Kto będzie płatnikiem zasiłków w 2022 r.

Przedsiębiorca zgłaszający na 30 listopada 2021 r. do ubezpieczenia chorobowego (obowiązkowo lub dobrowolnie) powyżej 20 osób będzie płatnikiem zasiłków w 2022 r. Zostanie on zobowiązany do ustalania wysokości i wypłaty świadczeń z ubezpieczeń społecznych. Mniejsza liczba osób ubezpieczonych (20 lub mniej) na ten dzień spowoduje, że w kolejnym roku kalendarzowym zasiłki będzie wypłacał ZUS.

Obowiązek wypłaty zasiłków w kolejnym roku kalendarzowym zależy od liczby ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego według stanu na 30 listopada danego roku (z jednym wyjątkiem, o którym piszemy w dalszej części artykułu).

Jeżeli:

• ustalona przez pracodawcę na 30 listopada liczba osób ubezpieczonych przekracza 20, to pracodawca będzie zobowiązany w przyszłym roku do wypłat zasiłków z ubezpieczenia chorobowego,
• płatnik składek zgłasza do ubezpieczenia nie więcej niż 20 ubezpieczonych, to zasiłki z ubezpieczenia chorobowego wypłaci ZUS.

Przykład

Na 30 listopada 2021 r. spółka z o.o. zatrudnia 16 pracowników, 4 pracowników młodocianych oraz 2 zleceniobiorców podlegających dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu. Składkę na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe pracodawca opłaca także za siebie i za żonę jako osobę współpracującą. Ze względu na to, że firma zgłasza do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych (16 + 4+ 2 + 2), od 1 stycznia 2022 r. będzie zobowiązana do ustalania i wypłaty zasiłków z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego.

Warto przypomnieć, że zmniejszenie lub zwiększenie liczby ubezpieczonych w okresie po 30 listopada danego roku nie powoduje zmiany płatnika zasiłków. Taka zmiana może nastąpić dopiero w kolejnym roku kalendarzowym.

Przykład

Spółka z o.o. zgłaszała do ubezpieczenia chorobowego na 30 listopada 2021 r. 25 pracowników. To spowodowało, że w 2022 r. uzyskała prawo do naliczania i wypłacania świadczeń chorobowych. W międzyczasie nastąpiła redukcja etatów i od 1 lutego 2022 r. liczba pracowników zmniejszyła się do 18 osób. Bez względu na to spółka nadal zostanie płatnikiem zasiłków do końca 2022 r. Dopiero od stycznia 2023 r. (o ile na 30 listopada 2022 r. liczba osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego nie przekroczy 20) obowiązki płatnika zasiłków przejmie ZUS.

Ustalenie liczby ubezpieczonych na 30 listopada danego roku

Od ustalenia prawidłowej liczby zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego zależy obowiązek wypłaty świadczeń bądź jego ustanie. Do liczby ubezpieczonych należy wliczyć osoby podlegające temu ubezpieczeniu zarówno obowiązkowo (np. pracownicy, uczniowie), jak i dobrowolnie (np. zleceniobiorcy, osoby prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą oraz osoby z nimi współpracujące). Nie należy natomiast wliczać osób:

• przebywających na urlopie bezpłatnym,
• przebywających na urlopie wychowawczym oraz
• duchownych podlegających ubezpieczeniu chorobowemu.

Należy też pamiętać o tym, że każdą osobę należy liczyć jako jednego ubezpieczonego bez względu na rodzaj umowy o pracę czy wymiar czasu pracy.

Przykład

Spółka akcyjna na 30 listopada 2021 r. zatrudniała 16 osób na pełen etat, 3 osoby na 1/4 etatu, 2 osoby na 3/4 etatu oraz 4 uczniów. Wszystkie osoby podlegają obowiązkowo ubezpieczeniu chorobowemu. Zatem łącznie spółka zgłosiła do ubezpieczenia chorobowego 25 osób (16 + 3 + 2 + 4), dlatego w 2022 r. będzie uprawniona do ustalania prawa i wypłaty świadczeń chorobowych. Nie ma w tym przypadku znaczenia wymiar etatu.

Przykład

Warsztat samochodowy zatrudnia 2 pracowników, 10 uczniów i 18 zleceniobiorców. Na 30 listopada 2021 r. firma zgłosiła do ubezpieczenia chorobowego 17 ubezpieczonych (tj. 2 pracowników, 10 uczniów oraz 5 zleceniobiorców, którzy przystąpili do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego). Pomimo że warsztat zatrudnia 30 osób, ubezpieczeniem chorobowym jest objętych tylko 17 osób, a to oznacza, że w 2022 r. płatnikiem zasiłków będzie ZUS.

Ustalenie płatnika zasiłków w przypadku rozpoczęcia działalności w 2021 r.

Płatnicy, którzy rozpoczęli działalność gospodarczą i na dzień 30 listopada 2021 r. nie zgłaszali nikogo do ubezpieczenia chorobowego, ustalają liczbę ubezpieczonych według stanu na pierwszy miesiąc, w którym dokonali zgłoszenia do ubezpieczenia chorobowego.

Przykład

Spółka z o.o. rozpoczęła działalność 1 lipca 2021 r. Pierwszych 15 pracowników i 10 zleceniobiorców zatrudniła jednak dopiero od 1 grudnia 2021 r. Tylko 6 ze zleceniobiorców przystąpiło do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego. Spółka ustali liczbę ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego w grudniu 2021 r. Bowiem jest to pierwszy miesiąc, w którym dokonała zgłoszenia ubezpieczonych. W związku z tym, że do ubezpieczenia chorobowego przystąpiło 15 pracowników (obowiązkowo) oraz 6 zleceniobiorców (dobrowolnie), spółka w 2022 r. stanie się płatnikiem zasiłków.

Zmiana płatnika zasiłków z pracodawcy na ZUS

Przykład

Spółka z o.o. na 30 listopada 2020 r. zgłaszała do ubezpieczenia chorobowego 26 osób, dlatego w 2021 r. była uprawniona do wypłaty świadczeń chorobowych swoim pracownikom. Ze względu na spadek zatrudnienia firma na 30 listopada 2021 r. zgłasza do ubezpieczenia chorobowego już tylko 16 osób. Oznacza to, że od 1 stycznia 2022 r. płatnikiem zasiłków będzie ZUS. Jeden z pracowników doznał poważnego wypadku i przebywa na zwolnieniu lekarskim od 2 listopada 2021 r. do 31 stycznia 2022 r. W tej sytuacji zakład pracy wypłaci mu zasiłek chorobowy od 2 listopada do 31 grudnia 2021 r. (pracownik wcześniej wykorzystał już 33 dni niezdolności do pracy). Natomiast od 1 do 31 stycznia 2022 r. wypłaty zasiłku dokona ZUS. W tym celu spółka musi przekazać pełną dokumentację do jednostki terenowej ZUS zgodnej z miejscem prowadzenia działalności.

Przejęcie wypłaty zasiłków przez pracodawcę

W przypadku gdy pracodawca (jako płatnik zasiłków) przejmuje wypłatę zasiłków od ZUS, a ZUS rozpoczął wypłatę zasiłku przed 1 stycznia, to po 1 stycznia danego roku ZUS kontynuuje wypłatę świadczeń chorobowych aż do:

• dnia wyczerpania okresu zasiłkowego,
• przerwy w niezdolności do pracy albo
• zmiany rodzaju pobieranego zasiłku.

Przykład

Firma handlowa w 2021 r. nie była uprawniona do wypłaty świadczeń chorobowych, gdyż na 30 listopada 2020 r. nie zgłaszała do ubezpieczenia chorobowego odpowiedniej liczby osób. Od września 2021 r. liczba osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego wzrosła do 30 osób i stan ten utrzymał się do 30 listopada 2021 r. Oznacza to, że w 2022 r. płatnikiem zasiłków będzie firma handlowa. Jedna z pracownic tej firmy przebywa na zwolnieniu "ciążowym" od 1 września 2021 r. Dostarczyła kolejne zwolnienie lekarskie na okres od 25 listopada do 5 stycznia 2022 r. Ponieważ w 2021 r. płatnikiem zasiłków jest ZUS, to będzie on kontynuował wypłatę zasiłku tej pracownicy aż do 5 stycznia 2022 r. Jeżeli w 2022 r. przedłoży kolejne zwolnienie po przerwie choćby jednodniowej, wówczas wypłatę świadczenia chorobowego przejmie firma pracownicy, która od 1 stycznia 2022 r. nabędzie prawo do ustalania i wypłaty takich świadczeń.

Niektóre zasiłki wypłaci tylko ZUS

Należy zwrócić uwagę, że istnieje także grupa świadczeniobiorców, którym zasiłki wypłaca wyłącznie ZUS (niezależnie od tego, ile osób zgłaszała do ubezpieczenia chorobowego ich firma). Są to m.in.:

• osoby prowadzące pozarolniczą działalność,
• duchowni,

• osoby uprawnione do zasiłków za okres po ustaniu zatrudnienia oraz
• osoby podlegające ubezpieczeniu chorobowemu w Polsce z tytułu zatrudnienia u pracodawcy zagranicznego.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 61 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1133; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1834

Agata Pinzuł

specjalista w zakresie ubezpieczeń społecznych, redaktor "MONITORA księgowego", były wieloletni pracownik ZUS