3/2021, data dodania: 23.02.2021 Czy przystąpienie jednostki do PPK wymaga zmiany polityki rachunkowości?
PROBLEM
Czy w związku z rozpoczęciem przez jednostkę stosowania przepisów o PPK trzeba wprowadzić jakieś zmiany w polityce rachunkowości jednostki?
RADA
Tak, przystąpienie jednostki do PPK wymaga dostosowania polityki rachunkowości.
Obowiązek stosowania przez jednostki należące do sektora publicznego od 1 stycznia 2021 r. przepisów o PPK powoduje, że jednostki te będą wykonywać dotychczas niewystępujące w nich operacje gospodarcze i finansowe. Sposób ich dokumentowania, wykonywania kontroli wstępnej i ujmowania w księgach rachunkowych nie jest określony w przepisach obowiązujących. Stąd konieczne jest wprowadzenie odpowiednich postanowień do obligatoryjnej oraz fakultatywnej części polityki rachunkowości (art. 10 uor). Przepisy w tym zakresie stanowią jednocześnie część procedur kontroli zarządczej w obszarze gospodarki finansowej jednostki (art. 68 uofp). Za ich ustalenie odpowiada kierownik jednostki sektora finansów publicznych.
Odpowiednie unormowania trzeba wprowadzić od 1 stycznia 2021 r. Jeśli jednostki nie zrobiły tego w tym terminie, zarządzenie kierownika jednostki w tej sprawie można wydać w I kwartale lub na początku II kwartału 2021 r., z mocą obowiązującą od 1 stycznia 2021 r. Ważne, aby zdążyć przed wykonaniem pierwszych operacji naliczenia i odprowadzenia składek do PPK, czyli najpóźniej przed 15 maja 2021 r.
PPK w obligatoryjnej części polityki rachunkowości
Zmiany, jakie trzeba wprowadzić do obligatoryjnej części polityki rachunkowości, przedstawia tabela.
Tabela. Zmiany w obligatoryjnej części polityki rachunkowości, które trzeba wprowadzić w związku z przystąpieniem jednostki do PPK
| Część polityki rachunkowości | Zakres zmian w związku z wprowadzeniem PPK |
| Zakładowy plan kont | Wprowadzić do opisu zasad funkcjonowania kont syntetycznych bilansowych: 130 (jednostki budżetowe), 131 (samorządowe zakłady budżetowe), 231, 240, 404, 405 operacje związane z obliczaniem i potrącaniem składek pracodawcy i pracownika do PPK, znaczenie sald tych kont oraz zasady ich przenoszenia do sprawozdania finansowego jednostki. |
| Wprowadzić dla konta 240 dodatkowy podział analityczny służący do prowadzenia ewidencji rozrachunków z instytucją finansową zarządzającą PPK z tytułu rozliczania składek pracodawcy i pracowników z tą instytucją. | |
| Ustalić nowe wzory kart wynagrodzeń pracowników, stanowiące księgi pomocnicze do konta 231. Uwzględnić w nich naliczanie i potrącanie składek do PPK oraz związane z tym nowe zasady rozliczania podatku dochodowego od osób fizycznych. | |
| Wskazać sposób ujmowania zaangażowania wydatków związanych ze składkami do PPK (paragraf 471) na koncie pozabilansowym 998. | |
| Opis systemu przetwarzania danych w księgowości - technika ręczna prowadzenia ksiąg | Uwzględnić w systemie przetwarzania danych związanych z naliczaniem wynagrodzeń pracowniczych - etapy związane z:
|
| Opis systemu przetwarzania danych w księgowości - technika komputerowa prowadzenia ksiąg | Dostosować opis systemu przetwarzania danych do zmian w programie księgowym do naliczania płac i generowania list płac, wynikających z konieczności obliczania składek pracodawcy do PPK oraz obliczania i potrącania składek pracowników do PPK. |
| Określić wersję nowego (zmienionego) oprogramowania w zakresie obsługi rozliczeń pracodawca - PPK i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. | |
| Dołączyć do polityki rachunkowości opis systemu informatycznego (nowego lub zmienionego), zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji - w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów. | |
| Dołączyć do polityki rachunkowości protokół przeprowadzenia testów nowego (zmienionego) oprogramowania w zakresie jego zgodności z prawem i prawidłowości przetwarzania danych wraz z potwierdzeniem kierownika jednostki faktu zatwierdzenia go do stosowania w jednostce. |
Oprócz aktualizacji obligatoryjnej części polityki rachunkowości trzeba zmienić także zapisy instrukcji, stanowiących tzw. fakultatywną jej część.
PPK w instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych
W instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych należy wskazać dokumenty związane z obsługą przez pracodawcę PPK. Trzeba opisać zasady ich wypełniania i sprawdzania. Ważne jest także określenie sposobu przekazywania informacji między komórką kadr i księgowości jednostki oraz komórką kadr a instytucją zarządzającą PPK*.
Ponadto należy zaktualizować zapisy dotyczące zasad sporządzania list płac. Trzeba uwzględnić w nich naliczanie i potrącanie składek do PPK i podatku dochodowego od osób fizycznych.
* Szczegółowy wykaz tych dokumentów i zasady ich obiegu przedstawiono w PRB 11/2020 na str. 97-102.
PPK w instrukcji inwentaryzacyjnej
W instrukcji inwentaryzacyjnej trzeba podać dokumenty, jakie będą wykorzystywane przy weryfikacji sald zobowiązań jednostki wobec instytucji finansowej zarządzającej PPK z tytułu składek pracodawcy i pracownika do PPK.
Izabela Motowilczuk
były wieloletni inspektor kontroli RIO
Podstawy prawne:
-
art. 10 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 217)
-
art. 68 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 869; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 2320)
