Jakie nowe obowiązki wprowadza nowelizacja przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy

Biura prowadzące księgi rachunkowe, doradcy podatkowi, adwokaci i radcowie prawni już od kilku lat objęci są obowiązkiem przestrzegania ustawowych obowiązków wynikających z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. 30 marca 2021 r. uchwalono zmianę tej ustawy (Dz.U. z 2021 r. poz. 815), która wprowadza bardzo istotne zmiany. Najistotniejsze z nich dotyczą rozszerzenia listy podmiotów obowiązanych do stosowania tych przepisów (m.in. o biura rachunkowe zajmujące się prowadzeniem ksiąg podatkowych) oraz modyfikacji i wprowadzenia nowych obowiązków w zakresie walki z praniem pieniędzy. Ich oczywistym wynikiem jest konieczność stworzenia procedur wewnętrznych od nowa przez jednostki, które zostały dołączone do listy jednostek obowiązanych, lub zmiana/modyfikacja stosowanych do tej pory procedur przez jednostki obecnie do tego zobowiązane.

Znowelizowane przepisy ustawy weszły w życie - co do zasady - 15 maja 2021 r. Jednak wiele z nich wejdzie w życie w terminie późniejszym, tj.:

• 31 lipca 2021 r. - przepisy dotyczące rozszerzenia katalogu podmiotów obowiązanych do stosowania ustawy;
• 31 października 2021 r. - przepisy dotyczące wykonywania przez instytucje obowiązane obowiązków w zakresie:

- środków bezpieczeństwa finansowego, w tym wzmożonych środków bezpieczeństwa finansowego (m.in. podwyższające próg pozwalający na odstąpienie od stosowania środków bezpieczeństwa finansowego w odniesieniu do pieniądza elektronicznego),

- szkolenia pracowników,

- funkcjonowania oraz weryfikacji danych zawartych w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR),

- przepisy dotyczące procedury anonimowego zgłaszania naruszeń przepisów.

Najważniejsze zmiany w ustawie z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu wprowadzone ustawą z 30 marca 2021 r. o zmianie tej ustawy obejmują:

1. rozszerzenie katalogu instytucji obowiązanych, które muszą wdrożyć i realizować specjalne procedury przeciwdziałania praniu pieniędzy,
2. nowe obowiązki dla obecnych instytucji obowiązanych,
3. rozszerzenie zakresu szkolenia pracowników,
4. rozszerzenie wewnętrznej procedury anonimowego zgłaszania naruszeń przepisów,
5. ułatwienia w identyfikacji beneficjentów rzeczywistych,
6. rozszerzenie listy podmiotów zobowiązanych do zgłaszania informacji o beneficjentach rzeczywistych i ich aktualizacji,
7. uszczegółowienie zasad dotyczących stosowania przez instytucje obowiązane środków bezpieczeństwa finansowego,
8. zdefiniowanie wzmożonych środków bezpieczeństwa finansowego.

Jakie nowe podmioty mają obowiązek stosowania przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy

Według znowelizowanych przepisów do katalogu jednostek obowiązanych zostali dołączeni (od 31 lipca 2021 r.):

• przedsiębiorcy w rozumieniu ustawy - Prawo przedsiębiorców, których podstawową działalnością gospodarczą jest świadczenie usług polegających na sporządzaniu deklaracji, prowadzeniu ksiąg podatkowych, udzielaniu porad, opinii lub wyjaśnień z zakresu przepisów prawa podatkowego lub celnego, niebędących innymi instytucjami obowiązanymi,
• pośrednicy w obrocie nieruchomościami (z wyłączeniem określonych czynności),
• przedsiębiorcy w rozumieniu ustawy - Prawo przedsiębiorców prowadzący działalność polegającą na obrocie lub pośrednictwie w obrocie dziełami sztuki, przedmiotami kolekcjonerskimi oraz antykami.

Ważne (!)

Na rozszerzonej liście instytucji obowiązanych znajdą się podmioty prowadzące księgi podatkowe, w tym również biura rachunkowe - bez względu na liczbę obsługiwanych klientów czy ich rodzaj.

Jakie są nowe obowiązki obecnych instytucji obowiązanych

Jednostki, które do tej pory były jednostkami obowiązanymi, muszą dokonać rewizji posiadanych procedur wewnętrznych i je zaktualizować, tak by były zgodne z wprowadzonymi nowelizacją zmianami. Mają na to czas w zasadzie do 31 października 2021 r. (pewnym wyjątkiem są jednostki, o które rozszerzono listę jednostek obowiązanych - te powinny posiadać procedury już 31 lipca 2021 r., a wiedząc, że nowe obowiązki wejdą od 31 października 2021 r., bezcelowe byłoby tworzenie procedur na kilka miesięcy bazujących na wkrótce zmieniających się przepisach). Zmiany w procedurach dotyczą m.in.:

• zastosowania uzupełnionych oraz zmienionych definicji ustawowych (m.in. państwa członkowskiego, grupy, beneficjenta rzeczywistego, trustu czy też osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne),

• zapisów dotyczących wprowadzenia bieżącej weryfikacji procedur przez wyznaczone do tego osoby,
• ustalenia trybu zgłaszania zmian w procedurach wewnętrznych,
• podwyższenia progu pozwalającego na odstąpienie od stosowania środków bezpieczeństwa finansowego w odniesieniu do pieniądza elektronicznego z 50 do 150 euro,
• określenia zasad odnotowywania rozbieżności między informacjami zgromadzonymi w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych (dalej: CRBR) a informacjami o beneficjentach rzeczywistych klienta ustalonymi w związku ze stosowaniem ustawy,
• dokumentowania utrudnień stwierdzonych w związku z weryfikacją tożsamości beneficjenta rzeczywistego oraz czynności podejmowanych w związku z identyfikacją jako beneficjenta rzeczywistego osoby fizycznej zajmującej wyższe stanowisko kierownicze,
• okresów przechowywania dokumentów (według nowych przepisów pięcioletni okres przechowywania dokumentów i informacji uzyskanych w wyniku stosowania środków bezpieczeństwa finansowego biegnie od dnia zakończenia stosunków gospodarczych z klientem lub od dnia przeprowadzenia transakcji okazjonalnej, a nie jak dotychczas - od pierwszego dnia roku następującego po roku, w którym zakończono stosunki gospodarcze z klientem lub w którym przeprowadzono transakcje okazjonalne).

Co trzeba uwzględnić w szkoleniach pracowników

Nowelizacja ustawy wprowadziła obowiązek rozszerzenia programu szkolenia pracowników z zasad stosowania przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy. Uzupełniła przepisy dotyczące szkoleń pracowników o obowiązek uwzględnienia w tych szkoleniach przepisów regulujących ochronę danych osobowych. Oprócz tego wprowadzono obowiązek przeprowadzania szkoleń, które zapewnią pracownikom aktualną wiedzę na temat realizacji obowiązków instytucji obowiązanej. Zmiany te wchodzą w życie 31 października 2021 r.

Jakie są nowe obowiązki w zakresie ochrony pracowników

Nowelizacja rozszerza ochronę przysługującą osobom zgłaszającym podejrzane transakcje oraz zobowiązuje do uregulowania tego obowiązku w wewnętrznych procedurach anonimowego zgłaszania naruszeń przepisów.

W wyniku nowelizacji ochroną zostały objęte:

• inne osoby, które nie są związane z instytucją obowiązaną umową o pracę, ale działają na jej rzecz (w ten sposób ochroną objęte zostały także osoby wykonujące czynności na rzecz instytucji obowiązanej na podstawie umowy cywilnoprawnej),
• dane osobowe (dotyczy to pracownika lub innej osoby wykonującej czynności na rzecz instytucji obowiązanej, dokonujących zgłoszenia, jak i osoby, której zarzuca się dokonanie naruszenia).

Zmianie uległ również zakres wymaganej ochrony. Według znowelizowanych przepisów ma on zapewniać co najmniej ochronę przed działaniami o charakterze represyjnym lub wpływającymi na pogorszenie sytuacji prawnej lub faktycznej dokonującego zgłoszenia lub też polegającymi na kierowaniu gróźb wobec tych osób.

Nowelizacja przyznała także pracownikom oraz innym osobom wykonującym czynności na rzecz instytucji obowiązanej, narażonym na działania odwetowe, uprawnienie do zgłaszania do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF) przypadków takich działań (zgłoszenie w postaci elektronicznej lub papierowej). Zmiany te wchodzą w życie 31 października 2021 r.

Jakie ułatwienia wprowadzono w identyfikacji beneficjentów rzeczywistych

Znowelizowana ustawa ułatwia proces identyfikacji beneficjentów rzeczywistych. Od 31 października 2021 r. obligatoryjne jest jedynie ustalenie imienia i nazwiska beneficjenta rzeczywistego klienta. Inne wymienione w ustawie parametry tej identyfikacji będą następowały jedynie w przypadku posiadania tych informacji przez instytucję obowiązaną. Zmiany te wchodzą w życie 31 października 2021 r.

Kto będzie miał obowiązek zgłaszania informacji o beneficjentach rzeczywistych i ich aktualizacji

Po nowelizacji poza spółkami, które obecnie muszą wywiązywać się z obowiązków wobec CRBR, do zgłaszania informacji o beneficjentach rzeczywistych i ich aktualizacji zobowiązane będą od 31 października 2021 r. także:

• spółki partnerskie,

• fundacje,

• stowarzyszenia podlegające wpisowi do KRS,

• spółdzielnie,

• spółdzielnie europejskie,

• europejskie zgrupowania interesów gospodarczych,

• spółki europejskie oraz

 • trusty

Jakie są nowe zasady stosowania przez instytucje obowiązane środków bezpieczeństwa finansowego

Nowelizacja rozszerzyła obowiązek stosowania środków bezpieczeństwa finansowego wobec dotychczasowych klientów instytucji obowiązanych. Według znowelizowanych przepisów zasadą jest stosowanie tych środków w odniesieniu do klientów, z którymi instytucje obowiązane utrzymują stosunki gospodarcze z uwzględnieniem wszakże rozpoznanego ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu. Stosowanie ich jest szczególnie uzasadnione, gdy:

1. doszło do zmiany uprzednio ustalonego charakteru lub okoliczności stosunków gospodarczych,
2. doszło do zmiany uprzednio ustalonych danych dotyczących klienta lub beneficjenta rzeczywistego,
3. instytucja obowiązana była w ciągu danego roku kalendarzowego zobowiązana na podstawie przepisów prawa do skontaktowania się z klientem w celu weryfikacji informacji dotyczących beneficjentów rzeczywistych, w szczególności, gdy obowiązek taki wynikał z przepisów ustawy o wymianie informacji podatkowych z innymi państwami.

Nowelizacja ustawy dodała również dwie kategorie sytuacji zwiększających ryzyko. O zwiększonym ryzyku świadczyć może:

• powiązanie stosunków gospodarczych lub transakcji okazjonalnej ze szczególnymi towarami, charakteryzującymi się wysoką wartością lub potencjalnym pochodzeniem z czynu zabronionego; za towary takie uznano: ropę naftową, broń, metale szlachetne, produkty tytoniowe, artefakty kulturowe, kość słoniową, gatunki chronione lub inne przedmioty o znaczeniu archeologicznym, historycznym, kulturowym i religijnym lub o szczególnej wartości naukowej,
• powiązanie stosunków gospodarczych lub transakcji okazjonalnej ze szczególną kategorią klienta - obywatela państwa trzeciego i ubiegającego się o prawo pobytu lub obywatelstwo w państwie członkowskim w zamian za transfery kapitałowe, nabycie nieruchomości lub obligacji skarbowych lub inwestycje w podmioty o charakterze korporacyjnym w danym państwie członkowskim.

Znowelizowana ustawa rozszerza także konieczność objęcia analizą wszystkich przeprowadzanych transakcji zarówno w ramach stosunków gospodarczych, jak i transakcji okazjonalnych. Od 31 października 2021 r. obowiązkiem jednostki jest wyjaśnienie okoliczności przeprowadzenia transakcji, ilekroć ujawnione zostaną transakcje:

• skomplikowane,
• opiewające na wysokie, nieuzasadnione okolicznościami kwoty,
• przeprowadzane w nietypowy sposób lub
• wydające się nie mieć uzasadnienia prawnego lub gospodarczego.

Zmiany te wchodzą w życie 31 października 2021 r.

Kiedy należy stosować wzmożone środki bezpieczeństwa finansowego

Nowelizacja ustawy doprecyzowała, jakie wzmożone środki bezpieczeństwa finansowego należy podjąć w przypadku stosunków gospodarczych lub transakcji związanych z państwem trzecim wysokiego ryzyka. Owe wzmożone środki obejmują co najmniej:

• uzyskanie dodatkowych informacji o kliencie oraz beneficjencie rzeczywistym i zamierzonym charakterze stosunków gospodarczych,
• uzyskanie informacji o źródle majątku klienta oraz beneficjenta rzeczywistego i źródle pochodzenia wartości majątkowych pozostających w dyspozycji klienta oraz beneficjenta rzeczywistego w ramach stosunków gospodarczych lub transakcji,
• uzyskanie informacji o przyczynach i okolicznościach zamierzonych lub przeprowadzonych transakcji,
• uzyskanie akceptacji kadry kierowniczej wyższego szczebla na nawiązanie lub kontynuację stosunków gospodarczych,
• intensyfikację stosowanych środka bezpieczeństwa finansowego przez zwiększenie liczby oraz częstotliwości monitorowania stosunków gospodarczych oraz zwiększenie liczby transakcji typowanych do dalszej analizy.

Zmiany te wchodzą w życie 31 października 2021 r.

Jakie jeszcze zmiany wprowadza nowelizacja

Ustawa nowelizująca zmieniła także:

• zakres rocznego sprawozdania przedstawianego przez Generalnego Inspektora Informacji Finansowej Prezesowi Rady Ministrów,
• zakres gromadzonych przez Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF) statystyk,
• przepisy dotyczace krajowej oceny ryzyka,
• przepisy dotyczące nadzoru nad instytucjami obowiązanymi w obszarze stosunków tych instytucji z państwami trzecimi wysokiego ryzyka,
• przepisy dotyczące prowadzenia Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych,
• przepisy dotyczące udostępniania innym podmiotom informacji posiadanych przez Generalnego Inspektora Informacji Finansowej,
• przepisy dotyczące współpracy właściwych polskich organów z właściwymi organami innych państw członkowskich,
• przepisy dotyczące działalności regulowanej na rzecz spółek lub trustów oraz działalności w zakresie walut wirtualnych,
• listę czynów zabronionych, za które instytucjom obowiązanym mogą być wymierzone kary administracyjne.

Podstawa prawna:

• ustawa z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 971; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 815

Paweł Muż

ekonomista, redaktor "Mk"