Pracodawca ma obowiązek przeprowadzić procedurę powypadkową, jeśli dojdzie do wypadku przy pracy w zakładzie pracy. Powinna ona przebiegać następująco:

Krok 1. Podejmij działania eliminujące lub ograniczające zagrożenie oraz zapewnij udzielenie pomocy poszkodowanym

W sytuacji gdy w zakładzie pracy dochodzi do wypadku przy pracy, najpierw powinno nastąpić jego zgłoszenie pracodawcy. Może to zrobić pracownik, jeśli pozwala mu na to jego stan zdrowia, albo inna osoba, która znajdowała się w pobliżu miejsca zdarzenia.

Pracodawca jest zobowiązany do udzielenia poszkodowanym pierwszej pomocy. Udzielenie pierwszej pomocy dotyczy zarówno pracowników, którzy doznali wypadków przy pracy, jak i innych osób, które zostały poszkodowane na terenie zakładu pracy.

Pracodawca powinien także podjąć niezbędne działania polegające na wyeliminowaniu dalszego zagrożenia, np. trzeba wyłączyć maszyny czy odciąć prąd.

Krok 2. Zabezpiecz miejsce wypadku

Do czasu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku pracodawca ma obowiązek zabezpieczyć miejsce zdarzenia. Powinno ono zostać zabezpieczone przed:

● dostępem osób niepowołanych,

● uruchomieniem bez koniecznej potrzeby maszyn i innych urządzeń technicznych, które w związku z wypadkiem zostały wstrzymane,

● dokonywaniem zmiany położenia maszyn i innych urządzeń technicznych, jak również zmiany położenia innych przedmiotów, które spowodowały wypadek lub pozwalają odtworzyć jego okoliczności.

Zgodę na uruchomienie maszyn i innych urządzeń technicznych lub dokonanie zmian w miejscu wypadku lekkiego wyraża pracodawca, w uzgodnieniu ze społecznym inspektorem pracy. Można to zrobić po dokonaniu oględzin miejsca wypadku oraz po sporządzeniu, jeśli zachodzi potrzeba, szkicu lub fotografii miejsca wypadku i udokumentowaniu wszystkich możliwych okoliczności pozwalających ustalić przebieg i przyczyny wypadku.

W razie wystąpienia wypadku śmiertelnego, ciężkiego lub zbiorowego zgodę na uruchomienie maszyn lub dokonanie zmian w miejscu wypadku wyraża pracodawca po uzgodnieniu z właściwym inspektorem pracy i prokuratorem.

Krok 3. Powiadom o ciężkim, zbiorowym lub śmiertelnym wypadku właściwego okręgowego inspektora pracy i prokuratora

Zawiadomienia o śmiertelnym, ciężkim lub zbiorowym wypadku przy pracy pracodawca dokonuje niezwłocznie. Powinno ono zawierać następujące informacje:

● identyfikacja pracodawcy (nazwa pracodawcy, imię nazwisko, zajmowane stanowisko, telefon),

● data i godzina zaistnienia zdarzenia,

● liczba osób poszkodowanych,

● dane osób poszkodowanych (w tym imię i nazwisko poszkodowanego, podstawa świadczenia pracy, skutki wypadku dla poszkodowanego),

● miejsce wypadku,

● informacja o przebiegu zdarzenia wypadkowego. 

Najszybciej można przekazać zawiadomienie o wypadku telefonicznie. Zgłoszenia wypadku można także dokonać e-mailowo lub pisemnie.

Niezawiadomienie o wypadku przy pracy inspektora pracy czy prokuratora jest wykroczeniem pracodawcy, za które grozi grzywna od 1000 zł do 30 000 zł.

Krok 4. Powołaj zespół powypadkowy

Jeśli w zakładzie doszło do wypadku przy pracy, pracodawca ma obowiązek powołać zespół powypadkowy. Zespół taki powinien być powołany zawsze w składzie dwuosobowym.

Kto wchodzi w skład zespołu powypadkowego

Zespół powypadkowy można powoływać każdorazowo w przypadku zaistnienia wypadku lub ustalić stały skład zespołu do czasu odwołania. Najlepiej powołać zespół odpowiednim pisemnym zarządzeniem, którego kopia zostanie dołączona razem z protokołem powypadkowym do dokumentacji powypadkowej.

Krok 5. Zapewnij ustalenie okoliczności i przyczyn wypadku

Zespół powypadkowy ma obowiązek przystąpić do ustalania okoliczności i przyczyn zaistniałego wypadku niezwłocznie po otrzymaniu wiadomości o wypadku, czyli właściwie bezpośrednio po powołaniu przez pracodawcę. Koszty związane z ustalaniem okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy ponosi pracodawca.

Zespół powypadkowy powinien:

● dokonać oględzin miejsca wypadku, stanu technicznego maszyn i innych urządzeń technicznych, stanu urządzeń ochronnych oraz zbadać warunki wykonywania pracy i inne okoliczności, które mogły mieć wpływ na powstanie wypadku,

● jeżeli jest to konieczne, sporządzić szkic lub wykonać fotografię miejsca wypadku,

● wysłuchać wyjaśnień poszkodowanego, jeżeli stan jego zdrowia na to pozwala,

● zebrać informacje dotyczące wypadku od jego świadków,

● zasięgnąć opinii lekarza, a w razie potrzeby opinii innych specjalistów, w zakresie niezbędnym do oceny rodzaju i skutków wypadku,

● zebrać inne dowody dotyczące wypadku,

● dokonać prawnej kwalifikacji wypadku,

● określić środki profilaktyczne oraz wnioski, w szczególności wynikające z oceny ryzyka zawodowego na stanowisku pracy, na którym wystąpił wypadek.

Krok 6. Zapewnij sporządzenie protokołu powypadkowego i zatwierdź jego ustalenia

Zespół powypadkowy sporządza po ustaleniu okoliczności i przyczyn wypadku protokół powypadkowy. Należy to zrobić w ciągu 14 dni od dnia uzyskania zawiadomienia o wypadku. W protokole powypadkowym trzeba wskazać, czy zdarzenie miało charakter wypadku przy pracy, i jeśli tak, to w jakich okolicznościach i z jakich przyczyn do niego doszło.

Członek zespołu powypadkowego ma prawo złożyć do protokołu powypadkowego zdanie odrębne, które powinien uzasadnić. W przypadku rozbieżności zdań członków zespołu powypadkowego o treści protokołu powypadkowego decyduje pracodawca.

Poszkodowany ma prawo wnosić zastrzeżenia i uwagi do treści protokołu. Protokół następnie zatwierdza pracodawca. Ma na to 5 dni od dnia sporządzenia protokołu.

Krok 7. Przekaż protokół powypadkowy właściwym osobom

Zatwierdzony protokół powypadkowy pracodawca doręcza:

● poszkodowanemu,

● rodzinie (jeżeli wypadek był śmiertelny),

● inspektorowi pracy (w razie wypadku śmiertelnego, zbiorowego lub ciężkiego).

Krok 8. Zarejestruj wypadek w rejestrze wypadków przy pracy

Na podstawie wszystkich protokołów powypadkowych należy prowadzić w zakładzie rejestr wypadków przy pracy. W rejestrze tym należy odnotowywać zdarzenia wypadkowe osób będących pracownikami, w praktyce najczęściej w ujęciu rocznym. Jeśli w zakładzie pracują osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych, dokumentacja powypadkowa jest rejestrowana w kartach wypadków i takie karty należy również przechowywać, niezależnie od prowadzonego rejestru wypadków.

W rejestrze wypadków powinny znaleźć się następujące dane:

● imię i nazwisko poszkodowanego,

● miejsce i data wypadku,

● informacje dotyczące skutków wypadku dla poszkodowanego,

● data sporządzenia protokołu powypadkowego,

● stwierdzenie, czy wypadek jest wypadkiem przy pracy,

● data przekazania do ZUS wniosku o świadczenia z tytułu wypadku przy pracy,

● liczba dni niezdolności do pracy,

● inne informacje, niebędące danymi osobowymi, których zamieszczenie w rejestrze jest celowe, w tym wnioski i zalecenia profilaktyczne zespołu powypadkowego.

Krok 9. Sporządź statystyczną kartę wypadku GUS

Statystyczną kartę wypadku przy pracy sporządza się dla każdego poszkodowanego w wypadku przy pracy, w 2 egzemplarzach, na podstawie protokołu powypadkowego lub karty wypadku, w których stwierdzono, że wypadek był wypadkiem przy pracy lub wypadkiem traktowanym na równi z wypadkiem przy pracy.

Część I statystycznej karty wypadku należy sporządzić w ciągu 14 dni roboczych od dnia zatwierdzenia protokołu powypadkowego lub sporządzenia karty wypadku. Następnie jedną kopię należy przekazać do GUS nie później niż do 15 dnia roboczego miesiąca następującego po miesiącu, w którym zatwierdzono protokół powypadkowy lub sporządzono kartę wypadku. 

Część II, uzupełniającą, wypełnia się i przekazuje do GUS w ciągu 6 miesięcy od dnia zatwierdzenia protokołu powypadkowego lub sporządzenia karty wypadku. Drugi egzemplarz, tak jak dotychczas, należy przechowywać w dokumentacji dotyczącej wypadków przy pracy przez okres 10 lat.

Jeżeli wypadek był wypadkiem zbiorowym, statystyczną kartę wypadku sporządza się dla każdego poszkodowanego w tym wypadku osobno.