Plan urlopów - zasady prawidłowego sporządzania

Przełom roku to czas, kiedy pracodawca powinien przygotować i ogłosić plan urlopów wypoczynkowych dla swoich pracowników. Trzeba w nim uwzględnić terminy, w których pracodawca zaplanował dla poszczególnych pracowników urlop wypoczynkowy, zarówno bieżący, jak i zaległy. Przy układaniu planu urlopów pracodawca powinien w miarę możliwości wziąć pod uwagę wnioski pracowników, a jednocześnie pamiętać o konieczności zapewnienia normalnego toku pracy zakładu.

Przepisy nie wskazują, w jakim terminie pracodawca powinien ogłosić plan urlopów. W tym zakresie dominuje stanowisko, że plan urlopów należy sporządzać przed końcem roku na następny rok kalendarzowy. Nie wynika to wprost z przepisów prawa pracy. Jeśli jednak pracownicy nabywają prawo do urlopu z dniem 1 stycznia, to mogą już w styczniu z niego korzystać. Zatem plan urlopów powinien być ustalony odpowiednio wcześniej.

Plan urlopowy powinien tworzyć każdy pracodawca. Jednak od tej reguły przepisy prawa pracy przewidują wyjątki. Z tworzenia planu urlopowego mogą zrezygnować pracodawcy, u których nie działa zakładowa organizacja związkowa, oraz pracodawcy, u których organizacja związkowa działa, ale wyraziła ona zgodę na rezygnację z tworzenia takich planów (art. 163 § 1¹ Kodeksu pracy).

W przypadku rezygnacji z tworzenia planów urlopowych pracodawca ma obowiązek ustalenia terminu urlopów w trybie porozumienia z pracownikiem (art. 163 § 1¹ Kodeksu pracy).

Różnice między ustalaniem terminu urlopu wypoczynkowego na podstawie planu urlopowego i porozumienia z pracownikiem

Biorąc pod uwagę różnice między wskazanymi trybami ustalania terminów planowanych urlopów wypoczynkowych dla pracowników, można stwierdzić, że ustalanie terminu urlopu w formie planu urlopów jest bardziej sformalizowane i mniej elastyczne. Jednak przy większych zespołach jest on przydatny do zarządzania czasem pracy zatrudnionych pracowników ze względu na to, że ostateczna decyzja co do terminu wykorzystania urlopu należy do pracodawcy. Natomiast ustalanie terminów urlopu za porozumieniem jest prostsze. Trudnością w tym przypadku może być jednak konieczność osiągnięcia porozumienia i zgody obu stron stosunku pracy co do terminu urlopu wypoczynkowego pracownika.

Przykładowy wzór planu urlopów prezentujemy poniżej.

Komentarz 1. Okres, na jaki jest tworzony plan urlopów

Przepisy nie precyzują, na jaki dokładnie okres należy planować urlopy. Można planować dni urlopowe na cały rok kalendarzowy. To z pewnością pozwala na uzyskanie szerszego obrazu skali wykorzystywania urlopów w zakładzie pracy i pozwala lepiej zaplanować proces pracy w stosunku do przewidywanych okresów odpoczynku pracowników. Jest to też narzędzie pozwalające ograniczyć niewykorzystywanie urlopu w roku, w którym powinien być on udzielony, i tym samym ograniczyć pulę urlopów zaległych. Należy jednak przyjąć, że pracodawca nie musi tworzyć planu urlopów na cały rok. Z uwagi na konieczność większej elastyczności zatrudnienia coraz częściej pracodawcy decydują się na stosowanie planów urlopowych na półrocze, a nawet na kwartał. U pracodawców z większą rotacją pracowników sprawdzają się natomiast plany urlopowe miesięczne.

Dla osób zatrudnionych na część roku kalendarzowego tworzy się plan urlopów na okres ich zatrudnienia.

Komentarz 2. Dane osobowe w planie urlopowym

W przypadku tworzenia i ogłaszania pracownikom planu urlopów podstawę do przetwarzania ich danych stanowi konieczność wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze danych/pracodawcy (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Nakłada ją na pracodawcę przepis prawa pracy nakazujący tworzenie planu urlopów i przekazanie go do wiadomości pracowników (art. 163 § 1 i 2 Kodeksu pracy). Zatem pracodawca nie potrzebuje zgody pracownika na zamieszczenie jego danych w formularzu (pliku) planu urlopowego i podanie go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Komentarz 3. Urlop zaległy w planie urlopowym

Pracownik zasadniczo powinien wykorzystywać urlop w tym roku kalendarzowym, w którym uzyskał do niego prawo (art. 161 Kodeksu pracy). Jeśli tego nie zrobi, 1 stycznia następnego roku urlop ten staje się urlopem zaległym, który należy wykorzystać do 30 września następnego roku. Zatem podczas tworzenia planu urlopowego powinno się uwzględnić także dni urlopu zaległego i zaplanować je w okresie od 1 stycznia do 30 września. Warto przy tym mieć na uwadze, że pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody (wyrok SN z 24 stycznia 2006 r., I PK 124/05, OSNP 2006/23-24/354). Jeżeli więc pracownik nie wnioskuje o ujęcie w planie urlopowym dni zaległego urlopu, pracodawca ma prawo sam uwzględnić je w planie urlopowym. Należy przy tym pamiętać, że jeśli pracownik w poprzednim roku kalendarzowym nie wykorzystał pełnego urlopu i nie wyczerpał limitu urlopu na żądanie, następny rok rozpocznie z urlopem zaległym, jednak już bez prawa wykorzystywania części tego urlopu w trybie na żądanie. Ta część zaległego już urlopu na żądanie będzie mogła być wykorzystana w terminie do 31 grudnia 2020 r. (stanowisko Głównego Inspektoratu Pracy z 7 kwietnia 2008 r. w sprawie terminu udzielania pracownikom zaległego urlopu na żądanie - pismo nr GPP-110-4560-170/08/PE).

Przykład

Pracownik mający z racji stażu pracy 20 dni urlopu rocznie, w 2019 r. wykorzystał 10 dni urlopu wypoczynkowego. W zeszłym roku nie korzystał też z urlopu na żądanie. Zatem w 2020 r. będzie miał 10 dni urlopu wypoczynkowego zaległego, którego nie będzie już mógł wykorzystać w trybie na żądanie. Natomiast w planie urlopowym pracodawca powinien uwzględnić 6 dni urlopu zaległego, który należy zaplanować w okresie od 1 stycznia do 30 września 2020 r., oraz 4 dni zaległego urlopu który w 2019 r. był urlopem na żądanie, należy go zaplanować w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2020 r.

Komentarz 4. Ustalenie liczby dni uwzględnianych w planie urlopowym

W planie urlopów poza urlopem zaległym należy zamieścić planowane terminy udzielenia urlopu bieżącego, jednak z pominięciem dni urlopu na żądanie (art. 163 § 1 Kodeksu pracy). Należy przy tym pamiętać, że limit urlopu na żądanie w roku kalendarzowym jest niezmienny. Jeśli zatem pracownik wykorzystał u poprzedniego pracodawcy wszystkie 4 dni, to w nowej pracy nie będzie mógł żądać następnych 4 dni urlopu na żądanie.

Przykład

Pracownik pracuje dla tego samego pracodawcy kolejny rok kalendarzowy na pełny etat i na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony. W zależności od stażu pracy będzie mu przysługiwać 20 dni (staż pracy poniżej 10 lat) lub 26 dni (staż pracy od 10 lat) urlopu wypoczynkowego na rok. Zatem pracodawca powinien w planie urlopów ująć odpowiednio 16 lub 22 dni bieżącego urlopu wypoczynkowego.

Dla pracownika niepełnoetatowego należy zaplanować liczbę dni urlopu proporcjonalnie pomniejszoną w stosunku do jego wymiaru etatu, a następnie odjąć dni urlopu na żądanie. Należy przy tym pamiętać, że liczba dni urlopu na żądanie zawsze jest stała i nie zmniejsza się proporcjonalnie w stosunku do zmniejszonego wymiaru etatu. Zatem zawsze od puli dni urlopu wypoczynkowego odejmujemy 4 dni urlopu na żądanie. Nie ma też w tej sytuacji znaczenia, w jakim wymiarze godzin dziennie pracuje niepełnoetatowiec.

Przykład

Kierownik działu projektów przygotowuje plan urlopów dla swojego zespołu. Wśród pracowników ma osobę ze stażem pracy 15 lat, zatrudnioną na 1/2 etatu na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony. Takiej osobie kierownik powinien w planie urlopów na kolejny rok kalendarzowy zaplanować 9 dni bieżącego urlopu wypoczynkowego. Wynika to z następujących wyliczeń:

Krok 1. Ustalamy roczny wymiar czasu pracy dla pracownika - z racji 20-letniego stażu pracy będzie to 26 dni dla pełnego etatu:

26 dni urlopu wypoczynkowego x 1/2 etatu = 13 dni urlopu bieżącego w roku kalendarzowym.

Krok 2. Ustalamy liczbę należnych dni na żądanie:

4 dni należne, ponieważ dni urlopu na żądanie nie zmniejszamy proporcjonalnie do wymiaru etatu.

Krok 3. Ustalamy liczbę dni do zaplanowania w planie urlopów:

13 dni urlopu należnego pracownikowi - 4 dni urlopu na żądanie = 9 dni urlopu wypoczynkowego do zaplanowania w planie urlopowym na 2020 r.

Pomniejszoną liczbę dni urlopu należy zaplanować także w przypadku osoby, której stosunek pracy zakończy się w trakcie roku kalendarzowego i pracodawca w momencie tworzenia planu urlopu już wie, że współpraca ta nie będzie kontynuowana. W takim przypadku liczba dni urlopu będzie wyliczona proporcjonalnie do liczby miesięcy współpracy. Należy pamiętać, że jeśli stosunek pracy kończy się w trakcie miesiąca, dotychczasowy pracodawca ma obowiązek zaokrąglić ten okres do pełnego miesiąca kalendarzowego w górę. Również w tym przypadku pracodawca nie uwzględnia w planie urlopów 4 dni urlopu na żądanie.

Przykład

Pracodawca 2 wrześniu 2019 r. zatrudnił na pełny etat kierownika projektu, na podstawie umowy na czas określony, która ma się zakończyć 31 sierpnia 2020 r. Jednak z uwagi na specyfikę projektu pracodawca wie, że nie będzie przedłużał tej współpracy. Pracownik w 2019 r. wykorzystał cały przysługujący mu urlop. Biorąc pod uwagę, że kierownik projektu to specjalista z 20-letnim stażem pracy, pracodawca powinien zaplanować mu w planie urlopowym na 2020 r. 14 dni urlopu wypoczynkowego. Wynika to z następujących wyliczeń:

Krok 1. Ustalamy roczny wymiar czasu pracy dla pracownika - z racji 20-letniego stażu pracy będzie to 26 dni w pełnym roku kalendarzowym.

Krok 2. Wyliczamy liczbę dni przysługujących pracownikowi u pracodawcy proporcjonalnie do przepracowanej części roku:

• 26 dni pełnego wymiaru urlopu : 12 miesięcy kalendarzowych = 2,16 dnia urlopu dla każdego z miesięcy w roku kalendarzowym,

• 2,16 x 8 miesięcy pracy u pracodawcy = 17,28 dnia należnego urlopu wypoczynkowego,

• 17,28 dnia zaokrąglone zgodnie z Kodeksem pracy w górę do pełnego dnia = 18 dni urlopu wypoczynkowego należnego za przepracowaną u tego pracodawcy część roku.

Krok 3. Ustalamy liczbę należnych dni na żądanie:

4 dni należne, ponieważ dni urlopu na żądanie nie wyliczamy proporcjonalnie do przepracowanego okresu u danego pracodawcy.

Krok 4. Ustalamy liczbę dni do zaplanowania w planie urlopów:

18 dni urlopu należnego pracownikowi u obecnego pracodawcy - 4 dni urlopu na żądanie = 14 dni urlopu wypoczynkowego do zaplanowania w planie urlopowym do zakończenia stosunku pracy 31 sierpnia 2020 r.

Także w sytuacji zatrudnienia pracownika w trakcie roku kalendarzowego ustalanie terminów wypoczynku w planie urlopów obejmuje pomniejszoną liczbę dni. W tym przypadku jednak poza wyliczeniem odpowiedniej proporcji dni urlopowych w stosunku do okresu zatrudnienia pracodawca musi wziąć pod uwagę wykorzystanie urlopu przez pracownika u poprzedniego pracodawcy. Wiedzę na ten temat pracodawca powinien pozyskać ze świadectwa pracy nowo zatrudnionego pracownika, w którym poprzedni pracodawca ma obowiązek odnotować liczbę dni wykorzystanego urlopu, w tym liczbę dni udzielonych na żądanie pracownika.

Przykład

Pracodawca zatrudnia nową księgową od 1 kwietnia 2020 r. Wybrana na to stanowisko osoba ma 14 lat doświadczenia i do 31 marca 2020 r. będzie zatrudniona w poprzednim miejscu pracy. Jednak z uwagi na konieczność dokończenia zadań u poprzedniego pracodawcy w okresie od 1 stycznia do 31 marca 2020 r. wykorzystała ona tylko 1 dzień urlopu na żądanie. W związku z tym w świadectwie pracy znalazła się informacja, że pracownica w okresie od 1 stycznia do 31 marca 2020 r. wykorzystała 1 dzień urlopu wypoczynkowego, w tym 1 dzień urlopu na żądanie, a za 6 dni niewykorzystanego urlopu wypłacono jej ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Dla nowego pracodawcy oznacza to konieczność uwzględnienia w planie urlopowym 16 dni urlopu. Wynika to z następujących wyliczeń:

Krok 1. Ustalamy roczny wymiar czasu pracy dla pracownicy - z racji 14-letniego stażu pracy będzie to 26 dni dla pełnego roku kalendarzowego.

Krok 2. Wyliczamy liczbę dni przysługujących pracownicy u poprzedniego pracodawcy:

• 26 dni pełnego wymiaru urlopu : 12 miesięcy kalendarzowych = 2,16 dnia urlopu dla każdego z miesięcy w roku kalendarzowym,

• 2,16 x 3 miesiące przepracowane u poprzedniego pracodawcy = 6,5 dnia urlopu wypoczynkowego,

• 6,5 dnia zaokrąglone zgodnie z Kodeksem pracy w górę do pełnego dnia = 7 dni urlopu wypoczynkowego do rozliczenia z poprzednim pracodawcą.

Krok 3. Wyliczamy liczbę dni przysługujących pracownicy u kolejnego pracodawcy:

• 26 dni pełnego wymiaru : 12 miesięcy kalendarzowych = 2,16 dnia urlopu dla każdego z miesięcy w roku kalendarzowym,

• 2,16 x 9 miesięcy u kolejnego pracodawcy = 19,44 dnia urlopu wypoczynkowego,

• 19,44 dnia zaokrąglone w górę do pełnego dnia daje 20 dni urlopu wypoczynkowego u kolejnego pracodawcy.

Jednak suma dni urlopu w ciągu roku kalendarzowego powinna wynieść maksymalnie 26 dni, nawet jeśli w wyniku zaokrągleń wyników cząstkowych wyjdzie więcej dni urlopu.

26 dni - 7 dni należnych u poprzedniego pracodawcy = 19 dni należnego urlopu u nowego pracodawcy.

Krok 4. Ustalamy liczbę należnych dni urlopu na żądanie:

4 dni urlopu na żądanie należne w ciągu roku - 1 dzień urlopu na żądanie wykorzystany u poprzedniego pracodawcy = 3 dni urlopu na żądanie należnego u obecnego pracodawcy.

Krok 5. Ustalamy liczbę dni do zaplanowania w planie urlopów:

19 dni urlopu należnego pracownikowi u obecnego pracodawcy - 3 dni pozostałego należnego urlopu na żądanie = 16 dni urlopu wypoczynkowego do zaplanowania w planie urlopowym od 1 kwietnia do końca 2020 r.

Przykład

Pracodawca zatrudnia od 1 kwietnia 2020 r. nowego informatyka. Z przedłożonych pracodawcy świadectw pracy wynika, że ma on 11 lat stażu pracy. W okresie od 1 stycznia do 31 marca 2020 r., kiedy to zakończy się poprzedni stosunek pracy, pracownik wykorzysta 13 dni urlopu wypoczynkowego, w tym 3 dni na żądanie. Zatem nowy pracodawca powinien w planie urlopowym uwzględnić 12 dni urlopu. Wynika to z następujących wyliczeń:

Krok 1. Ustalamy roczny wymiar czasu pracy dla pracownika - z racji 11-letniego stażu pracy będzie to 26 dni dla pełnego roku kalendarzowego.

Krok 2. Wyliczamy liczbę dni przysługujących pracownikowi u poprzedniego pracodawcy:

• 26 dni pełnego wymiaru : 12 miesięcy kalendarzowych = 2,16 dnia urlopu dla każdego z miesięcy w roku kalendarzowym,

• 2,16 x 3 miesiące przepracowane u poprzedniego pracodawcy = 6,5 dnia urlopu wypoczynkowego,

• 6,5 dnia zaokrąglone w górę do pełnego dnia daje 7 dni urlopu wypoczynkowego do rozliczenia z poprzednim pracodawcą.

Krok 3. Wyliczamy liczbę dni przysługujących pracownikowi u kolejnego pracodawcy:

• 26 dni pełnego wymiaru : 12 miesięcy kalendarzowych = 2,16 dnia urlopu dla każdego z miesięcy w roku kalendarzowym,

• 2,16 x 9 miesięcy u aktualnego pracodawcy = 19,49 dnia urlopu wypoczynkowego,

• 19,49 dnia zaokrąglone w górę do pełnego dnia = 20 dni urlopu wypoczynkowego do rozliczenia u kolejnego pracodawcy.

Jednak suma dni urlopu w ciągu roku kalendarzowych powinna wynieść maksymalnie 26 dni, nawet jeśli pracownik wykorzystał u poprzedniego pracodawcy więcej dni, niż mu przysługiwało proporcjonalnie do okresu zatrudnienia.

26 dni - 13 dni wykorzystanych u poprzedniego pracodawcy = 13 dni należnego urlopu u kolejnego pracodawcy.

Krok 4. Ustalamy liczbę należnych dni na żądanie:

4 dni urlopu na żądanie należne w ciągu roku - 3 dni urlopu na żądanie wykorzystane u poprzedniego pracodawcy = 1 dzień urlopu na żądanie należny u kolejnego pracodawcy.

Krok 5. Ustalamy liczbę dni do zaplanowania w planie urlopów:

13 dni urlopu faktycznie należnego pracownikowi u kolejnego pracodawcy - 1 dzień pozostałego należnego urlopu na żądanie = 12 dni urlopu wypoczynkowego do zaplanowania w planie urlopowym od 1 kwietnia do końca 2020 r.

W planie urlopowym nie można także zapominać o urlopie uzupełniającym. W dniu, w którym pracownikowi upływa 10 lat stażu pracy, uzyskuje on prawo do 6 dni urlopu wypoczynkowego, które uzupełnią dotychczasowy 20-dniowy wymiar urlopu do 26 dni. Urlop ten pracownik nabywa w trakcie roku kalendarzowego, np. 10 czerwca 2020 r. W takim przypadku 6 dni urlopu uzupełniającego należy wprowadzić do planu urlopowego po dacie nabycia do niego prawa przez pracownika.

Inaczej należy planować terminy urlopu w roku kalendarzowym dla osób, które podjęły zatrudnienie pierwszy raz w życiu. Wynika to z faktu, że nie nabywają one z dniem zatrudnienia prawa do pełnej puli urlopu wyliczonej proporcjonalnie do miesięcy zatrudnienia w roku kalendarzowym, ale uzyskają prawo do 1/12 wymiaru rocznego urlopu po każdym miesiącu pracy. Ponieważ w praktyce jest to 1,66 dnia po każdy miesiącu pracy, częstym postępowaniem jest planowanie urlopu w taki sposób, aby w proponowanym terminie korzystania z urlopu pracownik miał już nabyte do niego prawo.

Przykład

Pracownik będący jeszcze studentem rozpoczął pierwszą w życiu pracę 1 lutego 2020 r. Prawo do pierwszego urlopu nabędzie od 1 marca 2020 r. w wymiarze 1/12 z 20 dni, co daje 1,66 dnia urlopu. Jednak pracownik ten zgłasza pracodawcy, że z urlopu chciałby skorzystać w maju 2020 r. Z dniem 1 maja 2020 r. nabędzie on prawo do 3/12 z 20 dni urlopu. Zatem pomiędzy 1 a 31 maja 2020 r. pracodawca może uwzględnić w planie urlopów 5 dni urlopu wypoczynkowego pracownika.

Komentarz 5. Zasady planowania dni urlopu

Pracodawca, tworząc plan urlopowy, powinien przestrzegać zasad udzielania urlopu wypoczynkowego. Przede wszystkim powinien planować urlopy wyłącznie w dni robocze dla pracownika. Ponadto jedna z części urlopu wypoczynkowego powinna obejmować minimum 14 dni kalendarzowych nieprzerwanego odpoczynku (do tego okresu wliczamy niedziele, święta i inne dni wolne od pracy).

Pracodawca powinien także uwzględnić w planie urlopów sytuacje, w których przepisy przyznają pracownikowi prawo do urlopu we wskazanym przez niego terminie, nie dając pracodawcy możliwości odmowy jego udzielenia. Taką sytuacją jest wniosek pracownicy powracającej z urlopu macierzyńskiego, która chce wykorzystać urlop wypoczynkowy bezpośrednio po urlopie macierzyńskim. Dotyczy to także pracownika-ojca wychowującego dziecko lub pracownika-innego członka najbliższej rodziny, który korzysta z urlopu macierzyńskiego (art. 163 § 3 Kodeksu pracy).

Komentarz 6. Plan urlopów a wykorzystanie urlopu

Plan urlopów jest tylko planem, co oznacza, że umieszczenie daty urlopu w tym dokumencie nie wystarczy, aby pracownik rozpoczął korzystanie z urlopu bez żadnych dodatkowych formalności. Konieczny będzie w tym przypadku, niezależnie od planu urlopów, wniosek o urlop wypoczynkowy i jego akceptacja przez pracodawcę. Dopiero ona uprawnia pracownika do rozpoczęcia odpoczynku.

Komentarz 7. Ogłoszenie planu urlopowego

Zgodnie z przepisami plan urlopów powinien zostać ogłoszony w sposób przyjęty u pracodawcy. Przepisy nie precyzują zatem, jak należy to zrobić. Można więc tradycyjną metodą wywiesić plan urlopów na tablicy ogłoszeń. Jednak obecnie najczęstszym sposobem jest przygotowywanie tego dokumentu w wersji elektronicznej (np. w pliku Excel lub za pomocą programu kadrowo-płacowego albo dedykowanych aplikacji) i następnie zamieszczanie na dysku sieciowym lub udostępnianie za pomocą poczty elektronicznej pracownikom. Tego typu działania spełniają wymóg ogłoszenia planu urlopów.

Podstawa prawna:

art. 153 § 1, art. 154, art. 155¹-155³, art. 158, art. 161-163, art. 175¹ pkt 3 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1495

Magdalena Sybilska-Bonicka

specjalista z zakresu prawa pracy, prawnik, redaktor "MONITORA prawa pracy i ubezpieczeń", wieloletni praktyk, trener biznesu i były wykładowca akademicki z zakresu prawa pracy