Jak dokumentować umowy zlecenia zawarte ze studentem, aby nie gromadzić nadmiarowych danych

PROBLEM

W naszej firmie zatrudniamy studentów na umowy zlecenia. Czy w dokumentacji obejmującej umowy zlecenia zawarte z danym studentem możemy przechowywać kopię jego legitymacji studenckiej, by w przypadku kontroli ZUS móc wykazać, że dana osoba nie podlegała obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym?

RADA

UZASADNIENIE

Osoby wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, nie podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, jeżeli są uczniami szkół ponadpodstawowych lub studentami do ukończenia 26 lat (art. 6 ust. 1 pkt 4 i ust. 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Informacje dotyczące bycia studentem i posiadania legitymacji studenckiej są więc niezbędne zleceniodawcy do korzystania z określonych uprawnień wynikających z przepisów prawa.

Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych nie zawiera jednak przepisów, które uprawniałyby albo zobowiązywałyby zleceniodawcę do pozyskiwania kopii legitymacji studenckiej w celu wykazania ZUS podstawy niepodlegania przez danego studenta obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym.

Jednocześnie należy zauważyć, że legitymacja studencka oprócz danych w postaci imienia i nazwiska czy numeru PESEL zawiera również zdjęcie jej posiadacza. Obecnie nie istnieje przepis prawa, który zezwalałby zleceniodawcy na pozyskanie wizerunku studenta zleceniobiorcy, a sporządzenie kopii legitymacji studenckiej prowadziłoby do jego pozyskania.

WAŻNE(!)

Zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami zleceniodawca nie może pozyskiwać wizerunku zleceniobiorcy, którego zatrudnia.

Wykonywanie przez zleceniodawcę kopii legitymacji studenckiej studenta zleceniobiorcy albo żądanie jej przekazania, a następnie przechowywanie w dokumentacji dotyczącej umów zlecenia, byłoby zatem niezgodne ze szczególnymi przepisami prawa. Jednocześnie naruszałoby zasady celowości i minimalizacji danych, o których mowa w art. 5 ust. 1 lit. b i c ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO).

W analizowanej sytuacji wystarczające byłoby przedłożenie przez zatrudnioną osobę oświadczenia o byciu studentem i ewentualnie okazanie legitymacji służbom kadrowym jedynie do wglądu (bądź pozyskanie przez te służby informacji o numerze legitymacji, na podstawie którego możliwe byłoby zweryfikowanie statusu studenta). Dopuszczalne byłoby też uzyskanie zaświadczenia sporządzonego przez osobę reprezentującą uczelnię, które potwierdzałoby fakt bycia studentem przez wskazaną w nim osobę.

WAŻNE(!)

Zleceniodawca może zażądać od zatrudnianego studenta zleceniobiorcy przedłożenia oświadczenia o byciu studentem i ewentualnie okazania legitymacji studenckiej lub dostarczenia zaświadczenia z uczelni potwierdzającego fakt bycia studentem.  

Urząd Ochrony Danych Osobowych od dawna stanowczo zaleca, aby zaprzestać praktyk kopiowania różnego rodzaju dokumentów przy każdej czynności tylko dla celu potwierdzenia tożsamości, a stanowisko to ugruntowują przepisy o dokumentach publicznych. W wydawanych opiniach UODO podkreśla, że zgodnie z zasadami celowości oraz minimalizacji danych dane osobowe muszą być zbierane w konkretnych, wyraźnych oraz prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami. Muszą też być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 5 ust. 1 lit. c rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE - ogólne rozporządzenie o ochronie danych - Dz.Urz. UE L z 2016 r. Nr 119, str. 1; ost.zm. Dz.Urz. UE L z 2018 r. Nr 127, str. 2

• art. 6 ust. 1 pkt 4 i ust. 4 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 266; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 2320

Mirosław Sanek

zastępca Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych