PPK. Pracownicze plany kapitałowe w jednostce budżetowej - konsultacje związkowe, wybór instytucji i zawieranie umów o zarządzanie oraz stosowanie Prawa zamówień publicznych

Z początkiem 2021 r. przepisy o pracowniczych planach kapitałowych (dalej: PPK) objęły wszystkich pracodawców, w tym tych, którzy należą do sektora finansów publicznych. Jest to równoznaczne z umożliwieniem oszczędzania dodatkowym milionom zatrudnionych osób oraz powstaniem licznych obowiązków dla kolejnych podmiotów zatrudniających. Do podstawowych z nich należy zawarcie w terminach wynikających z ustawy z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (dalej: ustawa o PPK) umowy o zarządzanie PPK, co musi zostać poprzedzone wspólnym z przedstawicielami pracowników wyborem instytucji finansowej oraz analizą tego, czy przy jej zawieraniu nie będzie konieczne stosowanie przepisów o zamówieniach publicznych. W drugiej kolejności zawierana jest umowa o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych, które nie złożą deklaracji o nieprzystępowaniu do PPK.

 

PPK jest tworzony w celu systematycznego gromadzenia oszczędności przez uczestnika PPK z przeznaczeniem na wypłatę po osiągnięciu przez niego 60 roku życia oraz na inne cele określone w ustawie o PPK. Jest to program dodatkowego wsparcia emerytalnego, jednak wykorzystanie środków z rachunku PPK może nastąpić nie tylko w związku z uzyskaniem emerytury, czy zaprzestaniem działalności zarobkowej. Ponadto zarówno dla kobiet, jak i dla mężczyzn taki sam jest wiek, w związku z osiągnięciem którego ustawa o PPK przewiduje możliwość najbardziej optymalnego dla uczestnika PPK wycofania środków. To ostatnie wynika z wymogów unijnych zakazujących przy programach dodatkowego zabezpieczenia emerytalnego wprowadzania różnicowania w oparciu o płeć (dyrektywa 2006/54/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z 5 lipca 2006 r. w sprawie wprowadzenia w życie zasady równości szans oraz równego traktowania kobiet i mężczyzn w dziedzinie zatrudnienia i pracy).

 

ŹRÓDŁA ZASILANIA PPK

Środki wpływające na rachunek PPK uczestnika pochodzą przede wszystkim z 3 źródeł:

1. od podmiotu zatrudniającego (wpłaty podstawowe i ewentualnie wpłaty dodatkowe),

2. ze środków uczestnika (wpłaty podstawowe i ewentualnie wpłaty dodatkowe),

3. ze środków budżetu państwa (wpłata powitalna, dopłaty roczne).

Do tego może się pojawić zasilenie wynikające np. z podziałów majątkowych małżeńskich.

 

Środki zgromadzone na rachunku PPK stanowią prywatną własność uczestnika PPK, którą może on dysponować na zasadach wskazanych w ustawie o PPK. Warto, aby pracownicy (szerzej - osoby zatrudnione) chociażby w ogólnym zarysie poznali te zasady. Ustawa o PPK tworzy możliwość wycofania środków w każdej chwili na wniosek uczestnika, ale dopiero wycofanie ich po osiągnięciu 60 roku życia nie będzie związane z dokonywaniem potrąceń. Wcześniej wycofane środki zostaną znacząco pomniejszone, poza dwoma szczególnymi przypadkami przewidzianymi w ustawie o PPK - w razie poważnego zachorowania oraz przy udzielaniu swoistej pożyczki na "kredytowy" wkład własny.

 

ZAPAMIĘTAJ!

Środki zgromadzone na rachunku PPK nie podlegają egzekucji sądowej ani administracyjnej. Ograniczenia te nie mają zastosowania do egzekucji mającej na celu zaspokojenie roszczeń alimentacyjnych, w tym należności budżetu państwa powstałych z tytułu świadczeń wypłaconych w przypadku bezskuteczności egzekucji alimentów (art. 95 ustawy o PPK). Zwolnienie spod egzekucji obejmuje wszystkie środki - pochodzące z wpłat podstawowych uczestnika PPK i podmiotu zatrudniającego, pochodzących z wpłat dodatkowych (od uczestnika oraz od podmiotu zatrudniającego) oraz wpłaty powitalnej i dopłat rocznych.

 

Osoba zatrudniona i podmiot zatrudniający w świetle ustawy o PPK

Ustawa o PPK nie dotyczy tylko pracowników. Systemem objęte są "osoby zatrudnione", przez co należy rozumieć:

1. pracowników w rozumieniu przepisów ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (dalej: k.p.), z wyjątkiem pracowników przebywających na urlopach górniczych i urlopach dla pracowników zakładu przeróbki mechanicznej węgla, o których mowa w art. 11b ustawy z 7 września 2007 r. o funkcjonowaniu górnictwa węgla kamiennego, oraz młodocianych w rozumieniu art. 190 k.p.;
2. osoby fizyczne wykonujące pracę nakładczą, które ukończyły 18 rok życia, o których mowa w rozporządzeniu Rady Ministrów z 31 grudnia 1975 r. w sprawie uprawnień pracowniczych osób wykonujących pracę nakładczą;
3. członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych lub spółdzielni kółek rolniczych, o których mowa w art. 138 i 180 ustawy z 16 września 1982 r. - Prawo spółdzielcze;
4. osoby fizyczne, które ukończyły 18 rok życia, wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z art. 750 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks Cywilny (dalej: k.c.) stosuje się przepisy dotyczące zlecenia;
5. członków rad nadzorczych wynagradzanych z tytułu pełnienia tych funkcji;
6. osoby wskazane w lit. a-d przebywające na urlopach wychowawczych lub pobierające zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego - podlegające obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tych tytułów w Rzeczypospolitej Polskiej, w rozumieniu ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.

 

Ustawy o PPK nie stosuje się do osób, które nie są objęte powszechnym systemem emerytalnym (np. sędziów czy funkcjonariuszy służb mundurowych).

 

Odpowiednikiem pojęcia "osoba zatrudniona" jest pojęcie  "podmiotu zatrudniającego", tj. pracodawcy, zleceniodawcy. To na nim ciążą główne obowiązki wynikające z ustawy o PPK.

 

Terminy PPK wiążące podmioty finansów publicznych

Ustawa o PPK w szczególny sposób potraktowała podmioty zatrudniające należące do sektora finansów publicznych. Inaczej niż przy pozostałych grupach, w stosunku do których o terminie objęcia ustawą o PPK decydował poziom zatrudnienia, sfera publiczna została automatycznie przypisana, niezależnie od wielkości jednostki, do ostatniej grupy zatrudniających, która ustawę o PPK stosuje od 1 stycznia 2021 r. Wyodrębnienie wiąże się także ze wskazaniem wprost dat, do których mają zostać zawarte umowy:

• umowa o zarządzanie PPK - do 26 marca 2021 r.,
• umowa o prowadzenie PPK - do 10 kwietnia 2021 r.

 

ZAPAMIĘTAJ!

Jednostki finansów publicznych nie mogły zawrzeć umowy o zarządzanie PPK przed 1 stycznia 2021 r. Dopiero od tego dnia realizują przepisy ustawy o PPK. Umowa może zostać zawarta nawet na początku 2021 r., a terminy ustawowe są terminami maksymalnymi, których przekroczenie będzie rodzić odpowiedzialność za naruszenie przepisów ustawy o PPK.

 

W zakres podmiotów finansów publicznych, zgodnie z art. 9 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, wchodzą:

• organy władzy publicznej, w tym organy administracji rządowej, organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz sądy i trybunały;
• jednostki samorządu terytorialnego oraz ich związki;
• związki metropolitalne;
• jednostki budżetowe;
• samorządowe zakłady budżetowe;
• agencje wykonawcze;
• instytucje gospodarki budżetowej;
• państwowe fundusze celowe;
• Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego;
• Narodowy Fundusz Zdrowia;
• samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej;
• uczelnie publiczne;
• Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne;
• państwowe i samorządowe instytucje kultury;
• inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych, z wyłączeniem przedsiębiorstw, instytutów badawczych, instytutów działających w ramach Sieci Badawczej Łukasiewicz, banków oraz spółek prawa handlowego.

 

Konsekwencje braku zawarcia umowy o zarządzanie PPK

Brak zawarcia umowy o zarządzanie PPK w ustawowym terminie - czyli maksymalnie do 26 marca 2021 r. - skutkować będzie:

• wezwaniem wystosowanym przez Polski Fundusz Rozwoju (dalej PFR) do zawarcia, w terminie 30 dni od dnia otrzymania wezwania, umowy o zarządzanie PPK z funduszem zdefiniowanej daty zarządzanym przez wyznaczoną instytucję finansową albo
• wezwaniem do przekazania do PFR informacji o zawarciu umowy o zarządzanie PPK z inną instytucją finansową.

Wezwanie uznaje się za skuteczne w momencie zwrotnego potwierdzenia odbioru lub poprzez nadanie przesyłką poleconą po bezskutecznej 2-krotnej próbie dostarczenia pisma za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. W wezwaniu PFR jednocześnie informuje podmiot zatrudniający o ewentualnej karze za niedopełnienie obowiązku zawarcia umowy o zarządzanie PPK w terminie. Nie jest to jednak nałożenie kary, a jedynie informacja o odpowiedzialności za niewywiązanie się z obowiązku ustawowego.

 

Umowa o zarządzanie PPK z podmiotem finansów publicznych

Podmiot zatrudniający zawiera umowę o zarządzanie PPK, jeżeli zatrudnia co najmniej jedną osobę, w imieniu której jest zobowiązany zawrzeć umowę o prowadzenie PPK. Nie ma w tym zakresie znaczenia to, czy osoba ta ma zamiar przystąpić do PPK, czy też składa deklarację nieprzystępowania (patrz: PRZYKŁAD 1).

 

PRZYKŁAD 1

Jesteśmy bardzo małą jednostką, zatrudniającą jedynie 5 osób. W obecnej chwili wszyscy pracownicy pisemnie deklarują, że nie chcą przystępować do PPK. Czy musimy zawierać umowę o zarządzanie PPK?

Tak. Możliwość niezawierania umowy o zarządzanie PPK występowałaby tylko wówczas, gdyby podmiot zatrudniający, któremu wszystkie osoby zatrudnione złożyły deklaracje o nieprzystępowaniu do PPK, był mikroprzedsiębiorcą. Przepisów ustawy o PPK nie stosuje się bowiem tylko do:

1. mikroprzedsiębiorcy, o którym mowa w art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy z 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców, jeżeli wszystkie osoby zatrudnione złożą mu deklarację o nieprzystępowaniu do PPK;

2. osoby fizycznej, która zatrudnia, w zakresie niezwiązanym z jej działalnością gospodarczą osobę fizyczną, w zakresie niezwiązanym z działalnością gospodarczą tej osoby.

Wyłączenia te tworzą zamknięty katalog, co oznacza, że wszystkie inne podmioty zatrudniające - nawet bardzo małe, w których wszyscy zatrudnieni deklarują brak zainteresowania PPK - muszą rozpocząć prace nad wprowadzeniem programu, czego podstawowym elementem będzie wybór instytucji finansowej i zawarcie z nią umowy o zarządzanie PPK. Jako że jednostka finansów publicznych nie jest mikroprzedsiębiorcą, to musi stosować przepisy ustawy o PPK, co wiąże się z obowiązkiem zawarcia umowy o zarządzanie PPK. Oczywiście, jeżeli wszystkie osoby zatrudnione złożą deklarację o nieprzystępowaniu do PPK, program nie zostanie dla nich "aktywowany".

 

Umowa zawierana jest przez podmiot zatrudniający i instytucję finansową (instytucję, która będzie prowadzić PPK dla osób zatrudnionych w tym podmiocie). Stroną umowy nie są osoby zatrudnione.

 

ZAPAMIĘTAJ!

Aktualna lista instytucji, które mogą zarządzać PPK, informacje o nich i ich oferta dostępne są na oficjalnym portalu PPK - mojeppk.pl. Na portalu tym można znaleźć również wiele informacji dotyczących funkcjonowania PPK.

 

CZY UMOWA O ZARZĄDZANIE PPK WYMAGA KWALIFIKOWANEGO PODPISU ELEKTRONICZNEGO

Zgodnie z art. 7 ust. 2 ustawy o PPK, umowa o zarządzanie PPK jest zawierana z instytucją finansową w postaci elektronicznej pozwalającej na utrwalenie jej treści na trwałym nośniku. Wynika z tego, iż ustawodawca nie określił wymaganej formy zawarcia umowy o zarządzanie PPK, wskazując jedynie rodzaj nośnika informacji, na którym utrwalona powinna zostać treść umowy. W związku z tym przyjąć należy, iż umowa o zarządzanie PPK może zostać zawarta w dowolnej formie dopuszczalnej na gruncie Kodeksu cywilnego, jednak jej treść powinna zostać utrwalona na trwałym nośniku w postaci elektronicznej. Ustawa o PPK nie wymaga tym samym, aby umowa o zarządzanie zawarta była w formie elektronicznej, do zachowania której - zgodnie z art. 78¹ § 1 k.c. - niezbędne jest złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Umowa o zarządzanie PPK może być zatem zawarta w dowolnej formie dopuszczalnej na gruncie Kodeksu cywilnego i utrwalona np. na nośniku USB, płycie CD, ale też w formacie pliku PDF przekazanym drogą mailową.

Źródło: www.mojeppk.pl

 

Umowa o zarządzanie PPK określa w szczególności:

1. strony umowy;
2. nazwę funduszy zdefiniowanej daty, o których mowa w art. 38 lub art. 39 ustawy o PPK, zarządzanych przez podmiot zarządzający instytucją finansową;
3. warunki i tryb zawierania przez podmiot zatrudniający umów o prowadzenie PPK;
4. warunki gromadzenia środków i zarządzania nimi przez poszczególne fundusze zdefiniowanej daty, o których mowa w pkt 2;
5. warunki, terminy i sposób dokonania wypłaty, wypłaty transferowej lub zwrotu;
6. wysokość wpłat dodatkowych finansowanych przez podmiot zatrudniający dla poszczególnych grup osób zatrudnionych;
7. sposób deklarowania wpłat dodatkowych finansowanych przez uczestnika PPK i sposób zmiany wysokości tych wpłat;
8. maksymalną wysokość wynagrodzenia za zarządzanie funduszem zdefiniowanej daty, kosztów obciążających ten fundusz i opłat obciążających uczestnika PPK oraz warunki, o ile są przewidziane, na jakich mogą one zostać obniżone bez konieczności zmiany umowy;
9. warunki zmiany umowy;
10. warunki i okres wypowiedzenia umowy;
11. warunki dokonywania konwersji lub zamiany.

W przypadku zawarcia umowy o zarządzanie PPK z zakładem ubezpieczeń do umowy tej dołącza się regulamin lokowania środków ubezpieczeniowego funduszu kapitałowego oraz ogólne warunki ubezpieczenia. Umowa o zarządzanie PPK z zakładem ubezpieczeń określa także:

1. wysokość sumy ubezpieczenia;
2. wysokość składki ochronnej, z zastrzeżeniem art. 49 ust. 2 ustawy o PPK;
3. brak możliwości potrącania kosztów ochrony ubezpieczeniowej ze środków funduszu zdefiniowanej daty będącego ubezpieczeniowym funduszem kapitałowym w przypadku niedokonywania wpłat lub zawieszenia dokonywania wpłat.

Umowa zostaje zgłoszona do ewidencji PPK przez instytucję finansową, z którą została zawarta.

 

Współpraca ze związkami zawodowymi przy wyborze instytucji finansowej

Podmiot zatrudniający przy wyborze instytucji finansowej, z którą zawarta będzie umowa o zarządzanie PPK, musi współpracować z przedstawicielami osób zatrudnionych. Wybór ten dokonywany jest w porozumieniu z:

• organizacjami związkowymi, albo - w sytuacji, gdy żadna organizacją związkowa nie działa - w podmiocie zatrudniającym,
• z reprezentacją osób zatrudnionych.

 

SŁOWNICZEK

Organizacja mająca uprawnienia organizacji związkowej - związek, który wypełnia kryteria wskazane w art. 25¹ ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (dalej: ustawa o związkach zawodowych), czyli zrzeszający co najmniej 10 członków będących:

1. pracownikami u pracodawcy objętego działaniem tej organizacji lub

2. innymi niż pracownicy osobami wykonującymi pracę zarobkową, które świadczą pracę przez co najmniej 6 miesięcy na rzecz pracodawcy objętego działaniem tej organizacji.

Uprawnienia posiada też działająca w danym podmiocie międzyzakładowa organizacja związkowa, z tym że przy ustalaniu liczby członków należy wziąć pod uwagę liczbę członków międzyzakładowej organizacji związkowej zatrudnionych u wszystkich pracodawców objętych działaniem tej organizacji.

 

W przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna organizacja związkowa, konieczne jest zawarcie porozumienia z każdym związkiem zawodowym.

Ustawa o PPK nie odnosi się z kolei do organizacji reprezentatywnych. Oznacza to, że w przypadku braku wspólnie uzgodnionego stanowiska organizacji związkowych organizacje spełniające kryteria uznania za reprezentatywne na gruncie ustawy o PPK nie mają głosu decydującego.

Natomiast jeżeli w danym podmiocie nie działa żadna organizacja związkowa spełniająca kryteria wskazane w art. 25¹ ustawy o związkach zawodowych, porozumienie zawierane jest z reprezentacją osób zatrudnionych wyłonioną w trybie przyjętym w danym podmiocie zatrudniającym. Osoby będące tymi przedstawicielami nie mogą zostać jednostronnie wyznaczone przez podmiot zatrudniający. Nie może on narzucić konkretnych osób, gdyż trudno byłoby mówić w takich przypadku o jakiejkolwiek reprezentacji działającej na podstawie umocowania osób zatrudnionych. Można przeprowadzić w celu ich wyłonienia wybory (głosowanie tradycyjne lub e-mailowe, za pomocą wewnętrznej strony internetowej) - patrz: PRZYKŁAD 2.

 

PRZYKŁAD 2

W 2020 r. zmienialiśmy przepisy wewnętrzne w jednostce i wprowadzaliśmy m.in. ruchome rozkłady czasu pracy. W tym celu wyłoniono przedstawicieli pracowników. Czy te osoby mogą reprezentować pracowników przy wyborze instytucji finansowej w zakresie PPK?

Nie. Co prawda ustawa o PPK nie wymaga, by przedstawiciele pracowników zostali wyłonieni w określonym czasie przed dokonywaniem wyboru instytucji finansowej i mogą być wybrani znacznie wcześniej, to przy ich wyłanianiu konieczne jest jasne wskazanie, że celem wyboru jest współpraca z podmiotem zatrudniającym w wyborze instytucji finansowej. W przypadku wskazanym w pytaniu wcześniej wybrana reprezentacja pracowników została umocowana do zawarcia w imieniu pracowników porozumienia dotyczącego wprowadzenia ruchomych rozkładów czasu pracy (art. 150 w zw. z art. 140¹ k.p.) i na tym umocowanie to się kończy. Osoby te nie mogą zatem być automatycznie traktowane jako reprezentanci osób zatrudnionych w celu wyboru wraz z pracodawcą instytucji, z którą zostanie zawarta umowa o zarządzanie PPK.

Inaczej byłoby wówczas, gdyby w jednostce funkcjonowała stała reprezentacja pracowników, wybrana w szerokim zakresie, poprzez takie określenie celu dokonywania wyborów, np.: Regulamin wyboru przedstawicieli pracowników upoważnionych przez pracowników zatrudnionych w (...) do zawierania w ich imieniu wszelkich porozumień z pracodawcą oraz uczestniczenia w konsultacjach z pracodawcą we wszelkich sprawach, w których przepisy prawa wymagają zawarcia przez pracodawcę porozumienia lub przeprowadzenia konsultacji z przedstawicielami pracowników. Taka reprezentacja mogłaby działać również w zakresie PPK.

Możliwe jest również "wykorzystanie" reprezentacji wybranej wcześniej do innych celów, jednak osoby zatrudnione musiałyby wprost wyrazić zgodę na reprezentowanie ich przez tych przedstawicieli także w sprawach związanych z PPK.

 

ZAPAMIĘTAJ!

Organizacja związkowa, a przy jej braku, przedstawiciele pracowników, nie są stroną umowy o zarządzanie PPK. Umowa zawierana jest między instytucją finansową a podmiotem zatrudniającym.

 

WARIANTY WSPÓŁPRACY Z ORGANIZACJĄ ZWIĄZKOWĄ

Można przyjąć 2 dopuszczalne metody współpracy przy wyborze instytucji PPK:

1. Pracodawca dokonuje wyboru instytucji i występuje z zapytaniem, czy organizacja związkowa (reprezentacja osób zatrudnionych) zgadza się na ten wybór.

2. Wyłonienie instytucji polega na szerokiej współpracy z osobami zatrudnionymi. Powoływana jest np. komisja, w skład której wchodzą przedstawiciele pracodawcy i związków zawodowych (lub reprezentacji zatrudnionych), która analizuje oferty instytucji finansowych, prowadzi rozmowy z przedstawicielami instytucji. Finalnie wyłonienie instytucji jest wynikiem współpracy na praktycznie każdym etapie, zakończonej podjęciem wspólnej decyzji.

 

Jeżeli na miesiąc przed upływem terminu, w którym podmiot zatrudniający jest obowiązany do zawarcia umowy o zarządzanie PPK, nie zostanie osiągnięte porozumienie, podmiot zatrudniający wybiera instytucję finansową, z którą zostanie zawarta umowa o zarządzanie PPK (art. 7 ust. 5 ustawy o PPK). Ta regulacja wskazuje, że nadrzędnym celem ustawy jest zawarcie umowy o zarządzanie PPK, do czego zobligowany jest podmiot zatrudniający (w sferze budżetowej można skrótowo powiedzieć, że pracodawca). Porozumienie z organizacją związkową lub reprezentacją pracowników nie jest więc w tym zakresie konieczne - ustawa o PPK nakazuje dążyć do jego zawarcia, ale jego istnienie nie warunkuje obowiązku dokonania wyboru.

W związku z tym porozumienie określić można raczej mianem konsultacji, której przeprowadzenie jest obowiązkiem ustawowym. Dążenie do uzgodnienia wyboru i zawarcia w tym zakresie porozumienia powinno być też celem pracodawcy (patrz: WZÓR 1). Jego indywidualny wybór instytucji finansowej, z pominięciem lub całkowitym odrzuceniem wszystkich sugestii przedstawicieli pracowników, staje się bowiem faktycznym narzuceniem podmiotu, który w długotrwałej perspektywie będzie zarządzać - lepiej lub niestety też możliwe, że gorzej - środkami finansowymi zatrudnionych osób.

 

WZÓR 1. Porozumienie pomiędzy podmiotem zarządzającym a reprezentacją pracowników w zakresie wyboru instytucji PPK

 

POROZUMIENIE

pomiędzy podmiotem zatrudniającym a reprezentacją pracowników, dotyczące świadczenia usług instytucji finansowej zarządzającej pracowniczym planem kapitałowym w …………….

zawarte w dniu ………… w …………

pomiędzy:

……………………

reprezentowanym przez:

……………………

……………………

zwanym dalej "Podmiotem zatrudniającym"

a

reprezentacją osób zatrudnionych:

……………………

……………………

zwanymi dalej łącznie "Reprezentacją osób zatrudnionych",

 

o następującej treści:

§ 1

1. W związku z dokonaną oceną otrzymanych ofert na wybór instytucji finansowej świadczącej usługi zarządzania aktywami w ramach pracowniczych planów kapitałowych, kierując się kryteriami wyboru instytucji finansowej wskazanymi w art. 7 ust 3 ustawy z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz.U. z 2018 r. poz. 2215 ze zm.), dokonano zgodnie wyboru …………………… jako instytucji finansowej, z którą Podmiot zatrudniający zawrze umowę o zarządzanie PPK i która będzie prowadziła pracownicze plany kapitałowe w Podmiocie zatrudniającym.

2. Podmiot zatrudniający w terminie wynikającym z art. 137 wskazanej w ust. 1 ustawy zobowiązuje się zawrzeć z wymienioną w ust. 1 instytucją finansową umowę o zarządzanie PPK. W przypadku, gdy wskazana w ust. 1 instytucja finansowa odmówi zawarcia umowy o zarządzanie PPK, umowa zostanie zawarta z ……………………

§ 2

Niniejsze porozumienie zostało sporządzone w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.

 

Za Podmiot zatrudniający: Za Reprezentację osób zatrudnionych:

…………………… ……………………

…………………… ……………………

 

 

Wybór instytucji zarządzającej PPK w samorządzie

W instytucjach finansów publicznych, podobnie jak u innych podmiotów zatrudniających, wyboru instytucji finansowej dokonuje podmiot zatrudniający. Przepisy ustawy o PPK w art. 7 ust. 4a stworzyły jednak od tego jeden wyjątek dotyczący samorządu. Wójt, burmistrz, prezydent miasta, zarząd powiatu albo zarząd województwa mogą, w imieniu podmiotów zatrudniających będących jednostkami organizacyjnymi danej jednostki samorządu terytorialnego, dokonać wyboru instytucji finansowej, z którą te podmioty zatrudniające zawrą umowy o zarządzanie PPK (patrz: PRZYKŁAD 3). Wybór dokonywany jest także w porozumieniu z przedstawicielami zakładowych organizacji związkowych działających w jednostkach organizacyjnych objętych wyborem lub przedstawicielami pracowników tych jednostek.

Wymienione podmioty mogą, ale nie muszą dokonać wyboru w imieniu podległych im jednostek (które są pracodawcami w stosunku do zatrudnianych pracowników). W następstwie takiej decyzji będzie dokonywany wybór jednej instytucji finansowej dla wszystkich podległych jednostek np. gminie. Trudno założyć bowiem, by - odnosząc to do gminy - wójt dokonywał wyboru różnych instytucji dla poszczególnych jednostek podległych, dokonując wyboru w oparciu o trudno uchwytne, jeżeli w ogóle rzeczywiste, różnice w potrzebach osób zatrudnionych w tych jednostkach.

 

PRZYKŁAD 3

Czy "przejmując" wybór instytucji finansowej przez podmioty wskazane w art. 7 ust. 4a ustawy o PPK, muszą one dokonać tego wyboru osobiście, czy mogą scedować go na inne upoważnione osoby?

Możliwe jest upoważnienie innych osób do dokonania wyboru instytucji zarządzającej PPK. W pełni należy dopuścić możliwość upoważnienia przez podmioty wskazane w wymienionym przepisie innych osób do dokonania w ich imieniu wyboru instytucji finansowej dla jednostek podległych. Z ustawy nie wynika, by ograniczenie takie istniało. Stąd możliwe jest upoważnienie do dokonania wyboru np. dyrektora CUW w gminie.

 

Jak wcześniej wskazano, wójt, burmistrz, prezydent miasta, zarząd powiatu albo zarząd województwa, dokonując wyboru instytucji finansowej dla jednostki podległej, działają w porozumieniu z przedstawicielami osób zatrudnionych tej jednostki (organizacjami związkowymi lub w ich braku z reprezentacją osób zatrudnionych). Podkreślenia wymaga, że nieprawidłowe byłoby zawarcie porozumienia (przeprowadzenie konsultacji) z zakładową organizacją związkową działającą tylko w jednej jednostce, np. w urzędzie gminy. W praktyce regulacja ta może wywoływać trudności realizacyjne. Oznacza bowiem, że np. przy wyborze instytucji w gminie dla wszystkich jednostek podległych brać może udział nawet kilkadziesiąt osób. Podmioty wskazane w art. 7 ust. 4a ustawy o PPK nie mogą wyłączyć uprawnień reprezentacji osób zatrudnionych w poszczególnych jednostkach. Dopuścić można jednak dokonanie przez osoby zatrudnione wyboru ich reprezentantów (przy braku związku zawodowego), którymi byłyby osoby zatrudnione w innej jednostce (np. w urzędzie gminy).

Jeżeli na miesiąc przed upływem terminu, w którym podmiot zatrudniający jest obowiązany do zawarcia umowy o zarządzanie PPK, nie zostanie osiągnięte porozumienie, wójt, burmistrz, prezydent miasta, zarząd powiatu albo zarząd województwa wybiera instytucję finansową, z którą podmiot zatrudniający zawrze umowę o zarządzanie PPK. Redakcja art. 7 ust. 5 ustawy o PPK wskazuje, że w przypadku braku zawarcia porozumienia na miesiąc przed upływem terminu wybór instytucji finansowej może być dokonany przez wskazane podmioty inne niż pracodawca tylko wówczas, gdy to im właśnie nie udało się zawrzeć porozumienia. Nie obejmuje to tych przypadków, w których jednostka samorządowa będzie sama prowadziła rozmowy z reprezentacją jej pracowników i nie uda im się tego porozumienia zawrzeć. Wówczas decyzję o wyborze podjąć bowiem powinna osoba kierująca tą jednostką.

 

ZAPAMIĘTAJ!

Umowę o zarządzanie PPK zawiera zawsze podmiot zatrudniający. Sytuacji w tym zakresie nie zmienia także fakt, że wyboru instytucji dokonał inny podmiot, nadrzędny nad daną jednostką organizacyjną. Pracodawcami pracowników zatrudnionych w samorządowych jednostkach organizacyjnych są konkretne jednostki i to one odpowiadają za zrealizowanie obowiązków wynikających z ustawy o PPK, w tym za zawarcie umowy o zarządzanie PPK.

Wójt, burmistrz, prezydent miasta, zarząd powiatu albo zarząd województwa dokonują wyłącznie wyboru instytucji finansowej.

 

Kryteria wyboru instytucji finansowej do zarządzania PPK

Wyboru instytucji finansowej dokonuje się w szczególności na podstawie oceny:

1. proponowanych przez instytucje finansowe warunków zarządzania środkami gromadzonymi w PPK,
2. ich efektywności w zarządzaniu aktywami,
3. posiadanego przez nie doświadczenia w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi lub funduszami emerytalnymi.

Katalog wymieniony w art. 7 ustawy o PPK nie jest katalogiem zamkniętym. Przy wyborze można przyjmować również inne przesłanki. Mogą to być np. proponowane przez instytucje finansowe warunki wsparcia informatycznego, czy wsparcie merytoryczne, np. szkolenia dla uczestników PPK, bieżące wsparcie konsultacyjne dla podmiotu zatrudniającego. Zawsze jednak przy wyborze należy mieć na uwadze najlepiej rozumiany interes osób zatrudnionych.

Przy analizie proponowanych przez instytucje finansowe warunków zarządzania środkami gromadzonymi w PPK powinno się brać pod uwagę przede wszystkim:

1. koszty zarządzania PPK pobierane od uczestników PPK przez instytucję finansową,
2. stosowane przez instytucję finansową warunki dokonywania operacji (terminy, stopień skomplikowania przyjętych procedur itp.),
3. politykę inwestycyjną funduszy lub subfunduszy zdefiniowanej daty.

 

Wynagrodzenie i opłaty dla instytucji zarządzającej PPK

Ustawa o PPK zawiera zamknięty katalog kosztów, którymi instytucja finansowa może obciążać uczestników. Są to 3 grupy opłat, jakie mogą być pobierane:

1. wynagrodzenie za zarządzanie PPK - maksymalnie 0,5% wartości aktywów netto w skali roku

Towarzystwo funduszy inwestycyjnych, PTE, pracownicze towarzystwo emerytalne lub zakład ubezpieczeń mogą pobierać wynagrodzenie za zarządzanie funduszem inwestycyjnym, funduszem emerytalnym lub subfunduszem, będących funduszami zdefiniowanej daty, w wysokości nie większej niż 0,5% wartości aktywów netto funduszu inwestycyjnego, funduszu emerytalnego lub subfunduszu w skali roku. Wynagrodzenie to jest obliczane na każdy dzień wyceny i jest płatne na rzecz towarzystwa funduszy inwestycyjnych, PTE, pracowniczego towarzystwa emerytalnego, lub jest pobierane przez zakład ubezpieczeń, do 15 dnia roboczego po zakończeniu miesiąca, za który wynagrodzenie jest należne.

W przypadku zawarcia umowy o prowadzenie PPK z zakładem ubezpieczeń łączna wysokość tego wynagrodzenia zakładu ubezpieczeń i koszty udzielenia ochrony ubezpieczeniowej obliczonych na każdy dzień wyceny nie mogą być wyższe niż 0,5% wartości aktywów netto funduszu inwestycyjnego w skali roku;

2. wynagrodzenie za osiągnięty wynik - maksymalnie 0,1% wartości aktywów netto w skali roku

Wynagrodzenie za osiągnięty wynik może być pobierane pod warunkiem:

• realizacji dodatniej stopy zwrotu funduszu inwestycyjnego, funduszu emerytalnego lub subfunduszu za dany rok;
• osiągnięcia w danym roku stopy zwrotu przez fundusz inwestycyjny, fundusz emerytalny lub subfundusz przewyższającej stopę referencyjną;
• osiągnięcia na ostatni dzień wyceny w listopadzie w danym roku stopy zwrotu przez fundusz inwestycyjny, fundusz emerytalny lub subfundusz na poziomie nie niższym niż 75% najwyższych stóp zwrotu funduszy tej samej zdefiniowanej daty;

3. opłata za trzecią i kolejne konwersje między funduszami zdefiniowanej daty - przepisy nie tworzą żadnego limitu

Uczestnik PPK może złożyć (w postaci elektronicznej pozwalającej na utrwalenie treści na trwałym nośniku) funduszowi inwestycyjnemu lub funduszowi emerytalnemu wniosek o dokonanie konwersji lub zamiany do funduszy zdefiniowanej daty lub subfunduszy zdefiniowanej daty innych niż właściwy dla jego wieku, których organem jest to samo towarzystwo funduszy inwestycyjnych, PTE lub pracownicze towarzystwo emerytalne zarządzające wybraną instytucją finansową. We wniosku tym określa się procentowy udział środków zgromadzonych w PPK w poszczególnych funduszach, subfunduszach lub funduszach i subfunduszach. Wpłata do jednego funduszu lub subfunduszu powinna stanowić kwotę odpowiadającą co najmniej 10% środków zgromadzonych w PPK.

Ustawa o PPK gwarantuje, że realizacja w danym roku kalendarzowym nie więcej niż 2 konwersji lub zamian jest bezpłatna. Opłaty mogą zaś być pobierane od 3 i kolejnych konwersji wykonywanych na wniosek uczestnika w tym samym roku kalendarzowym, przy czym przepisy nie odnoszą się w jakikolwiek sposób do możliwej maksymalnej wysokości tych opłat.

 

CZY INSTYTUCJE FINANSOWE MOGĄ RÓŻNICOWAĆ KOSZTY ZA ZARZĄDZANIE PPK DLA POSZCZEGÓLNYCH PRACODAWCÓW

Instytucja finansowa nie może różnicować kosztów za zarządzanie PPK dla poszczególnych podmiotów zatrudniających. Zgodnie z art. 49 ust. 12 ustawy o PPK, towarzystwo funduszy inwestycyjnych, PTE, pracownicze towarzystwo emerytalne lub zakład ubezpieczeń stosuje jednolitą metodę obliczania i pobierania wynagrodzenia za zarządzanie, w tym stawkę tego wynagrodzenia, wobec wszystkich uczestników PPK funduszu zdefiniowanej daty. Z przepisu tego wynika więc, że podmiot zarządzający funduszem zdefiniowanej daty nie może od niektórych uczestników PPK pobierać niższego wynagrodzenia za zarządzanie funduszem, a od innych wyższego. Nie może zatem wyodrębniać różnych kategorii jednostek uczestnictwa, które różniłyby się stawką z tytułu wynagrodzenia za zarządzanie funduszem i przydzielać takich jednostek uczestnikom będącym pracownikami określonego podmiotu zatrudniającego.

Źródło: www.mojeppk.pl

 

ZAPAMIĘTAJ!

Wszystkie opłaty pobierane są ze środków uczestnika. Podmiot zatrudniający nie ponosi kosztów PPK innych niż wpłaty go obciążające, opłaty bankowe związane z przelewami oraz koszty wynagrodzeń osób.

 

Przy ocenie wysokości opłat warto szczególnie opierać się na pobieranych opłatach stałych (corocznych) i mniejszą wagę przywiązywać do kosztów konwersji, które będą dotyczyły tylko nielicznych osób, bo też w praktyce najprawdopodobniej mała grupa uczestników PPK będzie dokonywać konwersji środków z tych funduszy, do których zostaną przypisani ze względu na wiek, a siłą rzeczy znacznie mniejsza grupa będzie dokonywać więcej niż dwóch konwersji rocznie.

 

Ocena efektywności w zarządzaniu aktywami

Drugą przesłanką wyboru jest ocena efektywności w zarządzaniu aktywami. W tym zakresie konieczne jest porównanie wyników finansowych osiąganych przez poszczególne instytucje w perspektywie długookresowej, ale również porównując krótsze okresy. W związku ze zróżnicowaną polityką inwestycyjną (fundusze zdefiniowanej daty są przypisane do wieku uczestników PPK) konieczne jest przy tym porównanie nie tylko wyników grupy funduszy, ale także wyników funduszy zbliżonych do siebie. W tym zakresie nie dokonujemy analiz odnoszących się jedynie do wyników osiąganych w ramach PPK, ale efektywności inwestowania w ramach funduszy inwestycyjnych i emerytalnych. Ocena długookresowa pozwoli na analizę wyników osiąganych przez poszczególne fundusze podczas okresów kryzysowych, "zawirowań" na rynkach finansowych, co jest dosyć istotne w kontekście inwestowania środków wpłacanych na PPK, jako programu z założenia długoletniego.

 

Doświadczenie w zarządzaniu funduszami

Trzecia z ustawowych przesłanek wyboru instytucji finansowej - doświadczenie w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi lub funduszami emerytalnymi - opiera się przede wszystkim na długości okresu zarządzania instrumentami finansowymi nakierowanymi na długookresowe inwestowanie (oszczędzanie). Nie ogranicza się to oczywiście, niejako siłą rzeczy, do oceny okresu zarządzania funduszami w ramach PPK. Należy jednak pamiętać o zmniejszaniu się wagi tej determinanty wraz ze "spłaszczaniem się" doświadczenia. Różnica pomiędzy np. doświadczeniem 7-letnim, a 20-letnim jest znacząca. Pozwala na ocenę długofalowych zachowań funduszy zarządzanych przez daną instytucję, wyników, "radzenia" sobie w trudnych okresach, budowanego zespołu itp. Już jednak np. doświadczenie 23-letnie lub 24-letnie nie stanowi żadnej praktycznej różnicy i trudno tutaj mówić o jakiejkolwiek "wyższej ocenie" instytucji z tym nieco dłuższym jedynie "stażem".

 

Umowa o prowadzenie PPK

Drugą z zawieranych umów - w kolejności zawierania - jest umowa o prowadzenie PPK. Zawiera ją podmiot zatrudniający w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych. Stronami umowy o prowadzenie PPK są: uczestnik PPK oraz fundusz lub fundusze zdefiniowanej daty reprezentowane przez instytucję finansową. Umowa jest zawierana z instytucją finansową, z którą została zawarta umowa o zarządzanie PPK. Lista osób będących uczestnikami PPK stanowi załącznik do umowy o prowadzenie PPK, którego zmiana nie stanowi zmiany umowy o prowadzenie PPK. Podpisanie umowy o prowadzenie PPK dla osób zatrudnionych jest równoznaczne z dołączeniem ich do listy osób będących uczestnikami PPK (uwzględnienie w załączniku do umowy o prowadzenie PPK).

W celu zawarcia umowy o prowadzenie PPK podmiot zatrudniający przekazuje do instytucji finansowej dane identyfikujące uczestnika PPK obejmujące:

1. imię (imiona),
2. nazwisko,
3. adres zamieszkania,
4. adres do korespondencji,
5. numer telefonu,
6. adres poczty elektronicznej,
7. numer PESEL lub datę urodzenia w przypadku osób nieposiadających numeru PESEL,
8. serię i numer dowodu osobistego lub numer paszportu albo innego dokumentu potwierdzającego tożsamość w przypadku osób, które nie posiadają obywatelstwa polskiego.

Umowa o prowadzenie PPK określa w szczególności:

1. strony umowy, w tym wybraną instytucję finansową;
2. dane identyfikujące uczestnika PPK;
3. sposób deklarowania wpłat dodatkowych finansowanych przez uczestnika PPK i sposób zmiany wysokości tych wpłat;
4. nazwy funduszy zdefiniowanej daty zarządzanych przez podmiot zarządzający instytucją finansową;
5. warunki gromadzenia środków i zarządzania nimi przez poszczególne fundusze zdefiniowanej daty, o których mowa w pkt 4;
6. sposób składania deklaracji w sprawie podziału wpłat dokonywanych do PPK pomiędzy poszczególne fundusze zdefiniowanej daty, o których mowa w pkt 4;
7. sposób zmiany funduszu zdefiniowanej daty, o którym mowa w pkt 4;
8. warunki, terminy i sposób dokonania wypłaty, wypłaty transferowej lub zwrotu;
9. sposób składania dyspozycji;
10. zakres, częstotliwość i formę informowania uczestnika PPK o środkach zgromadzonych na jego rachunku PPK;
11. maksymalną wysokość wynagrodzenia za zarządzanie funduszem zdefiniowanej daty, kosztów obciążających ten fundusz i opłat obciążających uczestnika PPK oraz warunki, o ile są przewidziane, na jakich mogą one zostać obniżone bez konieczności zmiany umowy.

W przypadku zawarcia umowy o prowadzenie PPK z zakładem ubezpieczeń do umowy tej dołącza się regulamin lokowania środków ubezpieczeniowego funduszu kapitałowego oraz ogólne warunki ubezpieczenia. Umowa o prowadzenie PPK z zakładem ubezpieczeń określa także:

1. wysokość sumy ubezpieczenia;
2. wysokość składki ochronnej, z zastrzeżeniem art. 49 ust. 2 ustawy o PPK;
3. brak możliwości potrącania kosztów ochrony ubezpieczeniowej ze środków funduszu zdefiniowanej daty będącego ubezpieczeniowym funduszem kapitałowym w przypadku niedokonywania wpłat lub zawieszenia dokonywania wpłat.

 

Kto zostanie uczestnikiem PPK

W odniesieniu do okresu początkowego obowiązywania ustawy o PPK dla jednostek finansów publicznych istotna będzie pewna odrębność obejmowania poszczególnych osób tą umową w stosunku do standardowych zasad przewidzianych w ustawie o PPK. Zasadą ustanowioną przez ustawę o PPK jest obejmowanie osób zatrudnionych - oczywiście tych, które nie złożyły deklaracji o nieprzystępowaniu do PPK - programem po upływie 3 miesięcy zatrudnienia. Wkroczenie przez jednostki budżetowe w przepisy ustawy o PPK jest połączone z obowiązkiem zawarcia umowy o prowadzenie PPK dla wszystkich osób zatrudnionych 1 stycznia 2021 r. Wszystkie osoby zatrudnione w danym podmiocie zatrudniającym na dzień 1 stycznia 2021 r. są traktowane na równi, tzn. w tym jednym przypadku okres zatrudnienia w danym podmiocie nie ma znaczenia (patrz: PRZYKŁAD 4).

 

PRZYKŁAD 4

Na dzień 1 stycznia 2021 r. w jednostce zatrudnionych jest kilkadziesiąt osób, w tym kilka zaledwie od połowy grudnia 2020 r. Osoby te pomimo bardzo krótkiego okresu zatrudnienia są również objęte umową o prowadzenie PPK.

 

Inaczej jest jednak w odniesieniu do osób, które zostaną zatrudnione po 1 stycznia. Tutaj w pełni zastosowanie znajduje zasada 3 miesięcy zatrudnienia (patrz: PRZYKŁAD 5).

 

PRZYKŁAD 5

Jednostka finansów publicznych na dzień 1 stycznia 2021 r. zatrudnia 40 osób. W dniu 7 stycznia zatrudniono 2 kolejne. Umowę o prowadzenie PPK planuje się zawrzeć na marzec 2021 r. Obejmie ona 40 osób pozostających w zatrudnieniu 1 stycznia (o ile uczestnicy nie złożą przedtem deklaracji o nieprzystępowaniu do PPK i o ile będą nadal zatrudnione), zaś 2 osoby zatrudnione w styczniu zostaną objęte tą umową dopiero po upływie 3 miesięcy zatrudnienia.

 

JAK OBLICZAĆ 3-MIESIĘCZNY OKRES ZATRUDNIENIA

Okres ten nie musi być okresem ciągłym. Do okresu 3-miesięcznego zatrudnienia warunkującego obowiązek zawarcia umowy wlicza się okresy zatrudnienia z poprzednich 12 miesięcy, które miały miejsce w podmiocie zatrudniającym, a także okresy zatrudnienia w innych podmiotach zatrudniających, jeżeli z mocy odrębnych przepisów podmiot zatrudniający jest następcą prawnym w stosunkach prawnych nawiązanych przez te podmioty. Okres ten nie musi być również okresem zatrudnienia na tej samej podstawie prawnej (umowa o pracę, mianowanie, umowa zlecenia).

 

PRZYKŁAD 6

Po 2 miesiącach zatrudnienia na podstawie zlecenia, z obowiązkowo opłacanymi składkami na ubezpieczenia społeczne, zawarto z tą osobą umowę o pracę. Omawiany okres 3 miesięcy upłynie po miesiącu zatrudnienia pracowniczego.

 

ZAPAMIĘTAJ!

W związku z tym, że okres 3 miesięcy nie musi być okresem ciągłym, należy przyjąć, że oznacza on 90 dni.

 

Umowa o PPK jest zawierana na rzecz osoby zatrudnionej (osoba ta jest "dopisywana" do załącznika do umowy) do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia. Jeżeli podmiot zatrudniający nie dopełni tego obowiązku, przyjmuje się, że w pierwszym dniu po upływie tego terminu z mocy prawa powstał stosunek prawny wynikający z umowy o prowadzenie PPK pomiędzy osobą zatrudnioną a instytucjami finansowymi, z którymi podmiot zatrudniający zawarł umowę o zarządzanie PPK. Umowę o prowadzenie PPK uważa się za zawartą na warunkach wynikających z umowy o zarządzanie PPK.

 

PRZYKŁAD 7

Okres 3 miesięcy zatrudnienia dla jednego urzędnika upływa 20 maja, a dla drugiego 27 maja. Dla obu tych osób umowa o prowadzenie PPK zawierana jest w terminie do 10 czerwca.

 

JAK NALEŻY POSTĄPIĆ W PRZYPADKU PONOWNEGO ZATRUDNIENIA OSOBY, W IMIENIU I NA RZECZ KTÓREJ PODMIOT ZATRUDNIAJĄCY W TRAKCIE POPRZEDNIEGO ZATRUDNIENIA ZAWARŁ UMOWĘ O PROWADZENIE PPK

Osoba zatrudniona, w imieniu i na rzecz której zawarto umowę o prowadzenie PPK, pozostaje uczestnikiem PPK, nawet jeśli zakończy zatrudnienie. Wobec powyższego w przypadku ponownego zatrudnienia pracownika nie będzie potrzeby ponownego zawierania dla tej osoby umowy o prowadzenie PPK. Standardy obsługi procesu zawierania umów o prowadzenie PPK mogą różnić się w poszczególnych instytucjach finansowych.

Źródło: www.mojeppk.pl

 

Ograniczenia wiekowe uczestnictwa PPK

Podmiot zatrudniający nie zawiera umowy o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej, która najpóźniej w pierwszym dniu zatrudnienia ukończyła 70 rok życia. Ponadto umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej, która ukończyła 55 rok życia i nie ukończyła 70 roku życia, zawiera się wyłącznie na wniosek takiej osoby i pracodawca zobowiązany jest poinformować takiego pracownika o możliwości złożenia wniosku.

 

Brak obowiązku informowania o warunkach uczestnictwa przez pracodawcę

Przed zawarciem umowy o prowadzenie PPK podmiot zatrudniający może poinformować osoby zatrudnione o warunkach uczestnictwa w PPK oraz obowiązkach i uprawnieniach podmiotu zatrudniającego oraz osoby zatrudnionej związanych z uczestnictwem w PPK. Nie jest to jednak obowiązek podmiotu zatrudniającego.

Jednak o warunkach uczestnictwa w PPK, w tym o możliwości konwersji i zamiany funduszy zdefiniowanej daty oraz o obowiązkach i uprawnieniach podmiotu zatrudniającego oraz osoby zatrudnionej związanych z uczestnictwem w PPK poinformuje obowiązkowo uczestnika PPK instytucja finansowa, z którą zawarta została umowa o prowadzenie PPK.

Niezwłocznie po zawarciu umowy o prowadzenie PPK wybrana instytucja finansowa udostępni uczestnikowi PPK informację o zawarciu umowy o prowadzenie PPK w postaci elektronicznej, pozwalającej na utrwalenie jej treści na trwałym nośniku lub za pomocą systemu teleinformatycznego, a na wniosek tego uczestnika - w postaci papierowej.

Informacja ta zawiera w szczególności:

1. dane wybranej instytucji finansowej;
2. dane podmiotu zatrudniającego, który zawarł umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz uczestnika PPK;
3. określenie wysokości wpłat podstawowych;
4. określenie wysokości wpłat dodatkowych finansowanych przez podmiot zatrudniający;
5. określenie wysokości możliwej do zadeklarowania przez uczestnika PPK wpłaty dodatkowej oraz sposób jej deklarowania;
6. wskazanie właściwych przepisów podatkowych mających związek z uczestnictwem w PPK;
7. opis:

1. zasad wypłaty, wypłaty transferowej i zwrotu zgromadzonych na rachunku PPK uczestnika PPK środków,
2. trybu składania deklaracji, o których mowa w art. 23 ust. 2 ustawy o PPK (deklaracje o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK), w tym opis warunków rezygnacji z oszczędzania w PPK, trybu składania wniosków, o których mowa w art. 23 ust. 10 ustawy o PPK (wnioski o ponowne dokonywanie wpłat), a także deklaracji, o których mowa w art. 27 ust. 4 ustawy o PPK (wpłaty dodatkowe uczestnika) i zmian deklaracji, o których mowa w art. 27 ust. 6 ustawy o PPK (zmiana wysokości wpłaty dodatkowej lub rezygnacja z wpłat dodatkowych), wraz z opisem konsekwencji, w tym finansowych, złożenia takich deklaracji, wniosków i zmian deklaracji,
3. praw osoby uprawnionej,
4. możliwości złożenia przez uczestnika PPK dyspozycji w zakresie środków zgromadzonych na jego rachunku PPK oraz trybu składania takich dyspozycji;

8. wskazanie pozostałych warunków gromadzenia środków w PPK określonych w umowie o prowadzenie PPK.

Ponadto wybrana instytucja finansowa w pierwszym kwartale roku kalendarzowego, w którym uczestnik PPK osiągnie 60 rok życia, przekaże jemu (w postaci elektronicznej pozwalającej na utrwalenie jej treści na trwałym nośniku lub na wniosek uczestnika PPK w postaci papierowej) informację o warunkach wypłaty środków zgromadzonych na jego rachunku PPK.

Dodatkowo instytucja przekazuje również uczestnikowi PPK corocznie, w terminie do ostatniego dnia lutego każdego roku, informację o wysokości środków zgromadzonych na jego rachunku PPK, o wysokości wpłat dokonanych na ten rachunek w poprzednim roku kalendarzowym oraz o innych transakcjach zrealizowanych na rachunku PPK uczestnika PPK w poprzednim roku kalendarzowym.

 

Zamówienia publiczne przy umowach o zarządzanie i prowadzenie PPK

Do końca 2020 r. do umów o zarządzanie i prowadzenie PPK nie były stosowane przepisy o zamówieniach publicznych (art. 4 pkt 4 obowiązującej do końca 2020 r. ustawy z 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych). Z początkiem 2021 r. zaczęła obowiązywać nowa ustawa z 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (dalej: upzp) i tym samym nastąpiła zmiana w ustawie o PPK. Według art. 7 ust. 2a ustawy o PPK, do umów o zarządzanie PPK oraz umów o prowadzenie PPK nie stosuje się ustawy - Prawo zamówień publicznych, jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż progi unijne, o których mowa w art. 3 ust. 1 upzp. Można powiedzieć, że wyłączenie stosowania zamówień publicznych od 1 stycznia 2021 r. jest warunkowe i obejmuje te sytuacje, w których wartość przedmiotu zamówienia jest niższa od progów (w oparciu o obecnie obowiązującą wysokość):

• 139 tys. euro (do końca 2019 r. było to 144 tys. euro) dla zamówień w administracji centralnej;
• 214 tys. euro (do końca 2019 r. było to 221 tys. euro) dla zamówień w administracji samorządowej.

Zgodnie z ar. 35 ust. 4 pkt 1 upzp, jeżeli zamówienie obejmuje usługi bankowe lub inne usługi finansowe, wartością zamówienia są opłaty, prowizje, odsetki i inne podobne świadczenia. Obejmuje to m.in. usługi świadczone przez instytucję finansową w ramach realizacji przepisów ustawy o PPK. Szacując wartość zamówienia, należy więc odnieść się do wysokości opłat pobieranych przez instytucje finansowe. Należy przy tym przyjąć, że rocznie jest to 0,6% zgromadzonych na rachunkach aktywów, na co składa się maksymalna opłata za zarządzanie (0,5%) oraz wynagrodzenie za osiągnięty wynik (0,1%). Nie da się przy tym odnieść do ewentualnie pobieranych przez instytucje finansowe opłat za trzecią i kolejne konwersje środków pomiędzy funduszami zdefiniowanej daty, dokonywane w ciągu roku na wniosek uczestnika PPK. Nie ma w tym zakresie "stawki ustawowej", jakichkolwiek ustawowych widełek.

Przy zamówieniach opiewających na okres powyżej 4 lat przyjmuje się przy ustalaniu wartości zamówienia liczbę 48 miesięcy (art. 35 upzp).

Ustalając wartość zamówienia, należy zatem kolejno:

1. określić liczbę osób zatrudnionych w rozumieniu ustawy o PPK,
2. określić przeciętne miesięczne wynagrodzenie w skali miesiąca,
3. w oparciu o te założenia ustalić łączną kwotę wynagrodzeń w okresie 48 miesięcy,
4. obliczyć wysokość wpłat podstawowych na PPK liczonych od otrzymanej kwoty,
5. ustalić wysokość łączną wpłat powitalnych i dopłat rocznych otrzymywanych w tym okresie przez uczestników PPK,
6. od łącznej kwoty ustalić średnią kwotę wpłat,
7. obliczyć od otrzymanego wyniku wynagrodzenie instytucji finansowej (0,6%) - patrz: PRZYKŁAD 8.

 

PRZYKŁAD 8

Samorządowa jednostka organizacyjna zatrudnia 100 osób, zaś przeciętne wynagrodzenie miesięczne wynosi 4500 zł. Ustalając wartość zamówienia publicznego, zakład pracy zastosował następujące obliczenia:

1. 100 osób × 4500 zł = 450 000 zł;

2. 450 000 zł × 48 miesięcy = 21 600 000 zł,

3. 21 600 000 zł × 3,5% (obowiązkowe wpłaty na PPK od uczestnika - 2% oraz od podmiotu zatrudniającego 1,5%) = 756 000 zł;

4. 100 × 250 zł (wpłata powitalna) = 25 000 zł;

5. 100 × 240 zł × 3(dopłata roczna; jest wypłacana od następnego roku po zawarciu umowy o prowadzenie PPK, więc w tym okresie będą to trzy dopłaty) = 72 000 zł.

Łącznie na rachunki PPK wpłynie w tym okresie 853 000 zł.

Wynagrodzenie instytucji finansowej należy ustalić w oparciu o średnią kwotę środków, które zasiliły rachunki PPK (wartość zgromadzonych środków zmienia się w czasie):

• 853 000 zł ÷ 2 = 426 500zł;

• 426 500 zł × 0,6% = 2559 zł;

• 2559 zł × 4 lata = 10 236,00 zł.

Tyle wyniesie wartość przedmiotu zamówienia. Jak widać, do osiągnięcia progów unijnych brakuje bardzo dużo, a zatem jednostka nie jest zobligowana do stosowania ustawy - Prawo zamówień publicznych.

 

Podstawa prawna

• art. 7-11, art. 14-24 ustawy z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1342, ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1086)

• art. 25¹ ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 263)

• art. 3, art. 35 ustawy z 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 2019)

©℗

MAREK ROTKIEWICZ

prawnik, specjalista z zakresu prawa pracy, autor licznych publikacji prasowych oraz książkowych z tego zakresu, wykładowca, trener