Od 31 lipca 2021 r. wszystkie biura rachunkowe - bez względu na liczbę obsługiwanych klientów czy ich rodzaj - mają obowiązek przestrzegać regulacji ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Wiąże się z tym szereg działań administracyjnych, które pozwolą im stworzyć odpowiednią dokumentację i procedury określające zasady postępowania oraz realizacji ustawowych obowiązków w tym obszarze.
Biura prowadzące księgi rachunkowe, doradcy podatkowi, adwokaci i radcowie prawni już od wielu lat są objęci obowiązkiem przestrzegania ustawowych obowiązków wynikających z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (dalej: ustawa). Jednak od 31 lipca 2021 r. znacząco rozszerzono listę podmiotów obowiązanych do stosowania tych przepisów (Dz.U. z 2021 r. poz. 815).
Od 31 lipca 2021 r. do katalogu jednostek obowiązanych do stosowania przepisów ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy zostali dołączeni:
Ważne (!)
Od 31 lipca 2021 r. biura rachunkowe prowadzące tylko księgi podatkowe swoich klientów muszą również stosować procedury przeciwdziałania praniu pieniędzy.
Aby przygotować się do wdrożenia procedur wymaganych przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy, należy:
Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy nakłada obowiązek wyznaczenia:
W przypadku firm jednoosobowych osobą odpowiedzialną ("trzy w jednym") będzie właściciel firmy. Dopiero w biurach rachunkowych zatrudniających pracowników ustawa nakłada obowiązek rozdzielania wskazanych wyżej funkcji, by zapewnić bezstronność i niezależność tego procesu (art. 9 ustawy).
Wewnętrzna procedura w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu ma charakter zindywidualizowany (tj. każda jednostka, nawet jeśli korzysta z ogólnodostępnych wzorów tych procedur, powinna ją odpowiednio spersonalizować). Procedura musi jednak zawierać co najmniej elementy wymienione w art. 50 ustawy, tj. opis:
Ważne (!)
Przed wprowadzeniem procedury wewnętrznej do stosowania w organizacji powinna być ona zatwierdzona przez kadrę kierowniczą wyższego szczebla (np. w formie uchwały zarządu), a w przypadku jednoosobowych działalności - przez właściciela firmy. Obowiązek zatwierdzenia dotyczy każdej z procedur (tj. także np. procedury anonimowego zgłaszania rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów ustawy).
W przypadku omawianego obowiązku wdrożenia wymaganych procedur powstaje pewien problem. Mianowicie od 31 października 2021 r. wchodzą w życie kolejne zmiany w przepisach o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy, do których należy dostosować procedury obowiązujące w jednostkach obowiązanych. W przypadku nowych jednostek objętych przepisami ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy od 31 lipca 2021 r. oznacza to, że powinny one przygotować właściwe procedury na 31 lipca 2021 r., a następnie je zaktualizować na 31 października 2021 r.
Nowe jednostki obowiązane powinny opracować i wdrożyć wewnętrzną procedurę anonimowego zgłaszania przez pracowników lub inne osoby wykonujące czynności na rzecz instytucji obowiązanej rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Procedura ta powinna wskazywać:
W praktyce jednostki często włączają do tej procedury również zasady zgłaszania przez osoby zatrudnione w instytucji obowiązanej naruszeń przepisów ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy (zasady te stanowią element wewnętrznej procedury przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowania terroryzmu - zob. pkt 2). Niezależnie jednak od tego, w jaki sposób skonstruowana jest procedura i co ona obejmuje, wymaga od jednostki stworzenia jak najbardziej realnego i działającego anonimowo kanału zgłaszania naruszeń.
Zapewnianie pracownikom i współpracownikom regularnych programów szkoleniowych stanowi obowiązek instytucji obowiązanej (art. 52 ust. 1 ustawy). Jest to o tyle istotne, że brak zapewnienia tego typu programów może skutkować nałożeniem kary pieniężnej nawet do wysokości równowartości kwoty 1 mln euro. Zasady upowszechniania wśród zatrudnionych wiedzy z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy powinny być też uregulowane w wewnętrznej procedurze (art. 50 ust. 2 pkt 7 ustawy ).
Program szkoleń może być przy tym wykonywany zarówno siłami własnymi firmy (przez osobę do tego powołaną), jak i w postaci szkoleń zewnętrznych (stacjonarnych, jak i w formie e-learningu).
Biura rachunkowe (instytucje obowiązane) mają obowiązek przechowywania dokumentacji wymienionej w art. 49 ust. 1 i 2 ustawy, w tym dokumentów i informacji uzyskanych w wyniku stosowania środków bezpieczeństwa finansowego. Jednostka powinna zatem zawrzeć w wewnętrznej procedurze nie tylko co archiwizować i przez jaki okres, ale również ustalić miejsce archiwizacji tych dokumentów. Archiwizacja dotyczy w szczególności:
Podstawa prawna:
art. 6-9, art. 49 ust. 1 i 2, art. 50, art. 52 ust. 1 i 2 ustawy z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 971; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 815
ustawa z 30 marca 2021 r. o zmianie ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu oraz niektórych innych ustaw - Dz.U. z 2021 r. poz. 815
Paweł Muż
ekonomista, redaktor "MONITORA księgowego"
My i nasi partnerzy (w łącznej liczbie: 870), na podstawie wyrażonej zgody lub uzasadnionego interesu, przetwarzamy dane osobowe, takie jak: adresy IP i unikalne identyfikatory, wykorzystywanie ograniczonych danych do wyboru reklam, reklamy oparte na ograniczonych danych i pomiarach reklam oraz podobne technologie w następujących celach: spersonalizowane reklamy, wybór spersonalizowanych treści, pomiar reklam i treści, badanie odbiorców oraz ulepszanie usług. Wykorzystanie ich pozwala nam zapewnić Państwu maksymalną wygodę przy korzystaniu z naszych serwisów poprzez zapamiętanie Państwa preferencji i ustawień na naszych stronach.
Pliki cookie, identyfikatory urządzeń lub podobne identyfikatory online (np. identyfikatory oparte na logowaniu, identyfikatory przypisywane losowo, identyfikatory sieciowe) w połączeniu z innymi informacjami (takimi jak rodzaj przeglądarki i informacje w niej zawarte, język, rozmiar ekranu, obsługiwane technologie itp.) mogą być przechowywane lub odczytywane na Twoim urządzeniu celem rozpoznania urządzenia za każdym razem, gdy następuje połączenie z aplikacją lub witryną internetową – w celach tutaj przedstawionych.
W dowolnym momencie mają Państwo możliwość samodzielnej zmiany ustawień dotyczących przetwarzanych informacji, a także wyrażenia sprzeciwu odnośnie przetwarzania tych danych lub ich wycofania, które na podstawie uzasadnionego interesu nie wymagają Państwa zgody. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania Państwa danych, którego dokonano na podstawie udzielonej wcześniej zgody.
W celu zmiany ustawień (przycisk "USTAWIENIA ZAAWANSOWANE") lub wycofania zgody (przycisk "WYCOFUJĘ ZGODĘ") na przetwarzanie danych, należy wyświetlić okno z ustawieniami, klikając w link "Zmień ustawienia prywatności" znajdujący się w stopce strony.
Dalsze korzystanie z serwisu bez zmiany ustawień dotyczących prywatności oznacza ich akceptację, co będzie skutkowało zapisywaniem danych osobowych opisanych powyżej na Państwa urządzeniach przez wszystkie serwisy internetowe Spółek Grupy INFOR PL.
Więcej informacji o zamieszczanych plikach cookie, możliwości zmiany ustawień prywatności oraz polityce przetwarzania danych znajdą Państwo w Polityce Prywatności Grupy INFOR PL i Polityce Cookies Grupy INFOR PL