Jak rozliczyć i zaewidencjonować przekazanie samochodu firmowego członkowi rodziny

Przekazanie samochodu do majątku osobistego lub członkom rodziny podlega opodatkowaniu stawką 23%, gdy od jego zakupu odliczyliśmy całość lub część VAT. W związku z tym na podatnika są nakładane obowiązki. Trzeba ustalić podstawę opodatkowania, czyli aktualną cenę rynkową. Ponadto przekazanie to musi być odpowiednio udokumentowane i oznaczone w JPK_V7. Podatnik może odzyskać również część nieodliczonego VAT, gdy przekazanie odbywa się w okresie korekty.

Opodatkowaniu VAT podlega odpłata dostawa towarów. W niektórych przypadkach opodatkowaniu VAT podlegają również nieodpłatne czynności. Jedną z nich jest nieodpłatne przekazanie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa (art. 7 ust. 2 ustawy o VAT). Nieodpłatne przekazanie towarów podlega VAT, jeżeli łącznie spełnione są trzy poniższe warunki:

• po pierwsze, przedmiotem nieodpłatnego przekazania są towary należące do przedsiębiorstwa podatnika,
• po drugie, towary są przekazywane na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia,
• po trzecie, podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych.

1. Jak ustalić podstawę opodatkowania przy nieodpłatnym przekazaniu samochodu firmowego

Podstawą opodatkowania nieodpłatnej dostawy towaru podlegającej opodatkowaniu VAT zgodnie z art. 7 ust. 2 ustawy o VAT jest cena nabycia lub koszt wytworzenia towaru określone w momencie dostawy towaru, tj. w momencie jego przekazania (art. 29a ust. 2 ustawy o VAT). To oznacza, że podstawą opodatkowania takiej dostawy jest cena nabycia lub koszt wytworzenia towaru skorygowana na dzień, w którym dochodzi do jego nieodpłatnego przekazania. W związku z tym podatnik przy nieodpłatnym przekazaniu samochodu firmowego na cele osobiste swoje lub rodziny powinien za podstawę opodatkowania przyjąć cenę, za jaką nabyłby ten samochód w momencie jego przekazania, czyli jego cenę rynkową.

Przykład 1

Podatnik kupił w 2017 r. samochód osobowy za 85 000 zł netto + 19 550 zł VAT. Z tytułu zakupu samochodu podatnik odliczył cały podatek naliczony. W maju 2021 r. podatnik przekazał ten samochód nieodpłatnie żonie do jej celów osobistych. W tym przypadku podstawę opodatkowania nieodpłatnej dostawy samochodu stanowi dla podatnika wartość rynkowa netto przekazanego samochodu, która w maju 2021 r. wynosi 67 000 zł.

2. Jaką stawką jest opodatkowane nieodpłatne przekazanie samochodu firmowego

Nieodpłatne przekazanie samochodu firmowego należy opodatkować podstawową stawką VAT, czyli 23%.

Przykład 2

Podatnik z poprzedniego przykładu, przekazując żonie firmowy samochód osobowy o wartości rynkowej netto w wysokości 67 000 zł, powinien od tej transakcji naliczyć VAT w wysokości 15 410 zł (67 000 zł x 23%).

3. Jak wykazać nieodpłatne przekazanie samochodu firmowego w ewidencji JPK_VAT

Podatnik ma obowiązek ujmowania w ewidencji VAT podstaw opodatkowania i wysokości podatku należnego nieudokumentowanych fakturami oraz nieobjętych obowiązkiem prowadzenia ewidencji sprzedaży na kasie rejestrującej. Dane te są wykazywane w wysokościach zbiorczych w podziale na stawki podatku oraz sprzedaż zwolnioną od podatku (§ 10 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług - dalej: rozporządzenie). Nieodpłatne dostawy podlegające opodatkowaniu VAT nie mogą być dokumentowane zwykłymi fakturami. W związku z tym powinny zostać udokumentowane zbiorczym dokumentem wewnętrznym, który należy wprowadzić do ewidencji sprzedaży VAT pliku JPK_V7M.

3.1 Oznaczanie dokumentów wewnętrznych w JPK_VAT

Dokumenty wewnętrzne należy wykazywać w ewidencji sprzedaży pliku JPK_V7 z oznaczeniem "WEW" (§ 10 ust. 5 pkt 2 rozporządzenia).

Oznaczenie dokumentu wewnętrznego oznaczeniem "TP". Jeżeli samochód jest przekazywany rodzinie (np. żonie, dzieciom, rodzicom, rodzeństwu), podatnik musi oznaczyć wystawiony przez siebie dokument wewnętrzny oznaczeniem "TP". To oznaczenie należy stosować, jeżeli pomiędzy nabywcą a dokonującym dostawy towarów lub usługodawcą istnieją powiązania, o których mowa w art. 32 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT, a więc m.in. powiązania o charakterze rodzinnym (§ 10 ust. 4 pkt 3 rozporządzenia). W przypadku gdyby wystawiony zbiorczy dokument wewnętrzny dokumentował nie tylko nieodpłatne przekazanie samochodu, ale również inne czynności dokonane na rzecz podmiotów, z którymi podatnik nie jest w żaden sposób powiązany, to również wtedy dokument ten musi być oznaczony oznaczeniem "TP". Oznaczenia procedur, w tym "TP", są bowiem stosowane do całego dokumentu, a nie do poszczególnych wymienionych w nim transakcji. Stanowisko to potwierdzają organy podatkowe. W interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 8 stycznia 2021 r. (sygn. 0112-KDIL1-2.4012.580.2020.1.DS) możemy przeczytać, że:

MF (…) oznaczenie "TP" dotyczy powiązań między nabywcą a dostawcą towarów lub usług (o których mowa w ww. art. 32 ust. 2 pkt 1 ustawy) i należy je stosować dla transakcji ujmowanej w ewidencji sprzedaży, która zawiera co najmniej dane dotyczące podstawy opodatkowania - jeżeli takie powiązania występują. Ponadto oznaczenia te należy stosować do wszystkich dowodów, które wpisuje się w ewidencji dotyczącej podatku należnego, jeżeli w danym dowodzie wystąpiła transakcja/procedura objęta obowiązkiem oznaczania. Oznaczenie "TP" odnosi się bowiem wyłącznie do faktu wystąpienia powiązań między dostawcą a nabywcą. Samo wystąpienie powiązań powoduje więc obowiązek stosowania ww. oznaczenia. Tym samym, jeżeli dokument wewnętrzny dokumentuje transakcje zwolnione od podatku na rzecz podmiotów powiązanych, jak i innych podmiotów, to w ewidencji JPK_V7M należy oznaczyć cały dokument symbolem "TP". Oznaczenie "TP" stosuje się bowiem dla całego dokumentu w przypadku wystąpienia powiązań między nabywcą a dostawcą towarów i usług, o których mowa w art. 32 ust. 2 pkt 1 ustawy, bez wyodrębniania poszczególnych wartości, kwot podatku, itp., a w przypadku gdy procedura nie wystąpiła, nie stosuje się oznaczenia "TP".

Brak obowiązku oznaczania dokumentów wewnętrznych kodami GTU. Dostawy pojazdów samochodowych o kodach wyłącznie CN 8701-8708, a więc m.in. samochodów osobowych, podatnik powinien oznaczać w ewidencji JPK_VAT kodem GTU_07 (§ 10 ust. 3 pkt 1 lit. g rozporządzenia). W omawianym przypadku nie trzeba stosować kodu GTU_07, gdyż kodem GTU nie oznanczamy m.in. zbiorczych informacji o sprzedaży nieudokumentowanej fakturami. To oznacza, że podatnik, który dokonał nieodpłatnej dostawy samochodu firmowego na rzecz np. żony, którą to dostawę udokumentował dokumentem wewnętrznym, nie ma obowiązku oznaczania go kodem GTU_07. Taki obowiązek ciążyłby na nim, gdyby dokonał zwykłej sprzedaży samochodu osobowego, którą udokumentowałby fakturą.

4. Jak odzyskać nieodliczony VAT od przekazywanego samochodu firmowego

Podatnik, który przekazał na cele osobiste samochód osobowy, przy którego zakupie przysługiwało mu pełne albo częściowe prawo do odliczenia VAT, musi opodatkować tę czynność na podstawie art. 7 ust. 2 ustawy o VAT. Nieodpłatne przekazanie samochodu firmowego jest w tym przypadku zrównane przez przepisy ustawy o VAT z jego sprzedażą. Z tego powodu podatnikowi, który dokonał nieodpłatnego przekazania samochodu osobowego, przy którego zakupie odliczył częściowo VAT, przysługuje prawo do dokonania korekty VAT nieodliczonego przy zakupie tego pojazdu na podstawie art. 90b ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT. Z przepisu tego wynika, że w przypadku gdy samochód osobowy był dotychczas wykorzystywany do celów działalności gospodarczej i do celów innych niż działalność gospodarcza, a więc odliczano od niego tylko 50% VAT, a zaczyna być wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej, to podatnik jest uprawniony do dokonania korekty zwiększającej kwotę podatku odliczonego przy nabyciu, imporcie lub wytworzeniu tego pojazdu, gdy następuje to w okresie korekty. Z art. 90b ust. 2 ustawy o VAT wynika natomiast, że sprzedaż samochodu osobowego w okresie korekty powoduje, iż uznaje się, że wykorzystanie tego samochodu zostało zmienione na wykorzystanie wyłącznie do działalności gospodarczej. To oznacza, że podatnik może częściowo odzyskać nieodliczony VAT.

WAŻNE!

Prawo do korekty VAT naliczonego na podstawie art. 90b ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT dotyczy przypadków, gdy podatnikowi przy zakupie przekazywanego nieodpłatnie samochodu osobowego przysługiwało odliczenie 50% VAT.

Okres, w którym możliwe jest dokonanie korekty, zależy od wartości samochodu. Przedstawiamy to w tabeli.

Tabela. Okres korekty dla pojazdów samochodowych

Jeżeli podatnik przekaże samochód do celów osobistych po upływie terminów wskazanych w tabeli, to traci prawo do skorzystania z korekty nieodliczonego VAT. Na potrzeby omawianej korekty uznaje się, że samochód jest wykorzystywany wyłącznie do działalności opodatkowanej, począwszy od miesiąca, w którym nastąpiła zmiana jego wykorzystywania. Zatem korekta jest dokonywana również za okres zmiany sposobu wykorzystywania, którym w omawianym przypadku jest okres, w którym przekazano samochód na cele osobiste. Korekty należy dokonywać jednorazowo w deklaracji za okres rozliczeniowy, w którym nastąpiła zmiana, w kwocie proporcjonalnej do pozostałego okresu korekty (art. 90b ust. 4 ustawy o VAT).

Przykład 3

Czynny podatnik VAT rozliczający się miesięcznie kupił w maju 2020 r. samochód o wartości brutto 98 400 zł (netto 80 000 zł + 18 400 zł VAT). Samochód był wykorzystywany do celów mieszanych. Z tego powodu przy jego zakupie podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia 50% VAT naliczonego, tj. 9200 zł. W maju 2021 r. podatnik postanowił przekazać samochód na cele osobiste żony. W związku z tym nastąpiła zmiana wykorzystania tego samochodu z mieszanego na wykorzystywany wyłącznie do celów prowadzenia działalności. Podatnik zyskał prawo do korekty VAT nieodliczonego przy zakupie tego samochodu. Kwotę korekty należy obliczyć w następujący sposób:

1. Ponieważ wartość początkowa samochodu przekracza 15 000 zł, okres, w jakim przysługuje prawo do skorzystania z korekty, to 5 lat, czyli 60 miesięcy licząc od miesiąca przekazania pojazdu do użytku, czyli od maja 2020 r.

2. Aby ustalić, jaka wartość przypada na jeden miesiąc trwania okresu korekty, należy nieodliczoną przy nabyciu samochodu kwotę VAT podzielić przez liczbę miesięcy okresu korekty. W naszym przykładzie jest to 9200 zł/60 miesięcy = 153,33 zł.

3. Następnie należy ustalić, ile miesięcy zostało do końca okresu korekty. Samochód został przekazany na cele osobiste po roku użytkowania, więc pozostały okres korekty to 48 miesięcy (60 miesięcy - 12 miesięcy = 48 miesięcy).

4. Aby ustalić wartość kwoty podatku naliczonego podlegającego korekcie należy pomnożyć wartość nieodliczonego VAT przypadającego na jeden miesiąc korekty przez liczbę miesięcy pozostających do upływu okresu korekty, czyli: 153,33 zł x 48 miesięcy = 7359,84 zł, co po zaokrągleniu daje kwotę 7360 zł.

Kwotę 7360 zł (bez znaku minus) podatnik powinien wykazać w poz. K_44 części ewidencyjnej oraz w poz. P_44 części deklaracyjnej w ramach pliku JPK_V7M za maj 2021 r.

Podstawa prawna:

• art. 7 ust. 2, art. 29a ust. 2, art. 90b ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 685; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 802

• § 10 ust. 1 pkt 9, ust. 3 pkt 1 lit. g, ust. 4 pkt 3 i ust. 5 pkt 2 rozporządzenia w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług - Dz.U. z 2019 r. poz. 1988; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 2326

Powołana interpretacja:

• Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 8 stycznia 2021 r. (sygn. 0112-KDIL1-2.4012.580.2020.1.DS)

Marcin Jasiński

ekspert w zakresie VAT