Ile trzeba wysłać pism do kontrahenta o potwierdzenie salda?

PROBLEM

Kontrahent nie odpowiedział na wezwanie do potwierdzenia salda. Nie odesłał pisma. Ile razy trzeba monitować kontrahenta, aby móc uznać inwentaryzację za przeprowadzoną prawidłowo i zgodnie z przepisami?

RADA

Procedury przeprowadzania inwentaryzacji w drodze uzgodnienia sald z kontrahentami powinien określić kierownik jednostki. Odpowiednie postanowienia w tej sprawie powinien zawrzeć w instrukcji inwentaryzacyjnej.

W praktyce kierownicy jednostek uzależniają właściwy sposób postępowania od wysokości należności i terminu przedawnienia tej należności. Kierują się zasadą, że im wyższa należność i bliższy termin przedawnienia, tym więcej różnych czynności powinien wykonać pracownik.

Kierownik jednostki może np. zarządzić, że w przypadku:

• dużych kwot - do kontrahenta należy wysłać wezwanie do uzgodnienia salda na piśmie za pośrednictwem doręczyciela i jednocześnie przekazywać przypomnienia o konieczności uzgodnienia salda przez pocztę elektroniczną lub telefonicznie,
• małych kwot - wezwania i przypomnienia o uzgodnieniu sald można przesyłać poprzez darmowe środki łączności (pocztę elektroniczną, skrzynki kontaktowe na stronach internetowych).

Przy ustalaniu trybu postępowania trzeba wziąć pod uwagę koszty generowane przez jednostkę w celu wywiązania się z obowiązkowej inwentaryzacji. Koszty powinny być uzasadnione wielkością uzgadnianych należności.

Aby można było uznać, że jednostka wywiązała się z obowiązku inwentaryzacji sald należności, z jej dokumentacji inwentaryzacyjnej powinno wynikać, że wysłała w odpowiednim terminie co najmniej jedno wezwanie do potwierdzenia salda, a w sytuacji braku odpowiedzi od kontrahenta albo niemożności doręczenia wezwania - wykorzystała inne dostępne możliwości skontaktowania się z kontrahentem.

Jednostka (wierzyciel) nie ma ustawowych możliwości zmuszenia kontrahenta (dłużnika) do potwierdzenia salda. Naturalne jest, że nie we wszystkich przypadkach takie potwierdzenia uda się uzyskać. W takich sytuacjach zastosowanie będzie miał art. 26 ust. 1 pkt 3, który przewiduje odpowiednie rozwiązanie. Otóż jeśli jednostka z uzasadnionych powodów nie mogła zinwentaryzować należności od kontrahentów w drodze potwierdzenia sald, może je zinwentaryzować metodą weryfikacji z dokumentacją źródłową jednostki. Jednak z dokumentacji zgromadzonej w ramach inwentaryzacji metodą uzyskania od kontrahentów potwierdzenia powinno jasno wynikać, że:

• jednostka (wierzyciel) przynajmniej raz prawidłowo wezwała kontrahenta do potwierdzenia salda jego należności w terminie wskazanym w art. 26 ust. 1 i 3 uor - należy to udokumentować wydrukiem salda konta szczegółowego rozrachunków z kontrahentem na dzień uzgadniania salda oraz dowodem przekazania wezwania (może być to dowód nadania listowej przesyłki poleconej i jej doręczenia bądź zwrotu przez doręczyciela z adnotacją świadczącą o niemożności doręczenia przesyłki adresatowi, wydruk maila z potwierdzeniem przesłania elektronicznego itp.),
• kontrahent mimo odebrania pisemnego wezwania (potwierdzonego np. zwrotką pocztową albo stwierdzeniem odbioru w poczcie elektronicznej) zachowuje milczenie - okoliczność tę należy udokumentować, zachowując w dokumentacji inwentaryzacyjnej odpowiednie dowody.

Jeśli wykonanie tych czynności zostanie potwierdzone w dokumentacji inwentaryzacyjnej, jednostka może zmienić metodę inwentaryzacji takich należności bez narażenia się na zarzut przeprowadzenia inwentaryzacji niezgodnie z uor.

Izabela Motowilczuk

były wieloletni inspektor kontroli RIO

Podstawa prawna:

• art. 26 ust. 1 i 3 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 351; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 568)