PPK po wdrożeniu - odpowiedzi na pytania z praktyki

Pracownicze plany kapitałowe stały się z początkiem 2021 r. faktem we wszystkich grupach podmiotów zatrudniających. Zawarto umowy o zarządzanie PPK, dotychczas zatrudnione osoby zostały objęte umowami o prowadzenie PPK. Nie zakończyło to problemów dotyczących realizacji obowiązków wynikających z ustawy o PPK. W zgłaszanych do redakcji pytaniach najczęściej pojawiają się kwestie związane z: deklaracjami o rezygnacji z wpłat i konsekwencjami ich złożenia, podleganiem pod "system PPK" poszczególnych podmiotów i osób, terminem objęcia osób zatrudnionych umową o prowadzenie PPK oraz naliczaniem wpłat na PPK.

Pracownicze plany kapitałowe zostały utworzone w celu systematycznego gromadzenia oszczędności przez ich uczestników, z przeznaczeniem na wypłatę po osiągnięciu przez nich 60 roku życia oraz na inne cele określone w ustawie z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1342 ze zm.; dalej: ustawa o PPK). To program nakierowany na zgromadzenie dodatkowych środków z przeznaczeniem na ich wykorzystanie w późniejszym okresie życia. Obejmuje nie tylko pracowników, ale również inne osoby określone w ustawie o PPK jako osoby zatrudnione. Jest dobrowolny, co jednak polega nie tyle na zadeklarowaniu przystąpienia do programu - akces zgłaszają jedynie osoby w grupie wiekowej 55-69 lat - co na możliwości zadeklarowania nieprzystępowania do PPK albo zaprzestaniu dokonywania wpłat na program.

System PPK opiera się zasadniczo na trzech źródłach wpłat:

• pochodzących od podmiotu zatrudniającego (wpłaty podstawowe i ewentualnie wpłaty dodatkowe),
• pochodzących ze środków uczestnika (wpłaty podstawowe i ewentualnie wpłaty dodatkowe),
• finansowanych ze środków budżetu państwa (wpłata powitalna, dopłaty roczne).

Rachunki PPK mogą być też uzupełniane w konsekwencji zaistnienia określonych w ustawie o PPK zdarzeń - m.in. podział majątkowy na skutek rozwodu, ustania małżeństwa lub zawarcia umowy majątkowej małżeńskiej, zwrot lub wypłata transferowa (np. zwrot na rachunek PPK osoby uprawnionej w razie śmierci uczestnika PPK).

Poniżej przedstawiamy odpowiedzi na pytania, które pojawiają się w związku z PPK po etapie skutecznego wdrożenia systemu.

Nowy pracownik podlega zapisowi do PPK po 90 dniach pracy, ale czy zrezygnować może już w pierwszym tygodniu pracy. W jakim terminie nowo zatrudniony pracownik może skutecznie zrezygnować z uczestnictwa w PPK przed zawarciem umowy o prowadzenie PPK

Uczestnictwo w PPK jest dobrowolne. Dobrowolność wyraża się zarówno w możliwości nieprzystąpienia do PPK (art. 16 ustawy o PPK), jak i w rezygnacji z wpłat do PPK (art. 23 ustawy o PPK). W pierwszym przypadku osoba zatrudniona nie staje się uczestnikiem PPK, w drugim, będąc już uczestnikiem PPK, deklaruje zaprzestanie dokonywania wpłat, co skutkuje nieodprowadzaniem wpłat obciążających zarówno uczestnika, jak i podmiot zatrudniający oraz nieprzyznawaniem dopłat rocznych.

Podmiot zatrudniający zawiera umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej zasadniczo po upływie 90 dni zatrudnienia (należy pamiętać, że okresy zatrudnienia u danego pracodawcy podlegają sumowaniu z ostatnich 12 miesięcy), chyba że osoba zatrudniona zdecyduje o niedokonywaniu wpłat do PPK. Decyzję taką potwierdza deklaracja o rezygnacji, złożona w formie pisemnej podmiotowi zatrudniającemu. Jeżeli taka deklaracja zostanie złożona, to dana osoba nie będzie objęta umową o prowadzenie PPK.

Ustawodawca nie ogranicza w żaden sposób momentu, w którym może zostać złożona deklaracja o nieprzystępowaniu do PPK. Deklaracja może zostać złożona w każdym momencie, nawet na samym początku zatrudnienia. Zgodnie z wykładnią, udzieloną przez Polski Fundusz Rozwoju (PFR) na pytanie naszej redakcji, pracodawca nie informuje instytucji finansowej o rezygnacji i nie przekazuje jej danych osoby, która zrezygnowała z uczestnictwa w PPK przed zawarciem na jej rzecz umowy o prowadzenie PPK.

Jeżeli deklaracja nie zostanie złożona przed objęciem osoby zatrudnionej umową o prowadzenie PPK, to w każdej chwili po objęciu jej tą umową możliwe jest złożenie deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat. Po zawarciu umowy o prowadzenie PPK osoba zatrudniona stanie się uczestnikiem PPK. Może ona nawet natychmiast po zawarciu umowy złożyć deklarację o rezygnacji z wpłat, co jednak nie będzie skutkować wykreśleniem jej z osób objętych tą umową. "Aktywne" uczestnictwo w PPK zostanie zawieszone.

Składając deklarację, uczestnik rezygnuje z:

• otrzymania wpłaty powitalnej (dotyczy uczestnika PPK, który nie nabył uprawnienia do wpłaty powitalnej przed złożeniem deklaracji),
• otrzymywania dopłat rocznych,
• otrzymywania wpłat podstawowych i dodatkowych ze środków podmiotu zatrudniającego.

Pracownik (wiek poniżej 50 lat) po kilku miesiącach rezygnuje z dokonywania wpłat do PPK. Czy w związku z tym może wypłacić środki zgromadzone na jego rachunku. Jeśli tak, to czy wypłaci 100%

Rezygnacja uczestnika PPK dokonywana po objęciu go umową o prowadzenie PPK nie oznacza wyłączenia tej osoby z umowy o prowadzenie PPK. Stanowi swoiste zawieszenie finansowania PPK. Nie jest równoznaczna z wnioskiem o wycofanie środków. Środki dotychczas zgromadzone na rachunku pozostają na nim, jedynie rachunek nie jest zasilany nowymi wpłatami. Do ich wypłaty potrzebna jest osobna decyzja uczestnika PPK.

Środkami zgromadzonymi na rachunku PPK uczestnik może dysponować w ograniczony sposób. W każdej chwili może domagać się ich wypłaty, ale przy niespełnieniu warunków wskazanych w ustawie o PPK będzie to połączone z określonymi, znaczącymi potrąceniami. Potrąceń tych nie będzie jedynie wówczas, gdy wypłata nastąpi po osiągnięciu 60 roku życia (dodatkowo na warunkach dookreślonych w ustawie o PPK) oraz w razie poważnego zachorowania uczestnika lub gdy będzie to wypłata na wkład hipoteczny (w tym ostatnim przypadku istnieje obowiązek zwrotu środków na rachunek PPK).

Niezależnie od tego, jak długi był okres uczestnictwa w PPK przed złożeniem deklaracji o rezygnacji, do wycofania środków przez osobę w wieku poniżej 60 roku życia konieczny jest odrębny wniosek skierowany do instytucji finansowej. Wniosek taki skutkuje zwrotem wpłaconych kwot w ich aktualnej wartości (wynikającej z poczynionych przez instytucję finansową inwestycji) oraz z uwzględnieniem:

• pomniejszenia o dopłaty (wpłata powitalna i dopłaty roczne) pochodzące ze środków publicznych (kwoty te są przekazywane na rachunek bankowy wskazany przez ministra właściwego do spraw pracy),
• pomniejszenia o 30% środków pochodzących z wpłat pracodawcy (wpłaty te przekazywane są na rachunek ZUS) oraz
• potrącenia 19% podatku od zysków kapitałowych wypracowanych przez pozostałą część środków, pochodzącą z wpłat pracodawcy oraz wpłat pracownika (podatek przekazywany na rachunek właściwego urzędu skarbowego).

Dopiero po dokonaniu wskazanych odliczeń reszta pieniędzy trafi do uczestnika PPK, który zawnioskował o zwrot środków.

Czy osoby fizyczne prowadzące gospodarstwo rolne, zatrudniające pracowników, mają obowiązek wprowadzenia PPK

Osoba fizyczna prowadząca gospodarstwo rolne i zatrudniająca jednocześnie pracowników jest podmiotem zatrudniającym w rozumieniu przepisów ustawy o PPK, a tym samym obejmują ją obowiązki wynikające z tej ustawy.

W rozumieniu przepisów ustawy o PPK podmiotem zatrudniającym jest m.in. pracodawca w stosunku do pracowników. Warto jednak pamiętać o okolicznościach, które pozwalają na uniknięcie obciążeń wynikających z programu PPK. Ustawy o PPK nie stosuje się do:

• mikroprzedsiębiorcy, o którym mowa w art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy - Prawo przedsiębiorców, jeżeli wszystkie osoby zatrudnione złożą mu deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK,
• osoby fizycznej, która zatrudnia, w zakresie niezwiązanym z jej działalnością gospodarczą, osobę fizyczną, w zakresie niezwiązanym z działalnością gospodarczą tej osoby.

DEFINICJA

Przepisów ustawy - Prawo przedsiębiorców nie stosuje się m.in. do działalności wytwórczej w rolnictwie w zakresie upraw rolnych oraz chowu i hodowli zwierząt, ogrodnictwa, warzywnictwa, leśnictwa i rybactwa śródlądowego. Zasadniczo zatem rolnik nie jest mikroprzedsiębiorcą.

Może jednak zdarzyć się, że działalność gospodarcza prowadzona jest dodatkowo, równolegle z działalnością rolniczą. W takich okolicznościach wyłączenie z systemu PPK mikroprzedsiębiorcy może mieć zastosowanie. Wyłączenie obowiązku prowadzenia PPK obejmuje wówczas działalność odrębną od działalności rolniczej.

PRZYKŁAD

Anna B. wraz ze swoim mężem prowadzi gospodarstwo rolne. Oprócz tego rolniczka ma zarejestrowaną w CEIDG działalność gospodarczą (usługi krawieckie) i posiada status mikroprzedsiębiorcy. W swoim punkcie usługowym zatrudnia na pół etatu 1 pracownicę, która złożyła deklarację o rezygnacji z PPK. W tej sytuacji Anna B. nie zostanie objęta obowiązkami wynikającymi z ustawy o PPK.

Reasumując, rolnik będący pracodawcą podlega ustawie o PPK. Jeżeli jednak zatrudnia osoby w ramach działalności gospodarczej (prowadzonej obok działalności rolniczej), wówczas może mieć do niego zastosowanie wyłączenie dotyczące:

• mikroprzedsiębiorców (pod ustawowymi warunkami) oraz
• osób fizycznych zatrudniających inną osobę fizyczną w zakresie niezwiązanym z działalnością gospodarczą i działalnością rolniczą (np. opieka do dziecka, pomoc domowa itp.).

Ile czasu mikroprzedsiębiorca powinien przechowywać deklaracje o rezygnacji pracowników z PPK (właściwie o nieprzystępowaniu do PPK) i czy powinien informować instytucję finansową o tych rezygnacjach

O złożeniu przez uczestnika PPK deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat na PPK pracodawca informuje instytucję finansową w terminie 7 dni od dnia otrzymania takiej deklaracji. Podobnego zobowiązania nie ma w przypadku deklaracji od osób zatrudnionych, które nie stały się jeszcze uczestnikami PPK - nie zawarto w ich imieniu i na ich rzecz umów o prowadzenie PPK. Podmiot zatrudniający nie musi informować o tym fakcie instytucji finansowej.

Przepisy nie wskazują okresu obowiązkowego przechowywania deklaracji. Na pewno powinny być one jednak przechowywane dla wykazania podstaw nietworzenia PPK. Co prawda roszczenia z tytułu wpłat do PPK ulegają przedawnieniu po upływie 5 lat, jednak PFR informuje na stronie www.mojeppk.pl, że dla obowiązku przechowywania dokumentacji PPK należy stosować okres 10-letni. PFR wskazuje, że okresu przechowywania dokumentacji PPK nie należy utożsamiać z terminem przedawnienia roszczeń. W ocenie PFR, w związku z tym, że wpłaty do PPK stanowią procent wynagrodzenia uczestnika PPK, a zatem są ściśle związane z dokumentacją dotyczącą ustalania wynagrodzenia, dokumentację tę powinno się przechowywać tak długo, jak przechowuje się dokumentację pracowniczą.

Czy od wynagrodzeń członków rady nadzorczej również naliczamy składki PPK

Ustawa o PPK nie dotyczy tylko pracowników. Systemem objęte są "osoby zatrudnione", przez które należy rozumieć m.in. członków rad nadzorczych wynagradzanych z tytułu pełnienia tych funkcji. Warunkiem uznania za osobę zatrudnioną jest obowiązkowe podleganie składkom na ubezpieczenia społeczne z tego tytułu w rozumieniu ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Członkowie rad nadzorczych wynagradzani z tytułu pełnienia tej funkcji podlegają obowiązkowo składkom na ubezpieczenia społeczne.

Przez okres zatrudnienia lub zatrudnienie w stosunku do tych osób należy rozumieć okres od dnia powołania na członka rady nadzorczej do dnia zaprzestania pełnienia tej funkcji.

Przez "wynagrodzenie" rozumiemy podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe uczestnika PPK, bez stosowania ograniczenia do tzw. 30-krotności oraz z wyłączeniem podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopie wychowawczym oraz pobierających zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego. Skoro zatem wynagrodzenia członków rad nadzorczych podlegają oskładkowaniu, to jeżeli osoby te stały się uczestnikami PPK (nie złożyły deklaracji o nieprzystępowaniu do programu), naliczane będą od nich wpłaty obciążające zarówno podmiot zatrudniający, jak i ich samych (i wpłaty podstawowe, i ewentualne wpłaty dodatkowe).

Jeżeli zmieniamy typ umowy ze zlecenia ze składkami społecznymi na etat, to czy musimy ponownie informować osobę o programie PPK funkcjonującym w firmie, możliwości przystąpienia do PPK (w przypadku osób w wieku 55-69 lat) i ponownie przyjmować deklarację o rezygnacji od tej samej osoby

Ustawa o PPK zakłada jednolite traktowanie wszystkich osób zatrudnionych, niezależnie od podstawy zatrudnienia. Nie ma obowiązku ponawiania działań związanych z zatrudnieniem nowej osoby, jeżeli dochodzi tylko do zmiany formy zatrudnienia (np. z umowy zlecenia na umowę o pracę).

Przed zawarciem umowy o prowadzenie PPK podmiot zatrudniający może poinformować osoby zatrudnione o warunkach uczestnictwa w PPK oraz obowiązkach i uprawnieniach podmiotu zatrudniającego oraz osoby zatrudnionej związanych z uczestnictwem w PPK. Nie jest to jednak obowiązek. O warunkach uczestnictwa w PPK (w tym o możliwości konwersji i zamiany funduszy zdefiniowanej daty oraz o obowiązkach i uprawnieniach podmiotu zatrudniającego oraz osoby zatrudnionej związanych z uczestnictwem w PPK) jego uczestnika informuje obowiązkowo instytucja finansowa, która zarządza PPK w danej firmie.

Obowiązkowo podmiot zatrudniający informuje jednak:

• osoby zatrudnione, które ukończyły 55 lat i nie ukończyły 70 roku życia
• o możliwości złożenia wniosku o zawarcie w ich imieniu i na ich rzecz umów o prowadzenie PPK,
• o możliwości dokonywania wpłat dodatkowych oraz o możliwości obniżenia wpłat w razie osiągania wynagrodzenia nie wyższego niż 120% minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Nie ma obowiązku ponawiania tych informacji przy zawarciu kolejno nawiązywanego zatrudnienia z tą samą osobą. Jest tak również w przypadku zmiany rodzaju współpracy ze zlecenia na stosunek pracy. Jeżeli wynagrodzenie ze zlecenia stanowi podstawę naliczania składek na ubezpieczenia społeczne, to zleceniobiorca wypełnia definicję osoby zatrudnionej zawartą w ustawie o PPK. Zatem powinien zostać wypełniony w stosunku do niego obowiązek informacyjny. Zawarcie następnie z tą samą osobą umowy o pracę nie skutkuje obowiązkiem ponownego udzielania tych samych informacji.

Deklaracja o rezygnacji nie traci ważności z zakończeniem zatrudnienia. Ważna jest zasadniczo przez okres 4 lat (a dokładniej - do dnia tzw. pierwszego wznowienia dokonywania wpłat), o ile nie została odwołana wcześniej przez osobę zatrudnioną.

Czy jeżeli nowo zatrudniony pracownik nie przekazał nam informacji o zawartych na jego rzecz umowach o prowadzenie PPK, to czy mamy podejmować jakiekolwiek działania

W terminie 7 dni, po upływie 10 dni miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia, uczestnik PPK składa podmiotowi zatrudniającemu (a w przypadku kilku podmiotów zatrudniających - podmiotowi zatrudniającemu wybranemu przez uczestnika PPK), oświadczenie o zawartych w jego imieniu umowach o prowadzenie PPK. Termin na złożenie oświadczenia przypada zatem w ciągu 7 dni od upływu terminu na zawarcie na rzecz osoby zatrudnionej umowy o prowadzenie PPK. Ustawa o PPK nie przewiduje żadnych sankcji z tytułu braku złożenia przez uczestnika PPK tej informacji. Jeżeli uczestnik PPK złoży taką informację, podejmowane są dalsze działania przez podmiot zatrudniający (zob. procedura opisana poniżej). Jeżeli nie, pracodawca nie podejmuje żadnych działań.

Zatrudnienie nowej osoby - procedura w zakresie wypłaty transferowej środków zgromadzonych na dotychczasowych rachunkach PPK

Krok 1. Podmiot zatrudniający przekazuje informacje o PPK, w tym - informacje o konieczności złożenia oświadczenia o zawartych w imieniu i na rzecz danej osoby umowach o prowadzenie PPK.

Krok 2. Zatrudniona osoba składa oświadczenie o zawartych w jej imieniu umowach o prowadzenie PPK, które:

• składane jest w ciągu 7 dni po upływie okresu, do którego zawarta powinna być na rzecz i w imieniu tej osoby umowa o prowadzenie PPK,
• zawiera oznaczenie instytucji finansowych, z którymi zawarto te umowy.

Podmiot zatrudniający, który nie otrzymał wyżej wskazanego oświadczenia, nie podejmuje żadnych dalszych kroków.

Krok 3. Podmiot zatrudniający, który otrzymał oświadczenie wskazane w kroku 2, niezwłocznie informuje uczestnika PPK o obowiązku złożenia w jego imieniu wniosku o wypłatę transferową środków zgromadzonych na jego rachunkach PPK. Dla celów dowodowych należy zachować formę pisemną informacji.

Krok 4. Uczestnik PPK może w terminie 7 dni od otrzymania informacji wskazanej w kroku 3 poinformować podmiot zatrudniający o braku zgody na złożenie wniosku o wypłatę transferową. Informacja o braku zgody składana jest na piśmie.

Krok 5. W sytuacji gdy podmiot zatrudniający otrzyma informację wskazaną kroku 4, nie podejmuje żadnych dalszych działań.

Krok 6. Jeżeli podmiot zatrudniający nie otrzyma informacji wskazanej w kroku 4 albo otrzyma ją po upływie wskazanego terminu, składa w imieniu uczestnika PPK wniosek o wypłatę transferową środków zgromadzonych na rachunkach PPK ich uczestnika na jeden rachunek PPK prowadzony w tym podmiocie zatrudniającym.

Krok 7. Instytucja finansowa informuje podmiot zatrudniający o wypłacie transferowej (lub zwrocie środków zgromadzonych na rachunku PPK w oparciu o umowę o prowadzenie PPK zawartą w imieniu i na rzecz uczestnika PPK przez ten podmiot zatrudniający), w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przeprowadzona została wypłata (lub zwrot).

Czy nowo zatrudniony pracownik może złożyć nowemu pracodawcy (poprzedni stosunek pracy jest kontynuowany równolegle) oświadczenie o zawartej umowie o prowadzenie PPK, aby nowy pracodawca przeprowadził transfer, mimo że poprzedni rachunek PPK jest nadal zasilany wpłatami z kontynuowanego stosunku pracy

Uczestnik PPK może w tym samym czasie być stroną więcej niż jednej umowy o prowadzenie PPK. Dotyczy to sytuacji, w których jest zatrudniony w tym samym czasie przez kilka podmiotów zatrudniających, jak również tych, w których zmieniał zatrudnienie, składając oświadczenie o braku zgody na wypłatę transferową (czyli konsolidację zgromadzonych środków na jednym rachunku PPK).

Przepisy ustawy o PPK nie regulują wprost przedstawionej w pytaniu sytuacji. Zdaniem autora należałoby jednak przyjąć, że możliwość transferu nie odnosi się do przypadków trwającego równocześnie zatrudnienia. Celem regulacji art. 19 ustawy o PPK (dotyczącego m.in. transferu środków pomiędzy rachunkami PPK) jest przeniesienie środków z rachunków "nieaktywnych" (już niezasilanych nowymi środkami) na rachunek "aktywny" - u obecnego podmiotu zatrudniającego.

Tym samym przekazywanie środków na PPK prowadzone w związku z zatrudnieniem u innego pracodawcy nie powinno mieć miejsca, dopóki zatrudnienie nie zostanie zakończone. Inne podejście prowadziłoby do nieracjonalnych sytuacji transferu środków pomiędzy rachunkami, przy dalszym zasilaniu przez drugiego (dotychczasowego) pracodawcę rachunku PPK.

Czy z umów z projektów unijnych również należy potrącić PPK. Budżet był zaplanowany w zeszłym roku, gdy nie było wiadomo, czy ktoś się zapisze. Niestety, instytucja nadrzędna nie zwiększy budżetu, pracownikowi nie mogę również zmniejszyć wynagrodzenia.

Wpłaty do PPK naliczane są od wynagrodzenia. To zaś ustawa o PPK definiuje jako podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe uczestnika PPK, bez stosowania ograniczenia do tzw. 30-krotności oraz z wyłączeniem podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopie wychowawczym oraz pobierających zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego.

Jeżeli wynagrodzenie uzyskiwane za działania realizowane w ramach projektu unijnego jest wynikiem umowy zawartej z podmiotem zatrudniającym (np. jest uzyskiwane w ramach zawartej z nim umowy o pracę, jest otrzymywane w ramach zawartej ze swoim pracodawcą - obok umowy o pracę - dodatkowej umowy cywilnoprawnej), to podlega w pełni składkom na ubezpieczenia społeczne. Jako takie podlega również wpłatom na PPK. Brak uwzględnienia w planowanym budżecie wpłat do PPK nie uwalnia podmiotu zatrudniającego od realizacji tego obowiązku.

W maju 2021 r. naliczyłam, pobrałam i wpłaciłam składki do instytucji finansowej. Po dokonaniu wpłaty do instytucji finansowej pracownik - uczestnik PPK - zrezygnował (również jeszcze w maju) z dokonywania wpłat. Czy w takim przypadku środki wpłacone podlegają zwrotowi dla pracownika i kto miałby to zrobić

Podmiot zatrudniający nie dokonuje wpłat za uczestnika PPK, który złożył deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat na PPK, począwszy od miesiąca, w którym uczestnik PPK złożył deklarację. Wpłaty pobrane w tym miesiącu podlegają zwrotowi. Jeżeli zatem przed złożeniem deklaracji wpłaty zostały naliczone i pobrane z wynagrodzenia uczestnika, ale jeszcze nie zostały odprowadzone, to podlegają zwrotowi.

Według stanowiska PFR (poradnik Zagadnienia prawne w zakresie ustawy o PPK), jeżeli wpłaty przed złożeniem deklaracji zostały już odprowadzone na rachunek PPK, wówczas nie będą podlegały zwrotowi.

Czy mikroprzedsiębiorca może podpisać umowę o zarządzanie PPK "na wszelki wypadek", nawet jeśli wszyscy pracownicy złożą rezygnację z uczestnictwa

Przepisów ustawy o PPK nie stosuje się m.in. do mikroprzedsiębiorców, jeżeli wszystkie osoby zatrudnione złożą deklaracje o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK. W przypadku otrzymania takich deklaracji od wszystkich zatrudnionych podmiot zatrudniający nie będzie objęty ustawą o prowadzenie PPK, a zatem nie zastosuje jej przepisów. Nie tylko nie musi zawierać umowy o zarządzanie PPK, ale należy też uznać, że nie może zawrzeć tej umowy, skoro nie podlega odnoszącym się do niej przepisom.

W jakich terminach należy podpisać umowę o zarządzanie PPK i prowadzenie PPK dla nowego pracownika, który nie złoży rezygnacji, a dotychczas takiej umowy nie mamy (wszyscy pracownicy złożyli rezygnacje), jeśli nie można jej zawrzeć wcześniej, "na wszelki wypadek"

Zwolnienie mikroprzedsiębiorcy ze stosowania ustawy o PPK obowiązuje do dnia, w którym pierwsza osoba zatrudniona złoży temu podmiotowi wniosek o dokonywanie wpłat do PPK, lub do dnia, w którym mikroprzedsiębiorca zatrudni osobę, która nie zrezygnuje z dokonywania wpłat do PPK. W przypadku gdy osoba zatrudniona, która początkowo zrezygnowała z dokonywania wpłat do PPK, zmieni swoją decyzję i złoży wniosek o dokonywanie wpłat, podmiot ten będzie zobowiązany utworzyć PPK. Oznacza to, że będzie zobowiązany do zawarcia umowy o zarządzanie PPK, a następnie - w imieniu i na rzecz osoby wnioskującej o dokonywanie wpłat do PPK - umowy o prowadzenie PPK (poradnik Zagadnienia prawne w zakresie ustawy o PPK - stanowisko uzgodnione we współpracy z Ministerstwem Finansów, Komisją Nadzoru Finansowego w zakresie właściwości tego organu oraz Polskim Funduszem Rozwoju S.A.; www.mojeppk.pl).

Podmiot zatrudniający zawiera umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej po upływie 3 miesiąca zatrudnienia w podmiocie zatrudniającym, nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy (90 dni) zatrudnienia (art. 16 ustawy o PPK). Podmiot zatrudniający zawiera zaś umowę o zarządzanie PPK nie później niż na 10 dni roboczych przed dniem, w którym w stosunku do pierwszej osoby zatrudnionej jest obowiązany zawrzeć umowę o prowadzenie PPK, zgodnie z art. 16 ustawy o PPK.

W związku z tym, że w opisanej sytuacji nie będzie już mowy o okresie przejściowym i przepisach dotyczących stopniowego obejmowania poszczególnych grup pracodawców przepisami ustawy o PPK, zastosowanie powinna znaleźć standardowa zasada wyrażona w art. 8 ustawy o PPK. Taką wykładnię potwierdził PFR w odpowiedzi na pytanie redakcji MONITORA prawa pracy i ubezpieczeń.

Wyjaśnienia PFR z 27 maja 2021 r. udzielone w odpowiedzi na pytanie redakcji

PRZYKŁAD

Firma ABC jest mikroprzedsiębiorcą w rozumieniu ustawy - Prawo przedsiębiorców. Wszystkie osoby zatrudnione złożyły podmiotowi zatrudniającemu deklarację o rezygnacji z PPK. Od 1 czerwca 2021 r. przedsiębiorca ten zatrudnił kolejną osobę, w wieku 37 lat, która nie złożyła deklaracji o rezygnacji.

W tej sytuacji firma ABC traci możliwość wyłączenia jej spod przepisów ustawy o PPK i musi ten system wdrożyć. Umowa o zarządzanie PPK powinna zostać zawarta do 27 sierpnia 2021 r., a umowa o prowadzenie PPK - w okresie od 30 sierpnia (tj. po upływie 90 dni zatrudnienia) do 10 września 2021 r. (tj. do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 90 dni zatrudnienia).

Inaczej będzie, gdy któryś z dotychczasowych pracowników odwoła deklarację o rezygnacji, do czego jest uprawniony i może to zrobić w każdej chwili. Przepisy nie przewidują w takich przypadkach wyraźnie terminu na zawarcie umowy o zarządzanie PPK.

Zgodnie z wyjaśnieniami PFR (poradnik Zagadnienia prawne w zakresie ustawy o PPK) mikroprzedsiębiorca, który jest zwolniony ze stosowania przepisów ustawy o PPK, powinien utworzyć PPK w sytuacji, gdy po upływie okresu przejściowego jedna z osób zatrudnionych złoży wniosek o dokonywanie wpłat do PPK. W tym celu przedsiębiorca ten powinien niezwłocznie rozpocząć procedurę zmierzającą do zawarcia umowy o zarządzanie PPK, a następnie, w imieniu i na rzecz osoby wnioskującej o dokonywanie wpłat do PPK, umowy o prowadzenie PPK.

Przepisy ustawy o PPK nie wskazują, w jakim terminie, w sytuacji, o której mowa powyżej, mikroprzedsiębiorca powinien zawrzeć umowę o zarządzanie PPK. W celu ustalenia tego terminu należy zatem zastosować odpowiednio art. 8 ustawy o PPK. Oznacza to, że dzień złożenia wniosku o dokonywanie wpłat do PPK należy uznać za pierwszy dzień, od którego należy liczyć wskazany w art. 16 ustawy o PPK termin na zawarcie umowy o prowadzenie PPK.

Z kolei umowa o zarządzanie PPK powinna zostać zawarta nie później niż na 10 dni roboczych przed dniem, w którym przypada termin zawarcia umowy o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz pierwszej osoby.

Jeżeli zatrudniamy tę samą osobę z przerwami, to czy przy każdym kolejnym zatrudnieniu powinna ona składać deklarację rezygnacji z wpłat na PPK

Uczestnik PPK - czyli osoba objęta już umową o prowadzenie PPK - może w każdym czasie zrezygnować z dokonywania wpłat do PPK na podstawie deklaracji złożonej podmiotowi zatrudniającemu w formie pisemnej.

Deklaracje zachowują ważność przez okres 4 lat. Co 4 lata, w terminie do ostatniego dnia lutego danego roku (po raz pierwszy w 2023 r.), podmiot zatrudniający informuje uczestnika PPK, który złożył deklarację o ponownym dokonywaniu wpłat za tego uczestnika. Co 4 lata, od 1 kwietnia danego roku, podmiot zatrudniający dokonuje wpłat za uczestnika PPK, chyba że uczestnik PPK ponownie zrezygnuje z dokonywania wpłat do PPK, składając podmiotowi zatrudniającemu kolejną deklarację.

Deklaracja o rezygnacji traci ważność z dniem złożenia przez uczestnika PPK wniosku o ponowne dokonywanie wpłat. Do złożenia takiego wniosku uczestnik uprawniony jest w każdej chwili.

Rezygnacja nie przestaje jednak obowiązywać z innych przyczyn, w tym w związku z zakończeniem zatrudnienia. Nie ma tutaj znaczenia istnienie ciągłości zatrudnienia, lecz jedynie upływ czasu ważności deklaracji bądź decyzja danej osoby o "powrocie" do PPK.

Sugerowanym rozwiązaniem jest jednak informowanie w opisanej w pytaniu sytuacji o ważności wcześniej złożonej deklaracji.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 2, art. 7-8, art. 13, art. 14, art. 16, art. 19, art. 23 ustawy z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1342

• art. 6-7 ustawy z 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 162

• art. 6, art. 18 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 423; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 619

Marek Rotkiewicz

ekspert z zakresu prawa pracy, ubezpieczeń społecznych, prawa cywilnego i prawa Unii Europejskiej, autor licznych publikacji