Przejęcie obowiązków płatnika zasiłków w 2022 r.

Płatnik składek musiał ustalić na 30 listopada 2021 r., ile osób zgłasza do ubezpieczenia chorobowego. Jeżeli na ten dzień zgłaszał do tego ubezpieczenia co najmniej 21 osób, w 2022 r. jest płatnikiem zasiłków z FUS (chorobowych, opiekuńczych, macierzyńskich, wyrównawczych oraz świadczenia rehabilitacyjnego). W sytuacji gdy płatnik składek nie zgłaszał nikogo do ubezpieczenia chorobowego na ten dzień, liczbę ubezpieczonych ustala według stanu na pierwszy miesiąc, w którym dokonał takiego zgłoszenia. Niespełnienie kryterium liczby ubezpieczonych objętych ubezpieczeniem chorobowym powoduje, że od 1 stycznia 2022 r. świadczenia te wypłaca ZUS.

Przejęcie od 1 stycznia 2022 r. przez płatnika składek wypłaty zasiłków oznacza dodatkowe obowiązki związane z ustaleniem do nich prawa i wypłatą. Natomiast przekazanie wypłaty zasiłków ZUS często wiąże się z dużą liczbą wyjaśnień i dokumentów, jakie płatnik powinien przygotować do wypłaty świadczenia.

Ustalenie płatnika zasiłków

Płatnik składek na ubezpieczenie chorobowe (m.in. pracodawca, zleceniodawca) jest zobowiązany w 2022 r. do wypłaty świadczeń z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa:

• jeśli na 30 listopada 2021 r. zgłaszał do ubezpieczenia chorobowego więcej niż 20 ubezpieczonych lub
• zgłosił do ubezpieczenia chorobowego więcej niż 20 ubezpieczonych według stanu na pierwszy miesiąc, w którym dokonał takiego zgłoszenia (jeżeli na 30 listopada 2021 r. nikt nie przystąpił do ubezpieczenia chorobowego).

Istotna jest liczba osób zgłaszanych do ubezpieczenia chorobowego, a nie to, czy płatnik faktycznie odprowadził za nie składkę za listopad. Pracodawcy, którzy jeszcze tego nie ustalili, powinni zrobić to jak najszybciej. W liczbie ubezpieczonych nie należy uwzględniać:

• osób przebywających na urlopach wychowawczych i bezpłatnych,
• duchownych podlegających ubezpieczeniu chorobowemu.

Zmiana liczby osób zgłaszanych do ubezpieczenia chorobowego, która następuje po 30 listopada danego roku (lub po pierwszym miesiącu, w którym płatnik składek dokonał pierwszego zgłoszenia osób do ubezpieczenia chorobowego), nie ma wpływu na przyznane wcześniej uprawnienie do ustalania prawa do wypłaty zasiłków.

Przejęcie wypłaty świadczeń przez ZUS

ZUS jest zobowiązany do ustalania prawa do zasiłków oraz ich wysokości w sytuacjach, gdy:

• płatnik składek zgłasza do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 ubezpieczonych,
• wypłata świadczenia dotyczy ubezpieczonego będącego osobą prowadzącą pozarolniczą działalność lub osobą z nią współpracującą,
• ubezpieczony jest duchownym,
• zasiłek jest należny za okres po ustaniu ubezpieczenia,
• ubezpieczony podlega ubezpieczeniu chorobowemu w Polsce z tytułu zatrudnienia u zagranicznego pracodawcy.

PRZYKŁAD

W 2021 r. pracodawca nie był podmiotem uprawnionym do wypłaty zasiłków (wypłacał je ZUS i kontynuuje jego wypłatę w kolejnym roku za okresy nieprzerwanej niezdolności do pracy). Na 30 listopada 2021 r. zgłosił do ubezpieczenia chorobowego 32 osoby. Jeden z pracowników jest niezdolny do pracy od 12 października 2021 r. do 3 stycznia 2022 r. Pomimo że od 2022 r. ustalanie prawa do zasiłków oraz ich wypłata będą należały do pracodawcy, płatnikiem zasiłku dla tego pracownika nadal będzie ZUS (ponieważ wypłacał zasiłek w poprzednim roku). ZUS będzie wypłacał zasiłek tej osobie do zakończenia okresu zasiłkowego lub do przerwy w niezdolności do pracy albo do zmiany rodzaju pobieranego zasiłku. Pracodawca natomiast ustali prawo do zasiłków, ich wysokość oraz dokona ich wypłaty w stosunku do osób, które:

• nabędą prawo do zasiłków w 2022 r. lub

• nabędą w 2022 r. prawo do zasiłków po przerwie w poprzedniej niezdolności do pracy, z tytułu której zasiłek wypłacał ZUS.

Przejęcie wypłaty zasiłków przez ZUS od 1 stycznia 2022 r. (jeżeli w poprzednim roku był nim płatnik składek) jest automatyczne. Nie ma znaczenia, że ubezpieczonemu przysługuje zasiłek chorobowy albo zasiłek z tytułu opieki czy macierzyństwa, z których zaczął korzystać w poprzednim roku i nadal ma do nich prawo w następnym roku. W związku z przejęciem wypłaty zasiłków przez ZUS płatnik składek ma pewne obowiązki. Musi przygotować dokumentację niezbędną do ustalenia przez ZUS prawa i wysokości tych świadczeń. W zależności od tego, czy ubezpieczony, któremu zasiłek wypłacał płatnik składek, podlega ubezpieczeniu chorobowemu obowiązkowo czy dobrowolnie, płatnik musi przygotować zaświadczenie o wysokości składników wynagrodzenia stanowiących podstawę wymiaru zasiłku na formularzu:

• Z-3 - dla pracowników,
• Z-3a - dla ubezpieczonych innych niż pracownicy (formularz ten nie dotyczy osób prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą).

Jeżeli ubezpieczony otrzymywał zasiłek opiekuńczy, to niezbędne będzie również jego oświadczenie złożone na formularzu:

• Z-15A (jeżeli opieka jest sprawowana nad dzieckiem) lub
• Z-15B (w przypadku sprawowania opieki nad chorym członkiem rodziny).

Ponadto należy załączyć dodatkowe dokumenty, które wpływają na prawo osób zatrudnionych do zasiłku, np. oświadczenie w przypadku sprawowania opieki nad dzieckiem skierowanym na kwarantannę, gdy doszło do zamknięcia grupy albo klasy, czy zaświadczenie o nieprzewidzianym zamknięciu szkoły lub przedszkola, do którego uczęszcza dziecko.

W przypadku świadczenia rehabilitacyjnego ZUS dokona jego wypłaty za dalszy okres na podstawie decyzji o przyznaniu świadczenia i zaświadczenia o składnikach wynagrodzenia stanowiących podstawę wymiaru tego świadczenia.

Natomiast do wypłaty zasiłku macierzyńskiego niezbędny będzie też akt urodzenia dziecka i wnioski, np. o udzielenie urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego, o łączenie wykonywania pracy z pobieraniem zasiłku macierzyńskiego.

Zasiłek chorobowy jest wypłacany na podstawie złożonego przez płatnika składek zaświadczenia (Z-3). Nie wymaga się zaświadczenia lekarskiego, ponieważ posiada je ZUS.

Płatnik składek wykazuje okresy pobierania zasiłków wypłacanych przez ZUS w dokumentacji rozliczeniowej (ZUS RSA). Nie podaje w niej jednak liczby dni zasiłkowych ani kwoty zasiłku. Poprzestaje na określeniu rodzaju zasiłku i okresu, za jaki przysługuje.

Przejęcie wypłaty zasiłków przez płatnika składek

Płatnik składek, który od 1 stycznia 2022 r. stał się płatnikiem zasiłków, dokona wypłaty tych świadczeń ubezpieczonym, którzy nabędą do nich prawo, począwszy od 1 stycznia 2022 r. (nie pobierali zasiłku na przełomie roku). Wypłat zasiłku rozpoczętych w poprzednim roku i kontynuowanych w nowym roku dokonuje wyłącznie ZUS. Dopiero przerwa w niezdolności do pracy lub zmiana rodzaju pobieranego zasiłku powodują, że wypłaty tej dokonuje płatnik składek. Zatem może zdarzyć się, że w przypadku niektórych ubezpieczonych ZUS może być płatnikiem zasiłku przez większość roku, mimo posiadania przez płatnika składek w tym roku statusu płatnika zasiłku.

PRZYKŁAD

Pracodawca X od 1 stycznia 2022 r. jest płatnikiem zasiłków. Pracownica zatrudniona u tego pracodawcy urodziła dziecko 28 grudnia 2021 r. 30 grudnia 2021 r. złożyła wniosek o udzielenie jej urlopu macierzyńskiego, a bezpośrednio po nim urlopu rodzicielskiego. Za okresy tych urlopów pracownicy przysługuje zasiłek macierzyński. Mimo posiadania uprawnień do wypłaty zasiłku przez pracodawcę X wypłaty zasiłku macierzyńskiego za cały nieprzerwany okres przypadający w większości w 2022 r. dokona ZUS.

Wypłacone zasiłki płatnik składek rozlicza w raporcie świadczeniowym (ZUS RSA). Wykazuje w nim, oprócz rodzaju zasiłku i okresu, za jaki przysługuje, liczbę dni zasiłkowych i wypłaconą kwotę świadczenia. Zasiłki wypłacone prawidłowo podlegają rozliczeniu w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne w deklaracji ZUS DRA.

Z tytułu wykonywania zadań związanych z ustalaniem prawa do świadczeń z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa i ich wysokości oraz wypłatą tych świadczeń płatnikowi składek przysługuje 0,1% kwoty prawidłowo wypłaconych świadczeń. Kwota przysługującego płatnikowi wynagrodzenia jest potrącana z należnych od płatnika składek na ubezpieczenia społeczne. Rozliczenia należnego wynagrodzenia płatnik dokonuje w deklaracji rozliczeniowej składanej za miesiąc, w którym wypłacił świadczenia.

W przypadku gdy wynagrodzenie zostało potrącone bezpodstawnie, płatnik składek dokonuje jego zwrotu w deklaracji rozliczeniowej za następny miesiąc (§ 1-4 rozporządzenia w sprawie wysokości i trybu wypłaty wynagrodzenia płatnikom składek z tytułu wykonywania zadań z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa).

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 61 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1133; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1834

• art. 3 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 423; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2105

• § 1-4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 14 grudnia 1998 r. w sprawie wysokości i trybu wypłaty wynagrodzenia płatnikom składek z tytułu wykonywania zadań z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa - Dz.U. Nr 153, poz. 1005

Joanna Grzelińska-Darłak

prawnik, praktyk z 15-letnim doświadczeniem z zakresu ubezpieczeń społecznych