Konsekwencje podatkowe sfinansowania zakupu sprzętu biurowego dla pracownika wykonującego pracę zdalną

Pracownik, który otrzyma od pracodawcy zwrot wydatków poniesionych na zakup sprzętu biurowego, np. krzesła wykorzystywanego w czasie pracy zdalnej wykonywanej w okresie zagrożenia epidemicznego, nie osiąga opodatkowanego przychodu z tego tytułu. Aby zwrot kosztów zakupu narzędzi biurowych nie stanowił podstawy opodatkowania w przypadku wykorzystywania ich podczas telepracy i incydentalnej pracy zdalnej, musi mieć charakter ekwiwalentu pieniężnego z tytułu wykorzystywania przez pracownika do pracy prywatnego sprzętu.

Istnieją trzy sposoby kwalifikacji podatkowej zwrotu przez pracodawcę kosztów poniesionych przez pracownika na zakup krzesła biurowego wykorzystywanego do zdalnego wykonywania pracy. Określił je Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 3 grudnia 2020 r. (0113-KDIPT2-3.4011.725.2020.2.KS). Interpretacja ta dotyczyła jednorazowego finansowania pracownikom przez pracodawcę faktycznego kosztu zakupu krzeseł biurowych na podstawie faktur, rachunków lub paragonów. Pracodawca określił limit dofinansowania z tego tytułu. Jeżeli pracownik chciał zakupić droższe krzesło, powyżej ustalonego limitu, jego nadwyżkę musiał pokryć z własnych środków.

Zwrot kosztu zakupu krzesła biurowego może nastąpić w przypadku pracowników wykonujących pracę zdalnie na polecenie pracodawcy:

• na podstawie przepisów Kodeksu pracy o telepracy lub
• incydentalnie, w porozumieniu z pracownikiem, lub
• na podstawie przepisów ustawy o COVID-19.

Telepraca

W przypadku wykonywania pracy w warunkach telepracy pracodawca jest obowiązany:

• dostarczyć telepracownikowi sprzęt niezbędny do wykonywania pracy w formie telepracy, spełniający wymagania określone w Kodeksie pracy,
• ubezpieczyć sprzęt,
• pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją sprzętu,
• zapewnić telepracownikowi pomoc techniczną i niezbędne szkolenia w zakresie obsługi sprzętu

- chyba że pracodawca i telepracownik postanowią inaczej w odrębnej umowie (art. 67¹¹ § 1 Kodeksu pracy). Przedmiotem jej zapisów może być m.in. zakres ubezpieczenia i zasady wykorzystywania przez telepracownika sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy w formie telepracy, stanowiącego własność telepracownika. W tym przypadku telepracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości określonej w porozumieniu, regulaminie lub umowie. Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu należy brać pod uwagę m.in. normy zużycia sprzętu, jego udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość wykorzystanego na potrzeby pracodawcy materiału i jego ceny rynkowe.

PRZYKŁAD

Pracownik zakupił fotel biurowy z atestem do wykonywania telepracy. Pracodawca będzie wypłacał pracownikowi ekwiwalent pieniężny z tego tytułu. Został on obliczony na podstawie faktury zakupu fotela - 540 zł brutto (z VAT) i liczby miesięcy jego wykorzystywania do celów służbowych, tj. 12. Miesięczna kwota ekwiwalentu wynosi 45 zł (540 zł : 12 miesięcy = 45 zł).

Tak ustalony ekwiwalent jest zwolniony z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o pdof. Wskazany przepis organy podatkowe interpretują w ten sposób, że kwota wypłaconego przez pracodawcę ekwiwalentu korzysta ze zwolnienia z podatku po spełnieniu łącznie następujących warunków:

• ekwiwalent ma charakter pieniężny,
• kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom, co oznacza, że musi zachodzić racjonalny związek między kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanych dla celów pracodawcy narzędzi, materiałów lub sprzętu, należących do pracownika, oraz stopniem zużycia tych rzeczy podczas ich używania,
• narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika,
• narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.

Po spełnieniu wskazanych warunków wypłacony pracownikom świadczącym telepracę zwrot kosztów zakupu krzesła biurowego będzie stanowił dla nich przychód (art. 12 ust. 1 ustawy o pdof). Przychód ten będzie jednak podlegał zwolnieniu z opodatkowania.

Incydentalna praca zdalna

Możliwość skorzystania ze zwolnienia z opodatkowania, na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o pdof, dofinansowania przez pracodawcę krzesła biurowego dla pracownika istnieje także w przypadku pracy zdalnej wykonywanej incydentalnie. W powołanej interpretacji organ podatkowy wskazał, że obliczając wartość nieopodatkowaną tego dofinansowania, należy uwzględniać faktyczny czas pracy świadczonej w formie zdalnej. Organ podatkowy przyjął, że w tej sytuacji ekwiwalent powinien być przeliczany na miesięczny koszt zużycia krzesła i odnoszony do rzeczywiście świadczonej w danym miesiącu pracy zdalnej. Dyrektor Informacji Skarbowej stwierdził bowiem, że zwolniona z podatku dochodowego, na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o pdof, będzie mogła być tylko ta część zwrotu, która odpowiada wyliczonej części przysługującego ekwiwalentu. Natomiast nadwyżka podlega opodatkowaniu jako przychód ze stosunku pracy.

PRZYKŁAD

Pracownik zakupił fotel biurowy z atestem do wykonywania incydentalnie pracy zdalnej (3 razy w tygodniu po 8 godzin). Pracodawca będzie wypłacał pracownikowi ekwiwalent pieniężny z tego tytułu. Został on obliczony na podstawie faktury zakupu fotela - 540 zł brutto (z VAT) i liczby miesięcy jego wykorzystywania do celów służbowych podczas pracy zdalnej, tj. 12, z uwzględnieniem częstotliwości wykorzystywania fotela w tygodniu:

• 540 zł : 12 miesięcy = 45 zł (miesięczna wartość ekwiwalentu przy założeniu, że praca jest wykonywana zdalnie przez cały miesiąc),

• 45 zł x 12/21 (średnia liczba dni wykonywania pracy zdalnej (12) w miesiącu roboczym wynoszącym średnio 21 dni) = 25,71 zł.

Miesięczna kwota ekwiwalentu wynosi 25,71 zł.

Praca zdalna w czasie epidemii

Podstawą prawną wykonywania pracy zdalnej w okresie epidemii COVID-19 jest art. 3 ustawy o COVID-19. Wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to jej rodzaj. Praca zdalna może być wykonywana np. przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych.

Korzystne rozwiązania podatkowe w zakresie nieopodatkowanego nabywania wyposażenia biurowego przez pracownika pracującego w domu wprowadza art. 3 ust. 4 i 5 ustawy o COVID-19. Przepis ten stanowi zasadę, zgodnie z którą pracodawca powinien dostarczyć wszystkie narzędzia potrzebne pracownikowi do pracy zdalnej, a także określa wyjątki od tej reguły, tj.:

• narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca;
• przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik może używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę, pod warunkiem że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Łączna interpretacja art. 3 ust. 4 i 5 ustawy o COVID-19 prowadzi do wniosku, że zwrot pracownikowi kosztu nabycia krzesła biurowego nie jest opodatkowany. Istnieje bowiem podstawa prawna dla nabywania przez pracownika sprzętu biurowego z własnych środków będących elementem jego majątku. Dodatkowo obowiązek zapewnienia pracownikowi narzędzi i materiałów do pracy przez pracodawcę jest wprost określony w tych przepisach. Potwierdził to Dyrektor Informacji Skarbowej w ww. interpretacji, w której stwierdził, że:

MF

W sytuacji zlecenia pracy zdalnej, na podstawie ww. przepisów ustawy z 2 marca 2020 r., w związku z regulacją wynikającą z art. 3 pkt 4 tej ustawy, zgodnie z którą obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie pracownikowi narzędzi i materiałów potrzebnych do pracy zdalnej - po stronie pracownika, na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie powstanie z tego tytułu przychód. Co istotne, bez znaczenia pozostaje sposób zapewnienia narzędzi i materiałów, tj. czy nastąpi w formie rzeczowej, czy też poprzez wypłatę świadczenia za używanie własnych materiałów i narzędzi pracownika.

Zatem otrzymany zwrot kosztów zakupu krzesła nie będzie skutkował powstaniem przychodu po stronie pracowników, a na pracodawcy nie będą ciążyły w tym zakresie obowiązki płatnika. Powołana interpretacja indywidualna została wydana w odniesieniu do stanu faktycznego, w którym nabyty sprzęt biurowy w ramach limitu wyznaczonego przez pracodawcę stanowi własność pracownika. Po zakończeniu pracy zdalnej nie stanie się on własnością pracodawcy.

WAŻNE!

Pracownik wykonujący pracę zdalną podczas stanu epidemii może wykorzystywać krzesło biurowe po godzinach pracy do celów prywatnych bez konsekwencji podatkowych z tego tytułu.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 3 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1842; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 211

• art. 67¹¹ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320

• art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1426; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 2320

POWOŁANE INTERPRETACJE PODATKOWE:

- interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 3 grudnia 2020 r. (sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.725.2020.2.KS)

Tomasz Król

konsultant podatkowy, prawnik specjalizujący się w prawie gospodarczym i podatkowym, trener, autor kilkuset publikacji fachowych