Czy biuro rachunkowe ma nowe obowiązki w związku z wprowadzeniem KSeF i faktur ustrukturyzowanych

Od stycznia 2022 r. podatnicy zyskali możliwość stosowania tzw. faktur ustrukturyzowanych. Jest to kolejne już rozwiązanie, które w założeniu ma uszczelnić system podatkowy, a przy okazji, ewentualnie, ułatwić funkcjonowanie podatnikom. Czy tak będzie? To się okaże. Na razie jeszcze jest to instytucja o charakterze fakultatywnym, chociaż przedstawiciele resortu finansów otwarcie mówią, że tylko do czasu. Faktury ustrukturyzowane, jak każdy taki pomysł prawodawcy, to niewątpliwie wyzwanie dla służb podatkowo-księgowych podatników, w tym biur rachunkowych zajmujących się obsługą zewnętrzną rozliczeń z fiskusem. W artykule przybliżamy, z jakimi nowymi obowiązkami dla biur rachunkowych wiąże się wprowadzenie takiej instytucji.

Z początkiem 2022 r. w polskim systemie podatkowym pojawiają się tzw. faktury ustrukturyzowane. Mając za sobą różne "nowoczesne" rozwiązania polskiego prawodawcy, takie jak chociażby JPK_V7 czy kasy online, podatnicy nieco mniej nerwowo podchodzą do takich pomysłów. Nie bez znaczenia jest to, że w pierwszym roku ma to być rozwiązanie w pełni fakultatywne. Przedstawiciele resortu finansów zapowiadają, że państwo polskie po uzyskaniu stosownych derogacji Komisji Europejskiej i zgody na odstąpienie od regulacji prawa unijnego, wprowadzi ustrukturyzowany dokument faktury jako rozwiązanie obligatoryjne, jednocześnie wskazują na rok 2023 jako ten, w którym ma to nastąpić.

Czy, kiedy i w jakim zakresie stosowanie faktur ustrukturyzowanych stanie się obowiązkiem dowiemy się w przyszłości, jednak nie zmienia to faktu, że już teraz warto przygotować się na taki sposób fakturowania.

Czy biuro rachunkowe powinno się przygotować na KSeF

O ile poszczególni podatnicy mogą przyjąć założenie, że nie będą stosowali od początku 2022 r. faktur ustrukturyzowanych czynnie ani biernie, tj. nie tylko nie będą wystawiali, ale i godzili się na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych, o tyle biura rachunkowe muszą przygotować się na obsługę klientów, którzy jednak zdecydują się na taką formułę fakturowania lub zaakceptują "zaproszenie" do systemu KSeF ich kontrahentów. Biorąc bowiem pod uwagę resortowe zapowiedzi wprowadzenia faktur ustrukturyzowanych jako obowiązkowego sposobu fakturowania, rezygnacja z klienta tylko z tego powodu, że zdecydował się na stosowanie faktur ustrukturyzowanych jest działaniem mało roztropnym.

Zdaniem autora przygotowanie do stosowania KSeF stojące przed księgowymi prowadzącymi biura rachunkowe to zasadniczo kolejne wyzwanie z obszaru nowych technologii.

Fakt jest taki, że nic nie uszczelni VAT tak jak zrobił to JPK_V7 (wcześniej JPK_VAT). Uszczelnienie za pomocą faktur ustrukturyzowanych, w opinii autora, będzie miało bardzo ograniczony skutek (skutkiem będzie konieczność przejrzenia dodatkowych narzędzi; w szczególności oprogramowania i jego aktualizacji). Finalnie jednak wpływ KSeF na pracę poszczególnych księgowych będzie, czy raczej powinien być, bardzo ograniczony.

Co biuro rachunkowe powinno wiedzieć o fakturze ustrukturyzowanej

Ponieważ celem tego artykułu nie jest omawianie samego zagadnienia instytucji faktur ustrukturyzowanych, a jednocześnie nie sposób wskazać na wpływ ich wprowadzenia dla funkcjonowania biura rachunkowego bez ich przybliżenia, to w kilku zdaniach o tym, czym są faktury ustrukturyzowane.

W pierwszej kolejności trzeba wyjaśnić, że prawodawca wprowadził definicję faktury ustrukturyzowanej i jest to faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w systemie KSeF. Przy czym jeszcze w 2022 r. faktura ustrukturyzowana nie musi być fakturą elektroniczną, gdyż ta jest wystawiana, ale i doręczana w dowolnym formacie elektronicznym. Tymczasem faktura ustrukturyzowana, dla której nabywca nie wyraził zgody na tę formułę, może być dostarczana w dowolny sposób, również jako dokument papierowy. Dopiero gdy mamy "pełną" fakturę ustrukturyzowaną, tj. taką, dla której nabywca wyraził akceptację, jest ona doręczana z momentem nadania jej numeru KSeF (domniemanie doręczenia). Ważnym bowiem jest to, że dopóty, dopóki faktura ustrukturyzowana jest rozwiązaniem opcjonalnym, zgoda odbiorcy nie jest warunkiem jej stosowania. Później, jak zakłada autor, taka zgoda nie będzie konieczna, bo dokument będzie stosowany obowiązkowo.

W przypadku "pełnych" faktur ustrukturyzowanych, tj. dla których wystawca uzyskał zgodę odbiorcy, na znaczeniu zyskują funkcjonalności KSeF, które wówczas służą do:

1. nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF;
2. powiadamiania podmiotów, które mogą korzystać z KSeF, o nadanych uprawnieniach do korzystania z KSeF lub ich odebraniu;
3. uwierzytelnienia oraz weryfikacji uprawnień do korzystania z KSeF, posiadanych przez podmioty, które mogą korzystać z KSeF;
4. wystawiania faktur ustrukturyzowanych;
5. dostępu do faktur ustrukturyzowanych;
6. otrzymywania faktur ustrukturyzowanych;
7. przechowywania faktur ustrukturyzowanych;
8. oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym w KSeF;
9. analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych;
10. powiadamiania podmiotów, które mogą korzystać z KSeF, o:
    1. dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej oraz numerze identyfikującym fakturę ustrukturyzowaną przydzielonym w KSeF oraz dacie i czasie jego przydzielenia,
    2. dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku jej niezgodności z ministerialnym wzorem faktury ustrukturyzowanej,
    3. braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej - w przypadku niedostępności KSeF;
11. powiadamiania podmiotów innych niż te, które mogą korzystać z KSeF, o braku uprawnień do korzystania z KSeF.

Oczywiście trzeba wyjaśnić, że z KSeF mogą korzystać:

1. podatnik,
2. podmioty wskazane przez podatnika,
3. organy egzekucyjne,
4. osoby fizyczne wskazane przez organy egzekucyjne,
5. osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF, którym podatnik lub organy egzekucyjne nadali uprawnienia do korzystania z tego systemu,
6. podmioty inne niż wymienione w pkt 1-5, wskazane przez osoby fizyczne korzystające z KSeF, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom fizycznym

- uwierzytelnieni w sposób określony w przepisach wykonawczych.

Dlaczego KSeF nie usprawni pracy biur rachunkowych i klientów tych biur

Opisane funkcjonalności KSeF oraz zakres uprawnień osób uprawnionych do faktycznego korzystania z KSeF mogą sugerować, że księgowi z biur rachunkowych powinni uzyskać dostęp do KSeF klientów, co usprawni istotnie ich pracę. W opinii autora tak się nie stanie.

Dla wielu Czytelników postawiona teza może być dość zaskakująca, ponieważ bardzo często księgowi narzekają na to, że zbyt późno spływają do nich dokumenty od klientów, co w istotny sposób utrudnia nie tylko ich pracę, ale dokonywanie prawidłowych rozliczeń. Skoro tak, to lekiem mogłoby okazać się włączenie księgowego w obieg dokumentów już na wcześniejszym etapie, już w momencie dostarczenia faktury do klienta, czyli dostęp do KSeF.

Czy to by skutkowało poprawą sytuacji? Zdaniem autora nie wpłynie to na poprawienie tej sytuacji. Co więcej, mogłoby to doprowadzić do zwiększenia odpowiedzialności księgowego, względnie zwiększyć oczekiwania klienta co do zakresu wykonywanej usługi.

Czy faktury ustrukturyzowane będą miały wpływ na pracę biur rachunkowych

Autor postawił tezę, że faktury ustrukturyzowane będą miały ograniczony wpływ na uszczelnianie systemu VAT, a ich wprowadzenie nie będzie miało istotnego wpływu na pracę księgowych, powodując jednocześnie obowiązek analizy funkcjonalności narzędzi informatycznych (w szczególności oprogramowania) i konieczność jego aktualizacji.

Już dzisiaj wiele biur rachunkowych pracuje na danych, które dostarczane są im klientom w formie elektronicznej, a dokumenty, nawet jeżeli nie mają postaci elektronicznej, bardzo często są digitalizowane. Z tego powodu wprowadzenie faktury ustrukturyzowanej nie wpłynie na standard pracy z fakturami w biurach rachunkowych. Trzeba jednak oddać uczciwie prawodawcy to, że bardzo rozbudowana treść faktury ustrukturyzowanej może nieznacznie poprawić jakość pracy księgowego. Biorąc bowiem pod uwagę to, że w strukturze logicznej faktury ustrukturyzowanej znalazło się miejsce na znaczniki GTU czy literowe, jeżeli klient będzie rzetelnie wystawiał fakturę, to wreszcie księgowy dowie się, czy w odniesieniu do tego dokumentu powstaje obowiązek zastosowania w ewidencji któregoś z oznaczeń.

Natomiast fakt, że docelowo faktury mają mieć postać elektroniczną, być zunifikowane i dostarczane za pośrednictwem serwerów KAS nie wpłynie na pracę księgowych, którzy już dzisiaj bardzo często posługują się dokumentami w postaci elektronicznej. Bez wątpienia jednak ujednolicona struktura dokumentu doręczanego w określonym formacie spowoduje, że dla potrzeb "obróbki" faktur niepotrzebne staną się, często nienależące do najtańszych, rozwiązania informatyczne służące wykorzystaniu obrazu i jego przetworzenia do dalszej obróbki.

Czy biuro rachunkowe będzie musiało zaktualizować oprogramowanie

KSeF z pewnością wymusi wydatkowanie środków na potrzeby zakupu, implementacji, w tym synchronizacji z innymi systemami (w szczególności FK) oprogramowania do obróbki faktur ustrukturyzowanych. Owszem, resort finansów zapowiada udostępnienie darmowego oprogramowania, ale ma ono służyć podatnikom prowadzącym działalność w niewielkim zakresie, a nie podmiotom gospodarczym prowadzącym biura rachunkowe.

Jednym słowem to, co czeka biura rachunkowe (a niekiedy już się dzieje), to audyt rozwiązań informatycznych i zakup nowego oprogramowania (lub dostosowanie dotychczasowego).

Jaka jest pozycja biura rachunkowego w obiegu faktur ustrukturyzowanych

Przed podjęciem decyzji o wydatkowaniu pieniędzy na obsługę IT i oprogramowanie najpierw należy umiejscowić księgowego w procesie obróbki podatkowej faktury ustrukturyzowanej.

Ważne jest, aby sobie uświadomić, że pozycja księgowego w procesie obsługi podatkowej faktury ustrukturyzowanej nie powinna się różnić od tej, którą już posiadał przed wprowadzeniem faktur ustrukturyzowanych. Prawodawca przewidział co prawda, iż podatnik może udzielić księgowemu prawa do korzystania z jego konta w KSeF. Nie jest to jednak dobry pomysł w przypadku zewnętrznej obsługi księgowo-podatkowej i przemawia za tym co najmniej kilka argumentów.

Jakie argumenty przemawiają przeciwko pobieraniu faktur klienta z KSeF

Owszem, jeżeli księgowy pobrałby fakturę z KSeF, wiedziałby, że taki dokument wpłynął do klienta, mógłby monitorować, co się z nim dzieje, pilnować, by klient opisał dokument, by go nie zgubił, o nim nie zapomniał itp.

Skoro tak, to z jakiego powodu do tej pory biuro rachunkowe nie utworzyło adresu e-mail, na który klienci podatnika, którego owo biuro obsługuje, przesyłaliby faktury zamiast wysyłać je do samego podatnika? Bo to by się nie sprawdziło. Tak samo, zdaniem autora, nie sprawdzi się włączenie biura rachunkowego w proces przyjmowania faktury ustrukturyzowanej.

Co z tego, że księgowy otrzyma taki dokument. I tak w dalszym ciągu dowód taki musi być zweryfikowany pod względem merytorycznym (biorąc pod uwagę kwestię dobrej wiary, to bardzo wnikliwie zweryfikowany merytorycznie), opisany, zaakceptowany i dopiero tak "obrobiony" merytorycznie dostarczony do dalszej obsługi księgowo-podatkowej.

W jaki sposób usprawni ten proces przyjęcie faktury przez księgowego z biura rachunkowego? W żaden sposób, a czasami nawet wydłuży czas jego realizacji. Bo albo księgowy będzie "przeglądał" dokument i wysyłał do klienta, albo bez weryfikacji, z automatu, prześle dalej do klienta.

W pierwszym przypadku, i to nie powinno budzić wątpliwości, obróbka dokumentu w żaden sposób niezweryfikowanego merytorycznie to w jakiejś części kompletna strata czasu (bo może okazać się pustym dokumentem albo wymagać korekty z przyczyn merytorycznych), w drugim to kolejna sortownia korespondencji całkowicie zbędna.

Dodatkowo należy wskazać, że w 99% przypadków zewnętrzne biuro rachunkowe nie jest w stanie pilotować całego procesu obróbki merytorycznej faktury po stronie klienta, nie ma takiej możliwości i nie taka jest jego rola. Jednocześnie, zwłaszcza dla tych mniej zdyscyplinowanych albo bardziej zapracowanych klientów, fakt, iż faktura przechodziła przez ręce księgowego (w obu wskazanych powyżej modelach), to swego rodzaju sugestia, że księgowy będzie monitorował cały proces, a nie o to chodzi.

Jeżeli do tej pory biuro rachunkowe nie świadczyło usługi przyjmowania faktur i administrowania ich obiegiem u klienta, wraz z procesem zapłaty itp. (a w praktyce taką funkcję biuro rachunkowe może mieć, jeżeli to jest wewnątrzgrupowe biuro usług wspólnych), to z całą pewnością nie może zgodzić się na to, aby klient upoważnił jej pracowników do korzystania w jego imieniu z KSeF.

Dlaczego faktura ustrukturyzowana powinna przejść weryfikację klienta

Faktura, pomimo swojego fiskalnego rodowodu i głównej funkcji, ma dodatkowe przeznaczenia. To bardzo często nośnik informacji o terminie płatności, a jednocześnie akceptowana przez sądy cywilne forma wezwania do zapłaty. To niejednokrotnie także dokument zawierający zestawienia składowych świadczenia (swoją drogą obawy budzi to, jak faktury ustrukturyzowane wpłyną na wymianę informacji na temat świadczeń, które to informacje do tej pory były zamieszczane w załącznikach, niekiedy na kilkudziesięciu stronach). Faktura zawiera zatem również dane niepodatkowe, które muszą dotrzeć do odbiorcy.

Faktura ustrukturyzowana jak każda inna faktura musi być więc doręczona do adresata i przejść cały proces weryfikacji.

Jakie działania powinno podjąć biuro rachunkowe, aby przygotować się na obsługę faktur ustrukturyzowanych

W ramach przygotowania do obsługi faktury ustrukturyzowanych biuro rachunkowe powinno:

1. przeprowadzić audyt oprogramowania, rozpoczętych procesów IT i zweryfikować plany na przyszłe okresy;
2. zakupić/zaktualizować oprogramowanie dla potrzeb obsługi plików xml zawierających faktury ustrukturyzowane, a w ramach tego obróbki danych w nim zgromadzonych;
3. wypracować procedury opisywania dokumentów faktur ustrukturyzowanych z uwzględnieniem sposobu i struktury logicznej faktury w pliku xml;
4. poinformować klientów, że nie wyraża zgody na udzielenie prawa do korzystania z systemu KSeF w imieniu klienta;
5. poinformować klientów, że w dalszym ciągu koniecznym jest opisywanie dokumentów i terminowe ich doręczanie, a skutki błędnego opisu lub doręczenia dokumentów lub wyjaśnień po terminie obciążają klienta (jak do tej pory)
6. poinformować o ewentualnych modyfikacjach sposobu migracji danych (w tym faktur sprzedażowych), opisywania faktur zakupowych, co jest wymuszone nową strukturą logiczną i formułą faktury ustrukturyzowanej;
7. poinformować pracowników, że w związku z wprowadzeniem faktur ustrukturyzowanych nie zmieniają się ich obowiązki, a dodatkowe powinności, przejściowo mogą wynikać z konieczności weryfikacji oprogramowania i procesów obsługi dokumentów.

Biuro może też przeprowadzić kalkulację kosztów wykonywanych usług i rozważyć kwestię podwyżki wynagrodzenia należnego od klienta, ze względu na wzrost obowiązków z uwagi na wprowadzenie Polskiego Ładu oraz konieczność dostosowania infrastruktury informatycznej do faktur ustrukturyzowanych.

Podsumowanie

Ponad wszelką wątpliwość wprowadzenie faktur ustrukturyzowanych, już nawet w formule fakultatywnej, to bardzo duża zmiana, a ewentualne obowiązkowe wdrożenie, to już rewolucja. Jest to jednak duża zmiana o charakterze informatycznym, w zakresie komunikacji pomiędzy podatnikiem a KAS ze względu na nowe możliwości zaglądania do faktur, również ich pozycji niepodatkowych. Wprowadzenia takich rozwiązań nie można jednak uznać jako pretekstu do poszerzenia zakresu obowiązków biur rachunkowych, które prowadzą zewnętrzną obsługę księgowo-podatkową jednostki, a już z całą pewnością jako powodu do przeniesienia odpowiedzialności i ryzyka z podatnika na księgowego. Biorąc pod uwagę wysoki poziom informatyzacji biur rachunkowych, ich pracy, ale i komunikacji z klientem, wprowadzenie faktur ustrukturyzowanych nie powinno skracać łańcuchów (często już dzisiaj maksymalnie ograniczonych) kontrolnych, schematów działań, które mają służyć weryfikacji merytorycznej dokumentu, a przez to zachowaniu dobrej wiary, należytej staranności itp. To nawet nie może być powód do zmiany pozycji księgowego w łańcuchu weryfikacji. Nie może dawać klientowi złudnego przekonania, że księgowy kontroluje cały proces weryfikacji, w tym ten po stronie klient, co jest niejednokrotnie niewykonalne.

Radosław Kowalski

doradca podatkowy, właściciel kancelarii podatkowej, wykładowca na szkoleniach z dziedziny podatków