Powierzenie przeprowadzenia spisu z natury głównemu księgowemu

Nieprawidłowość

Kierownik jednostki powierzył obowiązki z zakresu przeprowadzania spisu z natury głównemu księgowemu. Uczynił go przewodniczącym komisji inwentaryzacyjnej i jednocześnie osobą odpowiedzialną za rozliczenie i ujęcie w księgach rachunkowych wyników spisu.

Prawidłowe postępowanie

Kierownik jednostki może powierzyć wykonywanie obowiązków z zakresu rachunkowości pracownikom jednostki (art. 4 ust. 5 uor). W szczególności może powierzyć obowiązki z zakresu przeprowadzenia spisu z natury. Jednak obowiązków tych nie może przekazać głównemu księgowemu. Główny księgowy nie powinien uczestniczyć w spisach z natury jako członek komisji inwentaryzacyjnej, a zwłaszcza zostać jej przewodniczącym. Wynika to z zasady podziału kluczowych obowiązków, ustalonej w standardach kontroli zarządczej w obszarze gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek sektora finansów publicznych.

Główny księgowy odpowiada za prowadzenie ewidencji księgowej aktywów pieniężnych oraz rzeczowych aktywów trwałych i obrotowych. Ma na bieżąco dostęp do danych tej ewidencji oraz odpowiada za jej prawidłowe prowadzenie. Z tego powodu nie powinien brać udziału w spisach z natury jako członek komisji inwentaryzacyjnej ani nadzorować ich przebiegu jako przewodniczący tej komisji. Nie daje to gwarancji bezstronności ustaleń wyników spisu ani ich rozliczenia. Główny księgowy może jedynie wyceniać wyniki spisu i ujmować zatwierdzone przez kierownika jednostki wyniki tych spisów w księgach rachunkowych.

Na przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej należy wyznaczyć pracownika jednostki spoza komórki księgowości. Główny księgowy nie może być także zwykłym członkiem komisji inwentaryzacyjnej ani zespołu spisowego.

Wyniki spisów z natury przeprowadzonych przez komisję inwentaryzacyjną, której przewodniczącym był główny księgowy, należy unieważnić. Trzeba też zarządzić ich powtórne przeprowadzenie przez komisję inwentaryzacyjną w prawidłowym składzie osobowym.

Izabela Motowilczuk

były wieloletni inspektor kontroli RIO

Podstawy prawne:

• art. 4 ust. 5 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 217)

• Komunikat nr 23 Ministra Finansów z 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz.Urz. MF z 2009 r. Nr 15, poz. 84)