Jak skorygować raport ZUS RPA

PROBLEM

W kwietniu 2020 r. zostały złożone do ZUS dokumenty za marzec 2020. W marcu br. wypłaciliśmy pracownikom trzynastki za 2019 r. Teraz zorientowaliśmy się, że za jednego z pracowników (pracownik A) nie złożyliśmy raportu ZUS RPA (w RCA nagroda w kwocie 3250 zł była wykazana razem z wynagrodzeniem w wysokości 3800 zł), a w przypadku drugiego pracownika (pracownik B) nastąpiła pomyłka w wysokości trzynastki, tj. w raporcie ZUS RCA wykazano kwotę 3600 zł zamiast prawidłowej 5600 zł, w tym trzynastka 2600 zł, a w ZUS RPA zamiast 2600 zł wykazano 600 zł. Jak dokonać korekty dokumentów za marzec 2020 r.?

RADA

UZASADNIENIE

Obowiązki płatnika składek. Zadaniem pracodawcy, jako płatnika składek, jest obliczanie, potrącanie z dochodów ubezpieczonych, rozliczanie oraz opłacanie należnych składek za każdy miesiąc kalendarzowy, zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych. Informacje o osobach podlegających ubezpieczeniom społecznym, przedkładane ZUS przez płatnika składek za dany miesiąc kalendarzowy, zawierają imienne raporty miesięczne.

Korekta dokumentów ZUS. W razie wykrycia przez ZUS lub przez samego płatnika nieprawidłowości w danym raporcie płatnik składek jest zobowiązany złożyć imienny raport miesięczny korygujący w formie nowego dokumentu zawierającego wszystkie prawidłowe informacje. Jeśli płatnik stwierdzi błędy we własnym zakresie, składa imienny raport miesięczny korygujący w terminie 7 dni od tego stwierdzenia. W zestawie korygującym, poza poprawionym raportem, zawsze musi się znaleźć deklaracja ZUS DRA, również oznaczona jako korekta.

Jeśli więc płatnik, po złożeniu dokumentów za dany miesiąc, zorientuje się, że w raporcie ZUS RPA błędnie wykazał dane dotyczące przychodu wypłaconego w danym miesiącu, ale np. należnego za inny rok kalendarzowy, albo okres wykonywania pracy nauczycielskiej, to korekta danych zależy od popełnionego błędu. Gdy błędnie zostały wykazane dane, które:

• nie wpływają na podstawę wymiaru składek podaną w raporcie ZUS RCA za ubezpieczonego - należy złożyć tylko korektę ZUS RPA wraz z deklaracją rozliczeniową ZUS DRA,
• mają wpływ na podstawę wymiaru składek wskazaną w raporcie ZUS RCA za ubezpieczonego - należy złożyć korektę ZUS RPA wraz z pozostałymi dokumentami rozliczeniowymi (ZUS RCA, ZUS DRA).

PRZYKŁAD

W komplecie dokumentów rozliczeniowych za marzec 2020 r., o numerze identyfikatora 01, za ubezpieczonego A został złożony imienny raport ZUS RCA, w którym rozliczono wypłacone w marcu wynagrodzenie i dodatkową nagrodę roczną (tzw. trzynastkę) w łącznej wysokości 7050 zł (3800 zł + 3250 zł). Jednak skoro trzynastka dotyczyła poprzedniego roku, to powinna być odrębnie wykazana również w raporcie ZUS RPA. Zatem należy złożyć korektę dokumentów rozliczeniowych za marzec, w której w raporcie ZUS RPA płatnik wykaże kwotę nagrody należnej za 2019 r., a wypłaconej w 2020 r.

Z kolei za ubezpieczonego B złożono raport ZUS RPA z kwotą wypłaconej w marcu trzynastki za 2019 r., ale wpisano w nim złą jej kwotę - 600 zł zamiast 2600 zł. W raporcie ZUS RCA również pojawił się ten sam błąd w wysokości trzynastki, czyli została zaniżona podstawa oskładkowania. Powinna ona wynosić 5600 zł (3000 zł + 2600 zł), a rozliczono 3600 zł (3000 zł + 600 zł).

W komplecie korygującym należy więc ująć:

1. deklarację ZUS DRA;

2. raport imienny ZUS RPA:

■ za pracownika A (w bloku III.B. rok 2019, kwota 3 250 zł),

■ za pracownika B (w bloku III.B. rok 2019, kwota 2 600 zł);

3. raport imienny ZUS RCA tylko za pracownika B, z prawidłową podstawą wymiaru składek 5600 zł i ich kwotami

- oznaczone identyfikatorem 02.

Gdyby nie było w ogóle pomyłki u pracownika B, nie należałoby przekazywać dokumentu ZUS RCA, ponieważ kwoty składek od obu należności u pracownika A zostały rozliczone prawidłowo.

Sporządzanie dokumentów rozliczeniowych. Przypomnijmy, że płatnik składek przekazuje dokumenty rozliczeniowe do ZUS po upływie każdego miesiąca kalendarzowego, w terminie ustalonym dla rozliczania składek, razem ze zbiorczą deklaracją ZUS DRA. Imienny raport miesięczny zawiera informacje dotyczące płatnika składek (dane identyfikacyjne), miesiąc i rok, których raport dotyczy, oraz m.in.:

• zestawienie należnych składek na ubezpieczenia społeczne w podziale na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe, zawierające dane m.in. o tytule ubezpieczenia, podstawie wymiaru składek, kwocie składki oraz kwocie obniżenia podstawy wymiaru składek wynikającego z ustawy o pracowniczych planach kapitałowych;

• podstawę wymiaru i kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne, z uwzględnieniem podziału na podmioty, które finansują składki;
• rodzaje i okresy przerw w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne;
• informacje o zasiłkach oraz wynagrodzeniach z tytułu niezdolności do pracy wypłaconych na podstawie Kodeksu pracy oraz o zasiłkach finansowanych z budżetu państwa;
• dane dotyczące wypłaconego przychodu niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty;
• dane dotyczące wykonywania pracy przez nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika pedagogicznego zatrudnionego w placówkach, o których mowa w art. 2 pkt 1 ustawy o nauczycielskich świadczeniach kompensacyjnych, w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć, z wyjątkiem danych za nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika pedagogicznego, od którego płatnik składek uzyskał na piśmie informację o ustaleniu prawa do nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego na podstawie tej ustawy.

Obok standardowych raportów, takich jak ZUS RCA, ZUS RZA czy ZUS RSA, od 1 stycznia 2019 r. w obrocie funkcjonuje formularz rozliczeniowy, tj. ZUS RPA. Zawarte w nim dane wykorzystuje się do ustalania prawa i wysokości świadczeń emerytalno-rentowych. Płatnik składa go za ubezpieczonych, których zatrudnił jako pracowników lub jako zleceniobiorców.

Dokument ZUS RPA składa się, jeśli w danym miesiącu pracownik:

• wykonywał pracę nauczycielską,
• otrzymał przychód należny mu za inny rok kalendarzowy niż rok, którego raport dotyczy (podany w bloku I. Dane organizacyjne), i przychód ten stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe lub - jeśli ubezpieczony przekroczył roczną podstawę wymiaru tych składek - podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe,
• obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłków: chorobowego, macierzyńskiego i opiekuńczego oraz świadczenia rehabilitacyjnego otrzymał przychód należny za dany miesiąc albo za inny rok kalendarzowy (np. dodatek stażowy) i przychód ten w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

W takim przypadku płatnik składa do ZUS komplet dokumentów rozliczeniowych, w tym raport imienny ZUS RPA, raport ZUS RCA oraz deklarację rozliczeniową ZUS DRA.

Podstawa prawna:

art. 4 pkt 6, art. 41 ust. 1, ust. 3, ust. 6, art. 46 ust. 1, ust. 2, art. 47 ust. 3 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 266; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 875

§ 1 pkt. 12, pkt 16 i pkt 17 oraz załączniki 12, 16 i 17 do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 20 grudnia 2018 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych oraz innych dokumentów - Dz.U. z 2018 r. poz. 2495; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 102

Izabela Nowacka

ekonomista, specjalizuje się w prawie pracy, ubezpieczeniach społecznych i prawie podatkowym, autor licznych publikacji z zakresu rozliczania płac