PROBLEM

W magazynie tkanin naszej firmy, który pracuje na jedną zmianę, jest zatrudnionych 15 pracowników (w tym 2 kierowników). Chcielibyśmy podpisać z tymi osobami umowę o wspólnej odpowiedzialności materialnej. Jednak § 2 rozporządzenia Rady Ministrów z 4 października 1974 r. w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie stanowi, że w takim przypadku umowę o wspólnej odpowiedzialności materialnej można zawrzeć nie więcej niż z 8 pracownikami wykonującymi pracę na jednej zmianie. Czy w naszym przypadku będzie zatem możliwe zawarcie umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej?

RADA

Należy przyjąć, że nie mogą Państwo podpisać z pracownikami umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej ze względu na ich liczbę przekraczającą dopuszczalny limit, który wynosi 8 osób. Nie mogą też Państwo zawrzeć dwóch takich umów z pracownikami, dzieląc ich na dwie mniejsze grupy. W tym zakresie inaczej wypowiedział się SN . Zgodnie z jego stanowiskiem magazyn może być uznany za zakład usługowy, dlatego dopuszczalne jest zawarcie ww. umowy nawet z 24 pracownikami. Jednak przyjęcie założenia SN może być dla Państwa ryzykowne. Szczegóły w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Pracownicy mogą przyjąć wspólną odpowiedzialność za powierzone im łącznie mienie. Konieczne jest jednak zawarcie w tym celu umowy, która pod rygorem nieważności musi zostać sporządzona na piśmie (art. 125 § 1 Kodeksu pracy). Osoby objęte taką umową nie ponoszą odpowiedzialności solidarnej. Odpowiadają one w częściach określonych w umowie, a w razie ustalenia, że szkoda w całości lub w części została spowodowana przez niektórych pracowników, za całość szkody lub za stosowną jej część odpowiadają tylko sprawcy szkody. Istotne jest przy tym to, że przepisy rozporządzenia w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie zawierają ograniczenia dotyczące maksymalnej liczby pracowników, którzy mogą być stroną takiej umowy. Liczba pracowników w jednym miejscu powierzenia mienia nie może bowiem przekraczać:

• 8 osób - przy pracy na jedną zmianę,
• 12 osób - przy pracy na dwie zmiany,
• 16 osób - przy pracy na trzy zmiany,
• 24 osób - w zakładach usługowych, w zakładach żywienia zbiorowego oraz w sklepach samoobsługowych i preselekcyjnych - przy pracy na jedną zmianę.

Dostęp do powierzonego mienia mogą mieć, co do zasady, tylko osoby objęte umową o wspólnej odpowiedzialności materialnej. Inne osoby mogą mieć taki dostęp, jeżeli zostaną spełnione łącznie 3 warunki:

1. są to (§ 4 rozporządzenia w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie):

• osoby wykonujące czynności niezwiązane z dysponowaniem mieniem,
• osoby wykonujące pracę dorywczo lub przez czas określony,
• osoby nowo przyjęte do pracy obejmującej czynności związane z dysponowaniem mieniem - do czasu przeprowadzenia najbliższej inwentaryzacji,
• osoby odbywające praktykę zawodową,
• pracownicy młodociani w okresie odbywania przygotowania zawodowego, a po zakończeniu tego przygotowania - do czasu przeprowadzenia najbliższej inwentaryzacji;

2. dostęp ww. osób do mienia jest sporadyczny,
3. wszyscy pracownicy objęci umową o wspólnej odpowiedzialności wyrazili pisemną zgodę na dostęp do mienia ww. osób.

Celem wskazanych ograniczeń jest zarówno zminimalizowanie dostępu do mienia osobom nieobjętym umową, a tym samym zwiększenie możliwości dochodzenia odpowiedzialności poprzez zakaz obejmowania umową dużego kręgu osób, którym mienie jest powierzane. Zawarcie umowy o odpowiedzialności materialnej ze zbyt dużą grupą pracowników powodowałoby bowiem trudności w ustalaniu tej odpowiedzialności.

Umowa o wspólnej odpowiedzialności może zostać zawarta z osobami, których liczba nie przekracza limitu ustalonego w rozporządzeniu w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie. Umowę zawartą z większą liczbą osób należy uznać za nieważną. Liczba pracowników wskazana w przepisach ww. rozporządzenia nie jest ani średnią, ani sugerowaną liczbą pracowników, lecz łączną najwyższą liczbą osób, z którą może zostać zawarta jedna umowa o wspólnej odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie.

Wskazane wnioski można także odczytać z uzasadnienia uchwały Sądu Najwyższego z 6 marca 2003 r. (III PZP 1/03, OSNP 2003/21/512).

W opisanej przez Państwa sytuacji magazyn trudno uznać za miejsce, gdzie jest możliwe powierzenie odpowiedzialności jednocześnie nawet 24 pracownikom w jednej umowie. Skoro dostęp do powierzonego mienia mogą mieć zasadniczo tylko osoby objęte umową o wspólnej odpowiedzialności materialnej, niedopuszczalny jest też podział pracowników na dwie grupy i zawarcie dwóch odrębnych tego rodzaju umów.

W tym zakresie funkcjonuje też inne stanowisko. W powołanej wyżej uchwale SN uznał bowiem, że możliwe jest zawarcie umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej maksymalnie z 24 pracownikami magazynu przy pracy na jednej zmianie. Wynika to z tego, że rozporządzenie w sprawie odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie zawiera dwie definicje miejsca powierzenia mienia:

• ogólną - określającą miejsce powierzenia mienia, którym jest zakład pracy lub wydzielona jego część, gdzie odbywa się sprzedaż, produkcja lub świadczenie usług albo przechowuje się mienie stanowiące przedmiot powierzenia i oddzielnego rozliczania (§ 1 rozporządzenia w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie), oraz
• szczególną - określającą rodzaj prowadzonej działalności, którą jest zakład usługowy, zakład żywienia zbiorowego, sklep samoobsługowy i preselekcyjny, przy czym nadal jest to miejsce powierzenia mienia (§ 2 ust. 2 rozporządzenia w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie).

Uwzględniając ww. uchwałę SN pracodawca może podjąć swobodną decyzję o zastosowaniu konkretnego przepisu ww. rozporządzenia i zawrzeć umowę uwzględniając wymienione w nim ograniczenie dotyczące liczby pracowników.

SN

(…) Trzykrotnie wyższy limit zatrudnienia na jedną zmianę, a więc po 24 osoby, przewiduje natomiast przepis § 2 ust. 2 rozporządzenia dla "zakładów usługowych, zakładów żywienia zbiorowego oraz sklepów samoobsługowych i preselekcyjnych". (…) Jeśli pominąć dziwne preferowanie interesów akurat właścicieli sklepów samoobsługowych i preselekcyjnych (czyli "sklepów, w których towary są wyłożone w sposób umożliwiający ich bezpośrednie oglądanie i wybieranie" - Słownik języka polskiego pod red. M. Szymczaka, Warszawa 1996 r., t. III, s. 879), jak też właścicieli zakładów zbiorowego żywienia, to największe zastrzeżenia budzi to, że pozostały zakres zastosowania tego przepisu, dotyczący "zakładów usługowych", krzyżuje się z zakresem zastosowania § 2 ust. 1, który - zgodnie z brzmieniem § 1 - obejmuje zakłady pracy lub ich części, gdzie odbywa się sprzedaż, produkcja lub świadczenie usług albo przechowuje się mienie stanowiące przedmiot powierzenia i oddzielnego rozliczania. Konsekwencją takiej regulacji jest bowiem znaczny luz decyzyjny przy subsumcji danego stanu faktycznego pod normę wynikającą z treści § 2 ust. 1 bądź ust. 2 rozporządzenia. (…) Zakres zastosowania § 2 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 4 października 1974 r. w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie (Dz.U. Nr 40, poz. 236 ze zm.) obejmuje również wydzieloną część produkcyjnego zakładu pracy, pełniącą wobec niego funkcję usługową (np. magazyn wyrobów gotowych).

Oznacza to, że kierując się wskazaną uchwałą SN możliwe jest zawarcie z 15 pracownikami magazynu umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej. Należy jednak mieć na uwadze, że czym większa liczba pracowników objętych taką umową, tym większe trudności z egzekwowaniem odpowiedzialności. Ponadto nie jest wykluczone, że w przypadku sporu z pracownikami sąd może wydać inny, niekorzystny wyrok, uznając taką umowę za nieważną.

PRZYKŁAD

W magazynie wyrobów gotowych firmy produkcyjnej, w którym praca jest wykonywana na dwie zmiany, jest zatrudnionych na każdej zmianie po 15 pracowników (w tym każda zmiana ma swojego kierownika). Łącznie jest to 30 osób. Pracodawca nie może zawrzeć umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej z taką liczbą pracowników, ponieważ zgodnie z wyrokiem SN z 6 marca 2003 r. w tym zakresie obowiązuje ograniczenie do 24 osób. Podzielił on jednak pracowników na dwie 15-osobowe grupy i z każdą z nich zawarł umowę o wspólnej odpowiedzialności materialnej. Postępowanie pracodawcy jest nieprawidłowe, a umowa nieważna i nie ma podstaw do egzekwowania od pracowników objętych taką umową odpowiedzialności materialnej za powierzone im mienie.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 124, art. 125 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666; ost.zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 962

• § 1-2, § 4 rozporządzenia Rady Ministrów z 4 października 1974 r. w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie - j.t. Dz.U. z 1996 r. Nr 143, poz. 663

Marek Rotkiewicz

ekspert z zakresu prawa pracy, ubezpieczeń społecznych, prawa cywilnego i prawa Unii Europejskiej, autor ponad 1500 publikacji