Jak skorygować kod tytułu ubezpieczenia w dokumentacji zgłoszeniowej i rozliczeniowej ZUS

PROBLEM

Mój pracownik wygrał w sądzie z ZUS i w marcu 2018 r. dostałam decyzję o przyznaniu mu emerytury od 22 sierpnia 2016 r. Muszę teraz zmienić mu kod ubezpieczenia z datą wsteczną na 01 10 10 i sporządzić korekty dokumentów rozliczeniowych za cały okres objęty decyzją (za pracownika były składane tylko raporty ZUS RCA, nie było raportów świadczeniowych). Jak przeprowadzić taką korektę? Czy korekty wysyła się jako pełny zestaw dokumentów za cały miesiąc (ZUS RCA, RSA, DRA), czy należy złożyć tylko jeden korygowany dokument? Jak skorygować miesiąc, w trakcie którego następuje zmiana kodu tytułu ubezpieczenia?

RADA

UZASADNIENIE

Każda osoba objęta obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi podlega zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych. Obowiązek zgłoszenia do ubezpieczeń w ZUS osób będących pracownikami spoczywa na płatniku składek. Płatnik dokonuje zgłoszenia w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia. O wszelkich zmianach w stosunku do danych wykazanych w zgłoszeniach płatnik składek zawiadamia ZUS w terminie 7 dni od ich zaistnienia. Zmiany w zakresie kodu tytułu ubezpieczenia oraz rodzajów ubezpieczeń i terminów ich powstania (tzw. schemat podlegania ubezpieczeniom) muszą być zgłoszone przez płatnika składek poprzez wyrejestrowanie i ponowne zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych zawierające prawidłowe dane. Kod tytułu ubezpieczenia składa się z 6 znaków, oznaczających:

• podmiot podstawowy wraz z rozszerzeniem (4 znaki),
• ustalone bądź nieustalone prawo do emerytury lub renty (1 znak),
• stopień niepełnosprawności (1 znak).

Dla pracownika podlegającego ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu podmiot podstawowy wraz z rozszerzeniem to 01 10. Z kolei kwestię prawa do emerytury/renty opisuje cyfra: "0" - brak ustalonego prawa, lub "1" - ustalone prawo do emerytury. Jeżeli osoba nie posiada orzeczenia o niepełnosprawności (lub posiada, ale nie okazała go płatnikowi), ostatni znak to "0". Tak więc ostateczny prawidłowy kod tytułu ubezpieczenia dla pracownika, obowiązujący od 22 sierpnia 2016 r., to 01 10 1 0.

PRZYKŁAD

Pracodawca otrzymał wyrok sądu, zgodnie z którym pracownikowi zostało ustalone prawo do emerytury od 22 sierpnia 2016 r. W związku z tym pracownika, o którym mowa w problemie, pracodawca jest zobowiązany wyrejestrować z ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA z kodem przyczyny wyrejestrowania 600 ("inna przyczyna"), z datą 22 sierpnia 2016 r., z kodem tytułu ubezpieczenia, z którym był zgłoszony dotychczas, tj. 01 10 00. Następnie pracodawca musi go ponownie zgłosić do tych samych ubezpieczeń, z tą samą datą, tym razem z nowym kodem tytułu ubezpieczenia, wskazującym na pracownika z ustalonym prawem do emerytury, tj. 01 10 10. Po ponownym zgłoszeniu pracownika z ustalonym prawem do emerytury należy skorygować złożoną dokumentację rozliczeniową za wszystkie miesiące, kiedy był on wykazywany z nieprawidłowym oznaczeniem. W comiesięcznym raporcie ZUS RCA pracownika wykazuje się bowiem z kodem tytułu ubezpieczenia. Począwszy od 22 sierpnia 2016 r. powinien być rozliczany z kodem 01 10 10, a nie 01 10 00.

W razie stwierdzenia nieprawidłowości w danych wykazanych w raportach bądź w deklaracji płatnik jest obowiązany do złożenia dokumentów rozliczeniowych korygujących, tzn. deklaracji korygującej i raportu/raportów korygujących. Jeśli błąd wystąpił w jednym raporcie imiennym, zestaw korygujący musi zawierać ten poprawiony raport imienny oraz deklarację korygującą ze wszystkimi danymi dotyczącymi ogółu ubezpieczonych. Do deklaracji i raportu korygującego nie dołącza się pozostałych raportów, wypełnionych prawidłowo.

Imienny raport korygujący powinien być oznaczony tym samym numerem (w polu 01 "Identyfikator raportu") co deklaracja rozliczeniowa korygująca, której jest załącznikiem. Jeżeli dokument za dany miesiąc jest korygowany pierwszy raz, to w miejscu identyfikatora wpisuje się 02.

PRZYKŁAD

Zakładając dane z poprzedniego przykładu, aby skorygować nieprawidłowy kod tytułu ubezpieczenia w imiennym raporcie ZUS RCA za pracownika, który uzyskał prawo do emerytury, należy:

• "wyzerować" podstawy wymiaru składek i składki na poszczególne ubezpieczenia, wykazane z błędnym kodem, tj. 01 10 00, oraz

• wykazać podstawy wymiaru składek i ich kwoty z właściwym, tzn. 01 10 10, zgodnym z aktualnym dokumentem zgłoszeniowym ZUS ZUA.

A zatem w raporcie korygującym ZUS RCA za tego pracownika, np. za wrzesień 2016 r., składanym z identyfikatorem 02/09/2016 (zakładamy, że jest to pierwsza korekta za ten miesiąc), należy:

• w bloku III.B - umieścić kod tytułu 01 10 00, a następnie w polach dotyczących podstaw składek i ich kwot wpisać zera,

• w bloku IV.B (dotyczącym tego samego pracownika) wpisać poprawny kod, tj. 01 10 10, i w kolejnych polach rozliczyć należne składki od podstaw wymiaru, które dotyczyły września 2016 r.

Raport korygujący należy przesłać do ZUS w komplecie z deklaracją rozliczeniową ZUS DRA, opatrzoną tym samym numerem identyfikatora co raport.

W przedstawionym stanie faktycznym ZUS ustalił ubezpieczonemu prawo do emerytury od 22 sierpnia 2016 r. Korektę raportu ZUS RCA za tego pracownika, za sierpień 2016 r., z identyfikatorem 02/08/2016 należy przeprowadzić następująco:

• w bloku III.B wykazać pracownika z kodem 01 10 00 i podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne wyliczoną proporcjonalnie za okres, kiedy podlegał jako pracownik bez ustalonego prawa do emerytury (od 1 do 21 sierpnia),
• w bloku IV.B - wykazać pracownika z kodem 01 10 10 i podstawą wymiaru składek na poszczególne ubezpieczenia ustaloną dla okresu od 22 do 31 sierpnia 2016 r. (od dnia uzyskania statusu emeryta do ostatniego dnia okresu rozliczeniowego).

Aby ustalić podstawę proporcjonalną, należy podzielić ją przez liczbę dni kalendarzowych miesiąca i pomnożyć przez liczbę dni podlegania ubezpieczeniom w tym miesiącu z kodem sprzed uzyskania prawa do emerytury. Załóżmy, że wynagrodzenie wypłacone temu pracownikowi w sierpniu 2016 r. wyniosło 3000 zł. Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za okres:

• od 1 do 21 sierpnia wynosi 2032,26 zł (3000 zł : 31 dni x 21 dni),
• od 22 do 31 sierpnia - 967,74 zł (3000 zł - 2032,26 zł).

PODSTAWA PRAWNA:

art. 36 ust. 1, ust. 2, ust. 4, ust. 10, ust. 13, ust. 14, art. 47a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1778; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 357

§ 1 pkt 1, pkt 3, pkt 12, pkt 14, pkt 15 oraz załączniki nr 12, 14, 15 i 18 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 222; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 319

Izabela Nowacka

ekonomistka, od wielu lat zajmuje się tematyką wynagrodzeń i rozliczaniem płac, autorka licznych publikacji z dziedziny prawa pracy i ubezpieczeń społecznych