczył w nich pracę, to jednak była to praca wykonana faktycznie.

Podstawa prawna

• art. 2 ustawy z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 1872)

• art. 17 ust. 1 ustawy z 25 czerwca 1999 r. ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1133; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 2112)

Czy premię niepomniejszaną za czas choroby należy ująć w podstawie trzynastki

Czy premię uznaniową stanowiącą 20% wynagrodzenia zasadniczego, która nie jest proporcjonalnie pomniejszana za czas choroby i nie jest uwzględniona w podstawie zasiłku chorobowego, przyjmujemy do podstawy trzynastki?

Co do zasady tak. Jednak nawet składniki stałe przysługujące i wypłacane za okresy choroby powinny być wyłączone z podstawy dodatkowego wynagrodzenia rocznego.

Zgodnie z art. 4 ust. 1 ustawy z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej, trzynastkę ustala się w wysokości 8,5% sumy wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie, uwzględniając wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, a także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy oraz wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy przysługujące pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy. Ustalając podstawę trzynastki, należy więc sięgnąć do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop. W § 6 powołanego przepisu wskazano, że podstawę wynagrodzenia urlopowego, a zatem i trzynastki stanowi wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy, z wyłączeniem:

1. jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania, bądź za określone osiągnięcie,
2. wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,
3. gratyfikacji (nagród) jubileuszowych,
4. wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
5. ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
6. dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
7. wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
8. kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,
9. nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,
10. odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych,
11. wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy.

Wypłacaną pracownikowi stałą miesięczną premię należy uznać za stały składnik wynagrodzenia - świadczenie ze stosunku pracy, która powinna podlegać wliczeniu do podstawy trzynastki, mimo że nie jest pomniejszana za czas choroby, nie mieści się bowiem na liście wyłączonych z podstawy składników. Jednak jej część przysługująca za chorobę co do zasady nie powinna mieścić się w podstawie naliczania trzynastki.

Podstawa prawna

• art. 4 ustawy z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 1872)

• § 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. z 1997 r. Nr 2, poz. 14; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 174, poz. 1353)

Czy błędem jest wliczanie dodatku stażowego za czas choroby do podstawy trzynastki

Czy pomimo nowego stanowiska resortu pracy nadal można wliczać dodatek za wysługę lat przysługujący za czas choroby (tzw. składnik 220) do podstawy dodatkowego wynagrodzenia rocznego?

Od lat działy płac zastanawiają się, czy dodatki przysługujące za czas choroby należy wliczać do podstawy dodatkowej gratyfikacji rocznej. Ministerialne wykładnie nie stanowią źródeł prawa, natomiast przepisy w tej materii nie ulegają zmianie. Z tego powodu decyzję powinna podjąć ostatecznie sama jednostka.

W świetle najnowszej wykładni resortu pracy należy przyjąć, że do podstawy trzynastki dodatek stażowy powinien być wliczony w wysokości przypadającej tylko za czas przepracowany. Oczywiście funkcjonuje też inne stanowisko, zgodnie z którym w podstawie wymiaru trzynastki dodatek za staż powinno się uwzględnić w pełnej wysokości (pismo Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z 19 stycznia 2011 r., znak DPR-V-053-6-BW/MŻ/2011). W tej sytuacji można uznać, że to do pracodawcy należy ostateczna decyzja, w jaki sposób uwzględni ten dodatek przy ustalaniu wysokości dodatkowego wynagrodzenia rocznego.

Wobec ciągłych wątpliwości, w tym dwojakiego podejścia kontrolerów z regionalnych izb obrachunkowych, redakcja "Dziennika Gazety Prawnej" zapytała resort pracy, czy podtrzymuje stanowisko z 2011 r. Z odpowiedzi Ministerstwa Rozwoju, Pracy i Technologii z 15 lutego 2021 r. wynika, że pogląd uległ zmianie. Zauważono, że skoro w uchwale Sądu Najwyższego z 25 lipca 2003 r. (sygn. akt III PZP 7/03) zdefiniowano okres przepracowany jako faktyczne wykonywanie pracy, co w konsekwencji oznacza uwzględnienie w niej jedynie wynagrodzenia za pracę rzeczywiście wykonaną, to dodatek za wieloletnią pracę wypłacony za okres choroby nie powinien być wliczany do trzynastki.

Podsumowując, zarówno dodatek stażowy, jak i inne składniki przysługujące i wypłacane za okresy usprawiedliwionych nieobecności powinny być wyłączone z podstawy dodatkowego wynagrodzenia rocznego. Ostateczna decyzja zależy jednak od pracodawcy.

PRZYKŁAD

W 2021 r. nauczycielka chorowała łącznie przez 35 dni: w marcu 12 dni i w listopadzie 23 dni. W styczniu 14 dni przebywała na urlopie wypoczynkowym, a od 26 czerwca do 31 sierpnia również korzystała z urlopu, za co otrzymała wynagrodzenie urlopowe. We wrześniu skorzystała z dwóch wolnych płatnych dni na opiekę nad dzieckiem w wieku do 14 lat. Jej wynagrodzenie zasadnicze wynosi 4046 zł, a dodatek za staż pracy - 687,82 zł (17%). W okresie do 31 sierpnia przysługiwał jej dodatek funkcyjny pomniejszany za czas choroby, zaś od 1 września do 31 grudnia dodatek motywacyjny w kwocie 450 zł miesięcznie.

Zgodnie z opinią Ministerstwa Rozwoju, Pracy i Technologii z 15 lutego 2021 r., do podstawy trzynastki wliczamy:

• wypłacone wynagrodzenie zasadnicze wraz z dodatkiem za staż przysługujący za czas pracy,

• wypłacone dodatki pomniejszone za czas choroby: motywacyjny i funkcyjny oraz

• wynagrodzenie urlopowe.

Nie uwzględniamy natomiast części dodatku stażowego przysługującej za czas choroby, wynagrodzenia chorobowego i zasiłków oraz wynagrodzenia przysługującego za dzień opieki nad dzieckiem.

Podstawa prawna

• art. 4 ustawy z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 1872)

• § 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. z 1997 r. Nr 2, poz. 14; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 174, poz. 1353)

Powołane orzeczenia sądów

• uchwała Sądu Najwyższego z 25 lipca 2003 r. (sygn. akt III PZP 7/03)

Kiedy do podstawy trzynastki można przyjąć dodatek specjalny

Czy dodatek specjalny dla administracji lub obsługi przyznany na miesiąc lub na dwa miesiące należy wliczyć do podstawy naliczenia trzynastki?

Rozważając, czy dodatek specjalny może być wliczony do podstawy dodatkowego wynagrodzenia rocznego, zawsze należy przeanalizować jego charakter i częstotliwość wypłaty.

Do podstawy trzynastki nie wlicza się świadczeń wymienionych w § 6 w zw. z § 14 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Wśród nich znajdują się m.in. jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie, np. nagrody, premie uznaniowe. To jedyny rodzaj świadczeń, do których mógłby być zaliczony dodatek specjalny, gdyby był wypłacony jednorazowo, np. tylko za spełnienie określonego zadania lub za miesiąc, w którym pracownik miał zwiększony zakres obowiązków. Dodatek specjalny może być bowiem przyznany z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań (art. 36 ust. 5 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych).

Jeśli więc dodatek był wypłacany przez kilka miesięcy z rzędu, nie może być wyłączony z podstawy trzynastki. Nie spełnia bowiem ani warunku jednorazowości, ani nieperiodyczności. Nawet premie wypłacane co jakiś czas za okresy zróżnicowane co do ich długości powinny być wliczane do podstawy trzynastki, bo są periodyczne. Jak podniósł Sąd Najwyższy w wyroku z 22 września 2000 r. (sygn. akt I PKN 33/00):

(…) To jednakże, że wypłaty z określonego tytułu dokonywane są za różne okresy (o zróżnicowanej długości), nie oznacza jeszcze, że nie mają one charakteru periodycznego, jeżeli są dokonywane co pewien czas. Periodyczność wypłat nie może bowiem być utożsamiana z ich regularnością, czy też z zasadą tożsamości okresów, za które się one należą, polega bowiem ona na tym, iż wypłaty dokonywane są co pewien czas za wykonywanie pewnego typu zadań, przy czym nie muszą one mieć charakteru regularnego, a okresy (ich długość), za które się je wypłaca, mogą być zróżnicowane. Premia, która wypłacana jest co pewien czas za okresy zróżnicowane co do ich długości, jest świadczeniem periodycznym i nie ma do niej zastosowania wyłączenie przewidziane w § 6 pkt 1 rozporządzenia z 8 stycznia 1997 r., według którego do wynagrodzenia urlopowego (ekwiwalentu za niewykorzystany urlop) nie wlicza się nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie. (…)

Rozważając więc, czy dodatek specjalny może być wliczony do podstawy dodatkowego wynagrodzenia rocznego, zawsze więc należy przeanalizować jego charakter.

Podstawa prawna

• art. 4 ustawy z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 1872)

• art. 36 ust. 5 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1282; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1834)

• § 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. z 1997 r. Nr 2, poz. 14; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 174, poz. 1353)

Powołane orzeczenia sądów

• wyrok Sądu Najwyższego z 22 września 2000 r. (sygn. akt I PKN 33/00)

©℗

ANNA KOPYŚĆ

- ekspert prawa pracy i wynagrodzeń, szkoleniowiec, autor licznych opracowań i publikacji z dziedziny kadrowo-płacowej, redaktor merytoryczny dwutygodnika "Rachunkowość Budżetowa"