1. Wybór faktur ustrukturyzowanych

Jeśli wybierzemy trzecią metodę fakturowania, którą można stosować od 2022 r., należy podjąć działania, aby nowy proces fakturowania przebiegał sprawnie. Sam wybór tej metody fakturowania nie wymaga składania zawiadomień do urzędu skarbowego. Zgłosić należy natomiast osoby, które chcemy upoważnić do wystawiania w naszym imieniu faktur lub do wglądu w nasze faktury (np. biuro rachunkowe).

Prawo do wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych będzie miał:

1) podatnik;

2) osoba fizyczna wskazana przez podatnika;

3) podmiot wskazany przez podatnika;

4) osoba fizyczna wskazana przez podmiot, który został wskazany przez podatnika;

5) podmioty, o których mowa w art. 106c ustawy (organ egzekucyjny i komornik sądowy);

6) osoba fizyczna wskazana przez organ egzekucyjny lub komornika sądowego.

Krok 1. Ustalenie z kontrahentami, czy wyrażą zgodę na odbiór ustrukturyzowanych faktur

Jeżeli współpracujemy ze stałymi kontrahentami, należy ustalić z nimi, czy wyrażają zgodę na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych. Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF wymaga akceptacji odbiorcy takiej faktury.

Brak zgody kontrahenta nie oznacza, że sprzedawca straci prawo wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Będzie jednak musiał, mimo wystawiania ustrukturyzowanych faktur, przekazywać je nabywcy w tradycyjny sposób (papierowo lub elektronicznie).

Gdy większość lub wszyscy kontrahenci odmówią przyjmowania takich faktur, sprzedawca powinien przemyśleć, czy opłaca mu się przejście na nowy system.

Krok 2. Zakup lub aktualizacja oprogramowania

E-faktury ustrukturyzowane będą wystawiane w lokalnych lub chmurowych systemach księgowych i następnie wysyłane do KSeF. Dlatego aby korzystać z nowej metody fakturowania, należy zaopatrzyć się w odpowiedni program, który umożliwi wystawianie takich faktur.

MF udostępni takie oprogramowanie bezpłatnie, ale będą mogli z niego korzystać tylko mikroprzedsiębiorcy.

Krok 3. Uwierzytelnienie w KSeF przez wystawcę faktury i nadanie

uprawnień

Wystawca faktury będzie musiał uwierzytelnić się w systemie. Nie będzie to dowolny sposób, tylko wskazany w rozporządzeniu w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, tj:

1) kwalifikowany podpis elektroniczny,

2) kwalifikowana pieczęć elektroniczna,

3) podpis zaufany oraz

4) wygenerowanym przez KSeF token (ciąg znaków alfanumerycznych, z wyłączeniem znaków interpunkcyjnych), po uwierzytelnieniu się podatnika lub podmiotu uprawnionego w sposób, o którym mowa w pkt 1-3.

Po uzyskaniu uwierzytelnienia podatnik będzie mógł upoważnić inne osoby, aby w jego imieniu wystawiały i wprowadzały faktury do obrotu lub miały dostęp do jego faktur. Zawiadomienie o upoważnionych osobach będzie składane elektronicznie, gdy podatnik może uwierzytelnić się we wskazany sposób, za pomocą dedykowanej strony internetowej.

Podmiot, który uzyskał uprawnienia do wystawiania faktur, będzie musiał również się uwierzytelnić w systemie.

Krok 4. Uwierzytelnienie w KSeF przez odbiorcę faktury i nadanie

uprawnień innym osobom

Nabywca, który wyraził zgodę na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych, będzie mógł sam odebrać fakturę lub będzie mógł to zrobić upoważniony przez niego pracownik czy np. biuro rachunkowe. Nabywca również będzie musiał uwierzytelniać się w systemie jak sprzedawca. Zawiadomienie o upoważnionych osobach będzie składał elektronicznie, gdy może uwierzytelnić się we wskazany w kroku 3 sposób.

2. Zasady wystawiania faktur ustrukturyzowanych

Sposób wystawiania faktur ustrukturyzowanych zależy od tego, czy klient wyrazi zgodę na ich otrzymywanie.

I. Wystawianie faktur, gdy klient nie wyraził zgody na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych

II. Wystawianie faktur ustrukturyzowanych, gdy klient wyraził zgodę na ich otrzymywanie

III. Informacje, jakie uzyskamy z KSeF

Kluczową rolę w wystawianiu i odbieraniu faktur ustrukturyzowanych będzie miał system KseF. Jest to system teleinformatyczny, który będzie służył do wystawiania, odbierania czy przechowywania faktur. Będzie też nadawał i weryfikował uprawnienia oraz wysyłał komunikaty.

Zasady funkcjonowania KSeF