Obowiązki podmiotu zatrudniającego nową osobę wynikające z prowadzenia PPK

Pracodawca zatrudniający nową osobę musi obecnie pamiętać nie tylko o wypełnieniu obowiązków m.in. z zakresu prawa pracy, ubezpieczeń społecznych czy podatków. Nowe obowiązki zostały na niego nałożone także ze względu na wprowadzony system oszczędzania w ramach pracowniczych planów kapitałowych. System PPK ma charakter powszechny, dlatego pracodawca musi zweryfikować, czy zatrudniana przez niego osoba nie powinna zostać włączona do PPK. Jeżeli nowy pracownik przystępuje do PPK, konieczne mogą być także działania zmierzające do przeniesienia środków zgromadzonych w poprzednim PPK do nowego planu, prowadzonego przez nowego pracodawcę.

Podmioty zatrudniające - zdefiniowane w art. 2 ust. 1 pkt 21 ustawy z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (dalej: ustawa o PPK) - mają obowiązek utworzenia pracowniczego planu kapitałowego (PPK). Realizacja tego bowiązku następuje stopniowo - co pół roku do systemu PPK są włączane kolejne grupy podmiotów zatrudniających. W 2019 r. PPK utworzyli pracodawcy zatrudniający co najmniej 250 osób (z wyłączeniem jednostek sektora finansów publicznych), a od 1 stycznia 2020 r. ustawa o PPK objęła firmy zatrudniające co najmniej 50 osób. Pozostałe podmioty wejdą do systemu PPK w ciągu najbliższego roku.

Zróżnicowana sytuacja osób zatrudnionych

Zatem obecnie obok podmiotów zatrudniających już prowadzących PPK funkcjonują firmy, które nie weszły jeszcze do PPK, ale będą to czynić w ciągu następnych kilkunastu miesięcy, lub nie utworzą PPK ze względu na fakt, że oferują osobom zatrudnionym (m.in. pracownikom, zleceniobiorcom) możliwość oszczędzania w pracowniczym programie emerytalnym (PPE). To znacznie różnicuje sytuację na rynku pracy.

W przypadku zatrudniania nowego pracownika pracodawca może mieć do czynienia z osobą, która jest lub nie jest obecnie uczestnikiem PPK. U nowego pracodawcy nowo zatrudniony może przystąpić do PPK lub nie przystąpić do tego programu.

Nowo zatrudniona osoba może nie być dotychczas uczestnikiem PPK, ponieważ:

• dotychczasowy podmiot zatrudniający nie podlegał ustawie o PPK - ze względu na to, że będzie objęty jej stosowaniem w późniejszym okresie albo prowadzi PPE na warunkach zwalniających z tworzenia PPK,
• dotychczasowy podmiot zatrudniający prowadził PPK, ale zatrudniony zdecydował o nieoszczędzaniu w PPK albo nie spełniał kryterium wieku lub/i okresu zatrudnienia,
• nowo zatrudniony w ostatnim czasie nie pozostawał w zatrudnieniu, które umożliwiłoby mu oszczędzanie w PPK (np. prowadził działalność gospodarczą, wykonywał umowę o dzieło), albo był osobą bezrobotną.

Jeżeli nowo zatrudniony był uczestnikiem PPK (albo nadal jest "czynnym" uczestnikiem PPK z tytułu równoległego zatrudnienia), to w nowym podmiocie zatrudniającym może:

• oszczędzać w PPK (może skorzystać z tego prawa po 3-miesięcznym okresie zatrudnienia w danym podmiocie zatrudniającym),
• zrezygnować z oszczędzania w PPK (albo w ogóle, albo w pierwszym możliwym okresie),
• w ogóle nie mieć możliwości przystąpienia do PPK, ponieważ nowy podmiot zatrudniający nie prowadzi PPK (nie podlega ustawie o PPK albo wprawdzie podlega jej przepisom, ale jeszcze nie utworzył PPK lub nie będzie go tworzył, bo prowadzi PPE na warunkach zwalniających z tworzenia PPK) bądź nowo zatrudniony ukończył już 70 lat.

Z kolei jeśli nowo zatrudniony nie był uczestnikiem PPK, to w nowym podmiocie zatrudniającym może:

• rozpocząć oszczędzanie w PPK (może skorzystać z tego prawa po 3-miesięcznym okresie zatrudnienia w danym podmiocie zatrudniającym),
• zrezygnować z oszczędzania w PPK (albo w ogóle, albo w pierwszym możliwym okresie),
• w ogóle nie mieć możliwości przystąpienia do PPK, ponieważ nowy podmiot zatrudniający nie prowadzi PPK (nie podlega ustawie o PPK albo wprawdzie podlega jej przepisom, ale jeszcze nie utworzył PPK lub nie będzie go tworzył, bo prowadzi PPE na warunkach zwalniających z tworzenia PPK) bądź nowo zatrudniony ukończył już 70 lat.

Zakończenie zatrudnienia uczestnika PPK i obowiązki poprzedniego pracodawcy

Rozwiązanie stosunku zatrudnienia (np. umowy o pracę, umowy zlecenia) z osobą, która jest uczestnikiem PPK, nie wywołuje w jej przypadku żadnych szczególnych obowiązków w tym zakresie. Nie ma znaczenia podstawa prawna zakończenia stosunku zatrudnienia (np. wypowiedzenie umowy, upływ czasu, na jaki umowa była zawarta) ani to, z czyjej inicjatywy ustaje stosunek prawny.

WAŻNE

Uczestnik PPK nie musi składać żadnych oświadczeń i podejmować innych działań w związku z uczestnictwem PPK w podmiocie zatrudniającym, z którym kończy zatrudnienie.

Odchodzący z pracy pracownik (zleceniobiorca) nie musi składać ani dotychczasowemu podmiotowi zatrudniającemu, ani instytucji finansowej, która prowadzi pracowniczy plan kapitałowy, żadnych oświadczeń czy podejmować innych działań w związku z zakończeniem zatrudnienia. W takiej sytuacji do końca okresu zatrudnienia (np. w okresie wypowiedzenia umowy o pracę) uczestnik PPK zachowuje taki sam status. Wiąże się to przede wszystkim z koniecznością finansowania wpłat do PPK. Korzysta on z takich samych praw jako uczestnik PPK - może np. zadeklarować zmianę wysokości wpłaty dodatkowej do PPK, może dysponować środkami zgromadzonymi na rachunku PPK, może zrezygnować z oszczędzania w PPK. Instytucja finansowa jest zaś zobowiązana m.in. wykonywać wobec niego obowiązek informacyjny, prowadzić jego rachunek PPK.

Natomiast dotychczasowy podmiot zatrudniający jest zobowiązany naliczać i dokonywać wpłat do PPK od świadczeń wypłacanych uczestnikowi PPK. Wpłaty te będą naliczane nie tylko od wynagrodzenia w ścisłym tego słowa znaczeniu, ale także np. od ekwiwalentu za urlop czy od premii - nawet jeśli te świadczenia są wypłacane już po ustaniu zatrudnienia. Takie stanowisko jest prezentowane na oficjalnym portalu pracowniczych planów kapitałowych www.mojePPK.pl).

PRZYKŁAD

Jan K. (33 lata) do 31 grudnia 2019 r. był pracownikiem banku, którego od lipca 2019 r. obowiązywały przepisy ustawy o PPK. Ponieważ pracownik nie złożył deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK, został z mocy prawa włączony do tego systemu od listopada. Zgodnie z regulaminem wynagradzania bank wypłaca pensje ostatniego dnia miesiąca. Premie kwartalne zaś były wypłacane do 10 dnia pierwszego miesiąca następującego po danym kwartale. Bank naliczył i odprowadził wpłaty do PPK od wynagrodzenia za listopad i grudzień 2019 r. Od należnej Janowi K. premii kwartalnej, którą bank wypłacił mu 10 stycznia 2020 r. (po ustaniu zatrudnienia), także był zobowiązany naliczyć, pobrać i odprowadzić wpłaty do PPK, pomimo że w dniu jej wypłaty Jan. K nie był już pracownikiem banku.

PRZYKŁAD

Załóżmy, że Jan K. z poprzedniego przykładu kilka dni przed rozwiązaniem umowy o pracę - 27 grudnia 2019 r. - złożył deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat. Zatem bank nie powinien już naliczać i odprowadzać wpłat do PPK za Jana K. - ani z jego wynagrodzenia za grudzień 2019 r., ani z premii wypłaconej w styczniu 2020 r.

Wpłat do PPK nie nalicza się natomiast od tych świadczeń, które nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Jeżeli w związku z zakończeniem zatrudnienia takie świadczenia zostają wypłacone, podmiot kończący zatrudnienie nie odprowadza od nich wpłat do PPK. Zaliczają się do nich m.in.:

• odprawy, odszkodowania i rekompensaty wypłacane pracownikom z tytułu wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy, w tym z tytułu rozwiązania stosunku pracy z przyczyn leżących po stronie pracodawcy, nieuzasadnionego lub niezgodnego z prawem wypowiedzenia umowy o pracę lub rozwiązania jej bez wypowiedzenia, skrócenia okresu jej wypowiedzenia, niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy (§ 2 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia składkowego);
• odszkodowania wypłacone byłym pracownikom po rozwiązaniu stosunku pracy, na podstawie umowy o zakazie konkurencji, o której mowa w art. 101² Kodeksu pracy (§ 2 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia składkowego);
• odprawy pieniężne przysługujące w związku z przejściem na emeryturę lub rentę (§ 2 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia składkowego).

PRZYKŁAD

Ewa S. (27 lat) była zatrudniona na stanowisku sekretarki w firmie produkcyjnej. Firma w 2019 r. utworzyła PPK. Ewa S. była uczestnikiem PPK od listopada 2019 r. Pracodawca naliczał, pobierał i dokonywał wpłat od jej wynagrodzenia. Od 15 stycznia 2020 r. Ewa S. nie stawiała się w pracy, nie usprawiedliwiła swojej nieobecności, nie skontaktowała się z pracodawcą. 20 stycznia pracodawca rozwiązał z nią umowę o pracę bez wypowiedzenia z jej winy (na podstawie art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy). Pracownica złożyła odwołanie od rozwiązania umowy o pracę w tym trybie, żądając przy tym odszkodowania za naruszenie przepisów o rozwiązywaniu umów o pracę. W prawomocnym wyroku sąd uznał, że "dyscyplinarne" rozwiązanie umowy o pracę było nieuzasadnione, ponieważ nieobecność Ewy S. była spowodowana pobytem w szpitalu po poważnym urazie, jakiego doznała w wypadku komunikacyjnym. Sąd zasądził odszkodowanie od byłego pracodawcy. Od wypłacanego odszkodowania firma nie naliczy wpłat do PPK, ponieważ odszkodowanie to nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

PRZYKŁAD

Maria Z. jest uczestnikiem PPK z tytułu zatrudnienia w spółce kapitałowej. Załóżmy, że w kwietniu 2020 r. pracownica złożyła wypowiedzenie umowy o pracę z uwagi na nabycie prawa do emerytury. Okres wypowiedzenia upływa 31 lipca 2020 r. Przez okres wypowiedzenia pracodawca nalicza, pobiera i odprowadza wpłaty do PPK. 27 lipca pracodawca wypłacił ostatnie wynagrodzenie, a 31 lipca - ekwiwalent za urlop wypoczynkowy (9 dni) oraz odprawę emerytalną - zgodnie z regulaminem wynagradzania - w wysokości 3-krotności wynagrodzenia. Zatem w lipcu wpłaty do PPK będą naliczane od wynagrodzenia oraz ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy. Od wypłacanej odprawy emerytalnej pracodawca nie naliczy wpłat do PPK.

W związku z ustaniem zatrudnienia osób w wieku 18-54 lata należy zwrócić uwagę na bardzo istotną kwestię. Osoby w tym przedziale wiekowym stają się uczestnikami PPK z mocy prawa (o ile nie złożą deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK). Możliwa jest zatem sytuacja, że podmiot zatrudniający będzie musiał zawrzeć w imieniu takiej osoby i na jej rzecz umowę o prowadzenie PPK oraz naliczyć wpłaty do PPK - nawet wówczas, gdy dana osoba znajduje się w okresie wypowiedzenia lub w niedługim czasie zatrudnienie to ma ustać z upływem czasu, na jaki umowa była zawarta. Nawet gdyby wpłaty do PPK miały zostać odprowadzone tylko od jednomiesięcznego wynagrodzenia - nie zwalnia to pracodawcy z obowiązku włączenia takiej osoby do PPK. Co prawda zasadniczo ustawa o PPK zapobiega sytuacjom krótkotrwałego uczestnictwa w PPK (m.in. dlatego osoby zatrudnione są włączane do PPK dopiero po 3 miesiącach zatrudnienia w danym podmiocie), ale przepisy ustawy o PPK nie zwalniają z obowiązku zgłoszenia do PPK osoby zatrudnionej spełniającej kryterium wieku i okresu zatrudnienia - nawet jeśli pozostawałaby ona w okresie wypowiedzenia.

PRZYKŁAD

Spółka z o.o. podlega ustawie o PPK od stycznia 2020 r. Załóżmy, że 1 marca 2020 r. spółka zatrudniła 25-letnią Maję W. na umowę o pracę na czas określony - do 31 czerwca 2020 r. Pracownica nie złożyła deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK. Pracodawca jest zobowiązany zawrzeć w imieniu i na rzecz Mai W. umowę o prowadzenie PPK po 3 miesiącach jej zatrudnienia. Musi to uczynić najpóźniej do 10 dnia miesiąca następującego po 3 miesiącach zatrudnienia (marzec, kwiecień, maj), tj. do 10 czerwca 2020 r. Nie ma znaczenia, że z końcem czerwca ustanie jej zatrudnienie w spółce i strony nie chcą zawierać kolejnej umowy o pracę. Od wypłacanych pracownicy należności, które stanowią podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, pracodawca nalicza i odprowadza wpłaty do PPK.

Uczestnik PPK niepozostający w zatrudnieniu po rozwiązaniu stosunku pracy

Jeśli po zakończeniu zatrudnienia uczestnik PPK:

• nie podejmuje zatrudnienia (np. jest bezrobotny) albo
• pracuje w warunkach nieuprawniających do oszczędzania w PPK (np. w razie samozatrudnienia, wykonywania umowy o dzieło, wykonywania umowy zlecenia przez ucznia/studenta w wieku do ukończenia 26 lat),

w tym czasie jego rachunek PPK nie jest zasilany żadnymi środkami (chyba że - jak zostało wspomniane wcześniej - były pracodawca/zleceniodawca dokonuje wpłat do PPK z należności związanych z uprzednim zatrudnieniem). Uczestnik PPK nie może sam zasilać swojego rachunku w PPK.

Jednak w tym czasie (tj. "biernego" uczestnictwa w PPK) uczestnik PPK może dysponować zgromadzonymi na jego rachunku PPK środkami. Może zatem np. złożyć wniosek o zwrot (wycofanie) środków, o wypłatę do 25% środków zgromadzonych na rachunku PPK w przypadku poważnego zachorowania. Także w tym czasie uczestnik PPK jest zobowiązany informować instytucję finansową np. o zmianie adresu do korespondencji czy zmianie nazwiska (art. 4 ust. 3 w zw. z ust. 1 i 2 ustawy o PPK).

WAŻNE

"Bierny" uczestnik PPK może dysponować środkami zgromadzonymi na rachunku PPK zgodnie z przepisami ustawy o PPK, pomimo że jego rachunku PPK w danym okresie nie zasilają żadne wpłaty.

Obowiązki nowego pracodawcy lub zleceniodawcy nieprowadzącego PPK wobec zatrudnianego pracownika PPK

Może się zdarzyć, że "bierny" uczestnik PPK podejmuje zatrudnienie w podmiocie, który nie prowadzi PPK z powodu:

• niepodlegania jeszcze przepisom ustawy o PPK (np. gdy uczestnik PPK podejmuje zatrudnienie w 2020 r. w jednostce sektora finansów publicznych, która będzie tworzyła PPK dopiero w 2021 r.),
• nieutworzenia PPK z powodu prowadzenia w danym podmiocie PPE (z zachowaniem wymogów ustawy o PPK) lub posiadania statusu mikroprzedsiębiorcy i spełnienia warunków do nietworzenia PPK.

Wówczas sytuacja uczestnika PPK jest analogiczna do sytuacji opisanej powyżej - czyli pozostawania bez zatrudnienia w rozumieniu ustawy o PPK. W czasie zatrudnienia w podmiocie nieprowadzącym PPK rachunek danej osoby nie jest zasilany środkami pieniężnymi z tytułu tego zatrudnienia. Uczestnik PPK może jednak dysponować środkami zgromadzonymi w PPK - na zasadach określonych w ustawie o PPK.

Uczestnik powinien też informować instytucję finansową, która prowadzi jego rachunek PPK, o zmianie jego danych identyfikujących. Instytucja finansowa także w czasie biernego uczestnictwa w PPK danej osoby wykonuje swoje obowiązki względem niej.

Natomiast podmiot zatrudniający nieprowadzący PPK nie ma żadnych dodatkowych obowiązków. Oczywiście w sytuacji gdy ustaną przyczyny, dla których PPK nie jest w danym zakładzie prowadzony (np. podmiot zostanie objęty ustawą o PPK, przestanie spełniać warunki do zwolnienia z tworzenia PPK ze względu na funkcjonowanie PPE, zdecyduje o utworzeniu PPK obok prowadzonego PPE), wówczas podmiot ten musi wypełnić wobec zatrudnionych określone obowiązki, na ogólnych zasadach wskazanych w ustawie o PPK.

Obowiązki nowego pracodawcy prowadzącego PPK, który zatrudnia uczestnika PPK

W praktyce coraz częściej będziemy mieli do czynienia z sytuacją, gdy nowa osoba zatrudniona jest już uczestnikiem PPK i także nowy podmiot zatrudniający prowadzi u siebie PPK (często przez inną instytucję finansową). Podjęcie zatrudnienia przez uczestnika PPK w podmiocie, który prowadzi PPK, umożliwia dalsze oszczędzanie w systemie PPK. Jest to jednak tylko uprawnienie osoby zatrudnionej, a nie jej obowiązek.

W razie zmiany miejsca pracy osoba zatrudniona, która z tytułu poprzedniego zatrudnienia była już uczestnikiem PPK, może:

• oszczędzać w PPK u nowego pracodawcy (zleceniodawcy) - o ile spełnia kryterium wieku (tj. nie przekroczyła 70 roku życia), po upływie 3 miesięcy zatrudnienia w nowym podmiocie zatrudniającym; jeśli jednak nowo zatrudniony osiągnął już wiek 55 lat - chcąc kontynuować oszczędzanie w systemie PPK, musi złożyć wniosek nowemu pracodawcy (zleceniodawcy);
• nie oszczędzać w PPK lub zdecydować się na oszczędzanie w późniejszym czasie (np. po roku zatrudnienia w danym miejscu pracy); przy czym jeśli nowo zatrudniony nie przekroczył wieku 55 lat i nie chce oszczędzać w PPK musi złożyć podmiotowi zatrudniającemu rezygnację z dokonywania wpłat do PPK. W przeciwnym razie (tj. w razie jego bezczynności w tym zakresie) po 3 miesiącach zatrudnienia zostanie włączony do PPK automatycznie, a od jego wynagrodzenia będą naliczane wpłaty do PPK.

Podkreślenia wymaga, że nowo zatrudniony w wieku 18-54 lata, który w poprzednim miejscu zatrudnienia złożył deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK - jeśli nadal nie chce oszczędzać w PPK - musi w nowym miejscu pracy ponownie złożyć taką deklarację. Podmiot zatrudniający nie pozyskuje bowiem z innych źródeł (np. z instytucji finansowej) informacji o wcześniejszej decyzji osoby zatrudnionej w tym zakresie. Ponadto osoba zatrudniona może w każdej chwili zdecydować o oszczędzaniu w PPK. Warto przy tym dodać, że na oficjalnym portalu pracowniczych planów kapitałowych www.mojePPK.pl) znajduje się wskazówka, by podmiot zatrudniający, który ponownie zatrudnia osobę, która złożyła już deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK, uzyskiwał potwierdzenie od osoby zatrudnionej, że podtrzymuje złożoną wcześniej temu podmiotowi zatrudniającemu deklarację o rezygnacji.

Jeśli zaś nowo zatrudniony ukończył 70 lat, wówczas nowy pracodawca (zleceniodawca) nie może w jego imieniu i na jego rzecz zawrzeć umowy o prowadzenie PPK. Co istotne, osoba zatrudniona, która przed 70 rokiem życia zdecydowała się oszczędzać w pracowniczym planie kapitałowym, będzie mogła kontynuować oszczędzanie po ukończeniu 70 lat, ale tylko w podmiocie zatrudniającym, w którym rozpoczęła oszczędzanie w PPK przed osiągnięciem tego wieku. Jeśli zakończy w nim zatrudnienie i podejmie pracę w innym podmiocie zatrudniającym, nie może już - z uwagi na wiek - oszczędzać w PPK z tytułu zatrudnienia w nowym podmiocie.

Pierwsze 3 miesiące nowego zatrudnienia

Zasadniczo w pierwszych 3 miesiącach zatrudnienia żadna ze stron stosunku zatrudnienia (w rozumieniu przepisów ustawy o PPK) nie ma zobowiązań związanych z pracowniczym planem kapitałowym z tytułu nowego zatrudnienia. Podmiot zatrudniający może (nie musi) informować osobę zatrudnioną o warunkach uczestnictwa w PPK oraz o obowiązkach i powinnościach w tym systemie (art. 14 ust. 4 ustawy o PPK). Ustawodawca, chcąc wyeliminować krótkotrwałe stany uczestnictwa w PPK, zdecydował, że dopiero po 3 miesiącach zatrudnienia i w razie jego dalszego trwania nowo zatrudnione osoby są zgłaszane do PPK (tj. podmiot zatrudniający zawiera w ich imieniu i na ich rzecz umowy o prowadzenie PPK).

Sytuacja wygląda inaczej, gdy dana osoba podejmuje zatrudnienie w podmiocie, w którym w ciągu ostatnich 12 miesięcy już pozostawała w zatrudnieniu w rozumieniu przepisów ustawy o PPK. Wówczas obowiązki związane z PPK mogą zrodzić się wcześniej niż po 3 miesiącach "nowego" (tj. ponownego) zatrudnienia w takim podmiocie. Może się zatem okazać, że np. już po miesiącu ("nowego") zatrudnienia u swojego poprzedniego pracodawcy (zleceniodawcy) podmiot zatrudniający będzie zobligowany włączyć daną osobę zatrudnioną do PPK. Zarówno na podmiocie zatrudniającym, jak i na osobie zatrudnionej będzie spoczywał obowiązek finansowania wpłat do pracowniczego planu kapitałowego.

PRZYKŁAD

W listopadzie i grudniu 2019 r. Anna J. (28 lat) wykonywała umowę o świadczenie usług (zlecenie) na rzecz "ABIX" Spółka z o.o. Podlegała z tego tytułu obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnym i rentowemu. Liczba osób zatrudnionych w spółce nigdy nie przekroczyła 100 osób, zatem dopiero od 1 stycznia 2020 r. "ABIX" podlega ustawie o PPK. Załóżmy, że spółka wdraża PPK w ostatnim możliwym terminie, tj. w maju 2020 r. 1 czerwca "ABIX" Spółka z o.o. i Anna J. zawierają umowę o pracę na okres próbny na 3 miesiące, w wymiarze 1/2 etatu. Anna J. nie złożyła deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK. Zatem pracodawca będzie zobowiązany zgłosić ją do pracowniczego planu kapitałowego do 10 lipca 2020 r. Oznacza to, że już po 1 miesiącu zatrudnienia na umowę o pracę i od pierwszego wynagrodzenia wypłacanego po zawarciu dla Anny J. umowy o prowadzenie PPK nalicza i finansuje wpłaty. Pracodawca (będący w 2019 r. zleceniodawcą) musi bowiem uwzględnić w zatrudnieniu Anny J. stosunek zlecenia z 2019 r., który trwał 2 pełne miesiące. Nie ma przy tym znaczenia, że gdy Anna J. wykonywała zlecenie dla "ABIX", spółka ta nie podlegała jeszcze przepisom ustawy o PPK. Bez znaczenia jest też, że Anna J. od 1 czerwca 2020 r. jest zatrudniona na okres próbny oraz że pracuje na 1/2 etatu.

Należy podkreślić, że w okresie 3 pierwszych miesięcy zatrudnienia nowo zatrudniony nie ma żadnych roszczeń wobec nowego podmiotu zatrudniającego w związku z PPK. Nie może zażądać od niego, żeby przed upływem 3 miesięcy zatrudnienia zgłosił go do pracowniczego planu kapitałowego (poza sytuacją opisaną wyżej), nie może też oczekiwać, by podmiot zatrudniający finansował mu wpłaty do PPK. Nawet gdyby podmiot zatrudniający chciał to zrobić (traktując wpłaty do PPK np. jako bonus pracowniczy), jest to niemożliwe na podstawie ustawy o PPK.

PRZYKŁAD

Jan W. (34 lata) od 2016 r. do końca 2019 r. był informatykiem w spółce z o.o. Spółka wdrożyła PPK we wrześniu 2019 r. i Jan W. od września do końca grudnia 2019 r. oszczędzał w PPK. 1 lutego 2020 r. zawarł umowę o świadczenie usług (zlecenia) na czas nieokreślony ze spółką działającą w branży informatycznej. Z tej umowy podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, wypadkowemu oraz zdrowotnemu. Zleceniodawca zawrze umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz Jana W. dopiero w okresie 1-10 maja 2020 r. (po upływie 3-miesięcznego okresu zatrudnienia). Pierwszą wpłatę do PPK w nowym podmiocie Jan W. może mieć naliczoną zasadniczo od wynagrodzenia wypłaconego w maju 2020 r. - o ile wynagrodzenie będzie wypłacane po dniu zawarcia w imieniu i na rzecz Jana W. umowy o prowadzenie PPK. Tym samym okres od lutego do kwietnia 2020 r. będzie okresem bez zasilania jego rachunku PPK. Zarówno zleceniobiorca, jak i zleceniodawca nie mogą skrócić tego okresu, nawet na podstawie zgodnych ustaleń.

Kontynuacja oszczędzania w PPK w nowym miejscu zatrudnienia zasadniczo spowoduje kilkumiesięczną przerwę w gromadzeniu środków, ponieważ nowy podmiot zatrudniający włączy nowo zatrudnionego do PPK najwcześniej po 3 miesiącach zatrudnienia.

Trzeba pamiętać, że nawet jeśli nowo zatrudniony równolegle pracuje w innym podmiocie zatrudniającym i z tego tytułu oszczędza w PPK, nie zwalnia to firmy, która zatrudniła taką osobę, od włączenia jej do PPK (z mocy prawa lub na wniosek) i finansowania wpłat do tego systemu. W tym samym czasie uczestnik PPK może być stroną więcej niż jednej umowy o prowadzenie PPK (art. 18 ustawy o PPK).

Kolejne miesiące nowego zatrudnienia

Do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął 3-miesięczny okres zatrudnienia, podmiot zatrudniający:

• zgłasza osobę nowo zatrudnioną w wieku 18-54 lata do PPK, tj. zawiera w jej imieniu i na jej rzecz umowę o prowadzenie PPK, jeśli do tego dnia nie złożyła mu deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK, i rozpoczyna naliczanie, pobieranie i dokonywanie wpłat do PPK;
• informuje osobę nowo zatrudnioną w wieku 55-69 lat o możliwości oszczędzania w PPK na wniosek tej osoby. Obowiązek ten musi wykonać, nawet gdyby dana osoba już była uczestnikiem PPK z tytułu poprzedniego zatrudnienia i zasadniczo posiadała wiedzę, że może oszczędzać w PPK. Zatem osobę w tej grupie wiekowej nowy pracodawca (zleceniodawca) zgłasza do PPK tylko wtedy, gdy otrzyma od niej wniosek;

Informacja dla nowo zatrudnionej osoby w wieku 55-69 lat

• informuje osoby będące uczestnikami PPK z tytułu zatrudnienia u niego o możliwości obniżenia wpłaty podstawowej oraz zadeklarowania wpłaty dodatkowej do PPK.

WAŻNE

Do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął okres 3-miesięcznego zatrudnienia, podmiot zatrudniający zawiera umowę o prowadzenie PPK dla nowo zatrudnionego.

Podmiot zatrudniający rozpoczyna naliczanie i pobieranie wpłat do PPK od pierwszego wynagrodzenia wypłacanego po zawarciu w imieniu i na rzecz nowo zatrudnionego umowy o prowadzenie PPK.

Transfer środków zgromadzonych na rachunku w PPK pomiędzy instytucjami finansowymi

Zarówno uczestnik PPK, jak i podmiot zatrudniający mają obowiązek finansowania wpłat do PPK. Wobec osób, które już wcześniej były uczestnikami PPK (z tytułu poprzedniego zatrudnienia), pojawia się kwestia przetransferowania (przeniesienia) środków zgromadzonych dotychczas w PPK prowadzonym przez instytucję finansową u poprzedniego pracodawcy na rachunek uczestnika PPK w instytucji finansowej, która prowadzi PPK w nowym miejscu zatrudnienia (art. 19 ustawy o PPK). Chodzi o to, by środki w ramach systemu PPK były kumulowane na jednym rachunku (tj. by "szły" za uczestnikiem PPK). Założeniem systemu jest bowiem to, aby gromadzone kwoty pieniężne nie były rozproszone na rachunkach w różnych instytucjach finansowych.

W związku z transferem środków w ramach PPK zasadniczo w 4 miesiącu nowego zatrudnienia uczestnika PPK, który będzie oszczędzał w pracowniczym planie kapitałowym z tytułu nowego zatrudnienia, nowy pracodawca musi podjąć następujące działania:

KROK 1. Zawarcie na rzecz nowo zatrudnionej osoby umowy o prowadzenie PPK

Do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynie 3-miesięczny okres zatrudnienia, podmiot zatrudniający zawiera umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz nowo zatrudnionego. Czynności tej dokonuje:

• z mocy prawa (dotyczy osób w wieku 18-54 lata) - o ile do tego czasu nie wpłynie do podmiotu zatrudniającego deklaracja o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK,
• na wniosek (dotyczy osób w wieku 55-69 lat).

KROK 2. Przyjęcie od nowo zatrudnionej osoby oświadczenia dotyczącego poprzedniego PPK

W terminie 7 dni po upływie 10 dni miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął 3-miesięczny okres zatrudnienia, nowo zatrudniony składa na piśmie nowemu pracodawcy (zleceniodawcy) oświadczenie o zawartej w poprzednim miejscu zatrudnienia umowie (umowach) o prowadzenie PPK, ze wskazaniem instytucji finansowych. Z przepisów ustawy o PPK nie wynika, by na podmiocie zatrudniającym spoczywał obowiązek powiadomienia osoby zatrudnionej o możliwości złożenia takiego oświadczenia.

KROK 3. Działania informacyjne wobec zatrudnionego w zakresie transferu środków między rachunkami PPK

Jeżeli:

• upłynie termin 7-dniowy, a nowo zatrudniony nie złoży oświadczenia, o którym mowa wyżej (krok 2), wówczas podmiot zatrudniający jest zwolniony z jakichkolwiek działań związanych z transferem środków (nie wykonuje zatem czynności opisanych poniżej),
• w terminie 7 dni, o którym mowa w poprzednim kroku, podmiot zatrudniający otrzyma na piśmie oświadczenie o umowie (umowach) o prowadzenie PPK - wówczas informuje nowo zatrudnionego o obowiązku złożenia w jego imieniu wniosku o wypłatę transferową środków zgromadzonych na rachunku PPK w poprzednim miejscu zatrudnienia do PPK prowadzonego przez obecny podmiot zatrudniający.

KROK 4. Działania informacyjne wobec instytucji finansowej w zakresie transferu środków między rachunkami PPK

W sytuacji gdy w terminie 7 dni od otrzymania informacji od podmiotu zatrudniającego (krok 3) nowo zatrudniony:

• złoży na piśmie podmiotowi zatrudniającemu swój sprzeciw co do transferu środków - wówczas podmiot zatrudniający nie podejmuje już żadnych działań związanych z transferem środków (nie wykonuje zatem czynności opisanych poniżej),
• nie złoży podmiotowi zatrudniającemu żadnego oświadczenia (a zatem gdy bezskutecznie upłynie termin 7-dniowy) - wówczas podmiot zatrudniający składa do instytucji finansowej, z którą ma zawarte umowy w PPK, wniosek o podjęcie działań, w wyniku którego środki z poprzedniego PPK, w którym oszczędzał nowo zatrudniony, zostaną przekazane do PPK prowadzonego przez podmiot zatrudniający, który złożył wniosek o transfer. Dalsze działania związane z transferem środków są już prowadzone przez instytucję finansową.

Należy przy tym dodać, że działania związane z transferem środków wykonuje wyłącznie nowy podmiot zatrudniający. Natomiast pracodawca (zleceniodawca), z którym jest rozwiązywany stosunek zatrudnienia (poprzedni podmiot zatrudniający), nie ma żadnych obowiązków w związku z tym, że środki zgromadzone w PPK w czasie zatrudnienia u niego mają "podążać" za jego byłym pracownikiem (zleceniobiorcą) do pracowniczego planu kapitałowego prowadzonego w nowym podmiocie zatrudniającym.

WAŻNE

Działania związane z przeniesieniem środków pomiędzy rachunkami PPK u poprzedniego i nowego podmiotu zatrudniającego obciążają wyłącznie nowy podmiot zatrudniający.

Najważniejsze obowiązki informacyjne wobec nowo zatrudnianej osoby w związku z PPK¹

¹ Źródło: Poradnik Niezbędnik pracodawcy; www.mojePPK.pl.

² Obowiązek dotyczy wyłącznie osób, które są uczestnikami PPK (zawarto na ich rzecz umowę o prowadzenie PPK). Nie dotyczy osób, które złożyły deklarację o rezygnacji przed zawarciem na ich rzecz umowy o prowadzenie PPK.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 2 ust. 1 pkt 18, pkt 21, pkt 40, art. 15 ust. 2, art. 19 ust. 1-2, art. 23, art. 27 ust. 4, art. 133-134 ustawy z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych - Dz.U. z 2018 r. poz. 2215; ost.zm. ost.zm. Dz.U. 2019. poz. 1572

• § 1-3 i załącznik do rozporządzenia Ministra Finansów z 12 czerwca 2019 r. w sprawie deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do pracowniczych planów kapitałowych - Dz.U. z 2019 r. poz. 1102

• § 2 ust. 1 pkt 2-4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949

dr Aneta Olędzka

radca prawny, ekspert z zakresu prawa pracy, ubezpieczeń i prawa cywilnego