Od 31 lipca 2021 r. wszystkie biura rachunkowe stosują nowe przepisy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu

Od 31 lipca 2021 r. wszystkie biura rachunkowe - bez względu na liczbę obsługiwanych klientów czy ich rodzaj - mają obowiązek przestrzegać regulacji ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Wiąże się z tym szereg działań administracyjnych, które pozwolą im stworzyć odpowiednią dokumentację i procedury określające zasady postępowania oraz realizacji ustawowych obowiązków w tym obszarze.

Biura prowadzące księgi rachunkowe, doradcy podatkowi, adwokaci i radcowie prawni już od wielu lat są objęci obowiązkiem przestrzegania ustawowych obowiązków wynikających z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (dalej: ustawa). Jednak od 31 lipca 2021 r. znacząco rozszerzono listę podmiotów obowiązanych do stosowania tych przepisów (Dz.U. z 2021 r. poz. 815).

"Nowy" katalog instytucji zobowiązanych do stosowania procedur przeciwdziałania praniu pieniędzy

Od 31 lipca 2021 r. do katalogu jednostek obowiązanych do stosowania przepisów ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy zostali dołączeni:

• przedsiębiorcy w rozumieniu ustawy - Prawo przedsiębiorców, których podstawową działalnością gospodarczą jest świadczenie usług polegających na sporządzaniu deklaracji, prowadzeniu ksiąg podatkowych, udzielaniu porad, opinii lub wyjaśnień z zakresu przepisów prawa podatkowego lub celnego, niebędących innymi instytucjami obowiązanymi,
• pośrednicy w obrocie nieruchomościami (z wyłączeniem określonych czynności),
• przedsiębiorcy w rozumieniu ustawy - Prawo przedsiębiorców prowadzący działalność polegającą na obrocie lub pośrednictwie w obrocie dziełami sztuki, przedmiotami kolekcjonerskimi oraz antykami.

Ważne (!)

Od 31 lipca 2021 r. biura rachunkowe prowadzące tylko księgi podatkowe swoich klientów muszą również stosować procedury przeciwdziałania praniu pieniędzy.

Jak się przygotować do wdrożenia nowych procedur

Aby przygotować się do wdrożenia procedur wymaganych przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy, należy:

• wyznaczyć osoby odpowiedzialne za realizację obowiązków wynikających z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy,
• przyjąć wewnętrzną procedurę przeciwdziałania praniu pieniędzy,
• opracować i wdrożyć procedurę anonimowego sygnalizowania o naruszeniach przepisów ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy,
• ustalić zasady archiwizowania dokumentów związanych z wykonywaniem obowiązków nałożonych ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy,
• przeprowadzić szkolenia pracowników i współpracowników na temat prawidłowego wykonywania obowiązków w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy.

Wyznaczenie osób odpowiedzialnych za realizację obowiązków wynikających z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy

Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy nakłada obowiązek wyznaczenia:

• osoby pełniącej funkcję kadry kierowniczej wyższego szczebla odpowiedzialnej za wykonanie obowiązków określonych w ustawie o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy (art. 6 ustawy),
• pracownika zajmującego kierownicze stanowisko odpowiedzialnego za nadzór nad zgodnością działalności instytucji obowiązanej z przepisami (art. 8 ustawy),
• osoby spośród członków zarządu lub innego organu zarządzającego odpowiedzialnej za wdrażanie obowiązków określonych w ustawie o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy (art. 7 ustawy).

W przypadku firm jednoosobowych osobą odpowiedzialną ("trzy w jednym") będzie właściciel firmy. Dopiero w biurach rachunkowych zatrudniających pracowników ustawa nakłada obowiązek rozdzielania wskazanych wyżej funkcji, by zapewnić bezstronność i niezależność tego procesu (art. 9 ustawy).

Stworzenie pisemnej wewnętrznej procedury przeciwdziałania praniu pieniędzy

Wewnętrzna procedura w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu ma charakter zindywidualizowany (tj. każda jednostka, nawet jeśli korzysta z ogólnodostępnych wzorów tych procedur, powinna ją odpowiednio spersonalizować). Procedura musi jednak zawierać co najmniej elementy wymienione w art. 50 ustawy, tj. opis:

• • czynności lub działań podejmowanych w celu ograniczenia ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu i właściwego zarządzania zidentyfikowanym ryzykiem prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu;
  • zasad rozpoznawania i oceny ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanego z danymi stosunkami gospodarczymi lub transakcją okazjonalną, w tym zasad weryfikacji i aktualizacji uprzednio dokonanej oceny ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu;
  • środków stosowanych w celu właściwego zarządzania rozpoznanym ryzykiem prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu związanym z danymi stosunkami gospodarczymi lub transakcją okazjonalną;
  • zasad stosowania środków bezpieczeństwa finansowego;
  • zasad przechowywania dokumentów oraz informacji;
  • zasad wykonywania obowiązków obejmujących przekazywanie Generalnemu Inspektorowi informacji o transakcjach oraz zawiadomieniach;
  • zasad upowszechniania wśród pracowników instytucji obowiązanej wiedzy z zakresu przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
  • zasad zgłaszania przez pracowników rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
  • zasad kontroli wewnętrznej lub nadzoru zgodności działalności instytucji obowiązanej z przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu oraz zasadami postępowania określonymi w wewnętrznej procedurze.

Ważne (!)

Przed wprowadzeniem procedury wewnętrznej do stosowania w organizacji powinna być ona zatwierdzona przez kadrę kierowniczą wyższego szczebla (np. w formie uchwały zarządu), a w przypadku jednoosobowych działalności - przez właściciela firmy. Obowiązek zatwierdzenia dotyczy każdej z procedur (tj. także np. procedury anonimowego zgłaszania rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów ustawy).

W przypadku omawianego obowiązku wdrożenia wymaganych procedur powstaje pewien problem. Mianowicie od 31 października 2021 r. wchodzą w życie kolejne zmiany w przepisach o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy, do których należy dostosować procedury obowiązujące w jednostkach obowiązanych. W przypadku nowych jednostek objętych przepisami ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy od 31 lipca 2021 r. oznacza to, że powinny one przygotować właściwe procedury na 31 lipca 2021 r., a następnie je zaktualizować na 31 października 2021 r.

Opracowanie i wdrożenie procedury anonimowego zgłaszania rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń

Nowe jednostki obowiązane powinny opracować i wdrożyć wewnętrzną procedurę anonimowego zgłaszania przez pracowników lub inne osoby wykonujące czynności na rzecz instytucji obowiązanej rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Procedura ta powinna wskazywać:

• osobę odpowiedzialną za odbieranie zgłoszeń,
• sposób odbierania zgłoszeń,
• sposób ochrony pracownika dokonującego zgłoszenia, zapewniający co najmniej ochronę przed działaniami o charakterze represyjnym, dyskryminacją lub innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania,
• sposób ochrony danych osobowych pracownika dokonującego zgłoszenia oraz osoby, której zarzuca się dokonanie naruszenia, zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych,
• zasady zachowania poufności w przypadku ujawnienia tożsamości osób, o których mowa powyżej, lub gdy ich tożsamość jest możliwa do ustalenia,
• rodzaj i charakter działań następczych podejmowanych po odebraniu zgłoszenia,
• termin usunięcia przez instytucje obowiązane danych osobowych zawartych w zgłoszeniach.

W praktyce jednostki często włączają do tej procedury również zasady zgłaszania przez osoby zatrudnione w instytucji obowiązanej naruszeń przepisów ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy (zasady te stanowią element wewnętrznej procedury przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowania terroryzmu - zob. pkt 2). Niezależnie jednak od tego, w jaki sposób skonstruowana jest procedura i co ona obejmuje, wymaga od jednostki stworzenia jak najbardziej realnego i działającego anonimowo kanału zgłaszania naruszeń.

Zapewnienie pracownikom i współpracownikom szkoleń

Zapewnianie pracownikom i współpracownikom regularnych programów szkoleniowych stanowi obowiązek instytucji obowiązanej (art. 52 ust. 1 ustawy). Jest to o tyle istotne, że brak zapewnienia tego typu programów może skutkować nałożeniem kary pieniężnej nawet do wysokości równowartości kwoty 1 mln euro. Zasady upowszechniania wśród zatrudnionych wiedzy z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy powinny być też uregulowane w wewnętrznej procedurze (art. 50 ust. 2 pkt 7 ustawy ).

Program szkoleń może być przy tym wykonywany zarówno siłami własnymi firmy (przez osobę do tego powołaną), jak i w postaci szkoleń zewnętrznych (stacjonarnych, jak i w formie e-learningu).

Ustalenie procesu archiwizowania dokumentów

Biura rachunkowe (instytucje obowiązane) mają obowiązek przechowywania dokumentacji wymienionej w art. 49 ust. 1 i 2 ustawy, w tym dokumentów i informacji uzyskanych w wyniku stosowania środków bezpieczeństwa finansowego. Jednostka powinna zatem zawrzeć w wewnętrznej procedurze nie tylko co archiwizować i przez jaki okres, ale również ustalić miejsce archiwizacji tych dokumentów. Archiwizacja dotyczy w szczególności:

• formularzy identyfikacji klienta oraz dokumentów, na podstawie których dokonano weryfikacji klienta,
• kart oceny ryzyka,
• okresowych ocen ryzyka,
• protokołów z kontroli wewnętrznej,
• zgłoszeń oraz informacji przesyłanych do GIIF lub prokuratora, a także
• dokumentów potwierdzających odbycie przez pracowników i współpracowników szkoleń określonych w procedurze wewnętrznej.

Podstawa prawna:

• art. 6-9, art. 49 ust. 1 i 2, art. 50, art. 52 ust. 1 i 2 ustawy z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 971; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 815

• ustawa z 30 marca 2021 r. o zmianie ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu oraz niektórych innych ustaw - Dz.U. z 2021 r. poz. 815

Paweł Muż

ekonomista, redaktor "MONITORA księgowego"