Inspektor kontroli ZUS nie może prowadzić ustaleń w stosunku do drugiego płatnika, którego dane zostały ujawnione, ponieważ nie ma do tego umocowania w upoważnieniu stanowiącym podstawę wszczęcia kontroli. Nie można jednak wykluczyć, że ZUS wytypuje do odrębnej kontroli również tego drugiego płatnika. W stosunku do klienta, którego dane przypadkowo Państwo ujawnili, biuro ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą. Musi on jednak wykazać szkodę, którą poniósł w wyniku ujawnienia dokumentów. Szczegóły w uzasadnieniu.

W przedstawionej sytuacji bez wątpienia doszło do istotnego błędu Państwa biura rachunkowego, które jest zobowiązane prowadzić sprawy swoich klientów z należytą starannością i nie może udostępniać dokumentów niepowołanym osobom. Inspektor kontroli prowadzący z ramienia ZUS postępowanie w odniesieniu do jednej firmy nie jest osobą upoważnioną do przeglądania dokumentacji innego płatnika, do którego skontrolowania nie posiada upoważnienia. Jednak sam fakt przejrzenia dokumentacji, która została mu udostępniona przez pracownika biura, kontrolujący będzie mógł dość łatwo wyjaśnić - wśród znacznej liczby dokumentów również mógł początkowo nie zauważyć, że część z nich dotyczy innego podmiotu niż ten, w stosunku do którego jest prowadzone postępowanie.

Inną sprawą jest kwestia nieprawidłowości w dokumentacji, do której kontrolujący uzyskał dostęp. Z całą pewnością inspektor kontroli nie ma podstaw prawnych, aby w toku wszczętego postępowania prowadzić jakiekolwiek czynności w odniesieniu do płatnika, którego nie dotyczy kontrola.

Po pierwsze, granice postępowania kontrolnego są zakreślone w upoważnieniu, na podstawie którego została wszczęta kontrola. Upoważnienie musi zawierać m.in.: oznaczenie kontrolowanego płatnika składek (imię i nazwisko/nazwę firmy, adres siedziby, NIP, REGON).

Upoważnienie wystawione na obecnie kontrolowanego płatnika składek nie stanowi podstawy, aby wszcząć jakiekolwiek czynności u innego podmiotu. Każdemu kontrolowanemu przedsiębiorcy musi zostać przedstawione odrębne upoważnienie do przeprowadzenia kontroli, a postępowanie nie może wykraczać poza zakres określony w tym upoważnieniu.

Przykład

W spółce A została wszczęta kontrola ZUS. Czynności kontrolne były prowadzone w siedzibie biura rachunkowego, które zajmowało się rozliczeniami płatnika. Analizując dokumentację zleceniobiorców, inspektor kontroli zwrócił uwagę, że zlecenia miały być wykonywane w siedzibie spółki B. Dodatkowo, weryfikując dane w systemie informatycznym ZUS, kontrolujący stwierdził, że wielu zleceniobiorców kontrolowanej spółki A jest w ZUS zgłoszonych jednocześnie jako pracownicy spółki B. Obie spółki są rozliczane przez to samo biuro rachunkowe. Inspektor kontroli stwierdził, że istnieje możliwość, iż zlecenia (nieoskładkowane) zawarte ze spółką A są wykonywane na rzecz spółki B, będącej pracodawcą zleceniobiorców.

Pomimo że rozliczeniami obu spółek zajmuje się to samo biuro rachunkowe, kontrolujący nie ma podstaw, aby żądać udostępnienia dokumentacji spółki B. Takie żądanie wykraczałoby poza zakres kontroli zawarty w upoważnieniu przekazanym spółce A. Dopiero po odrębnym, prawidłowym zawiadomieniu płatnika B i przedstawieniu mu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli inspektor ZUS może domagać się okazania dokumentacji spółki B.

Po drugie, ZUS nie może wszcząć kontroli u płatnika, który nie został wcześniej zawiadomiony o zamiarze jej przeprowadzenia lub który w ogóle nie wie, że w jego sprawie są prowadzone czynności kontrolne. Obowiązek powiadomienia przedsiębiorcy o zamiarze wszczęcia u niego postępowania kontrolnego wynika z art. 79 ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Od momentu dostarczenia płatnikowi zawiadomienia o planowanej kontroli do momentu wszczęcia postępowania nie może minąć mniej niż 7 dni i nie więcej niż 30 dni. Przekroczenie 30-dniowego terminu na wszczęcie czynności kontrolnych wymaga ponownego zawiadomienia.

Nie ma jednak przeszkód, aby ZUS, w odrębnym postępowaniu - po uprzednim zawiadomieniu i przedstawieniu nowego upoważnienia - wszczął postępowanie kontrolne również u drugiego płatnika. Zgodnie z przepisami, które obowiązują od 1 kwietnia 2017 r., kontrole planuje się i przeprowadza po uprzednim dokonaniu analizy prawdopodobieństwa naruszenia prawa w ramach wykonywania działalności gospodarczej. Przepis ten nie ogranicza jednak organu kontroli m.in. w sytuacjach, gdy poweźmie on uzasadnione podejrzenie naruszenia prawnego zakazu lub niedopełnienia prawnego obowiązku przez przedsiębiorcę.

Odrębna pozostaje kwestia Państwa odpowiedzialności za udostępnienie dokumentów klienta niepowołanej osobie. W tym zakresie ponoszą Państwo w stosunku do swojego klienta odpowiedzialność cywilną, uregulowaną w art. 471 Kodeksu cywilnego (tzw. odpowiedzialność kontraktowa, której podstawą jest wiążąca strony umowa). Zgodnie z przywołanym przepisem dłużnik jest zobowiązany do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które dłużnik nie ponosi odpowiedzialności. Jeżeli klient uzna, że w wyniku Państwa działań poniósł szkodę, może wystąpić przeciwko Państwu z pozwem o odszkodowanie. Musi jednak w toku procesu wykazać szkodę. W postępowaniu cywilnym decydujące znaczenie będą miały kwestie dowodowe oraz ocena przez sąd całości sprawy.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 86 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 963; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 60

● art 78a ust. 1 i ust. 2 pkt 1 lit. d, art. 79 ust. 1-5 i ust. 6 ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1829; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 460

● art. 471 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 459

Joanna Stolarska

ekspert prawa ubezpieczeń społecznych, autorka licznych publikacji i opracowań z zakresu składkowego, były wieloletni pracownik ZUS