E-faktura i zmiany w fakturowaniu - w pracach legislacyjnych

9 września 2021 r. do Sejmu wpłynął projekt nowelizacji ustawy o VAT. Ustawa ma wprowadzić Krajowy System e-Faktur (tzw. KSeF) i uregulować możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych, jako jednej z dopuszczanych form dokumentowania transakcji obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych. Nowelizacja ma też wprowadzić kolejne uproszczenia w fakturowaniu. Zmiany mają wejść w życie 1 stycznia 2022 r.

Projekt nowelizacji ma wprowadzić do polskiego porządku prawnego Krajowy System e-Faktur (KSeF) oraz rozwiązania mające na celu uproszczenie zasad fakturowania.

Krajowy System e-faktur

Wprowadzane rozwiązanie (KSeF) ma mieć charakter fakultatywny. Projektowana ustawa reguluje możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych, jako jednej z dopuszczanych form dokumentowania transakcji obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych.

Faktury ustrukturyzowane będą:

• wystawiane przez podatników za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, tj. Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF),
• oznaczone przydzielonym numerem identyfikującym fakturę w tym systemie,
• odbierane przez odbiorcę, pod warunkiem że wyrazi on zgodę na ich otrzymywanie za pośrednictwem KSeF.

Wyrażanie zgody na odbiór faktur poprzez KSeF ma się odbywać na identycznych zasadach, jakie obowiązują dla faktur elektronicznych, ponieważ KSeF nie będzie obsługiwał procesu akceptacji nabywcy co do sposobu otrzymania faktur ustrukturyzowanych. W sytuacji gdy odbiorca faktury ustrukturyzowanej nie wyrazi zgody na jej otrzymanie przy użyciu KSeF, wystawca zachowa prawo do wystawienia faktury ustrukturyzowanej w systemie, a wystawioną w ten sposób fakturę będzie zobowiązany przekazać odbiorcy w inny uzgodniony z nim sposób, np. e-mailem w postaci elektronicznej lub papierowej. Taka faktura zachowa walor faktury ustrukturyzowanej, ponieważ będzie posiadała jej ustawowe cechy (numer identyfikacji w systemie KSeF).

Oznacza to, że nawet gdy nabywca nie wyrazi zgody na odbiór faktur w formie ustrukturyzowanej, to wystawca faktury będzie miał prawo skorzystać z przewidzianych projektem preferencji podatkowych, takich jak:

• przyspieszony termin zwrotu VAT (tj. 40-dniowy termin zwrotu podatku) oraz
• rozliczenie korekty "in minus" za okres wystawienia faktury korygującej.

KSeF nie będzie:

• umożliwiał wystawiania duplikatów,
• przewidywał możliwości wystawiania i przesyłania not korygujących w postaci ustrukturyzowanej do faktur ustrukturyzowanych. Noty korygujące będą wystawiane i otrzymywane poza KSeF,
• dawał możliwości wystawienia faktur, w odniesieniu do których odrębne przepisy przewidują brak obowiązku ujęcia numeru, za pomocą którego sprzedawca zidentyfikowany jest na potrzeby podatku, lub danych umożliwiających jednoznaczną identyfikację nabywcy,
• mógł być używany do wystawiania faktur VAT RR, jak i faktur pro forma.

Aby skorzystać z KSeF, niezbędna będzie autoryzacja danej osoby w systemie. Po uwierzytelnieniu się w systemie podatnik będzie mógł korzystać z KSeF w zakresie przeglądania, wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych, a także będzie mógł przesłać w formacie xml lub przekonwertować do PDF dowolną fakturę lub paczkę faktur.

Faktury będą przygotowywane bezpośrednio w programach finansowo-księgowych podatnika oraz przesyłane do KSeF przez API. Poza podatnikiem faktury ustrukturyzowane będzie mógł wystawić lub będzie mógł mieć do nich dostęp podmiot uprawniony przez tego podatnika. Wprowadzona będzie możliwość nadania uprawnień do korzystania z KSeF np. dla biura rachunkowego lub konkretnej osoby fizycznej.

Po przesłaniu faktury KSeF zweryfikuje jej zgodność ze wzorem udostępnionym przez MF i w następstwie pozytywnej weryfikacji przydzieli tej fakturze numer identyfikujący tę fakturę w systemie KSeF. Datą wystawienia faktury ustrukturyzowanej, jaka "zmaterializuje się" na fakturze po przejściu pozytywnej weryfikacji w systemie, będzie data jej przesłania przez wystawcę faktury do KSeF. Numer identyfikujący fakturę w KSeF będzie miał charakter systemowy i nie jest tożsamy z numerem, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, stanowiącym element faktury. W dniu przydzielenia fakturze ustrukturyzowanej przez system numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF będzie ona uznawana za otrzymaną, z wyłączeniem tych sytuacji, w których nabywca nie wyraził akceptacji na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Faktura ustrukturyzowana będzie mogła być korygowana jedynie w postaci faktury ustrukturyzowanej, czyli wystawionej za pośrednictwem KSeF.

Faktury ustrukturyzowane mają być sporządzane (przygotowywane) przez podatnika w lokalnych lub chmurowych systemach finansowo-księgowych według wzoru udostępnionego przez Ministra Finansów. Mikroprzedsiębiorcy będą mieli też dostęp do funkcjonalności oferowanych przez Ministerstwo Finansów. Zmodyfikowana w tym celu zostanie aplikacja webowa e-Mikrofirma.

Każdy podatnik przez indywidualne konto w systemie KSeF będzie mógł wystawić fakturę ustrukturyzowaną z wykorzystaniem wzoru zamieszczonego na elektronicznej platformie usług administracji publicznej.

Uproszczenia w fakturowaniu

Dzięki korzystaniu z KSeF fakturowanie ma być korzystne dla wystawcy faktury. Wystawianie faktur ustrukturyzowanych będzie oznaczało, że:

• w przypadku korekty in minus u wystawcy powstanie prawo do pomniejszenia podatku należnego w okresie rozliczeniowym, w którym faktura ta została wystawiona,
• podatnicy, którzy będą wystawiali faktury ustrukturyzowane przy użyciu KSeF, uzyskają preferencję w postaci skróconego do 40 dni terminu zwrotu podatku VAT (na warunkach określonych nowymi przepisami),
• podatnicy będą zwolnieni z obowiązku archiwizacji faktur i ich udostępniania na żądania organów podatkowych. To administracja podatkowa będzie zapewniała przechowywanie faktur wystawionych za pośrednictwem KSeF (w KSeF będą one przechowywane przez okres 10 lat).

Pozostałe projektowane zmiany mają na celu wdrożenie uproszczeń w fakturowaniu, takich jak:

• brak obowiązku oznaczania faktury jako "DUPLIKAT", gdy faktura pierwotna ulegnie zniszczeniu lub zaginie;
• rezygnacja z wymogu umieszczania na fakturze zaliczkowej ceny jednostkowej netto;
• rezygnacja z obowiązku umieszczania na fakturze korygującej:

- wyrazów "FAKTURA KORYGUJĄCA" albo "KOREKTA",

- przyczyny korekty,

- daty dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub daty otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT.

• możliwość wystawiania korekt zbiorczych; dopuszczalna będzie zarówno korekta faktur poszczególnych dostaw lub usług, jak i korekta wszystkich dostaw lub usług;
• możliwość wcześniejszego wystawienia faktury - zmiana pozwoli podatnikom na wystawianie faktur nie wcześniej niż 60 dnia (zamiast obecnych 30 dni) przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, jak i 60 dnia przed otrzymaniem, przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, całości lub części zapłaty.

Rezygnacja z obowiązku umieszczania na fakturach i fakturach korygujących niektórych elementów nie będzie oznaczało braku możliwości ich umieszczania. Nadal podatnicy będą mogli umieszczać je na fakturach, ale będą to elementy umieszczane fakultatywnie.

Źródło:

komunikat MF z 24 sierpnia 2021 r. pt. "SLIM VAT 2 z podpisem Prezydenta" - opubl. na www.mf.gov.pl

projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (druk sejmowy 1547) - w trakcie prac legislacyjnych

Ewa Sławińska

prawnik, redaktor naczelna "MONITORA księgowego"