W jaki sposób zaległa wypłata za nadgodziny wpływa na wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy

PROBLEM

RADA

UZASADNIENIE

Co do zasady za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował.

Ustalanie wysokości wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy

Najważniejszym etapem obliczania wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy jest prawidłowe ustalenie jego podstawy, do której przyjmuje się:

• składniki pensji określone w stawce miesięcznej, w stałej kwocie - w wysokości przysługującej pracownikowi w miesiącu korzystania z płatnego wypoczynku,
• zmienne elementy płacy za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc - w przeciętnej kwocie wypłaconej pracownikowi w okresie trzech miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, a gdy są znaczne wahania między ich wysokością w poszczególnych miesiącach - w średniej kwocie wypłaconej w okresie nieprzekraczającym 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop.

Przy wyznaczaniu podstawy urlopowej nie należy uwzględniać:

• świadczeń wymienionych w § 6 rozporządzenia urlopowego (np. jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie czy dodatkowe wynagrodzenie roczne, należności przysługujące z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej oraz nagrody z zakładowego funduszu nagród);
• składników pensji przysługujących za okresy dłuższe niż jeden miesiąc (składniki te wypłaca się w przyjętych terminach wypłaty, przy czym okres urlopu jest traktowany na równi z okresem wykonywania pracy),
• należności wypłaconych w celu zrekompensowania zatrudnionemu poniesionych przez niego wcześniej wydatków, np. ekwiwalentów za pranie i konserwację odzieży roboczej, diet i innych należności przysługujących z tytułu podróży służbowej,
• świadczeń pozapłacowych, np. pakietów medycznych finansowanych przez zakład pracy, bonów z zfśs lub ze środków obrotowych, wartości wycieczki wykupionej dla pracownika itp.,
• wynagrodzenia otrzymywanego przez pracownika z innych źródeł niż stosunek pracy, np. wynagrodzeń z tytułu umowy cywilnoprawnej,
• premii uznaniowych nieposiadających charakteru roszczeniowego, np. przyznawanych swobodną decyzją pracodawcy,
• składników wynagrodzenia wypłaconych w poprzednim stosunku pracy.

Uwzględnianie wynagrodzenia za nadgodziny

Ustalając wynagrodzenie urlopowe, należy brać pod uwagę m.in. należności za nadgodziny wynikające z przekroczeń dobowych. Przypomnijmy, że wystąpienie takich nadgodzin można zasadniczo stwierdzić już na koniec dnia roboczego, w którym zostały one wypracowane. W związku z tym wynagrodzenie i dodatek za dobowe godziny nadliczbowe powinny trafiać do pracownika wraz z pensją za miesiąc, w którym praca ponadnormatywna miała miejsce.

W przypadku opisanym w treści zapytania wynagrodzenie za nadgodziny dobowe z marca, kwietnia i maja pracodawca wypłacił z opóźnieniem, dopiero w czerwcu 2021 r. Zdaniem części ekspertów w takiej sytuacji, trzymając się literalnego brzmienia przepisów rozporządzenia urlopowego (w tym § 8), uiszczoną na rzecz pracownika zaległość należałoby przyjąć do podstawy wynagrodzenia urlopowego jako należność czerwcową (czyli biorąc pod uwagę wyłącznie miesiąc wypłaty). Inni eksperci uważają jednak, że w zaistniałym stanie faktycznym należy jednak kierować się kryterium miesiąca, za który zapłata za nadgodziny przysługuje. Tym bardziej, że takie podejście pozwoli zachować ogólną zasadę, w myśl której za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował (art. 172 Kodeksu pracy). A zatem słusznym wydaje się pogląd, że wypłacone z opóźnieniem wynagrodzenie za dobowe godziny nadliczbowe powinno uwzględnić się w podstawie urlopowej odpowiednio do okresu, za który przysługiwało.

Co więcej, po dokonaniu zaległych wypłat za pracę w nadgodzinach pracownikowi przysługuje odpowiednie wyrównanie wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy za wcześniejsze miesiące. Gdyby bowiem należności za godziny nadliczbowe zostały wypłacone terminowo, weszłyby one do podstaw urlopowych ustalanych z okresu poprzedzającego miesiąc korzystania z płatnego wypoczynku. Brak przeliczenia wynagrodzenia za urlop z poprzednich miesięcy spowodowałby otrzymanie przez pracownika niższej należności za wypoczynek. Powodem zaniżonej wypłaty byłby w tym przypadku fakt nieterminowego wypłacenia pracownikowi określonych świadczeń ze stosunku pracy. Stanowiłoby to naruszenie praw pracowniczych.

Przykład

Pracownik, zatrudniony na cały etat w podstawowym systemie czasu pracy (praca po 8 godz. od poniedziałku do piątku), opłacany jest zawsze na koniec danego miesiąca stałym wynagrodzeniem w wysokości 4000 zł brutto. W maju (przez 40 godz.) i lipcu 2021 r. (przez 80 godz.) pracownik korzystał z urlopu wypoczynkowego. W czerwcu pracodawca wypłacił mu z opóźnieniem 542,81 zł brutto tytułem zaległego wynagrodzenia za nadgodziny wynikające z przekroczeń dobowych, do których doszło w:

marcu 2021 r. - 5 nadgodzin (kwota: 163,05 zł brutto),

kwietniu 2021 r. - 4 nadgodziny (kwota: 142,88 zł brutto),

maju 2021 r. - 6 nadgodzin (kwota: 236,88 zł brutto).

Omawiany pracownik w bieżącym roku oprócz wspomnianego majowego i lipcowego urlopu nie miał innych nieobecności w pracy oraz nie nabył prawa do zmiennych składników płacy innych niż ww. należności za nadgodziny. Uwzględniając ten fakt, tytułem płatnego wypoczynku powinien on otrzymać:

• wyrównanie ze zmiennych składników za 40 godz. urlopu z maja:

(163,05 zł wynagrodzenia za marcowe nadgodziny + 142,88 zł wynagrodzenia za kwietniowe nadgodziny) : (521 godz. przepracowanych łącznie z nadgodzinami w okresie od lutego do kwietnia) = 0,59 zł × 40 godz. urlopu = 23,60 zł;

• wynagrodzenie urlopowe ze zmiennych składników za 80 godz. urlopu z lipca:

(142,88 zł wynagrodzenia za kwietniowe nadgodziny + 236,88 zł wynagrodzenia za majowe nadgodziny) : (458 godz. faktycznie przepracowanych łącznie z nadgodzinami w okresie od kwietnia do czerwca, co wynika z następującego wyliczenia: 168 godz. + 152 godz. + 168 godz. jak pełnowymiarowy czas nominalny z okresu od kwietnia do czerwca - 40 godz. majowego urlopu + 4 nadgodziny z kwietnia + 6 nadgodzin z maja) = 0,83 zł × 80 godz. urlopu = 66,40 zł.

Prócz ww. należności pracownik w miesiącach korzystania z urlopu (czyli w maju i lipcu) powinien otrzymać pełne, stałe wynagrodzenie w wysokości 4000 zł brutto.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 172 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320

• § 6-12 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop - Dz.U. Nr 2, poz. 14; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 174, poz. 1353

Mariusz Pigulski

ekspert i praktyk, od wielu lat zajmujący się prawem pracy i ubezpieczeń społecznych, absolwent Podyplomowego Studium Prawa Pracy na Uniwersytecie Łódzkim, autor licznych opracowań i publikacji z dziedziny kadrowo-płacowej