Umowa o wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie - zasady sporządzania

Podstawą wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone im mienie jest zawarcie umowy. Zawiera się ją na piśmie, pod rygorem nieważności. Umowa o wspólnej odpowiedzialności materialnej powinna określać dokładnie, jakie mienie pracodawca powierza pracownikom, jaki jest zakres odpowiedzialności za nie poszczególnych pracowników oraz tryb postępowania w przypadku, gdy dojdzie do straty w mieniu pracodawcy. W umowie tej reguluje się także sposób przeprowadzania inwentaryzacji oraz sytuacje, kiedy poszczególni pracownicy są zwolnieni ze wspólnej odpowiedzialności.

Wspólna odpowiedzialność materialna pracowników za powierzone mienie powstaje poprzez umowne zobowiązanie się pracowników do szczególnej pieczy nad określonym co do rodzaju mieniem pracodawcy. Pracownicy odpowiadają za nie do pełnej wysokości jego wartości. Umowa, w której pracownicy biorą na siebie taką odpowiedzialność, musi być zawarta w formie pisemnej. Jest to szczególnie istotne, ponieważ umowa o wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za mienie zakładu pracy powierzone im łącznie jest nieważna, jeżeli nie została zawarta na piśmie (wyrok SN z 18 kwietnia 1988 r., III PZP 62/87, OSNC 1988/12/165).

Ważne (!)

Umowa o wspólnej odpowiedzialności materialnej powinna zostać zawarta w formie pisemnej, pod rygorem nieważności.

Zasady wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie reguluje rozporządzenie w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie. Jego regulacje stosuje się w przypadkach łącznego powierzenia pracownikom mienia, z obowiązkiem wyliczenia się, w zakładzie pracy lub w wydzielonej jego części, jeśli odbywa się w nim:

• sprzedaż,
• produkcja,
• świadczenie usług albo
• przechowwywanie mienia będacego przedmiotem powierzenia i oddzielnego rozliczania.

Istotna jest także liczba pracowników na jednej zmianie w miejscu powierzenia mienia. W przypadku przekroczenia ustalonych w rozporządzeniu limitów pracodawca nie może oczekiwać od pracowników przyjęcia na siebie takiej odpowiedzialności. Limit osób na zmianie różni się w zależności od rodzaju zakładu pracy, w jakim odbywa się praca.

Limit pracowników na zmianie, powyżej którego nie stosuje się umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie

Należy także pamiętać, że umowa o wspólnej odpowiedzialności materialnej może być zawarta, jeżeli na przyjęcie wspólnej odpowiedzialności materialnej wyrażają zgodę wszyscy pracownicy zatrudnieni w miejscu powierzenia mienia (z wyjątkiem osób dopuszczonych do tego miejsca na podstawie § 4 rozporządzenia w sprawie wspólnej odpowiedzialności

materialnej pracowników za powierzone mienie, co zostało opisane w komentarzu 8).

Wzór umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie

Komentarz 1. Strony umowy

Umowa o wspólnej odpowiedzialności materialnej może być zawarta w przypadku, gdy na jej przyjęcie wyrażają zgodę wszyscy pracownicy zatrudnieni w miejscu, w którym znajduje się powierzone mienie. Brak zgody chociaż jednego pracownika wyklucza zastosowanie tego rozwiązania. Nie jest jednak wymagana zgoda osób przebywających w miejscu powierzenia mienia, które zostały do tego miejsca dopuszczone na zasadzie wyjątku opisanego w § 4 rozporządzenia w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników

za powierzone mienie.

Należy zwrócić uwagę, że nie muszą to być wszyscy pracownicy zatrudnieni u danego pracodawcy, ale np. poszczególne zespoły mające dostęp do konkretnego mienia.

PRZYKŁAD

Pracodawca prowadzi sieć handlową sklepów spożywczych. Umowy dotyczące wspólnej odpowiedzialności za powierzone mienie są zawierane osobno dla zespołów zatrudnionych w poszczególnych sklepach. Takie postępowanie jest prawidłowe.

PRZYKŁAD

Pracodawca posiada dział IT, który ma wyłączny dostęp do sprzętu komputerowego o wysokiej wartości. W związku z tym z pracownikami działu IT zawierane są umowy dotyczące wspólnej odpowiedzialności za powierzone mienie. Takie działanie pracodawcy jest prawidłowe.

Ważne, aby pracodawca na bieżąco weryfikował skład osobowy poszczególnych zespołów, ponieważ każda zmiana w składzie pracowników objętych wspólną odpowiedzialnością materialną (np. zwolnienie jakiegoś pracownika) powoduje obowiązek zawarcia przez pracodawcę nowej umowy z aktualnie zatrudnionymi (§ 5 rozporządzenia w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie). Niezawarcie nowej umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej w razie zmiany składu osób zatrudnionych objętych taką umową uchyla wspólną odpowiedzialność materialną.

W razie przejęcia zakładu pracy lub części zakładu pracy przez nowego pracodawcę wraz z pracownikami, których wiązała ważna umowa o wspólnej odpowiedzialności materialnej, nowy zakład pracy nie ma obowiązku zawarcia z nimi nowej umowy o wspólnej odpowiedzialności, o ile umowa ta została uprzednio wypowiedziana przez pracowników lub odstąpił od niej zakład pracy. Takie stanowisko zajął Sąd Najwyższy w uchwale z 15 maja 1992 r. (I PZP 28/92, OSNC 1993/1-2/7).

Komentarz 2. Powierzenie mienia

Warunkiem ustanowienia wspólnej odpowiedzialności materialnej jest powierzenie mienia łącznie wszystkim pracownikom, którzy mają być objęci taką odpowiedzialnością. Powierzenie odbywa się na podstawie inwentaryzacji przeprowadzonej z udziałem biorących na siebie odpowiedzialność pracowników lub z udziałem osób przez nich wskazanych. Ponadto przepisy wymagają zapewnienia pracownikom możliwości zgłaszania uwag w związku z przebiegiem i wynikami inwentaryzacji.

Komentarz 3. Inwentaryzacja mienia

Obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji, poza momentem powierzenia mienia w celu podpisania umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej, występuje także:

• w razie wypowiedzenia przez jedną ze stron umowy o pracę z pracownikiem ponoszącym wspólną odpowiedzialność materialną (zakończenie inwentaryzacji powinno nastąpić najpóźniej w dniu rozwiązania umowy o pracę),
• w razie rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia lub w razie wygaśnięcia umowy o pracę (do przeprowadzenia inwentaryzacji należy przystąpić niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę),
• w razie przedłużenia się nieobecności pracownika objętego wspólną odpowiedzialnością ponad okres ustalony w umowie (do przeprowadzenia inwentaryzacji należy przystąpić niezwłocznie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia upływu tego okresu),
• w razie zgłoszenia na piśmie zarzutu uzasadniającego utratę zaufania w stosunku do osoby trzeciej dopuszczonej do miejsca powierzenia mienia (do przeprowadzenia inwentaryzacji należy przystąpić niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 7 dni od dnia zgłoszenia zarzutów),
• w razie odstąpienia pracodawcy od umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej (w takim przypadku do przeprowadzenia inwentaryzacji należy przystąpić niezwłocznie, nie później niż w ciągu 3 dni od dnia odstąpienia),
• na żądanie pracownika ponoszącego wspólną odpowiedzialność materialną w razie stwierdzenia nieprawidłowego wykonywania obowiązków związanych z pieczą nad powierzonym mieniem przez innego pracownika objętego taką odpowiedzialnością.

Ponadto częstą praktyką jest stosowanie regularnych inwentaryzacji kontrolnych pozwalających na zweryfikowanie mienia i rozliczenie braków, jeśli takie w nim wystąpią. Możliwe jest ustalenie np. miesięcznych inwentaryzacji w treści umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej.

Przepisy nie regulują dokładnie, jak ma przebiegać proces inwentaryzacji. Jednak wskazują na podstawowe prawa i obowiązki obu stron umowy, jakie należy spełnić, przeprowadzając inwentaryzację.

W razie niemożności wzięcia udziału w inwentaryzacji z powodu choroby lub innej ważnej przyczyny pracownik ponoszący wspólną odpowiedzialność materialną może wskazać na piśmie inną osobę, która za zgodą pracodawcy weźmie za niego udział w przeprowadzeniu inwentaryzacji. Natomiast jeżeli pracownik nie bierze udziału w przeprowadzaniu inwentaryzacji i nie wskaże innej osoby, pracodawca przeprowadzi inwentaryzację przez komisję złożoną co najmniej z 3 osób.

Pracodawca ma też obowiązek umożliwić pracownikowi ponoszącemu wspólną odpowiedzialność materialną, którego stosunek pracy ustał, uczestnictwo w przeprowadzonej inwentaryzacji. Również w tym przypadku były już pracownik może wskazać na piśmie inną osobę, która będzie go reprezentować. Co istotne, byłemu pracownikowi ponoszącemu wspólną odpowiedzialność materialną, który bierze udział w przeprowadzaniu inwentaryzacji, przysługuje wynagrodzenie obliczone według przeciętnej stawki dziennej z ostatniego miesiąca jego pracy. Takie samo wynagrodzenie przysługuje osobie zastępującej pracownika (§ 24 rozporządzenia w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie).

Komentarz 4. Podział odpowiedzialności

Pracownicy ponoszący wspólną odpowiedzialność materialną odpowiadają za powierzone mienie w częściach określonych w umowie. Oznacza to, że pracodawca i pracownicy muszą w umowie wspólnie ustalić zakres odpowiedzialności. W praktyce propozycja podziału zazwyczaj wychodzi od pracodawcy, a pracownicy ją akceptują lub zgłaszają uwagi do propozycji pracodawcy. Ostatecznie przy podpisywaniu umowy zarówno po stronie pracodawcy, jak i pracowników musi być zgoda na wskazane w jej treści ustalenia. Najczęściej spotykany podział to równe części przypadające na każdego z pracowników, chociaż zdarzają się także umowy, w których większa odpowiedzialność jest przypisywana przełożonemu, a mniejsza szeregowym członkom zespołu.

Co istotne, w przypadku stwierdzenia, że niedobór w całości lub w części został spowodowany przez niektórych pracowników, za całość niedoboru lub określoną jego część odpowiadają tylko sprawcy szkody. Nie wyłącza to jednak ich odpowiedzialności za resztę niedoboru wraz z pozostałymi pracownikami na zasadach odpowiedzialności wspólnej (§ 6 rozporządzenia w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie).

Podkreślenia wymaga także fakt, że wspólna odpowiedzialność materialna nie wyklucza odpowiedzialności indywidualnej za inne mienie powierzone danej osobie (§ 7 rozporządzenia w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie).

Natomiast wykluczona jest możliwość zobowiązania się przez pracowników w umowie o wspólnej odpowiedzialności materialnej do ponoszenia przez każdego z nich odpowiedzialności za całą szkodę, a zatem odpowiedzialności solidarnej. Zgodnie ze stanowiskiem Sądu Najwyższego taka umowa jest w tej części nieważna jako sprzeczna z przepisami rozporządzenia w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za mienie powierzone. W takim przypadku, mimo ustalenia w umowie odpowiedzialności solidarnej, pracownicy odpowiadają za szkodę w częściach równych (wyrok SN z 24 lutego 1982 r., IV PR 21/82).

W razie wypowiedzenia przez pracownika umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej albo odstąpienia od takiej umowy przez pracownika lub pracodawcę pracownik ponosi wspólną odpowiedzialność materialną za szkodę w mieniu, której powstanie stwierdzono do dnia zakończenia inwentaryzacji, jeżeli została ona rozpoczęta w wymaganym terminie. W przypadku bezskutecznego upływu terminu rozpoczęcia inwentaryzacji pracownik jest wolny od odpowiedzialności od dnia, w którym przestała go wiązać umowa o wspólnej odpowiedzialności materialnej. Analogiczną zasadę stosuje się w przypadku ustania stosunku pracy pracownika objętego wspólną odpowiedzialnością materialną. Natomiast do dnia zawarcia nowej umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej pozostali pracownicy objęci wspólną odpowiedzialnością materialną nie ponoszą odpowiedzialności za część szkody w mieniu powstałą w czasie obowiązywania poprzednio zawartej umowy, za którą odpowiadałby pracownik niezwiązany już tą umową. Ta część szkody obciąża pracodawcę.

Komentarz 5. Wyłączenie odpowiedzialności

Zwolnienie od wspólnej odpowiedzialności materialnej następuje w sytuacji, gdy do powstania szkody w mieniu powierzonym doszło z powodu:

• przyczynienia się pracodawcy lub innej osoby,
• ryzyka związanego z działaniem pracodawcy,
• działania pracownika w ramach obrony własnej lub stanu wyższej konieczności,
• działania celowego innego pracownika objętego umową.

Komentarz 6. Wyliczenie wartości niedoboru

Przepisy nie precyzują, w jaki sposób należy obliczyć wartość niedoboru/szkody w mieniu pracodawcy powierzonym pracownikom. Warto więc ustalić to w treści umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej, aby uniknąć konfliktów i podważania wysokości niedoboru/szkody w mieniu. Dobrze wskazać wówczas, czy będzie to liczone na podstawie wartości mienia brutto czy netto, czy po doliczeniu utraconego zysku, czy np. w oparciu o wartość zakupu hurtowego danego towaru.

Komentarz 7. Naprawienie szkody

Ważnym elementem umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej, nieuregulowanym precyzyjnie w przepisach, jest sposób naprawienia szkody w powierzonym w ramach umowy mieniu. W praktyce strony najczęściej ustalają pokrycie niedoboru/szkody w mieniu powierzonym poprzez mechanizm potrącenia z wynagrodzenia. Należy jednak podkreślić, że pracownik każdorazowo powinien wyrazić zgodę na takie potrącenie po zapoznaniu się z wysokością szkody do pokrycia.

W umowie można wprowadzić także regulacje dotyczące umorzenia należności z tytułu wspólnej odpowiedzialności materialnej albo możliwość rozłożenia ich na raty.

Komentarz 8. Dostęp osób trzecich do powierzonego mienia

Za pisemną zgodą pracowników będących stroną umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej w miejscu powierzenia mienia mogą wykonywać pracę lub określone czynności:

• osoby wykonujące czynności niezwiązane z dysponowaniem mieniem,
• osoby wykonujące pracę dorywczo lub przez czas określony,
• osoby nowo przyjęte do pracy obejmującej czynności związane z dysponowaniem mieniem - do czasu przeprowadzenia najbliższej inwentaryzacji,
• pracownicy młodociani w okresie odbywania przygotowania zawodowego, a po zakończeniu tego przygotowania - do czasu przeprowadzenia najbliższej inwentaryzacji,
• osoby odbywające praktykę zawodową.

Jednak aby było to możliwe, pracodawca jest zobowiązany zapewnić osobom objętym wspólną odpowiedzialnością materialną możliwość sprawowania nadzoru nad powierzonym mieniem, przez swobodny do niego dostęp, w czasie wykonywania przez wyżej wskazane osoby pracy lub określonych czynności w miejscu powierzenia mienia.

Ponadto pracownik ponoszący wspólną odpowiedzialność materialną ma prawo zgłosić na piśmie zarzuty uzasadniające utratę zaufania w stosunku do takich osób trzecich i może cofnąć zgodę na dalsze wykonywanie przez konkretną osobę lub wszystkie osoby pracy albo określonych czynności w miejscu powierzenia mienia. W razie nieuwzględnienia przez pracodawcę skutków cofnięcia takiej zgody pracownik może odstąpić od umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej, ze skutkiem na przyszłość.

Komentarz 9. Prawo pracowników do kontroli powierzonego mienia

Przepisy o wspólnej odpowiedzialności materialnej dają pracownikowi objętemu umową o wspólnej odpowiedzialności prawo do wglądu w księgi rachunkowe pracodawcy w zakresie dotyczącym rozliczania powierzonego mienia, a także prawo do uczestniczenia w przyjmowaniu i wydawaniu mienia. Umowne postanowienia nie mogą wykluczyć tego prawa. Istnieje natomiast możliwość zwiększenia zakresu kontroli pracownikom biorącym na siebie taką odpowiedzialność.

Komentarz 10. Długotrwała nieobecność w pracy

W umowie o wspólnej odpowiedzialności materialnej strony ustalają okres, w ciągu którego nieobecność pracownika w pracy nie ma wpływu na zakres odpowiedzialności zarówno tego pracownika, jak i pozostałych pracowników ponoszących wspólną odpowiedzialność materialną, zwany dalej "okresem ustalonym w umowie". W praktyce jest to zazwyczaj 14 lub 21 dni.

W razie przedłużenia się nieobecności pracownika ponad okres ustalony w umowie należy niezwłocznie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia upływu tego okresu, przystąpić do przeprowadzenia inwentaryzacji (§ 12 rozporządzenia w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie).

Pracownik ponoszący wspólną odpowiedzialność materialną, który po nieobecności w pracy, trwającej dłużej niż okres ustalony w umowie, powróci do pracy:

• przed rozpoczęciem albo zakończeniem inwentaryzacji - jest nadal związany umową o wspólnej odpowiedzialności materialnej,
• po zakończeniu inwentaryzacji - jest związany umową o wspólnej odpowiedzialności materialnej do dnia zakończenia tej inwentaryzacji.

Należy jednak mieć na względzie, że strony w umowie mogą korzystniej rozwiązać kwestię odpowiedzialności za łącznie powierzone mienie w przypadku długiej nieobecności pracownika.

Komentarz 11. Czas trwania umowy

Umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za mienie powierzone zazwyczaj są zawierane na czas nieokreślony. Należy jednak pamiętać o każdorazowej potrzebie zawarcia nowej umowy w przypadku zmiany składu osób mających dostęp do powierzonego mienia.

Komentarz 12. Rozwiązanie umowy

Zgodnie z przepisami o wspólnej odpowiedzialności materialnej pracownik może wypowiedzieć umowę o wspólnej odpowiedzialności materialnej na piśmie 14 dni naprzód. Pracodawca i pracownicy mogą jednak ustalić w umowie korzystniejszy dla pracowników okres wypowiedzenia.

Natomiast pracownik może na piśmie odstąpić od umowy ze skutkiem na przyszłość w następujących sytuacjach:

• jeżeli rozliczenie mienia wykaże niedobór (może tego dokonać w ciągu 3 dni od powzięcia wiadomości o stwierdzonym niedoborze),
• jeżeli zgłosił pracodawcy żądanie przeprowadzenia inwentaryzacji w razie stwierdzenia nieprawidłowego wykonywania obowiązków związanych z pieczą nad powierzonym mieniem przez innego pracownika objętego taką odpowiedzialnością (może tego dokonać, jeżeli w terminie nieprzekraczającym 7 dni od dnia zgłoszenia żądania przeprowadzenia inwentaryzacji nie zostanie ona rozpoczęta lub nie nastąpi odsunięcie pracownika, którego dotyczą zarzuty, od wykonywania pracy w miejscu powierzenia mienia),
• jeżeli pracodawca nie uwzględni cofnięcia zgody na przebywanie w miejscu przechowywania mienia osób trzecich.

Pracodawca może odstąpić od umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej w każdym czasie.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 124-126 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320

• § 1-2, § 4-8, § 10-13, § 16-17, § 19-20, § 22-24 rozporządzenia Rady Ministrów z 4 października 1974 r. w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie - j.t. Dz.U. z 1996 r. Nr 143, poz. 663

POWOŁANE ORZECZENIA SĄDÓW:

• uchwała SN z 15 maja 1992 r. (I PZP 28/92, OSNC 1993/1-2/7)

• wyrok SN z 24 lutego 1982 r. (IV PR 21/82)

Magdalena Sybilska-Bonicka

specjalista z zakresu prawa pracy, prawnik, redaktor MONITORA prawa pracy i ubezpieczeń, wieloletni praktyk, trener biznesu i były wykładowca akademicki z zakresu prawa pracy

Czytaj także: "Kto może zawrzeć umowę o wspólnej odpowiedzialności materialnej z pracownikami tymczasowymi" - na www.inforlex.pl/ewydania.