Jak rozliczyć urlop wypoczynkowy - krok po kroku
Krok 1. Ustal prawo pracownika do urlopu
Prawa pracownika, obowiązki pracodawcy
| Pracownik ma prawo do: | corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego, którego nie może się zrzec |
| Pracodawca ma obowiązek: | udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo UWAGA! Niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego pracodawca powinien udzielić pracownikowi najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. |
UWAGA!
Pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy nabywa prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku.
Krok 2. Sprawdź wymiar urlopu wypoczynkowego
Wymiar urlopu wypoczynkowego
| Lp. | Wymiar urlopu wynosi | Okres zatrudnienia (staż urlopowy) |
| 1. | 20 dni | krócej niż 10 lat |
| 2. | 26 dni | co najmniej 10 lat |
UWAGA!
W przypadku zatrudnienia w niepełnym wymiarze czasu pracy wymiar urlopu pracownika ustala się proporcjonalnie do wymiaru jego czasu pracy.
Okresy wliczane do stażu urlopowego
| Lp. | Zatrudnienie | Wliczany okres |
| 1. | Zatrudnienie u obecnego pracodawcy | Okres zatrudnienia u obecnego pracodawcy |
| 2. | Zatrudnienie u poprzednich pracodawców | Okresy zatrudnienia u poprzednich pracodawców, bez względu na przerwy w zatrudnieniu oraz sposób ustania stosunku pracy |
| Lp. | Ukończona szkoła | Wliczany okres |
| 1. | Zasadnicza lub inna równorzędna szkoła zawodowa | Przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 3 lata |
| 2. | Średnia szkoła zawodowa | Przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 5 lat |
| 3. | Średnia szkoła zawodowa dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych | 5 lat |
| 4. | Średnia szkoła ogólnokształcąca | 4 lata |
| 5. | Szkoła policealna | 6 lat |
| 6. | Szkoła wyższa | 8 lat |
UWAGA!
Okresy nauki nie podlegają sumowaniu.
Krok 3. Sprawdź termin urlopu
Ustalanie terminu urlopu
| Jeżeli jest plan urlopów | pracodawca ma obowiązek udzielenia urlopu w terminie wskazanym w planie urlopów. |
| Jeżeli nie ma ustalonego planu urlopów | pracodawca powinien udzielić pracownikowi urlopu w terminie uzgodnionym z pracownikiem. |
Krok 4. Sprawdź, czy zachowane są zasady udzielania urlopu
Podstawowe zasady udzielania urlopu wypoczynkowego
| Lp. | Zasady udzielania urlopu |
| 1 | 2 |
| 1. | Urlopu udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy |
| 2. | Urlop wypoczynkowy może być dzielony na części |
| 3. | Podstawą podziału urlopu jest wniosek pracownika |
| 4. | Co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych |
| 5. | Pracodawca ma obowiązek udzielenia na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym (urlop na żądanie) |
Krok 5. Upewnij się, jakie świadczenie przysługuje pracownikowi
Pracownikowi korzystającemu z urlopu wypoczynkowego przysługuje wynagrodzenie. Jeżeli w trakcie zatrudnienia nie wykorzystał on należnego urlopu w naturze, wówczas po zakończeniu stosunku pracy przysługuje mu ekwiwalent za urlop wypoczynkowy.
Wynagrodzenie urlopowe i ekwiwalent za urlop wypoczynkowy
| Lp. | Świadczenie | Za co przysługuje |
| 1. | Wynagrodzenie urlopowe | Jest to wynagrodzenie, które przysługuje pracownikowi za czas urlopu wypoczynkowego. Powinno być w wysokości wynagrodzenia, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. |
| 2. | Ekwiwalent urlopowy | Jest to ekwiwalent pieniężny, który przysługuje pracownikowi w razie niewykorzystania przysługującego urlopu wypoczynkowego w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. UWAGA! Pracodawca nie wypłaca ekwiwalentu pieniężnego w przypadku, gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu podczas zatrudnienia pracownika na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą. |
Krok 6. Uwzględnij prawidłowo składniki wynagrodzenia w podstawie wymiaru wynagrodzenia urlopowego/ekwiwalentu urlopowego
W zależności od rodzaju świadczenia w podstawie jego wymiaru składniki wynagrodzenia uwzględniane są w różny sposób.
Składniki wynagrodzenia w podstawie wymiaru świadczenia
| Lp. | Rodzaj składnika | Sposób uwzględniania w podstawie wynagrodzenia urlopowego | Sposób uwzględniania w podstawie ekwiwalentu urlopowego |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1. | składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej, w stałej wysokości | w wysokości należnej w miesiącu korzystania z urlopu wypoczynkowego | w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu |
| 2. | składniki zmienne za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc | w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 lub 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu | w średniej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu. Jeżeli pracownik nie przepracował pełnego okresu 3 miesięcy, to należy dokonać uzupełnienia, według wzoru: Wu = (W fakt. : Dp) × Dr gdzie: Wu - wynagrodzenie uzupełnione W fakt. - wynagrodzenie faktycznie wypłacone pracownikowi w tym okresie Dp - liczba dni pracy, za które przysługiwało pracownikowi wynagrodzenie, Dr - liczba dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy |
| 3. | składniki wynagrodzenia za okresy dłuższe niż 1 miesiąc (np. premie kwartalne, półroczne) | nie należy uwzględniać | w średniej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 12 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu. Jeżeli pracownik nie przepracował pełnego okresu 12 miesięcy, wynagrodzenie należy uzupełnić według zasad wskazanych w pkt 2 tabeli. |
| 4. | W razie zmiany składników przysługujących za okres nie dłuższy niż 1 miesiąc lub zmiany wysokości takich składników w okresie, z którego ustala się podstawę wymiaru wynagrodzenia lub ekwiwalentu za urlop, wprowadzonych przed rozpoczęciem przez pracownika urlopu wypoczynkowego lub w miesiącu wykorzystywania tego urlopu albo nabycia prawa do ekwiwalentu za urlop, podstawę wymiaru ustala się ponownie z uwzględnieniem tych zmian. | ||
Krok 7. Ustal składniki wynagrodzenia uwzględniane w podstawie wymiaru wynagrodzenia urlopowego/ekwiwalentu za urlop
Składniki wynagrodzenia w podstawie wymiaru wynagrodzenia urlopowego/ekwiwalentu za urlop
| Lp. | Składniki wynagrodzenia uwzględniane w podstawie wymiaru wynagrodzenia urlopowego/ekwiwalentu za urlop |
| 1. | wynagrodzenia zasadnicze w formie czasowej, akordowej, prowizyjnej i innej |
| 2. | dodatki za staż pracy oraz inne dodatki (dodatkowe wynagrodzenia) za szczególne właściwości pracy, szczególne kwalifikacje lub warunki pracy |
| 3. | premie i nagrody regulaminowe |
| 4. | dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych |
| 5. | wynagrodzenia dodatkowe za prace wykonywane w ramach obowiązującego wymiaru czasu pracy, lecz niewynikające z zakresu czynności |
| 6. | wynagrodzenia za czynności przewidziane do wykonania poza normalnymi godzinami pracy w zakładzie lub w innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę (np. dyżury, pełnienie pogotowia domowego) |
| 7. | dodatek wyrównawczy wypłacany pracownikom, których wynagrodzenie uległo obniżeniu wskutek wypadku przy pracy lub choroby zawodowej |
| Lp. | Świadczenia nieuwzględniane w podstawie wymiaru wynagrodzenia urlopowego/ekwiwalentu pieniężnego za urlop |
| 1. | jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie |
| 2. | wynagrodzenie za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju |
| 3. | gratyfikacje (nagrody) jubileuszowe |
| 4. | wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy |
| 5. | ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy |
| 6. | dodatkowe wynagrodzenie radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego |
| 7. | wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną |
| 8. | kwota wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę |
| 9. | nagroda z zakładowego funduszu nagród, dodatkowe wynagrodzenie roczne, należności przysługujące z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej |
| 10. | odprawa emerytalna lub rentowa albo inne odprawy pieniężne |
| 11. | wynagrodzenie i odszkodowanie przysługujące w razie rozwiązania stosunku pracy |
| Lp. | Inne świadczenia (niebędące wynagrodzeniem za pracę) nieuwzględniane w podstawie wymiaru wynagrodzenia urlopowego/ekwiwalentu za urlop |
| 1 | 2 |
| 1. | świadczenia z tytułu ubezpieczenia społecznego finansowane z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych oraz ze środków budżetu państwa (zasiłki: chorobowe, opiekuńcze i macierzyńskie oraz świadczenia rodzinne) |
| 2. | świadczenia finansowane ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i świadczenia urlopowe |
| 3. | wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy (w tym profilaktyczne posiłki i napoje) oraz ekwiwalenty pieniężne za te świadczenia, a także ekwiwalenty za pranie odzieży roboczej i ekwiwalenty pieniężne za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego |
| 4. | ekwiwalenty pieniężne za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące własność pracownika |
| 5. | należności z tytułu podróży służbowych |
| 6. | świadczenia przysługujące pracownikom przeniesionym do pracy w innej miejscowości, a także należności z tytułu wyrównania wydatków ponoszonych przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy poza stałym miejscem pracy lub poza stałym miejscem zamieszkania (m.in. dodatki i ryczałty za rozłąkę, strawne, dodatki dewizowe) |
| 7. | jednorazowe pożyczki na zagospodarowanie |
| 8. | zasiłki na zagospodarowanie oraz zasiłki osiedleniowe |
| 9. | ryczałty pieniężne za używanie do celów służbowych samochodów lub innych środków lokomocji niebędących własnością pracodawcy |
| 10. | wartość środków wydawanych do spożycia pracownikom wyłącznie w czasie wykonywania pracy, bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu (m.in. w zakładach gastronomicznych, placówkach wyżywienia przyzakładowego, placówkach opiekuńczo-wychowawczych, zakładach dla nieletnich, służbie zdrowia, domach pomocy społecznej, domach wczasowych, marynarzom i rybakom oraz dodatków kalorycznych wypłacanych na podstawie odrębnych przepisów) |
| 11. | wartość zakwaterowania oraz wyżywienia świadczonego bezpłatnie lub częściowo odpłatnie na kursach i szkoleniach |
| 12. | wartość umundurowania, jeśli obowiązek jego noszenia wynika z przepisów prawa |
| 13. | określone ustawowo odprawy pieniężne, odszkodowania, rekompensaty lub inne świadczenia z powodu ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy albo restrukturyzacji zatrudnienia z przyczyn niedotyczących pracowników |
| 14. | odszkodowania przysługujące od pracodawcy za przedmioty utracone lub uszkodzone wskutek wypadku przy pracy, zasądzone i dobrowolnie wypłacone odszkodowania w sprawach o roszczenia ze stosunku pracy |
| 15. | świadczenia przysługujące mianowanym urzędnikom państwowym w razie rozwiązania stosunku pracy, w przypadku reorganizacji urzędu lub jego likwidacji, oraz świadczenia przysługujące urzędnikom służby cywilnej w razie rozwiązania stosunku pracy, w przypadku likwidacji urzędu |
| 16. | odprawy pośmiertne |
| 17. | odszkodowania wynikające z umowy o zakazie konkurencji |
| 18. | środki otrzymywane w zakładach pracy chronionej i zakładach aktywności zawodowej na rehabilitację zawodową, społeczną oraz leczniczą osób niepełnosprawnych, na podstawie odrębnych przepisów, ze środków zfron albo zakładowego funduszu aktywności, z wyłączeniem wynagrodzeń finansowanych ze środków tych funduszy |
Krok 8. Oblicz wynagrodzenie urlopowe
Wynagrodzenie urlopowe wypłaca się wraz z wypłatą wynagrodzenia za miesiąc, w którym pracownik korzysta z urlopu wypoczynkowego.
Procedura obliczania wynagrodzenia urlopowego
| Etap | Czynności | ||||
| Krok 1. Ustalić wynagrodzenie |
| ||||
| Krok 2. Ustalić należne | wynagrodzenie za 1 godzinę pracy × liczba godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy = wynagrodzenie za urlop |
Krok 9. Oblicz ekwiwalent urlopowy w razie ustania zatrudnienia pracownika
Ekwiwalent pieniężny wypłaca się w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.
Procedura obliczania ekwiwalentu urlopowego
| Etap | Czynności | ||||
| Krok 1. Ustalić ekwiwalent |
UWAGA! Współczynnik urlopowy dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy należy ustalać proporcjonalnie do wymiaru jego czasu pracy. | ||||
| Krok 2. Ustalić ekwiwalent |
| ||||
| Krok 3. Ustalić wysokość należnego ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy | ekwiwalent za 1 godzinę urlopu × liczba godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu = ekwiwalent za urlop wypoczynkowy |
Podstawa prawna
Podstawa prawna:
● art. 152-154, art. 162-163, art. 1672-1673, art. 171 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465
● § 6-19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop - Dz.U. z 1997 r. Nr 2, poz. 14; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 174, poz. 1353
