Aktualizacja zakresów czynności w związku z prowadzeniem PPK

PROBLEM

Czy pracownikom obsługującym kadry i płace należy zaktualizować zakresy czynności i wpisać obsługę PPK?

ODPOWIEDŹ

Z uwagi na to, że PPK zalicza się do kwestii związanych z zakresem zadań osób zajmujących się zagadnieniami kadrowo-płacowymi, pracodawca nie ma obowiązku modyfikacji zakresu czynności takich pracowników. Niemniej dla celów dowodowych warto zaktualizować zakres obowiązków pracownika, wprowadzając do niego nowe zadania związane z obsługą PPK.

UZASADNIENIE

PPK (pracownicze plany kapitałowe) to dobrowolny system oszczędzania, w którym gromadzone będą twoje prywatne oszczędności do wykorzystania po 60 roku życia. Zapisana do niego zostaje automatycznie każda osoba zatrudniona, w wieku 18-55 lat, ale w każdej chwili może się z niego wypisać.

Obowiązki pracodawcy w związku z PPK

Pracownicze plany kapitalowe generują szereg obowiązków dla pracodawcy, a w szczególności zawarcie z wybraną instytucją finansową umowę o zarządzanie PPK, a następnie umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych. Działania te powinny zostać zrealizowane w terminach, które zostały przewidziane w ustawie o PPK (zależnie od liczby osób zatrudnionych). Stan zatrudnienia należy weryfikować na określone ustawą daty. Do tego dochodzi wykonywanie obowiązków bieżących związanych z obsługą PPK, takich jak:

• zmodyfikowanie oprogramowania kadrowo-płacowego do obsługi PPK,
• terminowe dokonywanie wpłat na PPK,
• prowadzenie i archiwizacja dokumentacji związanej z PPK,
• obowiązki informacyjne wobec pracowników oraz instytucji finansowej.

Realizacja tych obowiązków jest o tyle istotna, że w przypadku ich niewykonywania, zgodnie z art. 107 ustawy z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych, pracodawca jest narażony na karę grzywny w wysokości od 1000 zł do 1 000 000 zł.

Czy należy definiować zakres czynności

Ze względu na oczywisty związek wskazanych obowiązków z zadaniami realizowanymi przez pracowników działów personalno-płacowych, to właśnie im powierzane jest realizowanie tych zadań.

Czy jednak powierzając pracownikom realizowanie tych obowiązków, pracodawca powinien zmodyfikować ich zakres obowiązków? Zakres obowiązków stanowi konkretyzację umówionego rodzaju pracy. Przepisy ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (dalej: k.p.) nie zawierają definicji zakresu czynności, podobnie jak nie wprowadzają bezpośrednio obowiązku jego opracowania w szczególnej formie. A jednak, zgodnie z art. 94 pkt 1 k.p., pracodawca jest zobowiązany zaznajamiać pracowników podejmujących pracę m.in. z zakresem ich obowiązków, sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach oraz ich podstawowymi uprawnieniami. Przywołany przepis reguluje jedynie ogólny obowiązek poinformowania pracowników o ich obowiązkach wynikających z umówionej pracy oraz o sposobie ich realizacji. Tak jak wiele praw i obowiązków stron wypływa z samej definicji stosunku pracy, tak i możliwość wydania stałych poleceń mających w praktyce nazwę zakresu czynności lub zakresu obowiązków również można wyprowadzić z istoty stosunku pracy.

Z uwagi na ogólny charakter konieczności zapoznania pracowników z zakresem obowiązków oraz brak narzucenia przez ustawodawcę sposobu i formy poinformowania pracowników w tym zakresie przyjmuje się, że zakres obowiązków może być określony przez pracodawcę w umowie jako wskazanie zespołu czynności, jakie pracownik będzie podejmował w ramach procesu pracy na danym stanowisku. Takie poinformowanie może nastąpić również na podstawie odrębnej informacji niebędącej częścią umowy o pracę w formie zakresu czynności. Zakres ten może być również kształtowany w drodze bezpośrednich poleceń pracodawcy mających związek z wykonywaną pracą.

©℗

Podstawa prawna

• art. 94 pkt 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320)

• art. 107 ustawy z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (j.t. Dz.U. 2020 r. poz. 1342; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1086)

©℗

MACIEJ AMBROZIEWICZ

specjalista ds. bhp, wpisany na listę biegłych sądowych w dziedzinie bhp, absolwent Wydziału Prawa Wyższej Szkoły Handlu i Prawa im. Ryszarda Łazarskiego w Warszawie, obecnie kierownik wieloosobowej komórki bhp w jednym z największych szpitali w kraju