12/2021 [dodatek: Dodatek specjalny], data dodania: 30.11.2021

Jak przygotować się do zmian 2022 w prawie pracy i ZUS

W 2022 r. wejdą w życie rewolucyjne zmiany przepisów w zakresie wynagrodzeń i ubezpieczeń społecznych. Najważniejsze z nich wprowadza Polski Ład. Przewiduje on m.in. nową kwotę wolną od podatku, podwyższenie drugiego progu podatkowego oraz zmianę zasad naliczania składki zdrowotnej.

Od 1 stycznia 2022 r. będą również obowiązywać duże zmiany w zakresie świadczeń chorobowych. Poniżej przedstawiamy wykaz najważniejszych zmian dotyczących prawa pracy, wynagrodzeń, ubezpieczeń społecznych i zasiłków, które zostały uchwalone do dnia wydania niniejszej publikacji.

I. PRAWO PRACY

Zmiany od 17 grudnia 2021 r.

1. Ochrona osób zgłaszających naruszenia prawa

1.1. Na czym polegają zmiany

Od 17 grudnia 2021 r. Polska będzie objęta przepisami chroniącymi sygnalistów, czyli osoby zgłaszające lub ujawniające publicznie informacje o naruszeniu prawa uzyskane w kontekście związanym z pracą. Oznacza to dla pracodawców konieczność przygotowania i wdrożenia procedur zgłaszania naruszeń, które pozwolą zapewnić sygnalistom anonimowość i ochronę przed czynami odwetowymi.

Kwestia ochrony sygnalistów została wstępnie uregulowana w październiku 2019 r. Wówczas Parlament Europejski i Rada UE uchwaliły dyrektywę 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (dalej: dyrektywa). Zgodnie z tą dyrektywą państwa członkowskie powinny w ciągu 2 lat przyjąć do krajowych porządków prawnych rozwiązania, które chronią osoby zgłaszające nieprawidłowości związane z ich pracą lub środowiskiem pracy. Ostateczny termin wdrożenia dyrektywy w Polsce upływa 17 grudnia 2021 r.

Docelowo obowiązki wynikające z dyrektywy o ochronie sygnalistów mają dotyczyć wszystkich jednostek publicznych oraz przedsiębiorstw zatrudniających co najmniej 50 pracowników. Jednak podmioty prywatne zatrudniające od 50 do 249 osób obowiązek ten obejmie dopiero od 17 grudnia 2023 r.

Natomiast od 17 grudnia 2021 r. przepisy dotyczące ochrony sygnalistów będą musiały wdrożyć wszystkie podmioty sektora prywatnego zatrudniające co najmniej 250 pracowników i, bez względu na liczbę zatrudnionych, organy administracji publicznej oraz organy i jednostki samorządu terytorialnego.

W Polsce prace nad ustawą wdrażającą dyrektywę jeszcze trwają. Projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa został opublikowany 18 października 2021 r. na stronie internetowej Rządowego Centrum Legislacji i najprawdopodobniej wkrótce trafi do Sejmu.

Oznacza to jednak, że polskie przepisy dotyczące ochrony sygnalistów wejdą w życie w ostatniej chwili. Zgodnie z projektem nastąpi to po upływie 14 dni od dnia publikacji ustawy w Dzienniku Ustaw. Pracodawcy powinni więc już teraz zapoznać się z projektowanymi rozwiązaniami w tym zakresie i rozpocząć przygotowania do wdrożenia ochrony dla osób zgłaszających naruszenia prawa.

Ochrona ta dotyczy osób dokonujących zgłoszenia, pracujących w sektorze prywatnym lub publicznym, które uzyskały informacje na temat naruszeń w kontekście związanym z pracą. Zarówno dyrektywa, jak i projekt polskiej ustawy wskazują precyzyjnie, których dokładnie osób to dotyczy. Są to:

● pracownicy, także gdy stosunek pracy już ustał (również pracownicy agencji pracy tymczasowej),

● osoby ubiegające się o zatrudnienie, które uzyskały informację o naruszeniu prawa w procesie rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy,

● osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,

● przedsiębiorcy,

● akcjonariusze lub wspólnicy,

● członkowie organu osoby prawnej,

● osoby świadczące pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,

● stażyści,

● wolontariusze.

System ochrony tych osób powinien obejmować 3 elementy:

● umożliwienie dokonania zgłoszenia,

● ochronę anonimowości i danych osobowych zgłaszającego,

● ochronę zgłaszających przed działaniami odwetowymi.

Pracodawca powinien zatem wdrożyć w swojej organizacji kompleksowy system ochrony sygnalistów obejmujący powyższe elementy.

1.2. Przygotowanie do zmian

Wdrożenie przepisów dotyczących ochrony sygnalistów wymaga podjęcia następujących działań:

Krok 1. Ustal, czy obowiązek ochrony sygnalistów obejmuje Twoją organizację.

Pracodawca powinien zweryfikować, czy obejmie go obowiązek wdrożenia ochrony sygnalistów i czy będzie to już od 17 grudnia 2021 r.

Obowiązek ten dotyczy wszystkich podmiotów z sektora publicznego oraz podmiotów z sektora prywatnego zatrudniających minimum 50 osób. Jednak przedsiębiorstwa z sektora małych i średnich firm zostaną objęte tym obowiązkiem dopiero w drugim etapie.

Na następnej stronie zamieszczamy tabelę, która pozwoli pracodawcy zweryfikować, w której grupie się znajduje, jeśli chodzi o terminy dotyczące wdrożenia regulacji o ochronie sygnalistów.

Tabela. Terminy dotyczące wdrożenia ochrony sygnalistów dla poszczególnych podmiotów

Data objęcia dyrektywą

Rodzaj podmiotu

17 grudnia 2021 r.

● wszystkie podmioty sektora prywatnego zatrudniające co najmniej 250 pracowników (osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, spółki prawa handlowego, spółdzielnie, organizacje społeczne, partie polityczne, związki zawodowe, stowarzyszenia, fundacje, jednostki organizacji wyznaniowej),

● organy administracji publicznej (ministerstwa, urzędy centralne, inne państwowe jednostki organizacyjne),

● organy i jednostki administracji samorządowej (organy gmin, powiatów i województw, urzędy miejskie, gminne i starostwa powiatowe)

17 grudnia 2023 r.

podmioty prywatne zatrudniające co najmniej 50 pracowników

Krok 2. Ustal, jakiego rodzaju naruszenia mają podlegać zgłoszeniu i reagowaniu w Twojej organizacji.

Zarówno dyrektywa unijna, jak i projekt polskiej ustawy o sygnalistach za naruszenie prawa uznaje działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:

● zamówień publicznych,

● usług, produktów i rynków finansowych,

● zapobiegania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,

● bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,

● bezpieczeństwa transportu,

● ochrony środowiska,

● ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,

● bezpieczeństwa żywności i pasz,

● zdrowia i dobrostanu zwierząt,

● zdrowia publicznego,

● ochrony konsumentów,

● ochrony prywatności i danych osobowych,

● bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,

● interesów finansowych Unii Europejskiej,

● rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych.

Ponadto dyrektywa unijna wskazuje także na naruszenia dotyczące rynku wewnętrznego, o którym mowa w art. 26 ust. 2 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej. W tym przypadku chodzi w szczególności o naruszenia unijnych zasad konkurencji i pomocy państwa, jak również naruszenia dotyczące rynku wewnętrznego w odniesieniu do działań, które stanowią naruszenie przepisów o podatku od osób prawnych, lub do praktyk mających na celu uzyskanie korzyści podatkowej sprzecznej z przedmiotem lub celem, do których mają zastosowanie przepisy o podatku od osób prawnych.

Należy jednak zauważyć, że w polskim projekcie regulacji o sygnalistach znalazł się przepis, na podstawie którego pracodawca będzie miał prawo dodatkowo ustanowić zgłaszanie w zakładzie pracy innych naruszeń niż te wskazane w ustawie. Może to dotyczyć m.in. naruszeń obowiązujących u tego pracodawcy regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych.

Zatem pracodawca musi zdecydować, czy chce rozszerzyć zakres naruszeń prawa podlegających zgłoszeniom, czy pozostać przy katalogu wskazanym w dyrektywie i polskiej ustawie.

Krok 3. Zdecyduj, jak będzie ukształtowana ścieżka zgłaszania wewnętrznego naruszeń w Twojej organizacji.

Zarówno dyrektywa unijna, jak i projekt polskiej ustawy przewidują 3 ścieżki, z których mogą skorzystać zgłaszający naruszenia.

Schemat. Dopuszczalne dla sygnalistów ścieżki zgłaszania naruszeń

Z perspektywy pracodawcy kluczowa jest ścieżka zgłoszenia wewnętrznego, gdyż to ten rodzaj zgłoszeń musi on sam zorganizować dla swojego zakładu pracy.

Pracodawca musi więc ustalić m.in.:

● jaka jednostka w jego zakładzie pracy będzie odpowiedzialna za cały proces zgłaszania naruszeń;

Należy przeanalizować, czy we własnych zasobach posiadamy jednostkę, która zapewniając pełen obiektywizm, będzie w stanie podjąć się odpowiedzialności za cały proces, czy należy dopiero powołać taką jednostkę w strukturze organizacyjnej. Jeśli okaże się, że wdrożenie przepisów o sygnalistach wymaga powołania nowej jednostki organizacyjnej, pracodawca musi się zastanowić, czy wśród pracowników znajdą się osoby o kompetencjach pozwalających na pełnienie tak odpowiedzialnych zadań. Przy braku takich osób konieczne będzie wszczęcie procesu rekrutacji, ewentualnie zdecydowanie o powierzeniu tych zadań podmiotowi zewnętrznemu.

● jakie kanały zgłoszenia wewnętrznego chce u siebie uruchomić;

Podejmując decyzję o kanałach zgłoszeniowych w organizacji, należy uwzględnić zawarty w projekcie polskiej ustawy wymóg umożliwienia dokonania zgłoszenia zarówno w formie pisemnej, jak i ustnej. To sugeruje, że kanałów zgłoszeniowych powinno być więcej niż jeden. Może to być przykładowo równolegle skrzynka na listy czy specjalny adres mailowy oraz dyżur telefoniczny lub osobisty pracownika jednostki odpowiedzialnej za zgłoszenia naruszeń. Polski projekt ustawy wymaga także zorganizowania możliwości umówienia spotkania sygnalisty z przedstawicielem pracodawcy w terminie 7 dni od odebrania zgłoszenia.

● jakie działania następcze powinny zostać podjęte po zgłoszeniu naruszenia;

Należy określić, jakie działania powinny zostać podjęte w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia. Mogą to być: dochodzenia wewnętrzne, postępowania wyjaśniające, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń.

Ponadto polski projekt ustawy daje pracodawcy możliwość podjęcia decyzji, czy wewnętrzna procedura obejmie przyjmowanie zgłoszeń anonimowych. Jest to rozwiązanie, którego nie znajdujemy w treści dyrektywy. Wydaje się ono korzystne dla pracodawców, ponieważ daje im możliwość przekierowania zgłoszenia anonimowego na ścieżkę zewnętrzną. Pozwoli to odciążyć pracodawców od nadmiernej liczby często niezasadnych zgłoszeń. Natomiast jeśli pracodawca uzna, że także zgłoszenia anonimowe mogą pomóc w zwalczaniu nieprawidłowości, może dopuścić u siebie także opcję zgłoszeń anonimowych.

Krok 4. Ustal regulamin zgłoszeń wewnętrznych.

Ochrona sygnalistów wymaga stworzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych, choć dyrektywa unijna nie precyzuje, jaką powinna ona przyjąć formę.

Projekt polskiej ustawy nakłada na pracodawcę obowiązek ustalenia regulaminu zgłoszeń wewnętrznych. Co prawda jest to projekt regulacji, który może jeszcze ulec modyfikacjom w toku prac legislacyjnych, ale pokazuje kierunek, w jakim podąża polski ustawodawca. Dlatego warto skorzystać z zawartych w nim wskazań, co w takim regulaminie powinno się znaleźć. Przede wszystkim regulamin powinien określać wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.

Tabela. Elementy regulaminu zgłoszeń wewnętrznych dla sygnalistów w przypadku naruszenia prawa

Regulamin zgłoszeń wewnętrznych obligatoryjnie powinien określać:

● podmiot wewnętrzny upoważniony przez pracodawcę do przyjmowania zgłoszeń,

● sposoby przekazywania zgłoszeń,

● informację, czy wewnętrzna procedura obejmuje przyjmowanie zgłoszeń anonimowych,

● niezależny organizacyjnie podmiot upoważniony do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia i dalszą komunikację ze zgłaszającym, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie zgłaszającemu informacji zwrotnej (może to być ten sam podmiot, który przyjmuje zgłoszenia),

● obowiązek potwierdzenia zgłaszającemu przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że zgłaszający nie podał adresu, na który należy przekazać potwierdzenie,

● obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych przez upoważniony podmiot,

● działania następcze podejmowane przez pracodawcę w celu zweryfikowania informacji o naruszeniach prawa oraz środki, jakie mogą zostać zastosowane w przypadku stwierdzenia naruszenia prawa,

● maksymalny termin na przekazanie zgłaszającemu informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia zgłaszającemu, 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia,

● zrozumiałe i jednoznaczne informacje na temat trybu dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do organów publicznych oraz, w stosownych przypadkach, do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

Regulamin zgłoszeń wewnętrznych może dodatkowo określać w szczególności:

● wskazanie innych niż pracownicy osób, od których są przyjmowane zgłoszenia zgodnie z regulaminem zgłoszeń wewnętrznych, takich jak: byli pracownicy, osoby świadczące pracę na rzecz pracodawcy na innej podstawie niż stosunek pracy, akcjonariusze, wspólnicy, członkowie organu zarządzającego lub organu nadzoru, wolontariusze, stażyści oraz osoby pracujące pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy i dostawcy;

● wyszczególnienie naruszeń, które pracodawca zdecyduje się dodać jako naruszenia podlegające zgłoszeniu wewnętrznemu;

● wyszczególnienie czynników ryzyka odpowiadających profilowi działalności pracodawcy, sprzyjających możliwości wystąpienia określonych naruszeń prawa związanych w szczególności z naruszeniem obowiązków regulacyjnych, innych obowiązków określonych w przepisach prawa lub ryzykiem korupcji;

● wyszczególnienie rodzajów naruszeń prawa, odnośnie do których pracodawca zachęca, by zgłoszenie zostało skierowane w pierwszej kolejności do pracodawcy z wykorzystaniem procedury przewidzianej w regulaminie zgłoszeń wewnętrznych;

● informację, że zgłoszenie może w każdym przypadku nastąpić również do organu publicznego lub centralnego z pominięciem procedury przewidzianej w regulaminie zgłoszeń wewnętrznych, w szczególności gdy:

- w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w regulaminie zgłoszeń wewnętrznych pracodawca nie podejmie działań następczych lub nie przekaże zgłaszającemu informacji zwrotnej lub

- zgłaszający ma uzasadnione podstawy, by sądzić, że naruszenie prawa może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, zwłaszcza gdy istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody, lub

- dokonanie zgłoszenia wewnętrznego narazi zgłaszającego na działania odwetowe, lub

- w przypadku dokonania zgłoszenia wewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa przez pracodawcę z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów albo możliwość istnienia zmowy między pracodawcą a sprawcą naruszenia prawa bądź udziału pracodawcy w naruszeniu prawa.

Projekt polskiej ustawy zawiera także tryb, w jakim powinien zostać ustalony przez pracodawcę regulamin zgłoszeń wewnętrznych. Przewiduje on obowiązek konsultacji treści regulaminu z:

● zakładową organizacją związkową albo

● przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy - jeżeli u pracodawcy nie funkcjonuje zakładowa organizacja związkowa.

Jeśli w toku prac legislacyjnych przepisy nie ulegną modyfikacji, regulamin zgłoszeń wewnętrznych wejdzie w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Zatem oznacza to konieczność podjęcia prac nad regulaminem jak najszybciej.

Ponadto pracodawca będzie zobowiązany zapoznać pracownika z treścią regulaminu zgłoszeń wewnętrznych przed dopuszczeniem go do pracy.

Krok 5. Wydaj upoważnienia osobom odpowiedzialnym za proces przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń dokonywanych przez sygnalistów.

Organizacja przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, podejmowania działań następczych oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych powinna uniemożliwiać uzyskanie dostępu do informacji objętej zgłoszeniem nieupoważnionym osobom oraz zapewniać ochronę poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia i osoby, której dotyczy zgłoszenie. W praktyce oznacza to konieczność wystawienia pisemnych upoważnień dla osób odpowiedzialnych za ten proces, a także zobowiązania ich do zachowania tajemnicy.

Krok 6. Wprowadź rozwiązania techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo danych osobowych sygnalistów i osób, których dotyczy zgłoszenie.

Pracodawca będzie miał obowiązek wdrożenia rozwiązań technicznych i organizacyjnych zapewniających przechowywanie danych osobowych zgłaszającego oddzielnie od dokumentu lub innego nośnika informacji obejmujących zgłoszenie. Oznacza to w praktyce przygotowanie bezpiecznych miejsc przechowywania zgłoszeń pisemnych w formie papierowej, w których dane będą zanonimizowane, a osobno przygotowanie innego miejsca, np. w formie już elektronicznej, gdzie będą zapisane dane zgłaszającego i pozostałych uczestników postępowania w tej sprawie.

Możliwe jest także powierzenie tych zadań podmiotowi zewnętrznemu. W takim przypadku pracodawca będzie musiał zawrzeć umowę, w której powierzy wykonywanie tych czynności z zastosowaniem rozwiązań technicznych i organizacyjnych zapewniających ich zgodność z ustawą (która wejdzie w życie).

Krok 7. Załóż rejestr zgłoszeń wewnętrznych.

Pracodawca, zgodnie z projektem polskiej ustawy, będzie miał obowiązek prowadzić rejestr zgłoszeń wewnętrznych, będąc przy tym administratorem danych zgromadzonych w tym rejestrze. Zatem pracodawca powinien przygotować taki rejestr. Możliwe jest także zlecenie prowadzenia rejestru podmiotowi zewnętrznemu, temu samemu, któremu powierzono odpowiedzialność za proces zgłaszania i reagowania na zgłoszenia.

Dane, które powinny być gromadzone w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych:

● numer sprawy,

● przedmiot naruszenia,

● data dokonania zgłoszenia wewnętrznego,

● informacja o podjętych działaniach następczych,

● data zakończenia sprawy.

Krok 8. Zapewnij ochronę sygnaliście.

Wobec zgłaszającego nie będą mogły być podejmowane działania odwetowe. Zgłaszający nie powinien być niekorzystnie traktowany z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego. Za niekorzystne traktowanie przepisy uznają:

● odmowę nawiązania stosunku pracy,

● wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy,

● niezawarcie umowy o pracę na czas określony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony - w sytuacji gdy pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa,

● obniżenie wynagrodzenia za pracę,

● wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu,

● pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą,

● przeniesienie pracownika na niższe stanowisko pracy,

● zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych,

● przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracowniczych,

● niekorzystną zmianę miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy,

● negatywną ocenę wyników pracy lub negatywną opinię o pracy,

● nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze,

● wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe,

● nieuzasadnione skierowanie na badanie lekarskie, w tym badania psychiatryczne, o ile przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badanie,

● działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego.

W przypadku gdy po stronie pracodawcy dojdzie do wskazanych działań, będzie on musiał udowodnić, że kierował się obiektywnymi powodami.

Ponadto dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy do:

● pociągnięcia do odpowiedzialności dyscyplinarnej, pod warunkiem że zgłaszający miał uzasadnione podstawy, by sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą,

● odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności za szkodę, z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, przepisów o ochronie danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem że zgłaszający miał uzasadnione podstawy, by sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.

Pracodawca musi zatem przygotować się do kontrolowania sytuacji w swojej organizacji, tak aby nie dopuścić do wskazanych działań. Ponadto musi zaplanować, a najlepiej spisać wewnętrzne procedury, które określą, jak zapobiegać działaniom odwetowym i jak na nie reagować.

Krok 9. Przeprowadź szkolenie pracowników w zakresie procedur zgłaszania naruszeń prawa.

Każda nowo wdrażana procedura wymaga zaznajomienia z nią pracowników. Tylko w ten sposób ma ona szanse, by stać się realnie działającym rozwiązaniem, a nie plikiem martwych regulacji. Szkolenie może odbywać się w dowolnej, dogodnej dla pracodawcy i pracowników formie. Może być to tradycyjne spotkanie pracowników z osobami odpowiedzialnymi za obsługę procesu zgłoszeń i weryfikacji naruszeń albo szkolenie on-line. Możliwe jest także zamieszczenie broszury informacyjnej wraz z regulaminem w intranecie lub rozdanie jej pracownikom w formie papierowej. Pracodawca ma pełną dowolność w tym zakresie, szczególnie że element edukacyjny jest dobrą praktyką, a nie obowiązkiem wynikającym z przepisów dyrektywy czy projektu polskiej ustawy.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 4-12, art. 15, art. 19 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii - Dz.Urz. UE L z 2019 r. Nr 305, str. 17; ost.zm. Dz.Urz. UE L z 2020 r. Nr 347, str. 1

● projekt ustawy z 14 października 2021 r. o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa - nr z wykazu RCL: UC101

Zmiany od 1 lutego 2022 r.

2. Ograniczenie handlu w niedziele i święta

2.1. Na czym polegają zmiany

Od 1 lutego 2022 r. dalszemu ograniczeniu podlega możliwość handlu oraz wykonywania czynności związanych z handlem w placówkach handlowych w niedziele i święta.

Najistotniejsza zmiana w katalogu rodzajów działalności, w których handel w niedziele i święta jest dopuszczalny, dotyczy placówek pocztowych. Dotychczas mogły z niego korzystać wszystkie lokale handlowe mające status placówki pocztowej w rozumieniu ustawy - Prawo pocztowe. Oznaczało to możliwość funkcjonowania placówek pocztowych w każdej jednostce organizacyjnej operatora pocztowego lub agenta pocztowego, w której można zawrzeć umowę o świadczenie usługi pocztowej lub która doręcza adresatom przesyłki pocztowe lub kwoty pieniężne określone w przekazach pocztowych, albo w innych wyodrębnionych i oznaczonych przez operatora pocztowego miejscach, w których można zawrzeć umowę o świadczenie usługi pocztowej lub odebrać przesyłkę pocztową albo kwotę pieniężną określoną w przekazie pocztowym (art. 2 pkt 15 ustawy - Prawo pocztowe). W praktyce wiele sklepów podjęło działania pozwalające przyjąć im status placówki pocztowej, co w konsekwencji umożliwiało im funkcjonowanie w niedziele i święta.

W celu uniknięcia obchodzenia zakazu handlu w niedziele i święta przez sklepy od 1 lutego 2022 r. możliwość korzystania z tego wyjątku zostaje ograniczona jedynie do placówek mających status placówki pocztowej, o ile świadczenie usług pocztowych stanowi ich przeważającą działalność.

Dotychczas ustawa definiowała przeważającą działalność jako rodzaj przeważającej działalności wskazany we wniosku o wpis do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej. Po zmianie przepisów przeważająca działalność oznacza rodzaj przeważającej działalności wskazany we wniosku o wpis do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej, jeżeli działalność ta jest wykonywana w danej placówce handlowej i stanowi co najmniej 40% miesięcznego przychodu ze sprzedaży detalicznej w rozumieniu ustawy o podatku od sprzedaży detalicznej. Oznacza to zmianę na kryterium faktycznie wykonywanej działalności, a nie tylko fakt rejestracji.

Znowelizowane przepisy nie tylko zmieniają samą definicję przeważającej działalności, ale wprowadzają także obowiązek prowadzenia ewidencji miesięcznego przychodu ze sprzedaży. Obowiązek ten musiał być realizowany przez placówki korzystające z wyłączeń od zakazu handlu na podstawie prowadzenia przeważającej działalności określonego rodzaju. Ewidencja ta ma być prowadzona z podziałem na:

● przychód z działalności określonej w wyłączeniu z zakazu (np. pocztowej),

● przychód z działalności pozostałej.

Minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia, sposób prowadzenia tej ewidencji, a także jej wzór oraz szczegółową treść wpisów do niej.

Przedsiębiorcom, którzy nie będą prowadzić tej ewidencji zgodnie ze wskazanymi wymogami, grozi kara grzywny w wysokości od 1000 zł do 100 000 zł. Ponadto od 1 lutego 2022 r. inspektorzy PIP uzyskają uprawnienie do wglądu w tego rodzaju ewidencję.

Nowelizacja ustawy o ograniczeniu handlu w niedziele i święta oraz w niektóre inne dni wprowadza także od 1 lutego 2022 r. możliwość świadczenia nieodpłatnej pomocy przedsiębiorcom, którzy prowadzą działalność osobiście i na własny rachunek, przez bliskie im osoby. Zgodnie z wprowadzonymi do ustawy zmianami przedsiębiorcy ci będą mogli korzystać z takiej nieodpłatnej pomocy zarówno w niedziele, jak i w święta. Katalog osób mogących świadczyć pomoc tego rodzaju jest zamknięty i obejmuje:

● małżonka,

● dzieci własne,

● dzieci małżonka,

● dzieci przysposobione,

● rodziców,

● macochę,

● ojczyma,

● rodzeństwo,

● wnuki,

● dziadków.

2.2. Przygotowanie do zmian

Przygotowanie się do zmian, które będą obowiązywać w przepisach dopuszczających handel w niedziele i święta od 1 lutego 2022 r., wymaga następujących działań.

Krok 1. Przeanalizuj przepisy o ograniczeniu wyjątków dotyczących zakazu pracy w handlu w niedziele i święta.

Pracodawca prowadzący działalność handlową powinien zweryfikować, czy nie należy do grupy objętej zmianami ograniczającymi możliwość prowadzenia czynności handlowych w niedziele i święta.

Krok 2. Przeanalizuj limit przeważającej działalności.

Pracodawcy prowadzący działalność handlową w niedziele i święta na podstawie wyjątku, który pozwala placówkom pocztowym na funkcjonowanie w te dni, powinni już w grudniu 2021 r. i styczniu 2022 r. zweryfikować, czy czynności pocztowe stanowią wymagane minimum 40% ich działań.

Pracodawcy, u których analiza wskaże wartości graniczne, mają czas, aby przez styczeń 2022 r. ewentualnie zwiększyć zakres określonego rodzaju asortymentu lub usług.

Natomiast pracodawcy, którzy po analizie dojdą do wniosku, że nie zdołają spełnić wymogu 40% przeważającej działalności, powinni przejść do analizy stanów kadrowych i odpowiedniego zaplanowania czasu pracy z uwzględnieniem wyłączenia handlu w niedziele i święta.

Krok 3. Załóż ewidencję przeważającej działalności.

Pracodawcy, których rodzaj działalności pozwalającej na handel w niedziele i święta stanowi co najmniej 40%, muszą śledzić rozporządzenia wydawane przez Ministerstwo Finansów. Przed 1 lutego 2022 r. powinno zostać opublikowane rozporządzenie określające sposób prowadzenia ewidencji miesięcznego przychodu ze sprzedaży, wraz ze wzorem i wskazaniem szczegółowej treść wpisów do niej. Wówczas pracodawcy powinni rozpocząć prowadzenie ewidencji we wskazany w rozporządzeniu sposób. Gdyby rozporządzenie nie zostało opublikowane do 1 lutego 2022 r., pracodawcy powinni stworzyć swój własny wzór ewidencji, w której osobno będą odnotowywać sprzedaż zwalniającą z zakazu handlu i pozostałą. Niewykluczone, że taką możliwość ewidencji zapewnią systemy informatyczne, w które pracodawcy będą mogli się zaopatrzyć. Jednak z decyzją o ich wdrożeniu warto zaczekać na treść rozporządzenia, aby nie wprowadzić rozwiązania, które okaże się niezgodne z ostatecznymi wymaganiami Ministerstwa Finansów.

Krok 4. Zweryfikuj stan zatrudnienia pracowników.

Pracodawcy, którzy od 1 lutego 2022 r. będą zmuszeni zrezygnować z handlu w niedziele i święta, powinni zweryfikować, czy dotychczasowy stan zatrudnienia nadal odpowiada ich potrzebom.

Po przeanalizowaniu pracy pracowników w poszczególnych okresach rozliczeniowych może się okazać, że nie ma zapotrzebowania na pracę wszystkich pracowników w pełnym wymiarze czasu pracy, co wpływa na koszty działalności pracodawcy.

W sytuacji zmniejszonego zapotrzebowania na pracę pracodawca ma dwie możliwości:

● obniżenie wymiaru czasu pracy zatrudnionych pracowników do wymiaru odpowiadającego jego potrzebom,

● zakończenie stosunku pracy z poszczególnymi pracownikami, jeśli uzna, że jest ich zbyt wielu, mając na względzie liczbę godzin pracy.

Szczególną uwagę powinni poświęcić analizie stanu zatrudnienia pracodawcy z branży handlowej, którzy zatrudniają u siebie osoby wykonujące pracę w weekendowym systemie czasu pracy. Takie osoby mogą wykonywać pracę wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta. Wobec nielicznych już w skali roku niedziel handlowych i restrykcyjnego ograniczenia możliwości korzystania z wyjątków od zakazu handlu po 31 stycznia 2022 r. zatrudnianie osób w tym systemie czasu pracy może stracić sens.

Krok 5. Zaplanuj harmonogramy czasu pracy pracowników z uwzględnieniem niedziel objętych zakazem handlu.

Pracodawcy, u których w wyniku ograniczeń wyjątków dotyczących zakazu handlu w niedziele i święta nastąpi zamknięcie placówek handlowych w niedziele, nie powinni planować od 1 lutego 2022 r. pracy w te dni. Będą mogli zaplanować pracę jedynie w niedziele, w które praca będzie dozwolona w 2022 r.

Tabela. Wykaz handlowych niedziel w 2022 r.

Terminy niedziel handlowych	Podstawa do uznania niedzieli za handlową
30 stycznia	ostatnia niedziela stycznia
10 kwietnia	niedziela bezpośrednio poprzedzająca pierwszy dzień Wielkiej Nocy
24 kwietnia	ostatnia niedziela kwietnia
26 czerwca	ostatnia niedziela czerwca
28 sierpnia	ostatnia niedziela sierpnia
11 grudnia	pierwsza z dwóch niedziel poprzedzających pierwszy dzień Bożego Narodzenia
18 grudnia	druga z dwóch niedziel poprzedzających pierwszy dzień Bożego Narodzenia

Warto przy tym pamiętać, że zaplanowanie prac w placówkach handlowych i przy czynnościach bezpośrednio związanych z handlem stanowi wykroczenie, za które jest przewidziana kara grzywny od 1000 zł do 100 000 zł (art. 10 ustawy o ograniczeniu handlu w niedziele i święta oraz w niektóre inne dni).

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 4-10 ustawy o ograniczeniu handlu w niedziele i święta oraz w niektóre inne dni - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 936; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1891

● art. 1-2 ustawy z 14 października 2021 r. o zmianie ustawy o ograniczeniu handlu w niedziele i święta oraz w niektóre inne dni - Dz.U. z 2021 r. poz. 1891

● art. 1 pkt 1 ustawy z 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1920

II. WYNAGRODZENIA

Zmiany od 1 stycznia 2022 r.

3. Minimalne wynagrodzenie za pracę dla pracowników i zleceniobiorców

3.1. Na czym polegają zmiany

3.1.1. Minimalne wynagrodzenie dla pracowników

Od 1 stycznia 2022 r. minimalne wynagrodzenie za pracę dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy wyniesie 3010 zł i będzie o 210 zł wyższe od obowiązującego w 2021 r. Minimalna płaca przysługuje bez względu na to, czy jest to pierwszy czy kolejny rok pracy pracownika. Pracownikom zatrudnionym na część etatu należy zagwarantować wynagrodzenie nie niższe niż minimalne, proporcjonalne do liczby godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu.

Wzrost minimalnego wynagrodzenia od 1 stycznia 2022 r. spowoduje zmianę należności pracowniczych uzależnionych od jego wysokości, m.in. zmianę wysokości:

● odszkodowania za naruszenie zasady równego traktowania w zatrudnieniu i odszkodowania za stosowanie mobbingu (w przypadku wydania przez sąd w 2022 r. orzeczenia potwierdzającego naruszenia w tym zakresie pracownik będzie miał prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż 3010 zł),

● wynagrodzenia za czas przestoju niezawinionego przez pracownika (miesięcznie nie mniej niż 3010 zł proporcjonalnie do wymiaru etatu),

● wynagrodzenia za czas niewykonywania pracy ze względu na rozkład czasu pracy pracownika wynagradzanego w inny sposób niż stawką miesięczną lub godzinową (miesięcznie nie mniej niż 3010 zł proporcjonalnie do wymiaru etatu),

● dodatku za pracę w porze nocnej (podstawa obliczenia dodatku nie może być niższa niż 3010 zł).

Tabela. Wysokość dodatku za pracę w porze nocnej w 2022 r.

Miesiąc	Sposób obliczenia	Kwota dodatku za 1 godzinę
1	2	3
styczeń	3010 zł : 152 godz. = 19,80 zł; 19,80 zł x 20% = 3,96 zł	3,96 zł
luty	3010 zł : 160 godz. = 18,81 zł; 18,81 zł x 20% = 3,76 zł	3,76 zł
marzec	3010 zł : 184 godz. = 16,36 zł; 16,36 zł x 20% = 3,27 zł	3,27 zł
kwiecień	3010 zł : 160 godz. = 18,81 zł; 18,81 zł x 20% = 3,76 zł	3,76 zł
maj	3010 zł : 168 godz. = 17,92 zł; 17,92 zł x 20% = 3,58 zł	3,58 zł
czerwiec	3010 zł : 168 godz. = 17,92 zł; 17,92 zł x 20% = 3,58 zł	3,58 zł
lipiec	3010 zł : 168 godz. = 17,92 zł; 17,92 zł x 20% = 3,58 zł	3,58 zł
sierpień	3010 zł : 176 godz. = 17,10 zł; 17,10 zł x 20% = 3,42 zł	3,42 zł
wrzesień	3010 zł : 176 godz. = 17,10 zł; 17,10 zł x 20% = 3,42 zł	3,42 zł
październik	3010 zł : 168 godz. = 17,92 zł; 17,92 zł x 20% = 3,58 zł	3,58 zł
listopad	3010 zł : 160 godz. = 18,81 zł; 18,81 zł x 20% = 3,76 zł	3,76 zł
grudzień	3010 zł : 168 godz. = 17,92 zł; 17,92 zł x 20% = 3,58 zł	3,58 zł

Ponadto w związku ze zmianą minimalnej płacy w 2022 r. będą obowiązywać nowe, wyższe kwoty wolne od potrąceń. Ich wysokość będzie zróżnicowana. Wpływ na kwotę wolną od potrąceń mają bowiem w szczególności:

● przystąpienie do PPK oraz wysokość wpłaty dokonywanej przez pracodawcę i pracownika lub rezygnacja z PPK;

● przekroczenie 30-krotności podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe;

● stawka podatkowa (17% lub 32%);

● koszty uzyskania przychodów (zwykłe lub podwyższone albo rezygnacja z ich stosowania);

● prawo do kwoty zmniejszającej podatek (na podstawie oświadczenia PIT-2);

● prawo do ulgi dla klasy średniej (przysługującej pracownikom);

● prawo do zwolnienia z podatku przychodów (do kwoty rocznej wynoszącej 85 528 zł) osiąganych przez podatnika:

- wychowującego co najmniej 4 dzieci,

- który przeniósł miejsce zamieszkania na terytorium Polski,

- będącego emerytem;

● wspólne rozliczenie z małżonkiem lub jako osoba samotnie wychowująca dziecko/dzieci.

Nowe kwoty wolne od potrąceń należy stosować do wynagrodzeń należnych pracownikom, począwszy od 2022 r.

Tabela. Kwoty wolne od potrąceń w 2022 r.

Rodzaj potrącenia	Kwota wolna (zł)¹
	podstawowe kup²		podwyższone kup
	PIT-2	bez PIT-2	PIT-2	bez PIT-2
sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne (100% Mw⁵)	2363,56	1964,56	2363,56	1973,56
	uwzględniająca wpłatę na PPK³
	2303,36	1904,36	2303,36	1913,36
	uwzględniająca zwolnienie z podatku⁴:
	z wpłatą na PPK³		bez wpłaty na PPK
	2303,36		2363,56
zaliczki pieniężne (75% Mw)	Kwota wolna (zł)¹
	podstawowe kup²		podwyższone kup
	PIT-2	bez PIT-2	PIT-2	bez PIT-2
	1772,67	1473,42	1772,67	1480,17
	uwzględniająca wpłatę na PPK³
	1727,52	1428,27	1727,52	1435,02
	uwzględniająca zwolnienie z podatku⁴:
	z wpłatą na PPK³		bez wpłaty na PPK
	1727,52		1772,67
kary pieniężne (90% Mw)	Kwota wolna (zł)¹
	podstawowe kup²		podwyższone kup
	PIT-2	bez PIT-2	PIT-2	bez PIT-2
	2127,20	1768,10	2127,20	1776,20
	uwzględniająca wpłatę na PPK³
	2073,02	1713,92	2073,02	1722,02
	uwzględniająca zwolnienie z podatku⁴:
	z wpłatą na PPK³		bez wpłaty na PPK
	2073,02		2127,20
należności na rzecz pracodawcy za zgodą pracownika (100% Mw)	Kwota wolna (zł)¹
	podstawowe kup²		podwyższone kup
	PIT-2	bez PIT-2	PIT-2	bez PIT-2
	2363,56	1964,56	2363,56	1973,56
	uwzględniająca wpłatę na PPK³
	2303,36	1904,36	2303,36	1913,36
	uwzględniająca zwolnienie z podatku⁴:
	z wpłatą na PPK³		bez wpłaty na PPK
	2303,36		2363,56
inne należności za zgodą pracownika (80% Mw)	Kwota wolna (zł)¹
	podstawowe kup²		podwyższone kup
	PIT-2	bez PIT-2	PIT-2	bez PIT-2
	1890,85	1571,65	1890,85	1578,85
	uwzględniająca wpłatę na PPK³
	1842,69	1523,49	1842,69	1530,69
	uwzględniająca zwolnienie z podatku⁴:
	z wpłatą na PPK³		bez wpłaty na PPK
	1842,09		1890,85

¹ Jeżeli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, kwoty wolne (obliczane od 3010 zł) są zmniejszane proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. Uwzględniają zwolnienia z podatku przysługującego podatnikowi: wychowującemu co najmniej 4 dzieci, który przeniósł miejsce zamieszkania na terytorium Polski, będącego emerytem, do 26 lat - w łącznej kwocie rocznej wynoszącej 85 528 zł. Nie uwzględniają 32% stawki podatku, przekroczenia 30-krotności podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz wspólnego rozliczenia z małżonkiem lub dzieckiem. W przypadku gdy z powodu działań podjętych na terenie Polski, służących zapobieganiu zarażeniem wirusem SARS-CoV-2: pracownikowi zostało obniżone wynagrodzenie lub członek rodziny pracownika utracił źródło dochodu - kwoty wolne od potrąceń, określone w art. 871 § 1 Kodeksu pracy, ulegają zwiększeniu o 25% na każdego nieosiągającego dochodu członka rodziny, którego pracownik ten ma na utrzymaniu (art. 52 ustawy z 14 maja 2020 r. o zmianie niektórych ustaw w zakresie działań osłonowych w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 - Dz.U. z 2020 r. poz. 875; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1192).

² Koszty uzyskania przychodów.

³ Uwzględniono 2% wpłaty finansowanej przez uczestnika i 1,5% wpłaty finansowanej przez podmiot zatrudniający, której dokonano na rachunek instytucji finansowej w tym samym miesiącu.

⁴ W obliczeniach nie ustala się podstawy opodatkowania. Zwolnienie z podatku przysługujące podatnikowi: wychowującemu co najmniej 4 dzieci, który przeniósł miejsce zamieszkania na terytorium Polski, będącemu emerytem, do 26 lat - przysługuje w łącznej kwocie rocznej wynoszącej 85 528 zł.

⁵ Minimalne wynagrodzenie.

Należy wziąć pod uwagę, że wraz ze zmianą wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę przysługującego pracownikom zmieni się kwota wolna od potrąceń przysługująca zleceniobiorcom i innym osobom fizycznym będącym dłużnikami, uzyskującym świadczenia okresowe, które zapewniają im utrzymanie lub stanowią dla nich jedyne źródło przychodów. W zakresie granic potrącenia i kwot wolnych od potrąceń należy bowiem w przypadku tej grupy zatrudnionych dłużników stosować zasady wynikające z przepisów Kodeksu pracy.

3.1.2. Minimalne wynagrodzenie dla zleceniobiorców i osób świadczących usługi

Zleceniobiorcy i przedsiębiorcy niezatrudniający pracowników ani zleceniobiorców od 1 stycznia 2017 r. mają prawo, podobnie jak pracownicy, do minimalnego wynagrodzenia, ale w postaci gwarancyjnej stawki za godzinę wykonania zlecenia/świadczenia usług (art. 1 pkt 1a-1b ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę). W 2022 r. stawka godzinowa przysługująca tym osobom nie będzie mogła być niższa niż 19,70 zł brutto za godzinę pracy. Będzie tym samym o 1,40 zł wyższa od stawki obowiązującej w 2021 r. (18,30 zł brutto).

3.2. Stosowanie przepisów w okresie przejściowym

3.2.1. Minimalne wynagrodzenie dla pracowników

Ustalenie w regulacjach wewnętrznych terminu wypłaty pensji w miesiącu przypadającym po przepracowanym miesiącu może powodować wątpliwości dotyczące wysokości minimalnego wynagrodzenia, jakie należy wypłacić pracownikowi za grudzień 2021 r. w styczniu 2022 r. Zmiana wysokości obowiązuje bowiem od 1 stycznia 2022 r. i może sugerować, że pracownik powinien otrzymać wyższą pensję minimalną za grudzień 2021 r., ponieważ jej wypłata następuje w 2022 r. Wynagrodzenie w określonej wysokości przysługuje jednak za pracę wykonaną. Jeżeli zatem pracownik ma umówione wynagrodzenie minimalne za pracę świadczoną w grudniu 2021 r., to w takiej wysokości powinien je otrzymać w styczniu 2022 r. W tej sytuacji data wypłaty nie ma wpływu na wysokość wynagrodzenia.

PRZYKŁAD

Pracownik został zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy w sierpniu 2021 r. z wynagrodzeniem minimalnym. Pracodawca wypłaca wynagrodzenia 10 dnia następnego miesiąca. Pensję za grudzień 2021 r. pracownik otrzyma 10 stycznia 2022 r. w wysokości minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w 2021 r. (2800 zł). Do wypłat wynagrodzenia za pracę dokonywanych w kolejnym roku, bez względu na okres, za jaki przysługują, należy stosować obowiązujące w roku wypłaty parametry podatkowe i dotyczące składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

3.2.2. Minimalne wynagrodzenie dla zleceniobiorców i osób świadczących usługi

Wynagrodzenie za umowy zlecenia i umowy o świadczenie usług, do których stosuje się przepisy o zleceniu, wykonywane od 1 stycznia 2022 r. i trwające w tym dniu, nie może być niższe niż 19,70 zł za godzinę.

3.3. Przygotowanie do zmian

3.3.1. Minimalne wynagrodzenie dla pracowników

Prawidłowe stosowanie nowych przepisów odnoszących się do minimalnego wynagrodzenia wymaga od pracodawcy - poza znajomością zmian - podjęcia następujących działań.

Krok 1. Sprawdź, którzy pracownicy będą osiągać minimalne wynagrodzenie po zmianach od 1 stycznia 2022 r.

Do obliczenia wysokości minimalnej płacy przyjmuje się przysługujące pracownikowi składniki wynagrodzenia i inne świadczenia wynikające ze stosunku pracy, zaliczone według zasad statystyki zatrudnienia i wynagrodzeń określonych przez GUS do wynagrodzeń osobowych (art. 6 ust. 4 ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę).

Wynagrodzenia osobowe obejmują w szczególności:

● wynagrodzenia zasadnicze w formie czasowej, akordowej, prowizyjnej i innej,

● dodatki lub dodatkowe wynagrodzenia za szczególne właściwości pracy, szczególne kwalifikacje lub warunki pracy,

● premie oraz nagrody regulaminowe i uznaniowe,

● wynagrodzenia dodatkowe za prace wykonywane w ramach obowiązującego wymiaru czasu pracy, lecz niewynikające z zakresu czynności,

● wyrównanie do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalanego na podstawie przepisów o minimalnym wynagrodzeniu za pracę,

● wynagrodzenia za czas niewykonywania pracy, wypłacane ze środków pracodawców (wynagrodzenia za urlopy wypoczynkowe i dla poratowania zdrowia, za czas niezdolności do pracy wskutek choroby, za czas przestoju niezawinionego przez pracownika i inne).

Do minimalnego wynagrodzenia nie zalicza się:

● dodatku za staż pracy - rozumianego jako dodatek do wynagrodzenia przysługujący pracownikowi z tytułu osiągnięcia ustalonego okresu zatrudnienia, na zasadach określonych w odrębnych przepisach, układzie zbiorowym pracy, innym opartym na ustawie porozumieniu zbiorowym, regulaminie wynagradzania, statucie określającym prawa i obowiązki stron stosunku pracy, umowie o pracę lub spółdzielczej umowie o pracę,

● nagrody jubileuszowej,

● odprawy pieniężnej przysługującej pracownikowi w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy,

● wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych (dotyczy to również ryczałtu za godziny nadliczbowe),

● dodatku za pracę w porze nocnej (dotyczy to również ryczałtu za pracę w nocy).

Krok 2. Zmień umowy o pracę w części dotyczącej wynagrodzenia pracownikom, którzy nie osiągnęli minimalnej płacy.

Pracownicy, którzy nie osiągają minimalnej płacy, powinni mieć podwyższone wynagrodzenie. Zmianę minimalnego wynagrodzenia należy ustalać następująco w przypadku:

● gdy pracownik jest wynagradzany tylko stawką zasadniczą;

Pracodawca, który wskazał w umowie o pracę wysokość minimalnego wynagrodzenia obowiązującą w danym roku i pracownik nie otrzymuje innych składników wynagrodzenia zaliczanych do minimalnej płacy, może wprowadzić zmianę w tym zakresie porozumieniem zmieniającym. W tej sytuacji jest bowiem konieczna zgoda pracownika na zmianę. Jeżeli pracodawca nie podwyższy pracownikowi pensji zasadniczej, będącej jego jedynym składnikiem wynagrodzenia, będzie zobowiązany wypłacać wyrównanie do minimalnej płacy. Na takie działanie zgoda pracownika nie jest niezbędna. W sytuacji gdy z umowy o pracę wynika, że pracownikowi przysługuje minimalna płaca, ale nie została ona określona kwotowo, wystarczy, że zatrudniający poinformuje pracownika o aktualnej wysokości minimalnej płacy. Może to zrobić w sposób przyjęty w zakładzie, np. wywieszając stosowną informację na tablicy ogłoszeń, informując przez intranet lub na piśmie.

● gdy pracownik otrzymuje dodatkowe składniki wynagrodzenia;

Jeśli pracodawca wypłaca pracownikowi - obok płacy zasadniczej, jeżeli jest ona niższa niż minimalne wynagrodzenie - inne składniki wynagrodzenia (zaliczane do minimalnej płacy) i po ich zsumowaniu zatrudniony otrzymuje co najmniej ustawowe minimum, nie ma konieczności podwyższania pensji podstawowej.

PRZYKŁAD

Pracownik jest zatrudniony na pełny etat od 2016 r. i otrzymuje wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 2500 zł. Ponadto ma prawo do stałych dodatków i premii regulaminowych w łącznej kwocie 1000 zł. Ponieważ wynagrodzenie pracownika przewyższa minimalną płacę, która będzie obowiązywała w 2022 r. (wynosi łącznie 3500 zł), nie ma konieczności podwyższenia wynagrodzenia zasadniczego.

3.3.2. Minimalne wynagrodzenie dla zleceniobiorców i osób świadczących usługi

Podwyższenie stawki godzinowej od 1 stycznia 2022 r. powoduje, że wynagrodzenie zleceniobiorcy/osoby świadczącej usługi nie może być niższe od 19,70 zł brutto za godzinę pracy. Mimo obowiązku zapewnienia tym osobom minimalnej stawki godzinowej strony umowy mogą utrzymać w umowie dotychczasowe wynagrodzenie w innej formie niż godzinowa, np. ryczałtowe za wykonanie całej umowy, miesięczne, za dzień. Jeżeli w umowie realizowanej w 2022 r. wysokość wynagrodzenia została określona w inny sposób niż za godzinę (np. ryczałtowo, miesięcznie), lecz w stosunku do liczby godzin wykonywania zlecenia/świadczenia usługi nie będzie zapewniać przyjmującemu zlecenie lub świadczącemu usługi otrzymania za każdą godzinę pracy wynagrodzenia w wysokości co najmniej 19,70 zł brutto, osobom tym przysługuje wynagrodzenie w wysokości obliczonej z uwzględnieniem tej stawki. Zatem w takim przypadku wynagrodzenie należy wyrównać.

Jeżeli w umowie trwającej w 2022 r. wskazano godzinową stawkę wynagrodzenia w wysokości obowiązującej w 2021 r., zaleca się jej zmianę aneksem do umowy. W przypadku gdy w umowie stawka została podana za godzinę, lecz bez wskazywania wysokości, jedynie przez zapis "minimalna stawka godzinowa", zleceniodawca nie dokonuje żadnych zmian.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 1 pkt 1a i pkt 1b, art. 6-8 ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 2207

● art. 36¹ § 1, art. 58, art. 61² § 1, art. 63² § 2, art. 87¹, art. 91, art. 151⁸ § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1162

● art. 833 § 1, § 21 ustawy z 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1805; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1981

● § 1-3 rozporządzenia Rady Ministrów z 15 września 2020 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2021 r. - Dz.U. z 2020 r. poz. 1596

● § 1-3 rozporządzenia Rady Ministrów z 14 września 2021 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2022 r. - Dz.U. z 2021 r. poz. 1690

4. Skala podatkowa

4.1. Na czym polegają zmiany

Od 1 stycznia 2022 r. zacznie obowiązywać nowa skala podatkowa. W wyniku tych zmian podwyższono:

● pierwszy próg podatkowy do 120 000 zł (dopiero po przekroczeniu tej kwoty dochodu należy stosować 32% stawkę podatku); do końca 2021 r. pierwszy próg podatkowy wynosił 85 528 zł;

● roczną kwotę zmniejszającą podatek do 5100 zł (425 zł miesięcznie); do końca 2021 r. ta kwota wynosiła 525,12 zł rocznie (43,76 zł miesięcznie);

● roczną kwotę wolną od podatku do 30 000 zł; do końca 2021 r. ta kwota była uzależniona od wysokości dochodów i ustalana dla 8000 zł, 13 000 zł, 85 528 zł i 127 000 zł.

Ponadto po zmianach kwota zmniejszająca podatek będzie stosowana do obliczania podatku od dochodu z pierwszego, jak i drugiego progu podatkowego (do 31 grudnia 2021 r. nie jest stosowana po przekroczeniu pierwszego progu podatkowego). Natomiast nie będzie możliwości odliczenia od podatku składki zdrowotnej. Podatek dochodowy, m.in. obliczony na zasadach ogólnych od opodatkowanych przychodów osiągniętych do 31 grudnia 2021 r. zarówno przez pracowników, jak i przez podlegających ubezpieczeniu zdrowotnemu zleceniobiorców, jest zmniejszany o składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Omawiane zmniejszenie nie może przekroczyć 7,75% podstawy wymiaru tej składki. Zatem ostatecznie zaliczka na podatek jest niższa o kwotę odliczonej składki zdrowotnej.

4.2. Stosowanie przepisów w okresie przejściowym

Przepisy ustawy z 29 października 2021 r. nie przewidują regulacji przejściowych. To oznacza, że zmiany wejdą w życie od 1 stycznia 2022 r. i dotyczą dochodów uzyskanych od tej daty.

4.3. Przygotowanie do zmian

Prawidłowe stosowanie nowych przepisów wymaga od pracodawcy - poza znajomością zmian - podjęcia następujących działań:

Krok 1. Zaktualizuj program kadrowo-płacowy, jeżeli używasz go do obsługi osób zatrudnionych.

Krok 2. Poinformuj podatników o zmianie w sposób przyjęty w firmie.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 1 pkt 47 lit. a-c, pkt 48, pkt 62 lit. g ustawy z 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw - w dniu zakończenia prac nad poradnikiem ustawa oczekiwała na publikację w Dzienniku Ustaw

● art. 27 ust. 1-1d ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1128; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1981

5. Koszty uzyskania przychodów

5.1. Na czym polegają zmiany

Od 1 stycznia 2022 r. pracownik, do którego wynagrodzenia mają zastosowanie koszty uzyskania przychodów w wysokości 250 zł miesięcznie (3000 zł rocznie), może złożyć pracodawcy na piśmie wniosek o niestosowanie tych kosztów. Ma to znaczenie m.in. dla podatników uzyskujących przychody z kilku stosunków pracy, gdy często dochodzi do przekroczenia rocznego limitu tych kosztów w trakcie roku i ostatecznie powstania obowiązku dopłaty przez te osoby podatku w zeznaniu rocznym. Płatnik pobiera zaliczki na podatek bez stosowania kosztów najpóźniej od miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymał wniosek. Wniosek ten należy składać odrębnie dla każdego roku podatkowego.

5.2. Stosowanie przepisów w okresie przejściowym

Przepisy ustawy z 29 października 2021 r. nie przewidują regulacji przejściowych. To oznacza, że wejdą w życie od 1 stycznia 2022 r. Zatem pierwsze wnioski o niestosowanie kosztów uzyskania przychodów podatnicy mogą składać od tej daty. Wniosek nie wymaga uzasadnienia.

5.3. Przygotowanie do zmian

Prawidłowe stosowanie nowych przepisów wymaga od pracodawcy - poza znajomością zmian - podjęcia następujących działań:

Krok 1. Zaktualizuj program kadrowo-płacowy, jeżeli używasz go do obsługi osób zatrudnionych.

Krok 2. Poinformuj podatników o zmianie w sposób przyjęty w firmie.

Krok 3. Przygotuj wniosek o niestosowanie zwykłych kosztów uzyskania przychodów.

Krok 4. Po otrzymaniu wniosku nie pomniejszaj podstawy opodatkowania o koszty uzyskania przychodu (250 zł).

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 1 pkt 62 lit. d ustawy z 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw - w dniu zakończenia prac nad poradnikiem ustawa oczekiwała na publikację w Dzienniku Ustaw

● art. 22 ust. 2 pkt 1, art. 32 ust. 1f ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1128; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1981

6. Używanie samochodu służbowego do celów prywatnych

6.1. Na czym polegają zmiany

Od 1 stycznia 2022 r. pracownik, który wykorzystuje samochód służbowy do celów prywatnych, uzyskuje korzyść. Wartość pieniężną tej korzyści (nieodpłatnego świadczenia), jeżeli samochód jest wykorzystywany przez cały miesiąc i pracownik nie partycypuje w tym świadczeniu, należy do końca 2021 r. ustalać w wysokości:

● 250 zł miesięcznie - dla samochodów o pojemności silnika do 1600 cm³,

● 400 zł miesięcznie - dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1600 cm³.

W wyniku zmian od 1 stycznia 2022 r. wartość pieniężna tego świadczenia będzie uzależniona od mocy silnika i rodzaju pojazdu. Należy ją ustalić w wysokości:

● 250 zł miesięcznie - dla samochodów:

- o mocy silnika do 60 kW,

- stanowiących pojazd elektryczny w rozumieniu art. 2 pkt 12 ustawy z 11 stycznia 2018 r. o elektromobilności i paliwach alternatywnych lub pojazd napędzany wodorem w rozumieniu art. 2 pkt 15 tej ustawy;

● 400 zł miesięcznie - dla samochodów innych niż wymienione powyżej.

W wartości nieodpłatnego świadczenia z tytułu używania samochodu służbowego do celów prywatnych mieści się też koszt paliwa.

6.2. Stosowanie przepisów w okresie przejściowym

Przepisy ustawy z 29 października 2021 r. nie przewidują regulacji przejściowych. To oznacza, że wejdą one w życie od 1 stycznia 2022 r. Zatem od tej daty przychody osób, które używały samochodów służbowych do celów prywatnych przed 1 stycznia 2022 r. i używają ich nadal, należy ustalić ponownie. Istnieje duże prawdopodobieństwo, że w wielu przypadkach wartość tego świadczenia będzie wyższa niż dotychczas (zamiast 250 zł przychód wyniesie 400 zł). To powoduje, że podatnicy zapłacą wyższy podatek oraz składki ZUS (jednocześnie wzrosną koszty pracodawcy) i otrzymają w ten sposób niższą kwotę wynagrodzenia do wypłaty.

6.3. Przygotowanie do zmian

Prawidłowe stosowanie nowych przepisów wymaga od pracodawcy - poza znajomością zmian - podjęcia następujących działań:

Krok 1. Zaktualizuj program kadrowo-płacowy, jeżeli używasz go do obsługi osób zatrudnionych.

Krok 2. Poinformuj, w sposób przyjęty w firmie, podatników, którzy używają samochodów do celów prywatnych, o zmianie sposobu ustalania wartości nieodpłatnego świadczenia z tytułu używania samochodu służbowego do celów prywatnych.

Krok 3. Sprawdź, którym pracownikom należy podwyższyć wartość nieodpłatnego świadczenia.

Krok 4. Zaktualizowaną wartość świadczenia dolicz do pozostałych przychodów pracownika.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 1 pkt 8 ustawy z 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw - w dniu zakończenia prac nad poradnikiem ustawa oczekiwała na publikację w Dzienniku Ustaw

● art. 22 ust. 2 pkt 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1128; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1981

7. Zwolnienie dla podatnika, który przeniósł miejsce zamieszkania do Polski

7.1. Na czym polegają zmiany

Od 1 stycznia 2022 r. zwolnione z podatku do kwoty rocznej nieprzekraczającej 85 528 zł będą przychody podatnika, który przeniósł miejsce zamieszkania do Polski. Ze zwolnienia uprawniony podatnik może korzystać w 4 kolejno po sobie następujących latach podatkowych (we wniosku o stosowanie zwolnienia przez płatnika podatnik określa rok rozpoczęcia i zakończenia zwolnienia), licząc od początku roku, w którym przeniósł miejsce zamieszkania, albo od początku roku następnego.

Zwolnienie to przysługuje podatnikowi pod warunkiem, że:

● w wyniku przeniesienia miejsca zamieszkania na terytorium Polski podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu oraz

● nie miał miejsca zamieszkania na terytorium Polski w okresie obejmującym:

- 3 lata kalendarzowe poprzedzające bezpośrednio rok, w którym zmienił miejsce zamieszkania na terytorium Polski, oraz

- okres od początku roku, w którym zmienił miejsce zamieszkania na terytorium Polski, do dnia poprzedzającego dzień, w którym zmienił miejsce zamieszkania na terytorium Polski, oraz

● posiada obywatelstwo polskie, Kartę Polaka lub obywatelstwo innego niż Polska państwa członkowskiego Unii Europejskiej bądź państwa należącego do Europejskiego Obszaru Gospodarczego albo Konfederacji Szwajcarskiej, lub

● miał miejsce zamieszkania:

- nieprzerwanie co najmniej przez ww. okresy, w państwie członkowskim Unii Europejskiej lub państwie należącym do Europejskiego Obszaru Gospodarczego, Konfederacji Szwajcarskiej, Australii, Republice Chile, Państwie Izrael, Japonii, Kanadzie, Meksykańskich Stanach Zjednoczonych, Nowej Zelandii, Republice Korei, Zjednoczonym Królestwie Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej lub Stanach Zjednoczonych Ameryki, lub

- na terytorium Polski nieprzerwanie przez co najmniej 5 lat kalendarzowych poprzedzających ww. okresy, oraz

● posiada certyfikat rezydencji lub inny dowód dokumentujący miejsce zamieszkania dla celów podatkowych w okresie niezbędnym do ustalenia prawa do tego zwolnienia, oraz

● nie korzystał uprzednio, w całości lub w części, z tego zwolnienia - w przypadku podatników, którzy ponownie przeniosą miejsce zamieszkania na terytorium Polski.

Przysługuje ono podatnikom osiągającym przychody:

● ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej i spółdzielczego stosunku pracy;

● z umów zlecenia, o których mowa w art. 13 pkt 8 ustawy o pdof, tj. uzyskiwanych wyłącznie od osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, osoby prawnej i jej jednostki organizacyjnej oraz jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, właściciela (posiadacza) nieruchomości, w której lokale są wynajmowane, lub działającego w jego imieniu zarządcy albo administratora - jeżeli podatnik wykonuje te usługi wyłącznie dla potrzeb związanych z tą nieruchomością, przedsiębiorstwa w spadku. Nie dotyczy to przychodów uzyskanych na podstawie umów zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej oraz przychodów uzyskanych na podstawie umów o zarządzanie przedsiębiorstwem, kontraktów menedżerskich lub umów o podobnym charakterze, w tym przychodów z tego rodzaju umów zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej;

● z pozarolniczej działalności gospodarczej, do których mają zastosowanie zasady opodatkowania określone w ustawie o pdof, tj. w art. 27 (według skali), art. 30c (19% podatkiem liniowym) albo art. 30ca (5% podatkiem od dochodu z kwalifikowanych praw własności intelektualnej), bądź w ustawie o zryczałtowanym podatku dochodowym w zakresie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

W przypadku korzystania z więcej niż jednego nowego zwolnienia oraz zwolnienia z podatku przychodów uzyskanych przez osoby w wieku do 26 lat obowiązuje wspólny limit kwotowy, który wynosi 85 528 zł. W przychodzie zwolnionym nie należy uwzględniać przychodów podlegających opodatkowaniu zryczałtowanym podatkiem dochodowym na podstawie ustawy o pdof, zwolnionych od podatku dochodowego oraz od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Przy poborze miesięcznej zaliczki na podatek płatnik uwzględni dane zwolnienie, jeżeli uprawniony podatnik złoży sporządzone na piśmie oświadczenie, że spełnia warunki do stosowania tego zwolnienia (składane pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia). Zwolnienie płatnik stosuje najpóźniej od miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymał oświadczenie, nie dłużej niż do upływu terminu wskazanego przez podatnika.

W przypadku gdy podatnik powiadomi płatnika o zmianie stanu faktycznego wynikającego z oświadczenia, płatnik nie uwzględnia zwolnienia najpóźniej od kolejnego miesiąca, w którym otrzymał powiadomienie. Od przychodu zwolnionego z podatku będzie należna, oprócz składek na ubezpieczenia społeczne, również składka zdrowotna. W Senacie trwają prace nad zmianą przepisów dotyczących obniżania składki zdrowotnej obliczonej od ww. przychodu.

7.2. Stosowanie przepisów w okresie przejściowym

Przepisy ustawy z 29 października 2021 r. nie przewidują regulacji przejściowych. To oznacza, że wejdą w życie od 1 stycznia 2022 r. Zatem od tej daty podatnicy mogą ubiegać się o zwolnienie przychodów z podatku.

7.3. Przygotowanie do zmian

Prawidłowe stosowanie nowych przepisów wymaga od pracodawcy - poza znajomością zmian - podjęcia następujących działań:

Krok 1.Zaktualizuj program kadrowo-płacowy, jeżeli używasz go do obsługi osób zatrudnionych.

Krok 2. Poinformuj podatników, w sposób przyjęty w firmie, o nowym zwolnieniu podatkowym i warunkach uprawniających do skorzystania z tej preferencji.

Krok 3. Przygotuj wzór oświadczenia o spełnianiu przez podatnika warunków do stosowania zwolnienia z podatku (składanego pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia) oraz informację o zmianie stanu faktycznego wynikającego ze złożonego oświadczenia.

Krok 4. Po otrzymaniu oświadczenia zastosuj zwolnienie, pamiętając o rocznym limicie wynoszącym 85 528 zł.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 1 pkt 13 lit. a ustawy z 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw - w dniu zakończenia prac nad poradnikiem ustawa oczekiwała na publikację w Dzienniku Ustaw

● art. 21 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1128; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1981

8. Zwolnienie dla rodziców wychowujących co najmniej 4 dzieci

8.1. Na czym polegają zmiany

W wyniku zmiany przepisów od 1 stycznia 2022 r. podatnik, który w roku podatkowym w stosunku do co najmniej 4 dzieci:

● wykonywał władzę rodzicielską,

● pełnił funkcję opiekuna prawnego, jeżeli dziecko z nim zamieszkiwało, lub

● sprawował funkcję rodziny zastępczej na podstawie orzeczenia sądu lub umowy zawartej ze starostą,

● wykonywał ciążący na nim obowiązek alimentacyjny w przypadku pełnoletnich uczących się dzieci albo

● sprawował funkcję rodziny zastępczej,

może skorzystać ze zwolnienia z podatku osiąganych przychodów do rocznej kwoty wynoszącej 85 528 zł.

W liczbie dzieci nie uwzględnia się dziecka, które w roku podatkowym, na podstawie orzeczenia sądu, zostało umieszczone w instytucji zapewniającej całodobowe utrzymanie w rozumieniu przepisów o świadczeniach rodzinnych.

Przysługuje ono podatnikom osiągającym przychody:

● ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej i spółdzielczego stosunku pracy;

8.2. Stosowanie przepisów w okresie przejściowym

8.3. Przygotowanie do zmian

Prawidłowe stosowanie nowych przepisów wymaga od pracodawcy - poza znajomością zmian - podjęcia następujących działań:

Krok 1. Zaktualizuj program kadrowo-płacowy, jeżeli używasz go do obsługi osób zatrudnionych.

Krok 2. Poinformuj, w sposób przyjęty w firmie, podatników o nowym zwolnieniu podatkowym i warunkach uprawniających do skorzystania z tej preferencji.

Krok 4. Po otrzymaniu oświadczenia zastosuj zwolnienie, pamiętając o rocznym limicie wynoszącym 85 528 zł.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 21 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1128; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1981

9. Zwolnienie dla pracującego emeryta

9.1. Na czym polegają zmiany

Od 1 stycznia 2022 r. podatnik, który ukończył 60 lat (w przypadku kobiety) i 65 lat (w przypadku mężczyzny), może skorzystać ze zwolnienia z podatku osiąganych przychodów do wysokości rocznej nieprzekraczającej 85 528 zł. Warunkiem jest, aby podatnik podlegał z tytułu uzyskania tych przychodów ubezpieczeniom społecznym w rozumieniu ustawy systemowej oraz mimo nabycia uprawnienia nie otrzymywał:

● emerytury lub renty rodzinnej, o których mowa w ustawie z 20 grudnia 1990 r. o ubezpieczeniu społecznym rolników,

● emerytury lub renty rodzinnej, o których mowa w ustawie z 10 grudnia 1993 r. o zaopatrzeniu emerytalnym żołnierzy zawodowych oraz ich rodzin,

● emerytury lub renty rodzinnej, o których mowa w ustawie z 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin,

● emerytury lub renty rodzinnej, o których mowa w ustawie z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych,

● świadczenia pieniężnego po zwolnieniu ze służby przez funkcjonariuszy służb mundurowych oraz żołnierzy, w związku ze zwolnieniem tych osób ze służby stałej na podstawie odrębnych ustaw, przez okres roku co miesiąc lub za okres roku jednorazowo albo co miesiąc przez okres 3 miesięcy (art. 30 ust. 1 pkt 4a ustawy o pdof),

● uposażenia przysługującego w stanie spoczynku lub uposażenia rodzinnego, o których mowa w ustawie z 27 lipca 2001 r. - Prawo o ustroju sądów powszechnych.

Przysługuje ono podatnikom osiągającym przychody:

● ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej i spółdzielczego stosunku pracy;

9.2. Stosowanie przepisów w okresie przejściowym

9.3. Przygotowanie do zmian

Prawidłowe stosowanie nowych przepisów wymaga od pracodawcy - poza znajomością zmian - podjęcia następujących działań:

Krok 1. Zaktualizuj program kadrowo-płacowy, jeżeli używasz go do obsługi osób zatrudnionych.

Krok 2. Poinformuj, w sposób przyjęty w firmie, podatników o nowym zwolnieniu podatkowym i warunkach uprawniających do skorzystania z tej preferencji.

Krok 4. Po otrzymaniu oświadczenia zastosuj zwolnienie, pamiętając o rocznym limicie wynoszącym 85 528 zł.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 21 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1128; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1981

10. Zwolnienie przychodów z tytułu nielegalnego zatrudnienia

10.1. Na czym polegają zmiany

Zwolnieniem podatkowym zostaną objęte przychody pracownika z tytułu nielegalnego zatrudnienia oraz przychody pracownika w części, w jakiej pracodawca nie ujawnił ich właściwym organom państwowym (nie naliczył zobowiązań publicznoprawnych i nie dokonał legalnej wypłaty).

Nielegalne zatrudnienie - zatrudnienie przez pracodawcę osoby bez potwierdzenia na piśmie w wymaganym terminie rodzaju zawartej umowy i jej warunków (art. 2 ust. 1 pkt 13 lit. a ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy).

Ponadto tego rodzaju przychody od 1 stycznia 2022 r. nie będą stanowiły dla pracodawcy kosztów uzyskania przychodów, podobnie jak składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, które pracodawca będzie musiał opłacić w całości (w tym za ubezpieczonego).

10.2. Stosowanie przepisów w okresie przejściowym

Przepisy ustawy z 29 października 2021 r. przewidują regulacje przejściowe. Omawiane zwolnienie z podatku ma zastosowanie do przypadków:

● nielegalnego zatrudnienia w rozumieniu art. 2 ust. 1 pkt 13 lit. a ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy oraz

● nieujawniania właściwym organom części wynagrodzenia ze stosunku pracy,

zaistniałych przed 1 stycznia 2022 r., z wyjątkiem przypadków, gdy przed tym dniem właściwy organ wszczął postępowanie w związku z nielegalnym zatrudnieniem lub nieujawnieniem części wynagrodzenia ze stosunku pracy.

10.3. Przygotowanie do zmian

Strony stosunku pracy zawierają umowę o pracę na piśmie. Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza na piśmie ustalenia odnośnie do stron umowy, jej rodzaju oraz warunków. Niewywiązanie się pracodawcy z tego obowiązku jest uznawane za nielegalne zatrudnienie pracownika. Za takie uchybienie grozi kara grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. Uchybieniem jest również wypłata wynagrodzenia poza listą płac. Podmiot, który decyduje się zatrudniać pracowników, musi ponosić związane z tym wydatki, w tym regulować zobowiązania publicznoprawne.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 21 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1128; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1981

● art. 281 § 1 pkt 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1162

● art. 2 ust. 1 pkt 13 lit. a ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1100; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1621

11. Ulga dla klasy średniej

11.1. Na czym polegają zmiany

Począwszy od 1 stycznia 2022 r. przy obliczaniu miesięcznego podatku od dochodów opodatkowanych według skali, osiągniętych u danego pracodawcy ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej i spółdzielczego stosunku pracy, pracodawca ten będzie stosował dodatkowe zmniejszenie podstawy opodatkowania o tzw. ulgę dla klasy średniej.

Kwota ulgi dla pracowników jest stosowana, jeżeli suma uzyskanych w roku podatkowym przychodów wynosi co najmniej 68 412 zł i nie przekracza kwoty 133 692 zł.

Wysokość tej ulgi zależy od osiąganych przez pracownika miesięcznych przychodów (A), a sposób jej liczenia został określony dla dwóch przedziałów kwotowych:

● od 5701 zł do 8549 zł: (A x 6,68% - 380,50 zł) : 0,17,

● od 8549,01 zł do 11 141 zł: [A x (-7,35%) + 819,08 zł] : 0,17.

Stosowanie ulgi jest automatyczne, co oznacza, że nie jest do tego wymagany wniosek pracownika. Pisemny wniosek będzie potrzebny, jeżeli pracownik zrezygnuje z ulgi. W takim wypadku płatnik nie pomniejsza dochodu najpóźniej od miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymał wniosek. Wniosek ten należy składać odrębnie dla każdego roku podatkowego.

Po zakończeniu roku pracownik rozliczy ulgę w zeznaniu rocznym. Ulga miesięczna jest dostępna tylko dla pracowników, a w rozliczeniu rocznym także dla osób prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą. Zatem nie mogą z niej skorzystać zleceniobiorcy czy wykonawcy umów o dzieło.

11.2. Stosowanie przepisów w okresie przejściowym

Przepisy ustawy z 29 października 2021 r. nie przewidują regulacji przejściowych. To oznacza, że zmiany wejdą w życie od 1 stycznia 2022 r. Zatem od tej daty będzie możliwe stosowanie ulgi lub złożenie przez podatnika wniosku o jej nienaliczanie.

11.3. Przygotowanie do zmian

Prawidłowe stosowanie nowych przepisów wymaga od pracodawcy - poza znajomością zmian - podjęcia następujących działań:

Krok 1. Zaktualizuj program kadrowo-płacowy, jeżeli używasz go do obsługi podatników.

Krok 2. Poinformuj, w sposób przyjęty w firmie, podatników o warunkach stosowania ulgi.

Krok 3. Przygotuj wniosek w sprawie rezygnacji z ulgi.

Krok 4. Jeżeli podatnik złoży wniosek, nie pomniejszaj podstawy opodatkowania o ulgę.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 1 pkt 62 lit. f ustawy z 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw - w dniu zakończenia prac nad poradnikiem ustawa oczekiwała na publikację w Dzienniku Ustaw

● art. 32 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1128; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1981

12. Niepobieranie podatku od niektórych dochodów na wniosek podatnika

12.1. Na czym polegają zmiany

Od 1 stycznia 2022 r. niektórzy podatnicy będą mogli złożyć płatnikowi podatku wniosek o niepobieranie zaliczek na podatek od osiąganych dochodów. Do tej uprzywilejowanej grupy należą podatnicy, którzy osiągają przychody m.in.:

● z tytułu praktyki absolwenckiej lub stażu uczniowskiego, o których mowa odpowiednio w ustawie z 17 lipca 2009 r. o praktykach absolwenckich i art. 121a ustawy z 14 grudnia 2016 r. - Prawo oświatowe;

● z osobiście wykonywanej działalności artystycznej, literackiej, naukowej, trenerskiej, oświatowej i publicystycznej, w tym z tytułu udziału w konkursach z dziedziny nauki, kultury i sztuki oraz dziennikarstwa, przychody z tytułu udziału w badaniach i eksperymentach prowadzonych przez podmioty tworzące system szkolnictwa wyższego i nauki, jak również przychody z uprawiania sportu, stypendia sportowe przyznawane na podstawie odrębnych przepisów oraz przychody sędziów z tytułu prowadzenia zawodów sportowych;

● z tytułu czynności związanych z pełnieniem obowiązków społecznych lub obywatelskich, bez względu na sposób powoływania tych osób, nie wyłączając odszkodowania za utracony zarobek;

● z tytułu wykonywania usług, na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło;

● na podstawie umów o zarządzanie przedsiębiorstwem, kontraktów menedżerskich lub umów o podobnym charakterze, w tym przychody z tego rodzaju umów zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej.

Dodatkowym warunkiem niepobierania zaliczek jest to, aby:

● osiągnięte roczne dochody nie przekroczyły 30 000 zł oraz

● podatnik nie osiąga innych dochodów, poza dochodami uzyskiwanymi od tego płatnika, od których zaliczki na podatek są obliczane z uwzględnieniem kwoty zmniejszającej podatek lub są opłacane z działalności gospodarczej.

W takiej sytuacji płatnik nie pobiera zaliczek najpóźniej od miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymał wniosek.

12.2. Stosowanie przepisów w okresie przejściowym

Przepisy ustawy z 29 października 2021 r. nie przewidują regulacji przejściowych. To oznacza, że zmiany wejdą w życie od 1 stycznia 2022 r. Zatem od tej daty będzie możliwe niepobieranie zaliczek podatkowych na wniosek podatnika.

12.3. Przygotowanie do zmian

Prawidłowe stosowanie nowych przepisów wymaga od pracodawcy - poza znajomością zmian - podjęcia następujących działań:

Krok 1. Zaktualizuj program kadrowo-płacowy, jeżeli używasz go do obsługi osób zatrudnionych.

Krok 2. Poinformuj, w sposób przyjęty w firmie, podatników o warunkach niepobierania zaliczki podatkowej.

Krok 3. Przygotuj wniosek o niepobieranie zaliczek podatkowych.

Krok 4. Jeżeli podatnik złoży wniosek, nie naliczaj podatku od przychodu.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 1 pkt 67 lit. b ustawy z 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw - w dniu zakończenia prac nad poradnikiem ustawa oczekiwała na publikację w Dzienniku Ustaw

● art. 41 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1128; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1981

III. UBEZPIECZENIA SPOŁECZNE I ZDROWOTNE

Zmiany od 1 stycznia 2022 r.

13. Zmiany w zasadach obejmowania dobrowolnymi ubezpieczeniami społecznymi i likwidacja tzw. dorozumianego podlegania ubezpieczeniu chorobowemu przedsiębiorców

13.1. Na czym polegają zmiany

Od 1 stycznia 2022 r., na mocy znowelizowanego art. 14 ustawy systemowej, objęcie dobrowolnymi ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi albo chorobowym następuje od dnia wskazanego odpowiednio w zgłoszeniu ZUS ZUA, jednak nie wcześniej niż od dnia, w którym zgłoszenie zostało przekazane do ZUS.

Objęcie dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym następuje od dnia wskazanego w zgłoszeniu tylko wówczas, gdy zgłoszenie do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych zostanie dokonane w ustawowym terminie, tj. co do zasady 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczeń. Analogiczna zasada będzie miała zastosowanie do przedsiębiorców wznawiających prowadzenie działalności gospodarczej po jej uprzednim zawieszeniu.

Doprecyzowano, że wznowienie wykonywania działalności gospodarczej nie wymaga ponownego zgłoszenia do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego, rentowych i wypadkowego, a w przypadku osób, które do dnia zawieszenia działalności podlegały dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu - także do tego ubezpieczenia.

PRZYKŁAD

Przedsiębiorca zawiesił prowadzenie działalności gospodarczej na 1 rok. Od 1 lutego 2022 r. wznowił działalność.

Wariant I

Przed zawieszeniem działalności przedsiębiorca:

● podlegał obowiązkowo ubezpieczeniom: emerytalnemu, rentowym, wypadkowemu i zdrowotnemu,

● podlegał dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu.

W tej sytuacji nie ma obowiązku ponownego zgłoszenia ani do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych, ani do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego. Wszystkie jego ubezpieczenia sprzed okresu zawieszenia działalności będą kontynuowane. Przedsiębiorca ma obowiązek uiszczać na nie składki (w tym także obowiązkowo opłacać składki chorobowe za okres podlegania temu ubezpieczeniu).

Wariant II

Przed zawieszeniem działalności przedsiębiorca:

● podlegał obowiązkowo ubezpieczeniom: emerytalnemu, rentowym, wypadkowemu i zdrowotnemu,

● nie podlegał dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu.

Od 1 lutego 2022 r. wznowił działalność i postanowił zgłosić się dobrowolnie do ubezpieczenia chorobowego. Jeżeli przekaże formularz ZUS ZUA, z wybranym schematem podlegania ubezpieczeniom, najpóźniej 8 lutego 2022 r. i na zgłoszeniu jako datę objęcia ubezpieczeniem chorobowym wskaże 1 lutego, to od tego dnia nastąpi objęcie go tym ubezpieczeniem. Jeżeli zgłoszenie zostanie przekazane po upływie 7 dni, objęcie dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym nastąpi od daty przekazania zgłoszenia do ZUS.

Zgodnie z nowelizacją ustawy systemowej obowiązującą od 1 stycznia 2022 r. ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz chorobowe kończą się:

● od dnia wyrejestrowania, nie wcześniej jednak niż od dnia, w którym zgłoszenie zostało przekazane do ZUS, lub

● od dnia ustania tytułu podlegania tym ubezpieczeniom.

W okresie podlegania ubezpieczeniom dobrowolnym, wyznaczonym przez wskazane powyżej daty, płatnik składek jest zobowiązany do rozliczania i opłacania składek za każdy miesiąc trwania tych ubezpieczeń.

Jest to bardzo istotna zmiana w kontekście obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia dobrowolne. Oznacza ona, że w okresie między dniem zgłoszenia do ubezpieczeń dobrowolnych a dniem wyrejestrowania z tych ubezpieczeń (lub dniem ustania tytułu do nich) składki na dobrowolne ubezpieczenia stają się obowiązkowe, wymagalne i podlegają egzekucji. Nie ma możliwości wstecznego wyrejestrowania z dobrowolnych ubezpieczeń, jak również zawnioskowania do ZUS o zwrot nadpłaconych składek po takim wyrejestrowaniu.

PRZYKŁAD

Załóżmy, że przedsiębiorca z poprzedniego przykładu przed zawieszeniem działalności podlegał dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu. Po wznowieniu działalności zdecydował, że nie chce mu już podlegać, i zaprzestał opłacania składek na to ubezpieczenie. Nie dokonał jednak wyrejestrowania na formularzu ZUS ZWUA i ponownego zgłoszenia z wybranym schematem podlegania ubezpieczeniom (bez chorobowego).

W tej sytuacji na jego koncie płatnika w ZUS pojawi się zadłużenie. Brak wyrejestrowania z ubezpieczenia chorobowego spowoduje, że składka chorobowa będzie dla tego płatnika wymagalna i będzie podlegała egzekucji. Nieopłacenie składki nie przerwie okresu podlegania ubezpieczeniu chorobowemu. Zadłużenie będzie narastało do dnia, w którym płatnik dokona formalnego wyrejestrowania z ubezpieczenia chorobowego.

Jednocześnie mimo podlegania ubezpieczeniu chorobowemu przedsiębiorca nie będzie mógł uzyskać świadczeń z tego ubezpieczenia. Na jego koncie będzie widniało zadłużenie, z powodu którego ZUS odmówi ubezpieczonemu wypłaty zasiłku.

Od 1 stycznia 2022 r. płatnicy składek mają obowiązek opłacać składki na ubezpieczenia dobrowolne za okresy wskazane w dokumentacji zgłoszeniowej/wyrejestrowującej - składki te podlegają egzekucji na ogólnych zasadach.

Uchylona została zasada, zgodnie z którą nieterminowe opłacenie składek powodowało ustanie dobrowolnych ubezpieczeń. Nieopłacenie składek w terminie przez:

● osoby prowadzące pozarolniczą działalność i osoby z nimi współpracujące,

● duchownych,

● osoby, które nie posiadając tytułu do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalno-rentowych, wniosły o objęcie tymi ubezpieczeniami dobrowolnie,

nie będzie skutkowało automatycznie wyłączeniem z dobrowolnych ubezpieczeń, do których osoby te dokonały zgłoszenia.

Nowe przepisy oznaczają także likwidację instytucji tzw. dorozumianego podlegania dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu. Nie będzie można zostać objętym dobrowolnymi ubezpieczeniami na podstawie tzw. dorozumianego wniosku, tj. wyłącznie na podstawie opłacenia składki chorobowej, bez złożenia odrębnego zgłoszenia na formularzu ZUS ZUA.

PRZYKŁAD

Załóżmy, że księgowa w 2022 r. otrzymała zlecenie zgłoszenia przedsiębiorczyni do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego, ale przez niedopatrzenie nie dokonała tego zgłoszenia. Jednocześnie przedsiębiorczyni opłacała składki z uwzględnieniem składki na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe. W listopadzie 2022 r. wystąpiła do ZUS z wnioskiem o wypłatę zasiłku macierzyńskiego. ZUS odmówił wypłaty świadczenia, uznając, że płatniczka nie podlega ubezpieczeniu chorobowemu. Po zmianie przepisów ZUS nie uzna, że płatnik opłacający składkę chorobową (ale bez dokonania formalnego zgłoszenia) w sposób "dorozumiany" podlega temu ubezpieczeniu.

13.2. Stosowanie przepisów w okresie przejściowym

Zmiana wchodzi w życie 1 stycznia 2022 r. Przepisy przejściowe przewidują, że wnioski o zgodę na opłacanie składki po terminie za okres sprzed 1 stycznia 2022 r. można będzie składać tylko do 30 czerwca 2022 r.

PRZYKŁAD

Mariusz P. jest osobą prowadzącą działalność gospodarczą - prowadzi zakład fryzjerski. Od 2018 r. podlega z tego tytułu obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym, a także dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu. Załóżmy, że 2 czerwca 2022 r. zachorował i wystąpił do ZUS z wnioskiem o wypłatę zasiłku chorobowego. ZUS odmówił wypłaty świadczenia ze względu na fakt, że w październiku i listopadzie 2021 r. przedsiębiorca opłacił składki (w tym - składkę chorobową) po terminie. Tym samym, na mocy przepisów sprzed nowelizacji, ustało jego ubezpieczenie chorobowe.

W tej sytuacji Mariusz P. może jeszcze do 30 czerwca 2022 r. wystąpić do ZUS z wnioskiem o zgodę na opłacenie po terminie składki chorobowej za październik i listopad 2021 r. Jeżeli ZUS przychyli się do jego wniosku, termin zostanie przywrócony, a przedsiębiorca otrzyma świadczenie chorobowe. Złożenie wniosku po 30 czerwca 2022 r. spowoduje, że przywrócenie ciągłości ubezpieczenia chorobowego nie będzie już możliwe. Mariusz P. będzie mógł jedynie zgłosić się do ubezpieczenia chorobowego na bieżąco. W takiej sytuacji nie uzyska świadczenia za okres od 2 czerwca 2022 r. (brak wymaganego okresu wyczekiwania).

13.3. Przygotowanie do zmian

Przygotowanie do omawianej zmiany obejmuje w pierwszej kolejności dokładne sprawdzenie statusu ubezpieczeniowego osób podlegających ubezpieczeniom dobrowolnym, szczególnie - ubezpieczeniu chorobowemu. Należy zweryfikować, czy zgłoszenie do ubezpieczeń dobrowolnych zostało przekazane terminowo i od jakiej daty ubezpieczony jest faktycznie objęty tym ubezpieczeniem.

Ponadto powinno się przywiązywać szczególną wagę do prawidłowości i terminowości zgłoszeń do ZUS, ponieważ termin zgłoszenia (i wyrejestrowania) skutkuje obecnie bardzo istotnymi konsekwencjami:

● odmową wypłaty świadczenia - w przypadku niedokonania zgłoszenia na formularzu ZUS ZUA, lub

● przymusową egzekucją składek - w przypadku niedokonania wyrejestrowania na formularzu ZUS ZWUA.

Warto też przeprowadzić audyt terminowości opłacania składek na ubezpieczenia chorobowe. Jeżeli ubezpieczenie to ustało w wyniku opóźnienia w płatności składek w okresie do 31 grudnia 2021 r. (a zatem - do składek należnych za listopad 2021 r.), należy najpóźniej do 30 czerwca 2022 r. przekazać do ZUS wniosek o zgodę na opłacenie składki po terminie. Jest to jedyny sposób, aby przywrócić ciągłość dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego, ponieważ od 1 stycznia 2022 r. samo opłacenie składki nie wystarczy już, aby podlegać temu ubezpieczeniu (na podstawie tzw. dorozumianego wniosku).

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 14 ust. 2a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 423; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1981

● art. 14, art. 23 ustawy z 24 czerwca 2021 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw - Dz.U. z 2021 r. poz. 1621

14. Wyłączenie prawa do świadczeń z ubezpieczenia chorobowego dla zadłużonych przedsiębiorców i bezegzekucyjne potrącanie zaległości składkowych z kwot należnych świadczeń

14.1. Na czym polegają zmiany

Od 1 stycznia 2022 r. dochodzenie należności z tytułu składek będzie możliwe z kwot należnych płatnikowi świadczeń - renty, emerytury lub zasiłków (m.in. chorobowego, opiekuńczego, macierzyńskiego). Oznacza to, że zadłużeni płatnicy, którzy są zarazem świadczeniobiorcami (np. renciści, emeryci) albo ubiegają się o wypłatę zasiłku (np. przedsiębiorcy - z tytułu niezdolności do pracy), muszą liczyć się z tym, że ZUS będzie dokonywał potrąceń zaległych składek z należnych płatnikowi świadczeń. ZUS odmówi także wypłaty zasiłku chorobowego, jeżeli w dniu powstania prawa do świadczenia na koncie płatnika będzie widniało zadłużenie z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne na kwotę przekraczającą 1% minimalnego wynagrodzenia za pracę (30,10 zł w 2022 r.), do czasu spłaty całości zadłużenia (wypłata zasiłku nastąpi w terminie do 60 dni od spłaty zadłużenia). Co więcej, prawo do świadczeń przedawni się, jeżeli zadłużenie nie zostanie uregulowane w ciągu 6 miesięcy od dnia powstania prawa do świadczenia.

WAŻNE Od 1 stycznia 2022 r. ZUS, wszczynając egzekucję zaległych składek, może potrącać je bezpośrednio ze świadczeń z ubezpieczeń społecznych, a także odmówić wypłaty zasiłku z ubezpieczenia chorobowego dla płatnika, który ma zadłużenie z tytułu składek.

Potrącenia bezegzekucyjne ze świadczeń wypłacanych przez ZUS będą dokonywane na zasadach określonych w przepisach ustawy o emeryturach i rentach z FUS. Określają one rodzaje należności, które mogą podlegać potrąceniu, kolejność ich potrącania oraz zapewniają określone kwoty świadczenia, które nie mogą podlegać potrąceniom.

14.2. Stosowanie przepisów w okresie przejściowym

Zmiana wchodzi w życie 1 stycznia 2022 r. Przepisy przejściowe stanowią, że do egzekucji ze świadczeń z ubezpieczeń społecznych wszczętych (w trybie egzekucji sądowej lub administracyjnej) i niezakończonych przed 1 stycznia 2022 r. zastosowanie mają przepisy dotychczasowe. Oznacza to, że nowe regulacje mają zastosowanie do egzekucji zaległych składek wszczętej 1 stycznia 2022 r. lub później, tj. od dnia wejścia w życie omawianej zmiany.

14.3. Przygotowanie do zmian

Przygotowanie do zmian w omawianym zakresie obejmuje następujące działania:

Krok 1. Przeprowadź przegląd/audyt płatności z tytułu składek - po zmianie przepisów w przypadku płatników zgłoszonych do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego prawo do świadczeń z tego ubezpieczenia jest obwarowane warunkiem terminowego opłacania składek ZUS. Jest zatem bardzo istotne, aby na koncie płatnika nie istniała żadna zaległość (a z pewnością - aby nie była wyższa niż 1% minimalnego wynagrodzenia).

Krok 2. Rozważ ewentualne zawarcie układu ratalnego - w przypadku płatników, którzy mają w stosunku do ZUS większe zaległości składkowe, przy jednoczesnej możliwości ich ratalnego regulowania. Zaległość składkowa objęta układem ratalnym nie jest bowiem przez ZUS traktowana jako zaległość podlegająca egzekucji - dopóki układ ratalny jest terminowo realizowany przez płatnika, może on nawet uzyskać zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 24 ust. 1, ust. 5b ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 423; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1981

● art. 13, art. 23 ustawy z 24 czerwca 2021 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw - Dz.U. z 2021 r. poz. 1621

15. Wprowadzenie granicznego terminu na dokonywanie korekt dokumentacji rozliczeniowej ZUS

15.1. Na czym polegają zmiany

Od 1 stycznia 2022 r. wchodzi w życie zmiana, która od wielu lat była postulowana przez przedsiębiorców i szerzej - w zasadzie przez wszystkich płatników składek. Ustawodawca wprowadził graniczny termin na składanie korekt dokumentacji rozliczeniowej ZUS.

Płatnik składek (z uwzględnieniem okresu przejściowego, który trwa do 1 stycznia 2024 r.) nie będzie mógł złożyć deklaracji rozliczeniowej i imiennego raportu miesięcznego po upływie 5 lat od dnia, w którym minął termin opłacenia składek rozliczonych w tej deklaracji i w tym raporcie. Zmiana w tym zakresie ma służyć przede wszystkim wyeliminowaniu sytuacji, w których na skutek złożenia przez płatnika składek korekt deklaracji rozliczeniowych za wiele lat wstecz zmianie ulega stan rozliczeń na koncie płatnika w ZUS.

Po upływie 5-letniego terminu ZUS będzie ewidencjonował z urzędu dane wyłącznie na kontach ubezpieczonych. W takiej sytuacji zasadniczo będzie następowało faktyczne przedawnienie należności składkowych - zastosowania nie będą miały ani przepisy o egzekucji zadłużenia składkowego (art. 24 ust. 2 ustawy systemowej), ani przepisy o zwrocie nadpłaty przez ZUS (art. 24 ust. 6a-6f ustawy systemowej). W razie gdy w wyniku wprowadzonych przez ZUS zmian na koncie ubezpieczonego wystąpi:

● niedopłata - nieopłacone składki nie będą podlegały ściągnięciu, co oznacza, że ZUS nie będzie mógł ich dochodzić,

● nadpłata - nadpłacone składki nie będą zwracane płatnikowi ani zaliczane na poczet jego zaległych, bieżących bądź przyszłych składek (będą wliczane do przychodów FUS).

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe może być przez ZUS zaewidencjonowana na kontach ubezpieczonych wyłącznie na podstawie prawomocnego orzeczenia sądu albo prawomocnej decyzji (z wyjątkiem sytuacji, gdy podstawę wymiaru składek stanowi zadeklarowana kwota).

Po upływie 5-letniego terminu, określonego w nowych przepisach, ZUS nie przyjmie dokumentów rozliczeniowych. Najpewniej odpowiednia funkcja, odrzucająca automatycznie takie korekty, zostanie wprowadzona w oprogramowaniu służącym do kontaktu płatników z ZUS (program Płatnik, aplikacja ePłatnik).

15.2. Stosowanie przepisów w okresie przejściowym

Omawiane przepisy stanowią rewolucję w zasadach rozliczania płatników z ZUS. Dlatego ustawodawca przewidział stosunkowo długi okres przejściowy, który pozwoli na dostosowanie trybu działania do nowych regulacji.

Deklaracje rozliczeniowe i imienne raporty miesięczne za okres sprzed wejścia w życie nowych przepisów (tj. za okres do grudnia 2021 r. włącznie) płatnicy składek mają obowiązek korygować, w okresie do 1 stycznia 2024 r., na dotychczasowych zasadach. Nowy, 5-letni termin, po upływie którego składki nie będą już korygowane, będzie liczony od stycznia 2022 r.

PRZYKŁAD

Załóżmy, że płatnik w kwietniu 2022 r. nie ma zadłużenia na koncie w ZUS, co potwierdza wydane mu zaświadczenie o niezaleganiu. W lipcu 2022 r. zakończył się prawomocnym wyrokiem wieloletni spór z byłym ubezpieczonym o ustalenie stosunku pracy w latach 2010-2012. Skutkiem wyroku (niekorzystnego dla płatnika, który został uznany za pracodawcę) jest przypis składek ZUS z tytułu ustalonego zatrudnienia. W tej sytuacji płatnik składek musi dokonać stosownych korekt dokumentacji zgłoszeniowej i rozliczeniowej. Na koncie płatnika zacznie widnieć zadłużenie, które będzie on zobowiązany uregulować (chyba że skutecznie podniesie zarzut przedawnienia należności). Gdyby jednak ta sama sytuacja wystąpiła po 1 stycznia 2024 r. (tj. po zakończeniu okresu przejściowego wskazanego w ustawie nowelizującej), korekty za lata wskazane w wyroku sądowym nie będą już składane przez płatnika. Na podstawie prawomocnego wyroku ZUS zapisze zaległe składki wyłącznie na koncie ubezpieczonego, natomiast nie będą one figurowały na koncie płatnika składek i nie zmienią jego stanu rozliczeń względem ZUS.

15.3. Przygotowanie do zmian

Przygotowanie do zmian w omawianym zakresie obejmuje następujące działania:

Krok 1. Zaktualizuj oprogramowanie interfejsowe udostępniane przez ZUS - kiedy tylko pojawią się zmiany związane z omawianą nowelizacją.

Krok 2. Przeprowadź staranny audyt rozliczeń należności składkowych za okres do 2021 r. włącznie, w celu sprawdzenia, czy nie ma w nich błędów, które skutkują obowiązkiem korekty do 1 stycznia 2024 r.

Krok 3. Zadbaj o złożenie korekt dokumentacji rozliczeniowej za okresy sprzed 1 stycznia 2022 r., w terminie najpóźniej do 1 stycznia 2024 r. - szczególnie w sytuacji, gdy z korekt tych wynika nadpłata na korzyść płatnika, którą w wyniku sporządzenia terminowej korekty będzie można jeszcze odzyskać.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 48d ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 423; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1981

● art. 11, art. 23 ustawy z 24 czerwca 2021 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw - Dz.U. z 2021 r. poz. 1621

16. Zmiany w zasadach ustalania składki na ubezpieczenie zdrowotne przedsiębiorców

16.1. Na czym polegają zmiany

Zmiany w zakresie ustalania podstawy wymiaru i wysokości stopy procentowej składki zdrowotnej, m.in. za osoby prowadzące działalność pozarolniczą, stanowią jedną z najistotniejszych regulacji Polskiego Ładu. Dla wielu przedsiębiorców zmiany te będą oznaczały wyższe obciążenia z tytułu składek (i podatków). Wszyscy muszą się liczyć z całkowicie nowymi procedurami związanymi z uiszczaniem należności na ubezpieczenie zdrowotne.

Najogólniej można powiedzieć, że ustawodawca uzależnił wysokość obciążeń z tego tytułu od wybranej przez przedsiębiorcę formy opodatkowania oraz od wysokości dochodu (lub przychodu) uzyskiwanego z działalności gospodarczej.

16.1.1. Działalność gospodarcza opodatkowana według skali podatkowej i podatkiem liniowym

W 2022 r. składka na ubezpieczenie zdrowotne dla osób prowadzących działalność gospodarczą:

● opodatkowaną według skali podatkowej - wyniesie 9% podstawy wymiaru składki rozumianego jako dochód z działalności gospodarczej,

● opodatkowaną podatkiem liniowym - wyniesie 4,9% podstawy wymiaru składki rozumianego jako dochód z działalności gospodarczej,

● opłacających podatek z kwalifikowanych praw własności intelektualnej (IP Box) - wyniesie 4,9% podstawy wymiaru składki rozumianego jako dochód z działalności gospodarczej.

Przepisy ustawy nowelizującej wprowadzają jednak zastrzeżenie, że kwota składki dla osób prowadzących działalność gospodarczą nie może być niższa niż 9% kwoty:

● minimalnego wynagrodzenia obowiązującego 1 stycznia roku składkowego (w 2022 r. - 270,90 zł),

● iloczynu liczby miesięcy w roku składkowym i minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w pierwszym dniu tego roku składkowego - w przypadku składki obliczanej od rocznej podstawy jej wymiaru (w 2022 r., dla pełnego roku składkowego - 3250,80 zł).

Przez rok składkowy należy rozumieć okres od 1 lutego danego roku do 31 stycznia roku następnego.

Roczną podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne dla osób, które prowadzą pozarolniczą działalność gospodarczą opodatkowaną:

● według skali podatkowej,

● podatkiem liniowym albo

● podatkiem z kwalifikowanych praw własności intelektualnej (IP Box),

stanowi dochód z działalności gospodarczej ustalony za rok kalendarzowy. Dochód ten należy rozumieć jako kwotę stanowiącą różnicę przychodów oraz poniesionych kosztów ich uzyskania, pomniejszoną o kwotę opłaconych w tym roku składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe (jeżeli nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów).

Jeżeli podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne, ustalona jako dochód z działalności gospodarczej, będzie niższa niż iloczyn kwoty minimalnego wynagrodzenia (obowiązującej 1 lutego danego roku składkowego) oraz liczby miesięcy podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu (12 miesięcy w przypadku podlegania ubezpieczeniu przez cały rok składkowy), podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne za ten rok składkowy w 2022 r. będzie stanowiła kwota tego iloczynu, tj. 36 120 zł (12 x 3010 zł).

W przypadku wykazania przez przedsiębiorcę straty podstawę wymiaru składki będzie stanowiła kwota minimalnego wynagrodzenia obowiązująca 1 stycznia roku składkowego. 1 stycznia 2022 r. będzie to 3010 zł, a zatem w miesiącach, w których przedsiębiorca poniesie stratę albo kwota jego dochodu z działalności nie przekroczy 3010 zł, wysokość składki zdrowotnej wyniesie 270,90 zł.

Przedsiębiorca wpłaca składkę naliczoną od dochodu uzyskanego w miesiącu poprzedzającym miesiąc, za który jest opłacana składka.

PRZYKŁAD

Andrzej Z. prowadzi działalność gospodarczą na podstawie wpisu do CEIDG. W 2022 r., podobnie jak w roku bieżącym, jego działalność jest opodatkowana podatkiem liniowym.

Wysokość składki zdrowotnej za marzec 2022 r. ustali od kwoty dochodu z działalności gospodarczej uzyskanego w lutym 2022 r. Będzie musiał opłacić tę składkę najpóźniej do 20 kwietnia 2022 r.

Dochód na potrzeby ustalenia wysokości składki zdrowotnej będzie obliczany w następujący sposób:

● dochód za pierwszy miesiąc podlegania ubezpieczeniu stanowi różnicę między osiągniętymi przychodami a poniesionymi kosztami uzyskania przychodów zgodnie z ustawą o pdof,

● tak ustalony dochód pomniejsza się następnie o kwotę składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe opłaconych w tym miesiącu, jeżeli nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów,

● dochód za kolejne miesiące ustala się narastająco, jako różnicę między sumą przychodów osiągniętych od początku roku i sumą kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, poniesionych od początku roku,

● tak ustalony dochód pomniejsza się o sumę dochodów za miesiące poprzedzające i o różnicę między sumą składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe, zapłaconych od początku roku, a sumą składek odliczonych w poprzednich miesiącach.

Zapłacona składka zdrowotna nie będzie podlegała odliczeniu od podatku dochodowego.

Jeżeli przedsiębiorca prowadzi więcej niż jedną pozarolniczą działalność gospodarczą opodatkowaną według skali podatkowej, podatkiem liniowym albo podatkiem z kwalifikowanych praw własności intelektualnej (IP Box), składka na ubezpieczenie zdrowotne jest opłacana od sumy dochodów.

16.1.2. Działalność gospodarcza opodatkowana ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych

Dla przedsiębiorców opodatkowanych ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych miesięczna podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne będzie stanowiła równowartość:

● 60% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia - jeżeli przychody z działalności osiągnięte od początku roku kalendarzowego nie przekroczyły 60 000 zł,

● 100% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia - jeżeli przychody z działalności osiągnięte od początku roku kalendarzowego przekroczyły 60 000 zł, a nie przekroczyły 300 000 zł,

● 180% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia - jeżeli przychody z działalności osiągnięte od początku roku kalendarzowego przekroczyły 300 000 zł.

Roczną podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne dla przedsiębiorców opodatkowanych ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych stanowią:

● iloczyn liczby miesięcy w roku kalendarzowym i kwoty równej 60% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia - jeżeli osiągnięte przychody z działalności nie przekroczyły w tym okresie 60 000 zł,

● iloczyn liczby miesięcy w roku kalendarzowym i kwoty równej 100% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia - jeżeli osiągnięte przychody z działalności przekroczyły w tym okresie 60 000 zł i nie przekroczyły 300 000 zł,

● iloczyn liczby miesięcy w roku kalendarzowym i kwoty równej 180% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia - jeżeli osiągnięte przychody z działalności przekroczyły w tym okresie 300 000 zł.

Przez przeciętne miesięczne wynagrodzenie do celów ustalenia podstawy wymiaru składki należy rozumieć kwotę przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w IV kwartale roku poprzedniego, włącznie z wypłatami z zysku, ogłaszanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski".

Zapłacona składka zdrowotna nie będzie podlegała odliczeniu od należnego ryczałtu. Przychody osiągnięte z działalności gospodarczej opodatkowanej ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych (uwzględniane przy ustaleniu podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne) pomniejsza się o kwoty opłaconych składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe.

W przypadku prowadzenia więcej niż jednej pozarolniczej działalności gospodarczej opodatkowanej ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych dla ustalenia limitu przychodów warunkujących wysokość składki przyjmuje się sumę przychodów z tych działalności.

16.1.3. Ustalanie składki zdrowotnej od kwoty przychodów z poprzedniego roku kalendarzowego

Jeżeli przedsiębiorca przez cały poprzedni rok kalendarzowy prowadził działalność gospodarczą, z której przychody były opodatkowane:

● według skali podatkowej,

● podatkiem liniowym,

● podatkiem z kwalifikowanych praw własności intelektualnej lub

● ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych,

przy określaniu miesięcznej składki zdrowotnej może przyjąć kwotę przychodów uzyskanych w poprzednim roku kalendarzowym, pomniejszoną o kwotę opłaconych w poprzednim roku kalendarzowym składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe (jeżeli nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów lub odliczone od dochodu). Tak ustaloną miesięczną podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne stosuje się przez cały rok kalendarzowy.

Po zakończeniu roku kalendarzowego przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą opodatkowaną w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych ma obowiązek wpłacić różnicę między sumą wpłaconych składek za poszczególne miesiące roku kalendarzowego a składką roczną (ustaloną w oparciu o roczną podstawę wymiaru składki). Niedopłatę należy uregulować najpóźniej w terminie 1 miesiąca od upływu terminu złożenia zeznania podatkowego PIT-28.

16.1.4. Działalność gospodarcza opodatkowana w formie karty podatkowej

Przedsiębiorcy opodatkowani w formie karty podatkowej będą opłacać składkę na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości 9% podstawy wymiaru składki. Dla tej grupy podatników podstawa składki zdrowotnej jest równa kwocie minimalnego wynagrodzenia (sama składka wyniesie zatem 270,90 zł).

16.1.5. Zwrot nadpłaconej składki zdrowotnej oraz nadzór ZUS i KAS nad prawidłowością rozliczeń

Przedsiębiorcy przysługuje zwrot nadpłaconej składki, jeżeli suma składek na ubezpieczenie zdrowotne wpłaconych w ciągu roku jest wyższa od rocznej podstawy wymiaru składki ustalonej w zależności od stosowanej formy opodatkowania.

O zwrot można wystąpić do ZUS w ciągu miesiąca od upływu terminu na złożenie zeznania podatkowego, czyli do końca maja danego roku. Wnioski złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

Wniosek o zwrot nadpłaty będzie składany wyłącznie w formie dokumentu elektronicznego.

ZUS zwróci nadpłacone składki na ubezpieczenie zdrowotne, jeżeli przedsiębiorca nie ma zaległości w opłacaniu składek lub zaległości z tytułu nienależnie pobranych świadczeń z ubezpieczeń społecznych. Jeżeli ZUS zwróci kwotę nadpłaty składek, dokonane rozliczenie rocznej podstawy wymiaru i należnych składek będzie uznane za ostateczne. Zwrot nastąpi na konto bankowe płatnika składek, nie później niż w terminie 3 miesięcy, licząc od upływu terminu do złożenia zeznania podatkowego PIT-36 lub PIT-36L.

Jeżeli ZUS odmówi zwrotu, wyda w tej sprawie decyzję administracyjną i udostępni ją w formie dokumentu elektronicznego. Od tej decyzji przedsiębiorcy przysługuje odwołanie w terminie 1 miesiąca od daty jej doręczenia.

Podstawę wymiaru składek i należną składkę na ubezpieczenie zdrowotne można skorygować nie później niż do końca drugiego miesiąca, licząc od upływu terminu do złożenia zeznania podatkowego.

ZUS poinformuje szefa KAS o formie opodatkowania oraz o wysokości przychodów lub dochodów wykazanych w dokumentach rozliczeniowych przekazywanych do ZUS przez przedsiębiorcę. Z kolei szef KAS poinformuje ZUS o ewentualnych rozbieżnościach pomiędzy danymi przekazanymi do ZUS a danymi wykazanymi dla celów podatkowych. Ponadto ZUS będzie uprawniony do występowania w indywidualnych sprawach do właściwego naczelnika urzędu skarbowego o przekazanie informacji potwierdzających formę opodatkowania oraz wysokość przychodu (lub dochodu) uzyskanego przez przedsiębiorcę z jego działalności.

Z kolei przedsiębiorca, na żądanie ZUS, ma obowiązek przekazać informację i przedstawić dokumenty potwierdzające stosowaną formę opodatkowania oraz wysokość przychodu lub dochodu z pozarolniczej działalności stanowiącego podstawę wymiaru składki, w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania.

16.2. Stosowanie przepisów w okresie przejściowym

Zmiany w zakresie ustalania składki zdrowotnej oraz braku możliwości odpisania jej kwoty od podatku zasadniczo wchodzą w życie 1 stycznia 2022 r. Ustawodawca przewidział jednak krótki okres przejściowy.

Należy podkreślić, że przepis przejściowy dotyczy wyłącznie przedsiębiorców rozliczających się na zasadach ogólnych (czyli stawek 17% i 32% oraz według stawki liniowej 19%).

Podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne za styczeń 2022 r. przedsiębiorcy ci powinni ustalić według zasad obowiązujących do 31 grudnia 2021 r. Pomimo zastosowania "starych" zasad do składki styczniowej nie zmienia się fakt, że należności z tytułu ubezpieczenia zdrowotnego opłaconych od 1 stycznia 2022 r. nie można już odliczyć od podatku.

WAŻNE Za styczeń 2022 r. składkę zdrowotną należy opłacić jeszcze w poprzedniej, zryczałtowanej wysokości, ale bez możliwości jej odliczenia od podatku dochodowego - dotyczy przedsiębiorców rozliczających się na zasadach ogólnych lub według stawki liniowej.

Osoby rozliczające ryczałt od przychodów ewidencjonowanych zapłacą składkę za styczeń 2022 r. już na nowych zasadach. Przedsiębiorcy ci uregulują 9% składki zdrowotnej, a podstawa jej wymiaru będzie uzależniona od rocznych przychodów z działalności.

Warto wskazać, że ustawa zdrowotna wskazuje maksymalne terminy zapłaty składki na ubezpieczenie zdrowotne (za grudzień - w styczniu, za styczeń - w lutym itd.). Nie ma jednak przeszkód, aby składkę zdrowotną za grudzień 2021 r. zapłacić w tym samym miesiącu, nie czekając do stycznia 2022 r. Przedsiębiorca będzie mógł ją wówczas odliczyć od należnego podatku za 2021 r. na dotychczasowych zasadach. O tej możliwości decyduje data faktycznego opłacenia daniny.

16.3. Przygotowanie do zmian

Przygotowanie do zmian w omawianym zakresie obejmuje następujące działania:

Krok 1. Zapoznaj się z nowymi zasadami i na bieżąco śledź wytyczne organów podatkowych oraz ZUS.

Eksperci wskazują na istnienie w ustawie Polski Ład licznych wątpliwości interpretacyjnych i luk prawnych. Problemy te mogą rozwiązać dopiero wykładnia i wytyczne, które we właściwych dla siebie zakresach wydają uprawnione organy. W wielu przypadkach prawidłowe stosowanie nowych przepisów będzie uzależnione od tego, jak będą je interpretowały wspomniane organy.

Krok 2. Zabezpiecz środki finansowe na wyższe daniny z tytułu składki zdrowotnej - dla licznych przedsiębiorców wprowadzane zmiany są równoznaczne ze znaczącą podwyżką kosztów prowadzenia działalności.

Tabela. Przykładowe wysokości nowej składki zdrowotnej przy opodatkowaniu według skali podatkowej podatkiem liniowym albo kartą podatkową

Forma opodatkowania	Składka miesięczna	Składka roczna
Skala podatkowa	9% dochodu, nie mniej niż 270,90 zł	9% dochodu, nie mniej niż 3250,80 zł
Podatek liniowy	4,9% dochodu, nie mniej niż 270,90 zł	4,9% dochodu, nie mniej niż 3250,80 zł
Karta podatkowa	270,90 zł	3250,80 zł

Źródło: www.biznes.gov.pl

Tabela. Przykładowe wysokości nowej składki zdrowotnej przy opodatkowaniu ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych

Przychód	Składka miesięczna	Składka roczna
poniżej 60 000 zł	324 zł*	3 888 zł*
od 60 000 zł do 300 000 zł	540 zł*	6 480 zł*
powyżej 300 000 zł	972 zł*	11 664 zł*

* Przy założeniu, że przeciętne miesięczne wynagrodzenie w sektorze przedsiębiorstw w IV kwartale 2021 r. wyniesie 6000 zł.

Źródło: www.biznes.gov.pl

Krok 4. Rozważ opłacenie składek społecznych i zdrowotnej za grudzień 2021 r. jeszcze w 2021 r. Pozwoli to na odliczenie składki zdrowotnej od podatku na starych, korzystniejszych zasadach.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 79, art. 81 ust. 2-2zd, art. 83 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1285; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1981

● art. 15, art. 79, art. 89 ustawy z 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw - w dniu zakończenia prac nad poradnikiem ustawa oczekiwała na publikację w Dzienniku Ustaw

17. Objęcie obowiązkiem ubezpieczenia zdrowotnego osób działających na podstawie aktu powołania

17.1. Na czym polegają zmiany

Od 1 stycznia 2022 r. osoby powołane do pełnienia funkcji na mocy aktu powołania będą obowiązkowo objęte ubezpieczeniem zdrowotnym. Przypomnijmy, że dotychczas - zgodnie z obowiązującymi przepisami i wieloletnią wykładnią ZUS - większość tych osób nie podlegała ubezpieczeniom ZUS (obowiązek ten dotyczył tylko powołanych członków rad nadzorczych).

Obowiązek opłacania składki zdrowotnej obejmuje na nowych zasadach wszystkie osoby sprawujące funkcję wyłącznie w ramach obowiązku korporacyjnego, ustanowionego aktem powołania. Są to przede wszystkim członkowie zarządów, członkowie komisji rewizyjnych oraz prokurenci.

Osoby, które oprócz aktu powołania (konstytuującego stosunek korporacyjny pomiędzy spółką a osobą powołaną) miały zawartą umowę (najczęściej cywilnoprawną, konstytuującą dodatkowo stosunek cywilnoprawny), już wcześniej podlegały z tego tytułu ubezpieczeniom, na ogólnych zasadach (np. jako zleceniobiorcy).

Nowy obowiązek rozliczania i opłacania składki zdrowotnej ma zastosowanie tylko do osób, które są wynagradzane z tytułu pełnionej funkcji (art. 66 pkt 1 ust. 17a ustawy zdrowotnej po nowelizacji). Obowiązek ubezpieczenia zdrowotnego tych osób powstaje zasadniczo z dniem ich powołania do pełnienia funkcji (lub w skład organu), a wygasa z dniem odwołania z tej funkcji (lub ze składu organu - art. 73 pkt 17b ustawy zdrowotnej po nowelizacji). Wciąż jednak należy pamiętać, że daty te mogą zostać zmodyfikowane przez okoliczność wypłacania (lub nie) wynagrodzenia z tytułu pełnionej funkcji.

PRZYKŁAD

Joanna W. od 2020 r. pełni obowiązki prezesa zarządu w spółce z o.o. (jest jednocześnie mniejszościowym udziałowcem tej spółki). Swoją funkcję sprawuje wyłącznie na podstawie aktu powołania. W grudniu 2020 r. spółka uzyskała interpretację indywidualną ZUS, zgodnie z którą w sytuacji pani Joanny spółka nie ma obowiązku opłacania za nią żadnych składek ZUS. Płatnik zastosował się do uzyskanej interpretacji.

Załóżmy, że od 1 stycznia 2022 r., na mocy uchwały wspólników, Joannie W. zostało przyznane wynagrodzenie z tytułu pełnienia funkcji w zarządzie spółki. Pierwsze wynagrodzenie z tego tytułu wpłynęło na jej konto 31 stycznia 2022 r.

W tej sytuacji spółka ma obowiązek zgłosić panią Joannę do ubezpieczenia zdrowotnego od 1 stycznia 2022 r. (w 7-dniowym terminie, licząc od dnia objęcia ubezpieczeniem). Składka na ubezpieczenie zdrowotne od wynagrodzenia styczniowego zostanie rozliczona w raporcie imiennym za ten miesiąc, z terminem płatności do 15 lutego 2022 r.).

Zmiany dotyczą członków zarządów zarówno spółek polskich, jak i zagranicznych - pod warunkiem że dana osoba podlega polskiemu ustawodawstwu w zakresie zabezpieczenia społecznego. Osoby, które wykonują obowiązki członków zarządu w polskich spółkach, ale jednocześnie podlegają systemowi ubezpieczeń społecznych w jednym z krajów UE/EOG lub w innym kraju, z którym Polska zawarła umowę dotyczącą zabezpieczenia społecznego (np. USA, Kanada czy Australia), w dalszym ciągu nie będą objęte polskimi składkami, w tym składką zdrowotną. Jeżeli członek zarządu podlega systemowi ubezpieczeń społecznych za granicą, pomimo wykonywania pracy na terenie Polski, konieczne jest posiadanie przez niego aktualnego formularza A1 wydanego przez zagraniczną instytucję ubezpieczeniową na podstawie przepisów unijnych (lub właściwej umowy dwustronnej) o zabezpieczeniu społecznym.

Płatnikiem składek za osobę powołaną jest podmiot, który wypłaca jej wynagrodzenie. Podmiot ten ma także obowiązek zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego osobę powołaną, uprawnionych członków jej rodziny, a po zakończeniu okresu podlegania - wyrejestrować z tego ubezpieczenia.

Składka na ubezpieczenie zdrowotne osób pełniących funkcję na podstawie aktu powołania wynosi 9% podstawy jej wymiaru. Natomiast podstawą składki zdrowotnej tych osób jest kwota odpowiadająca wysokości wynagrodzenia pobieranego z tytułu powołania.

Członkowie zarządów i prokurenci, pełniący swoje funkcje wyłącznie w ramach stosunku korporacyjnego, nadal nie podlegają ubezpieczeniom społecznym. W tym zakresie przepisy nie uległy zmianie.

17.2. Stosowanie przepisów w okresie przejściowym

Obowiązek ubezpieczenia zdrowotnego osób pełniących funkcje na podstawie powołania (członków zarządów, prokurentów) zacznie obowiązywać od 1 stycznia 2022 r.

17.3. Przygotowanie do zmian

Przygotowanie do zmian w omawianym zakresie obejmuje następujące działania:

Krok 1. Zapoznaj się z nowymi zasadami i na bieżąco śledź wytyczne ZUS - uszczegółowienia wymagają zwłaszcza obowiązek i termin zapłaty składki zdrowotnej od wynagrodzeń wypłacanych na przełomie roku, z uwzględnieniem okresu, za który są należne.

Krok 2. Zabezpiecz środki finansowe na wyższe daniny z tytułu składki zdrowotnej - dla płatników wprowadzane zmiany są równoznaczne z podwyżką kosztów prowadzenia działalności. Obniżeniu ulegną także wynagrodzenia w kwotach "na rękę" osób powołanych, co może skutkować presją płacową.

Krok 3. Zadbaj o aktualizację oprogramowania kadrowo-płacowego - zarówno komercyjnego (programy kadrowo-płacowe do obsługi firm), jak i bezpłatnego, udostępnianego m.in. przez ZUS (program Płatnik, aplikacja e-Płatnik na PUE ZUS). Na podstawie nowych przepisów ustawowych zostanie zmienione także nowe rozporządzenie o wzorach druków. Należy spodziewać się m.in. wprowadzenia nowego kodu tytułu ubezpieczenia dotyczącego omawianej, nowej grupy osób ubezpieczonych.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 66 ust. 1 pkt 35a, art. 73 pkt 17b, art. 75 ust. 17a, art. 81 ust. 11a ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1285; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1981

● art. 15, art. 89 ustawy z 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw - w dniu zakończenia prac nad poradnikiem ustawa oczekiwała na publikację w Dzienniku Ustaw

18. Zmiana terminów opłacania składek dla przedsiębiorców, likwidacja "klonowania" dokumentacji za przedsiębiorcę oraz zmiany w zakresie danych przekazywanych do ZUS

18.1. Na czym polegają zmiany

Omawiane zmiany zostaną wprowadzone na mocy nowelizacji ustawy systemowej, przyjętej w ramach Polskiego Ładu, a także na mocy rozporządzenia, które dostosuje przepisy wykonawcze do nowych obowiązków płatników - szczególnie w zakresie dokumentacji zgłoszeniowej i rozliczeniowej ZUS, wzorów formularzy oraz kodów stosowanych przy ich wypełnianiu.

Od 1 stycznia 2022 r. zmianie ulegną terminy przesyłania do ZUS dokumentacji zgłoszeniowej i rozliczeniowej ZUS, a także terminy opłacania rozliczonych składek.

Na mocy znowelizowanego art. 47 ust. 21 ustawy systemowej płatnik będzie zobowiązany w tym samym terminie przesyłać do ZUS deklarację rozliczeniową, imienne raporty miesięczne oraz opłacić składki za dany miesiąc nie później niż:

● do 5 dnia następnego miesiąca - dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych,

● do 15 dnia następnego miesiąca - dla płatników składek posiadających osobowość prawną,

● do 20 dnia następnego miesiąca - dla pozostałych płatników składek.

Jeżeli koniec tego terminu przypada w święto (dzień ustawowo wolny od pracy), sobotę lub niedzielę, to za ostatni dzień terminu uważa się następny dzień roboczy. Pod tym względem w terminarzu nie zachodzą żadne zmiany.

Przypomnijmy, że dotychczasowy termin rozliczania i opłacania składek kształtował się następująco:

● do 5 dnia następnego miesiąca - dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych,

● do 10 dnia następnego miesiąca - dla osób fizycznych opłacających składkę wyłącznie za siebie,

● do 15 dnia następnego miesiąca - dla pozostałych płatników składek.

Tabela. Porównanie - terminy opłacania składek przez wybrane grupy płatników przed zmianą i po zmianie

Rodzaj płatnika	Termin opłacania składek przed zmianą	Termin opłacania składek po zmianie
1	2	3
Jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe	do 5 dnia następnego miesiąca
Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, opłacające składki wyłącznie za siebie	do 10 dnia następnego miesiąca	do 20 dnia następnego miesiąca
Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, opłacające składki za siebie i osobę współpracującą	do 15 dnia następnego miesiąca	do 20 dnia następnego miesiąca
Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą i zgłaszające do ZUS siebie oraz innych ubezpieczonych	do 15 dnia następnego miesiąca	do 20 dnia następnego miesiąca
Osoby fizyczne, prowadzące działalność pozarolniczą inną niż gospodarcza i zgłaszające do ZUS siebie oraz innych ubezpieczonych	do 15 dnia następnego miesiąca	do 20 dnia następnego miesiąca
Spółki kapitałowe - z o.o. i akcyjne, zgłaszające do ZUS ubezpieczonych	do 15 dnia następnego miesiąca
Pozostali płatnicy, posiadający osobowość prawną, zgłaszający do ZUS ubezpieczonych (m.in. spółdzielnie, stowarzyszenia, fundacje, jednostki samorządu terytorialnego, uczelnie wyższe, Kościoły)	do 15 dnia następnego miesiąca
Spółki osobowe* - jawne, partnerskie, komandytowe - zgłaszające do ZUS ubezpieczonych	do 15 dnia następnego miesiąca	do 20 dnia następnego miesiąca
Wspólnicy spółek osobowych - jawnych, partnerskich, komandytowych, komandytowo-akcyjnych, opłacający składki wyłącznie za siebie	do 10 dnia następnego miesiąca	do 20 dnia następnego miesiąca
Wspólnicy jednoosobowych spółek z o.o. opłacający składki wyłącznie za siebie	do 10 dnia następnego miesiąca	do 20 dnia następnego miesiąca

* Spółki osobowe nie posiadają osobowości prawnej.

Powyższe zmiany są podyktowane modyfikacją przepisów dotyczących zasad ustalania składki zdrowotnej (zob. pkt 18. Zmiany w zasadach ustalania składki na ubezpieczenie zdrowotne przedsiębiorców). Dla licznej grupy przedsiębiorców składka ta będzie ustalana na podstawie wysokości osiągniętego dochodu, który jest znany dopiero w momencie składania deklaracji podatkowej, czyli 20 dnia miesiąca. Z tego względu termin rozliczenia i płatności składek znaczącej grupy przedsiębiorców został ujednolicony z terminem rozliczenia podatku dochodowego.

Kolejną bardzo ważną zmianą jest usunięcie z przepisów ustawy systemowej szczególnego uprawnienia dotyczącego osób fizycznych prowadzących własną działalność gospodarczą i rozliczających składki tylko za siebie lub tylko za siebie i osobę współpracującą. Osoby te były dotychczas zwolnione z obowiązku składania comiesięcznej dokumentacji rozliczeniowej, jeżeli opłacały składki od najniższej obowiązującej podstawy i w stosunku do poprzedniego miesiąca nie zachodziła żadna zmiana. Takie rozwiązanie było możliwe ze względu na fakt, że wówczas wszystkie składki traktowano jako opłacane w pewnym sensie w wysokości zryczałtowanej - zryczałtowana była także składka zdrowotna. ZUS systemowo powielał deklaracje rozliczeniowe na podstawie pierwszej, złożonej przez płatnika składek (tzw. klonowanie deklaracji w KSI ZUS).

Po zmianie w zasadach ustalania składki zdrowotnej nie można już stosować klonowania deklaracji rozliczeniowych, ponieważ wysokość składki na ubezpieczenie zdrowotne będzie uzależniona od dochodu lub przychodu uzyskanego z działalności - a tym samym w kolejnych miesiącach będzie zmienna. Z tego względu zwolnienie z przekazywania do ZUS comiesięcznej dokumentacji rozliczeniowej nie będzie już dotyczyło przedsiębiorców (bez znaczenia jest to, czy składki społeczne opłacają na zasadach ogólnych, preferencyjnych czy też rozliczają się w ramach tzw. małego ZUS). Zwolnienie zostało zachowane jedynie w odniesieniu do nielicznej grupy ubezpieczonych - osób duchownych, osób podlegających dobrowolnym ubezpieczeniom emerytalno-rentowym oraz niań zatrudnionych na podstawie umowy uaktywniającej.

PRZYKŁAD

Halina Z. od 10 lat prowadzi niewielki zakład usługowy, zarejestrowany w CEIDG. Do 2020 r. opłacała składki na zasadach ogólnych. Od 2021 r. korzysta z małego ZUS plus i rozlicza składki na ubezpieczenia społeczne w wysokości uzależnionej od dochodu. Nie zgłasza do ubezpieczeń nikogo oprócz siebie.

Po ustaleniu indywidualnej podstawy wymiaru składek społecznych obowiązującej ją w 2021 r. pani Halina złożyła deklarację rozliczeniową za styczeń 2021 r. Kolejnych deklaracji nie musiała już przesyłać do ZUS - klonowały się one systemowo, a przedsiębiorczyni musiała tylko terminowo opłacać należne składki.

Po wprowadzeniu w życie zmian przewidzianych w ramach Polskiego Ładu Halina Z. będzie zobowiązana co miesiąc przekazywać za siebie do ZUS dokumentację rozliczeniową. Będzie także musiała ustalać wysokość należnej za siebie składki zdrowotnej - w zależności od obowiązującej ją formy opodatkowania. Składka zdrowotna nie będzie podlegała odliczeniu od podatku dochodowego. Zmieni się także termin rozliczania i opłacania składek ZUS. Halina Z. będzie to musiała robić w terminie do 20 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni, a zatem 10 dni później niż w obecnym stanie prawnym.

Kolejne zmiany w ustawie systemowej, dotyczące zakresu danych przekazywanych przez płatnika do ZUS, także są związane ze zmianami zasad ustalania wysokości składki zdrowotnej. Obecnie w dokumentacji rozliczeniowej (imiennych raportach lub deklaracji rozliczeniowej) przesyłanej do ZUS za ubezpieczonego przedsiębiorcę są przekazywane takie informacje, jak m.in.:

● numery identyfikacyjne ubezpieczonego, jego nazwisko i imię;

● zestawienie należnych składek na ubezpieczenia społeczne w podziale na ubezpieczenie: emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe, zawierające dane o:

- tytule ubezpieczenia,

- podstawie wymiaru składek,

- kwocie składki w podziale na należną od ubezpieczonego i płatnika składek oraz z innych źródeł finansowania;

● informacje o zastosowanych formach opodatkowania w poprzednim roku kalendarzowym, kwocie rocznego przychodu z pozarolniczej działalności gospodarczej i rocznego dochodu z tej działalności, uzyskanych w poprzednim roku kalendarzowym, w tym kwotach przychodu i dochodu uzyskanych w okresie obowiązywania danej formy opodatkowania, oraz kwocie podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe ustalonej na dany rok kalendarzowy - dla przedsiębiorców korzystających z oskładkowania w ramach małego ZUS;

● podstawa wymiaru i kwota składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Oprócz wymienionych danych w dokumentacji rozliczeniowej przesyłanej do ZUS od 2022 r. znajdą się także:

● informacje o obowiązujących w danym miesiącu formach opodatkowania,

● informacje o przychodach lub dochodach,

● informacja o kwocie dopłaty stanowiącej różnicę między roczną składką na ubezpieczenie zdrowotne a sumą składek na ubezpieczenie zdrowotne za poszczególne miesiące roku kalendarzowego albo roku składkowego - w rozumieniu art. 81 ust. 2 ustawy zdrowotnej.

Wprowadzenie do praktycznego zastosowania powyższych zmian nie będzie możliwe do czasu zmiany rozporządzenia o wzorach druków ZUS. Obecne wzory dokumentów rozliczeniowych nie zawierają pozycji, w których można wskazać dane wymagane na mocy nowych przepisów.

18.2. Stosowanie przepisów w okresie przejściowym

Opisane zmiany zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2022 r. Ich wprowadzenie powoduje konieczność zmian rozporządzenia w zakresie wzorów formularzy ZUS, kodów stosowanych do ich wypełniania, a także modyfikacji oprogramowania służącego obecnie do rozliczeń z tym organem (program Płatnik i aplikacja ePłatnik na PUE ZUS).

18.3. Przygotowanie do zmian

Przygotowanie do zmian w omawianym zakresie obejmuje następujące działania:

Krok 1. Zapoznaj się z nowymi zasadami i na bieżąco śledź wytyczne ZUS oraz prace legislacyjne dotyczące przepisów wykonawczych (rozporządzenie o wzorach druków ZUS).

Krok 2. Zadbaj o aktualizację oprogramowania kadrowo-płacowego - zarówno komercyjnego (programy kadrowo-płacowe do obsługi firm), jak i bezpłatnego, udostępnianego m.in. przez ZUS (program Płatnik, aplikacja e-Płatnik na PUE ZUS).

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 41 ust. 3, art. 46 ust. 3-4, art. 47 ust. 1, ust. 2c ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 423; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1981

Zmiany od 1 kwietnia 2022 r.

19. Elektronizacja zaświadczeń A-1 oraz zawiadomień o wysokości obowiązującej płatnika stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe

19.1. Na czym polegają zmiany

Wprowadzana intensywnie elektronizacja usług obejmie od 1 kwietnia 2022 r. także płatników składek:

● wnioskujących o poświadczenie formularza A-1 oraz

● opłacających składkę na ubezpieczenie wypadkowe w wysokości ustalanej indywidualnie przez ZUS (dotyczy płatników składek, którzy przekazali do ZUS informację ZUS IWA za 3 poprzednie, kolejne lata kalendarzowe).

Od 1 kwietnia 2022 r. wniosek o wydanie zaświadczenia A1 będzie składany do ZUS:

● w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym lub z wykorzystaniem sposobu potwierdzania pochodzenia oraz integralności danych udostępnionego bezpłatnie przez ZUS w systemie teleinformatycznym albo

● w postaci papierowej - tylko w szczególnie uzasadnionych przypadkach.

Dokument poświadczający A1 ZUS wystawi:

● w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną ZUS, przez udostępnienie go na profilu informacyjnym osoby składającej wniosek, utworzonym w systemie teleinformatycznym udostępnionym przez ZUS, lub

● w postaci papierowej - w szczególnej sytuacji, gdy wniosek o dokument A1 został złożony papierowo.

Odmowa wydania zaświadczenia A1 będzie następowała w drodze decyzji ZUS. Daje to możliwość złożenia odwołania od rozstrzygnięcia niekorzystnego dla wnioskującego płatnika składek.

PRZYKŁAD

Spółka delegująca zatrudnionych do pracy w różnych krajach Unii Europejskiej w 2022 r. wystąpiła do ZUS z wnioskiem o poświadczenie formularzy A1 dla kilkudziesięcioosobowej grupy pracowników. Miało to umożliwić płatnikowi rozliczanie składek w polskim systemie ubezpieczeniowym. Dla większości pracowników ZUS odmówił wydania zaświadczenia A1. Odmowa wydania zaświadczeń (dla każdego z zatrudnionych oddzielnie) nastąpiła w formie decyzji administracyjnych ZUS. Od niekorzystnych decyzji płatnik może odwołać się do sądu, na ogólnych zasadach, tj. do sądu powszechnego, za pośrednictwem ZUS, w terminie do 1 miesiąca od daty doręczenia decyzji.

ZUS umożliwi weryfikację druku A1 przez udostępnioną stronę internetową, po podaniu danych identyfikujących zaświadczenie A1, numeru identyfikatora płatnika składek lub ubezpieczonego, imienia i nazwiska ubezpieczonego, okresu, na który został wydany formularz A1, lub daty jego wydania. Wydruk zaświadczenia A1 sporządzony na podstawie jego wersji elektronicznej będzie miał moc dokumentu urzędowego.

Również od 1 kwietnia 2022 r. zawiadomienie o wysokości stopy procentowej składki wypadkowej ZUS będzie doręczał wyłącznie w postaci elektronicznej na PUE ZUS. Płatnik nieposiadający profilu informacyjnego na PUE ZUS (obowiązek posiadania tego profilu jest wprowadzony zasadniczo od 1 stycznia 2023 r.) będzie musiał zwrócić się do ZUS o informację w sprawie wysokości obowiązującej go stopy procentowej składki wypadkowej na kolejny okres składkowy.

Rysunek. Strona PUE ZUS z informacją o wysokości stopy procentowej składki wypadkowej

infoRgrafika

19.2. Stosowanie przepisów w okresie przejściowym

Omawiane przepisy zostały wprowadzone wprost, co oznacza, że elektronizacja dokumentów:

● wniosku o zaświadczenie A1 i samego zaświadczenia A1 oraz

● zawiadomienia o wysokości stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe

obowiązuje bez okresu przejściowego, od 1 kwietnia 2022 r.

19.3. Przygotowanie do zmian

Przygotowanie do zmian w omawianym zakresie dotyczy płatników, którzy obecnie nie mają założonego profilu na PUE ZUS, i obejmuje następujące działania:

Krok 1. Zapoznaj się z platformą PUE ZUS oraz sposobem jej użytkowania.

Krok 2. Na bieżąco śledź aktualizacje i zmiany w oprogramowaniu PUE ZUS, o których informuje ZUS.

Krok 3. Załóż profil informacyjny płatnika składek do końca marca 2022 r. (nie później jednak niż w terminach wskazanych w ustawie systemowej w wersji po nowelizacji).

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 83e ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 423; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1981

● art. 32 ust. 2 ustawy z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych - j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1205; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1834

● art. 23 ustawy z 24 czerwca 2021 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw - Dz.U. z 2021 r. poz. 1621

Zmiany od 1 stycznia 2023 r.

20. Obowiązek utworzenia profilu informacyjnego na PUE ZUS przez wszystkich płatników składek

20.1. Na czym polegają zmiany

Od 1 stycznia 2023 r. płatnicy składek zostaną zobligowani do posiadania profilu informacyjnego w systemie teleinformatycznym PUE ZUS. Platforma Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS) to systematycznie, od lat doskonalone elektroniczne narzędzie, które ułatwia dostęp do usług świadczonych przez ZUS. Jednym z jego najważniejszych elementów jest portal PUE, dzięki któremu większość najczęstszych spraw można załatwić z ZUS drogą elektroniczną, przez Internet. Jednym z elementów PUE ZUS jest aplikacja ePłatnik, z której już teraz korzysta wiele firm zgłaszających do ubezpieczeń do 100 osób (mali i średni płatnicy). Za pomocą ePłatnika możliwe jest przesyłanie do ZUS bieżącej dokumentacji zgłoszeniowej i rozliczeniowej, z wykorzystaniem danych z bazy ZUS. Wszyscy płatnicy dzięki PUE ZUS mogą m.in. uzyskać zaświadczenie o niezaleganiu czy sprawdzić zestawienie deklaracji i wpłat.

20.2. Stosowanie przepisów w okresie przejściowym

Nowi płatnicy (uzyskujący ten status 1 stycznia 2023 r. lub później) będą zobowiązani założyć profil informacyjny w terminie 7 dni od:

● daty zatrudnienia pierwszego pracownika lub powstania stosunku prawnego uzasadniającego objęcie ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi pierwszej osoby (np. pracodawcy, zleceniodawcy),

● daty powstania obowiązku ubezpieczeń emerytalnego i rentowych dla ubezpieczonych wyłącznie zobowiązanych do płacenia składek na własne ubezpieczenia albo na ubezpieczenia osób z nimi współpracujących (np. przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą).

PRZYKŁAD

Spółka z o.o. działa od 2021 r. Zatrudnia na podstawie umowy zlecenia 23-letniego studenta, który nie podlega z tego tytułu ubezpieczeniom w ZUS. Sama spółka nie jest zatem płatnikiem składek. Załóżmy, że 19 czerwca 2023 r. zleceniobiorca zakończył studia. Od 20 czerwca 2023 r. spółka ma obowiązek zgłosić go do ubezpieczeń ZUS z tytułu wykonywanej umowy zlecenia. Jest to pierwszy ubezpieczony w tej spółce - tym samym od 20 czerwca 2023 r. uzyskała ona status płatnika składek. Oprócz przekazania dokumentów zgłoszeniowych nowy płatnik ma także obowiązek, w terminie do 27 czerwca 2023 r., założyć profil informacyjny na PUE ZUS.

Obecni płatnicy składek, nieposiadający profilu informacyjnego, a także nowi płatnicy, którzy rozpoczną rozliczenia z ZUS w 2022 r., będą zobowiązani do założenia profilu na PUE ZUS w terminie do 30 grudnia 2022 r.

WAŻNE Obecni płatnicy składek, nieposiadający profilu informacyjnego na PUE ZUS, mają obowiązek utworzyć go najpóźniej do 30 grudnia 2022 r.

W razie niedopełnienia tego obowiązku profil informacyjny na PUE ZUS założy płatnikowi ZUS - najpóźniej do 31 stycznia 2023 r. (płatnik będzie musiał przekazać w tym celu do ZUS swój adres elektroniczny). Termin ten dotyczy płatników, na kontach których na 31 grudnia 2022 r. będą prowadzone rozliczenia z tytułu składek.

Wszyscy płatnicy będą mieli obowiązek utrzymywania aktywnego profilu PUE ZUS w czasie prowadzenia z ZUS rozliczeń składkowych.

20.3. Przygotowanie do zmian

Przygotowanie do zmian w omawianym zakresie dotyczy płatników, którzy obecnie nie mają założonego profilu na PUE ZUS, i obejmuje następujące działania:

Krok 1. Zapoznaj się z platformą PUE ZUS oraz sposobem jej użytkowania.

Krok 2. Na bieżąco śledź aktualizacje i zmiany w oprogramowaniu PUE ZUS, o których informuje ZUS.

Krok 3. Załóż profil informacyjny płatnika składek w terminach wskazanych w ustawie systemowej oraz w ustawie nowelizującej.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 47b - 47c ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 423; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1981

● art. 15, art. 23 ustawy z 24 czerwca 2021 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw - Dz.U. z 2021 r. poz. 1621

IV. ZASIŁKI

Zmiany od 1 stycznia 2022 r.

21. Minimalna podstawa wymiaru zasiłków

21.1. Na czym polegają zmiany

Od 1 stycznia 2022 r. minimalna podstawa wymiaru zasiłku chorobowego dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy, do którego mają zastosowanie przepisy ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, nie może być niższa niż 2597,33 zł [3010 zł -

- (3010 zł x 13,71%)]. Dotyczy to również podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego, do którego wypłaty jest zobowiązany pracodawca. Pracownikowi zatrudnionemu na niepełny etat przysługuje odpowiednio niższe minimalne wynagrodzenie za pracę i od tej podstawy są ustalane świadczenia chorobowe.

21.2. Stosowanie przepisów w okresie przejściowym

Pracownik otrzymujący minimalne wynagrodzenie za pracę, którego niezdolność do pracy przypada na przełomie 2021 r. i 2022 r., ma prawo do wynagrodzenia chorobowego i zasiłku chorobowego, których podstawę wymiaru stanowi:

● za 2021 r. - 2800 zł (lub jego odpowiednia część w przypadku zatrudnienia w niepełnym wymiarze czasu pracy), po odliczeniu składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe finansowanych przez pracownika (łącznie 13,71%),

● za 2022 r. - 3010 zł (lub jego odpowiednia część w przypadku zatrudnienia w niepełnym wymiarze czasu pracy), po odliczeniu składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe finansowanych przez pracownika (łącznie 13,71%).

W ten sam sposób należy ustalać podstawę wymiaru świadczenia rehabilitacyjnego, zasiłku wyrównawczego, zasiłku macierzyńskiego, zasiłku w wysokości zasiłku macierzyńskiego i zasiłku opiekuńczego.

21.3. Przygotowanie do zmian

Prawidłowe stosowanie przepisów odnoszących się do nowej minimalnej podstawy wymiaru zasiłków wymaga od pracodawcy - poza znajomością zmian - sprawdzenia, którzy pracownicy pobierający świadczenia z tytułu choroby i macierzyństwa będą osiągać od 1 stycznia 2022 r. minimalne wynagrodzenie. Takim pracownikom należy przeliczyć podstawę wymiaru pobieranych przez nich świadczeń, uwzględniając aktualną wysokość minimalnej płacy. Przeliczenia zasiłków z ubezpieczenia społecznego dokonuje podmiot uprawniony do ich wypłaty (pracodawca lub ZUS).

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 45, art. 47, art. 61 ust. 1-2 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1133; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1834

22. Skrócenie okresu pobierania zasiłku po ustaniu zatrudnienia

22.1. Na czym polegają zmiany

Od 1 stycznia 2022 r. okres pobierania zasiłku po ustaniu zatrudnienia (ubezpieczenia chorobowego) zostanie skrócony do 91 dni. Dotyczy on osób podlegających ubezpieczeniu chorobowemu zarówno obowiązkowo, jak i dobrowolnie. Skrócony okres nie odnosi się do niezdolności do pracy lub niemożności wykonywania pracy:

● powstałej wskutek poddania się niezbędnym badaniom lekarskim przewidzianym dla kandydatów na dawców komórek, tkanek i narządów oraz zabiegowi pobrania komórek, tkanek i narządów (nie więcej niż 182 dni), oraz

● spowodowanej gruźlicą lub występującej w trakcie ciąży (nie więcej niż 270 dni).

Osoba, która wykorzysta 91-dniowy okres pobierania zasiłku po ustaniu ubezpieczenia, może ubiegać się o świadczenie rehabilitacyjne na ogólnych zasadach.

PRZYKŁAD

Pracownica jest niezdolna do pracy z powodu choroby przez 10 dni do 15 stycznia 2022 r. (pierwsza niezdolność do pracy w czasie zatrudnienia). Umowa o pracę została rozwiązana 31 stycznia 2022 r. Pracownica, jeżeli będzie niezdolna do pracy, może ubiegać się o zasiłek chorobowy po ustaniu zatrudnienia przez 91 dni, licząc od 1 lutego 2022 r., tj. do 2 maja 2022 r.

22.2. Stosowanie przepisów w okresie przejściowym

Ustawa z 24 czerwca 2021 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw (dalej: ustawa z 24 czerwca 2021 r.) przewiduje, że zasiłki oraz świadczenie rehabilitacyjne, do których prawo powstało przed 1 stycznia 2022 r., należy wypłacać w wysokości, na zasadach i w trybie określonych w przepisach ustawy zasiłkowej obowiązujących przed 1 stycznia 2022 r., za cały okres nieprzerwanej niezdolności do pracy.

PRZYKŁAD

Umowa z pracownikiem rozwiązała się 30 grudnia 2021 r. Od tego dnia do 28 lutego 2022 r. pracownik przebywa na zwolnieniu lekarskim. To jego pierwsza niezdolność do pracy u tego pracodawcy. Jeżeli pracownik po ustaniu zatrudnienia nadal będzie nieprzerwanie chorował, może wykorzystać nawet łącznie 182 dni okresu zasiłkowego.

22.3. Przygotowanie do zmian

Prawidłowe stosowanie nowych przepisów wymaga od pracodawcy - poza znajomością zmian - podjęcia następujących działań:

Krok 1. Sprawdź, czy wśród zatrudnionych osób są takie, których niezdolność do pracy wykracza poza okres zatrudnienia.

Krok 2. Jeżeli ubezpieczony po ustaniu zatrudnienia jest niezdolny do pracy, przygotuj zaświadczenie płatnika składek (Z-3 - w przypadku pracowników, Z-3a - w przypadku m.in. zleceniobiorców), na podstawie którego ZUS ustali wysokość zasiłku.

Krok 3. Przekaż zaświadczenie do ZUS (najszybciej można to zrobić przez PUE ZUS).

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 8 ust. 2 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1133; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1834

● art. 21, art. 23 pkt 2 ustawy z 24 czerwca 2021 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw - Dz.U. z 2021 r. poz. 1621

23. Nowy sposób ustalania okresu zasiłkowego

23.1. Na czym polegają zmiany

W wyniku zmiany przepisów od 1 stycznia 2022 r. do okresu zasiłkowego będą wliczane okresy poprzednich niezdolności do pracy, jeżeli przerwa pomiędzy ustaniem poprzedniej a powstaniem ponownej niezdolności do pracy nie przekroczy 60 dni. Płatnik zasiłków nie będzie już weryfikował, czy przyczyna niezdolności do pracy występująca przed przerwą i po niej jest taka sama, aby móc zliczyć je do tego samego okresu zasiłkowego. Przyczyna niezdolności do pracy lub niemożności jej wykonywania nie będzie już miała znaczenia. Do okresu zasiłkowego nie będą wliczane okresy niezdolności do pracy przypadające przed przerwą nie dłuższą niż 60 dni, jeżeli po przerwie niezdolność do pracy wystąpiła w trakcie ciąży.

PRZYKŁAD

Z powodu przeziębienia pracownik był niezdolny do pracy od 6 do 20 grudnia 2021 r. (była to jego pierwsza niezdolność do pracy w 2021 r.). Ponownie przebywał na zwolnieniu lekarskim od 7 do 31 stycznia 2022 r. z powodu zapalenia stawów. Należy uznać, że niezdolność do pracy przypadającą w grudniu 2021 r. i w styczniu 2022 r. należy wliczyć do tego samego okresu zasiłkowego (przerwa między ustaniem poprzedniej a powstaniem ponownej niezdolności do pracy nie przekroczyła 60 dni).

23.2. Stosowanie przepisów w okresie przejściowym

Ustawa z 24 czerwca 2021 r. przewiduje, że zasiłki oraz świadczenie rehabilitacyjne, do których prawo powstało przed 1 stycznia 2022 r., należy wypłacać w wysokości, na zasadach i w trybie określonych w przepisach ustawy zasiłkowej obowiązujących przed 1 stycznia 2022 r., za cały okres nieprzerwanej niezdolności do pracy. Zatem jeżeli ubezpieczony najpóźniej 31 grudnia 2021 r. stanie się nieprzerwanie niezdolny do pracy po przerwie z innej przyczyny niż poprzednia niezdolność do pracy, należy otworzyć nowy okres zasiłkowy. Jeśli w tym nowym okresie wystąpi przerwa (nie dłuższa niż 60 dni), kolejna niezdolność do pracy, nawet z innego powodu, będzie wliczana do tego samego okresu.

PRZYKŁAD

Pracownik był niezdolny do pracy z powodu zapalenia krtani przez 14 dni grudnia 2021 r. Ponownie przebywa na zwolnieniu lekarskim od 21 grudnia 2021 r. do 16 stycznia 2022 r. Przyczyną niezdolności do pracy było złamanie nogi. Pracodawca otworzył nowy okres zasiłkowy dla tej absencji. Załóżmy, że pracownik znowu zachorował pod koniec stycznia 2022 r. (zapalenie wyrostka). Należy przyjąć, że okres tej niezdolności trzeba wliczyć do okresu zasiłkowego, który rozpoczął się 21 grudnia 2021 r.

23.3. Przygotowanie do zmian

Prawidłowe stosowanie nowych przepisów wymaga od pracodawcy - poza znajomością zmian - podjęcia następujących działań:

Krok 1. Zaktualizuj program kadrowo-płacowy, jeżeli używasz go do obsługi osób zatrudnionych.

Krok 2. Ustal, w przypadku których ubezpieczonych został rozpoczęty kolejny, nowy okres zasiłkowy w 2021 r. ze względu na inną przyczynę niezdolności do pracy niż poprzednia i pracownik jest nadal nieprzerwanie niezdolny do pracy.

Jeżeli:

● przerwa w tej niezdolności wystąpiła w 2022 r. oraz

● pracownik ponownie zachorował w 2022 r., oraz

● przerwa w niezdolnościach do pracy nie przekroczyła 60 dni,

niezdolność do pracy po przerwie wlicz do trwającego okresu zasiłkowego.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 9 ust. 2 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1133; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1834

● art. 21, art. 23 pkt 2 ustawy z 24 czerwca 2021 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw - Dz.U. z 2021 r. poz. 1621

24. Wyższy zasiłek za pobyt w szpitalu

24.1. Na czym polegają zmiany

Od 1 stycznia 2022 r. zasiłek chorobowy za okres pobytu w szpitalu będzie wynosił 80% podstawy wymiaru. Do 31 grudnia 2021 r. przysługuje on w wysokości 70% podstawy wymiaru (wyjątkiem jest niezdolność do pracy lub niemożność wykonywania pracy przypadająca w okresie ciąży, powstała wskutek poddania się niezbędnym badaniom lekarskim przewidzianym dla kandydatów na dawców komórek, tkanek i narządów oraz zabiegowi pobrania komórek, tkanek i narządów, powstała wskutek wypadku w pracy, w drodze do pracy lub z pracy, z tytułu których zasiłek za okres pobytu w szpitalu przysługuje w wysokości 100% podstawy wymiaru).

24.2. Stosowanie przepisów w okresie przejściowym

Ustawa z 24 czerwca 2021 r. przewiduje, że zasiłki oraz świadczenie rehabilitacyjne, do których prawo powstało przed 1 stycznia 2022 r., należy wypłacać w wysokości, na zasadach i w trybie określonych w przepisach ustawy zasiłkowej obowiązujących przed 1 stycznia 2022 r., za cały okres nieprzerwanej niezdolności do pracy. Zatem jeżeli ubezpieczony najpóźniej 31 grudnia 2021 r. stanie się niezdolny do pracy z prawem do zasiłku (w przypadku pracowników najwcześniej od 34 dnia absencji chorobowej) i będzie hospitalizowany nieprzerwanie również w 2022 r., będzie miał prawo do 70% świadczenia. W przypadku wystąpienia przerwy w hospitalizacji w 2022 r. zasiłek będzie przysługiwał w wysokości 80% podstawy wymiaru.

PRZYKŁAD

Pracownik przebywa w szpitalu od 28 grudnia 2021 r. do 10 stycznia 2022 r. Ma prawo do zasiłku chorobowego za ten okres w wysokości 70% podstawy wymiaru. Załóżmy, że od 1 marca 2022 r. (po 33 dniach pobierania wynagrodzenia chorobowego) nabył prawo do zasiłku chorobowego za 15 dni. W tym czasie przez 3 dni przebywał w szpitalu. Za okres hospitalizacji przysługuje mu 80% zasiłek chorobowy.

24.3. Przygotowanie do zmian

Prawidłowe stosowanie nowych przepisów wymaga od pracodawcy - poza znajomością zmian - podjęcia następujących działań:

Krok 1. Zaktualizuj program kadrowo-płacowy, jeżeli używasz go do obsługi osób zatrudnionych.

Krok 2. Poinformuj ubezpieczonych o zmianie przepisów.

Krok 3. Ustal, którzy ubezpieczeni są nieprzerwanie niezdolni do pracy z powodu choroby na przełomie roku i przebywali w tym okresie w szpitalu, a którzy będą hospitalizowani po przerwie przypadającej w 2022 r.

Krok 4. Ustal wysokość zasiłku przysługującego tym ubezpieczonym.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 11 ust. 1 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1133; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1834

● art. 21, art. 23 pkt 2 ustawy z 24 czerwca 2021 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw - Dz.U. z 2021 r. poz. 1621

25. Utrata prawa do zasiłku przez osoby pobierające świadczenia emerytalno-rentowe

25.1. Na czym polegają zmiany

Osoby z ustalonym prawem do emerytury lub renty z tytułu niezdolności do pracy nie mają prawa do zasiłku chorobowego za okres po ustaniu tytułu do ubezpieczenia chorobowego (nie ma znaczenia, czy niezdolność powstała w czasie trwania tego ubezpieczenia czy po jego ustaniu), świadczenia rehabilitacyjnego i zasiłku wyrównawczego. W wyniku zmian przepisów ustawy zasiłkowej od 1 stycznia 2022 r., które mają na celu równe traktowanie świadczeniobiorców, tego prawa będą pozbawione też osoby niezdolne do pracy, które mają ustalone prawo do emerytury lub renty inwalidzkiej na podstawie przepisów dotyczących służb mundurowych i ich rodzin.

25.2. Stosowanie przepisów w okresie przejściowym

Ustawa z 24 czerwca 2021 r. przewiduje, że zasiłki oraz świadczenie rehabilitacyjne, do których prawo powstało przed 1 stycznia 2022 r., należy wypłacać w wysokości, na zasadach i w trybie określonych w przepisach ustawy zasiłkowej obowiązujących przed 1 stycznia 2022 r., za cały okres nieprzerwanej niezdolności do pracy. Zatem jeżeli ubezpieczony z prawem do świadczenia emerytalno-rentowego przyznanego na podstawie przepisów o zaopatrzeniu emerytalnym służb mundurowych i ich rodzin będzie nieprzerwanie niezdolny do pracy po ustaniu ubezpieczenia na przełomie 2021 i 2022 r., zachowa prawo do zasiłku lub świadczenia rehabilitacyjnego za cały nieprzerwany okres tych absencji.

25.3. Przygotowanie do zmian

Prawidłowe stosowanie nowych przepisów wymaga od pracodawcy - poza znajomością zmian - podjęcia następujących działań:

Krok 1. Zaktualizuj program kadrowo-płacowy, jeżeli używasz go do obsługi osób zatrudnionych.

Krok 2. Poinformuj ubezpieczonych z prawem do świadczeń z zaopatrzenia emerytalnego służb mundurowych i ich rodzin o zmianie przepisów.

Krok 3. Ustal, którzy ubezpieczeni są nieprzerwanie niezdolni do pracy z powodu choroby na przełomie 2021 i 2022 r. (za ten okres przysługuje im świadczenie chorobowe). Jeżeli ich niezdolność do pracy została przerwana w 2022 r., a następnie ponownie stali się niezdolni do pracy, nie mają prawa do świadczenia chorobowego za okres po przerwie.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 13 ust. 1a, art. 18 ust. 8 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1133; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1834

● art. 21, art. 23 pkt 2 ustawy z 24 czerwca 2021 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw - Dz.U. z 2021 r. poz. 1621

26. Prawo do zasiłku macierzyńskiego w przypadku śmierci pracodawcy

26.1. Na czym polegają zmiany

Po zmianie przepisów od 1 stycznia 2022 r. prawo do zasiłku w wysokości zasiłku macierzyńskiego, a następnie zasiłku macierzyńskiego będzie przysługiwało również kobietom, które w wyniku śmierci pracodawcy utraciły prawo do ubezpieczenia chorobowego i urodziły dziecko po ustaniu tego ubezpieczenia.

Do końca 2021 r. osoby te nie mają prawa do zasiłku macierzyńskiego. Takie prawo dotychczas przysługiwało kobietom w ciąży z powodu ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy, a także w sytuacji, gdy ubezpieczenie chorobowe ustało w tym okresie z naruszenia przepisów prawa, stwierdzonego prawomocnym orzeczeniem sądu.

26.2. Stosowanie przepisów w okresie przejściowym

Ustawa z 24 czerwca 2021 r. nie przewiduje przepisów przejściowych w przypadku tej zmiany. Zatem nowe przepisy mają zastosowanie do kobiet w ciąży, których stosunek pracy wygasł z powodu śmierci pracodawcy najwcześniej 1 stycznia 2022 r.

26.3. Przygotowanie do zmian

Prawidłowe stosowanie nowych przepisów wymaga - poza znajomością zmian - podjęcia następujących działań:

Krok 1. Przygotuj zaświadczenie płatnika składek (Z-3), na podstawie którego ZUS ustali wysokość zasiłku kobiecie w ciąży, której stosunek pracy wygasł z powodu śmierci pracodawcy w 2022 r.

Krok 2. Przekaż zaświadczenie do ZUS (najszybciej można to zrobić przez PUE ZUS).

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 30 ust. 1 pkt 1 i ust. 3 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1133; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1834

● art. 23 pkt 2 ustawy z 24 czerwca 2021 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw - Dz.U. z 2021 r. poz. 1621

27. Ustalanie podstawy wymiaru zasiłku po przerwie w niezdolności do pracy

27.1. Na czym polegają zmiany

Po zmianie przepisów od 1 stycznia 2022 r. podstawy wymiaru zasiłku nie należy ustalać na nowo, jeżeli między okresami pobierania zasiłków, zarówno tego samego, jak i innego rodzaju, nie było przerwy albo była ona krótsza niż 1 miesiąc kalendarzowy. Do 31 grudnia 2021 r. nie należy ustalać tej podstawy, jeżeli przerwa jest krótsza niż 3 miesiące kalendarzowe.

PRZYKŁAD

Pracownik był niezdolny do pracy z powodu choroby do 15 listopada 2021 r. Ponownie zachorował w styczniu 2022 r. Ponieważ wystąpiła przerwa w niezdolności do pracy i wyniosła 1 miesiąc kalendarzowy (przypadała na grudzień 2021 r.), należy ponownie ustalić podstawę wymiaru świadczenia chorobowego.

27.2. Stosowanie przepisów w okresie przejściowym

Ustawa z 24 czerwca 2021 r. przewiduje, że zasiłki oraz świadczenie rehabilitacyjne, do których prawo powstało przed 1 stycznia 2022 r., należy wypłacać w wysokości, na zasadach i w trybie określonych w przepisach ustawy zasiłkowej obowiązujących przed 1 stycznia 2022 r., za cały okres nieprzerwanej niezdolności do pracy. Zatem jeżeli w 2021 r. zasiłek został ustalony według poprzednio obowiązujących zasad i ubezpieczony jest nieprzerwanie niezdolny do pracy na przełomie 2021 r. i 2022 r., zachowuje prawo do tak ustalonego zasiłku. W przypadku przerwy w niezdolności do pracy w 2022 r. przekraczającej 1 miesiąc podstawę wymiaru zasiłku należy obliczyć według nowych zasad.

27.3. Przygotowanie do zmian

Prawidłowe stosowanie nowych przepisów wymaga od pracodawcy - poza znajomością zmian - podjęcia następujących działań:

Krok 1. Zaktualizuj program kadrowo-płacowy, jeżeli używasz go do obsługi osób zatrudnionych.

Krok 2. Poinformuj ubezpieczonych o zmianie przepisów.

Krok 3. Ustal, którzy ubezpieczeni są nieprzerwanie niezdolni do pracy z powodu choroby na przełomie 2021 r. i 2022 r. (za ten okres zachowują prawo do zasiłku ustalonego według poprzednich zasad).

Jeżeli ich niezdolność do pracy zostanie przerwana w 2022 r., a następnie ponownie staną się niezdolni do pracy po przerwie przekraczającej 1 miesiąc kalendarzowy, podstawę wymiaru zasiłku należy ustalić według nowych przepisów.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 43 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1133; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1834

● art. 21, art. 23 pkt 2 ustawy z 24 czerwca 2021 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw - Dz.U. z 2021 r. poz. 1621

28. Pozyskiwanie informacji przez ZUS w celu ustalania prawa i wypłaty świadczeń chorobowych

28.1. Na czym polegają zmiany

Zakład Ubezpieczeń Społecznych, w celu ustalenia prawa do zasiłku i jego wypłaty, będzie mógł od 1 stycznia 2022 r. na mocy ustawy pozyskiwać dane i informacje w zakresie niezbędnym do ustalenia prawa do zasiłków, ich wysokości, podstawy wymiaru oraz do ich wypłat od ubezpieczonych oraz płatników składek, którzy są obowiązani bezpłatnie je udostępnić. Zatem od tej daty obowiązkiem płatnika i ubezpieczonych będzie współdziałanie z ZUS.

28.2. Stosowanie przepisów w okresie przejściowym

Ustawa z 24 czerwca 2021 r. nie przewiduje przepisów przejściowych w przypadku tej zmiany. Zatem nowe przepisy należy stosować od 1 stycznia 2022 r.

28.3. Przygotowanie do zmian

Prawidłowe stosowanie nowych przepisów wymaga od pracodawcy - poza znajomością zmian - podjęcia następujących działań:

Krok 1. Wyznacz osobę odpowiedzialną do przekazywania ZUS danych i informacji w zakresie niezbędnym do ustalenia prawa do zasiłków, ich wysokości i podstawy wymiaru.

Krok 2. Skompletuj niezbędne dokumenty i informacje, których może żądać ZUS.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 61a ust. 2 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1133; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1834

● art. 23 pkt 2 ustawy z 24 czerwca 2021 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw - Dz.U. z 2021 r. poz. 1621

29. Zmiana liczenia terminu do wypłaty zasiłków

29.1. Na czym polegają zmiany

Płatnicy składek uprawnieni do wypłaty zasiłków wypłacają je w terminach przyjętych dla wypłaty wynagrodzeń lub dochodów, a ZUS - na bieżąco po stwierdzeniu uprawnień. Od 1 stycznia 2022 r. zasiłki będą wypłacane nie później niż w ciągu 30 dni od dnia wyjaśnienia ostatniej okoliczności niezbędnej do ustalenia prawa do zasiłku. Do 31 grudnia 2021 r. termin 30-dniowy był liczony od daty złożenia dokumentów niezbędnych do stwierdzenia uprawnień do zasiłków.

29.2. Stosowanie przepisów w okresie przejściowym

Ustawa z 24 czerwca 2021 r. nie przewiduje przepisów przejściowych w przypadku tej zmiany. Zatem nowe przepisy należy stosować od 1 stycznia 2022 r.

29.3. Przygotowanie do zmian

Prawidłowe stosowanie nowych przepisów wymaga od pracodawcy - poza znajomością zmian - podjęcia następujących działań:

Krok 1. Skompletuj dokumenty i informacje niezbędne do wypłaty zasiłku.

Krok 2. Jeżeli posiadasz kompletną dokumentację, dokonaj wypłaty zasiłku w terminie przyjętym do wypłaty wynagrodzeń lub dochodów. W przypadku gdy nie będzie to w tym czasie możliwe, zrób to w ciągu 30 dni od dnia wyjaśnienia ostatniej okoliczności niezbędnej do ustalenia prawa do zasiłku.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 64 ust. 1 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1133; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1834

● art. 23 pkt 2 ustawy z 24 czerwca 2021 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw - Dz.U. z 2021 r. poz. 1621

30. Zmiany w dokonywaniu potrąceń z zasiłków

30.1. Na czym polegają zmiany

Potrąceń z zasiłków dokonuje się według zasad określonych w ustawie o emeryturach i rentach z FUS. Od 1 stycznia 2022 r. z ww. świadczeń nie należy dokonywać potrąceń należności z tytułu odpłatności za pobyt osób uprawnionych do świadczeń emerytalno-rentowych w domach pomocy społecznej, zakładach opiekuńczo-leczniczych lub zakładach pielęgnacyjno-opiekuńczych. Zasadniczo tego rodzaju potrącenia przed zmianą przepisów były dokonywane przez płatnika świadczeń emerytalno-rentowych, czyli m.in. ZUS.

30.2. Stosowanie przepisów w okresie przejściowym

Ustawa z 24 czerwca 2021 r. nie przewiduje przepisów przejściowych w przypadku tej zmiany. Zatem nowe przepisy należy stosować od 1 stycznia 2022 r.

30.3. Przygotowanie do zmian

W zdecydowanej większości przypadków potrącenia z tytułu odpłatności za pobyt osób uprawnionych do świadczeń emerytalno-rentowych w domach pomocy społecznej, zakładach opiekuńczo-leczniczych lub zakładach pielęgnacyjno-opiekuńczych dokonuje ZUS z wypłacanych świadczeń na wniosek dyrektorów tych placówek. Płatnicy zasadniczo nie dokonują tego rodzaju potrąceń. Jeżeli jednak doszłoby do takiej sytuacji (płatnik otrzymał decyzję ZUS), to należy zaprzestać realizowania tego rodzaju potrącenia.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 66a ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1133; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1834

● art. 23 pkt 2 ustawy z 24 czerwca 2021 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw - Dz.U. z 2021 r. poz. 1621

Jak przygotować się do zmian 2022 w prawie pracy i ZUS

Zapisz się na newsletter

Dane konta

Dane osobowe

Zatrudnienie

Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych szkoleniach? Zgódź się na powiadomienia od wideoakademii

Jak przygotować się do zmian 2022 w prawie pracy i ZUS

Zapisz się na newsletter

Logowanie

Mam już konto

Rejestracja

Jestem nowym klientem

Logowanie

Mam już konto

rejestracja

Dane konta

Dane osobowe

Zatrudnienie

Regulamin i zgody

pomoc

Reset hasła

Webinarium zmiany VAT 2017

Webinarium zmiany VAT 2017

Wypisano Cię z webinarium.

Dziękujemy za skorzystanie z serwisu

Niestety nie masz dostępu do tego materiału

Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych szkoleniach? Zgódź się na powiadomienia od wideoakademii