Poradnik Rachunkowości Budżetowej 10/2021, data dodania: 24.09.2021

Instrukcja inwentaryzacyjna - wzór

Wstęp

Każda jednostka ma obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów. Tylko jasno określone procedury postępowania mogą zapewnić rzetelne przeprowadzenie inwentaryzacji. Wszystkie osoby uczestniczące w tym procesie - osoby wchodzące w skład komisji inwentaryzacyjnej, zespołów spisowych i zespołów weryfikacyjnych, osoby odpowiedzialne za składniki aktywów oraz pracownicy księgowości - powinny postępować zgodnie z ustalonymi zasadami, we właściwym trybie i terminach. Bez prawidłowo ustalonej dokumentacji wewnętrznej w zakresie inwentaryzacji nie jest możliwe prawidłowe przeprowadzenie tego procesu. Za zaniechanie przeprowadzenia lub rozliczenia inwentaryzacji albo przeprowadzenie lub rozliczenie inwentaryzacji w sposób niezgodny z uor kierownicy jednostek mogą odpowiadać za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

Procedury w zakresie inwentaryzacji ustala kierownik jednostki w instrukcji inwentaryzacyjnej. Ich projekt opracowuje główny księgowy, we współpracy z przewodniczącym komisji inwentaryzacyjnej. Przepisy te powinny być bardzo szczegółowe, ponieważ inwentaryzacja aktywów i pasywów to dziedzina w przeważającej mierze nieunormowana, opierająca się na tzw. praktyce rachunkowości. Aby więc pracownicy jednostki wiedzieli, jak postępować, muszą mieć do dyspozycji przepisy ustalone w polityce rachunkowości jednostki. Niestety, wiele jednostek nie przykłada należytej wagi do prawidłowego opracowania instrukcji inwentaryzacyjnej. Korzysta z instrukcji innych jednostek lub z wzorów zamieszczonych w Internecie - nie dbając o to, czy są zgodne z aktualnymi przepisami, i nie dostosowując ich do swoich potrzeb. W efekcie dochodzi do wielu nieprawidłowości.

W Poradniku przedstawiono pakiet gotowych instrukcji inwentaryzacyjnych niezbędnych do przeprowadzenia inwentaryzacji okresowych i doraźnych metodami spisu z natury oraz uzgodnienia i weryfikacji sald. W pakiecie są ramowe instrukcje:

1) ogólna - przeznaczona dla komisji inwentaryzacyjnej i komórki księgowości (w zakresie rozliczania wyników spisów oraz przeprowadzania inwentaryzacji metodami uzgodnienia i weryfikacji sald);

2) szczegółowe - przeznaczone dla zespołów spisowych, prowadzące krok po kroku przez czynności spisowe przy inwentaryzacji:

  • rzeczowych środków obrotowych (materiałów, produktów, półproduktów, towarów),
  • środków trwałych,
  • środków pieniężnych;

3) ogólne i szczegółowe dla techniki informatycznej spisu (osobno dla rzeczowych środków obrotowych, środków pieniężnych i środków trwałych).

Poszczególne instrukcje wymagają dostosowania na potrzeby jednostek. Dostosowanie jest proste - wymaga tylko wyboru z przedstawionych w tekście zapisów alternatywnych rozwiązań, dokładnie objaśnionych, z podaniem warunków ich stosowania.

Instrukcje zostały napisane w taki sposób, że mogą być wykorzystywane we wszystkich rodzajach jednostek sektora finansów publicznych. Przyjęte w nich rozwiązania uwzględniają aktualne postanowienia KSR nr 11 - "Środki trwałe", stanowiska w sprawie rozrachunków z kontrahentami i stanowiska w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półfabrykatów.

Uzupełnieniem przygotowanej instrukcji inwentaryzacyjnej jest komplet 25 formularzy inwentaryzacyjnych w niej wymienionych. W dodatku elektronicznym do Poradnika są formularze wraz z przykładowymi zapisami, jakie należy do nich wprowadzić.

Dopełnienie Poradnika stanowi Ściąga księgowego - Inwentaryzacja okresowa aktywów i pasywów - metody, częstotliwość i terminy, z ogólnym harmonogramem inwentaryzacji okresowych wszystkich aktywów i pasywów. Może stanowić bazę do tworzenia harmonogramu inwentaryzacji mienia jednostki - obejmującego od roku do 4 lat.

Uwaga!

Trwają prace nad projektem ustawy wprowadzającej pracę zdalną. W art. 6718 § 6 ust. 7 przewiduje się obowiązek określenia zasad inwentaryzacji powierzonych pracownikowi narzędzi pracy. Postanowienia te również trzeba będzie umieścić w instrukcji inwentaryzacyjnej. O wprowadzonych rozwiązaniach będziemy pisali na łamach Poradnika zaraz po ich zatwierdzeniu i opublikowaniu w Dzienniku Ustaw.

1. Instrukcja inwentaryzacyjna - wskazówki ogólne

Instrukcja inwentaryzacyjna jest częścią tzw. fakultatywnej polityki rachunkowości jednostki (art. 10 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości; dalej: uor). Zalicza się ją także do procedur kontroli zarządczej I stopnia, w zakresie ochrony mienia jednostki (art. 68 ust. 1 i ust. 2 pkt 4, art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych).

1.1. Co powinna zawierać instrukcja inwentaryzacyjna

W instrukcji inwentaryzacyjnej ustala się zasady:

  • przeprowadzania spisów z natury, uzgodnienia sald i weryfikacji sald aktywów i pasywów jednostki,
  • dokumentowania czynności inwentaryzacyjnych,
  • rozliczania i ujmowania w księgach rachunkowych wyników inwentaryzacji.

Większość tych zasad (poza wynikającymi z art. 26 i 27 uor terminami, częstotliwością i metodami inwentaryzowania aktywów i pasów oraz terminem rozliczenia wyników inwentaryzacji) została ustalona w tzw. praktyce rachunkowości. Oznacza to, że zostały wypracowane w działalności jednostek na przestrzeni wielu lat i nie są powszechnie obowiązujące. Aby mogły być stosowane w danej jednostce, kierownik jednostki musi je zaakceptować i zamieścić w polityce rachunkowości jednostki, czyli zbiorze norm wewnętrznych opisujących przyjęte w tej jednostce zasady prowadzenia rachunkowości.

W ostatnich latach w ramach postępującej standaryzacji rachunkowości część zwyczajowych norm dotyczących inwentaryzacji została wprowadzona do Krajowych Standardów Rachunkowości (KSR). Dotyczą one:

  • szczególnych zasad inwentaryzowania środków trwałych stanowiących nieruchomości oraz połączonych w zespoły funkcjonalne (KSR nr 11 - "Środki trwałe"),
  • przeprowadzania uzgodnień sald należności od kontrahentów (Stanowisko w sprawie rozrachunków z kontrahentami),
  • szczegółowych zasad przeprowadzania spisu z natury rzeczowych aktywów obrotowych (Stanowisko w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półfabrykatów).

Aby KSR obowiązywały w danej jednostce, ich kierownik musi:

  • przyjąć do stosowania wszystkie KSR (stanowiska są traktowane na równi z KSR) albo
  • przyjąć do stosowania wybrane KSR, albo
  • nie przyjąć do stosowania KSR, lecz ich określone postanowienia zamieścić w polityce rachunkowości jednostki.

Wybór jednego z tych rozwiązań należy do kierownika jednostki. Stosowne postanowienia trzeba zamieścić w polityce rachunkowości. Ramowe instrukcje zawarte w Poradniku zostały opracowane z zachowaniem wszystkich ww. KSR.

Tylko jasno określone procedury postępowania mogą zapewnić rzetelne przeprowadzenie całego procesu inwentaryzacji. Nieprawidłowo ustalone zasady skutkują powstaniem wielu nieprawidłowości, m.in. takich jak:

  • przeprowadzenie spisów z natury środków trwałych i obrotowych z naruszeniem terminów i częstotliwości na skutek nieustalenia w przepisach wykazu strzeżonych terenów i składowisk,
  • zaniechanie przeprowadzenia uzgodnienia i weryfikacji sald ze względu na uregulowanie w instrukcji inwentaryzacyjnej tylko zasad przeprowadzania spisów z natury,
  • przeprowadzanie inwentaryzacji w sposób nierzetelny z powodu braku szczegółowych uregulowań dotyczących spisów z natury, uzgodnienia sald i weryfikacji sald,
  • nieprawidłowe udokumentowanie wyników inwentaryzacji na skutek niezamieszczenia w instrukcji zapisów na ten temat,
  • błędna wycena aktywów i pasywów wynikająca z pominięcia w instrukcji jej zasad,
  • nierozliczenie inwentaryzacji z powodu niewskazania w instrukcji obowiązków komisji inwentaryzacyjnej, radcy prawnego, głównego księgowego i kierownika jednostki.

1.2. Kto ustala instrukcję inwentaryzacyjną, w tym w przypadku wspólnej obsługi

Obowiązek ustalenia instrukcji inwentaryzacyjnej spoczywa na kierowniku jednostki. Projekt instrukcji opracowuje główny księgowy, we współpracy z przewodniczącym komisji inwentaryzacyjnej.

Jeśli jednostka została objęta wspólną obsługą, osobną instrukcję inwentaryzacyjną musi mieć jednostka obsługująca i każda jednostka obsługiwana. Wynika to z tego, że wspólna obsługa nie oznacza połączenia jednostek obsługiwanych w jedną jednostkę organizacyjną, lecz tylko prowadzenie obsługi w zakresie rachunkowości wielu jednostek przez jednostkę obsługującą. Tak więc każda jednostka musi mieć własną politykę rachunkowości (art. 10 ust. 1 uor). Dodatkowo instrukcje inwentaryzacyjne różnych jednostek obsługiwanych powinny się różnić, adekwatnie do różnego zakresu i rozmiaru prowadzonej przez nie gospodarki finansowej.

Instrukcje inwentaryzacyjne dla objętych wspólną obsługą jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych i samorządowych instytucji kultury ustala kierownik jednostki obsługującej. To przeniesienie kompetencji wynika z tego, że przy przekazaniu obowiązków z zakresu rachunkowości z jednostek obsługiwanych do jednostki obsługującej - przechodzą one w całości. Ustalenie polityki rachunkowości jest jednym z obowiązków z zakresu rachunkowości (art. 4 ust. 3 pkt 1 uor). Przechodzi więc on na kierownika jednostki obsługującej.

Dla innych jednostek organizacyjnych przystępujących do wspólnej obsługi na podstawie porozumienia kompetencje do ustalenia instrukcji inwentaryzacyjnej ma kierownik jednostki wskazanej w porozumieniu (kierownik jednostki obsługiwanej albo kierownik jednostki obsługującej).

1.3. Zarządzenie kierownika jednostki w sprawie wprowadzenia instrukcji inwentaryzacyjnej

Wprowadzenie do stosowania instrukcji inwentaryzacyjnej powinno nastąpić w drodze zarządzenia kierownika jednostki. Instrukcja inwentaryzacyjna stanowi załącznik do tego zarządzenia.

Wzór. Zarządzenie kierownika jednostki w sprawie wprowadzenia instrukcji inwentaryzacyjnej

1.4. Kiedy należy aktualizować instrukcję inwentaryzacyjną

Instrukcję inwentaryzacyjną trzeba aktualizować okresowo. Obowiązkowo trzeba ją nowelizować, jeśli zmianie ulegną przepisy ogólnie obowiązujące (np. uor czy w zakresie szczególnych zasad rachunkowości dla wybranych jednostek organizacyjnych). Poza tym musi być także zaktualizowana, jeśli zostaną wydane lub zaktualizowane KSR, które jednostka zdecyduje się przyjąć.

Wnioski do kierownika jednostki w tej sprawie, wraz z projektem instrukcji, powinien zgłaszać główny księgowy i/lub przewodniczący stałej komisji inwentaryzacyjnej. W razie braku stałej komisji inwentaryzacyjnej kierownik jednostki powinien wyznaczyć pracownika odpowiedzialnego za czuwanie nad zmianami w tym zakresie.

Poza tym instrukcję inwentaryzacyjną można także aktualizować, jeśli zajdzie potrzeba lepszego dopasowania jej postanowień do potrzeb jednostki. Ocena instrukcji pod tym względem powinna odbywać się w ramach postępowania:

  • poinwentaryzacyjnego, po każdej zakończonej inwentaryzacji pełnej okresowej lub doraźnej (pełnej lub cząstkowej),
  • przygotowawczego do kolejnej inwentaryzacji okresowej pełnej lub doraźnej (pełnej lub cząstkowej).

Wnioski co do dopasowania instrukcji inwentaryzacyjnej na potrzeby jednostki są częścią postępowania poinwentaryzacyjnego. W zakresie dotyczącym przeprowadzania spisów z natury powinien je sformułować przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej, na podstawie sprawozdań opisowych z przebiegu spisu z natury, sporządzanych przez zespoły spisowe. Natomiast opracowanie wniosków w zakresie uzgodnienia i weryfikacji sald należy do głównego księgowego. Ocenę instrukcji inwentaryzacyjnej pod kątem jej aktualności i dostosowania na potrzeby jednostki trzeba wykonać także w ramach przygotowania do inwentaryzacji, zwłaszcza pełnej okresowej, przeprowadzanej co 4 lub 2 lata. Podział obowiązków w tym zakresie jest taki sam jak przy ocenie poinwentaryzacyjnej.

Instrukcję inwentaryzacyjną trzeba zmienić w szczególności w przypadkach:

  • zmiany zakresu działalności prowadzonej przez jednostkę (np. utworzenie lub rezygnacja z magazynów, utworzenie lub likwidacja kasy),
  • zmiany w strukturze organizacyjnej (utworzenie lub likwidacja stałej komórki organizacyjnej zajmującej się inwentaryzacjami),
  • wprowadzenia lub rezygnacji z inwentaryzacji ciągłej,
  • skomputeryzowania procesów inwentaryzacyjnych (spis z natury, rozliczanie wyników spisów),
  • redukcji lub wzrostu zatrudnienia (skład stałej komisji inwentaryzacyjnej, komisarz spisowy, skład zespołów spisowych).

2. Wzorcowa instrukcja inwentaryzacyjna

Przedstawiamy pakiet gotowych instrukcji inwentaryzacyjnych do przeprowadzenia inwentaryzacji okresowych i doraźnych metodami spisu z natury oraz uzgodnienia i weryfikacji sald. Pakiet zawiera 3 zestawy:

  • zestaw nr 1 - instrukcja ogólna dla komisji inwentaryzacyjnej, zespołów spisowych, osób odpowiedzialnych za mienie, pracowników księgowości,
  • zestaw nr 2 - instrukcje szczegółowe dotyczące przeprowadzania spisów z natury rzeczowych środków obrotowych, środków trwałych i środków pieniężnych, przeznaczone dla zespołów spisowych,
  • zestaw nr 3 - instrukcje w zakresie przeprowadzania spisów z natury rzeczowych środków obrotowych, środków trwałych i środków pieniężnych, wspomaganych techniką informatyczną.

Ze względu na to, że nie da się opracować jednej uniwersalnej instrukcji dla wszystkich jednostek organizacyjnych należących do sektora finansów publicznych, pakiet trzeba dostosować do potrzeb danej jednostki.

W pierwszym kroku z zestawów trzeba wyeliminować te instrukcje, które w ogóle nie będą miały zastosowania w danej jednostce. Na przykład - jeśli księgowość jednostki nie jest zinformatyzowana, trzeba w całości odrzucić zestaw nr 3. Jeśli jednostka nie ma kasy - musi wyeliminować z zestawu nr 2 instrukcję dotyczącą inwentaryzacji środków pieniężnych.

W kroku drugim z poszczególnych zestawów trzeba wyeliminować zapisy dotyczące ogólnych zasad inwentaryzowania, wyceny i rozliczania składników majątkowych, które nie występują w jednostce. Na przykład jeśli jednostka nie ma towarów, to z zestawów nr 1 i 2 powinna wyeliminować zasady dotyczące spisywania z natury i wyceny towarów.

W kroku trzecim jednostka powinna wybrać z zapisów poszczególnych instrukcji postanowienia alternatywne, które zostały w niej podane, wraz z objaśnieniami na temat zasad ich stosowania. We własnej instrukcji zamieszcza tylko zapisy wybrane.

W kroku czwartym jednostka musi we własnym zakresie uzupełnić zapisy instrukcji. Dotyczy to jednostek:

  • mających produkcję w toku - gdzie trzeba podać szczególne zasady spisu z natury z uwzględnieniem stopnia jej przetworzenia oraz zasady jej wyceny,
  • mających papiery wartościowe w postaci materialnej (dokumentu) - gdzie trzeba podać zasady spisu z natury oraz wyceny (analogicznie do zasad inwentaryzacji środków pieniężnych w kasie),
  • samorządowych jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, które w ramach inwentaryzacji muszą uzyskać potwierdzenie stanu nieruchomości z gminnego, powiatowego lub wojewódzkiego zasobu nieruchomości - gdzie trzeba podać procedurę potwierdzenia i wzór wniosku o potwierdzenie, przekazywanego zarządowi JST oraz zasady postępowania w razie stwierdzenia różnic.

Poza tym wszystkie jednostki muszą we własnym zakresie opracować wzory druków inwentaryzacyjnych. Jest to 25 różnych dokumentów, wymienionych w instrukcji inwentaryzacyjnej. Ich wzory są zamieszczone w dodatku elektronicznym. Ale jeśli jednostka zamierza stosować inne wzory (np. formularze drukowane z oprogramowania służącego do prowadzenia ksiąg rachunkowych), to do swojej instrukcji inwentaryzacyjnej musi dołączyć swoje wzory. Z niektórych z tych druków można też całkiem zrezygnować, odformalizowując postępowanie inwentaryzacyjne. Kierownik jednostki powinien jednak brać pod uwagę, że jeśli nie wprowadzi określonych wzorów i nie opisze zasad ich wypełniania, druki mogą zostać sporządzone w nieprawidłowy sposób.

Ramowa instrukcja jest opracowana jako kilka zestawów, aby jednostkom było łatwiej z nich korzystać przy tworzeniu własnej instrukcji. Podział na zestawy 1 i 2 może być zachowany w dużych jednostkach, gdzie inwentaryzację przeprowadzają zespoły spisowe. Dzięki podziałowi instrukcji na zestawy członkowie tych zespołów mogą ograniczyć się jedynie do znajomości zasad przeprowadzania czynności spisowych powierzonych im do spisu składników majątkowych. Nie muszą znać ogólnych zasad inwentaryzacji, które powinien znać przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej i kontrolerzy spisowi. Ułatwia to przeprowadzanie szkoleń przedinwentaryzacyjnych. Jednak jeśli w jednostce spisy przeprowadza komisarz spisowy lub komisja inwentaryzacyjna w pełnym składzie, wtedy podział na zestawy nr 1 i 2 nie musi być zachowany. I tak osoby te będą musiały znać zarówno postanowienia instrukcji ogólnej (zestaw nr 1), jak i zasady przeprowadzania spisów (zestaw nr 2).

Wzorcowy zestaw nr 2 jest przeznaczony dla zespołów spisowych. Zawiera pełne procedury - prowadzące krok po kroku przez wszystkie czynności, jakie w polu spisowym musi wykonać zespół spisowy. Są to uregulowania bardzo szczegółowe. Jednak ich zastosowanie gwarantuje bezbłędność wyników spisu, i to nawet w przypadkach sprawiających dużo problemów w praktyce - takich jak spisy zapasów metodami szacowania i obliczeń technicznych czy spisy zbiorczych obiektów inwentarzowych środków trwałych powiązanych funkcjonalnie. Dlatego warto przyjąć ten zestaw w pełnej wersji, bez skrótów.

W osobnej części - jako zestaw nr 3 - zostały przedstawione zasady wspomagania spisów z natury techniką informatyczną. Podano w nich zapisy, jakie należy wprowadzić do zestawów nr 1 i 2 - jeśli jednostka zdecyduje się na inwentaryzację zapasów, środków trwałych lub środków pieniężnych przy użyciu kolektorów danych i liczarek i rozliczanie automatyczne przez oprogramowanie komputerowe. Zapisy z zestawu 3 wprowadza się do odpowiednich części zestawów 1 i 2 jako rozwiązania dodatkowe. Bazą instrukcji inwentaryzacyjnej są rozwiązania stosowane dla techniki ręcznej spisów z natury. Musi tak być, ponieważ na obecnym etapie informatyzacji księgowości nadal są składniki majątkowe, które trzeba obejrzeć i zliczyć ręcznie (np. budynki, budowle, pojazdy, trudno mierzalne składniki zapasów, składniki majątkowe stanowiące nadwyżki inwentaryzacyjne).

ZESTAW nr 1 - Instrukcja dla komisji inwentaryzacyjnej, zespołów spisowych, osób odpowiedzialnych za mienie, pracowników księgowości

Dział I. Zasady ogólne przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów

§ 1.1. Instrukcja inwentaryzacyjna określa zasady, tryb i metody przeprowadzenia inwentaryzacji aktywów i pasywów.

2. Zasady przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji aktywów i pasywów określone w niniejszej instrukcji mają zastosowanie w ... (nazwa jednostki). Dotyczą zarówno składników majątkowych znajdujących się na stanie jednostki, stanowiących jej własność (postanowienia alternatywne: w jednostce budżetowej - oddanych jej w zarząd, w samorządowym zakładzie budżetowym - oddanych mu w użytkowanie), jak i obcych składników majątkowych oddanych jej w dzierżawę, najem, użytkowanie, przechowanie itp.

§ 2.1. Inwentaryzacja to zespół czynności zmierzających do ustalenia rzeczywistego stanu składników majątkowych jednostki. W jednostce przeprowadza się inwentaryzacje:

  1. pełne okresowe,
  2. okresowe ciągłe1,
  3. doraźne pełne lub cząstkowe.

2. Podstawowym celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów jednostki na oznaczony dzień, porównanie tego stanu ze stanem ewidencyjnym oraz rozliczenie ewentualnych różnic i doprowadzenie stanu ewidencyjnego do zgodności ze stanem faktycznym.

3. Inwentaryzacja może być przeprowadzana również w celu:

  1. rozliczenia osób odpowiedzialnych za powierzone im mienie jednostki,
  2. dokonania oceny gospodarczej przydatności składników majątkowych jednostki,
  3. zapobiegania nieprawidłowościom w gospodarowaniu majątkiem jednostki.

1 Postanowienie fakultatywne - jednostki mogą przeprowadzać inwentaryzację ciągłą, ale nie muszą. Jeśli nie będą stosowały tej metody, należy pominąć to postanowienie oraz § 5.

§ 3.1. Pełna inwentaryzacja okresowa obejmuje wszystkie składniki aktywów i pasywów jednostki. Przeprowadza się ją w terminach i z częstotliwością wskazanymi w art. 26 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (zwanej dalej: uor), metodami:

  1. spisu z natury,
  2. uzgodnienia sald z kontrahentami,
  3. weryfikacji sald z dokumentacją.

2. Na potrzeby inwentaryzacji2:

  1. środków trwałych - za tereny strzeżone uznaje się budynki/tereny zajmowane przez jednostkę ... (wymienić wszystkie budynki/tereny uznane za strzeżone; trzeba podać ich nazwę i adres),
  2. zapasów rzeczowych środków obrotowych - za strzeżone składowiska uznaje się pomieszczenia/budynki/tereny ... (wymienić wszystkie pomieszczenia magazynowe, place i inne składowiska użytkowane przez jednostkę i uznane za strzeżone; trzeba podać ich nazwę i adres).

3. W ramach dopuszczalnych uproszczeń w prowadzeniu rachunkowości w jednostce nie przeprowadza się obowiązkowej inwentaryzacji okresowej metodą spisu z natury dla zapasów materiałów3 spisanych bezpośrednio w koszty w momencie nabycia3:

  1. paliwa w bakach pojazdów służbowych,
  2. materiałów biurowych wydanych pracownikom,
  3. środków czystości wydanych sprzątaczkom.

2 Kierownik jednostki musi w przepisach wewnętrznych określić rodzaje zabezpieczeń dla terenów strzeżonych i strzeżonych składowisk. Postanowienia te zamieszcza się w odpowiednich instrukcjach (gospodarki środkami trwałymi, magazynowej).

3 Uproszczenia przykładowe. Uproszczenia można stosować tylko wtedy, gdy koszty wybranych składników rzeczowego majątku obrotowego (materiały, towary - spisywane w koszty w momencie nabycia, produkty, półprodukty - spisywane w koszty w momencie wytworzenia) są nieistotne. Progi istotności powinny być określone w polityce rachunkowości jednostki (część ogólna - zasady wyceny aktywów).

§ 4.1. Inwentaryzację doraźną przeprowadza się na polecenie kierownika jednostki.

2. Inwentaryzację doraźną zarządza się obowiązkowo4:

  1. przy każdej zmianie osoby odpowiedzialnej za określone składniki majątkowe (tzw. inwentaryzacja zdawczo-odbiorcza),
  2. w razie wystąpienia zdarzeń losowych, na skutek których mógł ulec zmianie stan składników majątkowych jednostki (powódź, pożar, zalanie, włamanie, kradzież itp.),
  3. w razie konieczności ustalenia faktycznego stanu składników majątkowych w przypadkach zaniechania prowadzenia ksiąg rachunkowych lub stwierdzenia nierzetelnego ich prowadzenia,
  4. w razie wykrycia poważnych nieprawidłowości w gospodarce majątkiem jednostki, w celu ustalenia ich skali i rozmiaru wywołanych nimi szkód,
  5. w razie konieczności ustalenia faktycznego stanu składników majątkowych przekazywanych innej jednostce organizacyjnej (np. aportem, w zarząd, w użytkowanie),
  6. na zlecenie uprawnionych organów ... (podać właściwe, np.: organ nadrzędny, organ nadzorczy, Policja, Prokuratura, NIK, RIO),
  7. w przypadkach przewidzianych w przepisach szczególnych ... (np. w przypadkach określonych w rozporządzeniu Rady Ministrów z 4 października 1974 r. w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie - jeśli jednostka stosuje umowy o wspólnej odpowiedzialności pracowników za powierzone mienie).

3. Inwentaryzację doraźną można4 także zarządzić:

  1. w celu kontroli przestrzegania przez pracowników jednostki zasad obowiązujących w zakresie zabezpieczenia i gospodarowania mieniem jednostki,
  2. w celu przeprowadzenia oceny dostosowania ustalonych w jednostce procedur kontroli zarządczej w obszarze gospodarki i ochrony mienia do jej faktycznych potrzeb oraz oceny ich efektywności,
  3. w razie konieczności zapoznania się z rzeczywistym stanem wybranej grupy składników majątkowych w celu ustalenia planów modernizacji, remontów, zakupów bieżących i inwestycyjnych,
  4. przy zmianie na stanowiskach kierowniczych ... (podać właściwe: kierownika jednostki, głównego księgowego jednostki) (tzw. inwentaryzacja zdawczo-odbiorcza stanowiąca podstawę protokolarnego objęcia stanowiska).

4. Inwentaryzacja doraźna może być przeprowadzana jako pełna (obejmująca wszystkie składniki aktywów i pasywów jednostki) lub cząstkowa (obejmująca tylko wybrane składniki aktywów i/lub pasywów).

5. Inwentaryzacje doraźne pełne i cząstkowe zarządzane na podstawie ust. 2 i 3 przeprowadza się i dokumentuje na takich samych zasadach jak inwentaryzacje pełne okresowe z art. 26 i 27 uor.

6. Kierownik jednostki może postanowić o przeprowadzeniu inwentaryzacji doraźnych, zarządzanych na podstawie ust. 3, w sposób uproszczony. Uproszczenie polega na zastąpieniu:

  1. spisu z natury porównaniem danych zawartych w ewidencji szczegółowej bilansowej lub pozabilansowej inwentaryzowanych składników majątkowych ze stanem faktycznym,
  2. uzgodnienia sald z kontrahentami - weryfikacją sald z dokumentacją znajdująca się w posiadaniu jednostki.

4 Katalog okoliczności zarządzania inwentaryzacji obligatoryjnych (ust. 2 ) i fakultatywnych (ust. 3) jest przykładowy. Jednostki mogą te postanowienia ukształtować inaczej.

§ 5.1. Inwentaryzacja okresowa ciągła polega na tym, że rzeczywisty stan poszczególnych składników majątkowych ustala się sukcesywnie w ciągu pewnego okresu. Po czym na bieżąco ustala się i rozlicza stwierdzone różnice inwentaryzacyjne.

2. Inwentaryzację ciągłą stosuje się w jednostce dla następujących składników aktywów inwentaryzowanych metodą spisu z natury ... (podać tylko składniki majątkowe wybrane przez jednostkę):

  1. środków trwałych (w tym także zbiorów bibliotecznych) znajdujących się na terenie strzeżonym oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie - w ciągu 4 lat,
  2. zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową - w ciągu 2 lat,
  3. zapasów towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki - w ciągu roku,
  4. zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną - w ciągu roku.

3. Za przeprowadzanie inwentaryzacji ciągłej odpowiada ... (podać nazwę komórki organizacyjnej jednostki). Pracownicy tej komórki wchodzą w skład stałej komisji inwentaryzacyjnej ds. inwentaryzacji ciągłej. Przewodniczącym tej komisji inwentaryzacyjnej jest kierownik komórki. Wyznacza on zespoły spisowe spośród podległych mu pracowników. Do komisji inwentaryzacyjnej ds. inwentaryzacji ciągłej i zespołów spisowych stosuje się odpowiednio postanowienia niniejszej instrukcji dotyczące stałej komisji inwentaryzacyjnej powołanej do przeprowadzenia spisów z natury, ze zmianami z ust. 4-7.

4. Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej ds. inwentaryzacji ciągłej opracowuje i przedkłada kierownikowi jednostki do zatwierdzenia:

  1. plan sytuacyjny jednostki - zawierający stały podział miejsc użytkowania i przechowywania składników majątkowych jednostki podlegających inwentaryzacji ciągłej na pola i rejony spisowe,
  2. harmonogram inwentaryzacji ciągłej dla poszczególnych składników aktywów według pól (rejonów) spisowych na cały wymagany okres inwentaryzacji (4 lata, 2 lata, rok).

5. Ewidencja szczegółowa poszczególnych kategorii składników aktywów objętych inwentaryzacją ciągłą musi być prowadzona w podziale według miejsc ich użytkowania (środki trwałe) lub przechowywania (rzeczowe składniki majątku obrotowego), wskazanych w planie sytuacyjnym jednostki. W takim samym porządku wykonuje się i dokumentuje w arkuszach spisowych spisy z natury.

6. Spisy z natury przypadające do wykonania w danym roku przeprowadza się zgodnie z harmonogramem inwentaryzacji ciągłej. Spis w jednym polu spisowym należy kończyć w tym samym dniu, w którym został rozpoczęty. Wyniki spisu porównuje się z ewidencją księgową według stanu na dzień wykonania spisu, podany w arkuszu spisu z natury.

7. Rozliczenie wyników spisów wykonanych w danym roku obrotowym i ich ujęcie w księgach rachunkowych musi nastąpić najpóźniej na ostatni dzień roku, w którym spis był wykonany.

§ 6.1. Za zarządzenie inwentaryzacji, ogólny nadzór nad jej przebiegiem oraz rozliczenie jej wyników odpowiada kierownik jednostki.

2. Do wyłącznej kompetencji kierownika jednostki należy:

  1. ustalenie i aktualizacja instrukcji inwentaryzacyjnej,
  2. powołanie stałej (zapisy alternatywne: doraźnej) komisji inwentaryzacyjnej,
  3. zatwierdzenie planu sytuacyjnego jednostki z podziałem na pola (rejony) spisowe,
  4. zatwierdzenie harmonogramów inwentaryzacji (okresowych, rocznych, doraźnych),
  5. zarządzenie inwentaryzacji okresowej/doraźnej.

3. Projekty zarządzeń kierownika jednostki w ww. zakresie przygotowuje główny księgowy w porozumieniu z przewodniczącym komisji inwentaryzacyjnej (ust. 2 pkt 1, 4 i 5) lub przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej (ust. 2 pkt 2 i 3). Jeśli w czasie przygotowania projektów tych zarządzeń w jednostce nie pełni funkcji przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej, przypisane mu obowiązki wypełnia ... (podać stanowisko pracownika odpowiedzialnego).

§ 7. Instrukcja inwentaryzacyjna składa się z dwóch zestawów:

  1. zestaw nr 1 - dla członków komisji inwentaryzacyjnej, osób odpowiedzialnych za inwentaryzowane aktywa i pracowników księgowości wyceniających wyniki spisu z natury oraz członków zespołów weryfikacyjnych i pracowników księgowości odpowiedzialnych za uzgodnienie i weryfikację sald,
  2. zestaw nr 2 - dla zespołów spisowych, w którym opisane są zasady wykonywania czynności spisowych dla środków trwałych, poszczególnych rodzajów zapasów i środków pieniężnych.

§ 8. Plan sytuacyjny jednostki (inaczej mapa terenu jednostki) zawiera odpowiednio nazwane miejsca:

  1. użytkowania środków trwałych, podzielone na pola spisowe o takiej wielkości, na których możliwe jest przeprowadzenie spisu z natury w ciągu jednego dnia, z oznaczeniem osób za nie odpowiedzialnych (pracowników, którzy podpisali oświadczenia o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za rzeczy powierzone do użytku osobistego, lub kierowników komórek organizacyjnych - dla rzeczy nieprzypisanych poszczególnym pracownikom),
  2. składowania poszczególnych rodzajów zapasów w jednostce, podzielone na pola spisowe o takiej wielkości, na których możliwe jest przeprowadzenie spisu z natury w ciągu jednego dnia, z podaniem osób za nie odpowiedzialnych (pracowników, którzy podpisali oświadczenia o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za rzeczy powierzone z obowiązkiem wyliczenia się lub umowę o wspólnej odpowiedzialności materialnej),
  3. przechowywania środków pieniężnych, podzielone na pola spisowe o takiej wielkości, na których możliwe jest przeprowadzenie spisu z natury w ciągu jednego dnia, z podaniem osób za nie odpowiedzialnych (pracowników, którzy podpisali oświadczenia o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za rzeczy powierzone z obowiązkiem wyliczenia się lub umowę o wspólnej odpowiedzialności materialnej).

2. Plan sytuacyjny stanowi załącznik nr 1 do instrukcji inwentaryzacyjnej. Zapisy planu trzeba na bieżąco dostosowywać do zmian faktycznych warunków użytkowania/przechowywania składników majątkowych nim objętych. (Nie jest możliwe przygotowanie wzorcowego planu sytuacyjnego danej jednostki. Ponieważ jest to rysunek planu terenów, budynków i pomieszczeń jednostki, z zaznaczonymi polami spisowymi, każda jednostka musi go opracować we własnym zakresie).

§ 9.1. Harmonogram inwentaryzacji okresowych sporządza się dla określonego cyklu inwentaryzacji (4 lata, 2 lata, rok). Zamieszcza się w nim wykaz aktywów i pasywów, z podaniem: metody inwentaryzacji, częstotliwości i terminów ustawowych jej przeprowadzania. Harmonogram stanowi załącznik nr 2 do instrukcji inwentaryzacyjnej (patrz wzór w Ściądze księgowego).

2. Oprócz harmonogramu inwentaryzacji okresowej sporządza się szczegółowe harmonogramy inwentaryzacji na dany rok obrotowy. Dołącza się je do zarządzenia kierownika jednostki w sprawie zarządzenia inwentaryzacji okresowej/doraźnej. Zamieszcza się w nich dane, odpowiednio w harmonogramie:

  1. spisu z natury - wykaz (nazwy) pól spisowych, daty, w których należy przeprowadzić spis na tych polach, nazwy (numery, symbole) zespołów spisowych, które przeprowadzą spis na poszczególnych polach, daty i osoby odpowiedzialne za przygotowanie i rozliczenie inwentaryzacji (patrz wzór nr 1 w dodatku elektronicznym),
  2. uzgodnienia sald i weryfikacji sald - daty, w których należy wykonać poszczególne czynności inwentaryzacyjne, i osoby odpowiedzialne za ich wykonanie (patrz wzory nr 2 i 3 w dodatku elektronicznym).

Dział II. Zasady ogólne przeprowadzania spisów z natury

§ 10. Inwentaryzacja metodą spisu z natury polega na:

  1. ustaleniu rzeczywistej ilości poszczególnych składników majątkowych w miejscu ich użytkowania (środki trwałe) lub przechowywania (materiały, towary, produkty, półprodukty, środki pieniężne) przez ich przeliczenie, zważenie, zmierzenie, oszacowanie oraz ujęciu ustalonej ilości w arkuszach spisu z natury (dla środków pieniężnych - w protokole inwentaryzacji),
  2. wycenie spisanych ilości,
  3. porównaniu ilości i wartości ustalonych w drodze spisu z danymi z ksiąg rachunkowych,
  4. ustaleniu ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych i wyjaśnieniu przyczyn ich powstania oraz postawieniu wniosków co do sposobu ich rozliczenia,
  5. ujęciu i rozliczeniu różnic inwentaryzacyjnych w księgach rachunkowych.

§ 11.1. Zarządzenie w sprawie inwentaryzacji metodą spisu z natury (patrz wzór nr 4 w dodatku elektronicznym) zawiera co najmniej:

  1. wskazanie rodzaju składników majątkowych objętych spisem,
  2. datę, według której będą rozliczane wyniki spisu (lub sposób jej ustalenia, jeśli spisy będą przeprowadzane w różnych dniach),
  3. terminy przeprowadzania spisów (ogólne - od ... do ..., natomiast szczegółowe daty przeprowadzania spisów w poszczególnych polach spisowych podaje się w harmonogramie spisu z natury),
  4. termin, do jakiego muszą być rozliczone wyniki spisu,
  5. zobowiązanie osób odpowiedzialnych za mienie do obecności podczas spisu.

2. Jeśli w jednostce nie działa stała komisja inwentaryzacyjna, w zarządzeniu podaje się także skład doraźnej komisji inwentaryzacyjnej i skład zespołów spisowych (wraz z ich nazwą lub numerami).

§ 12. Spisy z natury przeprowadzają pracownicy tworzący ciała kolegialne:

  1. komisję inwentaryzacyjną5,
  2. zespoły spisowe.

Zapisy alternatywne

5 Zadania komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych w jednostkach organizacyjnych, w których średnioroczne zatrudnienie nie przekracza 10 osób, może wykonywać jeden pracownik - komisarz spisowy. W takim przypadku alternatywny zapis w instrukcji inwentaryzacyjnej brzmi:

§ 12. Spisy z natury przeprowadza wyznaczony pracownik jednostki - tzw. komisarz spisowy. Komisarzem spisowym może być kierownik jednostki.

Dalsze postanowienia instrukcji odnoszące się do zasad wyłaniania składu osobowego i obowiązków komisji inwentaryzacyjnej/zespołów spisowych stosuje się odpowiednio do komisarza spisowego. Trzeba je dostosować na potrzeby jednostki we własnym zakresie.

§ 13.1. Komisja inwentaryzacyjna jest to grupa pracowników jednostki powołana do organizacji i przeprowadzenia inwentaryzacji w drodze spisu z natury oraz przedstawienia wniosków, w szczególności dotyczących sposobu rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.

2. W jednostce powołuje się stałą6 komisję inwentaryzacyjną. Jej skład wyznacza kierownik jednostki w drodze zarządzenia. Odpowiada ona za przeprowadzanie wszystkich spisów z natury zarządzanych w jednostce w kolejnych latach obrotowych (obowiązkowych i doraźnych). Zmiana składu osobowego stałej komisji inwentaryzacyjnej wymaga wydania zarządzenia kierownika jednostki.

Zapisy alternatywne

6 Powołanie stałej komisji inwentaryzacyjnej jest obowiązkowe, jeśli w jednostce stosuje się metodę inwentaryzacji ciągłej. W innych przypadkach jest to fakultatywne. Zamiast stałej komisji inwentaryzacyjnej można powoływać za każdym razem doraźną komisję inwentaryzacyjną - w celu przeprowadzenia jednego spisu z natury. Alternatywny zapis instrukcji inwentaryzacyjnej w takim przypadku brzmi:

§ 13.2. Kierownik jednostki wyznacza skład komisji inwentaryzacyjnej w drodze zarządzenia o przeprowadzeniu inwentaryzacji (okresowej, doraźnej). Komisja odpowiada za przeprowadzanie spisu z natury, dla którego została powołana. Zmiana składu osobowego komisji inwentaryzacyjnej w trakcie trwania spisu wymaga wydania zarządzenia kierownika jednostki.

§ 14. W skład komisji inwentaryzacyjnej wchodzą:

  1. przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej7,
  2. zastępca przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej8,
  3. co najmniej jeden kontroler spisowy7 - wyznaczany przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej (może nim być też sam przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej),
  4. sekretarz komisji inwentaryzacyjnej8,
  5. zwykli członkowie komisji inwentaryzacyjnej7.

7 Stanowiska obowiązkowe w strukturze komisji inwentaryzacyjnej.

8 Stanowiska fakultatywne w strukturze komisji inwentaryzacyjnej. Można z nich zrezygnować. W razie rezygnacji z tych stanowisk w instrukcji należy pominąć dotyczące ich postanowienia. Ich zadania będą wykonywali członkowie komisji inwentaryzacyjnej wskazani przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej.

§ 15.1. Przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej wyznacza kierownik jednostki w zarządzeniu w sprawie powołania komisji inwentaryzacyjnej. Do zadań przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej należy:

  1. przeprowadzenie przed planowanymi inwentaryzacjami okresowymi (doraźnymi) wstępnego przeglądu składników majątkowych w miejscach ich składowania (zapasy, środki pieniężne) lub użytkowania (środki trwałe) oraz przygotowanie i przedłożenie kierownikowi jednostki projektów zarządzeń wewnętrznych w sprawie:
  • planu sytuacyjnego jednostki i jej podziału na pola spisowe,
  • liczby członków komisji inwentaryzacyjnej/zespołów spisowych koniecznych do przeprowadzenia spisu z natury i przydzielenia im pól spisowych,
  • harmonogramu spisu z natury;
  1. przeprowadzenie szkolenia dla:
  • członków komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych, a także kontrolerów spisowych - w zakresie prawidłowego przeprowadzania spisu z natury,
  • osób odpowiedzialnych za inwentaryzowane składniki majątkowe - w zakresie ich praw i obowiązków w czasie przeprowadzania i rozliczania spisu z natury;
  1. zorganizowanie prac przygotowawczych do spisu z natury rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych oraz dopilnowanie ich wykonania we właściwym terminie;
  2. pobieranie ocechowanych arkuszy spisu z natury od pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę i ewidencję druków ścisłego zarachowania i wydawanie ich zespołom spisowym, a po zakończeniu spisu - odebranie arkuszy wykorzystanych, anulowanych i czystych od zespołów spisowych, rozliczenie ich zużycia oraz zwrot arkuszy czystych i anulowanych pracownikowi odpowiedzialnemu za gospodarkę i ewidencję druków ścisłego zarachowania;
  3. poinformowanie osób odpowiedzialnych za mienie o terminie przeprowadzenia spisu z natury na dotyczących ich polach spisowych (nie dotyczy to inwentaryzacji ciągłych i doraźnych, gdzie o terminach spisu nie informuje się);
  4. otwieranie i zamykanie spisu z natury każdego dnia spisu;
  5. przeprowadzanie kontroli prawidłowości spisu w trakcie spisu lub po jego zakończeniu w danym polu spisowym;
  6. zarządzanie w szczególnie uzasadnionych przypadkach przyjęcia lub wydania składników majątkowych w czasie spisu trwającego na danym polu spisowym;
  7. rozpatrywanie zastrzeżeń do spisu lub jego wyników, składanych przez osoby odpowiedzialne za mienie;
  8. nadzorowanie przebiegu spisu z natury, a w szczególności czuwanie nad zachowaniem terminów przeprowadzenia spisu z natury, określonych w harmonogramie inwentaryzacji i niezwłoczne podejmowanie niezbędnych działań w sytuacjach wskazujących na możliwość ich przekroczenia (np. wnioskowanie do kierownika jednostki o przesunięcie terminu spisu określonych składników majątkowych, o zmianę składu zespołów spisowych lub o zmianę przydziału pól spisowych);
  9. zarządzanie spisów uzupełniających lub unieważnianie wyników spisu w danym polu spisowym i nakazanie jego powtórnego przeprowadzenia w razie stwierdzenia nieprawidłowego wykonywania czynności spisowych, w tym m.in. błędnego wypełnienia arkuszy spisowych;
  10. zawieszanie spisu w danym polu spisowym w razie zajścia nieprzewidzianych zdarzeń (np. na czas krótkotrwałej nieobecności członków zespołów spisowych lub osób odpowiedzialnych za spisywane mienie);
  11. przeprowadzanie kontroli pod względem formalnym arkuszy spisu z natury;
  12. kierowanie pracami komisji inwentaryzacyjnej w czasie ustalania przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych;
  13. przedstawienie kierownikowi jednostki protokołu rozliczenia wyników inwentaryzacji wraz z propozycjami sposobu rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych;
  14. sporządzenie i przedstawienie kierownikowi jednostki sprawozdania opisowego z przebiegu spisu z natury wraz z:
  • wnioskami w sprawie usprawnienia zasad gospodarowania majątkiem i jego zabezpieczenia,
  • propozycją zagospodarowania zbędnych, z punktu widzenia działalności jednostki, rzeczowych składników majątku trwałego i obrotowego,
  • informacją o konieczności zgłoszenia do organów ścigania przypadków niedoborów i szkód mających znamiona czynów zabronionych.

2. Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej może ww. czynności zlecać do wykonania innym członkom komisji inwentaryzacyjnej. Nie zwalnia go to jednak od odpowiedzialności za ich prawidłowe wykonanie.

§ 16.1. Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej wyznacza ze składu komisji inwentaryzacyjnej co najmniej jednego zastępcę.

2. Zastępca przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej wykonuje zadania przydzielone mu przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej i zastępuje go w razie nieobecności.

§ 17.1. Kierownik jednostki wyznacza ze składu komisji inwentaryzacyjnej co najmniej jednego kontrolera spisowego9. Kontroler spisowy nie może być powołany do żadnego zespołu spisowego.

2. Kontroler spisowy odpowiada za:

  1. nadzorowanie prawidłowości przebiegu spisu z natury i jego dokumentowania na bieżąco w polach spisowych,
  2. rozpatrywanie zastrzeżeń do spisu zgłoszonych przez osoby odpowiedzialne za spisywane składniki majątkowe (na polach spisowych przydzielonych mu przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej),
  3. wspomaganie zespołów spisowych przy wykonywaniu wszystkich czynności spisowych obarczonych ryzykiem błędów,
  4. kontrolowanie zgodności zapisów ujętych w arkuszach spisowych ze stanem faktycznym, po zakończeniu spisu w poszczególnych polach spisowych.

3. Kontroler spisowy może w każdej chwili trwania spisu w polu spisowym wejść na to pole w celu nadzorowania przebiegu spisu i jego dokumentowania. W takim przypadku jego obecność zaznacza się na arkuszach spisu z natury składników majątkowych, przy których spisie był obecny (jako inna osoba obecna w czasie spisu). Jeśli stwierdzi nieprawidłowości w przebiegu spisu, powinien przerwać czynności spisowe, unieważnić czynności wykonane nieprawidłowo i na bieżąco poinstruować zespół spisowy, jak prawidłowo postępować. Po wznowieniu czynności spisowych musi sprawdzić, czy zespół prawidłowo wykonuje jego zalecenia.

4. Kontroler spisowy ma obowiązek na bieżąco rozpatrywać zastrzeżenia do wykonywania spisu lub jego wyników - składane w polach spisowych przez osoby odpowiedzialne za spisywane składniki majątkowe. W razie potrzeby może unieważniać już wykonane czynności spisowe i zarządzać powtórne ich wykonanie.

5. Kontroler spisowy obowiązkowo musi być obecny przy wykonywaniu wszystkich czynności spisowych obarczonych ryzykiem błędów, m.in. przy spisie z natury:

  1. rzeczowych środków obrotowych:
  • metodą pomiarów szacunkowych i obliczeń technicznych,
  • z zastosowaniem innej jednostki miary niż stosowana w ewidencji księgowej i przeliczaniu wyników na właściwą jednostkę miary,
  • narażonych na powstanie ubytków naturalnych;
  1. środków trwałych stanowiących nieruchomości, a także specjalistycznych maszyn i urządzeń, w tym połączonych w zespoły (funkcjonalnie);

  1. składników majątkowych niepełnowartościowych lub zbędnych;
  2. uzupełniającym i powtórnym.

Kontroler spisowy musi być obecny w przypadkach wymienionych w pkt a-d w polu spisowym od rozpoczęcia do zakończenia czynności spisowych. Jego obecność zaznacza się na arkuszach spisu z natury jako inna osoba obecna w czasie spisu.

6. Kontroler spisowy ma obowiązek na bieżąco:

  1. nadzorować prawidłowość czynności spisowych i korygować błędy oraz instruować zespół spisowy, jak postępować prawidłowo,
  2. przerywać spis z natury w danym polu spisowym i zlecać osobie odpowiedzialnej za spisywane składniki majątkowe uporządkowanie w tym czasie pola spisowego,
  3. sprawdzać prawidłowość wykonania wszystkich pomiarów szacunkowych i wyników obliczeń technicznych,
  4. sprawdzać prawidłowość zapisów protokołów pomiarów szacunkowych i obliczeń technicznych,
  5. sprawdzać zasadność kwalifikacji niedoborów rzeczowych składników majątku obrotowego do ubytków naturalnych,
  6. sprawdzać prawidłowość uznania składników majątkowych za niepełnowartościowe lub zbędne,
  7. sprawdzać prawidłowość identyfikacji w polu spisowym poszczególnych obiektów inwentarzowych środków trwałych stanowiących nieruchomości, a także specjalistyczne maszyny i urządzenia, w tym połączone w zespoły (funkcjonalnie), na podstawie wypisów z ewidencji szczegółowej środków trwałych.

7. Po zakończeniu spisu w poszczególnych polach spisowych kontroler przeprowadza wyrywkową kontrolę zgodności zapisów w arkuszach spisowych ze stanem rzeczywistym. Kontrolę rzetelności spisu wykonuje się przed kontrolą formalną prawidłowości arkuszy spisowych przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej i ich zdaniem do komórki księgowości w celu wyceny.

8. Arkusze, które mają być poddane wyrywkowej kontroli, wybiera przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej. Następnie przekazuje je kontrolerowi spisowemu. Kontroler spisowy w polu spisowym porównuje zapisy tych arkuszy ze stanem rzeczywistym (liczy, waży, mierzy składniki majątkowe).

9. Fakt przeprowadzenia wyrywkowej kontroli zgodności zapisów w arkuszach spisowych ze stanem rzeczywistym dokumentuje się w razie:

  1. niestwierdzenia niezgodności - zaznacza się na odpowiednich arkuszach spisowych sprawdzone pozycje i zamieszcza adnotację: "skontrolowano pod względem zgodności ze stanem rzeczywistym" wraz z datą i podpisem,
  2. stwierdzenia niezgodności - opisuje się je w protokole; wzór protokołu stanowi załącznik nr 3 do instrukcji inwentaryzacyjnej (patrz wzór nr 5 w dodatku elektronicznym) i zgłasza przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej, który na ich podstawie zarządza spisy powtórne lub uzupełniające.

Zapisy alternatywne

9 W jednostkach organizacyjnych, gdzie spis przeprowadza komisja inwentaryzacyjna, funkcję kontrolera spisowego może pełnić przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej. Alternatywne zapisy instrukcji inwentaryzacyjnej w takim przypadku brzmią:

§ 17.1. Funkcję kontrolera spisowego pełni przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej.

Ust. 2-6 bez zmian.

7. Po zakończeniu spisu w poszczególnych polach spisowych kontroler spisowy ma obowiązek przeprowadzić wyrywkową kontrolę zgodności zapisów w arkuszach spisowych ze stanem rzeczywistym. Kontrolę rzetelności spisu wykonuje się przed kontrolą formalną prawidłowości arkuszy spisowych.

8. Kontroler spisowy w polu spisowym porównuje zapisy wybranych losowo arkuszy ze stanem rzeczywistym (liczy, waży, mierzy składniki majątkowe).

9. Fakt przeprowadzenia wyrywkowej kontroli zgodności zapisów w arkuszach spisowych ze stanem rzeczywistym dokumentuje się w razie:

  1. niestwierdzenia niezgodności - zaznacza się na odpowiednich arkuszach spisowych sprawdzone pozycje i zamieszcza adnotacje: "skontrolowano pod względem zgodności ze stanem rzeczywistym" wraz z datą i podpisem,

  2. stwierdzenia niezgodności - opisuje się je w protokole; wzór protokołu stanowi załącznik nr 3 do instrukcji inwentaryzacyjnej (patrz wzór nr 5 w dodatku elektronicznym) i zarządza spisy powtórne lub uzupełniające.

§ 18.1. Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej wyznacza ze składu komisji inwentaryzacyjnej sekretarza komisji inwentaryzacyjnej10.

2. Sekretarz odpowiada za sporządzanie sprawozdania opisowego z przebiegu spisu z natury i protokołu inwentaryzacji metodą spisu z natury.

10 Funkcja sekretarza jest fakultatywna. Jeśli nie zostanie on wyznaczony, postanowienia § 18 pomija się. Zadania sekretarza wypełnia przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej. Należy je dopisać do § 15 ust. 1.

§ 19.1. Członkowie komisji inwentaryzacyjnej mają obowiązek:

  1. uczestniczyć w szkoleniu przedinwentaryzacyjnym;
  2. przeprowadzić czynności przygotowawcze do spisu z natury, w tym:
  • sprawdzić, czy poszczególne składniki majątkowe podlegające inwentaryzacji zostały oznaczone w sposób umożliwiający ich identyfikację (numery inwentarzowe środków trwałych, indeksy zapasów),
  • sprawdzić, czy w poszczególnych pomieszczeniach znajdują się aktualne wywieszki ze spisem inwentarza (dotyczy tylko środków trwałych), a w miejscach przechowywania zapasów - aktualne wywieszki z indeksem (materiałowym, towarowym, produktowym) i jednostką miary,
  • upewnić się, że odpowiedzialni pracownicy zlikwidowali środki trwałe oraz materiały, produkty i towary niezdatne do użytku,
  • ustalić, czy wszyscy pracownicy dysponujący poszczególnymi składnikami majątkowymi potwierdzili na piśmie przyjęcie materialnej odpowiedzialności za nie,
  • sprawdzić, czy poszczególne komórki organizacyjne przekazały do księgowości wszystkie dokumenty przychodowe i rozchodowe inwentaryzowanych składników majątkowych;
  1. przygotować odpowiednią liczbę druków i formularzy;
  2. przygotować przyrządy pomiarowe potrzebne podczas przeprowadzania spisu (w tym sprawdzić ich działanie oraz legalizację);
  3. przeprowadzić spis z natury (zapisy alternatywne do pkt 5 - jeśli w jednostce nie powołano zespołów spisowych);
  4. brać udział w czynnościach sprawdzających prawidłowość spisu z natury i jego udokumentowania przez zespoły spisowe, zgodnie z zadaniami przydzielonymi poszczególnym członkom komisji inwentaryzacyjnej przez jej przewodniczącego (zapisy alternatywne do pkt 5 - jeśli w jednostce powołano zespoły spisowe);
  5. ustalić przyczyny powstania różnic inwentaryzacyjnych, w tym:
  • pobrać wyjaśnienia od osób odpowiedzialnych za składniki majątkowe objęte spisem i innych pracowników jednostki w sprawie przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych oraz utrwalić je na piśmie,
  • zaproponować kwalifikację niedoborów i szkód (usprawiedliwione, nieusprawiedliwione),
  • postawić wnioski w sprawie sposobu rozliczenia niedoborów, szkód i nadwyżek;
  1. sporządzić projekt protokołu przeprowadzenia i rozliczenia wyników inwentaryzacji i przedłożyć go przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej (zapisy alternatywne - jeśli w jednostce nie powołano sekretarza komisji inwentaryzacyjnej);
  2. sformułować i przekazać przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej propozycje wniosków w sprawie:
  • usprawnienia zasad gospodarowania majątkiem jednostki,
  • zagospodarowania ujawnionych w czasie inwentaryzacji rzeczowych składników majątku trwałego i obrotowego zbędnych z punktu widzenia racjonalnej gospodarki,
  • zmiany sposobu zabezpieczenia mienia narażonego na zniszczenie lub zagarnięcie,
  • konieczności zgłoszenia do organów ścigania przypadków niedoborów i szkód mających znamiona czynów zabronionych.

§ 20.1. Zespół spisowy11 to osoba lub grupa osób powołana do wykonania czynności spisowych obejmujących:

  1. policzenie/zmierzenie/zważenie/oszacowanie ilości składników majątkowych w miejscach ich użytkowania (majątek trwały) lub przechowywania (środki pieniężne, zapasy rzeczowych środków obrotowych),
  2. udokumentowanie wyników spisu w arkuszach spisowych lub protokole inwentaryzacji środków pieniężnych,
  3. sporządzenie sprawozdania opisowego z przebiegu spisu z natury.

2. Przy wykonywaniu tych czynności zespół spisowy stosuje zapisy niniejszej części ogólnej instrukcji inwentaryzacyjnej (zestaw nr 1) oraz szczegółowej instrukcji przeprowadzania spisów z natury (zestaw nr 2).

3. Zespół spisowy powinien liczyć minimum dwóch członków12.

4. Zespół spisowy powinien liczyć trzech członków wtedy, gdy spis z natury jest przeprowadzany pod nieobecność osoby odpowiedzialnej za spisywane składniki majątkowe. Dodatkowego członka do zespołu spisowego wyznacza przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej (lub w razie jego nieobecności w polu spisowym - kontroler spisowy) ze składu komisji inwentaryzacyjnej.

5. Zespoły spisowe powołuje kierownik jednostki na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej. Powinien wymienić je w zarządzeniu o powołaniu komisji inwentaryzacyjnej.

6. W skład zespołów spisowych wchodzą członkowie komisji inwentaryzacyjnej13.

7. Jeden członek komisji inwentaryzacyjnej może być powołany do składu tylko jednego zespołu spisowego. Członkami zespołów spisowych nie mogą być:

  1. przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej i jego zastępca,
  2. kontroler spisowy.

8. Zmiana składu zespołu spisowego w trakcie inwentaryzacji wymaga wydania zarządzenia przez kierownika jednostki.

9. Wykrycie w trakcie kontroli prawidłowości spisu lub kontroli formalnej arkuszy spisowych po zakończeniu spisu nieformalnej zamiany składu zespołu spisowego jest podstawą do unieważnienia spisów wykonanych przez zespół spisowy w nieprawidłowym składzie przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej. Musi on zarządzić jego powtórzenie. Ponowny spis powinien przeprowadzić inny zespół spisowy niż pierwotnie wyznaczony do spisu.

Zapisy alternatywne

11 W niedużych jednostkach organizacyjnych, mających niewielkie zapasy zgromadzone w jednym miejscu przechowywania, można nie powoływać zespołów spisowych. W tych jednostkach czynności spisowe wykonuje komisja inwentaryzacyjna lub komisarz spisowy. W tych jednostkach pomija się § 20. Zadania zespołu spisowego ujęte w tym przepisie wymienia się jako obowiązki komisarza spisowego lub komisji inwentaryzacyjnej.

12 Przeprowadzanie spisu przez jedną osobę jest możliwe tylko w jednostkach o średniorocznym zatrudnieniu nieprzekraczającym 10 osób, jeżeli niemożliwe lub ekonomicznie nieuzasadnione jest zaangażowanie do spisu co najmniej dwóch osób. Wtedy alternatywnie § 20 ust. 3 i 4 zdanie 1. brzmi:

3. Zadania zespołu spisowego wykonuje jeden pracownik.

4. Zespół spisowy powinien liczyć dwóch członków wtedy, gdy spis z natury jest przeprowadzany pod nieobecność osoby odpowiedzialnej za spisywane składniki majątkowe.

albo

12 Jednostki często przyjmują rozwiązanie polegające na tym, że powołują trzyosobowe zespoły spisowe. Do ważności przeprowadzonych przez nie czynności spisowych potrzebna jest obecność co najmniej dwóch osób. Takie rozwiązanie pozwala na sprawne przeprowadzanie spisów z natury w sytuacji nieprzewidzianych nieobecności pracowników powołanych do zespołów spisowych. Spisy mogą być prowadzone bez konieczności ich przerywania czy zawieszania w celu każdorazowego wydania zarządzenia kierownika jednostki o zmianie składu poszczególnych zespołów spisowych. Wtedy alternatywnie § 20 ust. 3 i 4 brzmi:

3. Zespół spisowy powinien liczyć trzech członków. Przy czym do ważności spisu wystarczy, jeśli czynności spisowe będzie wykonywał zespół spisowy w składzie dwuosobowym.

4. Zespół spisowy powinien liczyć trzech członków wtedy, gdy spis z natury jest przeprowadzany pod nieobecność osoby odpowiedzialnej za spisywane składniki majątkowe.

13 Zespoły spisowe mogą też być tworzone jako ciała kolegialne mieszane. Wtedy w ich skład wchodzi minimum jeden członek komisji inwentaryzacyjnej i jeden (lub więcej) pracownik jednostki spoza składu komisji. To rozwiązanie zapewnia możliwość utworzenia dużej liczby zespołów spisowych przy niewielkim osobowym składzie komisji inwentaryzacyjnej. Wtedy alternatywnie § 20 ust. 6 brzmi:

6. W skład zespołów spisowych wchodzą: jeden członek komisji inwentaryzacyjnej (jako przewodniczący zespołu spisowego) i zwykły członek (członkowie) zespołu spisowego, będący pracownikami jednostki, spoza składu komisji inwentaryzacyjnej (tzw. zespoły mieszane).

Jeśli jednostka przyjęła rozwiązanie z odnośnika 12, że powołuje trzyosobowe zespoły spisowe, ale do ważności czynności spisowych wystarczy obecność dwóch członków, to w pracach zespołu mieszanego musi obowiązkowo brać udział członek komisji inwentaryzacyjnej. Alternatywny zapis § 20 ust. 3 brzmi wtedy:

3. Zespół spisowy powinien liczyć trzech członków, przy czym do ważności spisu wystarczy, jeśli czynności spisowe będzie wykonywał zespół spisowy w składzie dwuosobowym (członek komisji inwentaryzacyjnej - jako przewodniczący zespołu spisowego i pracownik jednostki jako członek zespołu spisowego).

§ 21.1. W skład komisji inwentaryzacyjnej/zespołów spisowych mogą być powołani wyłącznie pracownicy jednostki, którzy mają odpowiednią wiedzę i umiejętności, a także gwarantują bezstronność spisu.

2. Członkowie komisji inwentaryzacyjnej/zespołów spisowych muszą znać ogólne przepisy dotyczące inwentaryzacji oraz zasady przeprowadzania i dokumentowania spisów z natury. W szczególności powinni mieć wiedzę i umiejętności w zakresie:

  1. przedmiotu spisu i technik jego przeprowadzania odnośnie do poszczególnych rodzajów składników majątkowych (środki pieniężne, rzeczowy majątek trwały i obrotowy),
  2. zasad dokumentowania wyników spisu w arkuszach spisu z natury i protokołach inwentaryzacji,
  3. oceny przydatności składników majątkowych,
  4. trybu postępowania z obcymi składnikami majątku trwałego i obrotowego.

3. Osoby, które nie mają wiedzy i umiejętności, mogą być powołane do składu komisji inwentaryzacyjnej/zespołów spisowych pod warunkiem odbycia odpowiedniego szkolenia przed rozpoczęciem spisów z natury. Szkolenia mogą być w szczególności prowadzone przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, innych pracowników jednostki lub podmioty zewnętrzne.

4. Do składu komisji inwentaryzacyjnej/zespołów spisowych nie może być powołany główny księgowy i jego zastępcy (zapisy alternatywne - w JST - także skarbnik gminy i jego zastępcy).

5. Do składu zespołu spisowego, odpowiedzialnego za przeprowadzenie spisu określonych rodzajów składników majątkowych, nie mogą być powołani pracownicy jednostki:

  1. przy spisie środków pieniężnych - kasjer, zastępca kasjera;
  2. przy spisie rzeczowych składników majątku obrotowego - osoby materialnie odpowiedzialne za te składniki majątkowe (wymienić właściwe: magazynier, zastępca magazyniera, intendent, sprzedawca), pracownicy prowadzący ewidencję księgową zapasów;
  3. przy spisie środków trwałych - pracownicy odpowiedzialni za nadzór nad użytkowanymi środkami trwałymi, pracownicy prowadzący ewidencję księgową szczegółową środków trwałych;
  4. niebędący w stanie z innych względów zapewnić rzetelności i bezstronności spisu, w tym:
  • bezpośredni przełożeni osób odpowiedzialnych za spisywane składniki mienia i pracowników prowadzących ich pomocniczą ewidencję księgową,
  • małżonkowie, krewni (rodzice, dzieci, wnuki, dziadkowie, rodzeństwo, kuzynostwo) i powinowaci (teściowie, szwagier, bratowa) osób odpowiedzialnych za spisywane mienie,
  • osoby będące w związkach nieformalnych z osobami odpowiedzialnymi za spisywane mienie (konkubent, konkubina),
  • inne osoby pozostające w stosunkach z osobami odpowiedzialnymi za spisywane mienie, jeśli może to wpływać na ich bezstronność (np. długoletnie przyjaźnie lub konflikty).

6. Wyłączenie z ust. 4 jest wyłączeniem bezwzględnym. Wyłączenia z ust. 5 są względne. Fakt zaistnienia przesłanki wyłączającej należy zgłosić kierownikowi jednostki na etapie ustalania propozycji składu komisji inwentaryzacyjnej/zespołów spisowych.

7. Na istnienie przesłanki wyłączającej można powołać się też później, np. w czasie trwania spisu z natury lub na etapie rozliczania jego wyników (w szczególności zastrzeżenia w tej sprawie mogą zgłaszać w polu spisowym osoby odpowiedzialne za spisywane składniki mienia). Zgłoszenie zastrzeżenia powoduje zawieszenie czynności spisowych/rozliczeniowych aż do rozpatrzenia zastrzeżenia przez kierownika jednostki. W razie uznania zastrzeżeń kierownik jednostki zmienia w drodze zarządzenia skład komisji inwentaryzacyjnej/zespołu spisowego. Czynności spisowe wykonane przez komisję inwentaryzacyjną/zespół spisowy w składzie niegwarantującym bezstronności wyników spisu unieważnia się. Przeprowadza je ponownie komisja inwentaryzacyjna/zespół spisowy w nowym składzie.

§ 22.1. Spis z natury przeprowadza się w obecności osoby odpowiedzialnej za spisywane składniki majątkowe.

2. Do osób odpowiedzialnych za spisywane składniki majątkowe zalicza się:

  1. pracowników, którzy przyjęli odpowiedzialność materialną za powierzone im z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się pieniądze, druki ścisłego zarachowania, środki trwałe oddane do indywidualnego użytku, zapasy rzeczowych środków obrotowych, środki ochrony osobistej, odzież i obuwie ochronne oraz inne rzeczy na podstawie oświadczenia lub umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej,
  2. pracowników, którym w regulaminie organizacyjnym przypisano obowiązki w zakresie sprawowania pieczy nad środkami trwałymi w użytkowaniu lub nad maszynami i urządzeniami wchodzącymi w skład środków trwałych w budowie.

3. W przypadku nieobecności osoby odpowiedzialnej za spisywane składniki majątkowe spis przeprowadza się w obecności osoby przez nią upoważnionej. Upoważnienie musi być udzielone w formie pisemnej. Wzór upoważnienia stanowi załącznik nr 4 do instrukcji inwentaryzacyjnej (patrz wzór nr 6 w dodatku elektronicznym).

4. Jeżeli w spisie z natury z ważnych przyczyn nie może uczestniczyć osoba odpowiedzialna za mienie i nie upoważniła do tej czynności innej osoby, spis z natury powinien przeprowadzić zespół spisowy o poszerzonym składzie, liczący … członków (trzeba podać, ile osób ma liczyć zespół spisowy w danej jednostce; jeśli w jednostce są dwuosobowe zespoły spisowe - poszerzony skład to trzy osoby itd.). Dodatkową osobę wyznacza przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej (lub w razie jego nieobecności w polu spisowym - kontroler spisowy) ze składu komisji inwentaryzacyjnej. W szczególności może to być sam przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej, jego zastępca lub kontroler spisowy.

5. Przed rozpoczęciem spisu i bezpośrednio po jego zakończeniu osoba odpowiedzialna za mienie składa zespołowi spisowemu oświadczenia według wzorów stanowiących załączniki nr 5 (początkowe - o przygotowaniu pola spisowego do spisu) i nr 6 (końcowe - o przebiegu spisu) do instrukcji inwentaryzacyjnej (patrz wzory nr 7 i 8 w dodatku elektronicznym).

6. W czasie spisu z natury osoba odpowiedzialna za mienie ma obowiązek:

  1. przygotować pole spisowe do spisu,
  2. udostępnić zespołowi spisowemu miejsca użytkowania i/lub przechowywania składników majątkowych,
  3. służyć pomocą zespołowi spisowemu, np. przez okazanie numerów inwentarzowych środków trwałych znajdujących się w trudno dostępnych miejscach, wskazywanie miejsc przechowywania materiałów o tym samym indeksie materiałowym przechowywanych w różnych miejscach, wskazywanie indeksów materiałowych i stosowanych jednostek obliczeniowych dla drobnych składników majątkowych, które mogą być rozliczane na sztuki lub na wagę,
  4. wykonywać polecenia zespołu spisowego odnośnie do przemieszczania składników spisowych w polu spisowym, w zakresie koniecznym do ich prawidłowego zinwentaryzowania (np. dotyczące otwierania opakowań zbiorczych, przenoszenia spisanych zapasów w inne miejsce, przesuwania środków trwałych tak, aby można było odczytać numer inwentarzowy),
  5. składać wyjaśnienia w zakresie przyczyn powstania stwierdzonych różnic inwentaryzacyjnych,
  6. składać propozycje kompensat niedoborów i nadwyżek inwentaryzacyjnych rzeczowych środków obrotowych.

7. W czasie spisu z natury osoba odpowiedzialna za mienie ma prawo do:

  1. uczestniczenia w przeliczaniu składników majątkowych,
  2. bieżącego wglądu w dane wpisywane do arkuszy spisowych (odnośnie do każdego pojedynczego zapisu) i weryfikowania ich prawidłowości,
  3. bieżącego zgłaszania uwag i zastrzeżeń co do składu zespołu spisowego, sposobu wykonywania czynności spisowych, wyników spisu i/lub sposobu ich dokumentowania,
  4. wglądu do ksiąg rachunkowych w zakresie rozliczania powierzonego im mienia.

8. Osoba odpowiedzialna za mienie zgłasza uwagi i zastrzeżenia w czasie spisu na bieżąco, ustnie, przewodniczącemu zespołu spisowego. Jeśli nie zostaną one uwzględnione, osoba odpowiedzialna za mienie może zgłosić je ustnie kontrolerowi spisowemu lub przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej. Osoba ta po wysłuchaniu stron (osoby odpowiedzialnej i członków zespołu spisowego) rozstrzyga zasadność zastrzeżeń w polu spisowym, w obecności zespołu spisowego i osoby odpowiedzialnej za mienie. Może przyjąć uwagi i zastrzeżenia - wtedy spis z natury kwestionowanych pozycji należy powtórzyć - w obecności przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej lub kontrolera spisowego. Może też odrzucić uwagi i zastrzeżenia. Wówczas niezwłocznie sporządza notatkę, w której trzeba utrwalić:

  1. uwagi i zastrzeżenia osoby odpowiedzialnej za mienie,
  2. wyjaśnienia zespołu spisowego,
  3. decyzję o odrzuceniu uwag i zastrzeżeń wraz z uzasadnieniem.

Jeśli osoba odpowiedzialna za mienie nie zgadza się z tym rozstrzygnięciem, odmawia podpisania arkuszy spisowych oraz zgłasza uwagi i zastrzeżenia na piśmie, na ręce przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, niezwłocznie po zakończeniu spisu w polu spisowym. Sprawy w tym zakresie rozstrzyga komisja inwentaryzacyjna w pełnym składzie. W razie uwzględnienia uwag i/lub zastrzeżeń mogących mieć wpływ na wyniki spisu przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej unieważnia wyniki spisu w części objętej uwagami/zastrzeżeniami. Wówczas zarządza jego powtórne przeprowadzenie.

9. W chwili rozpoczęcia spisu w polu spisowym przewodniczący zespołu spisowego ma obowiązek poinstruować osobę odpowiedzialną za mienie, że jeśli po zakończeniu czynności spisowych w danym polu spisowym złoży podpis na arkuszu spisowym, to podpis ten oznacza, że nie ma zastrzeżeń do spisu i jego wyników.

§ 23.1. Spis z natury obcych składników majątkowych można przeprowadzać w obecności przedstawicieli właściciela.

2. Właściciela składników majątkowych należy poinformować na piśmie o planowanym terminie spisu z natury jego składników majątkowych. Może on wyznaczyć swoich przedstawicieli do udziału w spisie, udzielając im upoważnienia na piśmie. Jeśli ich nie wyznaczy, spis przeprowadza się bez udziału właściciela.

3. Przedstawiciele właściciela składników majątkowych uczestniczą w spisie z natury jako inne osoby obecne w czasie spisu.

4. W czasie spisu z natury przedstawiciele właściciela mają prawo do:

  1. uczestniczenia w przeliczaniu składników majątkowych,
  2. bieżącego wglądu w dane wpisywane do arkuszy spisowych (odnośnie do każdego pojedynczego zapisu) i weryfikowania ich prawidłowości,
  3. oceny stanu składników majątkowych,
  4. zgłaszania uwag i zastrzeżeń co do sposobu użytkowania, przechowywania i zabezpieczenia składników majątkowych.

5. Uwagi i zastrzeżenia zgłasza się pisemnie do kierownika jednostki. Kierownik jednostki niezwłocznie ustosunkowuje się na piśmie do otrzymanych uwag i zastrzeżeń. Pisma te przekazuje się właścicielowi składników majątkowych razem z arkuszami spisu z natury obcych składników majątkowych.

§ 24.1. W celu przeprowadzenia spisu z natury teren jednostki dzieli się na rejony i pola spisowe.

2. Pole spisowe jest to wyznaczone miejsce na terenie jednostki, w którym są użytkowane (środki trwałe) lub przechowywane (środki pieniężne, materiały, towary, produkty, półprodukty) składniki majątkowe podlegające spisowi z natury.

3. Ustalenie podziału terenu jednostki na pola spisowe następuje zarządzeniem kierownika jednostki.

4. Obszar pola spisowego wyznacza się tak, aby:

  1. na jednym polu spisowym znajdowały się wyłącznie składniki majątkowe powierzone jednej osobie (lub grupie osób, które przyjęły wspólną odpowiedzialność materialną na podstawie umowy),
  2. na osobnych polach spisowych znajdowały się obce składniki majątkowe należące do różnych kontrahentów,
  3. możliwe było spisanie składników majątkowych znajdujących się na jednym polu spisowym w ciągu jednego dnia.

5. W szczególności polem spisowym może być:

  1. cały budynek, zespół pomieszczeń w budynku, jedna kondygnacja lub pojedyncze pomieszczenie w budynku,
  2. określony teren (np. plac) lub jego część,
  3. wydzielone części pomieszczeń lub składowisk (np. sektory wyznaczone za pomocą taśmy ostrzegawczej naklejonej na podłodze lub na ścianach pomieszczeń, słupków odgradzających z taśmą lub sznurem - ustawianych w pomieszczeniach, linii zaznaczonych kredą lub farbą zmywalną na nawierzchni placów),
  4. pojedyncze regały lub ich grupy.

6. Pola spisowe mogą być łączone w rejony spisowe obejmujące pola spisowe przydzielone jednemu zespołowi spisowemu, na których znajdują się składniki majątkowe powierzone jednej osobie odpowiedzialnej.

7. Poszczególne pola spisowe oznacza się nazwą i/lub symbolem/numerem pozwalającymi na ich łatwą i pewną identyfikację (np. sektor 1, regał 1A). Nie trzeba ustalać specjalnych nazw dla pól spisowych stanowiących całe budynki, place lub pomieszczenia. Wtedy oznaczenie pola spisowego stanowi normalnie stosowana nazwa i numer budynku, placu lub pomieszczenia (np. gabinet nr 17, hala magazynowa nr 1, plac magazynowy).

8. Pola spisowe nanosi się na plan sytuacyjny jednostki. Trzeba podać ich nazwę i symbol/numer. Następnie oznaczenia te nanosi się w terenie w sposób na tyle trwały, aby pozwolił na przeprowadzenie inwentaryzacji (np. zmywalną farbą lub zmywalnymi flamastrami, taśmą, sznurami zamocowanymi na słupkach, pachołkami).

9. Składniki majątkowe znajdujące się w poszczególnych polach spisowych należy spisywać na odrębnych arkuszach spisu z natury, wyraźnie oznaczonych nazwą i symbolem/numerem pola spisowego.

§ 25.1. Pola spisowe przydziela zespołom spisowym kierownik jednostki.

2. Zmiana przydziału pól spisowych w trakcie trwania spisu z natury wymaga zarządzenia kierownika jednostki.

3. Wykrycie w trakcie kontroli prawidłowości spisu lub kontroli formalnej arkuszy spisowych po zakończeniu spisu nieformalnej zamiany pól spisowych między zespołami wymaga unieważnienia w tej części spisu i jego powtórnego przeprowadzenia. Ponowny spis powinien przeprowadzić inny zespół spisowy niż pierwotnie wyznaczony do spisu i inny niż zespół, który go nieformalnie zastąpił.

§ 26.1. Pola spisowe w przypadku zapowiadanych wcześniej inwentaryzacji okresowych i doraźnych powinny być odpowiednio przygotowane do przeprowadzenia spisu z natury.

2. Za ich przygotowanie odpowiadają:

  1. pracownicy odpowiedzialni za mienie pod nadzorem bezpośrednich przełożonych - w przypadku środków pieniężnych i rzeczowych środków obrotowych,
  2. kierownicy komórek organizacyjnych (lub wyznaczeni przez nich pracownicy), w których są użytkowane środki trwałe.

3. Za sprawdzenie przygotowania pól spisowych do inwentaryzacji odpowiada przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej. Wszelkie nieprawidłowości w tym zakresie, które zagrażają terminowemu i prawidłowemu przeprowadzeniu spisów z natury, powinien na bieżąco zgłaszać kierownikowi jednostki.

§ 27. Przygotowanie pól spisowych do przeprowadzenia spisu z natury środków trwałych polega na:

  1. nieplanowaniu żadnych dostaw i przyjęć do użytkowania nowych/ulepszonych środków trwałych w trakcie trwania całej inwentaryzacji,
  2. zlikwidowaniu przed terminem inwentaryzacji środków trwałych niezdatnych do użytkowania,
  3. usunięciu na czas spisu rzeczy stanowiących własność prywatną pracowników,
  4. sprawdzeniu, czy środki trwałe są oznaczone w sposób umożliwiający ich identyfikację, a jeśli nie - oznakowaniu ich w uzgodnieniu z komórką organizacyjną odpowiedzialną za ewidencję szczegółową środków trwałych,
  5. ustaleniu, czy do księgowości przekazano wszystkie dokumenty przychodowe (OT - "Przyjęcie środka trwałego", PT - "Przekazanie/przyjęcie środka trwałego"), rozchodowe (LT - "Likwidacja środka trwałego", PT - "Przekazanie/przyjęcie środka trwałego") i potwierdzające zmianę miejsca użytkowania środków trwałych (MT - "Zmiana miejsca użytkowania środka trwałego"),
  6. sprawdzeniu, czy nie zostały rozkompletowane środki trwałe stanowiące zespoły połączone funkcjonalnie (np. zespoły komputerowe, zespoły maszyn i urządzeń), oraz przywróceniu prawidłowego stanu, a w przypadkach trwałych zmian - udokumentowaniu ich odpowiednimi dowodami (LT, MT), przekazanymi niezwłocznie do komórki księgowości,
  7. ustaleniu, czy środki trwałe nie zostały przemieszczone między różnymi pomieszczeniami tej samej komórki organizacyjnej lub różnych komórek organizacyjnych, i albo przywróceniu stanu pierwotnego, albo w przypadkach trwałych zmian - udokumentowaniu ich odpowiednimi dowodami (MT), przekazanymi niezwłocznie do komórki księgowości,
  8. ustaleniu, czy w poszczególnych pomieszczeniach znajdują się aktualne wywieszki ze spisem inwentarza,
  9. ustaleniu terminów dostarczenia do jednostki w celu okazania środków trwałych używanych na co dzień przez pracowników poza siedzibą jednostki (laptopów, telefonów komórkowych, tabletów, sprzętu mierniczego, specjalistycznych narzędzi, pojazdów itp.),
  10. zapewnieniu dostępu do środków trwałych użytkowanych/przechowywanych w miejscach trudno dostępnych (np. zastawionych innymi przedmiotami, znajdujących się w zamkniętych pomieszczeniach, do których dostęp mają pojedyncze osoby w jednostce, w szafkach, pod blatami, w obudowach zbiorczych).

§ 28. Przygotowanie pól spisowych do przeprowadzenia spisu z natury środków pieniężnych polega na:

  1. zadbaniu, aby na wyznaczony czas spisu w kasie znajdował się jak najniższy stan gotówki (zasada ta nie dotyczy inwentaryzacji rocznej w jednostkach budżetowych, które na ostatni dzień roku obrotowego muszą całość gotówki odprowadzić na odpowiednie rachunki bankowe),
  2. uporządkowaniu pomieszczenia kasowego,
  3. zapewnieniu dostępu (kluczy zapasowych, szyfrów, kart dostępu) do walorów przechowywanych w zamykanych szafach, sejfach, kasetach,
  4. uporządkowaniu gotówki (monet i banknotów) według nominałów, z podziałem na walutę polską i waluty zagraniczne (postanowienie dodatkowe w przypadku użycia przy inwentaryzacji pieniędzy liczarki - ułożenie monet, banknotów zgodnie z wymogami podajnika liczarki),
  5. zamknięciu wszystkich prowadzonych raportów kasowych (w przypadku przeprowadzania niezapowiedzianej inwentaryzacji, gdy nie wszystkie dokumenty przychodowe i rozchodowe zostały wpisane do raportu kasowego - ustalenie stanu gotówki wynikającego z raportów oraz z dokumentów nieujętych w raportach),
  6. przygotowaniu do wglądu dokumentacji kasowej (w tym: wzorów podpisów osób upoważnionych do zatwierdzania dokumentów kasowych, raportów kasowych, ewidencji depozytów i czeków gotówkowych oraz oświadczenia o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za powierzone walory przechowywane w kasie).

§ 29. Przygotowanie pól spisowych do przeprowadzenia spisu rzeczowych środków obrotowych polega na:

  1. zadbaniu, aby w czasie planowanego spisu były jak najmniejsze stany zapasów,
  2. zorganizowaniu wydawania i przyjmowania zapasów w okresie poprzedzającym inwentaryzację tak, aby w dniach zaplanowanego spisu nie wystąpiła konieczność wydawania lub przyjmowania składników majątkowych do/z magazynu,
  3. zorganizowaniu tzw. magazynu przejściowego (jako wydzielonego pomieszczenia magazynowego lub jego części), na wypadek konieczności przyjęcia w czasie spisu dostaw,
  4. uporządkowaniu składowisk i magazynów,
  5. sprawdzeniu, czy w magazynie znajdują się czynne, sprawne i mające aktualną legalizację Głównego Urzędu Miar urządzenia pomiarowe,
  6. ułożeniu w jednym miejscu rzeczy tego samego asortymentu (zgodnie z przypisanym im indeksem), jeśli jest to możliwe i/lub nie jest nadmiernie uciążliwe,
  7. uporządkowaniu według rodzajów i gatunków rzeczy inwentaryzowanych w drodze pomiarów szacunkowych i obliczeń technicznych oraz usypaniu ich w łatwe do obmierzenia pryzmy, w postaci brył geometrycznych (alternatywnie - umieszczenie ich w łatwych do obmierzeniach dołach, pojemnikach, kontenerach, cysternach, silosach i wyrównanie powierzchni materiałów sypkich),
  8. sprawdzeniu, czy w miejscach przechowywania zapasów znajdują się aktualne wywieszki magazynowe, i ewentualnym uzupełnieniu braków,
  9. zaznaczeniu na wywieszkach przy drobnych materiałach przechowywanych luzem, w jakich jednostkach są ewidencjonowane (w sztukach czy na wagę),
  10. oddzieleniu zapasów obcych od własnych (przez złożenie w odrębnych pomieszczeniach lub ich wydzielonych częściach i oznaczenie napisem "Zapasy obce", z podziałem według właścicieli),
  11. oddzieleniu zapasów pełnowartościowych, ale niezdatnych do użytku w jednostce, od niepełnowartościowych (poprzez złożenie w osobnym miejscu obok tego samego rodzaju zapasów zdatnych do użytku, z oznaczeniem "Zapasy zbędne" lub "Zapasy niepełnowartościowe"),
  12. oddzieleniu rzeczy stanowiących odzyski polikwidacyjne ze środków trwałych (przez złożenie w odrębnych pomieszczeniach lub ich wydzielonych częściach i oznaczenie napisem "Odzyski polikwidacyjne"),
  13. zlikwidowaniu zapasów niezdatnych w ogóle do użytku (np. z powodu zniszczenia, uszkodzenia, przeterminowania),
  14. zapewnieniu dostępu do rzeczy przechowywanych w zamykanych szafach, sejfach,
  15. oddzieleniu zapasów przechowywanych w opakowaniach zbiorczych nienaruszonych, otwartych i uszkodzonych,
  16. zapewnieniu dostępu do rzeczy złożonych w miejscach trudno dostępnych (np. zastawionych innymi przedmiotami, znajdujących się na spodzie stosów lub składowanych na dużej wysokości),
  17. sprawdzeniu, czy do księgowości zostały przekazane wszystkie dokumenty przychodowe i rozchodowe zapasów,
  18. uzgodnieniu ewidencji magazynowej z ewidencją analityczną prowadzoną w księgowości,
  19. przygotowaniu do wglądu dokumentacji magazynowej (w tym: wzorów podpisów osób upoważnionych do wydawania dyspozycji wydania zapasów z magazynu, kartotek magazynowych oraz oświadczenia o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie lub umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej).

§ 30.1. Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej każdego dnia otwiera i zamyka spis z natury.

2. Jeśli spis z natury jest przeprowadzany jednocześnie na wielu polach spisowych, znajdujących się na różnych terenach lub w różnych budynkach jednostki, otwieranie i zamykanie spisu może być zlecone przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej także jego zastępcy, kontrolerowi spisowemu lub innym członkom komisji inwentaryzacyjnej niewchodzącym w skład zespołów spisowych. Każda z tych osób otwiera i zamyka spis na przydzielonym jej terenie/budynku.

§ 31.1. Otwarcie spisu z natury poprzedza sprawdzenie:

  1. czy na spis stawili się wszyscy członkowie zespołu spisowego wskazani w zarządzeniu kierownika jednostki, odpowiedzialni za spis w danym polu (rejonie) spisowym;
  2. czy zespół spisowy otrzymał za pokwitowaniem w zestawieniu kontrolnym:
  • wystarczającą liczbę ocechowanych arkuszy spisowych,
  • niezbędne wyposażenie (odzież ochronną, przyrządy miernicze, materiały piśmienne, radiotelefony, telefony komórkowe, inne);
  1. czy dane o stanie ilościowym środków trwałych/środków pieniężnych/zapasów objętych spisem są niedostępne zespołom spisowym;
  2. czy w polu spisowym są obecne osoby odpowiedzialne za składniki majątkowe, które mają być spisywane w danym dniu (ewentualnie w razie ich nieobecności - są osoby upoważnione przez nie na piśmie do ich zastępowania);
  3. czy osoby odpowiedzialne za objęte spisem składniki majątkowe złożyły pisemne oświadczenia, że przekazały do komórki księgowości wszystkie dowody przychodu i rozchodu tych rzeczy i podały w nich numery ostatnich dowodów przychodu i rozchodu;
  4. czy w polu spisowym znajdują się wyłącznie osoby upoważnione do udziału w spisie (członkowie zespołu spisowego, członkowie komisji inwentaryzacyjnej, kontroler spisowy, kierownik jednostki, osoba odpowiedzialna za mienie lub osoba ją zastępująca, osoby reprezentujące właściciela spisywanego mienia),
  5. czy zespoły spisowe mają możliwość bieżącego kontaktu z przewodniczącym komisji inwentaryzacyjnej, kontrolerem spisowym lub innym członkiem komisji upoważnionym do podejmowania decyzji - jeśli spis odbywa się jednocześnie w kilku miejscach składowania zapasów/kasach/miejscach użytkowania środków trwałych.

2. Spełnianie warunków wymienionych w ust. 1 należy sprawdzać każdego dnia spisu. Nie można przystąpić do spisu, jeśli wszystkie warunki wymienione w ust. 1 nie zostały dochowane.

3. Jeżeli którykolwiek z warunków wymienionych w ust. 1 nie jest spełniony, przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej lub inny wyznaczony przez niego członek komisji inwentaryzacyjnej powinien niezwłocznie podjąć odpowiednie działania w celu usunięcia nieprawidłowości, w tym w szczególności:

  1. zawiesić spis na czas nieobecności członka zespołu spisowego,
  2. wnioskować do kierownika jednostki o zmianę składu zespołu spisowego,
  3. wnioskować do kierownika jednostki o zmianę przydziału pól spisowych zespołom spisowym,
  4. zablokować zespołom spisowym dostęp do danych na temat ilości składników majątkowych,
  5. usunąć z pola spisowego osoby niepowołane,
  6. pobrać brakujące oświadczenia od osób odpowiedzialnych za składniki majątkowe,
  7. wnioskować do kierownika jednostki o zawieszenie spisu na czas krótkotrwałej nieobecności osoby odpowiedzialnej za spisywane składniki majątkowe lub wyznaczyć dodatkowych członków do zespołów spisowych przeprowadzających spis pod nieobecność osoby odpowiedzialnej,
  8. zadbać o odpowiednie wyposażenie zespołów spisowych.

§ 32.1. Czynności spisowe uważa się za zakończone w danym polu spisowym po ujęciu w arkuszach spisowych rzeczywistych stanów wszystkich składników majątkowych podlegających spisowi i podpisaniu arkuszy spisowych przez członków zespołu spisowego, osobę odpowiedzialną za mienie oraz inne osoby obecne w czasie spisu.

2. Czynności spisowe uważa się za zakończone w całej jednostce po zakończeniu czynności spisowych na ostatnim polu spisowym.

3. Jeśli spisy w jednostce trwają przez więcej niż jeden dzień, to zamyka się je także na koniec każdego dnia pracy jednostki. Przed zamknięciem spisu z natury w danym dniu przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej:

  1. odbiera od zespołów spisowych i składa w depozycie:
  • arkusze spisowe (wypełnione, anulowane z powodu błędnego wypełnienia i czyste),
  • pozostałe dokumenty i formularze inwentaryzacyjne oraz wyposażenie zespołów spisowych;
  1. sprawdza stan pola spisowego:
  • na którym zakończono spis - i zamyka place/pomieszczenia oraz przekazuje klucze (karty dostępu, inne) osobie odpowiedzialnej za spisywane składniki majątkowe,
  • na którym nie zakończono spisu - i zamyka place/pomieszczenia oraz zatrzymuje klucze (karty dostępu, inne) w depozycie.

§ 33.1. Po zakończeniu spisu w polu spisowym zespół spisowy zdaje przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej wypełnione arkusze spisu z natury (w tym anulowane) w celu przeprowadzenia ich kontroli formalnej.

2. Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej sprawdza poprawność pod względem formalnym wszystkich arkuszy spisowych wykorzystanych do spisu i nieanulowanych przez zespoły spisowe. Wykonanie tej czynności może powierzyć także kontrolerowi spisowemu lub innemu członkowi komisji inwentaryzacyjnej.

3. Kontrola pod względem formalnym obejmuje w szczególności sprawdzenie:

  1. czy wyniki spisu udokumentowano wyłącznie arkuszami według wzoru obowiązującego w jednostce, mającymi prawidłowe cechy druku ścisłego zarachowania (w tym niepowtarzalny symbol/numer ujęty w ewidencji druków, dopisek: "druk ścisłego zarachowania", oznaczenie nazwą i adresem jednostki),
  2. czy symbole/numery arkuszy nie dublują się i są zgodne z symbolami/numerami druków pobranymi od osoby odpowiedzialnej za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania,
  3. czy na arkuszach wpisano oznaczenie pola spisowego,
  4. czy spis na danym polu przeprowadził wyznaczony zespół spisowy,
  5. czy spis przeprowadził zespół w składzie osobowym określonym przez kierownika jednostki,
  6. czy zespoły spisowe zwróciły wszystkie pobrane arkusze (w tym, czy nie zniszczyły druków błędnie wypełnionych, zamiast je anulować i zachować w dokumentacji),
  7. czy arkusze są wypełnione w każdej pozycji zgodnie z jej treścią, w tym w szczególności czy nie pozostawiono wolnych miejsc w pozycjach "oznaczenie składnika majątkowego", "nazwa składnika majątkowego" i "ilość składnika majątkowego stwierdzona w czasie spisu",
  8. czy została zachowana kolejność numerów pozycji na arkuszach,
  9. czy na arkuszach nie w pełni wypełnionych zamieszczono adnotację o pozycji, na jakiej zakończono spis, i wykreślono wszystkie wolne miejsca,
  10. czy na arkuszach zostały złożone podpisy wszystkich osób wymienionych jako przeprowadzające spis i obecne w czasie spisu,
  11. czy na arkuszach nie ma niedozwolonych poprawek,
  12. czy nie dokonano dopisków na wcześniej wykreślonych wolnych polach,
  13. czy wpisy na arkuszach są czytelne i trwałe.

4. Fakt przeprowadzenia kontroli potwierdza się przez oparafowanie poszczególnych stron arkuszy. 5. Stwierdzone błędy formalne należy opisać w odrębnym protokole. Wzór protokołu stanowi załącznik nr 7 do instrukcji inwentaryzacyjnej (patrz wzór nr 9 w dodatku elektronicznym). Trzeba podać numer arkusza, numer pozycji, rodzaj błędu i przyczynę jego powstania. Na podstawie tego protokołu ocenia się wpływ błędów na ocenę rzetelności spisu. Jeśli błędy rzutują na rzetelność spisu, przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej powinien unieważnić spis w tej części i zarządzić jego ponowne przeprowadzenie. W zależności od rodzaju błędów spisy ponowne mogą przeprowadzać te same zespoły spisowe - po odpowiednim przeszkoleniu i pod nadzorem przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej (kontrolera spisowego), lub inne zespoły spisowe, wskazane przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej.

6. Arkusze uznane za poprawne formalnie przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej przekazuje do księgowości w celu dokonania ich wyceny i ustalenia różnic inwentaryzacyjnych.

§ 34. Po całkowitym zamknięciu spisów z natury w jednostce przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej:

  1. rozlicza zużycie arkuszy spisu z natury w zestawieniu kontrolnym,
  2. zwraca arkusze czyste (niewypełnione i nieanulowane) osobie odpowiedzialnej za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania,
  3. odbiera od zespołów spisowych sprawozdania z przebiegu spisu z natury.

§ 35.1. Do ujmowania wyników spisu z natury służą:

  1. arkusze spisu z natury (arkusze spisowe) - dla spisu z natury rzeczowych składników majątku trwałego i obrotowego,
  2. protokoły inwentaryzacji - dla spisu z natury środków pieniężnych.

2. Wzory i zasady wypełniania tych druków są zawarte w instrukcjach dla zespołów spisowych (zestaw nr 2).

3. Druki arkuszy spisowych podlegają szczególnej ewidencji i kontroli, przewidzianej dla druków ścisłego zarachowania w instrukcji druków ścisłego zarachowania. Drukami ścisłego zarachowania stają się dopiero z chwilą ocechowania (czyli nadania oznaczenia "druk ścisłego zarachowania" i niepowtarzalnego symbolu/numeru).

4. Ewidencję arkuszy spisu z natury prowadzi się w specjalnie założonej w tym celu księdze druków ścisłego zarachowania. Osoba odpowiedzialna za druki arkuszy spisowych, po ich ocechowaniu, wpisuje przychód druków do księgi. Arkusze spisowe na potrzeby spisów z natury pobiera przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej (lub pod nieobecność przewodniczącego - jego zastępca). Rozchód arkuszy ujmuje się w księdze niezwłocznie po ich wydaniu osobie upoważnionej. Wydanie trzeba potwierdzić. Należy podać datę i złożyć podpis w odpowiedniej pozycji księgi.

5. Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej wydaje arkusze spisowe poszczególnym zespołom spisowym, w miarę potrzeb zgłaszanych przez przewodniczących tych zespołów.

6. Po zakończeniu spisu w danym dniu przewodniczący zespołów spisowych zwracają przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej arkusze:

  1. wypełnione,
  2. anulowane,
  3. czyste (do depozytu).

7. Po zakończeniu wszystkich spisów z natury przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej sporządza w formie pisemnej rozliczenie z arkuszy spisu z natury. Wzór rozliczenia stanowi załącznik nr 8 do instrukcji inwentaryzacyjnej (patrz wzór nr 10 w dodatku elektronicznym). Wpisuje w nim liczbę i symbole/numery arkuszy:

  1. pobranych od pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania,
  2. wykorzystanych do spisu (w podziale na druki wypełnione i anulowane),
  3. czystych.

Suma i symbole/numery arkuszy pobranych do spisu muszą być zgodne z sumą i symbolami/numerami arkuszy wykorzystanych (wypełnionych i anulowanych) oraz czystych.

8. Arkusze czyste po zakończeniu spisów zwraca się osobie odpowiedzialnej za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania. Ich przychód ujmuje się w księdze druków ścisłego zarachowania. Mogą być one ponowie wydane do wykorzystania w kolejnych spisach z natury zarządzonych w jednostce.

§ 36.1. Wypełniony arkusz spisu z natury powinien zawierać co najmniej:

  1. nazwę i adres jednostki,
  2. adnotację "druk ścisłego zarachowania" oraz oznaczenie niepowtarzalnym numerem/symbolem,
  3. określenie rodzaju i metody inwentaryzacji,
  4. nazwę i/lub numer pola spisowego,
  5. datę rozpoczęcia i zakończenia spisu (dzień, miesiąc, rok, a także godzinę rozpoczęcia i zakończenia - jeżeli jest to niezbędne do rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych),
  6. imiona i nazwiska oraz podpisy: członków zespołu spisowego, osoby materialnie odpowiedzialnej oraz innych osób uczestniczących w spisie,
  7. numer kolejny pozycji arkusza,
  8. szczegółowe określenie składnika majątku (w tym numer inwentarzowy lub symbol indeksu materiałowego, towarowego, produktowego),
  9. jednostkę miary,
  10. ilość stwierdzoną w czasie spisu z natury,
  11. cenę za jednostkę miary i wartość wynikającą z przemnożenia ilości składnika majątku stwierdzonej w czasie spisu przez cenę jednostkową,
  12. podpisy osób dokonujących wyceny oraz sprawdzających poprawność formalną arkuszy i poprawność formalno-rachunkową wyceny.

2. Błędne zapisy naniesione na arkusze spisowe w polu spisowym mogą być korygowane wyłącznie podczas spisu w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej zgodnie z instrukcją dla zespołu spisowego - zestaw nr 2.

3. Jeśli w arkuszach na etapie ich kontroli formalno-rachunkowej przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej lub przez kontrolera spisowego w czasie kontroli spisów po ich zakończeniu zostaną ujawnione błędy dotyczące: oznaczenia składnika majątkowego (numer inwentarzowy, numer indeksu), nazwy składnika majątkowego, jednostki miary lub stwierdzonej ilości albo inne błędy mogące mieć wpływ na wynik spisu - nie poprawia się ich. W takim przypadku przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej powinien unieważnić spis w części i zarządzić jego ponowne przeprowadzenie.

4. Błędy powstałe na etapie wyceny wyników spisu powinny być poprawione i podpisane przez osobę, do której należało wykonanie tej czynności.

§ 37. W razie stwierdzenia w toku kontroli wyrywkowej lub w późniejszym czasie (np. podczas dokonywania wyceny wyników spisu w komórce księgowości):

  1. faktu pominięcia przy spisie składników majątkowych znajdujących się w poszczególnych polach spisowych - zarządza się przeprowadzenie spisów uzupełniających, których wyniki ujmuje się na oddzielnych arkuszach spisowych, oznaczonych adnotacją "Spis uzupełniający",
  2. nierzetelności spisu - unieważnia się spis w całości lub w części (jeśli nieprawidłowości dotyczą tylko jednego lub kilku pól spisowych) i zarządza jego ponowne przeprowadzenie w całości lub w odpowiedniej części. Arkusze spisowe, na których ujęto unieważnione wyniki spisu, przekreśla się na krzyż. Trzeba dodać adnotację "unieważniono", opatrzoną datą i podpisem przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej. O unieważnieniu spisu w całości lub części i jego przyczynach zamieszcza się zapis w protokole inwentaryzacji metodą spisu z natury.

Dział III. Rozliczanie wyników spisu z natury

A. Rozliczanie spisu z natury zapasów

§ 38.1. Rozliczenie spisu z natury zapasów własnych obejmuje:

  1. wycenę poszczególnych składników zapasów objętych spisem z natury,
  2. porównanie wyników spisu z danymi bieżącej ewidencji księgowej i ustalenie różnic inwentaryzacyjnych,
  3. wyjaśnienie przyczyn różnic i zaproponowanie sposobu ich rozliczenia,
  4. dokonanie księgowań doprowadzających stany księgowe zapasów do stanów rzeczywistych, wynikających ze spisu z natury.

2. Rozliczenie spisu z natury zapasów obcych obejmuje porównanie danych o ich ilości, wynikających z arkuszy spisowych, z danymi ewidencji pozabilansowej zapasów obcych. Wyników tych spisów nie wycenia się.

§ 39. Wycena wyników spisu z natury zapasów należy do obowiązków:

    1. zespołu spisowego - w przypadku spisu towarów i opakowań w punktach sprzedaży detalicznej,
    2. pracowników księgowości prowadzących ewidencją pomocniczą zapasów pod nadzorem głównego księgowego - w pozostałych przypadkach.

§ 40.1. Wycena wyników spisu polega na ustaleniu dla każdego spisanego składnika majątkowego jego ceny jednostkowej i wartości ogółem (czyli iloczynu ceny i stwierdzonej faktycznej ilości składnika majątkowego).

2. Wyniki wyceny ujmuje się na arkuszach spisu z natury14 w pozycjach: "Cena" i "Wartość".

Zapisy alternatywne

14 Jednostki mogą stosować także inne zasady wyceny. Alternatywne zapisy ust. 2 wraz z dodanymi ust. 3 do 6 brzmią wtedy:

2. Wyniki wyceny dla zapasów objętych tylko ewidencją wartościową lub nieobjętych w ogóle ewidencją księgową ujmuje się na arkuszach spisu z natury w pozycjach: "Cena" i "Wartość".

3. Wyniki wyceny dla zapasów objętych ewidencją ilościowo-wartościową lub ilościową ujmuje się od razu na zestawieniach zbiorczych wyników spisu z natury ze specyfikacją różnic inwentaryzacyjnych. Wzór zestawienia stanowi załącznik nr 9 do instrukcji inwentaryzacyjnej (patrz wzór nr 11 w dodatku elektronicznym).

4. Do zestawień zbiorczych przenosi się odrębnie każdy poszczególny asortyment zapasów wykazany w arkuszu spisowym i figurujący w ewidencji księgowej. W przypadku spisania w różnych pozycjach arkuszy spisowych tych samych asortymentów składowanych w różnych miejscach na etapie sporządzania zestawień zbiorczych stany tych zapasów sumuje się i wykazuje w jednej pozycji.

5. Odrębne zestawienia zbiorcze sporządza się dla:

  1. rodzajów zapasów (np. materiałów, towarów, wyrobów gotowych, półfabrykatów),

  2. osób materialnie odpowiedzialnych (np. magazynierów).

6. W zestawieniach zbiorczych podaje się:

  1. nazwę stosowaną w ewidencji,

  2. symbol indeksu lub kodu,

  3. jednostkę miary,

  4. cenę jednostkową,

  5. ilość wykazaną w ewidencji,

  6. ilość stwierdzoną w drodze spisu z natury,

  7. ilościowe różnice inwentaryzacyjne (odrębnie niedobory i nadwyżki) i ich wartość.

§ 41. Zapasy objęte ewidencją ilościowo-wartościową mogą być wyceniane w sposób uproszczony. Uproszczenie polega na wycenianiu wyłącznie stwierdzonych różnic inwentaryzacyjnych. Nie wycenia się każdego składnika wymienionego w arkuszu spisowym lub zestawieniu zbiorczym. Cenę i wartość należy ustalić tylko dla niedoboru lub nadwyżki danego składnika zapasów. Trzeba wpisać je w zestawieniach zbiorczych wyników spisu z natury ze specyfikacją różnic inwentaryzacyjnych (postanowienie fakultatywne - jednostki mogą z niego korzystać, ale nie muszą - stanowi istotne uproszczenie przy wycenie i rozliczaniu wyników spisu w technice ręcznej).

§ 42. Wycena wyników spisu z natury odbywa się dla zapasów według cen (wybrać właściwe, zgodnie z postanowieniami zakładowego planu kont jednostki w zakresie wyceny rzeczowych składników majątku obrotowego):

  1. zapasy objęte ewidencją ilościowo-wartościową lub tylko wartościową - wycenia się według cen stosowanych w tej ewidencji ... (ceny rzeczywiste ustalone na poziomie cen nabycia lub zakupu bądź kosztów wytworzenia, albo stałe ceny ewidencyjne, albo ceny sprzedaży);
  2. zapasy objęte wyłącznie ewidencją ilościową lub nieobjęte ewidencją księgową dla:
  • materiałów i towarów - wycenia się według … (cen zakupu lub nabycia) z zastosowaniem metody pierwsze przyszło, pierwsze wyszło (FIFO),
  • wyrobów gotowych i półproduktów - wycenia się według ... (rzeczywistych lub planowanych kosztów wytworzenia, a w uzasadnionych przypadkach - według ceny sprzedaży netto).

§ 43.1. Porównanie wyników spisu z zapisami ksiąg rachunkowych i ustalenie różnic inwentaryzacyjnych należy do obowiązków pracowników księgowości prowadzących ewidencję pomocniczą zapasów, pod nadzorem głównego księgowego.

2. Porównuje się zapisy arkuszy spisu z natury (alternatywnie: zestawień zbiorczych wyników spisu z natury) z zapisami w ewidencji księgowej.

§ 44.1. 15 Zakres porównania dla zapasów objętych ewidencją ilościowo-wartościową obejmuje:

  1. identyczność porównywanych składników zapasów na podstawie ich nazwy i symbolu indeksu,
  2. zgodność jednostek miary danego składnika stosowanych podczas spisu i w ewidencji księgowej,
  3. identyczność cen przyjętych do wyceny spisu z cenami stosowanymi w ewidencji ilościowo-wartościowej,
  4. liczbę (ilość) składników zapasów ujętą w ewidencji księgowej z ustaloną w czasie spisu.

2. Jeżeli stan asortymentu zapasu objętego ewidencją księgową nie ma odpowiednika w arkuszu spisu z natury lub na odwrót, należy wstępnie ustalić, czy przyczyną różnicy nie jest pomyłka w nazwie, indeksie lub jednostce miary. W szczególności można zgłosić do przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej konieczność przeprowadzenia spisu powtórnego lub uzupełniającego. Jeśli taki spis nie doprowadzi do usunięcia wątpliwości, rozbieżności trzeba zakwalifikować jako różnice inwentaryzacyjne.

3. Wynikiem porównania jest ustalenie różnic inwentaryzacyjnych ilościowo-wartościowych. Różnice te wykazuje się w zestawieniach zbiorczych wyników spisu z natury ze specyfikacją różnic inwentaryzacyjnych.

§ 45.15 Zakres porównania dla zapasów objętych ewidencją ilościową obejmuje liczbę (ilość) składników zapasów ujętą w ewidencji księgowej z ustaloną w czasie spisu. Wynikiem sprawdzenia jest ustalenie różnic ilościowych wykazanych w zestawieniach zbiorczych wyników spisu z natury ze specyfikacją różnic inwentaryzacyjnych.

§ 46.15 Zakres porównania dla zapasów objętych ewidencją wartościową obejmuje porównanie łącznej wartości zapasu, wynikającej z podsumowania wycenionych arkuszy spisu z natury, z danymi ewidencji księgowej. Wynikiem porównania jest różnica wartościowa. Nie trzeba ustalać, których składników zapasów ona dotyczy.

§ 47.15 Wyników spisu z natury zapasów zwolnionych z obowiązku ewidencji księgowej z niczym się nie porównuje. Nie trzeba sporządzać zestawień zbiorczych wyników spisu z natury ani zestawień różnic inwentaryzacyjnych. Ustalone stany ilościowe ujmuje się łącznie (jedną kwotą) w ewidencji księgowej na podstawie wycenionych arkuszy spisowych.

15 W instrukcji należy podać tylko te postanowienia, które dotyczą danej jednostki ze względu na przyjęte rozwiązania w ewidencji zapasów.

§ 48.1. Różnice inwentaryzacyjne w zapasach mogą mieć postać:

  1. niedoborów,
  2. nadwyżek,
  3. szkód (czyli obniżenia przydatności gospodarczej danego składnika zapasów).

2. Po ustaleniu różnic inwentaryzacyjnych przenosi się je do zestawień zbiorczych wyników spisu z natury ze specyfikacją różnic inwentaryzacyjnych:

  1. ilościowych - niedobory, nadwyżki,
  2. wartościowych - szkody.

3. Zatwierdzone zestawienia przekazuje się przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego przyczyny powstania różnic i wskazania sposobu ich likwidacji.

§ 49. Jeżeli porównanie stanów zapasów ustalonych w drodze spisu z natury ze stanami wykazanymi w ewidencji księgowej nie wykazuje różnic, główny księgowy informuje o tym przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej. Zapis na ten temat zamieszcza się w protokole inwentaryzacji. W tym przypadku postępowanie inwentaryzacyjne jest zakończone.

§ 50.1. Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych należy do obowiązków komisji inwentaryzacyjnej. 2. Komisja inwentaryzacyjna powinna:

  1. przeprowadzić rozmowy z osobami odpowiedzialnymi za zapasy, a treść uzgodnień potwierdzić protokolarnie i/lub pobrać od tych osób wyjaśnienia na piśmie,
  2. uzyskać dodatkowe informacje o przyczynach powstania różnic od innych pracowników jednostki,
  3. zapoznać się z dowodami źródłowymi i zapisami ewidencji księgowej, zlecając w razie potrzeby ich sprawdzenie.

3. Komisja inwentaryzacyjna może na tym etapie zadecydować także o przeprowadzeniu spisów uzupełniających lub powtórnych. W szczególności jest to uzasadnione w sytuacji, gdy:

  1. nie można ustalić przyczyn powstania różnic,
  2. stwierdzono uchybienia w przeprowadzaniu spisu,
  3. wniesiono zastrzeżenia co do poprawności i obiektywizmu ustaleń spisu,
  4. osoba odpowiedzialna za zapasy odmówiła podpisania arkuszy spisowych.

4. Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych przeprowadza się dla każdej różnicy oddzielnie. Dla każdego składnika majątkowego, dla którego stwierdzono nadwyżkę, niedobór lub obniżenie wartości wskutek szkody, ustala się przyczynę wystąpienia tej różnicy. Proponuje się sposób rozliczenia różnicy, podając jego uzasadnienie.

5. Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych przebiega według siedmiostopniowej procedury, gdzie poszczególne czynności należy wykonywać w podanej kolejności:

  1. eliminacja różnic pozornych,
  2. eliminacja różnic w składnikach majątkowych, których stan jest ustalany w drodze pomiarów szacunkowych i obliczeń technicznych, mieszczących się w granicach błędów nieistotnych,
  3. ustalenie niedoborów usprawiedliwionych i ich odpisanie,
  4. ustalenie niedoborów nieusprawiedliwionych i osób winnych ich powstania,
  5. ustalenie i rozliczenie szkód,
  6. ustalenie nadwyżek,
  7. skompensowanie niedoborów niezawinionych i nadwyżek.

§ 51.1. Niedobory i nadwyżki pozorne są wynikiem:

  1. błędów i pomyłek w dokumentach obrotu zapasami (np. rozchodowanie lub zaprzychodowanie materiałów o podobnej nazwie na niewłaściwych kartach magazynowych, błędne zawyżenie lub zaniżenie przychodu lub rozchodu na skutek przestawienia cyfr w liczbach sztuk),
  2. błędów i pomyłek w ewidencji księgowej (np. pominięcie przychodu/rozchodu w ewidencji, zaksięgowanie przychodu/rozchodu niechronologicznie, ujęcie przychodu/rozchodu w niewłaściwej ilości, ujęcie przychodu jako rozchodu i na odwrót),
  3. błędów popełnionych podczas czynności spisowych (np. pominięcie albo podwójne spisanie składnika zapasów, błędy w pomiarach),
  4. pomyłki przy wycenie wyników spisu (np. pominięcie pozycji lub wpisanie niewłaściwej ilości danego składnika zapasów przy przenoszeniu danych z arkuszy spisowych do zestawień zbiorczych).

2. W celu wyeliminowania różnic pozornych należy:

  1. sprawdzić dowody księgowe i dokonane na ich podstawie zapisy w ewidencji magazynowej oraz w ewidencji księgowej pomocniczej zapasów,
  2. przeprowadzić kontrolę rzetelności spisu przez sprawdzenie prawidłowości wybranych pozycji z arkuszy spisowych ze stanem rzeczywistym,
  3. pobrać wyjaśnienia od pracowników księgowości i pracownika odpowiedzialnego materialnie za składniki mienia.

3. Różnice pozorne likwiduje się przez wprowadzenie korekt do błędnie wystawionych dowodów księgowych (w trybie odpowiednim do rodzaju dowodu i błędu) i/lub skorygowanie błędnych zapisów w ewidencji magazynowej i/lub w księgach rachunkowych.

§ 52. Dla składników zapasów, których stan określa się za pomocą pomiarów szacunkowych i obliczeń technicznych, ustala się dopuszczalne granice różnic inwentaryzacyjnych niewymagających wyjaśnienia (tzw. różnice nieistotne). Są one naturalną konsekwencją szacowania stanu zapasów zamiast ich dokładnego pomiaru. Wielkość błędów pomiarowych zależy od rodzaju inwentaryzowanych rzeczy. Ich wykaz stanowi załącznik nr 10 do instrukcji inwentaryzacyjnej16. Jeśli różnica między stanem ustalonym w drodze spisu a stanem ewidencyjnym mieści się w tych granicach, stan ewidencyjny uznaje się za zgodny z rzeczywistością. Rozbieżność uznaje się za niebyłą. Nie wykazuje się jej w protokole rozliczenia różnic.

16 Nie dołączono wzoru tego załącznika do opracowania. Jednostka musi sama ustalić przyjętą wielkość błędów, ponieważ nie jest to unormowane przez przepisy ogólnie obowiązujące. Zależy to od rodzaju rzeczy i warunków ich przechowywania. Zwyczajowo górna granica błędów uznawanych za nieistotne jest ustalana w granicach od 5% do 10%. Jeśli stwierdzone różnice zarówno na plus, jak i na minus mieszczą się w tych granicach, jednostka może uznać stan ewidencyjny za prawidłowy i nie korygować zapisów w księgach rachunkowych.

§ 53.1. Niedobory usprawiedliwione to takie, które powstały z przyczyn niezależnych od osób odpowiedzialnych. Niedobory kwalifikuje się do usprawiedliwionych na podstawie:

  1. wyjaśnień składanych przez pracownika odpowiedzialnego za zapasy, pracowników księgowości i pracowników innych komórek organizacyjnych,
  2. norm ubytków naturalnych,
  3. sprawdzenia dokumentacji źródłowej i zapisów ksiąg rachunkowych,
  4. oględzin przyrządów pomiarowych.

2. Za ubytki usprawiedliwione uznaje się m.in. niedobory spowodowane zdarzeniami losowymi (np. pożar, powódź, wichura, zalanie, kradzież). Ich wartość spisuje się w pozostałe koszty operacyjne.

3. Ubytki naturalne to niedobory wynikające z:

  1. cech zapasów lub procesów fizykochemicznych, takich jak: wysychanie, ulatnianie, parowanie, wykruszanie, stłuczka lub inne zjawiska o podobnym charakterze,
  2. wykonywania czynności manipulacyjnych koniecznych w procesie transportu, składowania, przyjmowania, wydawania, pakowania (np. ulewanie, rozpylenie, usypywanie się w trakcie przewożenia lub przenoszenia albo przepakowywania).

4. Za ubytki naturalne uznaje się tylko ubytki mieszczące się w granicach norm, ustalonych w załączniku nr 1117.

5. Ubytki przekraczające normy rozlicza się na zasadach ogólnych. Zależnie od okoliczności ich powstania zalicza się je do ubytków usprawiedliwionych lub nieusprawiedliwionych.

6. Ubytki naturalne i usprawiedliwione ubytki przekraczające normy ubytków naturalnych spisuje się w koszty działalności operacyjnej.

7. Za ubytki usprawiedliwione uznaje się niedobory spowodowane niedokładnością urządzeń pomiarowych stosowanych do pomiaru przychodów lub rozchodów zapasów, mieszczące się w granicach tolerancji urządzeń pomiarowych. Spisuje się je w koszty działalności operacyjnej.

8. Za usprawiedliwione uznaje się niedobory wynikające z dostarczenia mniejszej ilości rzeczy niż wykazana w dowodzie nabycia, co nie zostało wykryte przy odbiorze. Ich wartość spisuje się w pozostałe koszty operacyjne.

9. Za usprawiedliwione uznaje się niedobory wynikające z pomyłkowej zamiany podobnych składników zapasów (przy przychodzie lub rozchodzie). Ich wartość kompensuje się z nadwyżkami. Przy braku możliwości kompensaty obciąża się nimi koszty działalności operacyjnej.

17 Nie przygotowano wzoru tego załącznika. Jednostka musi sama ustalić granice ubytków naturalnych dla poszczególnych rodzajów zapasów. Zależy to od rodzaju rzeczy i warunków ich przechowywania. Zwyczajowo górna granica ubytków naturalnych nie przekracza 10%.

§ 54.1. Niedobory uznaje się za nieusprawiedliwione, jeśli powstały na skutek zaniedbań, nadużyć, braku właściwego zabezpieczenia, ochrony lub niewłaściwych warunków składowania zapasów.

2. Za powstanie takich niedoborów odpowiadają pracownicy, którzy przyjęli odpowiedzialność materialną za powierzone im zapasy, na podstawie:

  1. oświadczenia o przyjęciu odpowiedzialności materialnej - zgodnie z art. 124 § 2 i 3 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (zwanej dalej: k.p.),
  2. umowy o przyjęciu wspólnej odpowiedzialności materialnej - zgodnie z art. 125 k.p.

Odpowiadają oni za niedobory w pełnej wysokości.

3. Jeśli pracownik zgadza się na poniesienie pełnej odpowiedzialności materialnej, niedobory zalicza się do kategorii bezspornych. Odnosi się je w ciężar pozostałych rozrachunków z pracownikami.

4. Pracownik może uwolnić się od odpowiedzialności, jeśli wykaże, że niedobór powstał z przyczyn od niego niezależnych, w szczególności wskutek niezapewnienia przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia. W takim przypadku niedobory zalicza się do kategorii spornych. Te z kolei dzieli się na niedobory sporne dochodzone na drodze sądowej i niedochodzone.

5. O dochodzeniu odszkodowań za niedobory decyduje kierownik jednostki. Kieruje sprawę do sądu pracy. Wartość niedoboru początkowo odnosi się w ciężar pozostałych rozrachunków z pracownikami. Od chwili złożenia pozwu do chwili ostatecznego rozstrzygnięcia sprawy przez sąd kwotę niedoboru przenosi się na konto służące do ewidencji roszczeń spornych. Zasądzoną należność z powrotem przenosi się na konto pozostałych rozrachunków z pracownikami. Jeśli sąd nie uzna powództwa jednostki za zasadne, kwotą niedoboru obciąża się pozostałe koszty operacyjne.

6. Kierownik jednostki może także zdecydować o tym, że nie będzie dochodził od pracownika odszkodowania za niedobór (w szczególności gdy jest to nieopłacalne ze względu na wysokość szkody). Zamiast tego może zastosować inne sankcje (np. upomnienie, pozbawienie premii, wypowiedzenie umowy o pracę). Niedobory niedochodzone obciążają pozostałe koszty operacyjne.

§ 55.1. Szkody w rzeczowych aktywach obrotowych powstają, gdy składniki znajdujące się na stanie jednostki utraciły całkowicie lub częściowo wartość użytkową (materiały, półprodukty) lub handlową (produkty, towary).

2. Szkody mogą powstać na skutek oddziaływania czynników:

  1. fizycznych - uszkodzenie, zniszczenie, przeterminowanie, zaschnięcie, odparowanie,
  2. ekonomicznych - postęp techniczny, informatyczny, technologiczny.

3. Szkody dzieli się tak jak niedobory - na pozorne, usprawiedliwione i nieusprawiedliwione. Należy je rozliczyć na podstawie zapisów w arkuszach spisowych (w pozycji "Uwagi" lub na podstawie odrębnych protokołów szkód), według osobnej pięciostopniowej procedury:

  1. ustalenie różnic jakościowych,
  2. wycena wstępna,
  3. weryfikacja jakości i wycena według cen sprzedaży netto możliwych do uzyskania,
  4. ustalenie szkód usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych,
  5. podjęcie decyzji przez kierownika jednostki co do sposobu rozliczenia szkód.

4. Różnice jakościowe ustala księgowy rozliczający wyniki spisów z natury po porównaniu zapisów w arkuszach spisowych i ewidencji księgowej pomocniczej zapasów. Ujmuje je w zestawieniu szkód (na druku zestawień zbiorczych wyników spisu z natury ze specyfikacją różnic inwentaryzacyjnych), podając:

  1. rodzaj zapasów (materiały, towary, produkty, półprodukty),
  2. asortyment,
  3. ilość,
  4. osobę odpowiedzialną (miejsce przechowywania).

5. Księgowy wycenia składniki majątkowe ujęte w zestawieniach szkód według cen przyjętych w ewidencji księgowej. Wypełnione zestawienia przekazuje przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej.

6. Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej przekazuje zestawienia szkód pracownikom wyznaczonym przez kierownika jednostki do weryfikacji stanu jakościowego składników zapasów. Weryfikację przeprowadza się poprzez oględziny w miejscu przechowywania tych rzeczy. Trzeba ustalić, czy zapasy są całkowicie niezdatne do użytku, czy też nie przedstawiają już wartości dla jednostki, ale można je sprzedać. Wyniki oględzin dokumentuje się w formie protokołu. Adekwatnie ustala się wartość rzeczy, przyjmując dla zapasów przeznaczonych do:

  1. zniszczenia - wartość zerową,
  2. sprzedaży - cenę sprzedaży netto możliwą do uzyskania.

Następnie ustala się wartość szkód. Trzeba odjąć od wartości wycenionej wartość księgową poszczególnych rzeczy.

Protokół przekazuje się przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej.

7. Komisja inwentaryzacyjna pod nadzorem przewodniczącego ustala przyczyny powstania szkód w każdym składniku majątkowym, stosując odpowiednio procedury dotyczące niedoborów.

§ 56.1. Nadwyżki powstają wtedy, gdy rzeczywisty stan zapasów jest wyższy niż stan ewidencyjny.

2. Ustalenie przyczyny powstania nadwyżek odbywa się na podstawie:

  1. wyjaśnień składanych przez pracownika odpowiedzialnego za zapasy, pracowników księgowości i innych komórek organizacyjnych,
  2. sprawdzenia dokumentacji źródłowej i zapisów ksiąg rachunkowych,
  3. oględzin przyrządów pomiarowych.

3. Nadwyżki powstałe na skutek:

  1. nieudokumentowanych zwrotów wewnętrznych, nieudokumentowanego przyjęcia odzysków po likwidacji środków trwałych, przyjęcia dostaw wyższych niż podane w dokumencie sprzedaży oraz takie, dla których nie udało się wyjaśnić przyczyny ich powstania - odnosi się na pozostałe przychody operacyjne,
  2. niedokładności urządzeń pomiarowych stosowanych do pomiaru przychodów lub rozchodów zapasów, mieszczące się w granicach tolerancji urządzeń pomiarowych - odnosi się na zmniejszenie kosztów działalności operacyjnej,
  3. pomyłkowej zamiany podobnych składników zapasów (przy przychodzie lub rozchodzie) - kompensuje się z niedoborami, a przy braku możliwości kompensaty - odnosi się na zmniejszenie kosztów działalności operacyjnej.

§ 57.1. Kompensata oznacza wzajemne pokrycie wartości niedoborów nadwyżkami.

2. Kompensata jest dopuszczalna tylko wtedy, gdy łącznie są spełnione następujące warunki:

  1. niedobór i nadwyżka dotyczą podobnych asortymentów zapasów albo znajdują się w podobnych opakowaniach, co pozwala sądzić, że nastąpiła pomyłka przy ich wydawaniu lub przyjmowaniu,
  2. niedobór i nadwyżka dotyczą zapasów powierzonych tej samej osobie odpowiedzialnej (lub tej samej grupie osób, które podpisały umowę o wspólnej odpowiedzialności materialnej),
  3. niedobór i nadwyżka zapasów zostały stwierdzone podczas tego samego spisu z natury.

3. Z inicjatywą kompensaty występuje osoba odpowiedzialna za zapasy. Wykaz proponowanych kompensat ujmuje się w zestawieniu kompensat. Wzór zestawienia stanowi załącznik nr 12 do instrukcji inwentaryzacyjnej (patrz wzór nr 12 w dodatku elektronicznym).

4. Kompensaty rozlicza księgowy odpowiedzialny za ewidencję pomocniczą kompensowanych składników majątkowych. Przy rozliczaniu kompensat stosuje się zasadę mniejszej ilości i niższej ceny. Oznacza to, że jeżeli niedobór i nadwyżka różnią się co do:

  1. ilości - wielkość niedoboru albo nadwyżki ustala się, biorąc pod uwagę mniejszą ilość,
  2. ceny - do wyceny kompensaty przyjmuje się tę cenę składnika, która jest niższa.

5. Po dokonaniu kompensat mogą nie pozostać żadne różnice. Mogą też występować różnice ilościowe i wartościowe. Różnice te rozlicza się na takich samych zasadach jak nadwyżki i niedobory, które ze względu na niespełnienie wymaganych warunków nie mogą być kompensowane.

B. Rozliczanie spisu z natury środków trwałych

§ 58.1. Rozliczenie wyników spisu z natury własnych środków trwałych obejmuje:

  1. wycenę,
  2. porównanie wyników spisu z danymi pomocniczej ewidencji księgowej i ustalenie różnic inwentaryzacyjnych,
  3. wyjaśnienie przyczyn różnic i zaproponowanie sposobu ich rozliczenia,
  4. dokonanie księgowań doprowadzających stany księgowe do stanów rzeczywistych wynikających ze spisu z natury.

2. Rozliczenie spisu z natury obcych środków trwałych obejmuje porównanie danych o ich ilości wynikających z arkuszy spisowych z danymi ewidencji pozabilansowej obcych środków trwałych. Wyników tych spisów nie wycenia się.

§ 59. Wycena wyników spisu z natury środków trwałych należy do obowiązków pracowników księgowości, prowadzących ewidencję pomocniczą środków trwałych pod nadzorem głównego księgowego.

§ 60.1. Wycena wyników spisu polega na ustaleniu dla każdego spisanego pojedynczego obiektu inwentarzowego środka trwałego jego ceny jednostkowej i wartości ogółem (czyli iloczynu ceny i stwierdzonej faktycznej ilości składnika majątkowego). W przypadku zbiorczych obiektów inwentarzowych środków trwałych wycenia się środek trwały jako całość. Wartość jego części składowych, dodatkowych i peryferyjnych podaje się tylko wtedy, gdy stwierdzi się ich niedobór lub nadwyżkę. Jeśli wartość części nie jest podana w ewidencji pomocniczej, wycenia się ją zgodnie z zasadami podanymi w instrukcji gospodarki środkami trwałymi.

2. Wyniki wyceny ujmuje się na arkuszach spisu z natury18 w pozycjach: "Cena" i "Wartość".

Zapisy alternatywne

18 Jednostki mogą stosować także inne zasady wyceny. Ustęp 1 § 60 pozostaje wtedy bez zmian. Zamiast ust. 2 dodaje się ust. od 2 do 5 w brzmieniu:

2. Wyniki wyceny dla środków trwałych objętych ewidencją ilościowo-wartościową lub ilościową ujmuje się od razu na zestawieniach zbiorczych wyników spisu z natury ze specyfikacją różnic inwentaryzacyjnych. Wzór zestawienia stanowi załącznik nr 9 do instrukcji inwentaryzacyjnej (patrz wzór nr 11 w dodatku elektronicznym).

3. Do zestawień zbiorczych przenosi się odrębnie każdy poszczególny obiekt inwentarzowy środków trwałych wykazany w arkuszu spisowym i figurujący w ewidencji księgowej.

4. Odrębne zestawienia zbiorcze sporządza się dla środków trwałych ewidencjonowanych na różnych kontach syntetycznych i ujętych wyłącznie w pozabilansowej ewidencji ilościowej.

5. W zestawieniach zbiorczych podaje się:

  1. nazwę stosowaną w ewidencji,

  2. numer inwentarzowy,

  3. jednostkę miary,

  4. cenę jednostkową,

  5. ilość wykazaną w ewidencji,

  6. ilość stwierdzoną w drodze spisu z natury,

  7. ilościowe różnice inwentaryzacyjne (odrębnie niedobory i nadwyżki) i ich wartość.

§ 61. Środki trwałe objęte ewidencją ilościowo-wartościową mogą być wyceniane w sposób uproszczony. Uproszczenie polega na wycenianiu wyłącznie stwierdzonych różnic inwentaryzacyjnych. Nie wycenia się każdego składnika wymienionego w arkuszu spisowym lub zestawieniu zbiorczym. Cenę i wartość należy ustalić tylko dla niedoboru lub nadwyżki, wpisując je w zestawieniach zbiorczych wyników spisu z natury lub w zestawieniach różnic inwentaryzacyjnych (postanowienie fakultatywne - jednostki mogą z niego korzystać, ale nie muszą. Stanowi istotne uproszczenie przy wycenie i rozliczaniu wyników spisu w technice ręcznej).

§ 62. Wycena wyników spisu z natury odbywa się dla środków trwałych według wartości początkowej (brutto), ujętej na kontach syntetycznych lub w pozabilansowej ewidencji ilościowej. Nadwyżki wycenia się według zasad przewidzianych dla ujawnienia środków trwałych, opisanych w instrukcji gospodarki środkami trwałymi.

§ 63.1. Porównanie wyników spisu do zapisów ksiąg rachunkowych i ustalenie różnic inwentaryzacyjnych należy do obowiązków pracowników księgowości prowadzących ewidencję pomocniczą środków trwałych, pod nadzorem głównego księgowego.

2. Porównuje się zapisy arkuszy spisu z natury (alternatywnie: zestawień zbiorczych wyników spisu z natury) z zapisami w ewidencji księgowej.

§ 64.1.19 Zakres porównania dla środków trwałych objętych ewidencją ilościowo-wartościową obejmuje:

  1. identyczność porównywanych składników zapasów na podstawie ich nazwy i numeru inwentarzowego (dla zbiorczych obiektów inwentarzowych - w odniesieniu do każdej części składowej, dodatkowej i peryferyjnej na podstawie ich nazwy i numeru podinwentarzowego),
  2. liczbę środków trwałych ujętą w ewidencji księgowej z ustaloną w czasie spisu.

2. Jeżeli obiekt inwentarzowy środka trwałego objętego ewidencją księgową nie ma odpowiednika w arkuszu spisu z natury lub na odwrót, należy wstępnie ustalić, czy przyczyną różnicy nie jest pomyłka w nazwie lub numerze inwentarzowym (podinwentarzowym). W szczególności można zgłosić do przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej konieczność przeprowadzenia spisu powtórnego lub uzupełniającego. Jeśli taki spis nie doprowadzi do usunięcia wątpliwości, rozbieżności trzeba zakwalifikować jako różnicę inwentaryzacyjną.

3. Wynikiem porównania jest ustalenie różnic inwentaryzacyjnych ilościowo-wartościowych. Różnice te wykazuje się w zestawieniach zbiorczych wyników spisu z natury ze specyfikacją różnic inwentaryzacyjnych.

§ 65.19 Zakres porównania dla środków trwałych objętych ewidencją ilościową obejmuje liczbę (ilość) składników majątkowych ujętą w ewidencji księgowej z ustaloną w czasie spisu. Wynikiem sprawdzenia jest ustalenie różnic ilościowych wykazanych w zestawieniach zbiorczych wyników spisu z natury ze specyfikacją różnic inwentaryzacyjnych.

19 W Instrukcji należy podać tylko rozwiązania stosowane w jednostce.

§ 66.1. Różnice inwentaryzacyjne w środkach trwałych mogą mieć postać:

  1. niedoborów,
  2. nadwyżek,
  3. szkód (czyli obniżenia wartości użytkowej).

2. Po ustaleniu różnic inwentaryzacyjnych przenosi się je do zestawień różnic inwentaryzacyjnych:

  1. ilościowych - niedobory, nadwyżki,
  2. wartościowych - szkody.

3. Zatwierdzone zestawienia przekazuje się przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego przyczyny powstania różnic i wskazania sposobu ich likwidacji.

§ 67. Jeżeli porównanie stanów środków trwałych ustalonych w drodze spisu z natury ze stanami wykazanymi w ewidencji księgowej nie wykazuje różnic, główny księgowy informuje o tym przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej. Zapis na ten temat zamieszcza się w protokole inwentaryzacji. W tym przypadku postępowanie inwentaryzacyjne jest zakończone.

§ 68.1. Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych należy do obowiązków komisji inwentaryzacyjnej. 2. Komisja inwentaryzacyjna powinna:

  1. przeprowadzić rozmowy z osobami odpowiedzialnymi za środki trwałe, a treść wyjaśnień potwierdzić protokolarnie i/lub pobrać od tych osób wyjaśnienia na piśmie,
  2. uzyskać dodatkowe informacje o przyczynach powstania różnic od innych pracowników jednostki,
  3. zapoznać się z dowodami źródłowymi i zapisami ewidencji księgowej, zlecając w razie potrzeby ich sprawdzenie.

3. Komisja inwentaryzacyjna może na tym etapie zadecydować także o przeprowadzeniu spisów uzupełniających lub powtórnych. W szczególności jest to uzasadnione w sytuacji, gdy:

  1. nie można ustalić przyczyn powstania różnic,
  2. stwierdzono uchybienia w przeprowadzaniu spisu,
  3. wniesiono zastrzeżenia co do poprawności i obiektywizmu ustaleń spisu,
  4. osoba odpowiedzialna odmówiła podpisania arkuszy spisowych.

4. Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych przeprowadza się dla każdej różnicy oddzielnie. Dla każdego środka trwałego, dla którego stwierdzono nadwyżkę, niedobór lub obniżenie wartości wskutek szkody, ustala się przyczynę wystąpienia tej różnicy i proponuje się sposób rozliczenia różnicy, podając jego uzasadnienie.

5. Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych przebiega według pięciostopniowej procedury, gdzie poszczególne czynności należy wykonywać w podanej kolejności:

  1. eliminacja różnic pozornych,
  2. ustalenie niedoborów usprawiedliwionych i ich odpisanie,
  3. ustalenie niedoborów nieusprawiedliwionych i osób winnych ich powstania,
  4. ustalenie i rozliczenie szkód,
  5. ustalenie nadwyżek.

§ 69.1. Niedobory i nadwyżki pozorne są wynikiem:

  1. błędów i pomyłek w dokumentach źródłowych i/lub w ewidencji księgowej (np. nieudokumentowanie przychodu/rozchodu/przemieszczenia wewnętrznego, pominięcie przychodu/rozchodu/przemieszczenia wewnętrznego w ewidencji, zaksięgowanie przychodu/rozchodu w niewłaściwej liczbie lub na niewłaściwym koncie, ujęcie przychodu jako rozchodu i na odwrót),
  2. błędów popełnionych podczas czynności spisowych (np. pominięcie albo podwójne spisanie środka trwałego, spisanie części dodatkowej lub peryferyjnej jako osobnego środka trwałego),
  3. pomyłki przy wycenie wyników spisu (np. pominięcie pozycji lub wpisanie niewłaściwej liczby środków trwałych przy przenoszeniu danych z arkuszy spisowych do zestawień zbiorczych).

2. W celu wyeliminowania różnic pozornych należy:

  1. sprawdzić dowody księgowe oraz dokonane na ich podstawie zapisy w ewidencji księgowej pomocniczej środków trwałych,
  2. przeprowadzić kontrolę rzetelności spisu przez sprawdzenie prawidłowości wybranych pozycji z arkuszy spisowych ze stanem rzeczywistym,
  3. pobrać wyjaśnienia od pracowników księgowości i pracownika odpowiedzialnego za składniki mienia.

3. Różnice pozorne likwiduje się przez wprowadzenie korekt do błędnie wystawionych dowodów księgowych (w trybie odpowiednim do rodzaju dowodu i błędu) i/lub skorygowanie błędnych zapisów w księgach rachunkowych. W przypadku pozornych nadwyżek środków trwałych, wynikających z nieudokumentowanego przyjęcia do użytkowania środków trwałych nabytych lub wytworzonych przez jednostkę, ich wartość ustala się na podstawie faktycznej ceny nabycia lub kosztów wytworzenia. Jeśli jednostka nie ma dokumentów koniecznych do wyceny, wartość ujawnionych środków trwałych wycenia się w cenie rynkowej, zgodnie z postanowieniami instrukcji gospodarki środkami trwałymi.

§ 70.1. Niedobory usprawiedliwione to takie, które powstały z przyczyn niezależnych od osób odpowiedzialnych. Niedobory kwalifikuje się do usprawiedliwionych na podstawie wyjaśnień składanych przez pracownika odpowiedzialnego za składniki mienia, pracowników księgowości i pracowników innych komórek organizacyjnych, sprawdzenia dokumentacji źródłowej i zapisów ksiąg rachunkowych.

2. Za usprawiedliwione uznaje się w szczególności niedobory spowodowane zdarzeniami losowymi (np. pożar, powódź, wichura, zalanie, kradzież lub zniszczenie przez osoby postronne). Ich wartość spisuje się w pozostałe koszty operacyjne.

§ 71.1. Niedobory uznaje się za nieusprawiedliwione, jeśli powstały na skutek zaniedbań, nadużyć, braku właściwego zabezpieczenia, ochrony lub niewłaściwych warunków użytkowania.

2. Za powstanie takich niedoborów odpowiadają pracownicy jednostki:

  1. którzy przyjęli odpowiedzialność materialną za powierzone im do osobistego użytku środki trwałe, na podstawie oświadczenia o przyjęciu odpowiedzialności materialnej z art. 124 § 2 i 3 k.p.,
  2. którym powierzono pieczę nad środkami trwałymi lub inni pracownicy - na ogólnych zasadach pracowniczej odpowiedzialności odszkodowawczej z art. 114-122 k.p.

3. Pracownik materialnie odpowiedzialny za środki trwałe powierzone mu do osobistego użytku odpowiada za niedobory w pełnej wysokości. Jeśli pracownik zgadza się na poniesienie pełnej odpowiedzialności materialnej, niedobory zalicza się do kategorii bezspornych. Odnosi się je w ciężar pozostałych rozrachunków z pracownikami. Pracownik materialnie odpowiedzialny może uwolnić się od odpowiedzialności, jeśli wykaże, że niedobór powstał z przyczyn od niego niezależnych, a w szczególności wskutek niezapewnienia przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia. W takim przypadku niedobory zalicza się do kategorii spornych. Te z kolei dzieli się na niedobory sporne dochodzone na drodze sądowej i niedochodzone.

4. Pracownicy sprawujący pieczę nad mieniem oraz inni pracownicy odpowiadają za niedobory zawinione powstałe wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych. Okoliczności uzasadniające odpowiedzialność pracownika i wysokość szkody musi wykazać pracodawca. Jeśli pracownik zgadza się z tymi ustaleniami, niedobory zalicza się do kategorii bezspornych. Odnosi się je w ciężar pozostałych rozrachunków z pracownikami. Pracownik może też nie zgodzić się z ustaleniami pracodawcy. W takim przypadku niedobory zalicza się do kategorii spornych. Te z kolei dzieli się na niedobory sporne dochodzone na drodze sądowej i niedochodzone.

5. O dochodzeniu odszkodowań za niedobory decyduje kierownik jednostki. Kieruje sprawę do sądu pracy. Wartość niedoboru początkowo odnosi się w ciężar pozostałych rozrachunków z pracownikami. Od chwili złożenia pozwu do chwili ostatecznego rozstrzygnięcia sprawy przez sąd kwotę niedoboru przenosi się na konto służące do ewidencji roszczeń spornych. Zasądzoną należność z powrotem przenosi się na konto pozostałych rozrachunków z pracownikami. Jeśli sąd nie uzna powództwa jednostki za zasadne, kwotą niedoboru obciąża się pozostałe koszty operacyjne.

6. Kierownik jednostki może także zdecydować o tym, że nie będzie dochodził od pracownika odszkodowania za niedobór (w szczególności gdy jest to nieopłacalne ze względu na wysokość szkody). Zamiast tego może zastosować inne sankcje (np. upomnienie, pozbawienie premii, wypowiedzenie umowy o pracę). Niedobory niedochodzone obciążają pozostałe koszty operacyjne.

§ 72.1. Szkody w środkach trwałych powstają, gdy składniki znajdujące się na stanie jednostki utraciły całkowicie lub częściowo wartość użytkową na skutek uszkodzenia lub zdekompletowania.

2. Szkody dzieli się tak jak niedobory - na pozorne, usprawiedliwione i nieusprawiedliwione.

3. Należy je rozliczyć na podstawie zapisów w arkuszach spisowych (w pozycji "Uwagi" lub na podstawie odrębnych protokołów szkód), według osobnej pięciostopniowej procedury:

  1. ustalenie różnic jakościowych,
  2. wycena wstępna,
  3. weryfikacja jakości i wycena szkód,
  4. ustalenie szkód usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych,
  5. podjęcie decyzji przez kierownika jednostki co do sposobu rozliczenia szkód.

4. Różnice jakościowe ustala księgowy rozliczający wyniki spisów z natury po porównaniu zapisów w arkuszach spisowych i ewidencji księgowej pomocniczej środków trwałych. Ujmuje je w zestawieniu szkód (druk zestawienia zbiorczych wyników spisu z natury ze specyfikacją różnic inwentaryzacyjnych). Trzeba podać:

  1. nazwę i numer inwentarzowy środka trwałego,
  2. ilość,
  3. osobę odpowiedzialną (miejsce użytkowania).

5. Na zestawieniu szkód księgowy wycenia środki trwałe ujęte w zestawieniach szkód według wartości początkowej (brutto). Wypełnione zestawienia przekazuje przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej.

6. Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej przekazuje zestawienia szkód pracownikom wyznaczonym przez kierownika jednostki do weryfikacji stanu jakościowego środków trwałych. Weryfikację przeprowadza się poprzez oględziny w miejscu użytkowania tych rzeczy. Trzeba ustalić:

  1. czy środki trwałe są całkowicie niezdatne do użytku (np. wskutek zniszczenia, zdekompletowani,
  2. czy są zdatne do użytku, ale ich wartość jest niższa (np. po odłączeniu drukarki od zespołu komputerowego można go nadal użytkować, ale jego wartość trzeba obniżyć o wartość drukarki).

Procedura ta jest wykonywana zgodnie z instrukcją gospodarki środkami trwałymi. Wyniki oględzin dokumentuje się w formie protokołu. Ustala się w nim wartość szkód. Protokół przekazuje się przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej.

7. Komisja inwentaryzacyjna pod nadzorem przewodniczącego ustala przyczyny powstania szkód w każdym składniku majątkowym, stosując odpowiednio procedury dotyczące niedoborów.

§ 73.1. Nadwyżki powstają wtedy, gdy rzeczywisty stan środków trwałych jest wyższy niż stan ewidencyjny.

2. Ustalenie przyczyny powstania nadwyżek odbywa się na podstawie wyjaśnień składanych przez pracownika odpowiedzialnego za mienie, pracowników księgowości i innych komórek organizacyjnych oraz sprawdzenia dokumentacji źródłowej i zapisów ksiąg rachunkowych. W szczególności nadwyżki powstają w wyniku nieudokumentowanego nieodpłatnego nabycia lub nieudokumentowanego przyjęcia odzysków w postaci części peryferyjnych środków trwałych po likwidacji zbiorczych obiektów inwentarzowych środków trwałych. Nadwyżki powstałe w tych okolicznościach, a także te, których przyczyn powstania nie udało się wyjaśnić, odnosi się na pozostałe przychody operacyjne.

3. Nadwyżki wycenia się według zasad opisanych w instrukcji gospodarki środkami trwałymi dla ujawnionych środków trwałych.

§ 74. Nadwyżek środków trwałych nie można kompensować z niedoborami.

C. Rozliczanie spisu z natury środków pieniężnych

§ 75.1. Spis środków pieniężnych odbywa się według ich wartości nominalnej (wskazanej na monetach i banknotach). W tej samej wartości gotówka jest ujmowana w raportach kasowych i ewidencji księgowej.

2. Bezpośrednio po przeliczeniu gotówki w kasie zespół spisowy porównuje jej stan do salda odpowiedniego raportu kasowego. Prawidłowy jest wyłącznie stan bez jakichkolwiek różnic.

3. Różnice inwentaryzacyjne w środkach pieniężnych mogą mieć postać niedoboru (manko) bądź nadwyżki (superata).

§ 76. Niedobory i nadwyżki kasowe mogą być rzeczywiste lub pozorne.

§ 77.1. Różnice pozorne wynikają z błędów popełnionych przy sporządzaniu raportu kasowego, w szczególności:

  1. błędów rachunkowych przy ustalaniu sum przychodów, rozchodów i salda końcowego,
  2. pomyłek przy wpisywaniu do raportu kasowego kwot wynikających z dowodów źródłowych, a także przy przenoszeniu salda zamknięcia z poprzedniego raportu,
  3. zaewidencjonowania operacji niezgodnie z jej treścią ekonomiczną (rozchód jako przychód i na odwrót) bądź niechronologicznie (w niewłaściwym raporcie kasowym).

2. Różnice pozorne wykrywa się, sprawdzając wszystkie zapisy raportu kasowego z dokumentacją źródłową. Trzeba także sprawdzić prawidłowość przeniesienia salda otwarcia bieżącego raportu z salda zamknięcia poprzedniego raportu oraz prawidłowość wszystkich obliczeń (przychody, rozchody, stan końcowy). Wykryte nieprawidłowości koryguje się przez wprowadzenie do raportu kasowego zapisów korygujących błędne zapisy.

§ 78.1. Różnice rzeczywiste mogą być wynikiem:

  1. niewydawania końcówek w groszach z powodu braku drobnych,
  2. omyłek przy wydawaniu reszty,
  3. zagarnięcia środków pieniężnych przez osoby postronne (innych pracowników jednostki, petentów) na skutek nieprzestrzegania przez kasjera zasad zabezpieczania gotówki lub niewłaściwego jej zabezpieczenia przez kierownictwo jednostki,
  4. dokonania wypłat z kasy bez dokumentu źródłowego,
  5. przyjęcia fałszywej monety lub banknotu (a także znaków pieniężnych wycofanych z obiegu, żetonów telefonicznych, żetonów do wózków w hipermarketach, drobnych monet w walutach zagranicznych itp.),
  6. dokonania wypłat z kasy na podstawie dowodów bez pokwitowania odbioru gotówki przez odbiorcę,
  7. celowego fałszowania dokumentacji kasowej i niszczenia dowodów przychodowych bądź wprowadzania fałszywych dowodów rozchodowych przez kasjera w celu zagarnięcia środków z kasy.

2. Bezpośrednio po ich stwierdzeniu należy je zaewidencjonować w odpowiednim raporcie kasowym. Następnie od razu trzeba pobrać wyjaśnienia od kasjera na temat przyczyn ich powstania. Wyjaśnia się przyczyny powstania nadwyżek i niedoborów, nawet gdy kasjer od razu zgadza się na ich pokrycie. Zarówno nadwyżki, jak i niedobory mogą świadczyć o nadużyciach kasowych. Wyjaśnienia kasjera dołącza się do protokołu inwentaryzacji kasy.

3. Rzeczywiste nadwyżki przyjmuje się na stan kasy.

4. Rzeczywiste niedobory pokrywa kasjer bez względu na przyczynę ich powstania, jeśli przyjął odpowiedzialność materialną za powierzoną gotówkę na podstawie oświadczenia o przyjęciu odpowiedzialności materialnej z art. 124 § 1 pkt 1 k.p. i zgadza się na ich pokrycie. Zalicza się je do kategorii bezspornych i odnosi w ciężar pozostałych rozrachunków z pracownikami. Kasjer może uwolnić się od odpowiedzialności, jeśli wykaże, że niedobór powstał z przyczyn od niego niezależnych, w szczególności wskutek niezapewnienia przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie gotówki. W takim przypadku niedobory zalicza się do kategorii spornych. Te z kolei dzieli się na niedobory sporne dochodzone na drodze sądowej i niedochodzone.

5. Jeśli kasjer nie podpisał oświadczenia o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za gotówkę, odpowiada za niedobory zawinione, powstałe wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych. Okoliczności uzasadniające odpowiedzialność kasjera i wysokość szkody musi wykazać pracodawca. Jeśli kasjer zgadza się z tymi ustaleniami, niedobory zalicza się do kategorii bezspornych. Odnosi się je w ciężar pozostałych rozrachunków z pracownikami. Pracownik może też nie zgodzić się z ustaleniami pracodawcy. W takim przypadku niedobory zalicza się do kategorii spornych. Te z kolei dzieli się na niedobory sporne dochodzone na drodze sądowej i niedochodzone.

6. O dochodzeniu odszkodowań za niedobory decyduje kierownik jednostki. Kieruje sprawę do sądu pracy. Wartość niedoboru początkowo odnosi się w ciężar pozostałych rozrachunków z pracownikami. Od chwili złożenia pozwu do chwili ostatecznego rozstrzygnięcia sprawy przez sąd kwotę niedoboru przenosi się na konto służące do ewidencji roszczeń spornych. Zasądzoną należność z powrotem przenosi się na konto pozostałych rozrachunków z pracownikami. Jeśli sąd nie uzna powództwa jednostki za zasadne, kwotą niedoboru obciąża się pozostałe koszty operacyjne.

7. Kierownik jednostki może także zdecydować o tym, że nie będzie dochodził od kasjera odszkodowania za niedobór (w szczególności gdy jest to nieopłacalne ze względu na wysokość szkody). Zamiast tego może zastosować inne sankcje (np. upomnienie, pozbawienie premii, wypowiedzenie umowy o pracę). Niedobory niedochodzone obciążają pozostałe koszty operacyjne.

D. Zakończenie spisu z natury

§ 79.1. Wyniki rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych dokumentuje się protokołem inwentaryzacji metodą spisu z natury. Wzór protokołu stanowi załącznik nr 13 do instrukcji inwentaryzacyjnej (patrz wzór nr 13 w dodatku elektronicznym). Za jego sporządzenie odpowiada przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej. W protokole zamieszcza się umotywowane wnioski co do sposobu rozliczenia każdej różnicy inwentaryzacyjnej. Do protokołu trzeba dołączyć dokumenty inwentaryzacyjne (w szczególności: arkusze spisu z natury, oświadczenia osób odpowiedzialnych za mienie, wyjaśnienia przyczyn powstania różnic) oraz rozliczeniowe (zbiorcze zestawienia wyników spisu z natury, zestawienia różnic ilościowych i jakościowych, zestawienia kompensat). W jednym protokole można ująć łącznie wyniki spisów z natury wszystkich składników majątkowych (zapasy, środki trwałe, środki pieniężne), przeprowadzanych w tym samym czasie.

2. Protokół powinien sprawdzić i zatwierdzić:

  1. radca prawny jednostki - pod względem prawidłowości wniosków co do ustalenia przyczyn powstania niedoborów i szkód oraz ewentualnego obciążenia nimi osób odpowiedzialnych,
  2. główny księgowy - pod względem formalnym (np. dopuszczalności kompensat) i rachunkowym.

Na dowód zatwierdzenia na protokole zamieszcza się datę i podpis. Po sprawdzeniu i zatwierdzeniu protokół należy przekazać kierownikowi jednostki.

3. Jeżeli w toku postępowania wyjaśniającego komisja inwentaryzacyjna uzna, że którakolwiek różnica inwentaryzacyjna powstała wskutek przestępstwa (kradzież, fałszerstwo), przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej powinien wystąpić do kierownika jednostki z pisemnym wnioskiem o powiadomienie organów ścigania.

§ 80. Kierownik jednostki rozpatruje i zatwierdza wnioski zawarte w protokole inwentaryzacji metodą spisu z natury. Na dowód zatwierdzenia na protokole zamieszcza datę i podpis.

§ 81.1. Zatwierdzony protokół jest dla komórki księgowości podstawą do ujęcia i rozliczenia wyników spisu w księgach rachunkowych. Rozliczenie trzeba zaksięgować pod datą spisu, jednak nie później niż 31 grudnia roku, za który była przeprowadzana inwentaryzacja.

2. Dokumentację inwentaryzacyjną (w szczególności zarządzenie kierownika jednostki o inwentaryzacji, arkusze spisowe, zestawienia zbiorcze wyników spisu z natury, zestawienia różnic inwentaryzacyjnych, zestawienia kompensat, protokoły rozliczeń) przechowuje się w jednostce przez 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczył spis z natury.

E. Postępowanie poinwentaryzacyjne

§ 82.1. Komisja inwentaryzacyjna - oprócz protokołu inwentaryzacji - sporządza i przedstawia kierownikowi jednostki sprawozdanie opisowe z przebiegu spisu z natury.

2. W sprawozdaniu ujmuje się w szczególności:

  1. uwagi na temat:
  • przygotowania pól spisowych do spisu,
  • przebiegu spisu z natury,
  • sposobu przechowywania zapasów, gotówki oraz zabezpieczenia użytkowanych środków trwałych,
  • prawidłowości prowadzenia dokumentacji obrotu zapasami, gotówką, środkami trwałymi,
  • udokumentowania wyników spisu;
  1. wnioski w zakresie:
  • usprawnienia zasad gospodarowania mieniem,
  • organizacji spisu z natury w przyszłości,
  • koniecznych uzupełnień lub zmian w wewnętrznych regulacjach jednostki dotyczących inwentaryzacji aktywów.

3. Sprawozdanie jest omawiane na spotkaniu poinwentaryzacyjnym, w którym biorą udział: kierownik jednostki, główny księgowy, przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej oraz kierownicy komórek organizacyjnych jednostki.

Dział IV. Uzgodnienie sald

§ 83.1. Uzgodnienie sald polega na otrzymaniu od banków i uzyskaniu od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości stanu:

  1. aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki,
  2. papierów wartościowych w formie zdematerializowanej,
  3. należności (w tym udzielonych pożyczek), z wyłączeniem: należności spornych i wątpliwych, należności od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych oraz z tytułów publicznoprawnych,
  4. powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów,

wykazanego w księgach rachunkowych jednostki. W razie stwierdzenia różnic trzeba je wyjaśnić i rozliczyć.

2. Częstotliwość i terminy okresowego potwierdzania sald są ustalone w art. 26 uor. Potwierdzenie sald może być też doraźnie stosowane do inwentaryzacji20:

  1. należności i zobowiązań jednostki od/wobec kontrahentów - w sytuacji zaniechania prowadzenia ksiąg rachunkowych jednostki lub ich nierzetelnego prowadzenia dla tej grupy pasywów,
  2. powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów - w sytuacji wystąpienia nagłych, nieprzewidzianych zdarzeń na terenie działania kontrahentów (np. powódź, wichura, pożar).

20 Postanowienia fakultatywne i przykładowe. Jednostki mogą ich nie wprowadzać albo wprowadzić inne.

§ 84. W efekcie przeprowadzenia uzgodnienia sald jednostka powinna uzyskać potwierdzenie, że:

  1. faktycznie ma zdeponowane na rachunkach bankowych środki pieniężne w określonych kwotach,
  2. ma papiery wartościowe w formie zdematerializowanej w określonej liczbie i o określonej wartości, wyemitowane przez inne podmioty,
  3. wykazane w jej księgach rachunkowych należności (w tym z tytułu udzielonych pożyczek oraz od kontrahentów) faktycznie istnieją w takiej wysokości i nie są przedawnione ani nieściągalne,
  4. składniki aktywów rzeczowych powierzone innym podmiotom rzeczywiście znajdują się we władaniu tych podmiotów (istnieją fizycznie, są w stanie umożliwiającym ich użytkowanie zgodnie z przeznaczeniem, nie zaginęły lub nie zostały skradzione).

§ 85. Za uzgodnienie sald z kontrahentami odpowiadają pracownicy księgowości prowadzący ewidencję pomocniczą należności, pod nadzorem głównego księgowego.

A. Potwierdzenie sald przez bank

§ 86.1. Potwierdzenia kwot środków pieniężnych jednostek przechowywanych na rachunkach bankowych bieżących, pomocniczych, lokat terminowych wystawiają banki według stanu na ostatni dzień roku obrotowego (31 grudnia), na początku nowego roku obrotowego.

2. Księgowy sprawdza zgodność sald rachunków bankowych wyspecyfikowanych przez bank z odpowiednimi saldami kont księgi głównej, służącymi do ewidencjonowania stanu środków pieniężnych na rachunkach bankowych.

3. Fakt weryfikacji w razie niestwierdzenia niezgodności potwierdza się na przesłanym do jednostki druku bankowym. Przy każdej pozycji księgowy zamieszcza adnotację "saldo zgodne z kontem syntetycznym ... (podać numer konta)", datę przeprowadzenia weryfikacji i czytelny podpis.

4. Jeśli zostaną stwierdzone niezgodności, trzeba je ująć w odrębnym protokole. Wzór protokołu stanowi załącznik nr 14 do instrukcji inwentaryzacyjnej (patrz wzór nr 14 w dodatku elektronicznym).

5. Środki na rachunkach bankowych należy zaksięgować zgodnie z potwierdzeniem z banku. Różnice trzeba ująć na plus/minus na koncie syntetycznym używanym do księgowania pozostałych rozrachunków, analitycznie jako mylne obciążenia i uznania bankowe. Następnie należy przystąpić do wyjaśniania przyczyn powstania niezgodności.

6. W pierwszej kolejności wyklucza się błędy w jednostce. W tym celu trzeba porównać zapisy w wyciągach bankowych i księgach rachunkowych jednostki. Błędne zapisy koryguje się własnym dowodem wewnętrznym jednostki.

7. Jeśli zapisy w ewidencji jednostki są prawidłowe, jednostka zwraca się o wyjaśnienia do banku. Bank koryguje błędy i wystawia bankową notę memoriałową. Dowód ten jest podstawą skorygowania salda w ewidencji jednostki.

B. Uzgadnianie sald należności z kontrahentami

§ 87. Uzgodnienie sald należności z kontrahentami inicjuje jednostka jako wierzyciel. Dłużnicy, którzy otrzymali wezwanie do potwierdzenia salda, powinni udzielić na nie odpowiedzi:

  1. uznając saldo za zgodne w całości,
  2. uznając saldo za zgodne w części - z podaniem kwoty różnicy i dokumentów, z których ona wynika,
  3. kwestionując saldo w całości (odmowa potwierdzenia salda z podaniem przyczyn).

§ 88.1. Nie uzgadnia się sald należności uznanych za nieistotne. Salda te inwentaryzuje się w sposób uproszczony - metodą weryfikacji z dokumentacją.

2. Za nieistotne uznaje się salda od 0 do ... (np. 100 zł - jest to kwota przykładowa; jednostka musi sama ustalić, jaka kwota może być w niej uznana za nieistotną).

3. Uproszczenia z ust. 2 nie stosuje się w przypadku sald nieistotnych, jeśli w ciągu roku obrotowego wystąpiły istotne pod względem częstotliwości lub kwot obroty z kontrahentem. Obroty uznaje się za istotne, jeśli ... (np. należności główne są przypisywane kontrahentowi przynajmniej raz w każdym miesiącu, a ich kwota miesięcznie przekracza 2000 zł - są to kryteria przykładowe; jednostka musi sama ustalić, jaka częstotliwość i wartość obrotów jest w niej istotna).

§ 89. W ramach przygotowania do uzgodnienia sald księgowy prowadzący ewidencję pomocniczą należności powinien:

  1. sprawdzić prawidłowość i kompletność zapisów w ewidencji szczegółowej oraz wyliczenia sald należności;
  2. sporządzić zestawienie sald należności od kontrahentów z kont syntetycznych służących do ewidencji ... (podać właściwe konto: rozrachunków z kontrahentami w samorządowych zakładach budżetowych i innych jednostkach sektora publicznego lub z kont służących do ewidencji należności krótko- i długoterminowych z tytułu dochodów budżetowych w jednostkach budżetowych) na dzień inwentaryzacji i wyłączyć z niego salda:
  • publicznoprawne (podatkowe i o charakterze niepodatkowym),
  • cywilnoprawne zaliczone do kategorii: sporne, wątpliwe, nieistotne oraz od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych;
  1. podać głównemu księgowemu liczbę sald podlegających uzgodnieniu;
  2. zamówić druki akcydensowe wezwania do uzgodnienia sald (zapisy alternatywne - zamieszcza się je, jeśli jednostka nie sporządza ich we własnym zakresie z oprogramowania służącego do prowadzenia ksiąg rachunkowych).

§ 90. 21 Uzgodnienia sald przeprowadza się w ostatnim kwartale roku obrotowego i dwóch pierwszych tygodniach roku następującego po nim według stanu na konkretny dzień, ustalony jednolicie dla wszystkich kontrahentów przez kierownika jednostki w zarządzeniu inwentaryzacyjnym - niezależnie od tego, kiedy będzie dla nich wystawione wezwanie do uzgodnienia salda.

albo

§ 90.22 Uzgodnienia sald przeprowadza się w ostatnim kwartale roku obrotowego i dwóch pierwszych tygodniach roku następującego, przy czym przy wystawianiu potwierdzeń sald stosuje się różne daty w zależności od grupy kontrahentów, do jakiej należy uzgadniane saldo. Salda dzieli się na grupy:

A - niskie kwotowo (do 1000 zł) salda kontrahentów, z którymi transakcje w ciągu roku obrotowego były wykonywane incydentalnie - uzgodnienia według stanu na dni od 1 do 7 października, wysyłane od 15 do 31 października,

B - średnie salda (kwoty powyżej 1000 zł do 10 000 zł) - uzgodnienia według stanu na dni od 1 do 7 listopada, wysyłane od 15 do 30 listopada,

C - wysokie salda (kwoty powyżej 10 000 zł) - uzgodnienia według stanu na 1 grudnia, wysyłane od 15 do 31 grudnia.

21 Rozwiązanie alternatywne - dla jednostek, w których wezwania do uzgodnienia są wystawiane automatycznie w krótkim czasie oraz natychmiast wysyłane. Termin może przypadać na dowolny dzień od 1 października roku obrotowego do 15 stycznia roku kolejnego. Należy wybierać w miarę możliwości termin jak najbliższy dnia bilansowego.

22 Rozwiązanie alternatywne - dla jednostek, w których liczba sald wymagających uzgodnienia jest znaczna, a rozrachunki z kontrahentami stanowią dużą pozycję o skomplikowanej strukturze. Wyniki tej inwentaryzacji są najbardziej wiarygodne, jeśli największe kwotowo salda uzgadnia się według stanu jak najbliższego dnia bilansowego. Wynika to z tego, że ryzyko popełnienia błędu przy ustalaniu ostatecznego salda na 31 grudnia przy okazji księgowania na kontach zespołu 2 zwiększeń i zmniejszeń wynikających z operacji wykonywanych z kontrahentami, między datą uzgodnienia salda a dniem bilansowym, jest tym mniejsze, im mniej jest tych operacji.

W instrukcji podzielono kontrahentów na grupy według wielkości sald. Jednostki mogą jednak stosować inne kryteria podziału kontrahentów na grupy, np. alfabetycznie według nazw, według dnia sporządzenia wezwania, według oddalenia siedziby kontrahenta od siedziby jednostki, według najdawniej przeterminowanych należności.

§ 91.1. Na podstawie liczby sald podlegających uzgodnieniu główny księgowy określa czas potrzebny na przeprowadzenie uzgodnień i przygotowuje projekt zarządzenia kierownika jednostki w sprawie zarządzenia inwentaryzacji metodą uzgodnienia sald. Wzór zarządzenia stanowi załącznik nr 15 do instrukcji inwentaryzacyjnej (patrz wzór nr 15 w dodatku elektronicznym).

2. W zarządzeniu podaje się w szczególności: datę, według której będzie uzgadniany stan należności, oraz harmonogram uzgadniania sald.

§ 92.1. Po ustaleniu terminu, według jakiego mają być uzgadniane stany należności, księgowy prowadzący ewidencję pomocniczą rozrachunków według kontrahentów:

  1. wycenia należności w kwocie wymaganej zapłaty na ten dzień (czyli obejmującej należność główną, odsetki i inne należności uboczne),
  2. sporządza zestawienie sald wymagających potwierdzenia na podstawie szczegółowych kart kontowych kontrahentów (w przypadku prowadzenia ewidencji księgowej techniką ręczną) lub wydruki z ewidencji analitycznej kontrahentów z saldami wymagającymi uzgodnienia (w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych techniką komputerową) - na dzień, na jaki będą uzgadniane salda,
  3. wystawia wezwania do uzgodnienia sald i doręcza je kontrahentom ... (wskazać sposób doręczenia, np. za pośrednictwem doręczycieli jednostki, poczty tradycyjnej, poczty elektronicznej),
  4. odbiera i analizuje odpowiedzi otrzymane od kontrahentów, zaznaczając na zestawieniach/wydrukach z pkt b: datę wysłania wezwania, datę jego doręczenia kontrahentowi, datę odpowiedzi kontrahenta - z podaniem wyniku uzgodnień (zgodne, niezgodne, opis rozbieżności) lub zamieszczając adnotację o niemożności doręczenia albo odmowie przyjęcia wezwania i inne istotne dla wyników uzgodnień; do zestawienia/wydruku trzeba dołączyć wszystkie dokumenty, uporządkowane według kontrahentów.

2. Do udokumentowania faktu przeprowadzenia uzgodnienia salda z kontrahentem służy znormalizowany druk akcydensowy wezwania do uzgodnienia salda (postanowienie alternatywne: wezwanie drukowane automatycznie przez system komputerowy używany w jednostce do prowadzenia ksiąg rachunkowych).

3. Wezwanie do uzgodnienia salda składa się z trzech odcinków:

  • pierwszy (oznaczony literą A) i drugi (oznaczony literą B) wysyła się do kontrahenta, który po sprawdzeniu salda powinien odesłać odcinek B do wierzyciela, natomiast odcinek A pozostaje w dokumentacji inwentaryzacyjnej jednostki,
  • trzeci (oznaczony literą C) pozostaje w dokumentacji inwentaryzacyjnej jednostki (w razie nieodesłania potwierdzenia salda przez dłużnika służy on udokumentowaniu wywiązania się z obowiązku przeprowadzenia inwentaryzacji należności w drodze uzgodnienia sald, co jest konieczne, aby w przypadku braku odzewu dłużnika zmienić metodę inwentaryzacji z uzgodnienia sald na weryfikację z dokumentacją źródłową).

Wzór wezwania do uzgodnienia stanowi załącznik nr 16 do instrukcji inwentaryzacyjnej (patrz wzór nr 16 w dodatku elektronicznym).

4. Niezależnie od wzoru stosowanego druku wezwanie do uzgodnienia salda należności powinno w treści zawierać:

  1. nazwę i adres jednostki wysyłającej wezwanie oraz nazwę i adres kontrahenta,
  2. datę wystawienia wezwania oraz datę, według której ustalany jest stan potwierdzanej należności,
  3. kwotę należności (dla należności wymagalnych - należy podać osobno kwotę należności głównej i wszystkich doliczonych do niej należności ubocznych, z oznaczeniem ich rodzaju),
  4. wskazanie dokumentu, z którego należność wynika (nazwa, numer i data dowodu księgowego), oraz wskazanie jej rodzaju i wymagalnego terminu płatności,
  5. podpis osoby występującej o potwierdzenie salda.

§ 93. Wezwanie do potwierdzenia wysokości salda oraz odpowiedź mogą być wymienione między kontrahentami drogą elektroniczną (np. w postaci wiadomości e-mail). Forma ta jest dopuszczalna przy łącznym spełnieniu warunków:

  1. forma elektronicznego potwierdzania stanu wzajemnych rozrachunków została uzgodniona między jednostką a kontrahentem (np. w zawartej umowie o dostawy lub usługi),
  2. przekazane informacje zostaną odpowiednio uwierzytelnione (np. podpisem elektronicznym),
  3. przekazane treści (wezwanie, odpowiedź kontrahenta) zostaną odpowiednio utrwalone, dla celów udokumentowania faktu przeprowadzenia uzgodnienia i jego wyników ... (podać właściwe: wydrukowane, nagrane na informatyczny nośnik danych).

§ 94. Pisemne wezwanie do uzgodnienia salda przekazuje się kontrahentowi raz. W przypadku sald o istotnej wielkości ... (podać kwotę) wezwanie można ponowić, w razie milczenia dłużnika trwającego ponad ... (podać okres). Ponadto dłużników można informować o wystawionym wezwaniu w przypadku sald:

  1. wysokich ... (podać kwotę) - do kontrahenta należy wysłać wezwanie do uzgodnienia salda na piśmie za pośrednictwem doręczyciela i jednocześnie przesyłać przypomnienia o konieczności uzgodnienia salda przez ... (podać właściwe: pocztę elektroniczną, telefonicznie, faksem, skrzynki kontaktowe na stronach internetowych),
  2. niskich ... (podać kwotę) - przypomnienia o uzgodnieniu sald można przesyłać poprzez darmowe środki łączności (podać właściwe - pocztę elektroniczną, skrzynki kontaktowe na stronach internetowych).

§ 95.1. Dłużnik, odsyłając potwierdzenie salda, może:

  1. potwierdzić je w całości,
  2. potwierdzić je w części, kwestionując tylko wybrane należności,
  3. odmówić potwierdzenia salda, z podaniem przyczyny odmowy.

2. Specyficzną formą potwierdzenia salda jest niezwłoczna zapłata należności, bez odsyłania druku potwierdzenia do wierzyciela. Może ona być uznana za uzgodnienie salda, jeśli należność została uregulowana w całości (zarówno kwota główna, jak i ewentualne należności uboczne).

3. W razie kwestionowania istnienia lub wysokość salda w całości lub części pracownik księgowości przeprowadzający uzgodnienia przystępuje niezwłocznie do ustalenia przyczyny powstania różnic. Przede wszystkim sprawdza dokumentację źródłową (w szczególności: faktury, rachunki, noty księgowe uznaniowo-obciążeniowe, postanowienia o potrąceniu, dowody wpłaty, polecenia księgowania, umowy o realizację dostaw lub usług, dokumentację sądową i egzekucyjną) oraz zapisy w ewidencji szczegółowej, dokonane na podstawie tej dokumentacji. W razie wykrycia błędów trzeba wprowadzić do ksiąg rachunkowych jednostki odpowiednie korekty. Do kontrahenta trzeba wysłać ponownie wezwanie do uzgodnienia salda. Trzeba podać w nim kwoty należności po korekcie. Jeśli kontrahent potwierdzi skorygowane saldo, oznacza to, że uzgodnienia zakończono.

4. Jeśli przeprowadzone postępowanie wyjaśniające nie wykaże błędów w księgach jednostki, należy kontynuować uzgodnienia z kontrahentem tak długo, dopóki obie strony zgodzą się co do istnienia i wysokości należności. W sytuacji gdy nie uda się osiągnąć porozumienia do 15 stycznia roku kolejnego po roku obrotowym, za który jest przeprowadzana inwentaryzacja, w protokole inwentaryzacji metodą uzgodnień sald zamieszcza się adnotację "saldo nieuzgodnione". Niepotwierdzoną należność zalicza się do należności spornych. Wówczas należy zmienić jej metodę inwentaryzacji na weryfikację z dokumentacją jednostki.

§ 96.1. Nie dopuszcza się tzw. milczącego potwierdzenia salda, czyli przyjęcia domniemania, że jeśli dłużnik nie odeśle odpowiedniego odcinka wezwania do potwierdzenia salda, to jednostka może uznać je za realne. Dlatego w przypadkach, w których jednostka otrzymuje:

  1. zwrotne pisma od doręczycieli z adnotacjami: "adresat nieznany", "pismo niepodjęte w terminie", "odmowa przyjęcia pisma",
  2. dowód doręczenia wezwania dłużnikowi, który jednak nie odsyła pisma zwrotnego,

należy podjąć próby skontaktowania się z dłużnikiem ... (podać właściwe: telefonicznie, za pomocą poczty elektronicznej, za pośrednictwem danych kontaktowych podanych na stronach internetowych dłużników).

2. Jeśli mimo podejmowanych prób nie uda się uzyskać potwierdzenia salda należności od dłużnika do 15 stycznia roku kolejnego po roku obrotowym, za który jest przeprowadzana inwentaryzacja, fakt ten należy odnotować w protokole uzgodnienia sald. Jest to podstawa do zmiany metody inwentaryzacji tych należności na weryfikację z dokumentacją źródłową, gdzie należność przyjmuje się za potwierdzoną w wysokości wynikającej z dokumentów będących w posiadaniu jednostki.

§ 97.1. Fakt przeprowadzenia i wyniki uzgodnienia sald dokumentuje się protokołem. Wzór protokołu stanowi załącznik nr 17 (patrz wzór nr 17 w dodatku elektronicznym). Za jego sporządzenie odpowiada główny księgowy.

2. W protokole należy zamieścić dla należności:

  1. które zostały w pełni uznane przez kontrahentów lub w pełni opłacone w ustawowym terminie przeprowadzania inwentaryzacji, bez odsyłania pisma o uzgodnieniu sald - specyfikację sald należności uzgodnionych, zawierającą oznaczenie kontrahenta (nazwa, numer konta szczegółowego ewidencji pomocniczej) i kwotę należności,
  2. zakwestionowanych przez dłużników - specyfikację sald należności, zawierającą oznaczenie kontrahenta (nazwa, numer konta szczegółowego ewidencji pomocniczej), kwotę należności według jednostki (z podziałem na główne i uboczne - według rodzajów), kwoty zakwestionowane przez dłużników, przyczyny powstania niezgodności i wskazanie ostatecznego sposobu rozliczenia rozbieżności lub zaliczenie do kategorii spornych, i adnotację o zmianie metody inwentaryzacji na weryfikację sald,
  3. co do których nie udało się, z przyczyn niezależnych od jednostki, uzyskać potwierdzeń ich prawidłowości od kontrahentów - specyfikację sald należności zawierającą oznaczenie kontrahenta (nazwa, numer konta szczegółowego ewidencji pomocniczej) i adnotację o zmianie metody inwentaryzacji na weryfikację sald.

3. Jeśli uzgodnienia przeprowadzano według innej daty niż 31 grudnia, w protokole trzeba podać także zwiększenia i zmniejszenia salda w okresie od daty uzgodnienia do 31 grudnia oraz saldo po tych operacjach, na 31 grudnia.

4. Do protokołu należy dołączyć:

  1. wydruki sald kont szczegółowych kontrahentów (w technice ręcznej - zestawienia tabelaryczne) według stanu na dzień przeprowadzania inwentaryzacji,
  2. odcinki C wezwań do uzgodnienia salda wraz z dowodami ich doręczenia kontrahentom oraz odpowiedzi na te wezwania (odcinki B) odesłane przez kontrahentów do jednostki, ułożone w kolejności odpowiadającej numerom kont szczegółowych kontrahentów,
  3. kopie dowodów wpłat kontrahentów na poczet uzgadnianych należności,
  4. korespondencję w sprawie uzgodnień z kontrahentami, którzy kwestionowali istnienie bądź wysokość salda,
  5. polecenia księgowania dotyczące korekt koniecznych do wprowadzenia w księgach rachunkowych jednostki w celu rozliczenia wyników inwentaryzacji.

5. Protokół podpisują księgowi przeprowadzający uzgodnienia sald (każdy w należącym do niego zakresie) oraz główny księgowy.

6. Protokół sprawdza radca prawny pod kątem prawidłowości ustalenia istnienia lub nieistnienia albo wygaśnięcia (w tym w wyniku przedawnienia) należności kwestionowanych przez dłużników. Poza tym powinien także przedstawić wnioski w sprawie:

  1. sposobu postępowania z należnościami zagrożonymi przedawnieniem,
  2. umorzenia należności z urzędu.

7. Ostateczne zatwierdzenie protokołu należy do kierownika jednostki.

§ 98.1. W drodze uzgodnienia sald z kontrahentami inwentaryzuje się także:

  1. papiery wartościowe w formie zdematerializowanej,
  2. składniki rzeczowego majątku trwałego i obrotowego jednostki oddane kontrahentom na podstawie umów - bez prawa do ujęcia tych składników w ich księgach rachunkowych (najem, dzierżawa, użyczenie, inne).

2. Do tych uzgodnień stosuje się odpowiednio postanowienia instrukcji dotyczące uzgadniania sald należności. Trzeba zmodyfikować odpowiednio treść wezwania do uzgodnienia sald i protokołu inwentaryzacji, w zakresie wskazanym w ust. 3 i 4.

3. Uzgodnienia stanu papierów wartościowych przeprowadza się według stanu na 31 grudnia roku obrotowego. W wezwaniu do uzgodnienia sald i protokole inwentaryzacji w zakresie papierów wartościowych w formie zdematerializowanej należy podać:

  1. rodzaj papieru wartościowego,
  2. dokumenty, na podstawie których nabyto papiery wartościowe,
  3. liczbę i wartość jednostkową,
  4. wartość łączną (iloczyn liczby i wartości jednostkowej),
  5. oznaczenie konta ewidencji szczegółowej (według rodzaju papieru wartościowego i wystawcy).

4. W wezwaniu do uzgodnienia sald i protokole inwentaryzacji w zakresie składników rzeczowego majątku trwałego i obrotowego jednostki oddanych kontrahentom należy podać:

  1. rodzaj, numer i datę zawarcia umowy oraz końcową datę obowiązywania umowy, będącej podstawą przekazania składników majątkowych,
  2. wyszczególnienie składników majątkowych (nazwa, numer inwentarzowy lub indeks materiałowy, towarowy albo produktowy, liczba sztuk, ilość w innych jednostkach miary - w przypadku większej liczby składników majątkowych wyszczególnienie zamieszcza się w załączniku do wezwania do uzgodnienia salda),
  3. oznaczenie kont ewidencji szczegółowej jednostki, na których są ujęte te składniki majątkowe i ich wartość ogółem.

Dział V. Weryfikacja sald

§ 99.1. Inwentaryzacja metodą weryfikacji sald polega na porównaniu zapisów dokonanych w księgach rachunkowych jednostki z odpowiednimi dokumentami źródłowymi i weryfikacji faktycznej wartości tych składników.

2. Metodę tę stosuje się jako jedyną właściwą w przypadku składników aktywów i pasywów, które ze względów technicznych nie mogą być zinwentaryzowane metodą spisu z natury albo uzgodnienia salda, ponieważ byłoby to niewykonalne. W szczególności metodę tę stosuje się do inwentaryzacji:

  1. środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, takich jak ... (podać właściwe: budowle podziemne i podwodne, napowietrzne linie telekomunikacyjne i elektroenergetyczne na odcinkach przechodzących przez lasy);
  2. gruntów;
  3. praw zakwalifikowanych do nieruchomości (prawo użytkowania wieczystego gruntu, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego lub spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego);
  4. należności spornych, czyli takich, gdzie wierzyciel i dłużnik pozostają w sporze dotyczącym ich istnienia, wysokości lub terminu wymagalności, od chwili zakwestionowania należności przez dłużnika lub wierzyciela aż do czasu rozstrzygnięcia sporu przez właściwy organ (sąd, komisję arbitrażową itp.);
  5. należności wątpliwych, czyli takich, co do których jednostka może domniemywać, że nie zostaną wyegzekwowane, z powodu:
  1. niemożności ustalenia miejsca pobytu (adresu siedziby) dłużnika,
  2. sytuacji majątkowej dłużnika wskazującej na małe prawdopodobieństwo uregulowania długu, w szczególności od dłużników: w upadłości, w przypadku których sąd oddalił wniosek o upadłość ze względu na brak majątku; w likwidacji, mających wysokie zaległości; u których postępowanie egzekucyjne zakończyło się stwierdzeniem nieściągalności należności;
  1. należności i zobowiązań od/wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych (w tym kontrahentów, pracowników jednostki, petentów jednostki);
  2. należności i zobowiązań publicznoprawnych (w tym z tytułu podatków i opłat, obowiązkowych składek, dotacji i subwencji, obowiązkowych wpłat do budżetu);
  3. innych aktywów i pasywów niepodlegających inwentaryzacji metodą spisu z natury bądź uzgodnienia salda (w tym: wartości niematerialnych i prawnych, nakładów na środki trwałe w budowie, środków pieniężnych w drodze, zobowiązań, rozliczeń międzyokresowych oraz funduszy).

3. Metodę tę stosuje się jako zastępczą w tych przypadkach, gdy dany składnik aktywów podlega inwentaryzacji metodą spisu z natury lub uzgodnienia sald z kontrahentami, ale z uzasadnionych przyczyn zastosowanie tych metod w danym przypadku jest niewykonalne. W szczególności metodę tę stosuje się do inwentaryzacji:

  1. niepotwierdzonych przez kontrahentów należności, stanów papierów wartościowych w postaci zdematerializowanej oraz składników rzeczowego majątku trwałego i obrotowego,
  2. należności nieistotnych,
  3. składników majątku trwałego i obrotowego znajdujących się na terenach niedostępnych z przyczyn losowych (np. powódź, wichura, zasypanie śniegiem, zamknięcie z powodu epidemii) do czasu ustania przyczyny.

§ 100.1. Weryfikację przeprowadzają co najmniej dwuosobowe zespoły weryfikacyjne. Zespoły wyznacza kierownik jednostki. W ich skład wchodzą pracownicy księgowości oraz pracownicy komórek merytorycznych, odpowiedzialnych za gospodarowanie danym składnikiem mienia, którzy mają specjalistyczną wiedzę na temat jego rodzaju. W skład zespołu weryfikacyjnego nie mogą wchodzić pracownicy księgowości odpowiedzialni za prowadzenie ewidencji szczegółowej weryfikowanego składnika aktywów lub pasywów.

2. Nadzór nad weryfikacją sprawuje główny księgowy.

§ 101. Weryfikację przeprowadza się według stanu na 31 grudnia roku obrotowego, w terminie od początku nowego roku obrotowego najpóźniej do 85 dnia po dniu bilansowym.

§ 102.1. Księgowi prowadzący konta ewidencji szczegółowej, na których są ujmowane składniki mienia inwentaryzowane metodami spisu z natury, uzgodnienia salda i weryfikacji salda - wyodrębniają salda kont szczegółowych, podlegające weryfikacji. Sporządzają ich wydruki według stanu na 31 grudnia roku obrotowego (zapisy alternatywne - zestawienia tabelaryczne sald przy prowadzeniu ewidencji księgowej techniką ręczną). Dla każdego konta szczegółowego gromadzą dokumentację źródłową.

2. Weryfikacją obejmuje się wszystkie salda aktywów i pasywów występujące na koniec roku obrotowego w księgach rachunkowych, zarówno te, które w ciągu tego roku wykazywały obroty, jak i te, na których nie zarejestrowano żadnych operacji gospodarczych. W tym drugim przypadku ocenia się realność salda wykazanego w księgach rachunkowych w kontekście zmian, jakie mogły zajść w jego wysokości na skutek upływu czasu (np. przedawnienie należności/zobowiązań, wygaśnięcie licencji na oprogramowanie komputerowe, zaniechanie inwestycji).

§ 103.1. Zespół weryfikacyjny przeprowadza kontrolę prawidłowości sald. Sprawdza, czy stan poszczególnych aktywów i pasywów jednostki wynikający z posiadanych dowodów jest zgodny ze stanem wykazanym w jej księgach rachunkowych. Następnie ocenia rzeczywistą wartość składników majątkowych.

2. Weryfikacja odbywa się w obecności pracownika księgowości odpowiedzialnego za prowadzenie ewidencji szczegółowej weryfikowanych aktywów lub pasywów. Pracownik ten w czasie weryfikacji ma:

  1. obowiązek udzielania odpowiedzi na pytania zespołu weryfikacyjnego,
  2. prawo do wnoszenia zastrzeżeń i uwag do ustaleń zespołu weryfikacyjnego (w tym zakresie stosuje się odpowiednio przepisy instrukcji o prawach osoby odpowiedzialnej za mienie w czasie spisu z natury, z tym że uwagi i zastrzeżenia rozstrzyga na bieżąco główny księgowy jednostki).

3. Po skontrolowaniu prawidłowości salda danego konta szczegółowego członkowie zespołu weryfikacyjnego zamieszczają na dotyczącym go wydruku/zestawieniu adnotację o treści "zweryfikowano dnia ..., saldo zgodne/niezgodne z dokumentacją" i swój podpis. Podpis na wydruku/zestawieniu zamieszcza również księgowy odpowiedzialny za prowadzenie ewidencji szczegółowej weryfikowanych aktywów i pasywów.

§ 104. Fakt przeprowadzenia weryfikacji dokumentuje się w formie:

  1. protokołów cząstkowych, za których sporządzenie odpowiada zespół weryfikacyjny,
  2. protokołu zbiorczego, stanowiącego całościowe ujęcie wyników inwentaryzacji wszystkich sald kont podlegających inwentaryzacji metodą weryfikacji, sporządzanego na podstawie protokołów cząstkowych przez głównego księgowego jednostki.

§ 105.1. Cząstkowe protokoły weryfikacji obejmują konta szczegółowe, których prowadzenie należy do jednego pracownika księgowości. Wzór protokołu stanowi załącznik nr 18 do instrukcji inwentaryzacyjnej (patrz wzór nr 18 w dodatku elektronicznym). Zawierają one wykaz tych kont według ich symboli z podaniem ich sald. Dla sald nieprawidłowych trzeba podać ponadto:

  1. opis nieprawidłowości i przyczynę jej powstania,
  2. kwotę niezgodności, z oznaczeniem, czy różnica jest na plus czy na minus,
  3. oznaczenie dokumentów źródłowych będących podstawą kwestionowania istnienia/wysokości salda,
  4. proponowany sposób likwidacji nieprawidłowości.

2. Protokoły cząstkowe podpisuje zespół weryfikacyjny oraz pracownik księgowości odpowiedzialny za prowadzenie ewidencji inwentaryzowanych aktywów i pasywów.

3. Protokoły cząstkowe niezwłocznie po zakończeniu weryfikacji przekazuj się wraz z odpowiednimi wydrukami kont analitycznych głównemu księgowemu jednostki. Na ich podstawie sporządza on zbiorczy protokół rozliczenia inwentaryzacji przeprowadzanej metodą weryfikacji sald z dokumentacją źródłową.

§ 106.1. Zbiorczy protokół rozliczenia inwentaryzacji przeprowadzanej metodą weryfikacji sald z dokumentacją zawiera:

  1. wykaz kont poddanych weryfikacji, według ich symboli z podaniem ich sald,
  2. szczegółową specyfikację sald kont szczegółowych uznanych za nieprawidłowe, dla których podaje się przyczynę kwestionowania ich prawidłowości z powołaniem się na dokumenty źródłowe oraz proponowany sposób likwidacji niezgodności,
  3. dołączone kopie dokumentów źródłowych, na podstawie których ustalono nierzetelność sald.

Wzór protokołu stanowi załącznik nr 19 do instrukcji inwentaryzacyjnej (patrz wzór nr 19 w dodatku elektronicznym).

2. Protokół zbiorczy jest podstawą sporządzenia poleceń księgowania w zakresie likwidacji stwierdzonych różnic inwentaryzacyjnych.

3. Protokół podpisują zespoły weryfikacyjne (każdy w należącym do niego zakresie) oraz główny księgowy.

4. Protokół sprawdza radca prawny pod kątem prawidłowości ustalenia istnienia lub nieistnienia albo wygaśnięcia (w tym w wyniku przedawnienia) należności i zobowiązań. Poza tym powinien także przedstawić wnioski w sprawie:

  1. sposobu postępowania z należnościami zagrożonymi przedawnieniem,
  2. umorzenia należności z urzędu.

5. Ostateczne zatwierdzenie protokołu należy do kierownika jednostki.

Dział VI. Zakończenie uzgodnienia i weryfikacji sald

§ 107.1. Zatwierdzone protokoły uzgodnień i weryfikacji sald są podstawą dla komórki księgowości do ujęcia i rozliczenia wyników inwentaryzacji w księgach rachunkowych. Rozliczenie trzeba zaksięgować pod datą inwentaryzacji, jednak nie później niż 31 grudnia roku, za który była przeprowadzana inwentaryzacja.

2. Jeżeli w toku postępowania wyjaśniającego przyczyny nierzetelności ewidencji księgowej księgowy, zespół weryfikacyjny lub główny księgowy uzna, że którakolwiek różnica inwentaryzacyjna powstała wskutek przestępstwa lub próby jego ukrycia, główny księgowy powinien wystąpić do kierownika jednostki z pisemnym wnioskiem o powiadomienie organów ścigania.

3. Dokumentację inwentaryzacyjną (w szczególności zarządzenie kierownika jednostki o inwentaryzacji, protokoły inwentaryzacji) przechowuje się w jednostce przez 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczyła inwentaryzacja.

§ 108.1. Oprócz protokołów inwentaryzacji główny księgowy sporządza i przedstawia kierownikowi jednostki sprawozdanie opisowe z uzgodnienia i weryfikacji sald.

2. W sprawozdaniu ujmuje się w szczególności uwagi na temat:

  1. nieprawidłowości w obiegu dokumentacji księgowej skutkujących nierzetelnością ksiąg rachunkowych,
  2. trudności w uzgodnieniach lub weryfikacji sald spowodowanych niedostosowaniem przepisów wewnętrznych do potrzeb jednostki.

Ponadto przedstawia się wnioski w zakresie usprawnień, jakie należy wprowadzić w jednostce, aby uniknąć tych błędów na przyszłość.

3. Sprawozdanie omawia się na spotkaniu poinwentaryzacyjnym. W spotkaniu tym udział biorą: kierownik jednostki, główny księgowy oraz kierownicy komórek organizacyjnych jednostki.

ZESTAW nr 2 - Instrukcje dla zespołów spisowych

1. Instrukcja dla zespołu spisowego - część ogólna, dotycząca spisu wszystkich rodzajów aktywów

§ 1. Do obowiązków członków zespołów spisowych należy:

  1. zapoznanie się z przepisami wewnętrznymi jednostki z zakresu inwentaryzacji oraz udział w szkoleniu przedinwentaryzacyjnym,
  2. zinwentaryzowanie poszczególnych rodzajów składników majątkowych, zgodnie z obowiązującymi zasadami i normami, w terminach wyznaczonych przez kierownika jednostki,
  3. przeprowadzenie spisu z natury w taki sposób, aby w jak najmniejszym stopniu była zakłócana normalna działalność inwentaryzowanej komórki organizacyjnej,
  4. prawidłowe wypełnienie arkuszy spisu z natury i terminowe przekazanie ich przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej,
  5. niezwłoczne sporządzenie sprawozdania opisowego z przebiegu spisu z natury i przekazanie go przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej.

2. Instrukcja dla zespołu spisowego - spis z natury zapasów (materiałów, towarów, produktów, półproduktów)

A. Rozpoczęcie spisu z natury

§ 1. Zespół spisowy ma obowiązek stawić się w przydzielonym mu polu spisowym w dniu i o godzinie wyznaczonej w zarządzeniu kierownika jednostki w sprawie harmonogramu spisu z natury.

§ 2.1. Przed przystąpieniem przez zespół spisowy do czynności spisowych przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej (lub inny wyznaczony przez niego członek komisji inwentaryzacyjnej) sprawdza:

  1. czy na spis stawili się wszyscy członkowie zespołu spisowego;
  2. czy zespół spisowy otrzymał za pokwitowaniem w zestawieniu kontrolnym:
  • wystarczającą liczbę ocechowanych arkuszy spisowych,
  • niezbędne wyposażenie (odzież ochronną, przyrządy miernicze, materiały piśmienne);
  1. czy dane o stanie ilościowym zapasów objętych spisem są niedostępne zespołowi spisowemu;
  2. czy w polu spisowym są obecne osoby odpowiedzialne za zapasy, które mają być spisywane w danym dniu (ewentualnie w razie ich nieobecności - są osoby upoważnione przez nie na piśmie do ich zastępowania);
  3. czy osoby odpowiedzialne za zapasy złożyły pisemne oświadczenia, że przekazały do komórki księgowości wszystkie dowody przychodu i rozchodu zapasów objętych spisem zapasów i podały w nich numery ostatnich dowodów przychodu i rozchodu, według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do instrukcji inwentaryzacyjnej;
  4. czy w polu spisowym znajdują się wyłącznie osoby upoważnione do udziału w spisie (członkowie zespołu spisowego, członkowie komisji inwentaryzacyjnej, kontroler spisowy, kierownik jednostki, osoba odpowiedzialna za zapasy lub osoba ją zastępująca, przy spisie zapasów obcych - osoby reprezentujące właściciela zapasów);
  5. czy zespoły spisowe mają możliwość bieżącego kontaktu z przewodniczącym komisji inwentaryzacyjnej, kontrolerem spisowym lub innym członkiem komisji upoważnionym do podejmowania decyzji - jeśli spis odbywa się jednocześnie w kilku miejscach składowania zapasów.

2. Spełnianie warunków wymienionych w ust. 1 należy sprawdzać każdego dnia spisu. Nie można przystąpić do spisu, jeśli wszystkie warunki wymienione w ust. 1 nie zostały dochowane.

3. Jeżeli którykolwiek z warunków wymienionych w ust. 1 nie jest spełniony, przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej lub inny wyznaczony przez niego członek komisji powinien niezwłocznie podjąć odpowiednie działania w celu usunięcia nieprawidłowości.

§ 3. Zespół spisowy wykonuje w polu spisowym następujące czynności:

  1. ustala w drodze pomiaru ilościowego stan zapasów,
  2. ocenia ich jakość i przydatność dla jednostki,
  3. zapisuje te ustalenia w arkuszu spisowym.

B. Porządek wykonywania czynności spisowych

§ 4.1. Spis w polu spisowym należy przeprowadzać w ściśle określonym porządku. Zapewnia to zachowanie jednolitej kolejności spisu w polu spisowym i oznaczanie spisanych rzeczy.

2. W polu spisowym trzeba zachowywać następującą kolejność spisu:

  1. jeśli polem spisowym jest cały ogrodzony teren lub jedno wydzielone pomieszczenie - spis zawsze rozpoczyna się od lewej strony od wejścia na plac (do pomieszczenia) i posuwa się systematycznie do strony prawej jednocześnie w stronę wejścia,
  2. jeśli polem spisowym są wydzielone części placów, pomieszczeń albo regały, półki - spis rozpoczyna się zawsze od lewej strony od góry i przechodzi do strony prawej, posuwając się w dół.

3. W zależności od rodzaju liczonych (mierzonych, ważonych) przedmiotów stosuje się następujące metody oznaczania (oddzielania) przedmiotów spisanych od niespisanych:

  1. rzeczy duże oznacza się przez stawianie na nich po przeliczeniu znaczków (ptaszek, krzyżyk) kredą lub zmywalnym flamastrem albo przylepienie na nich karteczek samoprzylepnych,
  2. rzeczy drobne (masowe) przeliczane na sztuki - sukcesywnie przekłada się na stosy (lewa strona - zliczone, prawa strona - nieprzeliczone); poszczególne stosy trzeba każdorazowo oddzielać (np. zakładkami, sznurami, przekładając na wyznaczone półki lub do oddzielnych pojemników),
  3. rzeczy na wagę lub mierzone na długość/powierzchnię/objętość - po zważeniu/zmierzeniu należy przekładać na sterty/stosy (lewa strona - zliczone, prawa strona - nieprzeliczone) lub wkładać do oddzielnych pojemników, oznaczanych kredą, flamastrem itp.

§ 5. Jeśli w ramach przygotowania pól spisowych do spisu z natury nie było możliwe zgromadzenie tego samego asortymentu materiałów (towarów, produktów, półproduktów) w jednym miejscu pola spisowego, ilości stwierdzone w poszczególnych miejscach składowania traktuje się wstępnie tak, jakby to były różne składniki zapasów. Należy je zapisać w oddzielnych wierszach arkusza spisowego. Ich połączenie asortymentowe nastąpi na etapie rozliczania wyników spisu z natury przez księgowość.

§ 6. Jeśli w magazynie lub innym miejscu składowania są przechowywane różne rodzaje rzeczowych aktywów obrotowych (materiały, towary, produkty, półprodukty), każdy ich rodzaj należy spisać na oddzielnym arkuszu spisowym z dodanym oznaczeniem ("Materiały", "Produkty", "Półprodukty", "Towary").

C. Pomiar i jednostka pomiaru

§ 7.1. Stan ilościowy każdego składnika zapasów ustala się stosownie do jego charakteru przez:

  1. liczenie (sztuki),
  2. ważenie (kg),
  3. pomiar długości (m),
  4. pomiar powierzchni (m2),
  5. pomiar objętości (l, m3).

2. Wyniki pomiaru wyraża się w jednostkach miary przyjętych w ewidencji księgowej zapasów. Są one wskazane na wywieszkach magazynowych (asortymentowych).

§ 8.1 Pomiar wykonuje członek zespołu spisowego.

2. Pomiar należy przeprowadzić dwukrotnie. Po pierwszym pomiarze członek zespołu spisowego podaje na głos jego wynik. Jeśli drugi pomiar kończy się takim samym wynikiem jak pierwszy, po podaniu go na głos, wpisuje się go do arkusza spisowego Jeżeli drugi pomiar wykazuje inny wynik niż za pierwszym razem albo osoba odpowiedzialna za zapasy zgłosi zastrzeżenia do tego wyniku, pomiar się powtarza. Pomiary powtarza się tak długo, dopóki dwa razy z rzędu uzyskane wyniki będą takie same, a osoba odpowiedzialna za zapasy nie zgłosi do nich zastrzeżeń. Po wpisaniu wyniku pomiaru do arkusza spisowego zapis pokazuje się osobie odpowiedzialnej za zapasy. Zastrzeżenia do wyników pomiarów złożone przez osobę odpowiedzialną za zapasy rozpatruje się na bieżąco w polu spisowym, zgodnie z postanowieniami instrukcji ogólnej (zestaw nr 1).

3. W przypadku pomiarów na wagę, długości, powierzchni lub objętości, uznaje się za prawidłowy pomiar pierwszy, jeśli ewentualna różnica w pomiarze drugim mieści się w granicach dopuszczalnych błędów pomiarowych (w szczególności w granicach tolerancji wskazanych na tabliczkach znamionowych urządzeń pomiarowych).

§ 9. Można stosować uproszczenia pomiaru polegające na:

  1. wykonaniu spisu z natury w innych jednostkach miary niż stosowane w ewidencji księgowej,
  2. przyjęciu ilości rzeczy w opakowaniach zbiorczych według wskazań na tych opakowaniach, bez ich otwierania i przeliczania,
  3. ustalaniu ilości materiałów trudno mierzalnych w drodze pomiarów szacunkowych i obliczeń technicznych.

§ 10.1. Możliwe jest wykonywanie spisu z natury w innych jednostkach miary niż stosowane w ewidencji księgowej zapasów.

2.1 Rozwiązanie to można stosować w szczególności do zapasów drobnych, masowych materiałów, towarów, produktów, półproduktów (typu: śruby, nakładki, kołki rozporowe, zawiasy itp.) ewidencjonowanych na sztuki, jeśli ich przeliczenie ze względu na wielkość zapasu byłoby zbyt czaso- i pracochłonne. Takie rzeczy można inwentaryzować na wagę. Uzyskane wyniki przelicza się następnie na sztuki.

3. Procedura ustalania ilości składników majątkowych ewidencjonowanych w sztukach, ale spisywanych z natury na wagę, obejmuje następujące kroki:

  1. ustalenie ilości składnika majątkowego według jednostki pomiaru przyjętej w czasie spisu z natury,
  2. ustalenie wagi pojedynczej sztuki składnika majątkowego (według specyfikacji producenta lub przez trzykrotne zważenie i uśrednienie uzyskanych wyników),
  3. przeliczenie ilości z jednostki wagi na sztuki przy zastosowaniu wzoru: ilość zważona (w kg) : wagę pojedynczego przedmiotu (w kg) = liczba przedmiotów (w sztukach),
  4. spisanie tolerancji urządzenia pomiarowego (z tabliczki znamionowej wagi),
  5. zaokrąglenie uzyskanego wyniku w sztukach do pełnych sztuk, w granicach tolerancji urządzenia pomiarowego.

4. Decyzję o zamianie jednostki miary podejmuje przewodniczący zespołu spisowego. Informuje o tym niezwłocznie kontrolera spisowego. Kontroler spisowy ma obowiązek nadzorowania czynności spisowych w tym zakresie od ich rozpoczęcia do zakończenia.

5. O zamianie jednostki miary zamieszcza się adnotację w arkuszu spisowym, w pozycji "Uwagi". Przeprowadzoną procedurę dokumentuje się na piśmie, w formie załącznika do arkusza spisu z natury (trzeba opisać każdy z kroków wymienionych w ust. 3). Wynik przeliczenia, czyli ilość stwierdzoną po przeliczeniu jednostki miary użytej w czasie spisu na jednostkę miary stosowaną w ewidencji księgowej zapasów, należy wpisać do arkusza spisowego w pozycji "Ilość stwierdzona w czasie spisu".

1 Podano tylko jeden z przykładów możliwości zamiany. W zależności od rodzajów aktywów obrotowych można też stosować inne, np. ważenie przedmiotów ewidencjonowanych na metry lub metry sześć. Dla tych przypadków trzeba odpowiednio opracować postanowienia instrukcji we własnym zakresie. Trzeba przy tym zachować ogólne zasady podane w ust. 2-5.

§ 11.1. Składniki majątkowe ewidencjonowane na sztuki, przechowywane w opakowaniach zbiorczych (np. kartonach, paletach, workach, zgrzewkach) mogą być spisywane z natury w sposób uproszczony - bez otwierania tych opakowań i bez przeliczania ich zawartości. Liczy się tylko opakowania zbiorcze. Przyjmuje się, że zawierają faktycznie taką liczbę sztuk danego składnika majątkowego, jaka jest podana na opakowaniu przez producenta (dostawcę).

2. Decyzję o zastosowaniu uproszczenia podejmuje przewodniczący zespołu spisowego po przeprowadzeniu testów zgodności.

3. Testy zgodności obejmują następujące kroki:

  1. wybranie określonej (reprezentatywnej) liczby opakowań (przy dużej liczbie opakowań zbiorczych ułożonych w stertach trzeba wybrać opakowania z wierzchu, ze spodu, z przodu, z tyłu, ze strony lewej i prawej oraz ze środka),
  2. otwarcie wybranych opakowań,
  3. sprawdzenie, czy faktyczna zawartość opakowań (liczba sztuk, rodzaj i jakość składników majątkowych) jest zgodna z opisem podanym na opakowaniu zbiorczym.

4. Jeśli testy zgodności nie wykażą różnic, przyjmuje się, że liczba rzeczy we wszystkich opakowaniach jest prawidłowa. Ustala się ją przez przemnożenie liczby opakowań i liczby sztuk znajdujących się w nich rzeczy, wskazanej na opakowaniach.

5. W razie występowania niezgodności rzeczywistej zawartości jednego wybranego opakowania zbiorczego z zadeklarowanym na nim stanem należy przeprowadzić większą liczbę prób. W razie istotnych niezgodności, stwierdzanych podczas kolejnych prób, wszystkie opakowania zbiorcze trzeba otworzyć i wykonać pełny spis z natury (bez uproszczeń).

6. Uproszczenia nie można stosować, jeśli opakowania zbiorcze:

  1. są uszkodzone (np. wgniecione, naderwane, zamoknięte),
  2. noszą cechy nieuprawnionego otwierania (np. naderwana folia; uszkodzone pieczęci, sznury, taśmy),
  3. są otwarte, a znajdujące się w nich pojedyncze rzeczy już zostały częściowo wydane do zużycia.

§ 12. Uproszczenie z § 11 można stosować także w przypadku rzeczy przechowywanych w opakowaniach, ewidencjonowanych w kilogramach, litrach lub metrach. Warunkiem jest to, aby znajdowały się w nienaruszonych, oryginalnych opakowaniach (zwojach, belach, workach, torbach, puszkach, wiadrach, butlach, beczkach, słojach itp.). W czasie spisu nie otwiera się takich opakowań. Przyjmuje się, że ilość faktyczna składnika majątkowego jest zgodna z ilością podaną na opakowaniu.

§ 13.1. Spis z natury rzeczowych aktywów obrotowych może być wykonywany metodą pomiarów szacunkowych i obliczeń technicznych w przypadku rzeczy trudno mierzalnych. Są to rzeczy sypkie, płynne i inne, przechowywane luzem na wolnym powietrzu w hałdach, stertach, kopcach, dołach lub w dużych pojemnikach (kontenerach, silosach, cysternach), których przeliczenie, zważenie lub zmierzenie jest niewykonalne, nieopłacalne lub uciążliwe. Chodzi także o rzeczy, których pomiar jest obarczony dużym ryzykiem błędów ze względu na ich specyficzne właściwości fizyczne, gdyż zmieniają swoją objętość (ciężar, długość) pod wpływem warunków atmosferycznych (zawilgocenie, wysuszenie, zamarznięcie, rozgrzanie).

2. W jednostce spis z natury metodą pomiarów szacunkowych i obliczeń technicznych stosuje się w szczególności przy inwentaryzacji rzeczowych aktywów obrotowych ewidencjonowanych na wagę ... (wymienić właściwe):

  1. węgla, koksu, drewna opałowego - składowanego w pryzmach na wolnym powietrzu lub w piwnicach, kotłowniach,
  2. piasku/żużlu/soli/solanki do zimowego utrzymania dróg, przechowywanych w specjalnych dużych zbiornikach lub pojemnikach albo w pryzmach,
  3. materiałów budowlanych przechowywanych luzem albo w zbiornikach lub silosach (cement - silosy, wapno gaszone - doły, wapno palone - luzem, piasek i żwir - w pryzmach).

§ 14. O zastosowaniu metody pomiarów szacunkowych i obliczeń technicznych decyduje przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej. Spis wykonuje zespół spisowy. W skład tego zespołu musi wchodzić osoba mająca odpowiednią wiedzę techniczną. Jeśli nie jest to możliwe (np. gdy jedyną osobą z odpowiednią wiedzą jest osoba odpowiedzialna za spisywany składnik majątkowy), spis musi być wykonywany w obecności ... (podać właściwe: przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej lub kontrolera spisowego).

§ 15.1. Procedura spisu metodą pomiarów szacunkowych (obliczeń technicznych) obejmuje następujące kroki:

  1. usypanie rzeczy przechowywanych luzem w pryzmy lub zwały tworzące w przybliżeniu wybrany kształt bryły geometrycznej (stożek, stożek ścięty, ostrosłup trójkątny lub czworokątny, sześcian o podstawie prostokąta lub kwadratu), a w przypadku rzeczy przechowywanych w dołach lub pojemnikach - wyrównanie ich tak, aby ich powierzchnia była na tej samej wysokości z każdej strony dołu, pojemnika,
  2. obmierzenie wielkości pryzmy, zwału, a w przypadku dołu lub pojemnika - obmierzenie ich wypełnionej części,
  3. utrwalenie w formie rysunku technicznego bryły geometrycznej, w kształt której została usypana pryzma, zwał albo której kształt ma wypełniona część dołu lub pojemnika i zapisanie wyników jej pomiaru (narysowanie bryły i podanie jej obmierzonych wymiarów charakterystycznych, czyli np. wysokości, długości, szerokości, głębokości, promienia, średnicy),
  4. obliczenie objętości narysowanej bryły na podstawie odpowiedniego wzoru matematycznego,
  5. ustalenie ciężaru jednostki objętościowej składnika majątkowego (ciężar właściwy lub ciężar objętościowy),
  6. obliczenie wagi całej pryzmy, zwału, zawartości dołu lub pojemnika przez przemnożenie objętości bryły w m3 przez ciężar właściwy lub objętościowy składnika majątkowego.

2. Ciężar właściwy danego materiału uzyskuje się od jego producenta (dostawcy). Jeśli brak takich danych, a także gdy zapasy są wrażliwe na czynniki środowiskowe (wilgotność, temperatura), należy samodzielnie ustalić ich ciężar objętościowy. Robi się to w czasie spisu z natury - w polu spisowym. W tym celu trzeba:

  1. pobrać trzy próbki materiału z różnych miejsc pryzmy, pojemnika (np. z dołu, ze środka i z góry) o ustalonej objętości (np. dm3 lub m3),
  2. każdą próbkę osobno zważyć,
  3. wyniki ważenia uśrednić (waga próbki 1 + waga próbki 2 + waga próbki 3) : 3 = średni ciężar objętościowy dla przyjętej jednostki objętości składnika majątkowego.

§ 16.1. Wszystkie kroki opisane w § 15 ust. 1 należy udokumentować w formie protokołu. Protokół podpisany przez osoby dokonujące pomiarów i wyliczeń oraz ... (podać właściwe: przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej lub kontrolera spisowego) należy dołączyć do arkusza spisowego, w którym ujęty jest materiał. Do arkusza spisowego wpisuje się ostateczny wynik wyliczeń technicznych w pozycji "Ilość stwierdzona w czasie spisu".

2. Jeśli w danym polu spisowym inwentaryzuje się metodą pomiarów szacunkowych i obliczeń technicznych więcej niż jeden asortyment składnika majątkowego, to osobny protokół trzeba sporządzić dla każdego asortymentu (pryzmy, zwału, pojemnika, dołu).

D. Spis z natury towarów w punktach sprzedaży objętych ewidencją wartościową

§ 17.1. Towary w punktach sprzedaży objęte ewidencją wartościową spisuje się z podaniem ich ilości, ceny jednostkowej sprzedaży (z wywieszki cenowej) oraz wartości. Dane te wpisuje zespół spisowy w arkuszu spisu z natury w pozycjach "Ilość, "Cena jednostkowa" i "Wartość" każdego asortymentu towarów.

2. Ustalenie wartości może nastąpić po zakończeniu czynności spisowych w danym polu spisowym.

E. Spis z natury w razie nieprzerywania działalności

§ 18.1. Podczas spisu z natury zapasów rzeczowych aktywów obrotowych pola spisowe powinny być wyłączone z działalności, tak aby nie były wykonywane operacje przyjmowania i wydawania do/z magazynu lub innego miejsca składowania składników majątkowych.

2. Dostawy na planowany czas spisu trzeba ograniczyć do niezbędnego minimum.

3. W ramach przygotowania do inwentaryzacji komórki wewnętrzne jednostki powinny określić liczbę potrzebnych im materiałów (towarów, produktów, półproduktów) koniecznych do nieprzerwanego funkcjonowania w czasie planowanego spisu z natury. Rzeczy te trzeba pobrać z magazynu przed rozpoczęciem spisu w takim terminie, aby dowody rozchodów zostały sporządzone i przekazane do komórki księgowości najpóźniej na dzień przed rozpoczęciem spisu.

§ 19.1. Jeśli w czasie spisu z natury konieczne jest przyjęcie do magazynu czy miejsca składowania dostaw lub zwrotów materiałów/produktów/półproduktów/towarów, to należy je złożyć w tzw. magazynie przejściowym. Jest to wyodrębniona część placu składowego lub pomieszczenia magazynowego, gdzie składuje się przyjęte w czasie spisu dostawy materiałów i towarów lub wytworzone wyroby gotowe i półprodukty.

2. W czasie od przyjęcia do magazynu przejściowego do przyjęcia do magazynu docelowego dostawy te ewidencjonuje się wyłącznie pozabilansowo (jako dostawy nieprzyjęte). Po zakończeniu spisu przenosi się je na właściwe miejsce składowania. Ich przychód ujmuje się w ewidencji księgowej bilansowej zapasów.

§ 20.1 W czasie trwania spisu dopuszczalne jest wydawanie składników majątkowych z magazynu tylko w razie nieprzewidzianych sytuacji. Jest to możliwe po uzyskaniu zgody ... (podać właściwe: przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej i/lub kontrolera spisowego).

2. Dowody rozchodowe stanowiące podstawę wydania muszą być odpowiednio oznakowane. Trzeba wskazać, czy rozchód nastąpił przed fizycznym spisem danego składnika zapasów (AZ) czy po nim (PZ). Adnotację taką należy zamieścić również w arkuszu spisu z natury. Trzeba też dołączyć do niego dodatkową kopię dowodu rozchodu.

F. Ocena gospodarczej przydatności zapasów

§ 21.1. W czasie inwentaryzacji zapasów zespoły spisowe nie tylko ustalają ich ilość, ale także powinny ocenić ich stan jakościowy i przydatność gospodarczą. W szczególności muszą ustalić osobno dla każdego asortymentu ilość (liczbę) rzeczy, które są:

  1. uszkodzone,
  2. przeterminowane,
  3. zepsute,
  4. przestarzałe,
  5. zanieczyszczone,
  6. przechowywane w uszkodzonych opakowaniach,
  7. nieodpowiednie jakościowo.

2. Rzeczy niepełnowartościowe składuje się osobno od zapasów pełnowartościowych. Do arkusza spisowego trzeba je wpisać w osobnym wierszu. W pozycji "Uwagi" trzeba podać opis powodów obniżenia przydatności zapasów. Powinien być on na tyle dokładny, aby na etapie wyceny wyników spisu pracownicy księgowości mogli ustalić wpływ tego obniżenia na obniżenie wartości księgowej zapasów. W razie konieczności przed wyceną należy przeprowadzić ponowne oględziny zapasów niepełnowartościowych. Robi to komisja składająca się z pracowników merytorycznych, znających się na poszczególnych zapasach, oraz z pracowników księgowości.

3. W razie dużej ilości zapasów niepełnowartościowych w danym polu spisowym można je spisywać na odrębnych arkuszach spisowych, oznaczonych dopiskiem "NP".

G. Dokumentowanie wyników spisu

§ 22.1. Do dokumentowania wyników spisu z natury służą znormalizowane dokumenty o nazwie "Arkusz spisu z natury". Arkusz stanowi załącznik nr 20 do instrukcji inwentaryzacyjnej (patrz wzór nr 20 w dodatku elektronicznym).

2. Arkusze spisu z natury są objęte kontrolą zużycia, tak jak druki ścisłego zarachowania. Zespół spisowy nie może dokumentować spisu z natury na arkuszach spisowych niemających cech druku ścisłego zarachowania (bez adnotacji "Druk ścisłego zarachowania" i/lub symbolu i numeru druku). Takie przypadki należy niezwłocznie zgłosić do przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej. Trzeba też zwrócić mu te nieprawidłowe arkusze.

§ 23.1. Arkusze spisowe wypełnia zespół spisowy od razu na czysto w polu spisowym. Nie wolno robić notatek czy brudnopisów jako podstawy do późniejszego wypełnienia właściwych arkuszy, już po opuszczeniu pola spisowego.

2. Arkusze spisowe wypełnia się w sposób uniemożliwiający modyfikację zapisów (długopisem, cienkopisem, flamastrem, piórem).

3. Każdy arkusz spisowy wypełnia się pismem odręcznym, w sposób czytelny, bez pozostawiania pustych (wolnych) miejsc. W razie wystąpienia pustych miejsc lub pustych końcówek wierszy zakreśla się je, aby uniemożliwić późniejsze dopiski.

4. O czytelność zapisów trzeba dbać w trakcie wypełniania arkusza w polu spisowym. Nie wolno po zakończeniu spisu przepisywać arkuszy "na czysto". Z tego względu wypełnienie arkuszy trzeba powierzyć członkowi zespołu spisowego o odpowiednim charakterze pisma. Należy go także wyposażyć w odpowiednie rzeczy - takie jak sztywne podkładki, przenośny stolik i krzesło itp.

§ 24.1. Zespół spisowy wypełnia następujące pozycje arkusza spisu z natury:

    1. bezpośrednio po wejściu na dane pole spisowe:
  • nazwę i adres jednostki,
  • rodzaj inwentaryzacji (okresowa, doraźna, pełna, cząstkowa),
  • oznaczenie pola spisowego (nazwa, numer, symbol - zgodnie z oznaczeniami pól spisowych podanymi w planie sytuacyjnym jednostki),
  • dzień i godzinę rozpoczęcia spisu w danym polu spisowym,
  • imiona i nazwiska członków zespołu spisowego oraz pełnione przez nich funkcje (przewodniczący, członek),
  • imię, nazwisko i stanowisko służbowe osoby materialnie odpowiedzialnej lub osoby przez nią upoważnionej do brania udziału w spisie,
  • imiona, nazwiska i funkcje innych osób obecnych przy spisie (np. kierownika jednostki, przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, kontrolera spisowego, pracownika wyznaczonego przez kierownika jednostki do nadzorowania spisu pod nieobecność osoby materialnie odpowiedzialnej, osób wyznaczonych przez właściciela obcych składników majątkowych),
  • dodatkowe oznaczenia arkuszy spisowych wymagane przez przepisy wewnętrzne jednostki (np. NP - składniki majątku niepełnowartościowe, O - obce składniki majątkowe, z podaniem oznaczenia właściciela);
    1. w trakcie spisu, bezpośrednio po przeliczeniu poszczególnych składników majątkowych:
  • numer kolejny pozycji arkusza spisowego (na każdym polu spisowym spisywane pozycje numeruje się kolejno poczynając od cyfry 1),
  • symbol indeksu materiałowego (towarowego, produktowego),
  • nazwę składnika majątkowego pozwalającą na jego identyfikację,
  • jednostkę miary (szt., kg, l, m, m2, m3), według której dokonano spisu,
  • faktyczną ilość składnika, stwierdzoną w czasie spisu,
  • uwagi (np. ocena przydatności gospodarczej, spis według innej jednostki miary niż stosowana w ewidencji księgowej, wydanie składników majątkowych w trakcie spisu);
    1. po zakończeniu czynności spisowych w trakcie pobytu w danym polu spisowym:
  • godzinę zakończenia spisu w polu spisowym,
  • pozycję, na której został zakończony spis.

2. Niewypełnione pozycje na arkuszu należy wykreślić w sposób uniemożliwiający wprowadzenie jakichkolwiek późniejszych dopisków.

3. Jeśli na arkuszu były dokonane poprawki, trzeba zamieścić adnotację o treści: "W arkuszu spisowym dokonano poprawek na stronie: … w poz.: … polegających na …".

4. Po zakończeniu spisu, przed opuszczeniem pola spisowego, na arkuszu składają podpisy:

  1. członkowie zespołu spisowego,
  2. osoba odpowiedzialna za zapasy lub osoba przez nią upoważniona do brania udziału w spisie,
  3. inne osoby obecne przy spisie.

5. Przed złożeniem podpisów na arkuszu zamieszcza się także dodatkowe adnotacje (np. o wniesieniu uwag i zastrzeżeń do spisu przez osobę odpowiedzialną za zapasy, o przerwach w czasie spisu z podaniem dni i/lub godzin).

§ 25.1. Błędy przy wypełnianiu arkuszy spisu z natury, popełnione i wykryte w czasie pobytu w polu spisowym, można poprawiać wyłącznie przed zakończeniem pobytu zespołu spisowego w polu spisowym w obecności osoby odpowiedzialnej za zapasy. Niedozwolone jest nanoszenie poprawek dotyczących treści wpisywanych w polu spisowym po zakończeniu czynności spisowych i opuszczeniu pola spisowego. Jeśli zespół spisowy lub osoba odpowiedzialna za zapasy odkryje takie błędy po zakończeniu spisu (zwłaszcza dotyczące nazw, symboli i ilości składników majątkowych, dni i godzin przeprowadzenia spisu) trzeba je zgłosić do ... (podać właściwe: przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej i/lub kontrolera spisowego). Do ich korekty wymagane jest przeprowadzenie ponownego spisu dla zakwestionowanych pozycji.

2. Błędy poprawia się wyłącznie przez:

  1. skreślenie dotychczasowej treści z zachowaniem czytelności błędnego zapisu,
  2. wpisanie obok skreślonej treści (a także nad lub pod - zależnie od wolnego miejsca) właściwej treści.

3. Niedopuszczalne są poprawki z użyciem korektorów, przez zamazywanie długopisem, wymazywanie gumką, zaklejanie taśmą korektorską lub paskami papieru lub wprowadzane w inny sposób, który uniemożliwia odczytanie treści pierwotnego zapisu.

4. Przy każdej poprawce należy zamieścić:

  1. datę naniesienia poprawki,
  2. parafkę przynajmniej jednego członka zespołu spisowego i osoby odpowiedzialnej za zapasy.

H. Spis z natury zapasów obcych

§ 26.1. Znajdujące się w jednostce zapasy obce spisuje się z natury w tych samych terminach i przy zastosowaniu takich samych czynności spisowych, jak zapasy własne. Trzeba przy tym zachować zasady szczególne ustalone w ust. 2-5.

2. Spis z natury obcych zapasów przeprowadza zespół spisowy wyznaczony przez jednostkę. W spisie mogą uczestniczyć przedstawiciele wyznaczeni przez właściciela zapasów. Są to tzw. inne osoby uczestniczące w spisie, które mogą oceniać stan zapasów i sposób ich przechowywania. Zasady ich udziału w spisie są ustalone w instrukcji ogólnej (zestaw nr 1).

3. W przypadku spisu zapasów w opakowaniach zbiorczych stwierdza się wyłącznie ilość i stan tych opakowań. Opakowań nie otwiera się. Nie ustala się ich zawartości. Dotyczy to również opakowań uszkodzonych i noszących ślady nieuprawnionego otwierania. W arkuszu spisu z natury w takich przypadkach należy jedynie opisać stan uszkodzeń. Zawartość opakowań sprawdzi dostawca, kiedy odbierze reklamowane towary. Wtedy też jednostka będzie z nim mogła wyjaśniać ewentualne niedobory oraz ustalić osoby, które zawiniły ich powstaniu.

4. Stany ilościowe zapasów obcych ujmuje się w odrębnych, przeznaczonych tylko dla nich, arkuszach spisowych. Dla arkuszy tych stosuje się specjalne oznaczane - ZO. Jeśli zapasy obce stanowią własność różnych podmiotów, wyniki spisu z natury wykazuje się w arkuszach spisowych oddzielnie dla każdego podmiotu. Oprócz oznaczenia ZO na arkuszach zamieszcza się także oznaczenie właściciela (imię, nazwisko lub nazwę oraz adres).

5. Arkusze spisowe zapasów obcych wypełnia się w trzech egzemplarzach. Pierwszy jest przeznaczony dla osoby odpowiedzialnej za zapasy w jednostce, drugi - dla komórki księgowości prowadzącej pozabilansową ewidencję ilościową obcych składników majątkowych. Trzeci arkusz przekazuje się właścicielowi zapasów.

I. Zakończenie spisu

§ 27.1. Czynności spisowe w danym polu spisowym uważa się za zakończone po ujęciu w arkuszach spisowych rzeczywistych stanów wszystkich składników zapasów podlegających spisowi.

2. W sytuacji gdy na danym polu spisowym nie uda się zakończyć spisu w ciągu jednego dnia, zespół spisowy ma obowiązek wykonać następujące czynności:

  1. zaznaczyć w arkuszu spisowym pozycję, na której zakończono spis tego dnia,
  2. oznaczyć (kredą, taśmami na podłodze, samoprzylepnymi kartkami itp.) miejsce, w którym zakończono spis, oddzielając składniki majątkowe spisane od niespisanych,
  3. zabezpieczyć pole spisowe przed nieuprawnionym dostępem (np. zamknąć drzwi i okna, bramy),
  4. zdeponować u przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej lub wyznaczonego przez niego innego członka komisji wszystkie arkusze spisowe (wypełnione, anulowane i czyste), inne druki i formularze, urządzenia pomiarowe i inne wyposażenie, a także klucze (inne środki dostępu) do pola spisowego.

§ 28.1. Ostateczne zakończenie czynności spisowych w danym polu spisowym potwierdza się na arkuszu spisowym. W tym celu należy:

  1. podać dzień i godzinę zakończenia spisu;
  2. zamieścić podpisy:
  1. wszystkich członków zespołu spisowego, którzy byli faktycznie obecni przy spisie,
  2. innych osób obecnych w czasie spisu (np. kontroler spisowy, przedstawiciele właściciela obcych zapasów),
  3. osoby odpowiedzialnej za zapasy.

2. Podpisy członków zespołu spisowego oznaczają, że przeliczyli (zmierzyli) składniki majątkowe i wyniki tego wpisali zgodnie ze stanem rzeczywistym do arkusza spisowego.

3. Podpis osoby odpowiedzialnej za zapasy oznacza, że nie ma ona zastrzeżeń do ustaleń zawartych w arkuszach. Osoba odpowiedzialna może też odmówić podpisu. W takim przypadku musi niezwłocznie uzasadnić przyczyny tej odmowy na piśmie. Pismo trzeba dołączyć do arkusza spisowego - tzw. oświadczenie końcowe osoby odpowiedzialne stanowiące załącznik nr 6 do instrukcji inwentaryzacyjnej.

§ 29. Po podpisaniu arkuszy spisowych nie można już wprowadzać żadnych zmian w ich zapisach. Nie można już korygować błędów ani dopisywać żadnych treści. Jeśli okaże się, że w czasie spisu pominięto jakieś składniki majątkowe albo źle ustalono ich rodzaj czy ilość, trzeba to zgłosić ... (podać właściwe: przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej i/lub kontrolerowi spisowemu). W takiej sytuacji zarządza on spisy powtórne lub uzupełniające.

§ 30.1. Po ostatecznym zakończeniu spisu z natury zespoły spisowe oddają przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej:

  1. arkusze spisowe (wypełnione, anulowane i czyste),
  2. oświadczenia złożone przez osoby materialnie odpowiedzialne przed rozpoczęciem i po zakończeniu spisu,
  3. sprawozdanie opisowe z przebiegu spisu z natury; wzór sprawozdania stanowi załącznik nr 21 do instrukcji inwentaryzacyjnej (patrz wzór nr 21 w dodatku elektronicznym).

2. Sprawozdanie opisowe z przebiegu spisu z natury sporządza przewodniczący zespołu spisowego. W jego treści zamieszcza się w szczególności:

  1. rozliczenie pobranych, wykorzystanych i zwróconych arkuszy spisowych,
  2. omówienie poprawek naniesionych na arkuszach spisowych,
  3. opis trudności czy przeszkód, na jakie zespół napotkał w czasie spisu (w tym uwagi na temat nieprawidłowego przygotowania pól spisowych do spisu),
  4. opis ruchu składników majątkowych w czasie spisu,
  5. wyszczególnienie przerw w spisie spowodowanych nieobecnością członków zespołu spisowego lub osoby odpowiedzialnej za zapasy albo innymi okolicznościami,
  6. zastrzeżenia i uwagi wniesione przez osobę odpowiedzialną za zapasy i odniesienie do nich przewodniczącego zespołu spisowego,
  7. spostrzeżenia zespołu spisowego co do ujawnionych niedociągnięć w gospodarowaniu zapasami, niedostatecznego ich zabezpieczenia przed zniszczeniem czy zagarnięciem,
  8. uwagi wnoszone przez przedstawicieli właściciela obcych składników majątkowych.

3. Instrukcja dla zespołu spisowego - spis z natury środków trwałych

Instrukcja zawiera tylko postanowienia, które różnią się od postanowień instrukcji nr 2 - spisu z natury zapasów rzeczowych aktywów obrotowych. Jednostki muszą same skonstruować pełną instrukcję. Powinny przepisać podane niżej postanowienia z instrukcji nr 2 pozostające bez zmian. W odpowiednie miejsca trzeba następnie dodać postanowienia tu podane, charakterystyczne dla spisu z natury środków trwałych.

A. Rozpoczęcie spisu z natury

§ 1. Przepisać § 1 z instrukcji nr 2.

§ 2. Przepisać § 2 ust. 1 lit. a, b z instrukcji nr 2 oraz dodać lit. c-g:

c) czy zespół spisowy odpowiedzialny za spis:

  • nieruchomości - otrzymał dane z ewidencji księgowej na temat granic poszczególnych obiektów inwentarzowych środków trwałych stanowiących budynki i budowle,
  • środków trwałych połączonych w zespoły funkcjonalne - otrzymał dane z ewidencji księgowej na temat części składowych, dodatkowych i peryferyjnych poszczególnych zbiorczych obiektów inwentarzowych środków trwałych,

i czy dane o stanie ilościowym innych środków trwałych są niedostępne zespołom spisowym;

d) czy w polu spisowym są obecne osoby odpowiedzialne za środki trwałe, które mają być spisywane w danym dniu (ewentualnie w razie ich nieobecności - są osoby upoważnione przez nie na piśmie do ich zastępowania),

e) czy osoby odpowiedzialne za środki trwałe złożyły pisemne oświadczenia, że przekazały do komórki księgowości wszystkie dowody przychodu i rozchodu środków trwałych objętych spisem i podały w nich numery ostatnich dowodów przychodu i rozchodu, według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do instrukcji inwentaryzacyjnej,

f) czy w polu spisowym znajdują się wyłącznie osoby upoważnione do udziału w spisie (członkowie zespołu spisowego, członkowie komisji inwentaryzacyjnej, kontroler spisowy, kierownik jednostki, osoba odpowiedzialna za mienie lub osoba ją zastępująca, przy spisie obcych środków trwałych - osoby reprezentujące ich właściciela),

g) czy zespoły spisowe mają możliwość bieżącego kontaktu z przewodniczącym komisji inwentaryzacyjnej, kontrolerem spisowym lub innym członkiem komisji upoważnionym do podejmowania decyzji - jeśli spis odbywa się jednocześnie w kilku miejscach użytkowania środków trwałych.

Przepisać § 2 ust. 2, 3 z instrukcji nr 2.

§ 3. Zespół spisowy wykonuje w polu spisowym następujące czynności:

  1. ustala w drodze bezpośredniego oglądu ilość środków trwałych (w tym kompletność zbiorczych obiektów inwentarzowych),
  2. ocenia ich stan i przydatność dla jednostki,
  3. zapisuje te ustalenia w arkuszu spisowym.

B. Jednostka pomiaru i porządek wykonywania czynności spisowych

§ 4. Przepisać § 4 ust. 1 z instrukcji nr 2.

2. W polu spisowym należy zachowywać następującą kolejność spisu:

  1. jeśli polem spisowym jest cały ogrodzony teren lub jedno wydzielone pomieszczenie - spis zawsze rozpoczyna się od lewej strony od wejścia na plac (do pomieszczenia) i posuwa się systematycznie do strony prawej jednocześnie w stronę wejścia,
  2. jeśli polem spisowym są wydzielone części placów, pomieszczeń - spis rozpoczyna się zawsze od lewej strony od góry i przechodzi do strony prawej, posuwając się w dół.

3. W zależności od rodzaju liczonych rzeczy stosuje się następujące metody oznaczania (oddzielania) przedmiotów spisanych od niespisanych:

  1. rzeczy duże oznacza się przez stawianie na nich po przeliczeniu znaczków (ptaszek, krzyżyk) kredą lub zmywalnym flamastrem albo przylepiając na nich karteczki samoprzylepne,
  2. rzeczy drobne - sukcesywnie przekłada się na stosy (lewa strona - zliczone, prawa strona - nieprzeliczone), poszczególne stosy trzeba każdorazowo oddzielać (np. zakładkami, sznurami, przekładając na wyznaczone półki lub do oddzielnych pojemników).

§ 5.1. Stan środków trwałych ustala się w sztukach przez zliczenie.

2. Za jedną sztukę uznaje się pojedynczy obiekt inwentarzowy środków trwałych (np. krzesło, rower, motocykl, studnia).

3. Dla zbiorczych obiektów inwentarzowych środków trwałych, połączonych funkcjonalnie, takich jak budynki wraz z budowlami służącymi do ich wyłącznej obsługi lub inne niż budynki środki trwałe połączone funkcjonalnie, trzeba osobno sprawdzić i spisać każdą część składową, dodatkową i peryferyjną.

§ 6.1. Poszczególne obiekty zlicza członek zespołu spisowego. Odczytuje on na głos numer obiektu inwentarzowego (dla części składowych, dodatkowych i peryferyjnych - numer podinwentarzowy) i podaje liczbę jego sztuk.

2. Zlicza się dwukrotnie. Po pierwszym zliczeniu członek zespołu spisowego podaje na głos jego wynik. Jeśli drugie liczenie kończy się takim samym wynikiem jak pierwsze, po podaniu go na głos, wpisuje się go do arkusza spisowego. Jeżeli drugie liczenie wykazuje inny wynik niż za pierwszym razem albo osoba odpowiedzialna za mienie zgłosi zastrzeżenia do tego wyniku, liczenie powtarza się. Liczenie powtarza się tak długo, dopóki dwa razy z rzędu uzyskane wyniki będą takie same, a osoba odpowiedzialna za mienie nie zgłosi do nich zastrzeżeń. Po wpisaniu wyniku liczenia do arkusza spisowego zapis pokazuje się osobie odpowiedzialnej za mienie. Zastrzeżenia do wyników liczenia złożone przez osobę odpowiedzialną za mienie rozpatruje się na bieżąco w polu spisowym, zgodnie z postanowieniami instrukcji ogólnej (zestaw nr 1).

C. Spis z natury w razie nieprzerywania działalności

§ 7. Podczas spisu z natury środków trwałych nie wolno wykonywać operacji przyjmowania do użytkowania, zbywania, likwidacji czy przemieszczania wewnętrznego środków trwałych. Od tej zasady nie ma wyjątków.

D. Ocena stanu i gospodarczej przydatności środków trwałych

§ 8.1. W czasie inwentaryzacji środków trwałych zespoły spisowe nie tylko ustalają ich ilość, ale także oceniają ich stan i przydatność gospodarczą. W szczególności powinny odnotować w arkuszach spisowych w pozycji "Uwagi" wszystkie przypadki, gdy środki trwałe są:

  1. wyeksploatowane ponad miarę (czyli nieproporcjonalnie do okresu ich użytkowani,
  2. przestarzałe,
  3. niesprawne,
  4. zbędne.

2. Zapisy takie są podstawą do szacowania odpisów z tytułu trwałej utraty wartości lub likwidacji środków trwałych. W razie konieczności przed wyceną środków trwałych przeprowadza się ponowne oględziny niepełnowartościowych środków trwałych w celu oszacowania stopnia utraty wartości. Robi to komisja składająca się z pracowników merytorycznych, znających się na poszczególnych rodzajach środków trwałych, oraz z pracowników księgowości, wyznaczona przez kierownika jednostki. Komisja ta pracuje na zasadach określonych w instrukcji gospodarowania środkami trwałymi.

3. W razie dużej liczby niepełnowartościowych środków trwałych w danym polu spisowym można je spisywać na odrębnych arkuszach spisowych, oznaczonych dopiskiem "NP".

E. Dokumentowanie wyników spisu

§ 8. Przepisać § 22 z instrukcji nr 2.

§ 9. Przepisać § 23 z instrukcji nr 2.

§ 10.1. Zespół spisowy wypełnia następujące pozycje arkusza spisu z natury:

      1. bezpośrednio po wejściu na dane pole spisowe:
  • nazwę i adres jednostki,
  • rodzaj inwentaryzacji (okresowa, doraźna, pełna, cząstkowa),
  • oznaczenie pola spisowego (nazwa, numer, symbol - zgodnie z oznaczeniami pól spisowych podanymi w planie sytuacyjnym jednostki),
  • dzień i godzinę rozpoczęcia spisu w danym polu spisowym,
  • imiona i nazwiska członków zespołu spisowego oraz pełnione przez nich funkcje (przewodniczący, członek),
  • imię, nazwisko i stanowisko służbowe osoby odpowiedzialnej za mienie lub osoby przez nią upoważnionej do brania udziału w spisie,
  • imiona, nazwiska i funkcje innych osób obecnych przy spisie (np. kierownika jednostki, przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, kontrolera spisowego, pracownika wyznaczonego przez kierownika jednostki do nadzorowania spisu pod nieobecność osoby odpowiedzialnej za mienie, osób wyznaczonych przez właściciela obcych składników majątkowych),
  • dodatkowe oznaczenia arkuszy spisowych wymagane przez przepisy wewnętrzne jednostki (np. NP - składniki majątku niepełnowartościowe, OST - obce składniki majątkowe, z podaniem oznaczenia właściciela, ST - środki trwałe ujmowane na koncie 011, PST - środki trwałe ujmowane na koncie 013, IL - środki trwałe ujęte w pozabilansowej ewidencji ilościowej);
      1. w trakcie spisu, bezpośrednio po przeliczeniu poszczególnych składników majątkowych:
  • numer kolejny pozycji arkusza spisowego (na każdym polu spisowym spisywane pozycje numeruje się kolejno, poczynając od cyfry 1),
  • numer inwentarzowy środka trwałego1,
  • nazwę środka trwałego pozwalającą na jego identyfikację1,
  • jednostkę miary (szt.)1,
  • faktyczną liczbę, stwierdzoną w czasie spisu1,
  • uwagi (np. ocena przydatności gospodarczej, opis stanu);
      1. po zakończeniu czynności spisowych w trakcie pobytu w danym polu spisowym:
  • godzinę zakończenia spisu w polu spisowym,
  • pozycję, na której został zakończony spis.

Przepisać § 24 ust. 2-5 z instrukcji nr 2.

1 W przypadku zbiorczych obiektów inwentarzowych środków trwałych, takich jak budynki oraz zespoły maszyn i urządzeń połączonych funkcjonalnie - jako pierwsze podaje się nazwę i numer inwentarzowy całego obiektu środka trwałego. Następnie w poszczególnych pozycjach podaje się kolejno nazwy i numery podinwentarzowe jego części składowych, dodatkowych i peryferyjnych. Dla każdej z tych pozycji wpisuje się jednostkę miary i stwierdzoną liczbę sztuk.

§ 11.1. Błędy przy wypełnianiu arkuszy spisu z natury, popełnione i wykryte w czasie pobytu w polu spisowym, można poprawiać wyłącznie przed zakończeniem pobytu zespołu spisowego w polu spisowym w obecności osoby odpowiedzialnej za spisywane składniki mienia. Niedozwolone jest nanoszenie poprawek dotyczących treści wpisywanych w polu spisowym po zakończeniu czynności spisowych i opuszczeniu pola spisowego. Jeśli zespół spisowy lub osoba odpowiedzialna odkryje takie błędy (zwłaszcza dotyczące nazw, symboli i liczby środków trwałych, dni i godzin przeprowadzenia spisu) trzeba je zgłosić do ... (podać właściwe: przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej lub kontrolera spisowego). Do ich korekty wymagane jest przeprowadzenie ponownego spisu zakwestionowanych pozycji.

Przepisać § 25 ust. 2-4 z instrukcji nr 2.

F. Spis z natury obcych środków trwałych

§ 12.1. Znajdujące się w jednostce obce środki trwałe spisuje się z natury w tych samych terminach i przy zastosowaniu takich samych czynności spisowych, jak własne środki trwałe. Trzeba przy tym zachować zasady szczególne ustalone w ust. 2-5.

2. Spis z natury obcych środków trwałych przeprowadza zespół spisowy wyznaczony przez jednostkę. W spisie mogą uczestniczyć przedstawiciele wyznaczeni przez właściciela środków trwałych. Są to tzw. inne osoby uczestniczące w spisie, które mogą oceniać stan środków trwałych i sposób ich użytkowania. Zasady ich udziału w spisie są ustalone w instrukcji ogólnej (zestaw nr 1).

3. Stany ilościowe obcych środków trwałych ujmuje się w odrębnych, przeznaczonych tylko dla nich, arkuszach spisowych. Dla arkuszy tych stosuje się specjalne oznaczenie - OST. Jeśli obce środki trwałe stanowią własność różnych podmiotów, wyniki spisu z natury wykazuje się w arkuszach spisowych oddzielnie dla każdego podmiotu. Oprócz oznaczenia OST na arkuszach zamieszcza się także oznaczenie właściciela (imię, nazwisko lub nazwę oraz adres).

4. Arkusze spisowe obcych środków trwałych wypełnia się w trzech egzemplarzach. Pierwszy jest przeznaczony dla osoby odpowiedzialnej za mienie w jednostce, drugi - dla komórki księgowości prowadzącej pozabilansową ewidencję ilościową obcych składników majątkowych. Trzeci arkusz przekazuje się właścicielowi zapasów.

G. Zakończenie spisu

§ 13.1. Czynności spisowe w danym polu spisowym uważa się za zakończone po ujęciu w arkuszach spisowych rzeczywistych stanów wszystkich środków trwałych podlegających spisowi.

2. Ostateczne zakończenie czynności spisowych w danym polu spisowym potwierdza się na arkuszu spisowym. W tym celu trzeba:

  1. podać dzień i godzinę zakończenia spisu;
  2. zamieścić podpisy:
  • wszystkich członków zespołu spisowego, którzy byli faktycznie obecni przy spisie,
  • innych osób obecnych w czasie spisu (np. kontrolera spisowego, przedstawicieli właściciela obcych środków trwałych),
  • osoby odpowiedzialnej za mienie.

3. Podpisy członków zespołu spisowego oznaczają, że przeliczyli składniki majątkowe i wyniki tego wpisali zgodnie ze stanem rzeczywistym do arkusza spisowego.

4. Podpis osoby odpowiedzialnej za mienie oznacza, że nie ma ona zastrzeżeń do ustaleń zawartych w arkuszach. Osoba odpowiedzialna może też odmówić podpisu. W takim przypadku musi niezwłocznie uzasadnić przyczyny tej odmowy na piśmie. Pismo trzeba dołączyć do arkusza spisowego - tzw. oświadczenie końcowe osoby odpowiedzialnej stanowiące załącznik nr 6 do instrukcji inwentaryzacyjnej.

§ 14. Przepisać § 29 z instrukcji nr 2.

§ 15.1. Po ostatecznym zakończeniu spisu z natury zespoły spisowe oddają przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej:

  1. arkusze spisowe (wypełnione, anulowane i czyste),
  2. oświadczenia złożone przez osoby odpowiedzialne za mienie przed rozpoczęciem i po zakończeniu spisu,
  3. sprawozdanie opisowe z przebiegu spisu z natury; wzór stanowi załącznik nr 21 do instrukcji inwentaryzacyjnej (patrz wzór nr 21 w dodatku elektronicznym).

2. Sprawozdanie opisowe z przebiegu spisu z natury sporządza przewodniczący zespołu spisowego. W jego treści zamieszcza się w szczególności:

  1. opis trudności czy przeszkód, na jakie zespół napotkał w czasie spisu (w tym uwagi na temat nieprawidłowego przygotowania pól spisowych do spisu),
  2. wyszczególnienie przerw w spisie spowodowanych nieobecnością członków zespołu spisowego lub osoby odpowiedzialnej za mienie albo innymi okolicznościami,
  3. zastrzeżenia i uwagi wniesione przez osobę odpowiedzialną za mienie i odniesienie do nich przewodniczącego zespołu spisowego,
  4. spostrzeżenia zespołu spisowego co do ujawnionych niedociągnięć w gospodarowaniu środkami trwałymi, niedostatecznego ich zabezpieczenia przed zniszczeniem czy zagarnięciem,
  5. uwagi wnoszone przez przedstawicieli właściciela obcych składników majątkowych.

4. Instrukcja dla zespołu spisowego - spis z natury środków pieniężnych

Instrukcja zawiera tylko postanowienia, które różnią się od postanowień instrukcji nr 2 - spisu z natury zapasów rzeczowych aktywów obrotowych. Jednostki muszą same skonstruować pełną instrukcję. Powinny przepisać podane niżej postanowienia z instrukcji nr 2 pozostające bez zmian. W odpowiednie miejsca trzeba następnie dodać postanowienia tu podane, charakterystyczne dla spisu z natury środków pieniężnych.

A. Rozpoczęcie spisu z natury

§ 1. Przepisać § 1 z instrukcji nr 2.

§ 2. Przepisać § 2 ust. 1 lit. a, dodać lit. b-e.

b) czy zespół spisowy otrzymał za pokwitowaniem w zestawieniu kontrolnym wystarczającą liczbę:

  • formularzy protokołu inwentaryzacji środków pieniężnych,
  • niezbędne wyposażenie (liczarki pieniędzy, materiały piśmienne);

c) czy w polu spisowym jest obecny kasjer lub jego zastępca;

d) czy w polu spisowym znajdują się wyłącznie osoby upoważnione do udziału w spisie (członkowie zespołu spisowego, członkowie komisji inwentaryzacyjnej, kontroler spisowy, kierownik jednostki, kasjer lub jego zastępca);

e) czy zespoły spisowe mają możliwość bieżącego kontaktu z przewodniczącym komisji inwentaryzacyjnej, kontrolerem spisowym lub innym członkiem komisji upoważnionym do podejmowania decyzji - jeśli spis odbywa się jednocześnie w kilku miejscach przechowywania gotówki.

Przepisać § 2 ust. 3 z instrukcji nr 2.

§ 3. Zespół spisowy wykonuje w polu spisowym następujące czynności:

  1. ustala w drodze przeliczenia stan środków pieniężnych,
  2. porównuje stan rzeczywisty i ewidencyjny oraz ustala wysokość niedoboru (manko) lub nadwyżki (superata),1
  3. wyjaśnia przyczyny powstania różnic inwentaryzacyjnych i proponuje sposób ich rozliczenia,1
  4. ocenia stosowane zabezpieczenia gotówki w czasie jej przechowywania,
  5. zapisuje te ustalenia w arkuszu spisowym.

1 Sposób wykonania tych czynności jest opisany w zestawie 1 - instrukcja ogólna w § 75-78.

§ 4. W czasie spisu z natury środków pieniężnych nie wolno wykonywać żadnych operacji gotówkowych. Od tej zasady nie ma wyjątków.

B. Porządek wykonywania czynności spisowych

§ 5.1. W polu spisowym należy zachowywać następującą kolejność spisu:

  1. gotówkę w kasie spisuje się w podziale według jej przeznaczenia, odpowiadającego prowadzonym w jednostce raportom kasowym,
  2. w ramach gotówki o określonym przeznaczeniu, gotówkę liczy się w podziale na waluty, a w ramach tego - na nominały banknotów i monet.

2. Przeliczone monety i banknoty przekłada się w inne miejsce (na lewo - nieprzeliczone, na prawo - zliczone) lub do specjalnych pojemników na monety/banknoty (luzem - nieprzeliczone, w pojemnikach - przeliczone).

§ 6.1. Gotówkę przelicza członek zespołu spisowego.

2. Każdy nominał monet i banknotów przelicza się dwukrotnie. Jeśli wynik za każdym razem jest identyczny, a kasjer nie wniesie do niego zastrzeżeń, wpisuje się go do protokołu inwentaryzacji. Jeśli nie, liczenie powtarza się taką liczbę razy, aż uzyska się dwukrotnie z rzędu ten sam wynik i nie będzie on kwestionowany przez kasjera.

3. Po wpisaniu wyniku pomiaru do protokołu inwentaryzacji zapis pokazuje się kasjerowi. Zastrzeżenia do wyników pomiarów złożone przez kasjera rozpatruje się na bieżąco w polu spisowym, zgodnie z postanowieniami instrukcji ogólnej - zestaw nr 1.

§ 7.1. Monety i banknoty zapakowane w oryginalne opakowania banku (monety w rolkach, banknoty w paczkach zabezpieczonych banderolami) można inwentaryzować w sposób uproszczony. Jeśli opakowania nie noszą cech otwierania ani nie są w żaden sposób uszkodzone, można ich nie otwierać. Przyjmuje się, że zawierają liczbę sztuk monet/banknotów o danym nominale podaną na opakowaniu. Zlicza się tylko sztuki opakowań zbiorczych. Ustala się wartość nominalną gotówki (jako iloczyn nominału, ilości sztuk podanych na poszczególnych opakowaniach i liczby opakowań).

2. Decyzję o zastosowaniu uproszczenia z ust. 1 podejmuje przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej lub kontroler spisowy. Bierze przy tym pod uwagę ilość i wartość gotówki w opakowaniach zbiorczych oraz czas potrzebnych na jej pełne przeliczenie (ręcznie lub z użyciem liczarek). Uproszczenia nie stosuje się w trakcie inwentaryzacji doraźnych przeprowadzanych w związku z podejrzeniem przestępstwa.

C. Eliminacja fałszywych znaków pieniężnych i ocena zabezpieczeń kasowych

§ 8.1. Jeśli w czasie inwentaryzacji zostaną wykryte monety lub banknoty uszkodzone lub fałszywe (albo podejrzane o sfałszowanie), trzeba to opisać w protokole inwentaryzacji. Następnie trzeba wszcząć procedury przewidziane na taki wypadek w instrukcji kasowej.

2. Monety lub banknoty uszkodzone wymienia się nowe w banku.

3. Monety lub banknoty fałszywe lub podejrzane o sfałszowanie przekazuje się właściwym organom. Ich wartość stanowi niedobór kasowy.

§ 9. Ocena zabezpieczeń gotówki przechowywanej w kasie obejmuje ustalenie:

  1. jakie zabezpieczenia są w kasie,
  2. czy zabezpieczenia te odpowiadają wymogom stawianym przez przepisy ogólnie obowiązujące i przepisy instrukcji kasowej,
  3. czy zainstalowane zabezpieczenia faktycznie działają (ten aspekt pomija się w czasie inwentaryzacji zdawczo-odbiorczych; można pominąć go także w czasie inwentaryzacji okresowych lub doraźnych, jeśli wiązałoby się to z ponoszeniem dodatkowych nieuzasadnionych kosztów).

D. Dokumentowanie wyników inwentaryzacji

§ 10.1. Wyniki inwentaryzacji dokumentuje się w protokole. Stosuje się trzy wzory protokołów dołączonych do instrukcji inwentaryzacyjnej (patrz wzory nr 22, 23 i 24 w dodatku elektronicznym):

  1. protokół inwentaryzacji okresowej lub doraźnej (załącznik nr 22),
  2. protokół zdawczo-odbiorczy w obecności osoby zdającej (załącznik nr 23),
  3. protokół zdawczo-odbiorczy pod nieobecność osoby zdającej (załącznik nr 24).

2. Do protokołu inwentaryzacji wpisuje się kolejno: walutę, nominał i ustaloną liczbę monet lub banknotów. Następnie nominały mnoży się przez liczbę monet lub banknotów. W ten sposób uzyskuje się wartość nominalną gotówki.

3. Po przeliczeniu gotówki od razu w polu spisowym zespół spisowy porównuje jej wartość z saldem odpowiedniego raportu kasowego. Wynik porównania (zgodny, niezgodny: manko lub superata) zapisuje w protokole inwentaryzacji. Opisuje w nim też:

  1. monety, banknoty uszkodzone, fałszywe lub podejrzane o sfałszowanie (nominał, liczba sztuk, numery),
  2. wyniki kontroli stanu zabezpieczeń kasowych,
  3. inne uwagi co do sposobu prowadzenia gospodarki kasowej,
  4. przyczyny powstania nadwyżek lub niedoborów kasowych i stwierdzonych nieprawidłowości w gospodarce kasowej.

4. Protokół inwentaryzacji sporządza się w liczbie egzemplarzy:

  1. inwentaryzacja zdawczo-odbiorcza - 3 egz. (jeden dla osoby zdającej, jeden dla osoby przyjmującej, jeden dla komórki księgowości),
  2. inwentaryzacja okresowa lub doraźna - 2 egz. (jeden dla kasjera, jeden dla komórki księgowości).

5. Wszystkie egzemplarze podpisuje zespół spisowy, kasjer (przy inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej - osoba zdająca i przyjmująca, a pod nieobecność osoby zdającej - wyłącznie przyjmująca) oraz inne osoby obecne w czasie spisu. Przy sporządzaniu protokołu stosuje się odpowiednio ogólne zasady wypełniania i poprawiania popełnionych w nim błędów ustalone dla arkuszy spisu z natury z § 36, 37 instrukcji ogólnej (zestaw nr 1).

E. Zakończenie spisu

§ 11.1. Ostateczne zakończenie czynności spisowych w kasie potwierdza się w protokole inwentaryzacji. W tym celu:

  1. podaje się dzień i godzinę zakończenia spisu;
  2. zamieszcza się podpisy:
  • wszystkich członków zespołu spisowego, którzy byli faktycznie obecni przy spisie,
  • innych osób obecnych w czasie spisu (np. kontrolera spisowego, przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej),
  • kasjera.

2. Podpisy członków zespołu spisowego oznaczają, że przeliczyli gotówkę i wyniki tego wpisali zgodnie ze stanem rzeczywistym do protokołu inwentaryzacji.

3. Podpis kasjera oznacza, że nie ma on zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole inwentaryzacji. Kasjer może też odmówić podpisu. W takim przypadku musi niezwłocznie uzasadnić przyczyny tej odmowy na piśmie. Pismo trzeba dołączyć do protokołu inwentaryzacji.

§ 12. Przepisać § 29 z instrukcji, zastępując wyrażenie "Po podpisaniu arkuszy spisowych" wyrażeniem "Po podpisaniu protokołu inwentaryzacji".

§ 13.1. Po ostatecznym zakończeniu spisu z natury zespół spisowy oddaje przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej:

  1. protokół inwentaryzacji,
  2. oświadczenia złożone przez kasjera,
  3. sprawozdanie opisowe z przebiegu spisu z natury; wzór stanowi załącznik nr 21 do instrukcji inwentaryzacyjnej (patrz wzór nr 21 w dodatku elektronicznym).

2. Sprawozdanie opisowe z przebiegu spisu z natury sporządza przewodniczący zespołu spisowego. W jego treści zamieszcza się w szczególności:

  1. opis trudności czy przeszkód, na jakie zespół napotkał w czasie spisu (w tym uwagi na temat nieprawidłowego przygotowania kasy do spisu),
  2. wyszczególnienie przerw w spisie spowodowanych nieobecnością członków zespołu spisowego lub kasjera albo innymi okolicznościami,
  3. zastrzeżenia i uwagi wniesione przez kasjera i odniesienie do nich przewodniczącego zespołu spisowego,
  4. spostrzeżenia zespołu spisowego co do ujawnionych niedociągnięć w zabezpieczeniach kasowych i prowadzeniu gospodarki kasowej.

ZESTAW nr 3 - Postanowienia alternatywne - spis z natury wspomagany informatycznie

Jeśli jednostka zdecyduje się na wspomaganie inwentaryzacji metodą spisu z natury technikami informatycznymi, musi poszerzyć we własnym zakresie postanowienia instrukcji ogólnej oraz instrukcji dla zespołów spisowych. Do instrukcji tych trzeba dodać postanowienia podane poniżej.

Postanowienia wzorcowe zostały opracowane dla jednostek, które stosują pełne wspomaganie informatyczne spisu:

  • sczytywanie danych z etykiet z kodami paskowymi lub czipami elektronicznymi ze środków trwałych za pomocą kolektorów danych,
  • sczytywanie danych z etykiet z kodami paskowymi ze środków obrotowych za pomocą kolektorów danych,
  • automatyczne tworzenie arkuszy spisu z natury,
  • automatyczna wycena wyników spisu oraz tworzenie zestawień zbiorczych spisu z natury i zestawień różnic inwentaryzacyjnych,
  • liczenie gotówki w liczarkach monet i banknotów.

Trzeba wybrać z nich te, które będą miały zastosowanie w danej jednostce.

W instrukcjach jednostki w takim przypadku muszą się znaleźć postanowienia dotyczące spisów zarówno w technice ręcznej (tylko w ten sposób mogą być inwentaryzowane np. budynki, budowle, środki transportu, a także składniki majątku trwałego i obrotowego nieoznaczone kodami paskowymi lub czipami elektronicznymi), jak i informatycznej. Postanowienia tu podane mają nadane numery paragrafów w sposób ciągły, dla celów porządkowych. Numery te jednak trzeba będzie zmienić na odpowiednie, po wstawieniu tych postanowień do właściwych części instrukcji w zestawach nr 1 i 2.

I. Instrukcja inwentaryzacyjna - część ogólna

Dział I. Zasady ogólne przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów

§ 1. Jednostka stosuje informatyczne wspomaganie spisów z natury ... (podać właściwe: środków trwałych, rzeczowych aktywów obrotowych - materiały, towary, półprodukty, produkty, oraz środków pieniężnych).

§ 2. Wspomaganie polega na zastąpieniu (wymienić tylko rozwiązania stosowane w jednostce):

  1. ręcznego zliczania środków trwałych i wpisywania ich nazw, numerów i ilości do arkuszy spisowych - sczytywaniem danych z kodów kreskowych/czipów elektronicznych znajdujących się na poszczególnych obiektach inwentarzowych i automatycznym ich zliczeniem, a następnie generowaniem wypełnionych arkuszy spisowych,
  2. ręcznego spisywania w arkuszach spisowych indeksów i ilości rzeczowych środków obrotowych - sczytywaniem indeksu materiałowego (towarowego, produktowego) ze składników majątku obrotowego i automatycznym ich zliczeniem lub sczytywaniem indeksu z wywieszek inwentarzowych oraz ręcznym zliczeniem i wpisaniem za pomocą klawiatury kolektora danych do przenośnego komputera stwierdzonej ilości, do automatycznie generowanego arkusza spisu z natury,
  3. ręcznego zestawiania wyników spisu z natury i ich wyceny - automatycznym porównywaniem danych faktycznych ze stanem ewidencyjnym i generowaniem zestawień różnic inwentaryzacyjnych w ujęciu ilościowo-wartościowym, ilościowym lub wartościowym,
  4. ręcznego zliczania gotówki (monet, banknotów) i oceny ich autentyczności - liczeniem i wykrywaniem zniszczonych lub sfałszowanych znaków pieniężnych przez liczarki monet, banknotów.

Dział II. Zasady ogólne przeprowadzania spisów z natury

§ 3.1. Do zadań przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej w zakresie przeprowadzania spisów z natury wspomaganych informatycznie należy:

  1. przygotowanie odpowiedniej liczby kolektorów danych ... (podać właściwe: czytników kodów paskowych, czytników czipów elektronicznych) i materiałów eksploatacyjnych koniecznych do ich prawidłowej obsługi,
  2. przeszkolenie członków zespołów spisowych z zakresu prawidłowej obsługi kolektorów danych,
  3. protokolarne przekazywanie i odbieranie kolektorów danych przewodniczącym zespołów spisowych; protokół przyjęcia/przekazania należy sporządzić według wzoru stanowiącego załącznik nr 25 do instrukcji inwentaryzacyjnej (patrz wzór nr 25 w dodatku elektronicznym),
  4. ustalanie niepowtarzalnych loginów i haseł dostępu do kolektorów danych i przekazywanie ich każdego dnia upoważnionym członkom zespołów spisowych.

2. Aby ograniczyć do minimum ryzyko fałszowania wyników spisu przez osoby nieupoważnione, kolektory danych powinny być przekazywane za pokwitowaniem odbioru (protokolarnie) między przewodniczącym komisji inwentaryzacyjnej a członkami zespołów spisowych.

3. Każdy kolektor danych musi być zabezpieczony hasłem i loginem.

4. Hasła i loginy do kolektorów są nadawane przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej. Muszą być niepowtarzalne. Nadaje się je na cały okres spisu. Muszą być jednak zmienione w przypadku:

  1. przekazywania jednego kolektora danych kolejno różnym zespołom spisowym - każdy zespół musi otrzymać nowy login i nowe hasło,
  2. ujawnienia loginu/hasła osobom nieuprawnionym (osobie odpowiedzialnej za mienie, członkom innego zespołu spisowego, innym pracownikom jednostki).

§ 4. Do zadań członków komisji inwentaryzacyjnej w zakresie przeprowadzania spisów z natury wspomaganych informatycznie należy sprawdzenie:

  1. czy środki trwałe, pozostałe środki trwałe oraz przedmioty ewidencjonowane wyłącznie ilościowo oraz miejsca ich użytkowania (pola spisowe) zostały oznakowane etykietami z kodami paskowymi/czipami elektronicznymi,
  2. czy składniki rzeczowego majątku obrotowego i miejsca ich przechowywania zostały oznakowane etykietami z kodami paskowymi.

§ 5. Do członków zespołów spisowych w zakresie przeprowadzania spisów z natury wspomaganych informatycznie należy:

  1. prawidłowe obsługiwanie kolektorów danych,
  2. zachowanie w tajemnicy przydzielonych im loginów i haseł do kolektorów danych.

§ 6. 1. W czasie spisu z natury osoba odpowiedzialna za mienie ma obowiązek zapewnić dostęp do składników majątkowych potrzebny dla sczytania kodu paskowego.

2. W czasie spisu z natury osoba odpowiedzialna za mienie ma prawo do bieżącego wglądu w dane wpisywane do arkuszy spisowych za pomocą kolektora danych, pochodzące z czytnika kodów paskowych lub czipów elektronicznych albo za pośrednictwem klawiatury kolektora danych (odnośnie do każdego pojedynczego zapisu), i weryfikowania ich prawidłowości.

§ 7. Pola spisowe przy spisach prowadzonych techniką informatyczną oznacza się trwale kodami pól (w formie etykiety z kodem paskowym lub czipem elektronicznym).

§ 8. Przygotowanie pól spisowych do przeprowadzenia spisu z natury środków trwałych wspomaganego techniką informatyczną polega na sprawdzeniu:

  1. czy środki trwałe (z wyjątkiem budynków, budowli i środków transportu) są oznakowane etykietami z kodami paskowymi (czipami elektronicznymi), uzupełnieniu ewentualnych braków i wymianie etykiet nieczytelnych lub uszkodzonych czipów,
  2. czy poszczególne pola spisowe są oznaczone etykietami z nazwą i kodem pola, uzupełnieniu braków, wymianie etykiet nieczytelnych.

§ 9. Przygotowanie pól spisowych do przeprowadzenia spisu z natury zapasów rzeczowych środków obrotowych wspomaganego techniką informatyczną polega na sprawdzeniu:

  1. czy składniki majątku obrotowego (z wyjątkiem rzeczy drobnych) są oznakowane etykietami z kodami paskowymi, uzupełnieniu ewentualnych braków i wymianie etykiet nieczytelnych,
  2. czy drobne składniki majątku obrotowego ewidencjonowane na sztuki oraz rzeczy ewidencjonowane w zbiorczych jednostkach miary (kg, m, m2, m3) są oznakowane w miejscach ich przechowywania wywieszkami inwentarzowymi z kodami paskowymi, uzupełnieniu ewentualnych braków i wymianie etykiet nieczytelnych,
  3. czy poszczególne pola spisowe są oznaczone etykietami z nazwą i kodem pola, uzupełnieniu braków, wymienieniu etykiet nieczytelnych.

§ 10.1. Arkusze spisu z natury tworzy automatycznie oprogramowanie inwentaryzacyjne od razu jako wypełnione druki.

2. Arkusze spisu z natury są oznaczane automatycznie przez system symbolem, na który składa się oznaczenie pola spisowego i numer kolejny arkusza spisowego wystawionego w tym polu. Każdy numer musi być niepowtarzalny (nie można wykorzystywać ponownie numerów dokumentów anulowanych). Nie mogą występować luki w numeracji.

3. Oprogramowanie inwentaryzacyjne musi:

  1. mieć systemową blokadę uniemożliwiającą usuwanie lub modyfikację dokonanych w nich pojedynczych zapisów, jeśli zostały zatwierdzone w polu spisowym (klawiszem enter),
  2. mieć systemową blokadę uniemożliwiającą usuwanie całych zatwierdzonych arkuszy spisowych, a także modyfikację lub usuwanie dokonanych w nich pojedynczych zapisów,
  3. automatycznie tworzyć i zachowywać wykaz anulowanych arkuszy spisowych, z podaniem ich numeru, daty wystawienia, treści operacji, daty i przyczyny anulowania,
  4. automatycznie tworzyć i zachowywać zestawienie z rozliczeniem arkuszy spisowych (z podaniem liczby i numerów druków wypełnionych, w tym liczby i numerów druków anulowanych),
  5. automatycznie oznaczać identyfikatorem (niepowtarzalnym loginem nadawanym przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej członkom zespołów spisowych) wszystkie dane wprowadzane do arkuszy spisowych na poszczególnych etapach ich przetwarzania.

4. Nie wolno wprowadzać ręcznych poprawek na wydrukowanych arkuszach spisowych.

5. Jeśli w czasie trwania spisu zostaną ujawnione błędy w zapisach, należy je poprawić z zachowaniem następujących zasad:

  1. błędy w zapisach niezatwierdzonych (nieużyty klawisz enter po dokonaniu zapisu) - zapis poprawia się, pokazuje osobie odpowiedzialnej za mienie, jeśli zgadza się ona z jego treścią, zapis zatwierdza się (klawiszem enter),
  2. błędy w zapisach zatwierdzonych (użyty klawisz enter po dokonaniu zapisu) - zapis błędny poprawia się, wyzerowując pozycję "Stwierdzona ilość", zapis wyzerowany pozostaje w arkuszu, następnie wprowadza się zapis prawidłowy - pokazuje się oba zapisy (błędny i prawidłowy) osobie odpowiedzialnej za mienie, jeśli zgadza się ona z ich treścią, zapisy zatwierdza się (klawiszem enter).

6. Jeśli po zakończeniu spisu w danym polu kontrola prawidłowości spisu wykaże, że jakieś składniki majątkowe:

  1. zostały pominięte - należy zarządzić spis uzupełniający,
  2. zostały spisane niezgodnie ze stanem rzeczywistym (np. błędny numer, nazwa, ilość) - wyniki spisu unieważnia się w części i zarządza spis powtórny.

7. Wyniki spisów uzupełniających i powtórnych dokumentuje się na nowym arkuszu spisowym.

§ 11. Kontrola formalna arkuszy spisu z natury generowanych automatycznie przez oprogramowanie inwentaryzacyjne obejmuje sprawdzenie:

  1. czy liczba i numery arkuszy wydrukowanych zgadzają się z systemowym rejestrem arkuszy,
  2. czy treść arkuszy wydrukowanych jest taka sama jak treść arkuszy zapisana w systemie,
  3. czy na arkuszach nie naniesiono niedozwolonych poprawek,
  4. czy arkusze po wydrukowaniu zostały podpisane przez wszystkie zobowiązane do tego osoby.

§ 12.1. Otwarcie spisu z natury wspomaganego techniką informatyczną należy poprzedzić:

  1. protokolarnym przekazaniem zespołom spisowym kolektorów danych, wraz z loginami i hasłami,
  2. sprawdzeniem, czy dane o stanie ilościowym środków trwałych/zapasów objętych spisem nie są dostępne zespołom spisowym za pośrednictwem kolektorów danych (wyjątkiem od tej zasady są środki trwałe stanowiące zbiorcze obiekty inwentarzowe połączone funkcjonalnie, w tym budynki wraz z obiektami służącymi do ich wyłącznej obsługi).

2. Przed zamknięciem spisu z natury w danym dniu przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej odbiera od zespołów spisowych kolektory danych i składa je do depozytu do następnego dnia.

3. Po całkowitym zamknięciu spisów z natury w jednostce przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej odbiera kolektory danych od zespołów spisowych i przekazuje je do księgowości w celu przegrania danych spisowych do oprogramowania służącego do wyceny i rozliczania wyników spisu.

§ 13.1. Rozliczenie wyników spisów z natury wspomaganych informatycznie następuje automatycznie, z wykorzystaniem oprogramowania inwentaryzacyjnego i oprogramowania służącego do prowadzenia ewidencji pomocniczej środków trwałych/zapasów.

2. Po zakończeniu kontroli formalnej arkuszy i merytorycznej prawidłowości spisu przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej przegrywa dane z kolektorów spisowych do oprogramowania służącego do prowadzenia ewidencji szczegółowej środków trwałych/rzeczowych składników majątku obrotowego. System zapewnia automatyczne sporządzenie zestawień:

  1. zbiorczych spisu z natury,
  2. różnic inwentaryzacyjnych, w tym w podziale na poszczególne kategorie ewidencyjne (według oznaczeń kont syntetycznych), pola spisowe i według osób odpowiedzialnych.

3. Na podstawie tych dokumentów odbywają się prace związane z wyjaśnieniem przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych i ustaleniem prawidłowego sposobu ich rozliczenia, które przebiegają tak samo jak w przypadku inwentaryzacji przeprowadzonej techniką ręczną.

II. Instrukcje dla zespołów spisowych

1. Instrukcja dla zespołu spisowego - część ogólna, dotycząca spisu wszystkich rodzajów aktywów

§ 1. Do obowiązków członków zespołów spisowych należy:

  1. prawidłowe obsługiwanie kolektorów danych,
  2. zachowanie w tajemnicy przydzielonych im loginów i haseł do kolektorów danych.

2. Instrukcja dla zespołu spisowego - spis z natury zapasów (materiałów, towarów, produktów)

§ 2. Inwentaryzacja zapasów w drodze spisu z natury wspomaganego informatycznie polega na:

  1. ustaleniu rzeczywistej ilości poszczególnych składników majątkowych poprzez sczytanie danych z kodów paskowych zamieszczonych na tych rzeczach za pomocą kolektorów danych (mikrokomputerów z czytnikami kodów kreskowych) lub poprzez sczytanie danych z wywieszek magazynowych i ręczne zliczenie rzeczy drobnych oraz wprowadzenie ustalonej ilości za pomocą klawiatury do kolektora danych, a następnie przesłaniu tych danych do komputerów stacjonarnych, generujących na ich podstawie automatycznie:
  • arkusze spisu z natury, w podziale według rodzajów zapasów (materiałów, towarów, produktów, półproduktów), pól spisowych i osób odpowiedzialnych,
  • wycenę wyników spisu,
  • porównanie wartości ustalonych w drodze spisu z danymi komputerowej bazy danych, zawierającą bilansową ewidencję szczegółową zapasów,
  • zestawienia różnic inwentaryzacyjnych w podziale według magazynów i osób odpowiedzialnych;
  1. wyjaśnieniu przyczyn powstania różnic oraz postawieniu wniosków co do sposobu ich rozliczenia;
  2. ujęciu i rozliczeniu różnic inwentaryzacyjnych w księgach rachunkowych.

§ 3.1. Pracę w danym polu spisowym rozpoczyna się od sczytania za pomocą kolektora danych kodu pola spisowego. Kod ten automatycznie będzie oznaczał wszystkie składniki majątkowe sczytywane w tym pomieszczeniu aż do zakończenia w nim prac spisowych.

2. Bezpośrednio po sczytaniu za pomocą kolektora danych kodu paskowego z etykiety zamieszczonej na składniku rzeczowego majątku obrotowego zespół spisowy sprawdza zgodność sczytanych danych ze stanem rzeczywistym oraz okazuje sczytane dane na ekranie kolektora danych osobie odpowiedzialnej za zapasy. Jeśli dane są zgodne, wynik odczytu zostaje zatwierdzony (klawiszem enter). Powoduje to automatyczne umieszczenie go w bazie danych kolektora.

3. W przypadku materiałów drobnych, na których nie ma możliwości umieszczenia etykiet z kodami paskowymi, do kolektora wczytuje się etykietę z indeksem materiałowym umieszczoną na miejscu ich przechowywania (półce, pojemniku itp.). Następnie dokonuje się ręcznego pomiaru składnika majątkowego. Ilość wprowadza się do kolektora za pomocą klawiatury.

4. Po zakończeniu prac spisowych w polu spisowym członek zespołu spisowego obsługujący kolektor spisowy wprowadza kod zamykający możliwość dopisywania danych na temat składników majątkowych znajdujących się w danym polu spisowym.

§ 4.1. Jeśli w polu spisowym znajdują się zapasy nieoznaczone etykietami z kodami paskowymi lub oznaczone etykietami, których kolektor danych z różnych powodów nie może odczytać, dane na temat tych przedmiotów wprowadza się do kolektora danych ręcznie, za pomocą klawiatury (alternatywnie - przedmioty te spisuje się ręcznie, na arkuszach spisu z natury).

2. W sytuacji gdy dane sczytane przez kolektor nie odpowiadają stanowi rzeczywistemu (według danych wyświetlanych na ekranie kolektora danych jest to ewidentnie inny przedmiot niż ten, z którego nalepki sczytano dane), w kolektorze należy ręcznie, za pomocą klawiatury, wyzerować stan przedmiotu wyświetlonego przez kolektor. Następnie trzeba ręcznie wprowadzić dane na temat przedmiotu faktycznie znajdującego się w polu spisowym (alternatywnie - przedmioty te spisuje się ręcznie, na arkuszach spisu z natury).

3. Błędne odczyty (sygnalizowane sygnałem dźwiękowym przez kolektor) należy usunąć za pomocą klawiatury (klawiszem "delete"). Następnie trzeba zrobić powtórny odczyt. Jeśli kolektor nadal będzie sygnalizował błąd odczytu, dane należy wprowadzić ręcznie, za pomocą symbolu cyfrowego zamieszczonego pod kodem paskowym na etykiecie znakującej przedmiot (alternatywnie - przedmioty te spisuje się ręcznie, na arkuszach spisu z natury).

§ 5.1. Po zakończeniu spisu z natury w polu spisowym zespół spisowy przetransmitowuje dane z kolektora danych do komputera ... (podać właściwe: stacjonarnego lub przenośnego) i sporządza wydruki arkuszy spisu z natury, w podziale według pól spisowych i osób odpowiedzialnych za zapasy. Informacje o przedmiotach wprowadzane ręcznie do kolektora, należy drukować na odrębnym arkuszu spisowym. Arkusze po odczytaniu podpisują członkowie zespołu spisowego, osoba odpowiedzialna za zapasy i inne osoby obecne w polu spisowym w czasie spisu (z podaniem ich funkcji).

2. Po zakończeniu czynności spisowych zespoły spisowe przekazują przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej:

  1. kolektory danych (protokolarnie),
  2. wydrukowane egzemplarze arkuszy spisowych.

3. Instrukcja dla zespołu spisowego - spis z natury środków trwałych

§ 1. Spis z natury środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz przedmiotów ewidencjonowanych ilościowo wspomagany informatycznie polega na:

  1. ustaleniu rzeczywistej ilości poszczególnych składników majątkowych poprzez sczytanie danych z kodów paskowych (czipów elektronicznych) zamieszczonych na tych rzeczach za pomocą kolektorów danych (mikrokomputerów z czytnikami kodów kreskowych lub czipów elektronicznych) i przesłaniu tych danych do komputerów stacjonarnych, generujących na ich podstawie automatycznie:
  • arkusze spisu z natury, w podziale według składników majątkowych należących do poszczególnych kategorii ewidencyjnych, osób odpowiedzialnych i pól spisowych,
  • wycenę wyników spisu,
  • porównanie wartości ustalonych w drodze spisu z danymi komputerowej bazy danych, zawierającej bilansową ewidencję szczegółową środków trwałych i pozostałych środków trwałych oraz pozabilansową ewidencję przedmiotów ewidencjonowanych wyłącznie ilościowo,
  • zestawienia różnic inwentaryzacyjnych w podziale według składników majątkowych należących do poszczególnych kategorii ewidencyjnych i osób odpowiedzialnych,
  • zestawienia nieudokumentowanych zmian miejsc użytkowania środków trwałych, pozostałych środków trwałych (tzw. przesunięcia wewnętrzne);
  1. wyjaśnieniu przyczyn powstania różnic oraz postawieniu wniosków co do sposobu ich rozliczenia;
  2. ujęciu i rozliczeniu różnic inwentaryzacyjnych w księgach rachunkowych.

§ 2.1. Do ujmowania wyników spisu z natury służą arkusze spisu z natury generowane przez oprogramowanie inwentaryzacyjne na podstawie danych przetransmitowanych z kolektorów danych.

2. Na arkuszach spisowych dostępnych jako podgląd na ekranach kolektorów danych dla środków trwałych stanowiących zbiorcze obiekty inwentarzowe powiązane funkcjonalnie mogą znajdować się dane księgowe dotyczące rodzaju, granic i numerów inwentarzowych tych obiektów, w tym wyszczególnienie ich części składowych, dodatkowych i peryferyjnych, z podaniem ich nazw i numerów podinwentarzowych.

§ 3.1. Pracę w danym polu spisowym rozpoczyna się od sczytania za pomocą kolektora danych kodu pola spisowego. Kod ten automatycznie będzie oznaczał wszystkie składniki majątkowe sczytywane w tym pomieszczeniu aż do zakończenia w nim prac spisowych.

2. Bezpośrednio po sczytaniu za pomocą kolektora danych kodu paskowego z etykiety zamieszczonej na środku trwałym zespół spisowy sprawdza zgodność sczytanych danych ze stanem rzeczywistym oraz okazuje sczytane dane na ekranie kolektora danych osobie odpowiedzialnej. Jeśli dane są zgodne - wynik odczytu zostaje zatwierdzony (klawiszem enter), co powoduje automatyczne umieszczenie go w bazie danych kolektora.

3. Dla obiektów inwentarzowych powiązanych funkcjonalnie osobno sczytuje się kody części głównej, części dodatkowych i peryferyjnych. W arkuszach spisowych wszystkie te części muszą być wykazywane w oddzielnych pozycjach.

4. Po zakończeniu prac spisowych w polu spisowym członek zespołu spisowego obsługujący kolektor spisowy wprowadza kod zamykający możliwość dopisywania danych na temat składników majątkowych znajdujących się w danym polu spisowym.

§ 4.1. Jeśli w polu spisowym znajdują się składniki majątkowe nieoznaczone etykietami z kodami paskowymi (czipami elektronicznymi) lub oznaczone etykietami (czipami elektronicznymi), których kolektor danych z różnych powodów nie może odczytać, dane na temat tych przedmiotów wprowadza się do kolektora danych ręcznie, za pomocą klawiatury (alternatywnie - przedmioty te spisuje się ręcznie, na arkuszach spisu z natury).

2. W sytuacji gdy dane sczytane przez kolektor nie odpowiadają stanowi rzeczywistemu (według danych wyświetlanych na ekranie kolektora danych jest to ewidentnie inny przedmiot niż ten, z którego etykiety/czipa sczytano dane), w kolektorze należy ręcznie, za pomocą klawiatury, wyzerować stan przedmiotu wyświetlonego przez kolektor. Następnie trzeba ręcznie wprowadzić dane na temat przedmiotu faktycznie znajdującego się w polu spisowym (alternatywnie - przedmioty te spisuje się ręcznie, na arkuszach spisu z natury).

3. Błędne odczyty (sygnalizowane sygnałem dźwiękowym przez kolektor) należy usunąć za pomocą klawiatury (klawiszem "delete"). Następnie trzeba zrobić powtórny odczyt. Jeśli kolektor nadal będzie sygnalizował błąd odczytu, dane należy wprowadzić ręcznie, za pomocą symbolu cyfrowego zamieszczonego pod kodem paskowym na etykiecie znakującej przedmiot (alternatywnie - przedmioty te spisuje się ręcznie, na arkuszach spisu z natury).

§ 5.1. Po zakończeniu spisu z natury w danym polu spisowym zespół spisowy dokonuje przetransmitowania danych z kolektora danych do komputera (podać właściwe: stacjonarnego lub przenośnego). Następnie sporządza wydruki arkuszy spisu z natury, w podziale według kategorii ewidencyjnych składników majątkowych i osób odpowiedzialnych. Informacje o przedmiotach wprowadzane ręcznie do kolektora, należy drukować na odrębnym arkuszu spisowym. Arkusze po odczytaniu podpisują członkowie zespołu spisowego, osoba odpowiedzialna za mienie i inne osoby obecne w polu spisowym w czasie spisu.

2. Po zakończeniu czynności spisowych zespoły spisowe przekazują przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej:

  1. kolektory danych (protokolarnie),
  2. wydrukowane egzemplarze arkuszy spisowych.

§ 6. Po stwierdzeniu formalnej prawidłowości arkuszy spisu z natury przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej przekazuje arkusze i kolektory danych do komórki księgowości. Dane z kolektorów są tam transmitowane do komputerów. Tam automatycznie, na podstawie informacji zawartych w komputerowych bazach danych stanowiących księgi rachunkowe ewidencji pomocniczej środków trwałych, wycenia się wyniki spisu z natury i specyfikuje różnice inwentaryzacyjne (które są ujmowane na wydrukach zestawień różnic inwentaryzacyjnych według kont syntetycznych, pól spisowych oraz osób odpowiedzialnych). Ponadto system generuje zestawienia nieudokumentowanych zmian miejsc użytkowania środków trwałych, pozostałych środków trwałych (tzw. przesunięcia).

4. Instrukcja dla zespołu spisowego - spis z natury środków pieniężnych

§ 1.1. Gotówkę można liczyć liczarką monet i/lub banknotów.

2. Jeśli liczarka ma odpowiednie funkcje, w trakcie inwentaryzacji sprawdza się także autentyczność monet/banknotów.

3. Każdy nominał monet i banknotów przelicza się w liczarce dwukrotnie. Jeśli wynik za każdym razem jest identyczny, wpisuje się go do protokołu inwentaryzacji. Jeśli nie, liczenie powtarza się taką liczbę razy, aż uzyska się dwukrotnie z rzędu ten sam wynik.

4. Jeśli liczarka w trakcie liczenia sygnalizuje błąd (sygnał świetlny lub dźwiękowy), przeliczenie danej porcji gotówki powtarza się od początku.

3. Podsumowanie

1. Każda jednostka organizacyjna musi mieć instrukcję inwentaryzacyjną. Stanowi ona część polityki rachunkowości.

2. Za ustalenie i aktualizację instrukcji inwentaryzacyjnej odpowiada kierownik jednostki. Projekt zarządzenia w tej sprawie przygotowuje przewodniczący stałej komisji inwentaryzacyjnej oraz główny księgowy.

3. Jeśli została zorganizowana wspólna obsługa finansowa jednostek samorządowych - zarówno jednostka obsługująca, jak i każda jednostka obsługiwana muszą mieć własną instrukcję inwentaryzacyjną. Za ustalenie instrukcji dla jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych i samorządowych instytucji kultury, objętych wspólną obsługą w zakresie rachunkowości, odpowiada kierownik jednostki obsługującej. Za ustalenie instrukcji inwentaryzacyjnych dla innych jednostek obsługiwanych odpowiada kierownik jednostki wskazanej w porozumieniu o przystąpieniu do wspólnej obsługi.

4. Instrukcję inwentaryzacyjną trzeba aktualizować w razie zmiany przepisów ogólnie obowiązujących lub przyjętych przez jednostkę KSR. Poza tym zapisy instrukcji powinny być przed każdą inwentaryzacją okresową oceniane pod kątem ich dopasowania na potrzeby jednostki. W razie konieczności zapisy nieadekwatne trzeba zmienić przed rozpoczęciem inwentaryzacji.

5. W instrukcji inwentaryzacyjnej trzeba ustalić zasady przeprowadzania, dokumentowania i rozliczania inwentaryzacji metodami spisu z natury, uzgodnienia sald i weryfikacji sald. Ze względu na obszerność regulacji najlepiej jest podzielić instrukcję inwentaryzacyjną na osobne zestawy.

W zestawie nr 1 można ustalić ogólne zasady przeprowadzania, dokumentowania i rozliczania:

  • spisów z natury,
  • uzgodnienia sald,
  • weryfikacji sald z dokumentacją księgową.

Zestaw ten jest przeznaczony dla komisji inwentaryzacyjnej, zespołów spisowych, zespołów weryfikacyjnych, osób odpowiedzialnych za inwentaryzowane mienie oraz pracowników księgowości.

W zestawie nr 2 można ustalić szczegółowe procedury w zakresie przeprowadzania i dokumentowania wyników spisu z natury. Zestaw ten powinien zawierać 3 części - odnoszące się do spisów z natury:

  • aktywów obrotowych,
  • aktywów trwałych,
  • środków pieniężnych.

Zestaw ten jest przeznaczony dla członków zespołów spisowych.

Izabela Motowilczuk

magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej, autor licznych publikacji z zakresu finansów i rachunkowości jednostek sektora publicznego, ze szczególnym uwzględnieniem samorządowych jednostek organizacyjnych

Podstawy prawne:

  • Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 217)

  • Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 305; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1535)

  • Ustawa z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320)

  • Rozporządzenie Rady Ministrów z 4 października 1974 r. w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie (j.t. Dz.U. z 1996 r. Nr 143, poz. 663)

  • KSR nr 11 - "Środki trwałe" (Dz.Urz. MRiF z 2017 r. poz. 105)

  • Stanowisko w sprawie rozrachunków z kontrahentami (Dz.Urz. MRiF z 2019 r. poz. 83)

  • Stanowisko w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półfabrykatów (Dz.Urz. MF z 2016 r. poz. 55)

Notyfikacje

Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych szkoleniach? Zgódź się na powiadomienia od wideoakademii

Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE NIE
TAK TAK