Czy przerwanie urlopu wypoczynkowego powoduje obowiązek zwrotu świadczenia urlopowego

PROBLEM

RADA

UZASADNIENIE

Dofinansowanie wypoczynku z zfśs. Pracodawcy mogą tworzyć zakładowy fundusz świadczeń socjalnych i z niego dofinansowywać wypoczynek osobom uprawnionym albo wypłacać świadczenia urlopowe na zasadach określonych w ustawie o zfśs. Jednak możliwość wypłaty świadczenia urlopowego mają wyłącznie pracodawcy, którzy na 1 stycznia danego roku zatrudniali mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty i nie utworzyli zfśs.

Prawo do świadczenia urlopowego przysługuje raz w roku pracownikowi, który korzysta z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Pracownik powinien otrzymać świadczenie najpóźniej w dniu poprzedzającym urlop wypoczynkowy w wysokości nie wyższej niż kwota odpisu podstawowego na fundusz, odpowiednia do rodzaju zatrudnienia tego pracownika. Tak wypłacone świadczenie urlopowe nie jest oskładkowane, ale podlega opodatkowaniu. Pracownik, który faktycznie nie skorzysta w 2021 r. z urlopu obejmującego co najmniej 14 kolejnych dni, nie ma prawa do świadczenia urlopowego.

Świadczenie urlopowe nie przysługuje również w sytuacji, gdy pracodawca udzielił pracownikowi urlopu w wymiarze kolejnych 14 dni kalendarzowych i wypłacił mu świadczenie urlopowe w ostatnim dniu pracy przed urlopem, ale urlop ten został przerwany zdarzeniem losowym (m.in. - tak jak w omawianym przypadku - izolacją pracownika, która jest traktowana na równi z niezdolnością do pracy z powodu choroby). W tej sytuacji niewykorzystanej części urlopu z powodu choroby pracodawca powinien udzielić w późniejszym terminie, uzgodnionym z pracownikiem. Jednak pracownik, który z powodu przerwania urlopu przebywał na nim krócej niż kolejnych 14 dni, traci prawo do świadczenia urlopowego. Staje się ono świadczeniem nienależnym. Pracodawca może wówczas domagać się zwrotu świadczenia od pracownika. W praktyce w takich przypadkach strony zazwyczaj zawierają porozumienie (np. w formie pisemnej), że pracownik nie będzie musiał zwracać świadczenia, jeśli 14 kolejnych dni urlopu wykorzysta później. Taka sytuacja miała miejsce w przypadku Państwa pracownika. Istnieje tu realna możliwość udzielenia pracownikowi urlopu w terminie późniejszym. Jest to jednak ryzyko pracodawcy.

PRZYKŁAD

Pracownik zawnioskował o urlop wypoczynkowy na okres od 21 czerwca do 4 lipca 2021 r. Od 28 czerwca 2021 r. został skierowany na 10-dniową obowiązkową izolację domową i urlop został przerwany. Strony umówiły się, że bezpośrednio po powrocie z izolacji pracownik wykorzysta 14-dniowy urlop wypoczynkowy. Przyjmijmy, że pracownik korzystał z urlopu od 8 do 23 lipca 2021 r. Pracodawca nie może już domagać się zwrotu świadczenia urlopowego, bowiem zostało ono wypłacone prawidłowo.

Należy przypomnieć, że pracownik objęty izolacją domową może świadczyć pracę w formie zdalnej za zgodą pracodawcy. Jest to możliwe w okresie ogłoszenia stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii (art. 4ha ustawy o COVID-19). Gdyby Państwa pracownik w czasie objęcia izolacją uzyskał zgodę pracodawcy na pracę zdalną przynajmniej do zakończenia urlopu wypoczynkowego, o który wnioskował od 21 czerwca 2021 r., mógłby nadal z niego korzystać. Potwierdzeniem skorzystania z takiego rozwiązania powinno być oświadczenie stron.

Oskładkowanie i opodatkowanie świadczenia urlopowego. Świadczenie urlopowe (wypłacone zarówno należnie, jak i nienależnie) podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Przepisy podatkowe nie przewidują zwolnienia z podatku tego rodzaju przychodu. Natomiast świadczenie urlopowe wypłacone zgodnie z ustawą o zfśs jest zwolnione ze składek ubezpieczeniowych.

PRZYKŁAD

Pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy w normalnych warunkach złożył wniosek o urlop wypoczynkowy od 21 czerwca do 4 lipca 2021 r. Koszty uzyskania przychodów i kwotę zmniejszającą podatek pracodawca zastosuje do obliczenia regularnego wynagrodzenia za pracę, które wypłaca ostatniego dnia miesiąca. 18 czerwca 2021 r. pracodawca wypłacił pracownikowi świadczenie urlopowe w wysokości 1286,26 zł, obliczone w następujący sposób:

• przychód: 1550,26 zł (świadczenie urlopowe),

• podstawa opodatkowania: 1550 zł,

• zaliczka na podatek: 1550 zł x 17% = 264 zł (po zaokrągleniu do pełnych złotych),

• kwota do wypłaty: 1550,26 zł - 264 zł = 1286,26 zł.

Jeśli mimo porozumienia o wykorzystaniu co najmniej 14-dniowego urlopu w późniejszym terminie nie będzie to możliwe, co może być spowodowane np. długotrwałą absencją chorobową albo zakończeniem zatrudnienia, i odstąpią Państwo od żądania zwrotu świadczenia urlopowego nienależnie wypłaconego pracownikowi, od tego rodzaju wypłaty należy naliczyć składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, gdyż nie została ona wypłacona zgodnie z ustawą o zfśs.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 3 ust. 3, ust. 4-6 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 746

• art. 166, art. 171 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320

• art. 6 ust. 2 pkt 1a ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 870; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 2320

• art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1426; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 868

• art. 4ha ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1842; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1023

• § 2 ust. 1 pkt 21 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949

Izabela Nowacka

ekonomista, od wielu lat zajmuje się tematyką wynagrodzeń i rozliczaniem płac, autorka licznych publikacji z dziedziny prawa pracy i ubezpieczeń społecznych