Czy ZUS może przeprowadzać zdalne kontrole płatników składek

PROBLEM

RADA

UZASADNIENIE

Zdalne kontrole firm w dobie pandemii. Na mocy nowelizacji ustawy - Prawo przedsiębiorców od 24 czerwca 2020 r. zostały zmodyfikowane zasady przeprowadzania kontroli przedsiębiorców (przedsiębiorstw). Zmiana ma związek z trwającym stanem epidemii.

A zatem, za zgodą przedsiębiorcy, kontrola lub poszczególne czynności kontrolne mogą być przeprowadzone w sposób zdalny:

• za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy - Prawo pocztowe lub
• za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną,

jeżeli może to usprawnić prowadzenie kontroli lub przemawia za tym charakter prowadzonej przez przedsiębiorcę działalności gospodarczej. Warto podkreślić, że bez zgody przedsiębiorcy organ kontroli nie może prowadzić postępowania w omawianym trybie.

ZUS (w przeciwieństwie do innych organów - np. PIP) nie korzystał i obecnie nadal nie korzysta z uprawnienia nadanego ustawą - Prawo przedsiębiorców i nie przeprowadza kontroli w trybie zdalnym.

WAŻNE

ZUS zasadniczo nie przeprowadza kontroli w trybie zdalnym, na zasadach określonych w art. 51 ust. 3a ustawy - Prawo przedsiębiorców.

Dodatkowo, w okresie pandemii, kontrole ZUS zostały radykalnie ograniczone, a inspektorzy kontroli byli oddelegowani do pracy w wydziałach zajmujących się m.in. udzielaniem świadczeń i ulg na mocy kolejnych pakietów antykryzysowych. Obecnie jednak, wraz z poprawiającą się sytuacją epidemiczną, można spodziewać się "odmrożenia" kontroli płatników składek.

Warto przypomnieć, że od 2017 r. płatników typuje do kontroli specjalny algorytm, zainstalowany w systemie informatycznym ZUS, za pomocą którego - na podstawie danych zapisanych w tym systemie - dokonywana jest tzw. wstępna analiza ryzyka. Dzięki tej analizie do kontroli typowani są ci płatnicy, u których prawdopodobieństwo naruszenia przepisów z zakresu ubezpieczeń społecznych jest stosunkowo najwyższe.

Może się zatem zdarzyć, że płatnik, który nie narusza przepisów, a także nie podejmuje działań wskazujących na próby obejścia przepisów, nie będzie kontrolowany przez ZUS przez długi czas. Kontroli mogą się natomiast spodziewać m.in. płatnicy:

• składający częste korekty dokumentów rozliczeniowych,
• zawierający i zgłaszający w ZUS liczne umowy o dzieło,
• korzystający z usług własnych pracowników (umowy cywilnoprawne wykonywane na rzecz własnego pracodawcy),
• wypłacający wysokie, długotrwałe świadczenia chorobowe.

PRZYKŁAD

ZUS wytypował do kontroli płatnika składek TEST Sp. z o.o. Na podstawie analizy danych zawartych w KSI ZUS zidentyfikowano u tego płatnika następujące czynniki ryzyka:

• zawieranie licznych, powtarzających się umów o dzieło, na co wskazały przekazane do ZUS przez płatnika formularze RUD (podejrzenie braku oskładkowania umów będących w rzeczywistości umowami o charakterze zlecenia),

• zatrudnianie pełnoetatowych pracowników z minimalnym wynagrodzeniem i jednoczesne zgłaszanie ich tylko do ubezpieczenia zdrowotnego z tytułu umowy zlecenia przez inną spółkę z tej samej grupy kapitałowej (podejrzenie realizowania na podstawie umowy zlecenia prac na rzecz własnego pracodawcy).

Można oczekiwać, że kontrola będzie skoncentrowana na wyżej wskazanych zakresach. Jest też prawdopodobne, że ZUS równocześnie rozpocznie kontrolę w podmiocie powiązanym kapitałowo z TEST Sp. z o.o., u którego analiza ryzyka także wskazała na istnienie nieprawidłowości.

Obowiązki kontrolowanego płatnika. Inspektor kontroli ZUS dysponuje szerokim zakresem uprawnień. Sprawdzając prawidłowość rozliczeń płatnika, może badać całą związaną z zakresem kontroli dokumentację finansową, księgową, płacową, osobową. W razie konieczności ma również prawo przesłuchiwać płatnika oraz świadków, a jeżeli przedsiębiorca zalega w płatnościach z tytułu składek - dokonywać oględzin składników majątku dla potrzeb postępowania egzekucyjnego.

Aby przygotować się do postępowania prowadzonego przez ZUS, trzeba pamiętać, że w toku kontroli płatnik ma obowiązek:

• udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli (książkę kontroli, upoważnienia, protokoły kontroli, pozostałą dokumentację),
• udostępnić do oględzin składniki majątku,
• sporządzić i wydać kopie dokumentów związanych z zakresem kontroli (bezpłatnie),
• zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych,
• udzielać wyjaśnień,
• przedstawić tłumaczenie na język polski dokumentacji sporządzonej w języku obcym.

Przygotowanie dokumentów do kontroli. Należy spodziewać się, że inspektor kontroli ZUS będzie weryfikował prawidłowość rozliczeń składkowych na podstawie m.in.:

• zbiorczych list płac,
• indywidualnych kart wynagrodzeń,
• kart zasiłkowych,
• planu kont obowiązującego w firmie oraz wydruków z poszczególnych kont księgowych,
• treści umów o dzieło zawieranych z osobami fizycznymi,
• regulaminów wynagradzania, układów zbiorowych pracy i innych wewnątrzzakładowych przepisów o wynagradzaniu.

Jeżeli ZUS zapowie kontrolę w firmie, warto przygotować te dokumenty w pierwszej kolejności. Jeśli płatnik nie posiada ich w miejscu planowanej kontroli (bo znajdują się one np. w biurze rachunkowym), należy wcześniej zadbać o ich skompletowanie i udostępnienie.

W przypadku gdy dokumenty, których zażąda inspektor ZUS, są sporządzone w języku obcym, płatnik musi mu przedstawić ich tłumaczenie na język polski. Koszt takiego tłumaczenia ponosi płatnik.

Przygotowanie miejsca i warunków technicznych do przeprowadzenia kontroli. Czynności kontrolne mogą być prowadzone:

• w siedzibie płatnika składek,
• w miejscach prowadzenia przez niego działalności,
• w miejscu prowadzenia działalności przez osoby trzecie w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów (np. w siedzibie biura rachunkowego).

Płatnik powinien zapewnić osobie kontrolującej niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych (art. 88 ust. 1 pkt 3 ustawy systemowej). Należy zatem wyznaczyć miejsce - osobne pomieszczenie albo tylko wydzielony obszar, w którym będą zachowane odpowiednie warunki pracy dla kontrolującego (biurko, krzesło, właściwe oświetlenie itp.). Poza tym inspektorowi kontroli ZUS trzeba udostępnić środki łączności (oprócz środków transportowych) oraz inne narzędzia techniczne, którymi dysponuje płatnik, niezbędne do wykonania czynności kontrolnych. Jeżeli płatnik nie zapewni kontrolującemu odpowiednich warunków, postępowanie kontrolne zostanie przeniesione do siedziby ZUS.

Płatnik ma także obowiązek sporządzić kopie dokumentów związanych z zakresem wskazanym w upoważnieniu do przeprowadzenia kontroli, których wymaga kontrolujący. Wszystkie te czynności płatnik wykonuje nieodpłatnie.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 51 ust. 3a ustawy z 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 162

• art. 87-88, art. 90 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 266; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 2320

Joanna Stolarska

prawnik, ekspert prawa ubezpieczeń społecznych, autorka licznych publikacji i opracowań z zakresu składkowego, redaktor MONITORA prawa pracy i ubezpieczeń, były wieloletni pracownik ZUS